UNIVERSIDAD DE CARABOBO
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES
ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN COMERCIAL Y CONTADURÍA PÚBLICA
CAMPUS LA MORITA
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS EN EL PROCESO DE VENTAS
Y CUENTAS POR COBRAR DE LA EMPRESA CONVERTIDORA VENCORE
2000, C.A.
Autora:
Moronta Rosa
CAPITULO I
EL PROBLEMA
Planteamiento del problema.
Los manuales administrativos comenzaron a ser utilizados durante el periodo de la
segunda guerra mundial, se tiene conocimiento que ya existían publicaciones antiguas
las cuales contenían instrucciones e información para el personal sobre ciertas
maneras de operar un organismo, las primeras publicaciones de los manuales fueron
en forma circulares, memorándums, instrucciones internas, entre otros. Los mismos
carecían de un perfil técnico, no contaban con un formato preestablecido,
simplemente indicaban las estrategias que se debían realizar.
La creación de estos instrumentos dio la oportunidad de llevar de manera controlada
desde el personal de una organización hasta las políticas de la misma, de igual forma
permite tener un registro de la estructura funcional, los procedimientos y cualquier
otra práctica de una manera sencilla, clara y directa; los primeros modelos que se
crearon contenían defectos técnicos, pero sin duda alguna fueron de gran ayuda para
el adiestramiento del nuevo personal. Los mismos evolucionaron hasta lograr
convertirse en un material más técnicos, claros, concisos y prácticos para el
entendimiento de cualquier persona que desee leerlo, comenzaron a aplicarse en
diversas funciones operacionales de las organizaciones como los procesos de ventas,
producción, finanzas, entre otros.
Al transcurrir los años las organizaciones se ven afectadas por la globalización, la
competitividad y búsqueda de la excelencia debido a dicho fenómeno estas se han
visto en la necesidad de perfeccionar sus procedimientos administrativos los cuales
facilitan la realización de tareas cotidianas para el buen funcionamiento de sus
actividades diarias, mediante herramientas donde se establezcan los pasos que se
deben seguir en cada área existente dentro de una estructura organizacional, los
“optimizan
manuales son una excelente alternativa ya que son de gran utilidad en la realización
los”
correcta de procedimientos, sirven de ayuda, capacitación e inducción para los nuevos
talentos humanos en las organizaciones.
Así como el resto del mundo ha ido evolucionando en materia de procedimientos
administrativos debido a la competencia empresarial, Latinoamérica no escapa de esta
situación ya que también se ve afectada el fenómeno de la globalización y el alto
nivel de competitividad entre las empresas, esto requiere que mejoren sus servicios y
se adapten a las necesidades de los clientes y de los consumidores, controlando los
procesos internos para así brindarle al cliente el producto que desee sin que la entidad
se vea perjudicada monetariamente. Para lograr estos objetivos las entidades se han
abocado a mejorar de forma continua los procesos para optimizar las actividades y no
generar pérdidas monetarias en las empresas.
De igual forma en Venezuela las empresas se han visto en la necesidad de mejorar sus
sistemas e incorporar nuevas herramientas que sirvan como apoyo para la mejora del
control interno de sus actividades cotidianas, así como también de optimizar los
procedimientos administrativos mediante la elaboración de manuales de
procedimientos para cada área productiva de una organización que plasmen de una
forma sistematizada y correcta la realización de tareas diarias y que a su vez ayuden
con el buen clima organizacional en la entidad.
Los manuales son un mecanismo de comunicación de forma escrita en el cual se
“establecen” plasman las políticas, normas y procedimientos tanto administrativos como contables
entre otros, se hacen con el objetivo de poder alcanzar la máxima eficacia y eficiencia
operativa de una entidad a través de la definición de tareas y responsabilidades que
deben ser cumplidas por el talento humano de cada departamento para minimizar en
lo posible los errores en los procesos; de esta manera queda constancia de los
procedimientos y lineamientos a realizar en cada área con previa autorización de la
gerencia y la directiva de la empresa.
Rodríguez J. (2002) indica que, un manual es un documento en el que se encuentra de
manera sistémica, las instrucciones, bases o procedimientos para ejecutar una
Hace falta un
actividad (p/55).
empalme entre
los párrafos, así
Fernando Catacora (1997) define: Los manuales son por excelencia los documentos
como también
una organizativos y herramientas gerenciales utilizados para comunicar y documentar los
interpretación procedimientos contables y no contables. Consiste en la organización lógica y
de la autora.
ordenada de todos los procedimientos identificados, bajo el esquema de una especie
de libro actualizable (p/74)
En este mismo orden de ideas se puede expresar que los manuales permiten la
formalización de las normas y procedimientos de las diversas actividades que se
realizan en una organización, por tal motivo las mismas se apoyan en esta
herramienta con la finalidad de mejorar sus funciones para tener un buen desempeño
durante su existencia, además los manuales pueden influir en la capacidad que posee
la entidad de lograr sus objetivos, apoya a las iniciativas de calidad, mejora en los
tiempos de respuestas y logra que el personal sea un poco más eficiente y eficaz con
los procedimientos que deba ejecutar en el área en que se desenvuelve.
Repite el contenido
“La” “manufactura
En la empresa Convertidora Vencore 2000, C.A. que se dedica a la elaboración de
”
cartón con más de 20 años en el mercado, ubicada en la zona industrial de piñonal,
¿? Cómo un no escapa de la realidad planteada, ya que requiere actualizar sus procesos para poder
proceso de ctas
sobrevivir en el mercado competitivo, la misma necesita de nuevos mecanismos que
por cobrar
garantiza la le ayude en el desenvolvimientos de sus actividades y a su vez le permita adaptarse a
supervivencia en “. En la…
los cambios y nuevas tendencias del mundo globalizado en la actualidad,
el mercado ¿?
Fundamentar o
Convertidora Vencore 2000, C.A. presenta ausencia de controles internos ya que no
modificar cuenta con un manual de normas y procedimientos administrativos que contenga la “establezca”
argumento ¿? descripción detallada de las actividades a realizarse diariamente, en la organización
esto ocasiona que existan debilidades en sus operaciones en cuanto se refiere a las
ventas y cuentas por cobrar, no cuenta con procedimientos y métodos establecidos
Separarlo, que permitan la instrucción de quienes(¿?) laboran en los departamentos de ventas y
inícialo como cuentas por cobrar, otro punto importante es que existe ausencia en los
otro párrafo y
mejora la procedimientos debidamente definidos para el logro de los objetivos, las situación
redacción. descrita anteriormente ocasiona la pérdida de tiempo en cuanto a las tareas a
Parece forzada. realizarse en las distintas áreas ya mencionadas. Sabiendo lo anterior se recomienda
Evita exceso en
adverbios de realizar un manual de procedimientos administrativos para mejorar la eficiencia y
modo (palabras eficacia en sus actividades y así de esta manera evitar los errores en sus operaciones y
que terminan en
registros, aportando mejoras para su control interno, crecimiento organizacional y
“mente”)
mejora en los procesos administrativos.
En consecuencia la problemática que presenta la empresa Convertidora Vencore
2000, C.A. trae como propuesta la elaboración de un manual de normas y
procedimientos administrativos para el área de ventas y cuentas por cobrar, por
consiguiente se plantean las siguientes interrogantes que darán paso a los objetivos de
la investigación en curso.
¿Cómo segregar los documentos asociados en el proceso de ventas-cuentas por
Consultar con el
metodólogo, las cobrar?
considero de
débil reflexión. ¿Qué medidas de control interno deben acompañar el proceso de ventas-cuentas por
pagar?
¿Cuáles son los beneficios que arrojaría la elaboración de un manual de
procedimientos administrativos en el ares de ventas y cuentas por cobrar?
“Diseñar lineamientos contables y administrativos para el departamento
Objetivo general de Ventas y cuentas por Cobrar en la empresa Convertidora Vencore 2000,
C. A.”
Proponer un manual de normas y procedimientos administrativos en el área de
ventas-cuentas por cobrar de la empresa Convertidora Vencore 2000, C.A.
Objetivos específicos
Consultar con Analizar cuál es el proceso de ventas-cuentas por cobrar.
metodólogo el
orden de los Describir las normas y procedimientos administrativos del área de ventas-cuentas por
verbos de
cobrar.
acción así
como las
Proponer un manual de normas y procedimientos administrativos para mejorar los
actividades
sugeridas por procesos en el área de ventas-cuentas por cobrar.
tales objetivos
Justificación de la investigación.
La empresa Convertidora Vencore 2000, C.A. se encuentra en la necesidad de
implementar manuales de normas y procedimientos administrativos para el área
ventas-cuentas por cobrar, que le permitan realizar sus procedimientos de una manera
¿Cómo?
sólida¿? y así de esta forma contribuir a mejorar la eficiencia de sus operaciones y
con la implementación del mismo reducir al mínimo las irregularidades que se
puedan presentar en los procesos administrativos de estas áreas.
Cambiar. (ver Por tal motivo el propósito de esta investigación es proponer un manual de normas y
objetivo general) procedimientos administrativos, que se base en las teorías existentes de
Cuáles
investigadores que soporten el tema en cuanto a la materia de los manuales, todo esto
teorías??
se realiza con la finalidad de aportar posibles soluciones en cuantos a los
procedimientos administrativos para la empresa Convertidora Vencore 2000, C.A.
actualmente muchas empresas se encuentran en desconocimientos de las actividades
que realizan sus empleados en cada departamento de la misma y en caso de que
alguno de estos llegara a ausentarse de su lugar de trabajo puede llevarse consigo
mucha información que no pudo ser transmitida a otro empleado o que por su
complejidad no se capte bien los pasos o procedimientos para elaborar las actividades
diarias necesarias que sean de gran importancia para el buen funcionamiento de cada
departamento, por tal motivo surge la necesidad de que las empresas documenten
todos sus procedimientos que deben realizar sus empleados ya que el no poseer un
manual con la descripción de los procesos influye en el control interno como una
debilidad, las misma cobra mayor importancia cuando se trata del área de ventas y
cuentas por cobrar, ya que por medio de este proceso la empresa procura los ingresos
necesarios para el desarrollo continuo de sus operaciones diarias y le ayuda a
mantenerse activa en el mercado competitivo en cuanto a su actividad económica es
por ello que los manuales dentro de una organización tienen gran importancia como
herramienta de trabajo ya que contribuyen al manejo y planificación de sus recursos,
tanto humanos como materiales. El desarrollo de un manual de normas y
procedimientos administrativos detalla todos y cada uno de los procesos que se llevan
a cabo en la entidad y tienen una aplicación sumamente amplia ya que guían el
trabajo que debe realizar el personal que labora en el área de ventas y cuentas por
cobrar.
Considerando la ausencia de dicho manual en la empresa Convertidora Vencore
2000, C.A. la implementación del mismo contribuiría a un mejor control de las
actividades que se realizan en el proceso ventas-cuentas por cobrar, de igual manera
Separa los serviría de medio de integración y orientación al nuevo talento humano de la
párrafos y mejora organización y de esta forma facilite su incorporación al trabajo; facilitaría el
el empalme de las
ideas. aprovechamiento de los recursos humanos y materiales, la supervisión y evaluación
del trabajo; sería una fuente constante de información sobre los trabajos de la
empresa, así mismo agilizaría el proceso de hacer efectivas las normas, procesos y
funciones administrativas en el área de ventas-cuentas por cobrar. El resultado de esta
investigación constituirá un valioso aporte considerando la importancia que tiene la
utilización de un manual en cualquier organización para el cumplimiento de sus
objetivos. Así mismo, contribuirá a la formación como profesionales de las ciencias
contables ya que durante el desarrollo del trabajo a realizar, se han considerado
herramientas adquiridas a lo largo del estudio de la carrera.
