Control y contabilización de los materiales directos 47

CONTROL Y CONTABILIZACIÓN
DE LOS MATERIALES DIRECTOS
CAPÍTULO

3
Propósitos del capítulo
Cuando el estudiante haya aprendido los temas contenidos
en este capítulo, estará en condiciones de:

1. Identificar cuándo un material es directo.

2. Establecer cómo fluyen los materiales en producción.

3. Confeccionar los diferentes documentos para el control

de los materiales directos.

4. Aplicar cualquier método de valuación para el control

de los inventarios.

5. Contabilizar en forma adecuada los materiales directos.

6. Elaborar el estado de costos, en lo referente a los

materiales directos.
48 Contabilidad de Costos en la Alta Gerencia

NATURALEZA DE LOS MATERIALES

Se conoce como materia a todo aquel elemento que tiene sustancia corpórea
y ocupa un lugar en el espacio. Es tangible; se puede tocar.

Los materiales y materias primas, al igual que los demás activos de la

empresa, deben controlarse, custodiarse y contabilizarse adecuadamente,
ya que también constituyen dinero, y su mal uso incrementaría los costos
por este concepto, lo cual iría a disminuir la utilidad o generar una posible
pérdida para la empresa. Para tal fin, la empresa debe implementar unos
controles tendientes a custodiar de una manera adecuada esos materiales.

Los materiales directos y las materias primas son elementos indispensables

en toda fabricación de bienes. Constituyen el primer elemento del costo
dentro de la producción.

POR QUÉ SE CONTROLAN LOS MATERIALES

Los materiales, al igual que todos los activos de la empresa, deben

controlarse y contabilizarse, porque:
► Los materiales que se adquieren equivalen al dinero invertido.
► Son un activo de la empresa.
► Por tener un control sobre los mismos.
► Para evitar el desperdicio.
► Para evitar el robo.
► Para establecer correctamente el costo del bien o servicio.
► Para elaborar correctamente el Balance General.
► Para elaborar correctamente el Estado de Costos.
► Para elaborar en forma adecuada el Estado de Resultados
 Control y contabilización de los materiales directos 49

CONSECUENCIAS DE UNA FALTA DE

CONTABILIZACIÓN ADECUADA DE LOS MATERIALES

La falta de una contabilización adecuada de los materiales tendría las

siguientes consecuencias:
► No se pueden preparar estados financieros reales, ya que se carece de
los valores necesarios para establecer los inventarios de materiales y
materias primas.
► La información sobre el consumo de los materiales que forman parte de
los productos terminados no se conoce en forma precisa.
► Puede resultar, en la mayoría de las veces, un sobre costo de los
productos terminados, por efecto del desperdicio o del mal uso de los
materiales.

TERMINOLOGÍA UTILIZADA EN EL
TRATAMIENTO DE LOS MATERIALES

Para una mayor comprensión en el manejo de los costos en una empresa,

existe una terminología apropiada, la cual se enuncia a continuación:
► Material directo. Representa el costo de los elementos que pueden
ser identificados, medidos y valorizados exactamente en una sola
unidad de producto terminado, o en un servicio prestado. Por ejemplo,
la madera en los muebles, el cuero en el zapato, la tela en un vestido,
los discos compactos en un programa de computador.
► Materia prima. Son los elementos en su estado natural que no han
sufrido proceso productivo alguno. Por ejemplo, el cuero para las
curtiembres, el petróleo para producir gasolina, éter, etc.
► Materiales. Es cuando la materia prima ha sufrido un proceso de
transformación.

Por lo general, las empresas tienden a confundir el término de materia

prima con el término de materiales utilizándolos indistintamente, siendo
que cada uno tiene una naturaleza muy diferente.
50 Contabilidad de Costos en la Alta Gerencia

► Material indirecto. Son aquellos elementos que no se pueden identificar

algunas veces, ni medir y valorizar exactamente en una unidad de
producto terminado o en un servicio prestado. Por ejemplo, la soldadura,
la pintura, la laca, etc.

► Suministros de fábrica. Son los elementos necesarios para mantener

las máquinas y a la fábrica en general en condiciones normales de
operación y no quedan representado físicamente en el producto. Por
ejemplo, el aceite, la estopa, la gasolina, el jabón, etc.

► Piezas terminadas. Representan productos terminados aptos para

la venta, o pueden consistir en un producto manufacturado que será
utilizado posteriormente en la fabricación de otro producto. En este
caso las piezas terminadas serían materiales en la elaboración de otro
producto. Por ejemplo, los microchips, el vidrio.

► Materiales y suministros. Al ser comprados los materiales, el

almacenista no les da la clasificación de directos o indirectos en el
almacén, y por lo tanto algunas empresas utilizan la cuenta de materiales
y suministros para registrar la sumatoria tanto de los costos materiales
directos como de los costos indirectos.

PRINCIPIOS QUE SE APLICAN EN EL

MOVIMIENTO DE LOS MATERIALES

Para ejercer un mejor control y conservar los materiales en forma adecuada,

las empresas se valen de ciertos principios, los cuales pueden ser entre otros:

► Todas las transacciones en que se hallen involucrados los materiales

por la compra, recepción, bodegaje o consumo, se deben soportar en
pedidos debidamente autorizados por un funcionario asignado, con el
fin de evitar la utilización indiscriminada.

► El inventario de materiales debe ser susceptible de verificarse en

cualquier momento.

► Todos los materiales deben estar almacenados en lugar seguro y bajo una
adecuada vigilancia, con el fin de que no se deterioren o sea sustraídos
del almacén.
 Control y contabilización de los materiales directos 51

► Todo material que se utilice en los departamentos de producción en

la fabricación de un producto de una determinada orden, debe ser
fácilmente localizado, con el fin de no ocasionar demoras en el proceso.

► En todas las transacciones de materiales deben intervenir por lo menos

dos personas, con el fin de evitar fraudes o robos.

CONTROL EN EL FLUJO DE MATERIALES

Durante el proceso productivo, los materiales y materias primas fluyen por

los diferentes departamentos hasta convertirse en un producto totalmente
terminado. Con el fin de ejercer un mejor control sobre ellos, la empresa
puede establecer los siguientes momentos:

► Compra y Recepción. Es deber de este departamento procurar obtener

los mejores precios, la mejor calidad, oportunidad en la entrega y un
buen servicio de posventa, con el fin de generar desde el momento de la
compra un beneficio para la empresa. En el departamento de compras la
empresa debe generar utilidades, las cuales deben mantenerse durante
todo el proceso. Con la adquisición de los materiales se da inicio a la
cadena de valor en la empresa, entendiéndose ésta como la creación
de valor en las diferentes actividades que va desde la compra de los
materiales, pasando por el almacenamiento, el proceso, la venta y el
servicio de posventa al cliente.

► Almacenamiento. Es fundamental que los materiales comprados se

almacenen en debida forma, clasificándolos y colocándolos en sitios
adecuados para así evitar el daño y mantener la utilidad obtenida en la
compra.

► Consumo. Los materiales deben ser usados en la cantidad establecida

en el Departamento de Ingeniería del Producto y controlados para evitar
su mal uso.

► Contabilización. Siempre que se trasladen materiales de un

departamento a otro se deben hacer por medio de formatos que permitan
su seguimiento y a su vez servir de soportes para registrarlos en la
contabilidad.
52 Contabilidad de Costos en la Alta Gerencia

DEPARTAMENTOS QUE INTERVIENEN EN

FLUJO DE LOS MATERIALES

Los materiales, al ser utilizados para la fabricación de un producto en

especial, deben pasar por ciertos departamentos productivos y de servicios,
los cuales pueden ser:
► Departamento de ingeniería del producto. Este departamento se
encarga de diseñar y elaborar muestras del producto a fabricar. Además
establece la cantidad y calidad de los diferentes materiales a utilizar en
la producción de un artículo. Tiene, entre otras, las siguientes funciones:
● Diseñar el producto y preparar especificaciones sobre los materiales
a utilizar en la producción, de acuerdo con una idea preconcebida.
● Establecer estándares de cantidad de los materiales a utilizar en la
fabricación del producto.
● Establecer la calidad de cada material que componen el producto.
● Buscar el mejoramiento y agilización del proceso productivo,
examinando periódicamente las actividades que lo componen,
eliminando o reduciendo aquellas que no generan valor al cliente. Esta
acción debe realizarse así se lleve cualquier método de asignación
de costos.
● Estudiar y recomendar materiales sustitutos.
► Departamento de compras. Este departamento se encarga de la
compra de los materiales y materias primas, realizando cotizaciones
– por lo menos tres – y escogiendo aquella que más le convenga a la
empresa.

El departamento de compras es de vital importancia para la empresa

porque con la acción de la compra la empresa debe empezar a generar
utilidad. De ahí que se debe tener un control estricto en los contratos
de compras y en las personas que están desempeñando esta función,
con el fin de evitar que la utilidad que se debe generar en la compra
se desvíe hacia otras arcas. Tiene las siguientes funciones entre otras:
● Recibir, clasificar y preparar las solicitudes de compras de todos los
materiales que se van a utilizar.
● Realizar por lo menos tres cotización a los proveedores.
● Escoger la cotización que más le convenga a la empresa (buenos
precios, descuentos por compra en volumen y por buen cliente,
 Control y contabilización de los materiales directos 53

oportunidad en la entrega, buena calidad, permanencia en el mercado,

etc.), con el fin de empezar a generar utilidades.
● Preparar y enviar las órdenes de compras o pedidos a los proveedores.
● Aprobar las facturas que envían los diferentes proveedores.
● Enviar las facturas aprobadas al Departamento de Contabilidad para
su registro y control.
► Departamento de recepción. Este departamento es creado cuando la
empresa tiene un volumen muy grande de movimiento de materiales.
Es el encargado de recibir los materiales, según las condiciones
establecidas en la orden de compra. Tiene, entre otras, las siguientes
funciones:
● Recibir del proveedor los materiales despachados.
● Contar, pesar, o verificar de alguna manera la cantidad de materiales
recibidos del proveedor.
● Inspeccionar la calidad y estado de los materiales que recibe.
● Enviar al almacén los materiales recibidos junto con la factura.
● Informar a los departamentos de compras, almacén y contabilidad
sobre los materiales recibidos.
► Departamento de almacén. Se encarga de mantener la utilidad obtenida
en la compra, mediante las acciones necesarias para conservar y
preservar el material en buen estado. Si este departamento no realiza
en forma adecuada sus funciones, la utilidad obtenida en la compra
se perdería y por lo tanto iría a generar pérdidas por mayores costos
en inventario, debido a que el inventario bueno absorbería el costo del
inventario dañado.

El departamento de almacén tiene, entre otras, las siguientes funciones:

● Recibir e informar al departamento de recepción, si lo hay, los
materiales que le fueron enviados.
● Examinar, verificar y registrar las cantidades de materiales en el
formato entrada de materiales.
● Colocar los materiales en las estanterías, casilleros o estantes
adecuados para su conservación y posterior utilización.
● Entregar los materiales a los diferentes departamentos mediante la
presentación de solicitudes debidamente autorizadas.
54 Contabilidad de Costos en la Alta Gerencia

● Registrar en las tarjetas de kardex correspondientes la cantidad de

los materiales recibidos y entregados.
● Recopilar y resumir las solicitudes para el Departamento de
Contabilidad de Costos.

FORMAS UTILIZADAS EN EL CONTROL DEL

FLUJO DE LOS MATERIALES Y DE MATERIAS PRIMAS

Para un correcto manejo y control adecuado de los materiales, la empresa

puede optar por implantar un flujograma de los materiales y controlarlos con
base en una serie de formatos, los cuales se ilustran y detallan a continuación:

FLUJO DE LOS MATERIALES Y FORMATOS UTILIZADOS

2. Envío a producción

4. Orden de
3. Solicitud compra
1. Sol. Materiales. de compra PROVEEDOR
PRODUCCIÓN ALMACÉN COMPRAS

8. Devolución a almacén
7. Devolución al proveedor

6. KARDEX FACTURA

5. Entrada al almacén

Gráfica No. 7

1. Solicitud de los materiales. Este formato lo emite el departamento de

producción con destino al departamento de almacén, teniendo en cuenta
la producción programada. Debe contener como mínimo la siguiente
información:
● Fecha y prenúmero
● Nombre de quien lo emite
● Destinatario
● Referencia del material
● Cantidad de material
● Firma de quien lo emite
 Control y contabilización de los materiales directos 55

2. Remisión o envío de materiales a producción. Lo elabora el

departamento de almacén con destino al departamento de producción,
con el fin de enviar los materiales solicitados. Debe contener como
mínimo la siguiente información:
● Fecha y prenúmero
● Nombre de quien lo emite
● Destinatario
● Referencia del material
● Cantidad de material
● Valor unitario (según método de inventario utilizado)
● Valor total
● Firma de quien lo emite
3. Solicitud de compras. Este formato lo elabora el departamento de
almacén con destino al departamento de compras, después de haber
elaborado un resumen de los materiales que le fueron solicitados y que
no existían en el almacén. Debe contener como mínimo la siguiente
información:
● Fecha y prenúmero
● Nombre de quien lo emite
● Destinatario
● Referencia del material
● Cantidad de material
● Firma de quien lo emite
4. Orden de compra. Este formato lo elabora el departamento de compras
con destino al proveedor, con base en la cotización seleccionada por el
comité de compras, y va dirigido al proveedor seleccionado quien envía
los materiales acompañado de la factura, de acuerdo con la orden de
compra. Debe contener como mínimo la siguiente información:
● Fecha y prenúmero
● Nombre de quien lo emite
● Nombre del proveedor
● Número de identificación tributaria del emisor.
56 Contabilidad de Costos en la Alta Gerencia

● Dirección y teléfono del proveedor

● Referencia del material
● Cantidad de material
● Valor unitario (según cotización)
● Valor total
● Condiciones
● Firma de quien lo emite

5. Informe de recepción. En el caso de que el departamento de recepción

exista, es quien se encarga de elaborar este formato con destino al
departamento de almacén, después de constatar que el material recibido
esté de conformidad con lo requerido en la orden de compra. Debe
contener como mínimo la siguiente información:
● Fecha y prenúmero
● Nombre de quien lo emite
● Destinatario
● Nombre del proveedor
● Número de identificación tributaria del proveedor.
● Dirección y teléfono del proveedor
● Número de la factura
● Número de la orden de compra
● Referencia del material
● Cantidad de material
● Valor unitario (según factura)
● Valor total
● Firma de quien lo emite

6. Tarjeta de control de existencias (kardex). Lo elabora el departamento

de almacén con el fin de ejercer un control sistemático sobre las
existencias de los materiales en el almacén, utilizando un método de
valuación de inventario de reconocido valor técnico (PEPS, UEPS,
Promedio ponderado, retail, etc.) Debe contener como mínimo la
siguiente información:
 Control y contabilización de los materiales directos 57

● Nombre del material

● Referencia
● Localización
● Columnas de fecha, detalle, entradas, salidas y saldo

Las columnas de entradas, salidas y saldo deben contener las

subcolumnas de cantidad, valor unitario y valor total.

7. Informe de devolución a proveedores. Lo elabora el departamento

de almacén con destino al proveedor. Debe contener como mínimo la
siguiente información:
● Fecha y prenúmero
● Nombre de quien lo emite
● Nombre del proveedor
● Número de identificación tributaria del proveedor.
● Dirección y teléfono del proveedor
● Referencia del material
● Cantidad de material
● Valor unitario (según factura)
● Valor total
● Motivos de la devolución
● Firma de quien lo emite

8. Devolución de producción al almacén. Lo elabora el departamento

de producción con destino al departamento de almacén. Debe contener
como mínimo la siguiente información:
● Fecha y prenúmero
● Nombre de quien lo emite
● Destinatario
● Referencia del material
● Cantidad de material
● Valor unitario (según remisión)
● Valor total
● Motivos de la devolución
● Firma de quien lo emite
58 Contabilidad de Costos en la Alta Gerencia

MÉTODOS DE VALUACIÓN DE LOS

INVENTARIOS

Cuando la empresa está llevando el sistema de inventario permanente,

tiene que utilizar un método de valuación de inventario de reconocido valor
técnico, con el fin de realizar un control estricto de todos los materiales que
se tienen en el almacén y poder valorizarlos adecuadamente. Estos métodos
de reconocido valor técnico pueden ser:
► Método de primeras en entrar primeras en salir (PEPS). Este método
consiste en sacar del inventario aquellos costos que entraron primero al
inventario, de tal forma que en la tarjeta de inventarios quedarán aquellos
costos más recientes. Se utiliza este método cuando los inventarios
rotan rápidamente o si el inventario no es un factor determinante
de la utilidad.

Cuando hay una devolución al proveedor, se procede de la siguiente

manera: Al proveedor se le carga al precio que se le compró. De otro
lado, si en la columna de saldo del kardex hay existencia a ese valor
de devolución, se descontará de ese saldo, pero si no hay existencia
de los artículos comprados a ese precio, entonces se sacan al precio
de la compra del saldo actual más viejo, teniendo en cuenta de registrar
la diferencia contra la cuenta Costos Indirectos de Fabricación,
subcuenta Ajuste de materiales.

Cuando hay una devolución de producción al almacén, se procede así:

Se debe usar el mismo precio establecido en la entrega para valorar
dicha devolución. Si no ha sido entregado material a un valor diferente
desde cuado se hizo el envío objeto de la devolución, entonces el valor
de los materiales devueltos deben colocarse de primero en la columna
de saldo; si ya se han entregado materiales a un valor diferente al del
envío objeto de la devolución, el valor de los materiales devueltos se
consideran como si se tratara de una nueva compra y se colocarán en
el último lugar.

Ejemplo:

Con los siguientes datos, tomados de los libros de contabilidad, calcule

el valor de los inventarios:

El 2 de enero de 20__ había en existencia 1.000 unidades, cuyo costo

unitario era de $10.
 Control y contabilización de los materiales directos 59

El 3 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $12.

El 4 de enero envía a producción 1.100 unidades.

El 15 de enero compra 600 unidades a un costo unitario de $15.

El 20 de enero devuelve al proveedor 100 unidades de la compra del

3 de enero.

El 28 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $18.

El 29 de enero devuelve al almacén 50 unidades del envío del 4 de enero.

El 31 de enero envía a producción 1.200 unidades.

Solución.

La información anterior se registra en la tarjeta de control (Kardex) de

la siguiente manera:

ENTRADAS SALIDAS SALDO

FECHA CONCEPTO Q VU VT Q VU VT Q VU VT
01-01 Saldo inicial 1.000 $10 $10.000
03-01 Compras 500 $12 $6.000 500 12 6.000
04-01 Envío a producción 1.000 $10 $10.000 0 0 0
Envío a producción 100 12 1.200 400 12 4.800
15-01 Compras 600 15 9.000 600 15 9.000
20-01 Dev. al proveedor (100) 12 (1.200) 300 12 3.600
600 15 9.000
28-01 Compras 500 18 9.000 500 18 9.000
29-01 Devoluc de produc. (50) 12 ( 600) 350 12 4.200
600 15 9.000
500 18 9.000
31-01 Envío a producción 350 12 4.200 0 0 0
600 15 9.000 0 0 0
250 18 4.500 250 18 4.500

Nota: Las devoluciones al proveedor se colocan negativas en la columna de entradas y las

devoluciones al almacén se colocan negativas en la columna de salidas para establecer las
unidades reales compradas y las enviadas al almacén

Cuadro No. 2
60 Contabilidad de Costos en la Alta Gerencia

El procedimiento es el siguiente: se coloca el saldo inicial, que es de 1.000

unidades a $10 cada una. El 3 de enero se efectúa una compra de 500
unidades a $12 cada una. Esta información se coloca en la columna de
entradas y se pasa a la columna de saldo. El 4 de enero se realiza un envío
a producción de 1.100 unidades. Entonces las primeras que se sacan son
las del inventario, que fueron 1.000 unidades a $10 cada una. Como estas
unidades no alcanzan, se toman 100 unidades de las compradas el 3 de
enero, a un costo de $12 cada una, completándose el total de unidades
enviadas al almacén, quedando 400 unidades valorizadas al último costo,
que es de $12. Esta acción se repite cada vez que hay un envío a producción.

La devolución al proveedor se toma en el inventario a $12/unidad, ya que

existen en el kardex unidades a ese valor de envío. En este caso no habrá
ajuste, debido a que el valor de devolución es el mismo del proveedor. Con
la devolución al almacén se suman a la compra del 3 de enero, ya que hay
existencia de esas unidades en el inventario.

Al realizar todas las transacciones, en el inventario quedan 250 unidades a un

costo de $18 para un total de $4.500. El costo de ventas real es la sumatoria
de las salidas del período, las cuales ascendieron a $28.300; y las compras
reales es la sumatoria de las entradas, las cuales ascendieron a $22.800.

Nótese, que cada vez que se realiza una venta, en el saldo antes de la venta
se coloca una raya simple para separar los saldos de la situación anterior
de la nueva.
► Método de últimas en entrar primeras en salir (UEPS). Este método
consiste en sacar del inventario aquellos costos que entraron de último
al inventario, de tal forma que en la tarjeta de inventarios quedarán
los costos que entraron de primero (más antiguos). Este método es
utilizado cuando el nivel de precios aumenta constantemente por
efectos de la inflación y se cree que no bajará, por lo tanto el costo
de ventas debe reflejar los precios más actualizados. (en Colombia
este método no es aceptado por la Dirección de Impuestos y Aduanas
Nacionales - DIAN).

Cuando hay una devolución al proveedor, se procede de la siguiente

manera: al proveedor se le carga al precio que se le compró. De otro
lado, si en la columna de saldo del kardex hay existencia a ese valor de
devolución, se descontará de ese saldo, pero si no hay existencia de
los artículos comprados a ese precio, entonces se sacan al precio de
 Control y contabilización de los materiales directos 61

la ultima compra del saldo, teniendo en cuenta de registrar la diferencia

contra la cuenta Costos Indirectos de Fabricación, subcuenta Ajuste
de materiales.

Cuando hay una devolución de producción al almacén, se procede así:

Se debe usar el mismo precio establecido en la entrega para valorar
dicha devolución. Si no ha sido entregado material a un valor diferente
desde cuado se hizo el envío objeto de la devolución, entonces el valor
de los materiales devueltos deben colocarse de último en la columna
de saldo; si ya se han entregado materiales a un valor diferente al del
envío objeto de la devolución, el valor de los materiales devueltos se
consideran como si se tratara de una nueva compra y se colocarán en
el último lugar.

Por ejemplo:

Con los siguientes datos, tomados de los libros de contabilidad, calcule

el valor de los inventarios:

El 2 de enero de 20__ había en existencia 1.000 unidades, cuyo costo

unitario era de $10.

El 3 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $12.

El 4 de enero envía a producción 1.100 unidades.

El 15 de enero compra 600 unidades a un costo unitario de $15.

El 20 de enero devuelve al proveedor 100 unidades de la compra del

3 de enero.

El 28 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $18.

El 29 de enero devuelve al almacén 50 unidades del envío del 4 de enero.

El 31 de enero envía a producción 1.200 unidades.

Solución.

La información anterior se registra en la tarjeta de control (Kardex) de

la siguiente manera:
62 Contabilidad de Costos en la Alta Gerencia

ENTRADAS SALIDAS SALDO

FECHA CONCEPTO Q VU VT Q VU VT Q VU VT
01-01 Saldo inicial 1.000 $10 $10.000
03-01 Compras 500 $12 $6.000 500 12 6.000
04-01 Envío a producción 500 $12 $6.000 0 0 0
600 10 6.000 400 10 4.000
15-01 Compras 600 15 9.000 600 15 9.000
20-01 Dev. Al proveedor (100) 15 (1.500) 400 10 4.000
500 15 7.500
28-01 Compras 500 18 9.000 500 18 9.000
29-01 Dev. A producción (50) 10 500 350 10 3.500
500 15 7.500
500 18 9.000
31-01 Envío a producción 500 18 9.000 0 0 0
500 15 7.500 0 0 0
250 10 2.500 250 10 2.500

Cuadro No. 3

El procedimiento es el siguiente: se coloca el saldo inicial, que es de 1.000

unidades a $10 cada una. El 3 de enero se efectúa una compra de 500
unidades a $12 cada una. Esta información se coloca en la columna de
entradas y se pasa a la columna de saldo. El 4 de enero se realiza un envío
a producción de 1.100 unidades. Entonces las últimas que entraron son las
de la primera compra el 3 de enero, que fueron 500 unidades a $12 cada
una. Como estas unidades no alcanzan, se toman 600 unidades que están
en el inventario inicial, a un costo de $10 cada una, completándose el total de
unidades enviadas, quedando 400 unidades valorizadas al primer costo, que
es de $10. Esta acción se repite cada vez que haya un envío a producción.

La devolución al proveedor se toman en el inventario a $12/unidad, ya que

existen en el kardex unidades a ese valor de envío. En este caso no habrá
ajuste, debido a que el valor de devolución es el mismo del proveedor. Con
la devolución al almacén se suman al envío del 4 de enero, ya que hay
existencia de esas unidades en el inventario.

Al realizar todas las transacciones, en el inventario quedan 250 unidades a

un costo de $10 para un total de $2.500 El costo de ventas es la sumatoria
de las salidas del período, las cuales ascendieron a $31.500. El valor de
las compras es la sumatoria de las entradas que ascendieron a $22.500.

Nótese que cada vez que se realiza una venta, en el saldo antes de la venta
se coloca una raya simple para separar la situación anterior de la nueva.
 Control y contabilización de los materiales directos 63

INCIDENCIA DE LA NIC 02, INVENTARIOS,

EN EL MÉTODO UEPS

Teniendo en cuenta que la normatividad contable en Colombia está en la

etapa de hacer una convergencia hacia los Estándares Internacionales de
Contabilidad, la NIC 2, Inventarios, habla sobre la no utilización del método
de costeo de inventario UEPS, lo cual se transcribe a continuación:

“El Boletín C-4, Inventarios fue emitido e inició su vigencia el 1º de enero

de 1974. En ese Boletín se aceptaron el costeo directo como un sistema de
valuación de inventarios y el método de últimas entradas primeras salidas
como un método de valuación de inventarios; en ese Boletín también se
establecieron las normas particulares relativas a inventarios de entidades
industriales y comerciales, con excepción de las de servicio, constructoras,
extractivas, etcétera, que por reunir características especiales serían objeto
de estudios complementarios. Posteriormente, se emitió el Boletín E-1,
Agricultura (Actividades agropecuarias) cuya vigencia se inició el 1º de
enero de 2003.

Razones para emitir esta norma.

Considerando su objetivo de convergencia con las Normas Internacionales
de Información Financiera (NIIF) el International Accounting Standards Board
(IASB), el Consejo mexicano para la Investigación y Desarrollo de Normas
de Información Financiera (CINIF) consideró conveniente sustituir el Boletín
C-4 con una Norma de Información Financiera (NIF) sobre inventarios en la
que se adoptaran las normas establecidas en la actual Norma Internacional
de Contabilidad (NIC) 2, Inventarios. Como se comenta en el párrafo anterior,
el Boletín C-4 aceptaba el sistema de costeo directo y el método de últimas
entradas primeras salidas para la valuación de inventarios. La normatividad
vigente emitida por el IASB no acepta a ninguno de ellos. Ambos fueron
eliminados en la NIC 2 vigente a partir del 1º de enero de 2005.

Principales cambios en relación con pronunciamientos anteriores.

Con el propósito de converger con las disposiciones del IASB, y en atención
a las razones que se comentan en los siguientes incisos a) y b), en la Norma
de Información Financiera (NIF) C-4, Inventarios, se eliminan:

……..y b) el método de valuación de últimas entradas primeras salidas

(“UEPS”). Este método supone que los últimos artículos en entrar al almacén
64 Contabilidad de Costos en la Alta Gerencia

o a la producción son los primeros en salir; mediante la aplicación de

este método, al finalizar el ejercicio las existencias quedan prácticamente
reconocidas a los precios de adquisición o de producción más antiguos,
mientras que en el estado de resultados los costos son más actuales. Mediante
el método UEPS se asume que las partidas más nuevas de inventarios se
venden primero y, consecuentemente, las partidas que permanecen en
ellos se considera que son las más antiguas. Esto generalmente no es una
representación veraz de los flujos reales de los inventarios.

El uso del método UEPS puede dar lugar a que por las fluctuaciones en
los precios de adquisición, el costo asignado al inventario difiera en forma
importante de su valor actual.”1

El Artículo 63 del decreto 2649, del 29 de diciembre de 1993, contempla:

“….El valor de los inventarios, el cual incluye todas las erogaciones y los
cargos directos e indirectos necesarios para ponerlos en condiciones de
utilización o venta, se debe determinar utilizando el método PEPS (primeros
en entrar, primeros en salir), UEPS (últimos en entrar, primeros en salir), el
de identificación específica o el promedio ponderado. Normas especiales
pueden autorizar la utilización de otros métodos de reconocido valor técnico.”

El anterior artículo es modificado por la Dirección de Impuestos y Aduanas

Nacionales – DIAN -, cuando dice que el método UEPS (últimos en entrar,
primeros en salir), no será reconocido como método para valorar los
inventarios.
► Método del promedio ponderado. Este método consiste en realizar un
promedio, sumando los valores del inventario con los valores de la nueva
compra y dividirlo entre la sumatoria de la cantidad de elementos que
están en el inventario con los de la nueva compra. Es utilizado cundo
los precios en la economía fluctúan con mucha frecuencia.

Cuando existe una devolución de materiales al proveedor se procede de

la siguiente manera: del inventario de materiales se sacan los materiales
al costo unitario promedio y al proveedor habrá que cargarle al precio
de compra de la factura que se está devolviendo. La diferencia entre el
valor total devuelto al proveedor a precio de factura y el total sacado de
la cuenta de inventario de materiales y suministros se registra contra
la cuenta Costos indirectos de fabricación, subcuenta ajuste de
inventario.

1 [Link]/avisos/anexos_2_folio42.pdf.
 Control y contabilización de los materiales directos 65

Cuando existe una devolución de la producción al almacén de materiales

y suministros, se procede así: Los materiales devueltos se valorizan al
valor que fueron entregados a la fábrica y se les dará entrada como si
fuera una nueva compra, calculando un nuevo costo unitario promedio.

Por ejemplo:
Con los siguientes datos, tomados de los libros de contabilidad, calcule
el valor de los inventarios:
El 2 de enero de 20__ había en existencia 1.000 unidades, cuyo costo
unitario era de $10.
El 3 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $12.
El 4 de enero envía a producción 1.100 unidades.
El 15 de enero compra 600 unidades a un costo unitario de $15.
El 20 de enero devuelve al proveedor 100 unidades de la compra del
3 de enero.
El 28 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $18.
El 29 de enero devuelve al almacén 50 unidades del envío del 4 de enero.
El 31 de enero envía a producción 1.200 unidades.

Solución.
La información anterior se registra en la tarjeta de control (Kardex) de
la siguiente manera:

ENTRADAS SALIDAS SALDO

FECHA CONCEPTO Q VU VT Q VU VT Q VU VT
1-01 Saldo inicial 1.000 $10.00 $10.000
03-01 Compras 500 $12 $6.000 1.500 10.67 16.000
04-01 Envío a producción 1.100 $10.67 $11.737 400 10.67 4.263
15-01 Compras 600 15 9.000 1.000 13.26 13.263
20-01 Dev. Al proveedor (100) 13.26 (1.326) 900 13.26 11.937
28-01 Compras 500 18 9.000 1.400 14.96 20.937
29-01 Dev. De producción (50) 10.67 (534) 1.450 14.81 21.471
31-01 Envío a producción 1.200 14.81 17.772 250 14.81 3.699

Cuadro No. 4
66 Contabilidad de Costos en la Alta Gerencia

El procedimiento es el siguiente: se coloca el saldo inicial, que es de

1.000 unidades a $10 cada una. El 3 de enero se efectúa una compra de
500 unidades a $12 cada una. Esta información se coloca en la columna
de entradas sumando las unidades del inventario con las unidades de
la compra, y los valores del saldo con los valores de la nueva compra.
Para hallar el nuevo costo unitario promedio se divide el nuevo valor
del saldo por el número total de unidades. Cada vez que se realice una
compra habrá que hacer el mismo procedimiento. El 4 de enero se realiza
un envío a producción de 1.100 unidades. Entonces, en la columna de
salidas se coloca el número de unidades enviadas a producción, en
la columna de valor unitario se coloca el costo promedio calculado. El
producto es el costo total de las unidades enviadas a producción.

Para hallar el saldo se efectúan diferencias entre las unidades y valores

totales del inventario con las unidades y valores totales de la venta,
dando como resultado el valor de las unidades que quedaron después
del envío a producción. El costo es el mismo al cual se vendieron las
unidades. Cada vez que se realice una venta, habrá que hacer este
procedimiento.

Al efectuar todas las transacciones, en el inventario quedan 250 unidades

valorizadas a un costo de $14.81 para un total de $3.699. El costo de
ventas es la sumatoria de las salidas del período, las cuales ascendieron
a $28.974. Las compras del período es la sumatoria de la columna de
entradas, las cuales ascendieron a $22.674.

Nótese que cada vez que hay una transacción, cualquiera que sea, en
el saldo se va colocado un subrayado simple.

De los tres métodos estudiados se deduce lo siguiente:

● El saldo final del inventario por el método promedio es intermedio
entre el inventario PEPS y el UEPS.
● El costo de ventas por el método PEPS es menor que el costo de
ventas por el método UEPS.
● Si se utiliza el método PEPS la utilidad tenderá a ser mayor, por ser
el costo de ventas menor.
● Si se utiliza el método UEPS la utilidad tenderá a ser menor, por ser
el costo de ventas mayor.
► Método del retail. Llamado también al menudeo, es utilizado por los
grandes almacenes de cadena, o aquellas fábricas que manejan grandes
volúmenes de líneas de productos en su inventario y utilizan el sistema
 Control y contabilización de los materiales directos 67

de inventario periódico. Este sistema requiere tener información acerca

del Inventario Inicial de Mercancías a valor de costo y precio de ventas,
de las Compras Netas y Devoluciones de Mercancías a valor de costo
y precio de ventas y del Inventario Final de Mercancías a precio de
ventas. Con base en esta información, se aplica la siguiente fórmula:

CIFM = IFPv*((IIVC + CNVC)/(IIPv + CNPv))

En donde:
CIFM = Costo Inventario Final de Mercancías.
IFPv = Inventario Final a Precio de Venta
IIVC = Inventario Inicial a Valor de Costo
CNVC = Compras Netas a Valor de Costo
IIPv = Inventario Inicial a Precio de Venta
CNPv = Compras Netas a Precio de Venta.

Las compras netas están dadas por el valor bruto de la compra

más ciertas erogaciones necesarias para colocar la mercancía en
los almacenes de la empresa para su posterior venta, menos las
devoluciones de mercancía.

Por ejemplo:
Conceptos Costo Precio de
Venta
Inventario inicial $ 10.000 $ 15.000
Compras netas 110.000 185.000
Compras brutas $109.000 $188.000
Fletes en compras y otros 3.000 0
Devoluciones en compras ( 2.000) ( 3.000)
Total inventario disponible $120.000 $200.000
Ventas del período (180.000)
Total inventario estimado a precio de venta $ 20.000

Al aplicar la fórmula, se obtiene:

CIFM = IFPv*((IIVC + CNVC)/(IIPv + CNPv))

CIFM = $20.000*(($10.000 + $110.000)/($15.000 + $185.000))
CIFM = $20.000*($120.000/$200.000)
CIFM = $20.000*0.6
CIFM = $12.000
68 Contabilidad de Costos en la Alta Gerencia

De otro lado, si se quiere conocer la razón que existe entre el costo y

el precio de ventas, se relaciona el inventario disponible valorizado al
costo con el inventario disponible valorizado al precio de ventas.

Razón = Inventario disponible al Costo /Inventario disponible a precio

de ventas.
Razón = $120.000 / $200.000
Razón = 0.6

REGISTRO CONTABLE DE LOS MATERIALES

Los pasos para contabilizar las transacciones contables que a continuación
se detallan, son un modelo de cómo registrar dichas transacciones. Para tal
efecto se simularán una serie de transacciones que a continuación se detalla:
► A la compra de los materiales: (incluye costo de los materiales $2.000;
fletes en compras $100; seguros de los materiales por transporte $200,
impuestos $100, etc.). Se realiza mediante la orden de compra que emite
el Departamento de Compras.

CUENTAS PARCIAL DÉBITO CRÉDITO

Inventario de Materiales y Suministros $2.400
Proveedores $2.000
Cuentas por pagar 300
Bancos 100
Sumas iguales $2.400 $2.400

► Devolución de materiales a proveedores. Se realiza mediante el

documento de devolución a proveedor, que emite el Departamento de
Almacén de Materiales y Suministros.

CUENTAS PARCIAL DÉBITO CRÉDITO

Proveedores $200
Inventario de Materiales y Suministros $200
Sumas iguales $200 $200

Nota: Registrar el ajuste al inventario según el método de valuación

que se esté utilizando.

► Entrega de materiales directos a producción. Se hace mediante una

remisión de materiales por parte del Departamento de Almacén.
 Control y contabilización de los materiales directos 69

CUENTAS PARCIAL DÉBITO CRÉDITO

Inventario Productos en Procesos $600
Materiales directos $600
Costos indirectos de fabricación - Control 100
Materiales indirectos $100
Inventario de Materiales y Suministros $700
Sumas iguales $700 $700

Nota: El valor de salida de los materiales del inventario está dado por
el método de inventario que se esté utilizando.

► Materiales directos devueltos al almacén. Se devuelven mediante el

documento de devolución al almacén, que emite el Departamento de
Producción.

CUENTAS PARCIAL DÉBITO CRÉDITO

Inventario de Materiales y Suministros $100
Inventario de Productos en Procesos $100
Materiales directos $100

Sumas iguales $100 $100

Nota: Registrar el ajuste al inventario según el método de valuación de

inventario que se esté utilizando.

Los movimientos anteriormente efectuados se registran el libro diario

(cuentas T) así:

Inv. mat. y sum. Proveedores Cuentas por pagar

Sd $ 200 $ 2.000 (1) $ 300 (1)
(1) 2.400 (2) $ 200
$ 200 (2)
700 (3)
(4) 100
$ 1.800 $ 1.800
70 Contabilidad de Costos en la Alta Gerencia

Costos Ind.
Bancos IPP. mat. Dto. Fab - Control
$100 (1) (3) $ 600 (3) $ 100
$ 100 (4)
$ 500

PRESENTACIÓN DE LOS MATERIALES DIRECTOS

EN EL ESTADO DE COSTOS DE PRODUCCIÓN

La forma de presentar los materiales directos utilizados en la producción

en el estado de costos de los productos vendidos, según los movimientos
efectuados, es la siguiente:

COMPAÑÍA DULCERA S.A.

ESTADO DE COSTOS DE LOS MATERIALES DIRECTOS
Del 1 de enero al 31 de diciembre de 20__
COSTO DE LOS MATERIALES DIRECTOS $500
Inventario inicial de materiales y suministros $ 200
Compras netas 2.200
Compras brutas $2.000
Fletes 100
Seguros 200
Impuestos 100
Devoluciones (200)
Costo total materiales y suministros disponibles $ 2.400
Inventario final de materiales y suministros (1.800)
Costos materiales y suministros utilizados $ 600
Costos de los materiales indirectos utilizados (100)

En el supuesto caso en que la empresa maneje los materiales directos en

una bodega aparte de los materiales indirectos y suministros, el estado de
costos quedaría así:
 Control y contabilización de los materiales directos 71

COMPAÑÍA DULCERA S.A.

ESTADO DE COSTOS DE LOS MATERIALES DIRECTOS
Del 1 de enero al 31 de diciembre de 20__
COSTO DE LOS MATERIALES DIRECTOS $500
Inventario inicial de materiales directos $ 100
Compras netas 2.200
Compras brutas $2.000
Fletes 100
Seguros 200
Impuestos 100
Devoluciones (200)
Costo total materiales directos disponibles $ 2.300
Inventario final de materiales directos (1.800)

Conocido el tratamiento que se la da a los materiales directos, como primer

elemento del costo, se abordará el tema del Control y Contabilización de la
Mano de Obra Directa.

GESTIÓN DE LOS MATERIALES

La Administración, como garante del buen manejo de los recursos

encomendados, debe establecer los controles necesarios para que los
materiales utilizados en la producción cumplan con la función de generar un
valor agregado en la elaboración de un bien o en la prestación de un servicio.
Por lo tanto los materiales se deben cuidar al máximo, ya que representan
una inversión que habrá de ser recuperada para así continuar con el ciclo
de producción.

Los materiales solicitados por el Departamento de Producción deben ser en

cumplimiento de los que realmente se necesitan en el proceso productivo, con
el fin de evitar desperdicios, mermas y robos, lo que acarrearía una pérdida
al incrementar el costo del bien producido o del servicio prestado. Para tal
fin, la administración debe elaborar patrones en el proceso (estándares)
que le permita controlar previamente la cantidad de materiales solicitada
por la producción, teniendo en cuenta el número de unidades que se van a
fabricar o el servicio que se va a prestar.