UNIDAD FORMATIVA 2

CÁLCULO DE DATOS

EXCEL AVANZADO – MODALIDAD VIRTUAL

Ministerio del Trabajo

ELABORADO POR:
Ing. Paúl Marcelo Salazar Cueva Mgs.

Primera edición.
Junio 2019
Quito – Ecuador.
Reservados todos los derechos – Paúl Salazar Cueva – 2019
Contenido
2. CÁLCULO DE DATOS ........................................................................................................... 3

2.1. BUSQUEDA MASIVA DE DATOS ................................................................................... 3

2.1.1. Preparación de datos para búsquedas ......................................................................... 3

2.1.2. Búsqueda de datos en Vertical (BUSCARV ó CONSULTAV) ....................................... 5

2.1.3. Búsqueda de datos en horizontal (BUSCARH ó CONSULTAH) ................................. 11

2.2. INTRODUCCIÓN A LAS FUNCIONES .......................................................................... 15

2.3. FUNCIONES DE FECHA .............................................................................................. 15

2.3.1. HOY ........................................................................................................................... 15

2.3.2. [Link] ................................................................................................................... 16

2.3.3. AHORA ...................................................................................................................... 16

2.4. FUNCIONES LÓGICAS................................................................................................. 17

2.4.1. SI ............................................................................................................................... 17

2.4.2. Y ................................................................................................................................ 18

2.4.3. O ................................................................................................................................ 18

2.4.4. NO.............................................................................................................................. 19

2.5. FUNCIONES CONDICIONALES ................................................................................... 19

2.5.1. [Link] .................................................................................................................. 20

2.5.2. [Link]................................................................................................................ 20

2.5.3. [Link] ........................................................................................................... 21

2.5.4. [Link] ....................................................................................... 21

2.6. FÓRMULAS ANIDADAS ............................................................................................... 22

2.7. FUNCIONES BASE DE DATOS .................................................................................... 24

BIBLIOGRAFÍA WEB ............................................................................................................... 29

GLOSARIO................................................................................................................................. 30

2
Elaboración: Paúl Macelo Salazar Cueva
UNIDAD FORMATIVA 2
2. CÁLCULO DE DATOS

2.1. BUSQUEDA MASIVA DE DATOS

2.1.1. Preparación de datos para búsquedas

Antes de iniciar búsquedas en bases de datos, es recomendable estandarizar la información al máximo posible; es decir que los
datos que deseamos buscar sean lo más parecidos a los que constan en la base de datos donde creemos que se encuentra nuestra
información a buscar. Por ejemplo: si se desea buscar las palabras “EL NIÑO”; en la base de datos deben estar las mismas palabras
“el niño”, pueden estar con mayúsculas o minúsculas (el Excel busca la información tanto en mayúsculas como en minúsculas);
pero lo importante es que se disponga de la misma cantidad de espacios entre las palabras y las mismas letras. Si en la base se
encuentra por ejemplo: “el niño” o “el nino”; el Excel no podrá encontrar la información, en el primer caso por el exceso de
espacios y en el segundo caso porque se encuentra escrito con “n” en lugar de “ñ”. Para estandarizar esta información y algunos
otros casos se recomienda utilizar los siguientes comandos:

Función ESPACIOS
Esta función identifica espacios innecesarios entre palabras y los elimina automáticamente. En el siguiente ejemplo notemos que
existe más de un espacio entre las palabras, e incluso existen espacios al final de las oraciones:

3
Elaboración: Paúl Macelo Salazar Cueva
Al utilizar la función: =ESPACIOS(rango de la celda que contiene la información) ; el Excel automáticamente eliminará los espacios
innecesarios:

Función TEXTO
Si deseamos por ejemplo buscar el número “0152438392”; pero en la base de datos se encuentra descrito como: “152438392”
(es decir que por el formato no se toma en cuenta el “0” a la izquierda); es posible que al realizar las búsquedas el Excel no
encuentre el número. Esto sucede en la mayoría de los casos porque hay diferencias en los formatos de las celdas a buscar; puede
ser que el dato a buscar se encuentra en formato de celda “TEXTO”; mientras que la información de la base de datos se encuentra
en formato “GENERAL”, “NÚMERO”, “PERSONALIZADO”, u otros formatos diferentes.

FORMATO “TEXTO”

=DATO NO ENCONTRADO

FORMATO “NÚMERO”

Para evitar estos inconvenientes sobre todo cuando se trata de números, es necesario que antes de realizar nuestras búsquedas

4
Elaboración: Paúl Macelo Salazar Cueva
estandaricemos la información al mismo formato de “TEXTO”; para cambiar el formato utilizamos la siguiente función:

=TEXTO(rango de la celda que contiene la información a transformar; “formato del número que deseamos obtener”)

 Para el ejemplo anteriormente mencionado, nos ubicaremos en la celda D74 se escribiremos la fórmula: =TEXTO(
 Se escribe el rango de la celda a transformar el formato, en este caso C74
 Se escribe el separador punto y coma (;) ó coma (,) dependiendo de la configuración que tenga el computador que se
encuentren utilizando.
 Y se escribe el formato que se desea obtener, en este caso por tratarse de números de cédula ecuatorianos procedemos
a escribir los diez dígitos en ceros y entre comillas: “0000000000” de esta manera en caso de que los números tengan
menos de diez dígitos, el Excel completará con ceros (0) a la izquierda, hasta completar los 10 dígitos (ejemplo de un
número de cédula ecuatoriano).
 Se cierra el paréntesis y se presiona “Enter”, para que el Excel trasforme los formatos:

= OK DATO ENCONTRADO
FORMATO “TEXTO”

FORMATO “TEXTO”

De esta manera al realizar la búsqueda de datos, el Excel fácilmente encontrará la información porque los datos se encuentran en
los mismos formatos (en este caso encontrará B70 en D74, porque se encuentran bajo el mismo formato).

2.1.2. Búsqueda de datos en Vertical (BUSCARV ó CONSULTAV)

Uno de los comandos más utilizados en el Excel es el comando “BUSCARV” y en algunas versiones del Excel se lo encontrará como
“CONSULTAV”; el mismo que permite buscar información específica dentro de una extensa cantidad de datos ubicado de forma
vertical. Recordemos que la “V” significa Vertical, mientras que la “H” significa Horizontal. La fórmula para el uso de la función
BUSCARV es el siguiente:

=BUSCARV(Valor que desea buscar; rango en el que quiere buscar el valor; el número de columna en el rango que
contiene el valor devuelto; Coincidencia exacta o Coincidencia aproximada indicado como 0/FALSO o 1/VERDADERO)

Para aprender el uso de este comando, necesariamente utilizaremos el archivo Excel: Práctica 4 – Buscar; nos ubicamos en el la
hoja electrónica “10” y a continuación procedemos a ejecutar paso a paso lo explicado a continuación:

5
Elaboración: Paúl Macelo Salazar Cueva
Práctica 4
Unidad Formativa Dos/Actividades/Práctica 4
Búsqueda masiva de datos
Archivo Excel: Práctica 4 - Buscar
Por favor abra el archivo; y siga paso a paso lo mencionado en este Manual. Una vez terminado subir el archivo a la
plataforma virtual para revisión y calificación del tutor.

 Supongamos que deseamos conocer la edad de un grupo de personas de las que disponemos únicamente los números
de cédula; mientras que la información de edad se encuentra dentro de otra base de datos extensa. Para efectuar estas
búsquedas, primero revisamos nuestra información e identificamos el posible dato coincidente o único que nos permitirá
encontrar la información buscada dentro de una base de datos. En este ejemplo, el dato de búsqueda sería el número de
“CÉDULA DE IDENTIDAD” (porque es un dato único, podríamos también usar los “APELLIDOS Y NOMBRES”, pero existirán
menos posibilidades de que el Excel lo encuentre en una base porque pueden existir diferencias de escritura como
espacios adicionales y/o faltas de ortografía). En definitiva buscaremos el número de “CÉDULA DE IDENTIDAD” en la base
de datos y le solicitaremos al Excel que una vez encontrado el número de cédula, nos entregue como resultado la edad
de esa persona.

 Para efecto primero nos ubicamos en la celda donde deseamos que el Excel nos entregue el resultado (en este caso la
celda E7); y escribimos el comando =BUSCARV( e inmediatamente procedemos a indicar el valor o rango del dato que
deseamos buscar, en este caso el rango del primer número de cédula a buscar es C7. Escrito el rango ingresamos el
separador punto y coma (;) ó coma (,) dependiendo de la configuración que tenga el computador que se encuentren
utilizando (en todo caso se tendrá que probar cuál de los dos funciona).

6
Elaboración: Paúl Macelo Salazar Cueva
 Dentro de la misma fórmula, procedemos a seleccionar el rango de la base de datos que contiene toda la información en la
cual deseamos buscar, en este caso la información se encuentra en la hoja Excel “BASE DE DATOS”, por lo que su rango en
este caso es: 'BASE DE DATOS'!A1:G234

IMPORTANTE: La función BUSCARV solo puede buscar un valor de izquierda a derecha; razón por la cual la columna que
contiene el valor que busca siempre debe ubicarse a la izquierda de la columna que contiene el valor devuelto, caso
contrario el Excel no podrá ejecutar la búsqueda.

7
Elaboración: Paúl Macelo Salazar Cueva
 Obsérvese que la columna de la “CÉDULA DE IDENTIDAD” se encuentra a la izquierda de la base de datos y la columna
“EDAD” que es la columna que contiene el dato de respuesta, se encuentra a la derecha; el Excel buscará la información
desde la izquierda hacia la derecha. Si hubiere existido el caso de que la columna “CÉDULA DE IDENTIDAD” se encuentre
a la derecha de la columna “EDAD”, se debe cambiar la posición de los datos de la columna a fin de que el Excel pueda
ejecutar la búsqueda hacia la derecha.

COLUMNA DE BÚSQUEDA A LA IZQUIERDA Y COLUMNA

QUE CONTIENE LA RESPUESTA A LA DERECHA

 Seleccionado el rango, inmediatamente presionamos la tecla F4, con el fin de que el rango seleccionado se vuelva fijo (el
objetivo es que al copiar la fórmula de búsqueda a las siguientes filas, el rango no se mueva y siempre sea el mismo).
Nótese que al presionar F4 se incluirá automáticamente entre las letras del rango el símbolo $, el mismo que hace fijas a
las celdas:

8
Elaboración: Paúl Macelo Salazar Cueva
  Descrito el rango ingresamos el separador punto y coma (;) ó coma (,) e ingresamos el número de columna en la cual se
encuentra la respuesta que necesitamos desplegar (contado desde la columna que contiene el valor buscado, en este
caso desde la “CÉDULA DE IDENTIDAD”). En este caso como necesitamos la información de la columna Edad, la misma
que se encuentra en la columna número 6 de la base de datos; procedemos a escribir el número (6) en la formula.

1 2 3 4 5 6

 Indicado el número de columna, ingresamos otro separador punto y coma (;) ó coma (,) y finalmente ponemos el número
0 ó 1, dependiendo de la información que deseamos que se nos despliegue como respuesta; 1 es para que me indique
la información más CERCANA y 0 para que despliegue la información EXACTA. Como casi siempre se utiliza el comando
BUSCARV para identificar datos exactos, se recomienda usar el valor de 0.

9
Elaboración: Paúl Macelo Salazar Cueva
 0

 Finalmente cerramos el paréntesis, presionamos la tecla ENTER y copiamos la formula a las demás filas con el fin de que
el Excel nos busque los números de cédula adicionales en la base de datos.

Como resultado obtendremos en la hoja “10” del Excel, las edades de las personas bajo los números de cédulas buscados.

10
Elaboración: Paúl Macelo Salazar Cueva
 IMPORTANTE: Una forma rápida de copiar las formulas o series a las demás filas de un conjunto de datos, es realizando
doble clic con el botón izquierdo del mouse, exactamente en el extremo inferior derecho del rango de la celda que
contiene la formula (justo en el momento en el cual aparece una cruz negra, al apuntar con el mouse). Observaremos
que los dados, series y/o formulas se copiarán hasta la última celda en la cual el Excel identifique que existen datos
(columna inmediata anterior a la que contiene el dato a copiar).

Doble “clic”
izquierdo con
el mouse en
la cruz negra

2.1.3. Búsqueda de datos en horizontal (BUSCARH ó CONSULTAH)

El procedimiento de uso de este comando es el mismo que se utilizó con la función “BUSCARV”; lo que cambia es el sentido de la
búsqueda en lugar de buscar en columnas, se da la orden al Excel para buscar en filas. La función de “BUSCARH”, me permite la
búsqueda de información de forma Horizontal dentro de una base de datos. La fórmula para el uso de la función BUSCARH es el
siguiente:

=BUSCARH(Valor que desea buscar; rango en el que quiere buscar el valor; el número de fila en el rango que contiene
el valor devuelto, Coincidencia exacta o Coincidencia aproximada indicado como 0/FALSO o 1/VERDADERO).

Para aprender el uso de este comando, necesariamente utilizaremos el archivo Excel: Práctica 4 – Buscar ; nos ubicamos en la hoja
electrónica “11” y a continuación procedemos a ejecutar paso a paso lo explicado a continuación:

 Supongamos que deseamos conocer la cantidad vendida en el mes de marzo de un grupo de personas de los cuales

11
Elaboración: Paúl Macelo Salazar Cueva
 conocemos el nombre del “VENDEDOR”. La información a buscar se encuentra dentro de otra base de datos extensa;
pero se observa que los datos de esta (BASE DE DATOS 2) en el mes de marzo se encuentran desplegados en una sola fila
de forma horizontal; por lo que en base al orden de los datos, procedemos con el uso de la función BUSCARH.

 Para efecto primero nos ubicamos en la celda donde deseamos que el Excel nos entregue el resultado (en este caso la
celda D7 de la hoja “11”); y escribimos el comando =BUSCARH( e inmediatamente procedemos a indicar el valor o
rango del dato que deseamos buscar, en este caso el rango del primer nombre del VENDEDOR es C7. Escrito el rango
ingresamos el separador punto y coma (;) ó coma (,) dependiendo de la configuración que tenga el computador que se
encuentren utilizando.

 Dentro de la misma fórmula, procedemos a seleccionar el rango de la base de datos que contiene toda la información en
la cual deseamos buscar, en este caso la información se encuentra en la hoja Excel “BASE DE DATOS 2”, por lo que su
rango en este caso es: 'BASE DE DATOS 2'!A3:H8

 Seleccionado el rango, inmediatamente presionamos la tecla F4, con el fin de que el rango seleccionado se vuelva fijo (el
objetivo es que al copiar la fórmula de búsqueda a las siguientes filas, el rango no se mueva y siempre sea el mismo).

 En la misma fórmula y una vez descrito el rango, ingresamos el separador punto y coma (;) ó coma (,) e ingresamos el
número de fila en la cual se encuentra la respuesta que necesitamos desplegar (contado desde la primera fila del rango
de datos seleccionado). En este el mes de Marzo se encuentra en la fila número (4) del rango de datos; por lo que
procedemos a escribir el número (4) en la formula.

12
Elaboración: Paúl Macelo Salazar Cueva
 1

 Indicado el número de fila, ingresamos otro separador punto y coma (;) ó coma (,) y finalmente ponemos el número 0 ó
1, dependiendo de la información que deseamos que se nos despliegue como respuesta; 1 es para que me indique la
información más CERCANA y 0 para que despliegue la información EXACTA. Como casi siempre se utiliza el comando
BUSCARH para identificar datos exactos, se recomienda usar el valor de 0.

 Finalmente cerramos el paréntesis, presionamos la tecla ENTER y copiamos la formula a las demás filas con el fin de que
el Excel nos busque los nombres adicionales en la base de datos.

FORMULA FINAL PARA

ESTE CÁLCULO

13
Elaboración: Paúl Macelo Salazar Cueva
2.1.4. [Link]
Cuando el Excel no encuentra de forma definitiva algún valor, el software devuelve el símbolo #N/A; si visualmente no deseamos
que se observe ese error en la hoja electrónica; utilizamos la función [Link]. La función mencionada nos permite además
modificar la visualización de los resultados cuando se generan los siguientes tipos de errores: #N/A, #¡VALOR!, #¡REF!, #¡DIV/0!,
#¡NUM!, #¿NOMBRE? o #¡NULO!. . La sintaxis es la siguiente:

=[Link](rango de la celda que contiene la información con error; valor que deseamos que se devuelva si la fórmula evalúa un
error)

 Para el ejemplo anteriormente mencionado se describe la fórmula: =[Link](

 Se escribe el rango de la celda que contiene la información con error.
 Se escribe el separador punto y coma (;) ó coma (,) dependiendo de la configuración que tenga el computador que se
encuentren utilizando.
 Se escribe el valor que deseamos que se devuelva en caso de que cualquier fórmula evalúe un error. Se recomienda
poner 0 (cero) ó “” (comillas sin datos, a fin de que el resultado sea una celda en blanco).
 Se cierra el paréntesis y se presiona “Enter”, para que el Excel modifique el resultado, tal como lo podemos visualizar en
los siguientes gráficos:

FORMULA CON ALGÚN

TIPO DE ERROR

VALOR MODIFICADO AL
IDENTIFICAR ERROR

14
Elaboración: Paúl Macelo Salazar Cueva
2.2. INTRODUCCIÓN A LAS FUNCIONES

Para aprender esta sección, necesariamente debemos utilizar el presente manual y ejecutarlo paso a paso en el archivo Excel:
Práctica 5 - Funciones; hoja: “Introducción”.

Previo al aprendizaje profundo de funciones, en la hoja “Introducción” del archivo Excel: Práctica 5 - Funciones; se propone la
ejecución de ejercicios que contienen fórmulas básicas y cotidianas del Excel; las mismas que tienen como objetivo recordar su
utilización, a fin de integrarlo en otras funciones más complejas y formulas anidadas a resolverse más adelante.

Práctica 5
Unidad Formativa Dos/Actividades/Práctica 5
Funciones
Archivo Excel: Práctica 5 - Funciones
Por favor abra el archivo; y siga paso a paso lo mencionado en el archivo. Una vez terminado subir el documento a la
plataforma virtual para revisión y calificación del tutor.

2.3. FUNCIONES DE FECHA

Abierto el archivo Excel: Práctica 5 - Funciones; procedemos a ejecutar los ejercicios y prácticas requeridos en la hoja: “Fecha y
hora”. Los archivos Excel contienen toda la información práctica para el aprendizaje, incluyendo ejemplos; mientras que en esta
sección del Manual, describiremos brevemente la definición y sintaxis de las principales funciones de fecha.

2.3.1. HOY
DEFINICIÓN Muestra la fecha actual en una hoja de cálculo
SINTAXIS =HOY()
 Escriba la fórmula: =HOY
 Abra paréntesis.
 Cierre el paréntesis y se presione la tecla “ENTER”.
EJEMPLO Exponga la fecha del día de hoy
=HOY()
Resultado = 09/07/2019

15
Elaboración: Paúl Macelo Salazar Cueva
2.3.2. [Link]
DEFINICIÓN Devuelve el número de días laborables entre dos fechas. No incluye fines de semana ni otras fechas que se
identifique como feriados o vacaciones.
SINTAXIS =[Link](fecha_inicial; fecha_final;vacaciones)
Escriba la fórmula: =[Link](
Seleccione el rango de la celda o la fecha inicial.
Escriba un separador (;) ó (,) e ingrese la fecha_final
Opcionalmente puede escribir un separador (;) ó (,) e ingrese el rango de las fechas adicionales
consideradas como vacaciones y feriados
 Cierre el paréntesis y se presione la tecla “ENTER”.
EJEMPLO Dados los siguientes datos, ejecute:

A B C
1 Fecha de Días
Fecha de hoy
infracción transcurridos
2 09/03/2019 09/03/2019

En la celda C2 calcule el número de días que han transcurrido entre las ”fecha de infracción” y la “fecha de
hoy”:
=[Link](A2;B2)
Resultado= 87

2.3.3. AHORA
DEFINICIÓN Devuelve el número de serie de la fecha y hora actuales.
(En los números de serie, los dígitos a la derecha del separador decimal representan la hora; los números a la
izquierda representan la fecha. Por ejemplo, el número de serie 0,5 representa la hora 12:00 del mediodía).
SINTAXIS =ahora()
 Escriba la fórmula: =ahora(
 Cierre el paréntesis y se presione la tecla “ENTER”.
EJEMPLO =ahora()
Devuelve la fecha y hora actuales
Resultado = 06/11/2011 19:03

=ahora() -0,5
Devuelve la fecha y hora de hace 12 horas (hace -0,5 día)
Resultado = 06/11/2011 7:03

=ahora() +7
Devuelve la fecha y hora dentro de 7 días
Resultado = 13/11/2011 19:03

=ahora() -2,25
Devuelve la fecha y hora de hace 2 días y 6 horas (hace -2,25 días)
Resultado = 04/11/2011 13:03

16
Elaboración: Paúl Macelo Salazar Cueva
2.4. FUNCIONES LÓGICAS
Abierto el archivo Excel: Práctica 5 - Funciones; procedemos a leer el contenido de cada hoja electrónica y al mismo tiempo
procedemos a ejecutar los ejercicios y prácticas requeridos en la hoja: “Funciones lógicas”. Los archivos Excel contienen toda la
información práctica para el aprendizaje, incluyendo ejemplos; mientras que en esta sección del Manual, describiremos
brevemente la definición y sintaxis de las funciones principales.

2.4.1. SI
DEFINICIÓN Permite realizar comparaciones lógicas entre un valor y un resultado que espera, por tal motivo se puede tener
dos resultados uno verdadero o uno falso.
SINTAXIS =SI(prueba_logica; valor_si_verdadero; valor_si_falso)

Escriba la función: =si(

Escriba una fórmula lógica la cual puede ser matemática, como B1>2 o A3=0; de igual forma puede
ser una comparación con un texto o con una cadena alfanumérica, como C3<>”SI” o bién
D5=”CONSTITUCION” hasta una fórmula de cadenas de Excel. Si se cumple la prueba lógica, se
considera verdadera y la función asigna el valor_si_verdadero. En caso de que sea falsa se asigna el
valor_si_falso.
 Escriba un separador (;) ó (,) e ingrese el valor que asignará la función SI en el caso de que la prueba
lógica sea verdadera. Puede ser un valor numérico como 7, una cadena como “Verdadero” o incluso
otra fórmula de Excel. En el caso de omitir esta variable, dejando la función como =SI(B2<5;;"Falso"),
su valor será 0 por defecto.
 Escriba un separador (;) ó (,) e ingrese el valor a la función SI de Excel en el caso de que la
prueba_lógica sea falsa. Al igual que el valor_si_verdadero, puede tomar cualquier tipo de valor o
fórmula. Si se omite este valor en la sintaxis, como por ejemplo =SI(B2=”Ramón”;3;), se le asignará
por defecto el valor 0.
 Cierre el paréntesis y se presione la tecla “ENTER”.
EJEMPLO Ejemplo 1
Dados los siguientes datos, ejecute:
A B
1 Código de
¿Está activo?
actividad
2 Si 1

En la celda B2 devuelva el valor de 1 si el dato de la celda A2 es “Si”, caso contrario devuelva el dato “No”:
=SI(A2=”Si”;1;2)
Resultado= 1

Ejemplo 2
Dados los siguientes datos, ejecute:
A B C D
1 Artículo Precio Aplica Impuesto Valor de Impuesto
2 Zapatos $5887 Si aplica
3 Sacos $4820 No aplica
4 Porcentaje IVA 12%

En la celda D2 calcule el valor del impuesto (multiplicando el Precio por el porcentaje de la celda B4) cuando
el dato de la celda C2 es “Si aplica”; y en caso de ser “No aplica” devuelva el valor de 0:

17
Elaboración: Paúl Macelo Salazar Cueva
 =SI(C2=”Si aplica”;B2*B4;0)
Resultado = 706,44

Ahora copie la misma fórmula de la celda D2 en la celda D3 y observe el resultado:

=SI(C3=”Si aplica”;B3*B4;0)
Resultado = 0

2.4.2. Y
DEFINICIÓN Permite evaluar varias expresiones lógicas para saber si todas son verdaderas. Será suficiente con que
cualquiera de las expresiones sea falsa para que el resultado de la función también sea FALSO.
SINTAXIS =Y(valor_logico; valor_logico2; …)

Escriba la función: =Y(

Escriba una condición que desea comprobar. La función Y solamente regresará el valor VERDADERO
si todas las expresiones lógicas evaluadas son verdaderas. Bastará con que una sola expresión sea
falsa para que la función Y tenga un resultado falso.
 Escriba un separador (;) ó (,) y al igual que en el caso anterior ingrese una nueva condición a
comprobar. Una vez especificada la condición puede incluir nuevas condiciones, hasta un total de
255.
 Cierre el paréntesis y se presione la tecla “ENTER”.
EJEMPLO Ejemplo 1
Dados los siguientes datos, ejecute:

A B
1 Color
2 Rojo
3 Verde
4 Azul

En la celda B2 indique como verdadero si el dato de la celda A2 es “Rojo” Y el dato de la celda A4 es “Azul”;
caso contrario sería falso:
=Y(A2=”Rojo”; A4=”Azul”)
Resultado= VERDADERO

2.4.3. O
DEFINICIÓN Permite evaluar varias expresiones lógicas para saber si al menos uno de los argumentos es verdadero. Será
suficiente con que cualquiera de las expresiones sea verdadera para que el resultado de la función también
sea VERDADERA.
SINTAXIS =O(valor_logico; valor_logico2; …)
 Escriba la función: =O(
 Escriba una condición que desea comprobar. La función O regresará el valor VERDADERO si al menos
una expresión es verdadera. La única forma de que la función O devuelva el valor de FALSO es que
todas las expresiones sean falsas.
 Escriba un separador (;) ó (,) y al igual que en el caso anterior ingrese una nueva condición a
comprobar. Una vez especificada la condición puede incluir nuevas condiciones, hasta un total de
255.
 Cierre el paréntesis y se presione la tecla “ENTER”.

18
Elaboración: Paúl Macelo Salazar Cueva
 EJEMPLO Ejemplo 1
Dados los siguientes datos, ejecute:

A B
1 Color
2 Verde

En la celda B2 indique como verdadero si el dato de la celda A2 es “Rojo” O es “Verde”; caso contrario sería
falso.:
=O(A2=”Rojo”; A2=”Verde”)
Resultado= VERDADERO

2.4.4. NO
DEFINICIÓN Se utiliza cuando desea asegurarse de que un valor no es igual a otro.
SINTAXIS =NO(valor_logico)
 Escriba la función: =NO(
 Escriba el valor o expresión a evaluar como FALSO o VERDADERO.
 Cierre el paréntesis y se presione la tecla “ENTER”.
EJEMPLO Ejemplo 1
Dados los siguientes datos, ejecute:

A B
1 Color
2 Verde

En la celda B2 indique como verdadero si el dato de la celda A2 no es “Verde”:

=NO(A2=”Verde”)
Resultado= FALSO

2.5. FUNCIONES CONDICIONALES

Abierto el archivo Excel: Práctica 5 - Funciones; procedemos a leer el contenido de cada hoja electrónica y al mismo tiempo
procedemos a ejecutar los ejercicios y prácticas requeridos en la hoja: “Funciones condicionales”. Los archivos Excel contienen
toda la información práctica para el aprendizaje, incluyendo ejemplos; mientras que en esta sección del Manual, describiremos
brevemente la definición y sintaxis de las principales funciones condicionales.

Las funciones condicionales le permiten sumar, obtener el promedio, contar u obtener el mínimo o el máximo de un determinado
intervalo de datos según una condición determinada o los criterios que especifique.

Las funciones condicionales pertenecen a la categoría de funciones lógicas; por medio del Excel se puede lograr que en una celda
o varias se visualice únicamente un determinado valor o texto en función a lo que exista en otras celdas.

19
Elaboración: Paúl Macelo Salazar Cueva
2.5.1. [Link]
DEFINICIÓN Nos permite sumar solo rangos que cumplen cierto criterio o condición.
SINTAXIS = [Link](rango; criterio; rango_suma)
 Escriba la fórmula: =[Link](
 Seleccione el rango de las celdas que contienen el intervalo que se desea ver
 Escriba un separador (;) ó (,) y seleccione el valor que desea buscar.
 Escriba un separador (;) ó (,) y seleccione el rango de celdas que desea sumar.
 Cierre el paréntesis y se presione la tecla “ENTER”.
EJEMPLO Dados los siguientes datos, ejecute:

A B C
1 Categoría Alimento Ventas
2 Verdura Tomates 2.300 €
3 Verdura Apio 5.500 €
4 Fruta Naranjas 800 €
5 Mantequilla 400 €
6 Verdura Zanahorias 4.200 €
7 Fruta Manzanas 1.200 €

Suma de las ventas de todos los alimentos en la categoría "Frutas":

=[Link](A2:A7;"Frutas";C2:C7)
Resultado = 2000 €

2.5.2. [Link]
DEFINICIÓN Permite contar elementos cuando cumple determinado criterio o condición.
SINTAXIS =[Link](rango de donde quiere realizar la búsqueda; qué quiere buscar)
 Escriba la fórmula: =[Link](
 Seleccione el rango de las celdas en donde quiere realizar la búsqueda.
 Escriba un separador (;) ó (,) y seleccione el dato que desea contar.
 Cierre el paréntesis y se presione la tecla “ENTER”.
EJEMPLO Dados los siguientes datos, ejecute:

A B
1 Datos Datos
2 manzanas 32
3 naranjas 54
4 melocotones 75
5 manzanas 86

Cuenta el número de celdas con manzanas entre las celdas A2 y A5:

=[Link](A2:A5;"manzanas")
Resultado = 2

20
Elaboración: Paúl Macelo Salazar Cueva
2.5.3. [Link]
DEFINICIÓN Devuelve el promedio (media aritmética) de todas las celdas de un rango que cumplen un criterio.
SINTAXIS =[Link](rango; criterios; rango_promedio)

Escriba la fórmula: =[Link](

Seleccione el rango de las celdas de las cuales se desea obtener el promedio.

Escriba un separador (;) ó (,) e ingrese el criterio, expresión que determine las celdas cuyo promedio
se desea obtener.
 Opcional, escriba un separador (;) ó (,) e ingrese el rango del conjunto real de celdas cuyo promedio
se va ha calcular.
 Cierre el paréntesis y se presione la tecla “ENTER”.
EJEMPLOS Dados los siguientes datos, ejecute:

A B
1 Valor
Comisión
Propiedad
2 100.000 7.000
3 200.000 14.000
4 300.000 21.000
5 400.000 28.000

Promedio de todos los valores de propiedad menores de 250.000:

= [Link](A2:A5;"<250.000")
Resultado= 150.000
Promedio de todas las comisiones con un valor de propiedad mayor que 250.000:
=[Link](A2:A5;">250.000";B2:B5)
Resultado= 24.500

2.5.4. [Link]
DEFINICIÓN Devuelve el promedio (media aritmética) de todas las celdas que tienen múltiples criterios.
SINTAXIS =[Link](rango_promedio; rango_criterio1; criterio1; [rango_criterio2; criterio2];…)

Escriba la fórmula: =[Link](

Seleccione el rango de las celdas de las cuales se desea obtener el promedio.

Escriba un separador (;) ó (,) e ingrese el rango_criterio1 , en los que se van a evaluar los criterios
asociados, el cual es obligatorio (los demás rangos de criterios son opcionales).
 Escriba un separador (;) ó (,) e ingrese el rango del conjunto real de celdas cuyo promedio se va ha
calcular. El criterio1 es obligatorio, los criterios siguientes son opcionales.
 Cierre el paréntesis y se presione la tecla “ENTER”.
EJEMPLOS Dados los siguientes datos, ejecute:

A B C D E
1 Tipo Precio Ciudad Número de dormitorios ¿Garaje?
2 Piso 230000 Laredo 3 No
3 Apartamento 197000 Santoña 2 Sí
4 Chalet Santoña Sí
345678 4
individual

21
Elaboración: Paúl Macelo Salazar Cueva
 5 Chalet adosado 321900 Laredo 2 Sí
6 Casa – Torre 450000 Santoña 5 Sí
7 Casa - Colonial 395000 Santoña 4 No

Precio medio de una casa en Laredo con un máximo de 3 dormitorios y sin garaje.

=[Link](B2:B7; C2:C7; "Laredo"; D2:D7; "<=3";E2:E7; "No")

Resultado= 230.000

2.6. FÓRMULAS ANIDADAS

Abierto el archivo Excel: Práctica 5 - Funciones; procedemos a leer a ejecutar los ejercicios y prácticas requeridos en la hoja:
“Formulas Anidadas”. Los archivos Excel contienen toda la información práctica para el aprendizaje, incluyendo ejemplos; mientras
que en esta sección del Manual, describiremos brevemente la definición y sintaxis de las funciones condicionales principales.

El uso de una función como parte de uno de los argumentos de otra función, se denomina anidamiento. Para el anidamiento se
utiliza la función SI, la misma que permite resolver problemas en los cuales se requiera evaluar más de una prueba lógica y ejecutar
más de dos acciones. En total el Excel puede anidar hasta 64 niveles de funciones en una fórmula.

Normalmente cuando se usa la opción SI, existen dos acciones; una que responderá a una primera acción cuando la prueba lógica
esa VERDADERA y a una segunda acción cuando la prueba lógica sea FALSA; sin embargo, cuando necesitemos incluir una prueba
lógica adicional dentro de la misma fórmula; la primera función SI incluirá otra función, de manera que entre ambas funciones
ejecuten un total de tres acciones (para este ejemplo). La siguiente imagen nos muestra el funcionamiento de la función SI anidada:

Fuente: [Link]

22
Elaboración: Paúl Macelo Salazar Cueva
Ejemplo 1:

Dados los siguientes datos:

A B
1 PUNTUACIÓN CALIFICACIÓN
2 45
3 90
4 78
5

Supongamos que deseamos, asignar una letra de calificación a la puntuación en la celda B2; cuando la puntuación es mayor a 89,
la calificación será de “A”; cuando la nota sea mayor a 79 e igual a 89 tendrá una calificación “B”; cuando la nota sea mayor a 69 e
igual a 79 tendrá una calificación “C”; cuando la nota sea mayor a 59 e igual a 69 tendrá una calificación “D”; para todos los demás
casos la nota será “F”.

La fórmula anidada requerida sería la siguiente:

1 2 3 4

=SI(A2>89;"A";SI(A2>79;"B";SI(A2>69;"C";SI(A2>59;"D";"F"))))
Respuesta: D
Adicionalmente, si copiamos la fórmula de la celda B2 a las celdas B3 y B4; obtendremos como respuesta A y C, respectivamente.

Ejemplo 2:

Otro tipo de función anidada, sería como el siguiente ejemplo; supongamos que se debe cobrar un impuesto sobre una sumatoria
de valores; pero únicamente cuando el promedio de ventas de todos los productos, excede las 50 unidades.

A B
CANTIDAD DE INGRESOS
1
VENTA (productos) (valores)
2 20 $ 7,00
3 28 $ 8,00
4 78 $ 5,00
5 80 $ 1,00

Para este caso deberemos construir una formula anidada compuesta de la suma del conjunto de números (B2:B5), la misma que
debe sumar solo si el promedio de otro conjunto de números (A2:A5) es mayor que 50. De lo contrario, devuelve 0.

La función de anidamiento es la siguiente:

23
Elaboración: Paúl Macelo Salazar Cueva
 3

1 2

= SI(PROMEDIO(A2:A5)>50; SUMA(B2:B5);0)
En este ejemplo, la función SI anida a otras 2 funciones, una de las cuales debe cumplir con la condición de ser mayor que el valor
de 50 (para este caso).

Como se puede observar no todas las fórmulas creadas son iguales aún para el mismo problema ya que todo dependerá de la
lógica que se requiera implementar. Cómo se mencionó anteriormente el Excel puede anidar hasta 64 niveles de funciones en
una fórmula; siempre y cuando no se sobrepase el límite establecido, se podrá anidar tantas funciones como se necesite, lo único
que se tendrá que hacer es reemplazar una acción de la función SI por otra función SI.

En más de una ocasión se ha visto que los errores presentados en una función SI anidada provienen de una mala implementación
de la lógica utilizada. Adicionalmente a esto, la poca experiencia en el uso de los operadores de comparación en Excel ocasionarán
diversos problemas al construir adecuadamente las pruebas lógicas utilizadas por la función SI ([Link]; 2019).

Si cree conveniente refrescar un poco sus conocimientos sobre dichos operadores, se recomienda consultar el tutorial del link
[Link] ; poniendo especial atención a la sección de operadores
de comparación.

2.7. FUNCIONES BASE DE DATOS

Las funciones de bases de datos se pueden utilizar cuando tenemos la información organizada como una base de datos; es decir
que se encuentran en un rango de celdas donde la primera fila tiene los títulos de cada columna. Estas funciones nos permiten
contar, sumar, multiplicar los valores de una columna que cumplen con los criterios especificados e inclusive podremos extraer un
registro que cumpla con ciertas condiciones. A continuación, se mencionan las funciones con sus descripciones y sintaxis:

FUNCIÓN DESCRIPCIÓN SINTÁXIS

Obtiene el promedio de los valores de una columna, lista =BDPROMEDIO(base_de_datos;
BDPROMEDIO o base de datos que cumplen las condiciones nombre_de_campo; criterios)
especificadas.
Suma los números en el campo (columna) de los registros =BDSUMA(base_de_datos; nombre_de_campo;
BDSUMA
que coinciden con las condiciones especificadas. criterios)
Multiplica los valores del campo (columna) de registros en =BDPRODUCTO(base_de_datos;
BDPRODUCTO la base de datos que coinciden con las condiciones nombre_de_campo; criterios)
especificadas.
Cuenta las celdas que contienen números en el campo =BDCONTAR(base_de_datos;
BDCONTAR (columna) de registros de la base de datos que cumplen nombre_de_campo; criterios)
las condiciones especificadas.

24
Elaboración: Paúl Macelo Salazar Cueva
 Cuenta el número de celdas que no están en blanco en el =BDCONTARA(base_de_datos;
BDCONTARA campo (columna) de los registros de la base de datos que nombre_de_campo; criterios)
cumplen las condiciones especificadas.
Devuelve el número máximo en el campo (columna) de =BDMAX(base_de_datos;
BDMAX registros de la base de datos que coinciden con las nombre_de_campo; criterios)
condiciones especificadas.
Devuelve el número menor del campo (columna) de =BDMIN(base_de_datos; nombre_de_campo;
BDMIN registros de la base de datos que coincide con las criterios)
condiciones especificadas.
Extrae de una base de datos un único registro que =BDEXTRAER(base_de_datos; nombre_de_campo;
BDEXTRAER
coincide con las condiciones especificadas. criterios)
Calcula la desviación estándar basándose en una muestra =BDDESVEST(base_de_datos; nombre_de_campo;
BDDESVEST
de las entradas seleccionadas de una base de datos. criterios)
Calcula la desviación estándar basándose en la población =BDDESVESTP(base_de_datos; nombre_de_campo;
BDDESVESTP
total de las entradas seleccionadas de una base de datos. criterios)
Calcula la varianza de una población basándose en una =BDVAR(base_de_datos; nombre_de_campo;
BDVAR muestra de las entradas seleccionadas de una base de criterios)
datos.
Calcula la varianza basándose en la población total de las =BDVARP(base_de_datos; nombre_de_campo;
BDVARP
entradas seleccionadas de una base de datos. criterios)
Fuente: [Link]
[Link]

En general, la sintaxis de las funciones de bases de datos siguen el mismo criterio para todos los casos, es decir hay una selección
de base de datos, la identificación de la columna que se usa en la función y el establecimiento de criterios; lo que cambia es la
función que se ejecuta de acuerdo a las necesidades del usuario (sumar, promediar, contar, etc). En este instructivo describiremos
a detalle la sintaxis de la función de bases de datos BDPROMEDIO.

BDPROMEDIO

Descripción: Devuelve el promedio de los valores de un campo (columna) de registros en una lista o
base de datos que cumple las condiciones especificadas.
Sintaxis: =BDPROMEDIO(base_de_datos; nombre_de_campo; criterios)

 Base_de_datos.- Es el rango de celdas que compone la lista o base de datos. Una

base de datos es una lista de datos relacionados en la que las filas de información
son registros y las columnas de datos, campos. La primera fila de la lista contiene
los rótulos de cada columna.
 Nombre_de_campo.- Indica qué columna se usa en la función. Escriba el rótulo de
la columna entre comillas, como por ejemplo "Edad" o "Rendimiento", o un
número (sin las comillas) que represente la posición de la columna en la lista: 1
para la primera columna, 2 para la segunda y así sucesivamente.
 Criterios.- Es el rango de celdas que contiene las condiciones especificadas. Puede
usar cualquier rango en el argumento Criterios mientras este incluya por lo
menos un rótulo de columna y al menos una celda debajo del rótulo de columna
en la que se pueda especificar una condición de columna.

25
Elaboración: Paúl Macelo Salazar Cueva
Con el propósito de realizar esta práctica, necesariamente utilizaremos el archivo Excel: Práctica 6 – Funciones de Bases de
Datos. El archivo Excel contiene toda la información práctica para el aprendizaje, incluyendo ejemplos; mientras que en esta
sección del Manual, describimos brevemente la definición y sintaxis de las funciones de bases de datos principales.

Práctica 6
Unidad Formativa Dos/Actividades/Práctica 6
Funciones de Bases de Datos
Archivo Excel: Práctica 6 – Funciones de Bases de Datos
Por favor abra el archivo; y siga paso a paso lo mencionado en el archivo. Una vez terminado subir el documento a la
plataforma virtual para revisión y calificación del tutor.

26
Elaboración: Paúl Macelo Salazar Cueva
Participa en el foro 2 de la plataforma virtual
Unidad Formativa Dos/Actividades/Foro 2
En este Foro los participantes podrán plantear dudas colectivas, debatir, refutar, cuestionar y sobre todo opinar

abiertamente, desde su punto de vista consultado, profesional y/o experiencial.

EVALUACIÓN DIAGNÓSTICA 2
Antes de iniciar la siguiente Unidad Formativa, primero es necesario, conocer los conocimientos alcanzados en el
curso de Excel Avanzado, para esto se solicita que se ejecute la evaluación diagnóstica de la Unidad Formativa 2,
dando clic en:

Actividades / Diagnóstico - Evaluación Diagnóstica 2

27
Elaboración: Paúl Macelo Salazar Cueva
EVALUACIÓN SUMATIVA 2
Abra el archivo Excel: “Evaluación Sumativa 2” y ejecute lo mencionado en las hojas: “12”, “13”, “14”, y “15”. Cuando
termine por favor envíe su evaluación por medio de la plataforma de aprendizaje.

28
Elaboración: Paúl Macelo Salazar Cueva
 BIBLIOGRAFÍA WEB
[Link]
[Link]
[Link]
[Link]
[Link]

29
Elaboración: Paúl Macelo Salazar Cueva
 GLOSARIO
Autocompletar
Rellenar automáticamente una serie de datos que forman una secuencia, por ejemplo los días de la semana, meses o números.

Argumento
Valor requerido para calcular una función. Por ejemplo, la función CONTAR necesita referencia de celdas como argumentos:
=CONTAR(A2:D6) o =CONTAR(B1, C2, D3, D4, F5)

Barra de formulas
En la parte superior de una ventana de Excel, es un espacio rectangular alargado en donde van a aparecer los valores y las formulas
introducidas en la celda en la que este situado el cursor.

Barra de herramientas
Las barras de herramientas permiten alojar los comandos de Microsoft Excel de forma que podamos ver los comandos de forma
que podamos utilizarlos con rapidez.

Barra de herramientas Barra de menú de la hoja

La barra de menú es una barra de herramientas especial situada en la parte superior de la pantalla, que contiene menús como:
Archivo, Edición y Ver. La barra de menús predeterminada contiene menús y comandos para trabajar con hojas de cálculo.

Barra de herramientas Estándar

Contiene los siguientes botones: Nuevo, Abrir, Guardar, Imprimir, Vista preliminar, Ortografía y gramática, Cortar, Copiar, Pegar,
Copiar formato, Deshacer, Rehacer, Insertar hipervínculo, Barra de herramientas Web, Autosuma, Pegar función, Orden
ascendente, Orden descendente, Asistente para gráficos, Mapa, Dibujo, Zoom, Ayudante de Office.

Barra de herramientas Formato

Contiene los siguientes íconos: Fuente, Tamaño de fuente, Negrita, Cursiva, Subrayado, Alinear a la izquierda, Centrar, Alinear a
la derecha, Combinar y centrar, Estilo moneda, Estilo porcentual, Estilo millares, Aumentar decimales, Disminuir decimales,
Disminuir sangría, Aumentar sangría, Bordes, Color de relleno, Color de fuente.

Barra de herramientas Cuadro de controles

Contiene los siguientes íconos: Modo Diseño, Propiedades, Ver código, Casilla de verificación, Cuadro de texto, Botón de
comando, Botón de opción, Cuadro de lista, Cuadro combinado, Botón de alternar, Control de número, Barra de
desplazamiento, Etiqueta, Imagen, Más controles.

Celda
Es la intersección de una fila y una columna, en la cual se introducen los datos en forma de texto, números, fecha u otros datos.
Una celda se indica de la siguiente manera (A1).

Combinar celdas
Permite la agrupación de varias celdas en una sola.

Desagrupar (hojas)
Separar hojas agrupadas. Clic en una hoja que no está en el grupo, o hacer un clic derecho en el grupo y seleccionar Desagrupar
desde el menú que aparece

Descombinar
Hacer que las celdas combinadas retornen a su configuración anterior. Los Datos que se perdieron en una combinación están
aún perdidos.

30
Elaboración: Paúl Macelo Salazar Cueva
Descongelar Paneles
Es un comando en el menú Window que hace que toda la hoja se desplace junta.

Encadenamiento
Combinando texto y valores dentro de una cadena de texto. Si la fórmula en la celda D10 es ="Total Final es " + C4 + " ." y el valor
de la celda C4 es 560, entonces lo que ve en la celda D10 es, El Final Total es 560.

Fórmula
Una expresión que calcula algo, usualmente basada en los valores contenidos en las celdas. La fórmula = SUMA(A1, B1, C1) suma
los valores en las tres celdas. La fórmula D2/G4 divide el valor de la celda D2 por el valor de la celda G4.

Función
Una expresión matemática. En el caso de una hoja de cálculos, una función siempre comienza con el signo igual, = Ejemplos:
=SUMA(e12:h22) =COUNT(b14:g36) =PROMEDIO(A4,A6,A12,A42)

Hoja de Cálculo
Documento dentro de un libro de Excel en el que se pueden realizar cálculos con números, datos y texto, aparece en pestañas
debajo de la ventana principal.
Rango: Conjunto que forman una serie de celdas.

Rango
Los rangos son una referencia a un conjunto de celdas de una planilla de cálculos. Se definen mediante letras y números. Se
denomina mediante la celda de una esquina del rango (generalmente la superior izquierda), luego dos puntos y la esquina
opuesta. Por ejemplo, al rango que comprende las celdas C4, C5, C6, C7, D4, D5, D6, D7, E4, E5, E6 y E7 se lo denomina C4:E7.
En la figura 2 vemos la representación del rango de ejemplo.

Referencia absoluta
Referencia a celda que no cambiará aunque las celdas se muevan. Tiene el formato $A$1.

Referencia circular
Una fórmula que usa la celda de referencia de la celda, dentro de la cual, la propia celda está adentro.

Registro
Se denomina registro a una fila de celdas una al lado de la otra.

Rótulos de columnas
Área superior donde se inicia la hoja de cálculo que nos indica la letra de las columnas que la dividen.

Rótulos de filas
Área lateral donde se inicia la hoja de cálculo que nos indica el número de las filas que la dividen.

Libro de Excel
Archivo de Excel que contiene una o varias hojas de cálculo.

31
Elaboración: Paúl Macelo Salazar Cueva
 República del Salvador Nro. 34-183 y Suiza. Edificio Torrezul
Quito-Ecuador
Teléfonos: (593 2) 3 814 000
[Link]

32
Elaboración: Paúl Macelo Salazar Cueva