PROCEDIMIENTO DE RUTA
I. Recepción de Equipos:
1. El vigilante de turno recibe al representante del cliente o transportista de FASEEL,
verifica la guía de remisión del cliente, constata su contenido y deriva lo recibido al
Jefe de almacén.
2. El jefe de almacén recepcionara los equipos, registrando su ingreso en el libro de
órdenes de trabajo y comunicando a las áreas de Administracion, Dpto de
Producción y Jefatura de taller.
Registrado el equipo, se genera un número de identificación, el cual debe ser
Colocado en el equipo utilizando el formulario (TIE- T100)
3. El jefe de Dpto de Producción notificara, al jefe de taller para que coordine la
evaluación del equipo según se detalla:
- Recepción de equipo------------------------ Jefe de Taller (Colaborador)
Formulario……... (FRE-T101)
- Evaluación de Equipos --------------------- Mecánica , Electricidad y Electrónica
-
Formulario para Mecánica……… (FEM-T102)
Formulario para Electricidad…….. (FEE- T103)
Formulario para Electrónica……... (FEE- T104)
Los jefes de área designaran al personal para evaluar los equipos, en conjunto
con el colaborador que asignara el Jefe de Taller
Todo protocolo de ser revisado y firmado por el jefe de área.
4. El jefe de Taller, (Asist. De Producción) recepcionara los protocolos emitidos por
las diferentes áreas, evaluara, firmara y lo remitirá al área de Administracion
(Ventas /Presupuestos).
5. Los presupuestos serán emitidos por el departamento de Ventas, en función a los
protocolos de evaluación de los equipos, llevando obligatoriamente las firmas del
Gerente de Administracion y el Gerente de Ventas.
formulario………………..F/ PRF-A200
Todo documento de evaluación (Formatos/Protocolos) será archivado en tránsito, en
las oficinas de la administración, hasta que se dé la orden de trabajo. Dada la orden,
este documento se entregara en conjunto con la orden de trabajo escrita, al Dpto.
Producción, (Asist. Producción)
Formulario………………………F/OTR-A203
6. El envió y la recepción del presupuesto es responsabilidad del Dpto. de
Administración.
II. Inicio de Trabajos en el Taller y Servicios Externos
1. Todo trabajo de reparación, fabricación y servicios se inicia con la comunicación
escrita de la Gerencia de Administración (Formularios--- FOTR----) al Jefe del
Dpto de Producción; detallando en la comunicación los trabajos a efectuar así como
el plazo de entrega ofrecido al cliente.
Formulario----de reparación------------- FOTR R-10000
Formulario----de Fabricación----------- FOTF F- 10000
Formulario----de Servicios-------------- FOTS S- 10000
2. El jefe de Dpto. de Producción, (Asist. De Producción),comunicara atraves de un
memorándum y el respectivo formulario, el inicio del trabajos o servicios, a las
siguientes áreas, jefe de Taller, jefe de Planeamiento, Dpto. Ingeniería, jefe de
Administracion, Dpto. Costos, jefe de Logística, jefe de Almacén y Secta. De
Ventas.
3. El jefe de Taller coordinara con el Jefe del Dpto de Producción la ejecución de los
trabajos para cumplir con los plazos establecidos.
4. El Dpto. de Producción, (Asist. Producción), preparara las carpetas de las nuevas
órdenes. Carpetas que incluirán los siguientes documentos.
_ Formulario………………………. FOT….R, F, S…..R15000
_ Formulario……………………….. FLRE-T301……Área de Electricidad
_ Formulario…………………………FLRM-T302……Área de Mecánica
_ Formulario…………………………FLRB- T303……Área de Bobinado
_ Formulario…………………………FLRE1- T304….Área de Electrónica
_
5. El jefe de Planeamiento definirá la lógica de reparación integral de cada orden.
Los formularios, serán entregados para su aprobación al Jefe del Dpto. de
Producción, luego serán puestos a la disposición del Jefe de Taller, para hacer
cumplir, con la planificación y al jefe de Planeamiento a fin de supervisar y
colaborar en el cumplimiento de los plazos de entrega.
6. El jefe de Taller, coordinara con los jefes de las áreas de Bobinados, Mecánica,
Electricidad y Electrónica, la correcta atención de los trabajos de reparación; en
función la lógica de reparación (Form. LR….T…).
Siendo el responsable directo de los trabajos y pruebas, durante todo el proceso de
la reparación.
7. Los Jefes de las áreas, Bobinados, Mecánica, Electricidad y Electrónica;
presentaran inicialmente los datos técnicos, esquemas y dibujos arquitectónicos al
departamento de Ingeniería, a fin de que estos sean revisados y verificados en lo
relativo a cálculos, esquemas de funcionamiento y pruebas.
El dpto. De Ingeniería, evaluara y emitirá el documento técnico que servirá de guía,
para la correcta reparación de los equipos, este documento será entregado al jefe de
Taller.(anexando la información a las carpetas de trabajo)
8. Los jefes de las áreas, son los responsables de los trabajos que se les encomienda a
sus áreas, para cumplir debe agenciarse del personal idóneo, material y
herramientas, de no contar con el apoyo en lo mencionado, debe reportarlo para
tomar medidas de urgencia.
9. Los materiales necesarios para la reparación de los equipos, serán solicitados al
almacén por el operario asignado con el visto bueno del jefe de su área y la
aprobación del jefe de Taller y jefe de planeamiento/producción.
10. Reparación Concluida
La reaparición es concluida, cuando ya paso todas las pruebas hechas por las Áreas
de Electricidad (Sala de Pruebas) y Control de Calidad.
Control de Calidad, recepcionara los protocolos de electricidad y mecánica y
emitirá el protocolo final de reparación e informe de reparación.
Documento (PFR-T401)
El equipo reparado y los documentos serán entregados al jefe de taller, quien dara
curso según lo establecido.
11. El equipo reparado se entregara al cliente con guía de remisión que necesariamente
deje llevar los vistos del jefe del departamento de Ventas y del Gerente Técnico.
Integración y Programación de Trabajos en Taller:
1. El jefe de producción/planeamiento de acuerdo a la confirmación entregada por la
Gerencia de Administracion, definirá autónomamente las prioridades de las
reparaciones y estas solo podrán ser modificadas en cualquier instante por la
Gerencia de Administracion.
2. El jefe de producción/ planeamiento y el jefe de taller definirá el rol general de
trabajos para todas las secciones y a este rol de uso permanente, se irán integrando
las nuevas órdenes de reparación.
3. El jefe de taller en coordinación con los jefes de sección; evaluaran cualquier
situación que modifique los plazos de los trabajos ofertados y estos debe ser
comunicado al jefe de Producción/planeamiento a fin de modificar el rol de trabajos
4. los jefes de producción/planeamiento y taller, emitirán informes diarios sobre las
ocurrencias en los trabajos, a fin de evaluar la programación y tomar medidas que
se consideren pertinentes para el buen desarrollo de la reparación.
Estos informes serán expuestos en las reuniones diarias, con los directivos de
administración
5. Los jefes de Área designaran los trabajos al personal de su Área, teniendo en cuenta
su especialidad y experiencia.
6. Los jefes de Área están obligados a proporcionar a los operarios toda la
información técnica necesaria para ejecutar los trabajos, así como supervisar los
mismos y absolver las consultas del operario.
7. Los operarios se obligan a realizar todos los trabajos encomendados con prontitud,
eficiencia y esmero cumpliendo a cabalidad la jornada de trabajo.
8. El jefe de Jefe de taller y el jefe de cada una de las áreas están autorizados a
programar horas extraordinarias y escoger al personal técnico para cumplir con los
objetivos, documento que debe ser entregado una copia a vigilancia y la otra al día
siguiente al Dpto. de Administracion, firmado los operarios el jefe de Área y jefe
de taller
9. El respeto a la jornada de trabajo, significa el cumplimiento de un deber por lo que
su observancia es obligatoria
III. Seguimiento Interno de Equipos en Proceso
1. EL cliente, cuando lo requiera, debe ser informado con veracidad del estado de sus
reparaciones. Todo funcionario está obligado a atender a un cliente.
2. El contacto natural con un cliente es el Dpto. de Ventas, por lo tanto todos sus
integrantes deberán estar al corriente del estado de las reparaciones, para así poder
atender al cliente cuando estos lo requieran.
3. Concluida la reparación el Dpto. de ventas debe coordinar con el cliente y las
instancias internas de la empresa para realizar cuanto antes la entrega del equipo
reparado.
IV. Seguimiento Externo de Documentos afines:
1. El presupuesto de reparación lo emite el Dpto. de ventas y se envía al cliente con la
aprobación de la Gerencia Administracion
2. El dpto. de ventas tiene que llevar un registro de control de todos los presupuestos
emitidos y hacer su seguimiento hasta convertirlo en orden de trabajo.
3. Los trabajos entregados deben ser facturados lo más antes posible.
La emisión, remisión y cobranza es responsabilidad del Dpto de administración,
Las facturas serán aprobadas por la Gerencia de Administracion.
4. El Dpto. de Administración tiene que llevar un control permanente y actualizado de
todas las facturas emitidas, responsabilizándose de su cobranza y emitiendo
reportes semanales a la Gerencia General para que esta pueda intervenir cuando la
circunstancia así lo amerite.
