Cómo

elegir correctamente
un SGDEA: Antes, Durante y
después.
Prólogo.
Los contenidos que le presentaré a
continuación, son un resumen muy general de
muchas, muchas, muchas, muchas horas de
lectura y de algo más de 6 años de experiencia
en el asunto.

Espero que durante esta presentación tengas

muchas dudas y las expreses con total
tranquilidad, así los dos nutrimos este proceso
de aprendizaje en el que te llevarás algo más de
conocimiento y yo me llevaré la satisfacción de
haber enseñado algo.

Esto es el principio, es apenas un paso dentro el

basto mundo de la Gestión Documental; así que
Bienvenido. Disfruta esta charla y no dejes de
investigar… Nunca!
Sergio Gómez Flórez
Técnico Archivista del SENA. Profesional Archivista de la
ULS y actualmente maestrante en Gerencia de
Proyectos TIC.

>10 de años de experiencia en procesos de Gestión

Documental, de los cuales más de 5 han estado
enfocados en temas de Software y Procesos. Ha
trabajado en empresas del sector público, educación,
salud, construcción, tecnología y servicios.

Actualmente soy líder funcional experto en el proyecto

de implementación del SGDEA de la Presidencia de la
República, asesoro al SENA, regional Cauca en el diseño
de un prototipo de software

Editor para América Latina de la Revista Archivoz

@sghomez

[Link]

[Link]@[Link]
• Qué es un documento Electrónico
• Qué es un documento electrónico de archivo
• Diferencia con Documento digitalizado
• Estructura de un documento electrónico de archivo
• Características de un documento electrónico de archivo
• Autenticidad

¿De qué vamos a

• Fiabilidad
• Integridad
• Disponibiidad
• Características adicionales
• Contexto
• vinculo archivístico
hablar?
• contenido estable
• forma documental fija
• Metadatos de un documento electrónico
• Qué es
• cómo se usa y visualiza
• porqué son importantes
• metadatos en la gestión de documentos electrónicos
• Expedientes electrónicos y Foliado Electrónico
• SGDEA
•Qué es?
•Integración
•Componentes
•¿Cómo implementarlo?
•Cómo implementarlo – by Sergio Gómez
Documento Electrónico
¿Qué es?

Documento Electrónico Mensaje de Datos

Información generada, enviada, recibida, Información generada, enviada, recibida,
almacenada y comunicada por medios almacenada, comunicada por medios
electrónicos, ópticos o similares1. electrónicos, ópticos o similares, entre otros

Documento Electrónico de Archivo

Permanece en estos medios electrónicos, ópticos o similares durante su ciclo vital; es producida
por una persona o entidad a razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los
principios y procesos archivísticos
Documento Electrónico
¿Qué es?

“ Todos los documentos

electrónicos son mensajes de
datos, pero NO todos los
mensajes de datos son

”
documentos electrónicos de
archivo.
Documento Electrónico
Documento Digitalizado
Es una representación digital mediante un proceso de
digitalización, obtenida a partir de un documento generado en
soporte esico.

Se puede considerar como una

forma de producción de
documentos electrónicos, realizada
con los siguientes objetivos
principales:

Seguridad
Como backup o
contingencia.

Trámite: Sirve de apoyo a la gesfón

administrativa.

Sirve para permitir el acceso

Consulta: a la información.
Documento Electrónico
Documento Digitalizado

La digitalización de
documentos de ninguna
manera implica la
eliminación o
“destrucción” física de
los originales.
Documento Electrónico
Documento Digitalizado

Los documentos originales

que posean valores
históricos NO podrán ser
destruidos, aun cuando
hayan sido reproducidos
y/o almacenados
mediante cualquier medio
Documento Electrónico
Estructura

Física
Software de creación
Medios de almacenamiento y

Lógica
reproducción
formato

Contenido (datos)
Firmado y estampado
Metadatos
Documento Electrónico
Características
AUTENTICIDAD INTEGRIDAD FIABILIDAD DISPONIBILIDAD

Puede demostrar: es lo que dice ser, Se encuentra completo y sin Que muestra de forma exacta y Que se puede recuperar,
que fue creado/enviado por quien dice alteraciones completa la ejecución de presentar e interpretar cuando
que lo hizo, y que fue creado/enviado actividades y procesos y donde se requiera
en el momento que afirma

Auditoría
Firma Electrónica
Firma Digital
Código Seguro de Verificación (CSV)
Marcas de agua digitales Roles y permisos

Procedimientos
Metadatos

Técnicas y Estrategias de Preservación Digital

Documento Electrónico
Características

Para lo anterior es importante que en un documento electrónico se pueda identificar:

Que ha sido
Que es lo que creado o enviado
afirma ser en el momento
que afirma

Certeza sobre la Que ha sido

El software y creado o enviado
persona que lo
hardware en el momento
ha elaborado,
necesario para que afirma
enviado o
su firmado
representación
Documento Electrónico
Características Adicionales
Contenido Estable Forma Documental Fija

El contenido del Su contenido permanece

documento no completo y sin
cambia. Solo cambios alteraciones a lo largo del
autorizados y tiempo, manteniendo la
procedimentados forma que tuvo durante su
creación

Los documentos de archivo están

vinculados entre sí. El vínculo se
Los procesos que se
refleja a travez de metadatos que
realizan en medios físicos
reflejen contenido, contexto y
son equivalentes en
estructura y agrupación por series
medios electrónicos
y subseries
Vínculo archivístico Equivalencia Funcional
Documento Electrónico
Metadatos

Contenido: La materia del documento. Tiene que ver con el entorno

en el cual ha sido creado el documento de acuerdo con el marco
jurídico, administrativo, procedimental y documental de la entidad,
para lo cual se tendrán en cuenta los metadatos que permitan
demostrar su procedencia.

Contexto: Tiene que ver con la actividad y con la

entidad, por cuanto la actividad “per-se” sin un
contexto administrativo identificable quedaría
incompleta.

Estructura: Tiene que ver con la forma

documental fija o la presentación del
contenido, que en gran medida está dada
por el software y hardware.
Documento Electrónico
Metadatos

La correcta gestión de metadatos en la Gestión Documental permite:

Facilitar la comprensión del entorno tecnológico, estructural,
contextual, agentes y procesos intervinientes en la gesfón del
documento electrónico.

Garantizar la autenticidad, fiabilidad e integridad de los documentos

Brindar información oportuna de los documentos que se incorporen a

los Sistemas de Gesfón de Documentos mediante procesos de
importación y/o escenarios de interoperabilidad

Permitir la referencia cruzada entre documentación esica y electrónica

de un Sistema de Gesfón de Documentos electrónicos.

Facilitar la migración de información entre diferentes sistemas

Documento Electrónico
Metadatos

Gestión de Documentos
Electrónicos

Gestión de Metadatos
Documento Electrónico
Metadatos

ISO 23081-1 Principios y elementos básicos

de la descripción

ISO 23081-2 Reglas de creación de

metadatos de GD
Documento Electrónico
Metadatos

Modelo genérico de Metadatos

Los metadatos se organizan en 6 grupos:

• Identificación: Identificación unívoca
• Descripción: recuperar mediante
búsquedas
• Uso: acceso a largo plazo, contexto,
clasificación
• Plan de Eventos: Disposición
• Historial de Eventos: traza
• Relacion entre distintas entidades-
documentos: series relacionadas
Expedientes Electrónicos

Metadatos de Expediente

Foliado Electrónico

Índice Electrónico

Documentos Electrónicos de Archivo

Documento Electrónico
Foliación

requisitos:
1. Idenfficación consecutiva del documento dentro del expediente acorde con el tipo de
ordenación que se elija.
2. Idenfficación inequívoca del documento
3. Metadato que asocie el documento al expediente
4. Metadato que identifique que el documento es Original o Copia

Expediente
Documento Electrónico

A un del
Al que
corresponde

Asociación de un
Índice
Electrónico
SGDEA
¿Qué es?

El SGDEA es un sistema de
información o un grupo de
sistemas de información
destinados a gestionar
documentos electrónicos
para ser archivados y también
documentos de archivo
tradicionales (en soportes de
papel y otros análogos).
SGDEA
¿Qué es?

• Preservación
• Repositorio Centralizado
• Seguridad
• Retención
• Disposición
SGDEA
¿Qué es? De acuerdo al contenido

Sistema de Gestión de Documentos

Electrónicos de Archivo
El más completo de los sistemas para gestionar
documentos electrónicos de archivo. Ver MoReq

Electronic Document Management

Pensado para la gestión de documentos. Permite la
interoperabilidad para conformar documentos de
archivo en un sistema pensado para ello.

Electronic Document & Records Management

Permite gestionar documentos y documentos de
archivo. Responden a una variada baraja de opciones
que el mercado normalmente requiere para gestión ECM
ERMS
Electronic Records Management
EDRMS
No permite modificar los documentos una vez que se
declaran como documentos de archivo. El documento EDMS
podrá consultarse pero no editarse ni borrarse. Es
una buena opción si el único objetivo es la Gestión SGDEA
Documental
Enterprise Content Management
El ECM brinda las bondades de todos los demás
sistemas, una mayor escalabilidad y madurez de
mercado. Es, quizá , la mejor opción para la Gestión
de Documentos
SGDEA
Integración

Aplicativo RRHH
almacenamiento

Aplicativo
inventarios Sistema de Gestión de
Documentos Electrónicos
Procesos
S.G.D.E.A.
Indicadores Cambio de Estado

Documentos Electrónicos SGDE

Aplicativo
contratación

Aplicativo
financiero
SGDEA
Componentes

Un SGDEA, entre otras cosas, debe permitir:

• Informatizar el cuadro de clasificación documental

• Crear el esquema de metadatos
• Definir, asignar y aplicar los calendarios de disposición
• Crear y aplicar las reglas de disposición
• Recepción/supervisión de los expedientes transferidos
• Control del histórico de transferencias recibidas
• Definir y aplicar el control de acceso a los documentos
• Definir y aplicar los calendarios de disposición (conservación/eliminación)
Búsqueda y acceso a los expedientes/documentos
• Control de las operaciones realizadas (auditoria)Gestionar el registro de
eliminaciones de documentos
SGDEA
Componentes: Modelo entidad
relación
SGDEA
Componentes: creación de documentos

Debe tener la capacidad de crear

documentos desde el sistema, desde una
aplicaciones tercera (office…) desde una
herramienta de captura (scanner), desde el
correo electrónico, desde dispositivos
móviles (Tablet, Smartphone)
SGDEA
Componentes: Estructura

Las restricciones se definen hasta el

nivel de documento. Es decir, un
usuario puede no ver todo el
contenido de una carpeta.

Permisos de acceso
por usuarios o grupos
Talento Humano
Unidad Industrial
Historias Laborales
Inducción y Entrenamiento
Nómina Perfiles de Cargo
Administrativa Roles
• Modificar.
• Eliminar
• Solo Lectura
Jurídica
Contratos Derechos de Petición • Edición
• Cambiar metadatos

Financiera
Definición de Metadatos
específicos sobre carpetas y
documentos
S. Administrativos

Carpetas Inteligentes. Reglas y

flujos de trabajo que se
Logística
ejecutan de acuerdo a
acciones predeterminadas
Administrativa
Búsquedas avanzadas de
acuerdo a necesidades
En el sistema, se puede identificar la específicas
Planta pista de auditoría de TODAS las
acciones sobre la información. (quién,
hora y fecha, que hizo y sobre qué…)
SGDEA
Componentes: Búsqueda, recuperación y presentación

• Búsqueda multinivel.
• Búsqueda sobre los metadatos.
• Búsqueda Full Text
• Búsqueda Avanzada
• Búsqueda por tipos de documentos
• Recuperación de acuerdo a roles y permisos
• Búsqueda desde dispositivos móviles
SGDEA
Componentes: Email management
SGDEA
Componentes: Flujos de trabajo

• Los documentos son la evidencia de la

realización de un proceso. Son la evidencia.
• Los flujos deben poder iniciar o no con un
documento.
• Deben permitir la inclusión de un documento
durante su ejecución.
• Los flujos de trabajo deben conectar
directamente con las decisiones de retención
y disposición
SGDEA
Componentes: Otras funcionalidades

• Gestión de Roles y permisos

• Registro de Auditoría
• Backup y recuperación
• Escaneo (captura)
• Controles de Acceso
• Importación y Exportación Masiva
• Presentación de documentos (visualización)
• Administración General
• Generación de Reportes
SGDEA
¿Cómo implementarlo?

Guía Implementación de un Sistema de

Gestión de Documentos Electrónicos
de Archivo-SGDEA Archivo General de
la Nación, [Link]
SGDEA

ISO
¿Cómo implementarlo?

15489
Información y Documentación:
Gestión de Documentos.
Parte 1: Generalidades
Parte 2: Directrices
SGDEA
¿Cómo implementarlo?
SGDEA
¿Cómo implementarlo?

DIRKS Designing and Implementing

Recordkeeping Systems

Step 3

Step 4

Step 5

Step 6

Step 7

Step 8
Step 1 Step 2
Investigación Análisis Requisitos de Evaluación de Estrategias para Diseño del Implementación Revisión
Preliminar actividad gestión de sistemas conservación de sistema
Empresarial Documentos Documentos

Conozca la Saber cómo Cómo deberían ¿Qué hay y ¿Cómo sobre Aplicar
Organización funciona gestionarse como los eficazmente
funciona? documentos? las soluciones
SGDEA
¿Cómo implementarlo?
DIRKS - Paso A: Investigación Preliminar

El objetivo de este paso es conocer el contexto, funcionamiento general y hacer un barrido

sobre cómo se gestionan los documentos en la organización

• ¿Cómo encaja los documentos en su

organización?
• ¿Cómo se relacionan con otras áreas del
negocio? (Mapa Documental)
• Las necesidades del negocio que deberá
tener en cuenta.
• Fortalezas y debilidades de la GD en su
empresa.
• Preocupaciones o barreras para mejorar
la conservación.
• Requisitos legales.
• Requisitos de las partes interesadas.
SGDEA
¿Cómo implementarlo?

DIRKS - Paso B: Análisis de la actividad de la empresa

El objetivo de esta es conocer en detalle las actividades y procesos de su organización, resultado

de esta, deberá lograr una primera visión del CCD.

• Objetivos y estrategias para cumplirlos

• Funciones que aportan al cumplimiento
de los objetivos
• Análisis jerárquico (top-down)
• Análisis secuencial (Bottom up)
• Identificación de problemas asociados a
los procesos y los documentos
• Identificación de documentos claves
para el negocio (documentos vitales)
SGDEA
¿Cómo implementarlo?

DIRKS - Paso C: Requisitos de Gestión de Documentos

El objetivo de esta es conocer en detalle los requisitos en torno a la gestión de los documentos,
en algunos casos, desprendidos de disposiciones legales o necesidades del usuario.

• Necesidades del Negocio

• Requerimientos Legales
• Requerimientos de los usuarios
• Mapa Documental
• Definición de riesgos relacionados con
el no cumplimiento.
• Punto de referencia para la evaluación
del trabajo actual Vs el “deber ser”
• Base para especificaciones
funcionales.
SGDEA
¿Cómo implementarlo?

DIRKS - Paso D: Evaluación de Sistemas existentes

El objetivo de esta determinar los “sistemas” con los que se cuenta actualmente y cómo estos
afectan o se relacionan con la gestión de documentos.

• Evaluar los sistemas de información

corporativos
• Determinar si dichos sistemas son,
de hecho, sistemas que gestionan
documentos.
• Identificar “cuellos de botella” o
puntos críticos
• DOFA de los sistemas
• Riesgos
• El impacto de la GD sobre los
sistemas (políticas, cambios y
demás)
SGDEA
¿Cómo implementarlo?

DIRKS - Paso E: Estrategias para la cumplir los requisitos

El objetivo de esta determinar las estrategias para transformar sus “sistemas” de negocio, en
sistemas enfocados en la Gestión de Documentos.

• Diseños,
• Políticas,
• Normas
• Cultura corporativa
• Sistemas de Gestión y entorno
tecnológico
• Riesgos y consecuencias
• El objetivo es que lo anterior
sea algo tangible
SGDEA
¿Cómo implementarlo?

DIRKS - Paso F: Diseño del Sistema

El objetivo de esta es convertir las estrategias del “paso E” en tangibles dentro del sistema.

• Abordar los problemas

presentes hasta el momento.
• Diseño del sistema que cumpla
las necesidades
• Enlazar partes interesadas
• Gerencia de proyectos
• Involucrar a toda la
organización
• Desarrollo a medida
SGDEA
¿Cómo implementarlo?

DIRKS - Paso G: Implementación

La implementación debe llevarse siguiendo metodologías de proyectos adecuadas a la situación,

con el fin de integrar el sistema de GD con los procesos de negocio

• Planificación de la implementación
• Comunicación de funciones,
responsabilidades y competencias
de los involucrados
• Gestión y aceptación del Cambio
SGDEA
¿Cómo implementarlo?

DIRKS - Paso H: Revisión post implementación

SGDEA
¿Cómo implementarlo?

By Sergio Gómez
SGDEA
¿Cómo implementarlo?

Defina un equipo líder

del proyecto
SGDEA
¿Cómo implementarlo?

Defina Objetivos e
indicadores para medir el
cumplimiento
SGDEA
¿Cómo implementarlo?

COMUNICAR,
COMUNICAR, COMUNICAR
SGDEA
¿Cómo implementarlo?

Cuente con un asesor

experto en el asunto que
lo guíe en todo el proceso.
SGDEA
¿Cómo implementarlo?

PRIORIZAR PROCESOS
SGDEA
¿Cómo implementarlo?

Defina

Los

REQUERIMIENTOS
SGDEA
¿Cómo implementarlo?

Conozca

Los

PROVEEDORES
Sus productos, experiencia, equipo de trabajo…
SGDEA
¿Cómo implementarlo?

Conozca la
experiencia del sector
SGDEA
¿Cómo implementarlo?

El dinero sólo es una

variable más en su
ecuación
SGDEA
¿Cómo implementarlo?
SGDEA
¿Cómo implementarlo?

CONTINUIDAD