SISTEMA QUIPUX
Gestiona la documentación digital y/o impresa, dicha documentación puede ser interna,
o externa.
Documentación interna: Aquella que se remite y se recibe en los departamentos de la
misma organización.
Documentación externa: Aquella que es emitida entre entidades y la enviada por la
ciudadanía a su organización.
OPCIONES GENERALES DEL SISTEMA
Opción Ayuda: Contactar mediante correo electrónico para soporte técnico.
Opción Salir: Permite cerrar la sesión de la aplicación y dejar guardada la tarea
que haya estado realizando para continuar en otro momento.
INGRESO AL SISTEMA
Opciones
o Ingresar usuario.
o Ingresar contraseña.
o Seleccione su tipo de usuario.
o Pulse el botón "Ingresar.
PASOS
1. Una vez ingresado al sistema se despliega un menú principal con las opciones
elaborar un documento:
2. Tenemos varias opciones
Nuevo documento
En elaboración
Recibidas
Eliminados
Enviadas
No enviados
Reasignados
Archivados e informados
3. Registros de documentos externos
Registra los documentos que envían a otras personas de una misma
organización.
Se registrar por asunto, nombre, da la facilidad de imprimir comprobantes
y a su vez cargar documentos digitalizados.
4. Administración
Permite al usuario cambio de claves, gestiona carpetas virtuales y archivo físico
5. Otros
Esta opción permite buscar algunos documentos para reimprimirlo o revisar.
6. Tipos de usuario
Administrador: Tiene acceso a todas las funciones del sistema, ajustar
parámetros, crear usuarios y carpetas virtuales.
Funcionarios: Servidor público que se le asigna como nombre de usuario y la
contraseña.
Ciudadano: Son creados en el sistema al momento de registrar un documento
externo, podrán consultar el estado de sus trámites en cualquier institución si se le
ha creado un usuario.
7. Creación de un documento
Para poder crear un documento nos ubicamos en la parte izquierda del escritorio, damos
clic en nuevo documento.
Tipo de documento
Número de referencia (para el caso de documentos externos)
Asunto
Descripción de anexos
Cuerpo del documento
8. Para la búsqueda de usuarios
Buscar usuarios por nombre de la institución, usuarios por nombre, cédula o puesto
9. El envío de los documentos
Puede enviar a usuarios internos, externos de a la institución.
Un documento puede ser enviado a listas de usuarios que pueden estar
constituidos por sólo usuarios internos, sólo usuarios externos o ambas.
Se escogen los destinatarios, dar clic en el botón “Aceptar”, en la parte inferior de
la pantalla.
Luego de haber completado los datos del documento y después de agregar los
remitentes botón "Aceptar".
VENTAJAS
No se corre el riesgo de que se pierda el documento.
Se puede buscar fácilmente por asunto.
Optimiza el tiempo al momento de redactar un documento.
Seguridad, agilidad y eficaz encuentro al momento de ser archivado el mismo.
DESVENTAJAS
Se puede correr el riesgo que los computadores se carguen de virus y pueda perder
la información y muchos de los casos reseteen los equipos
Se tiene el riesgo que sean víctimas de jaqueo de información
Perdida de información por desastres naturales.
Robo de los computadores
