Propuesta “Caso pio pio y más pio”
Actividad de aprendizaje 7
Fase de planeación
Evidencia 4
Cristian David Doncel Borja
Sena
Tecnología en gestión logística
Santiago de cali 29 de abril de 2019
Efectuar un diagnóstico acerca de las fallas presentes en cada una de las
áreas mostradas en el caso propuesto para la evidencia.
Realizando un análisis me doy cuenta que la Comercializadora Pio Pio y más Pio
es una empresa con una buena demanda de sus productos en el mercado por
consiguiente tienen clientes los cuales exigen puntualidad, calidad y excelente
distribución de los pedidos por este motivo se les debe cumplir porque ellos son la
razón de ser de la empresa.
En el día a día el área de logística de la productora y comercializadora Pio Pio y
más Pio existen una serie de errores que pueden ser comunes en las diferentes
empresas las causas son de no cumplir con el objetivo de tener las mercancías en
el lugar adecuado y en el menor tiempo posible. Recordemos que para la cadena
de abastecimiento es fundamental esta parte.
Cuando no existe una buena organización y falta de compromiso por parte de los
colaboradores de la empresa se observa cómo funcionan de mal los procesos
ocasionando graves problemas a la empresa perdida de los clientes, tiempo y
dinero, de tal forma esto conlleva a un despido masivo de colaboradores.
La inexactitud de los inventarios de la mercancía en la bodega, se puede notar
claramente que hay inconsistencia en el inventario, no es actualizado día a día por
de nuevas tecnologías de la información por lo tanto llevan a la empresa a una
secuencia de fallas.
Los funcionarios dan la orden de salida de la mercancía y no queda ningún
registro, también se produce pero no se tiene en cuenta la demanda que exige el
mercado de consumidores por falta de no tener un buen control en el análisis de
los inventarios, cuando no se actualizan los inventarios lo mas común es que haya
omisiones en los procedimientos y en el cumplimiento de los funcionarios
encargados de esta manera se bloquean la entrega de pedidos por no existir un
inventario confiable.
En esta empresa es notable y se repite en varias ocasiones que el personal
encargado de la entrega de los pedidos no cumplen con la entrega a tiempo,
donde el cliente se ve afectado, por este motivo surgen devoluciones de
mercancías y la trazabilidad en los productos no es la adecuada, la falta de
planeación en la realización de las rutas y los posibles contratiempos que pueden
ocurrir, trancones, vehículos varados, clima, etc. Además de eso la persona
encargada de facturar o realizar la orden del pedido y empacarlo por negligencia
entre otros cometen errores como: no enviar el respetivo pedido al respetivo
cliente, enviar el pedido incompleto porque en el inventario estaba el producto con
un faltante o envían el producto trocado.
En una empresa donde se ven tantas falencias en sus procesos, es necesario
tomar soluciones prontas para ello se realiza un estudio a profundidad, con la
intensión de buscar soluciones y posibles mejoras que garanticen la sostenibilidad
de la empresa y su crecimiento.
Establecer las posibles soluciones para los problemas identificados,
contemplando: La descripción de los procesos. Tiempos de respuesta
requeridos por los clientes internos y externos. Costos asociados con la
operación, que garanticen el flujo de bienes, servicios y transacciones.
La productora y comercializadora Pio Pio y más Pio en el área de logística
dispone:
-Toma de pedidos
-Alistamiento
-Despacho
-Transporte
-Milena: T a T, mayorista y clientes especiales
-Carla: revisión de documentos
-Mauricio: analista de inventarios
-Juan: encargado de las canastillas
-Paula: servicio al cliente
-Jimmi: facturación
-Sandra: supervisora de distribución y transporte
-Alex: vendedor
-Julián: líder de producción
También cuenta con un turno en la noche (alistamiento y despacho)
-Supervisor
-Facturador
-5 personas más encargadas del despacho.
Las diferentes empresas u organizaciones constantemente están en la búsqueda
continua de oportunidades de mejora que las haga sobresalir y ganar un alto
posicionamiento. De acuerdo a esto, cada vez deben adoptar procesos logísticos
que han de ser fundamentales a la hora de aportar más valor a sus clientes y
aumentar su rentabilidad.
Soluciones a los problemas identificados
Tras el diagnóstico, la solución se plantea con tres líneas básicas de trabajo;
Partiendo de la estrategia y del posicionamiento deseado, y teniendo el área de
procesos como el eje central, se deben diseñar soluciones tal y como lo describo a
continuación:
Reorganización de procesos
En este caso se redefinió todo el proceso logístico desde el aprovisionamiento
hasta la expedición, eliminando todas las ineficiencias que se producían cuando el
proceso “cruzaba” a través de los distintos departamentos e implantando una
gestión por procesos en lugar de una organización.
A partir del proceso logístico se pueden redefinir los siguientes subprocesos:
-Gestión de producción (Programación oportuna de acuerdo a lo que se requiere)
-Gestión de almacenes y stock (Almacenaje–Control inventarios)
-Gestión de servicio al cliente (Auditoria de rutas, seguimiento servicio)
- Además, se puede implantar el concepto de líder del proceso para que
gestionase el proceso a través de todos los departamentos y planteando así una
estructura organizativa matricial que dotase de más eficiencia los procesos y
subprocesos.
-Además de la reingeniería del proceso, también se puede implementar
capacitaciones al personal en técnicas de mejora continua para conseguir que los
procesos y subprocesos vayan ganando en eficacia y eficiencia a lo largo del
tiempo en lugar de perderla.
Sistema de almacenamiento
Para la problemática referida al sistema de almacenaje se recomienda rediseñar
los almacenes o su organización, minimizando los errores y así alcanzar los
siguientes objetivos:
-Racionalizar el número de personas destinadas en el almacén debido a la
disminución drástica del tiempo de operaciones de almacenaje.
-Mejorar la rotación, y por tanto mejorar el nivel de stocks.
-Disminución del número de devoluciones en el almacén.
-Permitir la aplicación de procedimientos que aseguraran una gestión adecuada
del almacén.
Almacenaje
En cuanto al almacenaje, se puede diseñar un sistema con elementos de
paletización adaptados a las características del producto con modernos accesorios
de almacenamiento y picking dinámico.
Distribución
En cuanto a la distribución del almacén, se puede emplear una metodología propia
que ayude a fortalecer y redefina todas las áreas funcionales del almacén (muelles
de carga y descarga, zonas de preparación de mercancía, zona de picking, etc.).
Recomendar el uso de tecnologías de la información para actividades de
graficación, simulación y creación de sistemas de información, con la
respectiva descripción del software o sistemas empleados.
Sistema de información para emplear en la empresa
La organización de los datos de la empresa es indispensable para el logro de las
metas y objetivos. Por esta razón, se deben implementar sistemas de información
que permitan acceder a la información empresarial de manera ágil y eficiente. El
sistema de información permite el ingreso de datos, instrucciones, archivos, bases
de datos, entre otros, estos se procesan por medio de una red de computadores
con un software pertinente a las necesidades de la organización, para generar
consultas, actualizaciones, transacciones, informes y reportes adecuados,
oportunos, veraces y completos que ayudan en la toma de decisiones a cada uno
de los usuarios de los niveles de la empresa.
Gestión de la información en el caso de la problemática en la viabilidad y
disponibilidad de la información se recomienda adoptar un sistema de captación
de datos oportuno y eficaz integrado con el todos los procesos de la empresa y los
clientes.
Esta solución asegura la fiabilidad y disponibilidad de los datos y permite disminuir
en gran medida los costes de gestión de la operación, en esta área, es importante
destacar de la complejidad de hacer convivir con éxito conceptos de negocio con
conceptos de tecnología. Para conseguirlo, es necesario crear un departamento
que de acompañamiento a la implementación del sistema de información donde se
lleve un control y la participación de los miembros de la empresa actores del
proceso logístico y además los representantes de las empresas de soluciones de
sistemas de información.
Software recomendado para la simulación de sistemas
ProModel
Es un programa de simulación de procesos industriales, permite simular cualquier
tipo de proceso de manufactura, además de procesos logísticos, procesos de
manejos de materiales y contiene excelentes simulaciones de talleres, grúas
viajeras, bandas de transporte y mucho más. Se puede crear un modelo
computarizado de todo proceso de manufactura y una vez realizado el modelado,
puedes simular Justo a Tiempo, Teoría de Restricciones, Sistemas de Empujar y
Jalar, Logística y muchas otras más. Además de permitir el simulado de acciones,
nos enseña como optimizar los procesos en la misma, y así obtener los mejores
con el consumo mínimo de recursos, para dicha tarea, el sistema cuenta con 2
optimizadores.
ProModel es un paquete de simulación que no realiza solamente el simulado, sino
también optimiza los modelos ingresados. Corre bajo el sistema operativo
Windows y sus requerimientos mínimos son un procesador 486, 32 MB de RAM, 2
MB de espacio en Disco Duro.
Algunas ventajas son:
-Único software de simulación con optimización plenamente integrada.
-Creación de modelos rápida, sencilla y flexible.
-Elementos de Logística, Manejo de Materiales, y Operaciones incluidas. (Bandas
de transporte, Grúas Viajeras, Operadores).
-Resultados probados.
-Importación del Layout de Autocad, y cualquier herramienta de CAD / CAE /
Diseño, así como de fotografías digitales.
-Integración a Excel, Lotus, Visual Basic y herramientas de Microsoft.
-Genera en automático las gráficas en 3 dimensiones para visualización en el
espacio tridimensional.
