Tarea 7
Políticas de inventario en organizaciones de cuidados de la salud
Los dispositivos médicos, en concreto, son cruciales para la prevención, el
diagnóstico, el tratamiento y la rehabilitación de enfermedades. Reconociendo esta
importante función de las tecnologías sanitarias, la Asamblea Mundial de la Salud
adoptó, en mayo de 2007, la resolución WHA60.29, que trata cuestiones derivadas
de la instalación y el uso inadecuados de tecnologías sanitarias, así como la
necesidad de establecer prioridades en la selección y la gestión de tecnologías
sanitarias y, en particular, de los dispositivos médicos. Mediante la adopción de esta
resolución, las delegaciones delos Estados Miembros reconocieron la importancia
de las tecnologías sanitarias para la consecución de los objetivos de desarrollo
relacionados con la salud, instaron a la ampliación de los conocimientos
especializados en materia de tecnologías sanitarias, en particular dispositivos
médicos, y solicitaron a la Organización Mundial de la Salud (OMS) que
emprendiera acciones específicas para apoyar a los Estados Miembros. Uno de los
objetivos estratégicos de la OMS es “asegurar la mejora del acceso, la calidad y el
uso de productos médicos y tecnologías sanitarias” (OMS, 2012).
Una buena gestión de suministros garantiza mayor eficiencia, reducción de
desperdicios y proporciona informaciones más exactas con respecto de nuevas
adquisiciones para el almacén. En el caso de hospitales, específicamente, esa
gestión todavía es la responsable por garantizar la seguridad y la integridad de la
salud de los pacientes.
1. Control de validez: Este es uno de los principales puntos al respecto de la
gestión de suministros de insumos hospitalarios. Es importante realizar revisiones
periódicas de los medicamentos y garantizar que ítems vencidos no sean puestos
a disposición para el uso en pacientes.
Además de eso, ese control de vencimiento ayuda a garantizar que no habrá
desperdicios debido al descarte de ítems por causa del plazo del vencimiento.
2. Control de entradas y salidas: Además de este control, ayudar a hacer un
seguimiento más riguroso de todos los ítems que entran y salen del almacén –
inhibición de desvíos o utilización inadecuada -, el permite un análisis más exacto
al respecto del tiempo promedio en que cada ítem permanece en el almacén. Siendo
así, es posible saber cuánto tiempo llevará hasta que determinado insumo se agote
y cuando una nueva compra debe realizarse, evitando que el hospital sufra con la
falta de esos ítems en la atención a los pacientes.
3. Gestión de compras: La gestión de compras está íntimamente vinculada a la
gestión de suministros. Si, por un lado, el control de los insumos permite
proporcionar informaciones más exactas al respecto de las compras que deben
realizarse, por otro, una gestión de compras eficiente se debe preocupar con el
tiempo que los proveedores de los materiales demoran para entregar los ítems en
el almacén y accionarlos en tiempo hábil, antes que los ítems se agoten.
De esa forma, podemos decir que las dos actividades están relacionadas e
influencian directamente en los resultados una de la otra, lo que hace con que la
comunicación deba ser constante, clara y objetiva.
4. Almacenamiento adecuado: Otro punto de mucha relevancia en la gestión de
suministros es el almacenamiento correcto de cada tipo de material, de acuerdo con
sus especificaciones y/o restricciones. Algunos ítems deben estar almacenados en
condiciones especiales, temperaturas adecuadas y ventilación correcta. Algunas
vacunas o inyecciones, por ejemplo, se deben refrigerar, lo que requiere un
ambiente específico para esos materiales.
Por lo tanto, siempre se debe prestar atención a las condiciones de almacenamiento
de cada ítem y cumplir con esas determinaciones.
5. Organización del espacio físico: Una gestión de suministros eficiente también
involucra a la organización del stock físico. Es necesario tener cuidado de
determinar una localización específica para cada medicamento y organizar por lote
y por plazo de validez.
Además de eso, es necesario seguir esa organización en la hora de reponer los
insumos para cada nueva compra. Eso facilita en la hora de encontrar los ítems y
durante la revisión de rutina para evaluar los vencimientos de cada medicamento.
6. Identificación de los ítems: Además de la preocupación con la organización del
stock físico, la mejor forma de controlar y de optimizar la identificación de los
medicamentos es por medio de la identificación visual - que puede realizarse tanto
por nombre cuanto por códigos. Eso evita perder un tiempo excesivo procurando
cada ítem dentro del almacén, principalmente cuando la necesidad de aquel
material es un caso de urgencia o emergencia.
Ese sistema de identificación visual también puede utilizarse para señalizar las
cuantidades de ítems, utilizando colores para indicar la necesidad de reposición -
como amarillo para atención y rojo para casos críticos que necesitan cambiarse con
rapidez - y tornando el proceso de control más eficiente.
7. Unitarización de los medicamentos: Puede suceder, en muchos casos, que las
cantidades y unidades de medida de los medicamentos enviadas por el proveedor
sean diferentes de las cantidades utilizadas en el hospital en sus rutinas. En ese
caso, es necesario establecer procedimientos bien definidos para la unitarización
de esos medicamentos.
Ese fraccionamiento en dosis menores o individuales, bien embaladas y
adecuadamente etiquetadas, ayuda en la administración en los pacientes, de
acuerdo con las dosis, hace con que ella sea más rápida e incluso contribuye para
prevenir desperdicios y extravíos de los medicamentos.
8. Entrenamiento de los empleados: Debido a las particularidades que tiene la
gestión de suministros en hospitales, los colaboradores responsables por el stock
deben ser debidamente entrenados y orientados al respecto de los procedimientos
correctos de recibo, revisión, inventario, unitarización y liberación de los
medicamentos.
Eso ayuda a disminuir la incidencia de errores que pueden ocasionar prejuicios,
pérdidas, desperdicios o, incluso, la administración incorrecta en los pacientes.
9. Inventario de los medicamentos: La actividad de inventario consiste en realizar
conteos periódicos de los ítems y compararlos con el control. Una de las principales
ventajas de la realización de esa actividad es el hecho de controlar el flujo y levantar
los posibles errores, así como sus causas.
Con eso, es posible inhibir fraudes, desperdicios y extravíos de los medicamentos
y otros suministros hospitalarios - lo que contribuye, así sea indirectamente, para la
reducción de costos. Para que esa medida sea todavía más eficaz, lo ideal es que
el inventario sea realizado en ciclos, con intervalos menores.
10. Proveedores confiables: La gestión de suministros no trata sólo de los flujos
referentes a los almacenes, a pesar de que gran parte de los procesos está
relacionada a estos. Para poder hacer una gestión eficiente, uno de los puntos
fundamentales es poder contar con proveedores confiables, puntuales y que
ofrezcan productos de calidad.
Para garantizar que esos requisitos sean cumplidos, es posible realizar un programa
de desarrollo de proveedores, y que, antes de realizar la selección, se elabore una
lista con todas las exigencias necesarias, y pedir para las empresas participantes
del proceso de cotización que las exigencias sean cumplidas.
La gestión de suministros para hospitales involucra particularidades que
normalmente no existen o no son tan evidentes como en la gestión de una empresa
que trabaja enfocado para la gestión de almacenes o que tenga esa área como uno
de los puntos centrales de su actividad. Es debido a eso que algunos cuidados
esenciales deben tomarse para garantizar la gestión sea la mejor posible (MV,
2015).
Contestar las preguntas descritas a continuación:
1. Describa el problema de manejo de inventarios con el que se enfrentan los
servicios de sangre de la Cruz Roja Americana.
La Cruz Roja Americana previene y alivia el sufrimiento humano que causa una
emergencia, movilizando el poder de los voluntarios y la generosidad de los
donantes.
La Cruz Roja, nacida del deseo de prestar auxilio sin discriminación, a todos los
heridos en el campo de batalla, se fundamenta en su capacidad internacional y
nacional de prevenir y aliviar el sufrimiento humano dondequiera que se encuentre.
Su propósito es proteger la vida y la salud y hacer respetar a la vida humana.
Promueve la comprensión mutua, la amistad, la cooperación y una paz duradera
entre los pueblos (The American National Redcross, 2019).
Problemas:
La complejidad de la distribución de la sangre se debe a su naturaleza
perecedera, la incertidumbre de su disponibilidad en el centro regional de
sangre, y la variabilidad de la demanda en cada banco de sangre de los
hospitales.
La demanda y el uso de la sangre de los bancos de sangre de los hospitales
es también incierta y varía de día en día y entre las instalaciones de los
hospitales. Los bancos de sangre de los hospitales dentro de una región
pueden clasificarse desde aquellos que transfunden unos pocos cientos de
unidades anuales a los que transfunden decenas de miles unidades al año.
Otro de los problemas es la gran variedad en el tamaño de los bancos de
sangre de los hospitales suministrados, la incidencia de los diferentes grupos
de sangre, los requerimientos de la sangre entera y sus diversos
componentes en hospitales individuales, y la competencia con otros bancos
de sangre.
2. Evalúe las prácticas actuales del manejo de inventarios a la luz de la misión
de la Cruz Roja Americana.
Luego de estudiar el caso y evaluar las practicas actuales de manejo de inventario
pudimos observar que las practicas utilizadas son buenas ya que a través de ellas
pueden cumplir con el nivel de surtido que tienen y cumplir con toda la demanda
aunque se ven afectados por costos generados por motivo de la caducidad de
sangre pero eso es algo que no se puede controlar ya que la demanda del mercado
es variable día a día.
Evaluamos el procedimiento utilizado basado en la regla FIFO (First In First Out),
este método es apropiado para el producto porque de esta forma se pueden
distribuir PRIMERO los productos que están más cerca de su caducidad.
En consecuencia, se requiere alguna forma de rotación de sangre por medio de la
cual la sangre recientemente procesada se envíe a los bancos de sangre de los
hospitales. También es deseable que una porción importante de la entrega de
periódicos de los bancos de sangre de los hospitales sea programada con
anticipación.
La Caducidad de la sangre no es deseable y la CRA intenta evitarlo intensamente.
Las incertidumbres en la oferta y la demanda pueden ocasionar que haya
demasiada sangre que exceda su fecha de uso aceptable. Lo que provoca que
tengan que venderse productos fuera de la región local, lo que provoca menos
ingresos que si hubieran sido usados para satisfacer la demanda.
Analizando el caso de estudio estamos de acuerdo en las practicas usadas ya que
a través de ellas pueden cumplir con el nivel de surtido que tienen y cumplir con
toda la demanda aunque se ven afectados por costos generados por motivo de la
caducidad de sangre pero eso es algo que no se puede controlar ya que la demanda
del mercado es variable día a día.
3. ¿Puede sugerir cualquier cambio en las prácticas de planeación y control
de inventarios de la Cruz Roja Americana, que pudiera llevar a la reducción de
costos o a mejoras del servicio?
Tener bajo inventario de aquellos productos que tengan menor tiempo de
caducidad, mediante aun Análisis de consumo y rotación.
Llevar el control de los productos que tienen mayor tiempo de caducidad por
trazabilidad o lotes para que antes de su vencimiento puedan ser
transformados en otros productos.
Revisar los niveles de inventario cada 3 meses para que los niveles de
inventarios sean actualizados según el histórico de consumo del producto de
los últimos 3 meses.
Crear campañas de concienciación promoviendo la donación enfocándose
en los lugares donde se reciben menos proporción de donaciones voluntarias
de esta forma podemos tener más disposición al momento de recolectar
sangre e incrementar las donaciones voluntarias.
4. ¿Es la política de fijación de precios un mecanismo apropiado para
controlar los niveles de inventario? En caso afirmativo, ¿Cómo debería
determinarse el precio?
Si, ya que una vez establecido un contrato, la demanda siempre será la misma en
todos los hospitales de la región y de esta forma podrán tener un número
determinado de unidades que deberán distribuir siempre sin tener que regirse a la
variabilidad de la demanda.
Ejemplo:
Si el contrato es anual el número predeterminado de unidades se ajustara
trimestralmente, basado en el histórico de los últimos 3 meses.
El precio se deberá determinarse tomando en cuenta la demanda, en la cual
debemos tener en cuenta el tipo de derivado de sangre que se solicite ya que no
todos son al mismo precio ni tienen el mismo nivel de caducidad.
Bibliografía
MV, I. (11 de Diciembre de 2015). [Link]. Obtenido de
[Link]
hospitales
OMS, O. (2012). Introducción a la gestión de inventarios de equipo médico. Ginebra: Ediciones de
la OMS.
The American National Redcross. (2019). [Link]. Obtenido de
[Link]
