2.4 Empresa Industrial Venus S.A.
La Empresa Industrial Venus S.A. se dedica a la fabricación y venta de muebles de
madera.
Las características de la unidad de ventas son:
a) Coordina con las actividades de producción, compras, finanzas.
b) Coordina con ingeniería de planta para la planeación de mejoras en la planta y
para determinar la necesidad de nuevo equipo, y el mantenimiento del que ya se
tiene.
c) Coordina con los almacenes de materias primas para determinar stocks mínimos
y máximos.
d) Desarrollo la actividad de comercialización a través de los departamentos de
venta y mercadotecnia.
Se efectuó el análisis comparativo de las ventas de los primeros cuatro meses de los
ejercicios 2006 y 2005 como sigue:
MES 2005 2006 VARIACION
Enero $ 550,000,000 $ 420,000,000 $ 130,000,000
Febrero $ 620,000,000 $ 435,000,000 $ 185,000,000
Marzo $ 680,000,000 $ 410,000,000 $ 270,000,000
Abril $ 750,000,000 $ 420,000,000 $ 330,000,000
Los comentarios recibidos a las variaciones fueron los siguientes:
El presupuesto de ventas para 2005, era de $ 50,000,000, cantidad que en opinión de
los gerentes de ventas y agentes vendedores era exageradamente fácil cubrir, no así
para el presupuesto de 2006 que alcanzaba la cifra de $ 100,000,000 y que se han
considerado difícil de alcanzar.
Que para cumplir el presupuesto de ventas de 2005 se contaba con 15 agentes
vendedores más que en 2006, no obstante que en este último periodo salieron al
mercado nuevos productos con patentes de la compañía.
Los agentes vendedores trabajan a base de sueldo fijo sin comisiones ni incentivos y
la presión que se ejerce sobre ellos es coercitivo para cubrir sus cuotas según
presupuesto.
Al observar la frecuencia de operación en varias ventas desde el pedido hasta la
entrega de la mercancía al cliente y su registro se determinó lo siguiente:
a) Varios pedidos de clientes nuevos fueron detenidos en su despacho, hasta por
una semana y media, por falta de autorización del crédito, que solo el gerente
de crédito y el encargado de cobranza tiene asignada esta función.
b) Los clientes en forma continua cancelan sus pedidos por el retraso
considerable en que son atendidos, la razón de lo anterior es, además, de lo
señalado, que no se tiene stocks de inventarios suficientes para cubrir las
necesidades de ventas.
c) La política de crédito (promedio) ha sido de 90 días, existiendo autorizaciones
variables que van de 40 a 140 días, situación que depende exclusivamente del
gerente de ventas.
No cuentan con información que permita conocer el monto de las ventas por cada
centro de distribución.
Al visitar los centros de distribución observo lo siguiente:
a) Que en una de las ciudades donde está ubicado uno de los centros de
distribución de la compañía, existe una sucursal de la competencia, cuyas
actividades comerciales, han influido en una disminución paulatina en las
ventas.
b) Al comentar la situación anterior con el departamento de mercadotecnia
señalaron que no se habían enterado de ello.
c) Por razones de urbanización, una de las bodegas de la Compañía quedo
prácticamente atrapada entre pasos a desnivel y calles de un solo sentido, que
dificultan la localización de la misma y el acceso de camionetas y/o camiones
para recibir la mercancía.
Para efectos de determinar los precios de venta, el departamento de ventas solo
considero aquellos que rigen en el mercado, y que no se relacionan con un análisis de
utilidad por producto o línea de productos.
En relación con el estudio de los medios de publicidad de la compañía noto que solo
se canaliza a través de revistas médicas.
SE PIDE:
En el orden en que se han descrito los factores de la empresa, determine los
Hallazgos de Auditoria.
SOLUCION:
HALLAZGO 1
Atributos principales:
Condición
No se tiene información acerca de montos de ventas por parte de las distribuidoras
Criterio
Las ventas realizadas en los primeros cuatro meses deben alcanzar los 2.500.000
Causa
El estudio en cuanto a localización, análisis de mercado y publicidad hechos por el
Departamento de Mercadotécnica son deficientes
Efecto
Pérdida de clientes, por consiguiente de ventas, por el retraso en la otorgación de
créditos, además por la no disponibilidad de inventarios
Atributos secundarios:
Conclusión
No se cuenta con la información necesaria, para poder realizar un estudio a
cabalidad en el área de ventas
Recomendación
Establecer una política de registros por parte de las distribuidoras, con respecto a
las ventas realizadas
Comentarios de los Responsables
La gerencia de la unidad de ventas acepta las conclusiones y recomendaciones de
auditoria
HALLAZGO 2
Atributos principales:
Condición
No se cubren las ventas presupuestadas por mes debido a la falta de inventario y
las deficientes políticas de ventas al crédito
Criterio
Las ventas en los primeros cuatro meses deben alcanzar los 2.500.000. los
créditos deben aprobarse en un tiempo mínimo de 40 días
Causa
La política de créditos es muy deficiente en cuanto al tiempo de aprobación. Por
otro lado, no existe inventarios disponibles y que sea suficiente en cuanto a los
pedidos de los clientes
Efecto
Pérdida de clientes, por consiguiente, de ventas, por el retraso en la otorgación de
créditos, además por la no disponibilidad de inventarios
Atributos secundarios:
Conclusión
No se puede alcanzar las ventas presupuestadas, debido a la demora en la
aprobación de ventas al crédito y porque no se cuenta con el suficiente stock de
inventario para cubrir los pedidos requeridos
Recomendación
Se recomienda implementar políticas de producción, en cuanto al presupuesto en
cantidad del inventario que debe estar disponible para la venta y reducir el tiempo
de aprobación de ventas al crédito
Comentarios de los Responsables
La gerencia de la unidad de ventas acepta las conclusiones y recomendaciones de
auditoria
MAPA DE RIESGOS - HALLAZGOS
DESCRIPCION DEL POSIBLES CAUSAS CUANTIFICACION DEL RIESGO POSIBLES CONTROLE RESPONSABLES
RIESGO CONCECUEN ACCIONES S
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ras. inadecuada el
valuación de Departame
cada nto de
producto, el Mercadote
monto cnica son
reflejado de deficientes
las ventas no
es el
adecuado
