Unidad 4 / Escenario 7
Lectura Fundamental
Preparación de los estados
financieros
Contenido
1 El balance de prueba
2 Funcionamiento y aplicación del balance de prueba
3 Uso de la información del balance de prueba para la elaboración del estado de
situación financiera y estado de resultados
Palabras clave:
Balance de prueba, situación financiera, estado de resultaos, balances y libro mayor
1. El balance de prueba
El balance de prueba también conocido como balance de comprobación, es una herramienta
financiera que posibilita visualizar el resumen de las cuentas contables separadas en los
saldos tanto débitos como créditos en el mismo periodo contable. Es un resumen básico de la
igualdad que debe existir entre débitos y créditos (si se ha conservado el principio de partida
doble en cada una de las operaciones), de los elementos de los estados financieros con sus
respectivas cuentas rubros contables.
Es un método utilizado para preparar las cuentas del periodo.
1.1 Ejemplo de un balance de prueba:
Tabla 1. Balance de prueba
Fuente: Elaboración propia, 2017.
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En su elaboración, es necesario comenzar totalizando cada una de las cuentas que se
afectaron en el periodo; no es necesario revisar su naturaleza en esta etapa, tan solo ubicarla
preferiblemente en orden, comenzando por los activos, pasivos, patrimonio y por último las
cuentas de resultado.
2. Funcionamiento y aplicación del balance de prueba
En los siguientes casos se revisará la aplicación del balance de prueba donde es evidente el
aporte de esta herramienta para de determinar si las operaciones o transacciones comerciales
están cuadradas y si facilitarán la futura preparación de los estados financieros básicos.
Caso práctico 1
Organizar las siguientes cuentas y valores en el balance de prueba, y determinar por medio de
las sumas iguales al final del cuadro, la presentación correcta.
Patrimonio Aportes sociales 100.000.000
Gastos Arrendamientos sección ventas 200.000
Activos Bancos 17.800.000
Activos Caja 5.000.000
Activos Clientes 32.000.000
Ingresos Comercio al por mayor y al por menor 482.000.000
Costos Compras de mercancías 330.000.000
Activos Construcciones y edificaciones 232.000.000
Activos Depreciación acumulada (18.000.000)
Pasivo Deudas con accionistas o socios 500.000
Gastos Gastos de personal 82.000.000
Gastos Gastos diversos 150.000
Gastos Gastos financieros 5.000.000
Gastos Gastos por depreciaciones 300.000
Gastos Gastos por servicios 45.000.000
Pasivo Hipotecas a 15 años 40.875.500
Gastos Impuesto de renta 6.385.500
Pasivos Impuesto sobre las ventas por pagar 2.430.000
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Activos Mercancías no fabricadas por la empresa 78.000.000
Pasivos Obligaciones bancos del exterior a largo plazo 200.000.000
Pasivos Obligaciones bancos nacionales 4.500.000
Pasivos Proveedores nacionales 23.500.000
Pasivos Retención en la fuente 230.000
Activos Terrenos 38.200.000
Patrimonio Utilidades del ejercicio 12.964.500
Solución:
Tabla 2. Balance de prueba. Solución.
Fuente: Elaboración propia, 2017.
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No olvidar que las depreciaciones tienen naturaleza contraria o crédito; por consiguiente, a
pesar de ser de los activos, suman en la columna de los créditos dentro de este tipo de balance
específico.
En el caso de haber diferencias en las sumas iguales tanto del débito como en el crédito, es
importante revisar si se ha trasladado el saldo en la columna correcta. El saldo de cada una de
las cuentas debe estar reflejado y anotado de acuerdo cpn su naturaleza.
Caso práctico 2
De acuerdo con la siguiente información hacer el balance de prueba y verificar que el ejercicio
esté perfectamente balanceado.
Tabla 3. Balance de comprobación. Ejercicio.
Fuente: Elaboración propia, 2017.
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Para solucionar el caso, hay que organizar los rubros, en primera instancia por el elemento del
estado financiero; activo, pasivo, patrimonio, ingresos y gastos. Posteriormente ubicar el saldo
de la cuenta acorde con su naturaleza, y sumar cada columna donde la sumatoria de los débitos
tiene que ser igual a la sumatoria de los créditos.
Solución:
Tabla 4. Balance de comprobación o prueba.
Fuente: Elaboración propia, 2017.
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3. Uso de la información del balance de prueba para la elabo-
ración del estado de situación financiera y estado de resul-
tados
De acuerdo con la información suministrada en el balance de prueba es posible utilizarla para la
elaboración de los estados financieros básicos de propósito general. Adicionando
unas columnas más, es posible crear el libro mayor y balances, fundamental para la
consolidación y preparación de la información financiera.
3.1 Libro Mayor y Balances
Este libro resume la información contable registrada en los saldos finales de cada una de las
cuentas contables. Como se apreció en el balance de prueba en cuanto a su estructura, el libro
mayor contiene los saldos iniciales, el movimiento del periodo y los saldos finales.
Tabla 5. Ejemplo del libro Mayor y Balance
Fuente: Elaboración propia, 2017
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Caso práctico
El día 01 de mayo se decide constituir una empresa como sociedad anónima con el nombre
de Comercializadora J.J. S.A. (régimen común R.C.). De acuerdo con el siguiente aporte de
los socios; uno aporto inventarios por $15.000.000 y una máquina por $25.000.000; los otros
cuatro socios aportaron $180.000.000 depositados en una cuenta bancaria a nombre de la
sociedad para iniciar el desarrollo del objeto social: compra y venta de electrodomésticos
y artículos para el hogar. La empresa pretende obtener el 120% de utilidad en cada artículo
vendido.
a. El 03 de mayo compra 11 neveras a $2.000.000 c/u a Importadora ABC, R.C, y paga
en cheque.
b. El 03 de mayo compra 35 hornos microondas a $130.000 c/u a Importadora ABC y
paga en cheque
c. El día 04 de mayo vende 7 neveras a Almacenes de Primera S.A. R.C., pagan en
efectivo.
d. El día 05 de mayo compra por $100.000 a Katronix S.A R.C. 1 mesa para la secreta-
ria y se paga a 60 días.
e. El día 06 de mayo se venden 30 hornos a Inversiones S.A. R.C., y pagan en efectivo.
f. Se paga arriendo por $600.000 y servicios públicos por $200.000 en efectivo.
Se pide:
1. Elaborar balance de prueba inicial
2. Movimientos contables de mayo
3. Libro mayor y balances
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Solución:
1.Balance de prueba inicial
Tabla 6. Balance de prueba inicial. Ejercicio.
Fuente: Elaboración propia, 2017
2.Movimientos
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• Según tabla de retenciones respectiva
Salida del inventario:
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Salida del inventario:
3.Libro Mayor y Balances
En su elaboración es necesario totalizar cada una de las cuentas contables; para ello se debe
sumar el total de los débitos y créditos que tenga cada cuenta y sacar las diferencias entre
ellos. El saldo hallado debe quedar en la columna de mayor valor, y debe coincidir con la
naturaleza de la cuenta. Es decir, el valor de los débitos de la cuenta caja debe ser superior a
sus créditos, por consiguiente, el saldo final de la cuenta debe ser débito.
Al hacer el balance de prueba de las operaciones anteriores obtenemos:
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Tabla 7. Balance de prueba.
Fuente: Elaboración propia, 2017
La presentación del libro mayor y balances se muestra a continuación, sabiendo que en su
representación al saldo inicial, hay que sumarle el movimiento del periodo.
En este proceso se deben sumar los movimientos de cada una de las cuentas al saldo inicial; el
resultado es el saldo final del periodo, esta columna es la que se utilizará para preparar el estado
de la situación financiera y el estado de resultados, luego de los ajustes y reclasificaciones a las
que haya lugar en el periodo.
El consolidado del ejercicio, tanto en su parte inicial como en el movimiento, y el resultado final
se demuestran en el siguiente cuadro de Libro Mayor y Balances:
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Tabla. 8. Libro mayor y balances.
Fuente: Elaboración propia, 2017
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Referencias
Fierro, A. (2015). Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes. Bogotá, Colombia:
Eco Ediciones.
Fierro, A. (2015). Contabilidad general con enfoque NIIF para pymes. Bogotá, Colombia: Eco
Ediciones.
Legis. (2015). NIF basicos grupos 2 y 3. Bogotá, Colombia: Legis.
Legis. (2015). Regimen contable colombiano. Bogotá, Colombia: Legis.
Martínez, Á. M. F. (2015). Contabilidad general con enfoque NIIF para las pymes. Bogotá,
Colombia: Ecoe Ediciones.
Ministerio de Hacienda y Crédito Público (2009). Decreto 1314 de 2009, por la cual se regulan
los principios y normas de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de
información aceptados en Colombia, se señalan las autoridades competentes, el procedimiento
para su expedición y se determinan las entidades responsables de vigilar su cumplimiento.
República de Colombia.
Ministra de Comercio, Industria y Turismo, (2015). Decreto número 2420 de 2015, por medio del
cual se expide el Decreto Único Reglamentario de las Normas de Contabilidad, de Información
Financiera y de Aseguramiento de la Información y se dictan otras disposiciones. Diario Oficial
de Colombia. Ley 1314 de 2009.
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (2016). Estatuto tributario. República de
Colombia.
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INFORMACIÓN TÉCNICA
Módulo: Contabilidad General
Unidad 4: Estructura de los estados financieros
Escenario 7: Transacciones comerciales
Autor: César Augusto Hernández Ocampo
Asesor Pedagógico: Jeimy Lorena Romero
Diseñador Gráfico: Cristian Barrera
Asistente:John Edwar Vargas
Este material pertenece al Politécnico Grancolombiano.
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