6.

 CARGAS  LABORALES  
OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Conocer e interpretar la normatividad básica laboral y los costos financieros que se le

generan al ente económico.

COMPETENCIAS
El estudiante estará en capacidad de liquidar, contabilizar e interpretar una nómina, de
acuerdo a los principios contables.

El estudiante estará en capacidad de reconocer la normatividad de los contratos de trabajo

y sus modalidades.

DESARROLLO TEMÁTICO DE LA UNIDAD

INTRODUCCIÓN

El tema de las obligaciones laborales, se

relaciona con todos los dineros que la empresa
pueda tener en un momento determinado con los
trabajadores, es decir cada vez que un ente
económico contrata un empleado, ésta se
abocada a unos sobre costos que genera el
contrato en sí, por la prestación del servicio
asalariado.

La nómina es la fuente de información contable

de todos los derechos que existen sobre una
relación laboral entre el empleado y la empresa,
también sirve como base de liquidación de las
deducciones y cargas prestacionales que genera
la relación contractual. Dentro de las cargas
laborales tenemos los aportes a salud,
pensiones, caja de compensación familiar,
parafiscales y provisiones para prestaciones
sociales.
6.1 CONTRATOS DE TRABAJO

6.1.1 GENERALIDADES

Los contratos de trabajo son un documento que certifica la existencia de una vinculación
laboral entre el empleado y el patrono. Deben existir tres elementos esenciales para que
haya contrato de trabajo a saber:

• Desarrollo de la actividad de forma personal.

• Subordinación del trabajador hacia el empleador.
• Salario como retribución del servicio.

6.1.2 TIPOS DE CONTRATOS DE TRABAJO

De acuerdo con la legislación laboral los contratos de trabajo se pueden clasificar así:

• Transitorios. Son contratos inferiores a un mes, que tienen como propósito ejecutar
una labor ocasional, no relacionada con las actividades de la empresa, por ejemplo
un servicio de cerrajerías. Estos contratos no necesariamente requieren ser escritos,
pueden ser verbales, no generan prestaciones sociales.
• Por labor realizada. Este tipo de contrato tiene una duración en el término de la obra
o labor a realizar. Debe ser por escrito.
• Término fijo. La duración de este contrato no puede exceder a tres años. Los
contratos inferiores a un año se pueden prorrogar hasta tres veces en el mismo
término de duración de la prórroga. Deben hacerse por escrito y da derecho al
reconocimiento de las prestaciones sociales.
• Término indefinido. Estos contratos no tienen término de duración, se pueden
realizar por escrito o verbalmente. Se pueden dar por terminados en cualquier
momento, siempre y cuando haya una indemnización por parte de quien dé por
terminado el contrato sin justa causa.

Un contrato de trabajo se puede dar por terminado cuando sucede alguno de los siguientes
ítems.

• Muerte del trabajador

• Por mutuo acuerdo
• Por vencimiento del plazo pactado.
• Por terminación de la labor.
• Por liquidación del ente económico
• Incapacidad total del trabajador.
• Por renuncia del trabajador.
• Por decisión unilateral de algunas de las partes involucradas.
•
6.2 CONCEPTO DE SUELDO, SALARIO Y PRESTACIONES SOCIALES

SUELDO: Es la contraprestación fija y ordinaria que recibe el trabajador, como

remuneración regular asignada por el desempeño de su labor.
SALARIO: Está constituido no solamente por la remuneración ordinaria, fija o variable, sino
todo lo que recibe el trabajador en dinero o en especie, como contraprestación directa del
servicio, sea cualquiera la forma que se adopte, por ejemplo, sueldos, horas extras y
dominicales, bonificaciones, comisiones, etc.,
La remuneración puede darse en efectivo o en especie, caso en el cual el salario en especie
no puede superar el 50% del total del salario y tratándose del salario mismo, máximo se
puede pagar en especie hasta un 30%.
El auxilio de transporte no hará parte del salario, pero para efectos de liquidación de
prestaciones sociales si se debe tener en cuenta como parte del salario, base de
liquidación.

6.2.1 NÓMINA

NÓIMINA : Es un documento auxiliar de la contabilidad que permite relacionar todos los

pagos que reciben los trabajadores que tengan vinculación laboral, como también los
descuentos practicados a los mismos en un periodo de tiempo que puede ser quincenal o
mensual.
La nómina se divide en tres partes a saber:

• Devengado. Constituido por todo el dinero que la empresa paga al trabajador,

tales como: sueldos, horas extras, bonificaciones, comisiones, auxilio de transporte,
etc.
• Deducciones. Son descuentos realizados a los empleados por legislación laboral y
también por orden expresa del trabajador, como salud, pensión, retención en la
fuente, cooperativas, cuotas sindicales, etc.
• Neto a pagar. Es la cantidad de dinero obtenida por el trabajador en periodo de
cobertura de la nómina.

Neto a pagar = devengado – deducciones

Cuando en una nómina existe trabajo extra, se debe liquidar por horas trabajadas fuera de
la jornada legal establecida. En la siguiente forma, según la legislación laboral se de pagar
un recargo así:

La fórmula genérica para calcular el valor pagado por horas extras es:

Importe por hora extra = valor de la hora * factor de recargo * No. horas trabajadas

El valor de la hora se puede calcular, así:

Importe hora = sueldo / 240 horas

240 es el número de horas legales que debe trabajar cualquier empleado al mes.

Los recargos según la legislación laboral son:

Hora extra diurna ordinaria 25%

Hora extra nocturna ordinaria 75%
Hora extra diurna festiva 100%
Hora extra nocturna festiva 150%
Dominical o festivo diurno 75%
Dominical o festivo nocturno 110%
Recargo nocturno 35%

Para entender de mejor forma ilustremos la aplicación de la anterior fórmula, suponiendo

que un trabajador devenga mensualmente 1.000 u.m. y que trabajó seis horas diurnas.
(u.m son unidades monetarias).

Valor de la hora = 1000 / 240 = 4.2 u.m.

Importe H.E.D. = 4.2 * 1.25 * 6 = 32 u.m.

Ejemplo de nómina. Supongamos que Distribuidora XYZ, tiene la siguiente nómina mensual.
Empleado sueldo HED
A 500
B 200 30
C 250
D 400
Totales 1.350 30

Deducciones
Salud 55
Pensión 55
Total 110
Neto a pagar 1.270 u.m.

Los cargos en que incurre el ente económico por la anterior nómina se establecen así:

Para seguridad social.

Salud 117
Pensión. 166
Total 283

Parafiscales (Sena, I.C.B.F., caja de compensación) 124 u.m.

Provisiones para prestaciones sociales.

Cesantías 115 u.m.

Intereses sobre cesantías 14 u.m.
Prima de servicio 115 u.m.
Vacaciones 58 u.m.
Total 302 u.m.

Total cargos a la empresa 709 u.m.

El registro contable al finalizar el periodo causado por la nómina es:

Por la nómina.

Cuenta Débito crédito

Gastos operacionales – personal . 1.380

Cuentas por pagar
Retenciones y aportes nómina 110
Bancos 1.270
Obsérvese que todos los devengados que el patrono cancela al empleado se constituyen en
un gasto operacional para la empresa y las deducciones se registran en un pasivo cuentas
por pagar, porque al ser descontadas de los devengados del empleado, estos pasan a
convertirse en una deuda de la empresa con terceros, y el neto a pagar se registra
disminuyendo bancos, porque es lo que realmente recibe el trabajador, una vez
descontados los emolumentos según la legislación laboral.

Para registrar los cargos de la empresa incurridos por la nómina, se presentaría así:

Cuenta Débito Crédito

Gastos operacionales – personal . 709

Cuentas por pagar
Retenciones y aportes de nómina 709

El registro cuando la empresa cancela a terceros los aportes es:

Cuenta Débito Crédito

Cuentas por pagar

Retenciones y aportes de nómina 819
Bancos 819

6.3 APORTES PARAFISCALES Y SEGURIDAD SOCIAL

6.3.1 CONCEPTOS BÁSICOS

La seguridad social está conformada por los regímenes generales establecidos para salud,
pensión, riesgos profesionales y los servicios complementarios que defina la ley. Todo
empleador está obligado a afiliar a sus trabajadores al sistema de seguridad social que él
escoja.

El régimen de seguridad social en salud es prestado por entidades promotoras de salud

(E.P.S) y por instituciones prestadoras de salud, para cubrir las contingencias por
enfermedad general y maternidad. Es un régimen contributivo, porque los aportes son
dados tanto por el patrono como por el empleado.

En cuanto a las pensiones, el manejo le corresponde a los fondos de pensiones, que tiene
por objetivo garantizar el amparo contra la invalidez, vejez y muerte de los trabajadores.
También es régimen contributivo.

El régimen de riesgos profesionales tiene por objeto prevenir, proteger y atender a los
trabajadores de los efectos de las enfermedades y los accidentes que puedan ocurrir como
consecuencia del trabajo que se desarrolla. Este régimen está en su totalidad a cargo de la
empresa.

Los parafiscales son aportes que todo empleador está obligado por ley a pagar, para
contribuir a la población menos favorecida. Entre ellos tenemos:

• Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (I.C.B.F). entidad creada para proteger a

la familia y dar una protección integral al menor.
• Sena. Creada con el objeto de capacitar al trabajador colombiano.
• Cajas de compensación familiar. Entidades que tienen por objeto recaudar, distribuir
y pagar el subsidio familiar en dinero y en especie, mediante programas de bienestar
social a sus afiliados.

6.4 PROVISIONES LABORALES

6.4.1 CONCEPTOS BÁSICOS

Las provisiones laborales se dan por prestaciones sociales, que el empleador debe calcular
sobre su nómina mensual. Según la legislación laboral son:

• Cesantías. Se liquidan 30 días de salario por cada año de servicio o

proporcionalmente al tiempo de servicio, se consignan en un fondo de cesantías
escogido por el empleado, cuando se termina el contrato de trabajo deben ser
canceladas. A los trabajadores que devengan salario integral no se les liquidan
cesantías, porque se encuentran incluidas en el salario mensual.
• Intereses sobre cesantías. Se liquida el 12% por cada año o proporcionalmente
por el tiempo de servicio.
 • Prima de servicio. Se liquidan 30 días por año de servicio, pagaderos 15 días en
cada semestre o proporcional al tiempo de servicio.
• Vacaciones. Se liquidan 15 días de salario por cada año de servicio laborado o
proporcionalmente por fracción de año.

RESUMEN DE LA UNIDAD

La vinculación laboral de un trabajador conlleva al pago además del sueldo, de otros cargos
para la empresa, a los cuales se les llama la carga para prestaciones.

La empresa debe reconocer los cargos por:

Prestaciones sociales
Aportes a seguridad social
Aportes parafiscales

Las prestaciones sociales que la legislación colombiana establece como mínimos son:

Cesantías, un mes de salario por cada año trabajado o proporcional

Intereses sobre cesantías, el 12% anual por las cesantías causadas
Vacaciones, quince días de descanso remunerado
Prima de Servicios, un mes de salario por cada año trabajado, debiendo cancelar la mitad
en junio y la otra en diciembre.
Las prestaciones sociales deben ser aprovisionadas mensualmente para lo cual la empresa
registra el gasto en una cuenta del pasivo estimado de prestaciones sociales.
Los Aportes a la Seguridad Social.

La seguridad social de los trabajadores en Colombia está representada por los aportes a
salud, pensión y los riesgos profesionales.

Aportes a Salud, el empleador debe pagar el 12.5% del total devengado menos el auxilio
de transporte de cada nómina mensual. De este total el trabajador tiene a su cargo el 4% y
el restante 8.5% lo aporta el empleador.
Aportes a Pensiones, el empleador tomando la misma base anterior debe pagar al
Fondo de Pensiones que escoja el trabajador, el 16%, del cual el trabajador aporta el 4% y
el 12% restante el empleador.
Aportes al Fondo de Solidaridad Pensional: Estos aportes están a cargo del
trabajador así:
De 4 salarios mínimos legales mensuales y menos de 16 salarios se descuenta el 1%.
De 16 salarios mínimos legales mensuales hasta 17 el 1.2%.
De más de 17 salarios mínimos legales mensuales hasta 18 salarios el 1.4%.
De más de 18 salarios mínimos legales mensuales hasta 19 salarios el 1.6%.
De más de 19 salarios mínimos legales mensuales hasta 20 salarios el 1.8%.
De más de 20 salarios mínimos legales mensuales el 2.0%.

Aportes Parafiscales, sobre la misma base de párrafos anteriores, el empleador debe

aportar el 9% con destino al Sena 2%, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ICBF 3% y
el 4% para la Caja de Compensación Familiar.

Según la Ley 1607 de 2012 “estarán exoneradas del pago de los aportes parafiscales a
favor del Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA) y el Instituto de Bienestar Familiar
(ICBF), las Sociedades y personas jurídicas y asimiladas, contribuyentes declarantes
del Impuesto sobre la Renta y Complementarios y sujetos pasivos del Impuesto sobre
la Renta para la equidad-CREE, y las personas naturales empleadoras
correspondientes a los trabajadores que devenguen, individualmente considerados
menos de 10 salarios mínimos mensuales legales vigentes.
Adicionalmente, a partir del 1 de enero de 2014, la Ley 1607 de 2012 exonera del pago
de las cotizaciones al sistema general de seguridad social en salud a las sociedades y
personas jurídicas y asimiladas contribuyentes declarantes del Impuesto sobre la Renta
y Complementarios y sujetos pasivos del Impuesto sobre la Renta para la equidad-
CREE, y a las personas naturales empleadoras, por sus trabajadores que devenguen
individualmente considerados, menos de 10 salarios mínimos mensuales legales
vigentes.”

El ingreso base de cotización para la liquidación de los aportes parafiscales y los

aportes a seguridad social es sobre el Total Devengado menos el auxilio de transporte.

GLOSARIO
Prestaciones sociales. Gastos operacionales adicionales al salario, que constituyen
beneficios monetarios al trabajador.
Deducciones. Descuentos realizados a los trabajadores por ley, o por mandato expreso
del trabajador para terceros.
Contrato de trabajo. Acuerdo entre dos partes, empleado y empleador, por la cual el
trabajador se compromete a realizar algunas actividades, bajo la subordinación.
Nómina. Relación de trabajadores durante un periodo dado de pago en un ente
económico.
Devengado. Son los importes ganados por el trabajador antes de las deducciones.

BIBLIOGRAFIA UTILIZADA
MEIGS, Robert, MEIGS, Walter. Contabilidad la base para las decisiones gerenciales.
Editorial Mc Graw Hill, decima edición, México, 2000.
DÍAZ, Hernando. Contabilidad general. Editorial Pearson, segunda edición, Bogotá, 2006.
CORAL, Lucy del Carmen, GUDIÑO, Emma Lucia. Contabilidad universitaria. Editorial Mc
Graw Hill, quinta edición, Bogotá, 2004.
MONTAÑO, Edilberto, Contabilidad control valuación y revelaciones, Editorial Universidad del
Valle, Edición primera, Cali, 2002.
FIERRO, Ángel María. La contabilidad para todos. Editorial Universidad Surcolombiana,
primera edición, Neiva, 1997.
BIBLIOGRAFIA COMPLEMENTARIA
SINISTERRA, Gonzalo. POLANCO, Luis Enrique, HENAO, Harvey. Contabilidad sistema de
información para las organizaciones. Editorial Mc Graw Hill, cuarta edición, Bogotá, 2003.
HARGADON, Bernard. Principios de contabilidad. Editorial norma, tercera edición, Bogotá,
1996.

CRÉDITOS
Fotografías de:

• Nico van Diem

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• BSK
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• Tamer TATLICI
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