PARTICIPACIÓN DE EXPERTOS
CUANDO SEA NECESARIO OBTENER INFORMES TÉCNICOS ESPECIALIZADOS DE EXPERTOS, LOS
ÓRGANOS DEL SISTEMA PUEDEN CONTAR CON LA PARTICIPACIÓN DE PERSONAS NATURALES O
JURÍDICAS QUE POSEAN HABILIDADES, CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIA EN UN CAMPO PARTICULAR
DISTINTO AL DE CONTROL GUBERNAMENTAL.
4.5 Para la ejecución de los servicios de control debe designarse al personal con la idoneidad suficiente a fin de
garantizar el cumplimiento satisfactorio de los objetivos y resultados previstos.
Cuando adicionalmente sea necesario contar con expertos, se debe evaluar su competencia profesional e
independencia. Del mismo modo, se debe precisar el objetivo, los plazos y las características del resultado
esperado, así como establecer una cláusula de confidencialidad respecto a la información a la que tengan acceso
en el desarrollo de su labor.
Los expertos deben cumplir con las disposiciones de estas Normas Generales así como la normativa que emita la
Contraloría, en lo que les resulte aplicable.
4.6 Utilizar el asesoramiento de expertos no libera de responsabilidad a los órganos del Sistema por las opiniones
formuladas y las conclusiones emitidas en el ejercicio de sus funciones.
SUPERVISIÓN
LOS SERVICIOS DE CONTROL DEBEN SER SUPERVISADOS EN FORMA PERIÓDICA, SISTEMÁTICA Y
OPORTUNA, DURANTE TODAS SUS ETAPAS, POR LOS NIVELES COMPETENTES; A FIN DE ORIENTAR Y
ASEGURAR EL CUMPLIMIENTO DE SUS OBJETIVOS, ASÍ COMO MEJORAR LA CALIDAD DE SU DESARROLLO
Y RESULTADOS.
4.7 La supervisión es un proceso técnico por el cual los niveles superiores del personal encargado de la ejecución del
servicio de control dirigen, revisan y participan activamente en el mejoramiento de las actividades que desarrollan,
coadyuvando de esta manera a que el personal mejore su competencia profesional y la calidad del resultado del
servicio, cumpliendo los plazos y objetivos planteados.
Los niveles de supervisión deben cerciorarse que el personal reciba el apoyo necesario que garantice la correcta
ejecución del servicio y su adhesión a la normativa, programa y procedimientos aplicables, así como la oportunidad
y utilidad de sus resultados.
4.8 A través de sesiones de validación, el personal encargado de la realización de los servicios de control y los niveles
superiores correspondientes revisan en forma colectiva los resultados alcanzados y el cumplimiento de los plazos
programados en la ejecución del servicio; de tal manera que se compartan experiencias y técnicas, así como se
genere retroalimentación y comunicación efectiva.
Las sesiones de validación se deben producir con la periodicidad necesaria, en función a los plazos establecidos
para el desarrollo del servicio de control; debiendo registrarse documentalmente y efectuarse un apropiado
seguimiento a los temas tratados, informándose sus resultados al nivel superior correspondiente.
RESULTADOS DE LOS SERVICIOS DE CONTROL
EL RESULTADO DE LOS SERVICIOS DE CONTROL DEBE EMITIRSE POR ESCRITO, SE CARACTERIZARÁ
NECESARIAMENTE POR SU CONSISTENCIA Y UTILIDAD, Y SE COMUNICARÁ OPORTUNAMENTE A LAS
ENTIDADES E INSTANCIAS QUE CORRESPONDAN.
4.9 El resultado de la ejecución de los servicios de control debe emitirse en un documento escrito, en el cual se
expongan los juicios fundamentados en la información revisada por el personal; con la finalidad de brindar suficiente
información a la entidad e instancias correspondientes para la adopción de las acciones preventivas, correctivas, o
de cumplimiento que correspondan.
4.10 En la elaboración de los documentos que contienen los resultados de los servicios de control, se tendrá especial
cuidado en verificar la consistencia y objetividad de su contenido, que implica su presentación con concisión y
exactitud.
Para que el documento sea conciso se requiere un adecuado uso de las palabras para transmitir su mensaje, así
como la inclusión de detalles específicos únicamente cuando fuese necesario.
La exactitud requiere que la información incluida sea confiable y tenga el sustento suficiente y apropiado en su
formulación.
La redacción debe ser ordenada, sistemática y lógica, procurando emplear un tono constructivo así como un
lenguaje sencillo a fin de permitir su fácil entendimiento. La idea principal debe quedar claramente expresada y
fundamentada, los hechos relevantes deben exponerse de forma secuencial y las ideas expuestas deben ser
coherentes entre sí.
La estructura y características de los documentos que contienen los resultados de cada servicio de control serán
reguladas en la normativa específica que emita la Contraloría sobre el particular.
4.11 Con el propósito que el resultado de los servicios de control pueda emitirse en el tiempo previsto y sea
de la mayor utilidad posible, su ejecución, supervisión y aprobación debe realizarse con eficacia y eficiencia,
permitiendo la obtención de resultados dentro de los plazos estipulados en el planeamiento correspondiente;
de manera que se garantice el debido cumplimiento de los objetivos y el beneficio del servicio de control.
4.12 Las operaciones que correspondan a la ejecución y resultados de los servicios de control u otros datos relevantes
deben ser objeto de documentación y registro en los sistemas de información autorizados por la Contraloría para
dicho fin, según los procedimientos que se establezcan al respecto.
4.13 El resultado de los servicios de control, incluyendo el señalamiento de presuntas responsabilidades en los casos
que corresponda, debe comunicarse oportunamente a los titulares de las entidades y órganos competentes de
acuerdo a ley, a fin que se adopten las acciones preventivas, correctivas, de mejoramiento o de cumplimiento
correspondientes.
Asimismo, con la finalidad de prevenir la reincidencia en la comisión de las irregularidades detectadas, los
resultados de los servicios de control se difunden para fines de conocimiento de la ciudadanía; considerando las
excepciones que pueda establecer la normativa sobre reserva de la información.
SEGUIMIENTO A LA IMPLEMENTACIÓN DE RECOMENDACIONES
LA CONTRALORÍA Y LOS ÓRGANOS DE CONTROL INSTITUCIONAL DEBEN REALIZAR EL SEGUIMIENTO DE
LAS ACCIONES QUE LAS ENTIDADES DISPONGAN PARA LA IMPLEMENTACIÓN EFECTIVA Y OPORTUNA DE
LAS RECOMENDACIONES FORMULADAS EN LOS RESULTADOS DE LOS SERVICIOS DE CONTROL.
4.14 Los resultados de los servicios de control pueden contener recomendaciones, entendidas como medidas concretas
y posibles dirigidas a mejorar la eficiencia de la gestión de las entidades en el manejo de sus recursos y en los
procedimientos que emplean en su accionar, así como contribuir a la transparencia en la gestión de las entidades.
De haberse señalado la existencia de presuntas responsabilidades administrativa funcional, civil o penal, las
recomendaciones deberán estar referidas a implementar las acciones que permitan la determinación de las
responsabilidades exigibles a los funcionarios y servidores públicos por sus actos en la función que desempeñan.
Las entidades deben evaluar y elegir los mecanismos más adecuados para implementar en forma oportuna las
recomendaciones dispuestas en los resultados de los servicios de control.
4.15 El titular de la entidad es el responsable de disponer las acciones y designar a los encargados de la implementación
de las recomendaciones formuladas en los resultados de la ejecución de los servicios de control, y de mantener un
proceso permanente de evaluación de los avances obtenidos hasta lograr su total implementación; informando a la
Contraloría y al Órgano de Control Institucional en la oportunidad y forma que establezca la Contraloría. Caso
contrario, incurrirán en infracción sujeta a la potestad sancionadora de la Contraloría, de acuerdo a la normativa
sobre la materia.
4.16 La Contraloría y los Órganos de Control Institucional deben efectuar el seguimiento a la implementación que realizan
las entidades respecto de las recomendaciones formuladas, así como a la gestión de los riesgos detectados como
resultado del desarrollo de los servicios de control; con la finalidad de contribuir al desarrollo de una gestión eficaz
y moderna de los recursos y bienes públicos.
La Contraloría emitirá las disposiciones específicas relativas a la oportunidad y forma en que se llevará a cabo este
seguimiento.
I. NORMAS DE SERVICIOS DE CONTROL PREVIO
Los servicios de control previo son aquellos que efectúa exclusivamente la Contraloría con anterioridad a la
ejecución de un acto u operación de una entidad, de acuerdo a lo establecido por la Ley o norma expresa,
con el objeto de emitir un resultado según corresponda a la materia del requerimiento que realice la entidad
solicitante del servicio.
5.1 Por mandato de la Ley, las modalidades de servicios de control previo son las siguientes:
a) Otorgar autorización previa a la ejecución y pago de los presupuestos adicionales de obra pública, y de las
mayores prestaciones de supervisión en los casos distintos a los adicionales de obra, cuyos montos excedan
a los previstos en la normativa de la materia, cualquiera sea la fuente de financiamiento.
b) Informar previamente sobre las operaciones, fianzas, avales y otras garantías que otorgue el Estado, incluyendo
proyectos de contrato, que en cualquier forma comprometan su crédito o capacidad financiera, sea que se trate
de negociaciones en el país o en el exterior. El citado informe previo no conlleva la autorización o aprobación
de la operación.
c) Emitir opinión previa vinculante sobre contrataciones de bienes, servicios u obras que tengan el carácter de
secreto militar o de orden interno exoneradas de licitación pública, concurso público o adjudicación directa.
Dicha opinión previa se otorga exclusivamente sobre las contrataciones que cumplan las condiciones antes
señaladas y cuando las mismas deban mantenerse en reserva conforme a ley, y además no se refieran a bienes,
servicios u obras de carácter administrativo u operativo.
La ejecución de los servicios de control previo no exceptúa el ejercicio del control simultáneo o posterior
correspondiente.
5.2 El ejercicio de los servicios de control previo para las modalidades establecidas por la Ley, se regula por la normativa
específica que para cada caso emite la Contraloría, de acuerdo a su competencia funcional; en la que se establece
el procedimiento, requisitos, plazos y excepciones para su ejercicio.
5.3 Como resultado del control previo se emite un documento que sustenta el pronunciamiento de la Contraloría sobre
la solicitud recibida, según corresponda a la materia del requerimiento que realice la entidad solicitante del servicio.
La Contraloría y los Órganos de Control Institucional cautelarán que en la ejecución de la operación materia de
control previo, la entidad sujete su actuación al alcance indicado en el pronunciamiento emitido por la Contraloría.
II. NORMAS DE SERVICIOS DE CONTROL SIMULTÁNEO
LOS SERVICIOS DE CONTROL SIMULTÁNEO SON AQUELLOS QUE SE REALIZAN A LA(S) ACTIVIDAD(ES) DE
UN PROCESO EN CURSO, CORRESPONDIENTE A LA GESTIÓN DE UNA ENTIDAD SUJETA A CONTROL
GUBERNAMENTAL, CON EL OBJETO DE ALERTAR A LA ENTIDAD DE HECHOS QUE PONEN EN RIESGO EL
RESULTADO O LOGRO DE SUS OBJETIVOS.
6.1 Los servicios de control simultáneo son aquellos que se realizan a la(s) actividad(es) de un proceso en curso,
correspondiente a la gestión de una entidad sujeta a control gubernamental, con el objeto de alertar oportunamente al
titular de la entidad o quien haga sus veces, de ser el caso, la existencia de hechos que ponen en riesgo el resultado
o logro de sus objetivos, a fin de promover la adopción de las medidas preventivas pertinentes que contribuyan a
superar o mitigar el riesgo identificado.
6.2 De acuerdo con su naturaleza, sus resultados no deben interferir en los procesos de dirección y gerencia a cargo
de la administración de la entidad.
La Contraloría o el Órgano de Control Institucional de la entidad, ejercen el control simultáneo en la modalidad y
oportunidad que consideren; y su ejercicio no supone la conformidad de los actos de gestión de la entidad, ni limita
el ejercicio del control posterior.
6.3 Se caracteriza por ser oportuno, expeditivo, preventivo y orientado al ciudadano. La Contraloría establece los
requisitos, condiciones y procedimientos aplicables a su planificación y ejecución bajo dicho marco; así como, las
reglas para la formulación del documento que contenga sus resultados, la implementación y seguimiento de los
mismos, de tal manera que permitan la verificación de las acciones adoptadas por la entidad.
6.4 La acción simultánea es la modalidad de control simultáneo que consiste en evaluar el desarrollo de una o más
actividades en ejecución de un proceso en curso, verificando y revisando documental y físicamente que se realice
conforme a las disposiciones establecidas.
6.5 La orientación de oficio es la modalidad de control simultáneo que se ejerce alertando por escrito y de manera
puntual, al Titular de la entidad o quien haga sus veces, sobre la presencia de situaciones que puedan
conllevar a la gestión a incurrir en errores, omisiones o incumplimientos, en el desarrollo de una o más
actividades de un proceso, de los cuales se puede tomar conocimiento, a través de la misma entidad u otras
fuentes.
6.6 La visita de control es la modalidad de control simultáneo que consiste en presenciar actos o hechos en curso
relacionados a la entrega de bienes, presentación de servicios o ejecución de obras públicas, constatando que
su ejecución se realice conforme a la normativa vigente.
El ejercicio del control simultáneo puede llevarse a cabo mediante otras modalidades de actuación que, en armonía con
la Ley, determine expresamente la Contraloría, de conformidad con su competencia normativa y autonomía funcional.
