ESTUDIO DE
FACTIBILIDAD
Conceptos Básicos.
Estudio de
Factibilidad:
Una vez que el grupo encargado del desarrollo del Nuevo Sistema o Sistema
Propuesto (SP), a partir de la información recabada y analizada logra determinar
un prototipo que responda a la problemática en la gestión de datos e información
del Sistema Actual (SA), se hace necesario aplicar a dicho prototipo un análisis de
viabilidad o Estudio de Factibilidad que permita verificar la posibilidad cierta y
favorable de continuar adelante con el proyecto o, por el
contrario,d e s e c h a r l o .
El estudio de factibilidad debe abarcar los componentes técnico, económico y
operativo, según se describe acontinuación:
Factibilidad Técnica:
En este componente del estudio se realiza un inventario, que busca
determinar cual es la tecnología demandada por el sistema propuesto, cual
de esa tecnología demandada existe ya en la organización, y por diferencia
de los dos anteriores, precisar cual es la tecnología que será
necesarioadquirir.
Factibilidad Económica:
Cuando se plantea el desarrollo de un sistema, se debe realizar un análisis
costo- beneficio, mediante el cual pueden medirse e identificarse los costos
de desarrollo y operación así como los beneficios que puede obtener la
organización gracias a dicho desarrollo.
Este análisis permite en definitiva, desde un punto de vista económico,
saber si vale la pena continuar con en proyecto en las condiciones que se
han planteado hasta el momento, o por el contrario, en necesario redefinirlo
o no continuar adelante con el mismo.
Factibilidad Operativa:
Todo cambio tecnológico origina en los seres humanos una actitud
psicológica de rechazo denominada “resistencia al cambio”. En esta parte
del estudio, se debe realizar un análisis de los usuarios que interactuarán
con el nuevo sistema, para trazar estrategias que permitan reducir el
rechazo y maximizar laaceptación.
Elaborado por: Ing. Carlos Rafael Octubre
Cirera Pág.1de 11 2005
Cómo desarrollar el Estudio de Factibilidad Técnica ?
Recordemos que este componente busca hacer un inventario de los siguientes
aspectos:
Tecnología demandada o requerida por el Sistema Propuesto:
Son todos los elementos tecnológicos que serán necesarios tanto para el
desarrollo como para la futura operación del sistema propuesto. Incluye
elementos de hardware, productos de software, perfil técnico del recurso
humano especializado y cualquier otro conjunto de tecnología involucrado.
Tecnología existente en la organización:
Son todos los elementos tecnológicos existentes en la organización y que
pueden ser usados tanto para el desarrollo como para la futura operación
del sistema propuesto. Incluye elementos de hardware, productos de
software, perfil técnico del recurso humano especializado y cualquier otro
conjunto de tecnología involucrado.
Tecnología por adquirir:
Son todos los elementos tecnológicos requeridos por el sistema propuesto y
que no existen en la organización, es decir, son aquellos que deben ser
adquiridos.
Para el desarrollo de este componente del estudio de factibilidad se recomienda el
uso de las siguientes tablas:
Tecnología demandada o requerida por el Sistema Propuesto:
HARDWARE En esta área debe colocar las
Cantidad Descripción características eminentemente
técnicas referidas a equipos,
impresoras,periféricosen general, entre otros
SOFTWARE
En esta área debe colocar las características eminentemente
Cantidad Descripción
técnicas referidas a sistemas operativos, lenguajes de programación, manejadores de
bases de datos, generadores de reportes, entre otros.
RECURSOS HUMANOS
Cantidad Descripción
En esta área debe describir el perfil técnico del personal especializado,
tales como, ingenieros, analistas,
VARIOS programadores, entre otros
Cantidad Descripción
En esta área debe colocar las características de cualquier otro elemento de tecnología distinto de
Tecnología existente en la organización:
HARDWARE En esta área debe colocar las
Cantidad Descripción características eminentemente
técnicas referidas a equipos,
impresoras,periféricosen general, entre otros
SOFTWARE
En esta área debe colocar las características eminentemente
Cantidad Descripción
técnicas referidas a sistemas operativos, lenguajes de programación, manejadores de
bases de datos, generadores de reportes, entre otros.
RECURSOS HUMANOS
Cantidad Descripción
En esta área debe describir el perfil técnico del personal especializado,
tales como, ingenieros, analistas,
VARIOS programadores, entre otros
Cantidad Descripción
En esta área debe colocar las características de cualquier otro elemento de tecnología distinto de
Tecnología por adquirir:
HARDWARE En esta área debe colocar las
Cantidad Descripción características eminentemente
técnicas referidas a equipos,
impresoras,periféricosen general, entre otros
SOFTWARE
En esta área debe colocar las características eminentemente
Cantidad Descripción
técnicas referidas a sistemas operativos, lenguajes de programación, manejadores de
bases de datos, generadores de reportes, entre otros.
RECURSOS HUMANOS
Cantidad Descripción
En esta área debe describir el perfil técnico del personal especializado, tales como, ingenieros, analistas,
VARIOS programadores, entre otros
Cantidad Descripción
En esta área debe colocar las
características de cualquier otro elemento de tecnología distinto de
los anteriores
Finalmente debe concluir esta parte del estudio afirmando o negando la
factibilidad técnica en cuanto al sistema Propuesto.
Cómo desarrollar el Estudio de Factibilidad Económica ?
Para realizar esta actividad es necesario contar con las siguientes cifras
preliminares:
Inversión Inicial (Sistema Propuesto):
Son todos los desembolsos (gastos) que deben hacerse desde el momento
en que se inicia el proyecto hasta que el Sistema Propuesto es
implementado. Esta cifra incluye la compra de hardware, licencias de
software para el desarrollo, salarios u honorarios profesionales, insumos en
general, y cualquier otro gasto que sea necesariorealizar.
Costos Operativos del Sistema Propuesto:
Son todos los costos que acarreará el Sistema Propuesto cuando ya esté
siendo usado. Esta estimación se hace para el período de un año, incluye el
valor de los contratos de mantenimiento de hardware, actualización de
licencias de software, salarios u honorarios profesionales, insumos en
general y cualquier otro costo involucrado.
Costos Operativos del Sistema Actual:
Son todos los costos que acarrea el Sistema que en la actualidad se está
usando. Este cálculo se hace para el período de un año, incluye el valor de
los contratos de mantenimiento de hardware, actualización de licencias de
software, salarios u honorarios profesionales, insumos en general y
cualquier otro costo involucrado. Es importante destacar que esta cifra
permite tener un punto de comparación para el análisis que se pretende
hacer.
Beneficios del Sistema Propuesto:
Son todos los beneficios tangibles e intangibles que proveerá el Sistema
Propuesto.
Losbeneficios tangiblesson entendidos como los ingresos que puede
percibir la empresa por la utilización del Sistema Propuesto una vez que
el mismo se haya puesto a disposición de los usuarios para su empleo.
Por lo general los beneficios tangibles son las reducciones en los costos
operativos del antiguo sistema. Este cálculo se hace para el período de
unaño.
Losbeneficios intangiblesson todas las ventajas no cuantificables que
el Sistema Propuesto proporcionará a la organización y que deben ser
mencionadas para ser tomadas en cuenta dentro del estudio de
factibilidad.
Para la determinación de las cifras preliminares anteriormente descritas, se
recomienda el uso de las siguientes tablas:
1. Inversión inicial(SP):
HARDWARE
Cantida Descripción Precio Unit. Sub-Total
d
Describa cada unod e los Coloque el precio por u nidadde Mul tiplique la cantidad por
componentes delacategoría cada uno de ntesdela elp recio unitario
que deben losc o m p o n e rirse.
adquirirse. categoría que debenadqui
Total Hardware ------------>
SOFTWARE
Cantida Descripción Precio Unit. Sub-Total
d
Total Software ------------>
RECURSOS
HUMANOS
Cantida Descripción Precio Unit. Sub-Total
d
Total Recursos Humanos ------------>
VARIOS
Cantida Descripción Precio Unit. Sub-Total
d
Total
Este total es la sumatoria Varios
de los ------------>
totales de las categorías presentes en la tabla (hardware, software, recursos humanos y
Este total representa el dinero que debe desembolsarse para desarrollar el sistema y colocarlo a disposición de los usuar
Total Inversión Inicial ------------>
2. Costos Operativos(SP):
HARDWARE
Cantida Descripció Precio Unit. Sub-Total
d n
Describa c ada unod e los Coloque el precio por u tnidadde Mul tiplique la cantidad por
elementos dela categoría. cada uno de los elemen os del a elp recio unitario
categoría.
Total Hardware ------------>
SOFTWARE
Cantida Descripció Precio Unit. Sub-Total
d n
Total Software ------------>
RECURSOS
HUMANOS
Cantida Descripció Precio Unit. Sub-Total
d n
Total Recursos Humanos ------------>
VARIOS
Cantida Descripció Precio Unit. Sub-Total
d n
Este total es la sumatoria de los totales de las categorías presentes en laTotal Varios
tabla (hardware, ------------>
software, recursos humanos y varios.
Este total representa el dinero que debe desembolsarse para mantener en operación óptima al sistema durante UN AÑO completo, es decir, es el costo de mantenimiento de u
Total
humanos aquí señalados, son aquellos profesionales dedicados totalCostos
o parcialmenteOperativos (SP) ------------>
al mantenimiento del sistema.
NO deben ser incluidos en esta categoría.
3. Costos Operativos(SA):
HARDWARE
Cantida Descripció Precio Unit. Sub-Total
d n
Describa c ada unod e los Coloque el precio por u tnidadde Mul tiplique la cantidad por
elementos dela categoría. cada uno de los elemen os del a elp recio unitario
categoría.
Total Hardware ------------>
SOFTWARE
Cantida Descripció Precio Unit. Sub-Total
d n
Total Software ------------>
RECURSOS
HUMANOS
Cantida Descripció Precio Unit. Sub-Total
d n
Total Recursos Humanos ------------>
VARIOS
Cantida Descripció Precio Unit. Sub-Total
d n
recursos humanos aquí señalados,
total es lason aquellosde
que
losmantienen
totales de al
lassistema actual funcionando.
Este sumatoria categorías presentes en Total Varios
la tabla (hardware, software,------------>
recursos humanos y varios.
ndo el sistema actual es MANUAL, pueden considerarse a los usuarios dentro de esta categoría.
Este total representa el dinero que debe desembolsarse para mantener en operación óptima al sistema durante UN AÑO completo, es decir, es el costo de mantenimiento d
Total Costos Operativos (SA) ------------>
4. Beneficios(SP):
TANGIBLES
Cantidad Descripció Monto Unit. Sub-Total
n
Describa c ada unod e los Coloque el monto poru tnidadd e Mul tiplique la cantidad por
elementos dela categoría. cada uno de los elemen os del a elm onto unitario
categoría.
Total Beneficios Tangibles ------------>
INTANGIBLES
Descripción
Aquí debe incluir todas aquellas
ventajas y beneficios que proveerá
el sistema propuesto, pero que NO
son cuantificables.
Total Beneficios ------------>
Coloque aquí el total de beneficios tangibles.
Este total representa el dinero que ingresara a la empresa gracias a la utilización del sistema propuesto durante UN AÑO completo
Al concluir estas cuatro tablas, se tienen las cifras preliminares
siguientes: TotalInversiónInicial (Total tabla No.1)
Total Costos Operativos (SP) (Total tabla No.
2) Total Costos Operativos (SA) (Total tabla
No. 3) TotalBeneficios (Total tabla
No.4)
Con estas cifras preliminares podemos iniciar el análisis costo-beneficio que dará
respuesta a la interrogante referida a la factibilidad económica del sistema
propuesto.
Análisis costo-beneficio:
Su finalidad es determinar si es conveniente económicamente el desarrollo del
sistema propuesto, así como, su posterior utilización a lo largo de su vida útil.
Es primordial en este análisis realizar una tabla de “retorno de la inversión”,
además de una gráfica “punto de equilibrio” que compare los costos del sistema
actual y el sistema propuesto.
Para iniciar el análisis costo-beneficio, debe primeramente proyectar las cifras
preliminares a futuro, es decir, proyectar dichas cifras tomando en cuenta el
porcentaje de inflación estimado para cada año futuro que deseeconsiderar.
La cantidad de años a considerar en los desarrollos de nuevos sistemas
corresponde a la vida útil estimada que tendrá el sistema propuesto. En promedio
la vida útil de un sistema de información es de cinco años.
El porcentaje de inflación a aplicar debe ser estimado por Ud., o bien, puede
consultar las estimaciones que en tal sentido pueden obtenerse del Banco Central
de Venezuela.
Para la proyección antes descrita se recomienda el uso de las siguientes tablas:
5. Proyección de costos y beneficios(SP):
Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5
= total año = total año = total año
=Total Tabla1 = Total Tabla 2
Costo + Total Tabla
anterior + % de anterior + % de anterior + % de
+ % de Inflación
inflación inflación inflación
2
= Total Tabla 4 = total año = total año = total año
Beneficio = Total Tabla + % de inflación anterior + % de anterior + % de anterior + % de
4 inflación inflación inflación
NOTA:La inflación será considerada siempre a partir del año 2.
Los costos en el año 1 resulta de la suma de Inversión Inicial + Costos
operativos. En los costos, el valor para el año 2 es el Costo Operativo
incrementado porinflación.
6. Proyección de Costos(SA):
Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5
= total año = total año = total año
= Total Tabla 3
Costo =Total Tabla 3
+ % de anterior + % de anterior + % de anterior + % de
Inflación inflación inflación inflación
NOTA:La inflación será considerada siempre a partir del año 2.
El valor para el año 2 es el Costo Operativo incrementado por
inflación. Una vez obtenida esta proyección, se elaborará la tabla de
retorno deinversió[Link] deInversión:
Es una tabla de suma importancia, ya que permite determinar matemáticamente
si se recuperará o no la inversión, en que momento ocurrirá dicho retorno y el
total de ganancia o pérdida al final de los 5 años.
7. Tabla de Retorno de Inversión(SP):
Añ Costo Beneficio Diferencia Acumulada
o
= Tabla 5 = Tabla 5
1 (Costo Año 1) (Beneficio Año 1)
= Beneficio - Costo
= Tabla 5 = Tabla 5 = (Beneficio-Costo) +
2 (Costo Año 2) (Beneficio Año 2) (DiferenciaAcumulada
del AñoAnterior)
= Tabla 5 = Tabla 5 = (Beneficio-Costo) +
3 (Costo Año 3) (Beneficio Año 3) (DiferenciaAcumulada
del AñoAnterior)
= Tabla 5 = Tabla 5 = (Beneficio-Costo) +
4 (Costo Año 4) (Beneficio Año 4) (DiferenciaAcumulada
del AñoAnterior)
= Tabla 5 = Tabla 5 = (Beneficio-Costo) +
5 (Costo Año 5) (Beneficio Año 5) (DiferenciaAcumulada
del AñoAnterior)
NOTA:Es importante efectuar los cálculos según la formula indicada para evitar
alteraciones en el valor resultante que afecte la interpretación.
Normalmente la diferencia acumulada del año 1 es negativa debido al
costo elevado a consecuencia de la inversión inicial.
En el momento que la diferencia acumulada pasa de negativo a positivo,
es el momento que se recupera la inversión y en lo sucesivo es ganancia
para la organización.
La diferencia acumulada del año 5, según su signo, indica el total de
ganancia o pérdida que tendrá la organización por desarrollar y utilizar el
sistema propuesto.
Para reforzar finalmente este estudio se realizara una comparación de costos del
sistema actual y el sistema propuesto a través de una “grafica punto de
equilibrio”
8. Grafica Punto de Equilibrio: (CostosSAVs. CostosSP)
Bs.
o : lugar en el cual se cruzan200
ambas graficas. Se interpreta como el momento en el tiempo a partir del cual la utilización del Sistema Propuesto generará ahorros en los costos de la organización.
150
100 Valores de la Tabla No. 6
50 o Valores de costo de la Tabla No. 5
0
12 3 4 5 SA SP
Años
Para finalizar el estudio de factibilidad económica, debe realizar una conclusión
escrita donde analice e interprete los resultados obtenidos en la tabla retorno de
inversión y en la grafica punto de equilibrio, para avalar la afirmación o negación
de viabilidad económica del sistema Propuesto.
Importante:
Si el aspecto económico del Sistema Propuesto resulta no factible, no es motivo
para desechar el prototipo, por el contrario, debe hacer una revisión detallada del
mismo y verificar que modificaciones pueden realizarse para ajustarlo a una
condiciónfactible.
Si después de realizar dichas modificaciones aún sigue siendo inviable, entonces
si deberá desecharse y plantear un prototipo totalmente distinto.
Cómo desarrollar el Estudio de Factibilidad Operativa o Psico-social ?
En este componente del estudio de factibilidad se debe fijar por escrito las
estrategias que se tomarán para garantizar que el rechazo de los usuarios hacia
el Sistema Propuesto será mínimo, y además, que los mismos contarán con todos
los elementos de adiestramiento y soporte que aseguren una utilización correcta
y productiva del sistema en cuestión.
Las estrategias citadas serán el resultado de una evaluación de los futuros
usuarios del sistema propuesto, en cuanto a su nivel de capacitación en el uso de
las nuevas tecnologías que le serán suministradas.
sonmuyi m p o r t a n t e s . Puedesenviarlas a la dirección
decorreo:carloscirera@[Link] …Gracias.
