ACTA DE INSTALACION DE LA COMISION DE TOMA DE INVENTARIO FISICO

DE EXISTENCIAS DE ALMACEN DE LA REGION POLICIAL ANCASH Y REGION

POLICIAL LA LIBERTAD UNIDADES INTEGRANTES DE LA UNIDAD
EJECUTORA 005 III DIRTEPOL PNP TRUJILLO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018

Siendo las 10.00 horas del día 07 de Enero del Año 2019, en los ambientes de
la III Macro Región Policial la Liberad Ancash, ubicado en la calle Bolognesi N° 428
de la Ciudad de Trujillo, por disposición del Señor Coronel PNP Jefe de la Oficina
de Administración de la Unidad Ejecutora, procedió a nombrar e instalar la Comisión
encargada de la toma de inventario físico de Almacén en los almacenes centrales
de la Región Policial Huaraz y Región Policial La Libertad, respecto a los saldos de
las existencias al 31DIC2018, y así mismo formular el cronograma de actividades a
desarrollar en los días según detalle :
REGION REGION LA
ACTIVIDAD 07ENE2019 ANCASH LIBERTAD
08ENE2019 10ENE2019
Instalación x
Comisión
Toma Inventario
físico x x

Siendo las 11 horas del mismo día, se dio por culminado la presente diligencia
firmando a continuación los integrantes de la Comisión de Toma de inventario.

V° B° JEFE DE ADMINISTRACION
ACTA DE TOMA DE INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS DE ALMACEN DE
LA REGION POLICIAL ANCASH UNIDAD INTEGRANTE DE LA UNIDAD
EJECUTORA 005 III DIRTEPOL PNP TRUJILLO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018

Siendo las 10.00 horas del día 08 de Enero del Año 2019, en los ambientes del
Almacén Central de la Región Policial Ancash, ubicado en la calle 28 de Julio N°
755 de la Ciudad de Huaraz, los integrantes de la Comisión encargado de la toma
de Inventario Físico de Almacén, y en presencia del Jefe de Logística y así mismo
del responsable de Almacén, se da inicio a solicitar y efectuar los cortes en las
tarjetas kardex físicos valorados al 31DIC2018, procediendo posteriormente a la
verificación física de los saldos con el resultado siguiente :
CTA
ESPECIFICA DETALLE IMPORTE
CONTABLE
231211 1301.020101 VESTUARIO Y PRENDAS DIVERSAS S/.19,012.00
231313 1301.0303 LUBRICANTES GRASAS Y AFINES 132,098.61
231512 1301.050102 PAPELERIA EN GENERAL UTILES 54,735.42
231531 1301.050301 ASEO LIMPIEZA Y TOCADOR 34,265.61
231611 1301.0601 REPUESTOS Y ACCESORIOS DE VEHICULOS 174,474.25
2321711 1301.0701 ENESERES 30,000.00
2311111 1301.1101 SUMINISTROS PARA EDIFICISO Y ESTRUCTURAS 3,552.00
2311112 1301.1102 SUMINISTROS PARA VEHICULOS 31,850.00
TOTAL S/. 479,987.89
Se adjunta a la presente la relación detallada de los bienes existente en
almacén ítems por ítems verificados en el central de la Unidad Orgánica de la
Región Policial Huaraz.
Siendo las 18 horas del mismo día, se dio por culminado la presente diligencia
firmando a continuación los integrantes de la Comisión de Toma de inventario y
responsables de logística y Almacén.
TOMA DE INVENTARIO RESPONSABLE ALMACEN
HUARAZ
ACTA DE TOMA DE INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS DE ALMACEN DE
LA REGION POLICIAL LA LIBERTAD UNIDAD INTEGRANTE DE LA UNIDAD
EJECUTORA 005 III DIRTEPOL PNP TRUJILLO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018

Siendo las 08.00 horas del día 10 de Enero del Año 2019, en los ambientes del
Almacén Central de la Región Policial La Libertad, ubicado en la calle N° Pedro
Urraca N° 365 de la Ciudad de Trujillo, los integrantes de la Comisión encargado
de la toma de Inventario Físico de Almacén, y en presencia del Jefe de Logística y
así mismo del responsable de Almacén, se da inicio a solicitar y efectuar los cortes
en las tarjetas kardex físicos valorados al 31DIC2018, procediendo posteriormente
a la verificación física de los saldos con el resultado siguiente :
CTA
ESPECIFICA DETALLE IMPORTE
CONTABLE
231111 1301.0101 ALIMENTOS DE PERSONAS S/. 1,200.00
231211 1301.020101 VESTUARIO Y PRENDAS DIVERSAS 182,140.72
231212 1301.020102 TEXTILES Y ACABADOS TEXTILES 62,935.90
231313 1301.0303 LUBRICANTES GRASAS Y AFINES 32,960.00
231511 1301.050101 REPUESTOS Y ACCESORIOS 7,774.00
231512 1301.050102 PAPELERIA EN GENERAL UTILES 65,646.18
231531 1301.050301 ASEO LIMPIEZA Y TOCADOR 5,638.88
231611 1301.0601 REPUESTOS Y ACCESORIOS DE VEHICULOS 37,955.00
231614 1301.0604 DE SEGURIDAD 56,890.00
2316199 1301.0699 OTROS ACCESORIOS Y REPUESTOS 15,615.00
231821 1301.080201 SUMINISTROS MEDICOS 32,000.00
2311111 1301.1101 SUMINISTROS PARA EDIFICISO Y ESTRUCTURAS 27,450.0
2311112 1301.1102 SUMINISTROS PARA VEHICULOS 62,772.00
2319911 1301.9904 SUMINISTROS DISTINTIVOS Y CONDECORACIONES 30,000.00
2319921 1301.9999 OTROS BIENES 278,066.20
263211 1503.020101 MAQUINAS Y EQUIPOS DE OFICINA 3,670.00
263231 1503.020301 EQUIPOS COMPUTACIONALES 5,454.00
263233 1503.020303 EQUIPOS DE TELECOMUNICACIONES 2,860.00
266132 9105.0303 MUEBLES Y ENSERES NO DEPRECIABLES 4,770.00
TOTAL 915,797.88
Se adjunta a la presente la relación detallada de los bienes existentes ítems
por ítems y por cuenta contable, verificados en almacén central de la Unidad
Orgánica de la Región Policial La Libertad.
Siendo las 18 horas del mismo día, se dio por culminado la presente diligencia
firmando a continuación los integrantes de la Comisión de Toma de inventario y
responsables de logística y Almacén.
TOMA DE INVENTARIO RESPONSABLE ALMACEN
LA LIBERTAD
 INSTRUCTIVO PARA EL INVENTARIO DE LAS EXISTENCIAS DE ALMACEN
DE LA UNIDAD EJECUTORA 005 TRUJILLO

I.- FINALIDAD
Determinar la existencia física de los suministros, insumos, repuestos y otros bienes o
materiales que se encuentren almacenados en los Almacenes de la Región Policial Huaraz
y La Libertad, Dicha verificación deberá ser contrastada con las existencias que figuran en
los registros contables y kardex físicos de Almacén a la fecha del inventario.

II.- OBJETIVOS
a) Planificar la realización del inventario físico en los almacenes.
b) Preparar el material necesario para la toma de inventario físico.
c) Organizar la toma de inventario físico de almacén de tal manera que el mismo se lleve
a cabo utilizando criterios de racionalidad, eficiencia y economía.

III.- ALCANCE
La presente norma alcanza a los Dpto. de Contabilidad y Logística.

IV.- BASE LEGAL

D.S. No. 154-2001/EF ·
NICSP 12—INVENTARIOS
RC N° 072-98/CG. 02JUL98
V.- NORMAS
5.1.-DEFINICIONES
a) Inventario físico de almacén. - Es una forma de verificación física que consiste en
constatar la existencia o presencia real de los suministros, insumos, repuestos y otros
bienes o materiales almacenados, apreciar su estado de conservación y condiciones de
seguridad.
Se tienen los siguientes tipos de inventario:
• Inventario general Denominado también inventario masivo, incluye a todos los bienes
almacenados en los diferentes ambientes o depósitos de la Institución y sirve de sustento
a los Estados Financieros de la entidad.
* El presente inventario general normalmente se efectúa cerrando el Año fiscal y utilizando
los días necesarios para el cumplimiento de las normas.
• Inventario selectivo .- Comprende a un grupo de bienes previamente seleccionados, Se
realiza periódicamente o cada vez que sea necesario comprobar que los registros de stock
se mantienen al día, así como para verificar que las existencias físicas concuerden con las
tarjetas de control visible de almacén y los registros físico - valorados correspondientes.
*Se realiza sin paralizar las actividades de almacén pudiendo o no bloquear temporalmente
la documentación y el despacho del grupo de bienes objeto del inventario por el plazo que
dure el mismo.
• Inventario al barrer Modalidad que consiste en que el equipo de verificadores procede a
efectuar el inventario empezando por un punto determinado del almacén efectuando el
conteo de todos los bienes encontrados sin excepción.

VI.- NORMAS GENERALES

6.1.- El Jefe de Administración y Finanzas es el encargado de disponer la oportunidad en
que deba realizarse el Inventario General.
6.2.- El Contador General es el responsable de la toma del Inventario General de
existencias de los almacenes de la Institución.
6.3.-El Personal acompañante designados por el Contador general para el inventario de
cada uno de los Almacenes y/o depósitos son responsables del cumplimiento de las
normas y procedimientos de inventario a que se refiere la presente norma .
6.4.- El Jefe de Administración y Finanzas en los casos que se requiera, podrá disponer
se efectúe inventarios selectivos , siguiendo las mismas normas que se señalan para el
Inventario General en la parte que le sea aplicable.

VII.- PROCEDIMIENTOS
7.1.- PROGRAMACION DEL INVENTARIO .- El Jefe de Administración y Finanzas
dispondrá la oportunidad en que deba realizarse el Inventario General de Almacenes,
especialmente al cierre de cada Año fiscal.
* El jefe de Administración y Finanzas en función al plazo establecido del Cierre Fiscal,
fijará el cronograma de inventario para todos los almacenes que cuenta la Institución.
7.2.-PREPARACION DE INVENTARIO .- El Jefe de Administración mediante la
documentación correspondiente comunicara a los Jefes de Logística la ejecución del
inventario de Almacen con indicación de la fecha, hora y lugar , así como las instrucciones
que se consideren necesarias.
*.- El jefe de Logística Dispondrá se preparan los almacenes para la toma de inventario
poniendo especial énfasis en el orden y limpieza.
•.-Designará al personal que deberá atender al equipo de inventario.
•.-Adoptara las acciones pertinentes para contar con medios adecuados para la realización
eficiente del inventario.
*.- El Dpto. de Contabilidad, teniendo en cuenta la planificación efectuada sobre los
inventarios a realizarse, conformara el grupo para el proceso de inventario.
 *.-El jefe de Grupo verificará que el proceso mecanizado de información del almacén a su
cargo, se encuentre debidamente al día , lo que permitirá verificar la existencia de los ítems
de almacén según registros.
*.- El Contador general y el Jefe de Grupo, se reunirá con el personal que efectuará la toma
de inventario y explicará los mecanismos, procedimientos y demás instrucciones
necesarias para efectuar la labor debiendo absolver las dudas que pudiera tener el grupo
de toma de inventario, asimismo se entregara el material de trabajo necesario para la labor
de campo a realizar.
7.3.-EJECUCION DE INVENTARIO.- En el día, lugar y hora señalados se reunirán el jefe
de Grupo con el personal a su cargo presentándose ante el titular del almacén por
inventariar, con la autorización correspondiente, dejando copia de la misma al encargado
de dicho almacén.
*.- El jefe de Grupo en su caso dará las instrucciones necesarias sobre el movimiento de
almacén si lo hubiera, al almacenero con el objeto de poder efectuar la labor sin ningún
tipo de complicaciones.
*.- En el caso que aún no se hallan registrados materiales a la fecha del corte documentario,
deberán ser anotados y ubicados en el lugar que les corresponda.
*.- En caso de que el inventario se efectúe en movimiento antes de proceder al ingreso o
salida de un material, el almacenero deberá comunicar al jefe de Grupo para que este
proceda a controlar e inventariar los materiales que se procesan, debiendo este, en todos
los casos anotar su visto en los documentos de almacén y anexo de corte documentario.
*.-El almacenero y su personal intervendrán en el inventario solo para indicar el lugar donde
se encuentran ubicados los bienes y para aclarar aspectos requeridos por el grupo
inventariador.
*.- Seguidamente se procederá a efectuar el corte documentario en las tarjetas de control
correspondientes, Dicho documento será suscrito por el Contador general , y encargado
del almacén.
*.- Una vez concluido el corte documentario físico el personal inventariador procederá a
ubicarse en los stands o zonas asignadas procediendo el conteo de los materiales de
acuerdo a lo indicado en el instructivo recibido.
*.- El inventario será al “ barrer “ y se realizará por parejas, donde uno contará y otro
apuntará en las hojas de trabajo en filas debidamente ordenadas.
*.- El proceso de anotación deberá contener el código del ítem, la cantidad encontrada.
*.- Seguidamente la persona que cuenta anotará en la tarjeta de control visible la fecha de
inventario, el término inventario en la descripción, la cantidad inventariada y un visto que
evidencie la labor efectuada.
*En el caso de no existir o encontrarse deteriorada la tarjeta de control visible, recomendará
al almacenero para que la sustituya.

*.- El jefe de inventario o grupo procederá a la verificación de la cantidad inventariada con

el saldo que figura en el kardex visible, En caso de encontrarse diferencia, inmediatamente
se efectuará el reconteo en presencia del responsable de almacén, De persistir la
diferencia esta será refrendada por el jefe de grupo de inventario y el almacenero en la
línea correspondiente del listado.
*.-Terminada la labor de verificación, los kardex deberán suscribirlos necesariamente el
responsable del Almacén y el jefe de Grupo, observando en dicho documento los faltantes
y sobrantes si en caso lo hubiera.
*.- El Área de Almacenes será notificado para que proceda a procesar las diferencias de
inventario, con las correspondientes Notas de Ingreso y/o Salida, a fin de que el Área de
Contabilidad de igual forma procederá a contabilizar y procesar dichas variaciones de
inventario positivas o negativas según sea el caso.
*.-El Jefe de Administración y Finanzas en función al resultado de inventario, solicitará al
jefe del Área de Logística un informe que determine las causas de las variaciones. Deberá
tener en cuenta los criterios que se detallan a continuación: Sobrantes de Inventario. -
Determinar su origen, principalmente por las siguientes causas : a) Documento fuente no
registrados en el kardex físico. b) Bienes entregados en menor cantidad a la autorizada en
el respectivo comprobante de salida. c) Entrega de un bien similar en lugar del que figura
como sobrante. Faltantes de inventario.- En este caso se determinará lo siguiente : a)
Faltantes por merma : Tratándose de bienes sólidos o líquidos que por su naturaleza se
volatilizan, será aceptada siempre y cuando esté dentro de la tolerancia establecida. b)
Faltantes por negligencia o sustracción : El almacenero o servidor a cargo de la custodia
son responsables tanto pecuniaria como administrativamente de la pérdida, En razón a los
informes mencionados y a otros elementos de juicio que considere conveniente procederá
a determinar el destino de las diferencias.
*.-El Jefe de Administración y Finanzas, mediante el informe correspondiente dará cuenta
al Titular de la Unidad Ejecutora, para su conocimiento y fines consiguientes así como
entregará una copia del mismo al Departamento de Control Interno o quien haga sus veces.
*El presente Instructivo será aprobado por el jefe de Administración de la Unidad Ejecutora.

Trujillo, 01 de Enero del 2019

RENDICIONES
DE CUENTAS
REALIZADAS
AL PRIMER
TRIMESTRE
AF-2019