Informe de Control Interno
Señores Junta Directiva de la empresa “EN BUENAS MANOS S.A.S”
Preparado por el director de control interno
24 de noviembre de 2019
En atención al requerimiento organizacional de evaluación periódica de las
actividades operativas y financiera de la empresa “EN BUENAS MANOS S.A.S”,
se presenta el informe de control interno para el mes de noviembre.
Los informes de final del período sirven a la alta dirección no solo para evaluar el
trabajo ejecutado sino para determinar si lo realizado corresponde a los
requerimientos de la empresa.
El marco de internacionalización de las empresas, exige que la visión futura se
enfoque hacia la evaluación de los requerimientos propios de tal finalidad en todas
las áreas de la empresa; por éste motivo además de los informes que exige la Ley,
se solicitó una vez más que para el informe de gestión se preparasen informes por
áreas, como las de recursos humanos, producción, mercadeo, finanzas y
contabilidad.
El control interno es un proceso, ejecutado por la junta directiva y la alta dirección
de la empresa, con el apoyo constante del departamento de control interno, para
la administración de la entidad, diseñado específicamente para proporcionar
seguridad razonable de conseguir efectividad y eficiencia en las operaciones,
suficiencia de la información financiera y cumplimiento de las leyes y regulaciones
aplicables.
El informe sobre Control Interno se constituye en un elemento básico que permite
determinar si los marcos legales y jurídicos se cumplen; si los ordenamientos
Corporativos son tenidos en cuenta; si los procedimientos aplicados corresponden
a los propuestos por la alta dirección y si los lineamientos establecidos de control
interno corresponden a la dinámica y desarrollo de la empresa.
Se ejecutó la Auditoría cumpliendo con las Normas Internacionales de Auditoria
NIA ejecutando de esta manera la NIA 330 “Respuesta del auditor de riesgos
valorados”, NIA 265 “Comunicación de deficiencias en el control interno” y la NIA
700 “Formarse una opinión sobre los estados financieros”.
El Control Interno que evalúa la Auditoría está fundamentado en las Normas
Internacionales de Auditoria NIA y pronunciamientos del Consejo Técnico de la
Contaduría así como los de la Superintendencia de Sociedades, los cuales
aunque no tienen la calidad de obligatorios, sí corresponden a un proceso
investigativo que bien puede ser tenido como premisa básica para el desarrollo de
éste enfoque de control en proceso de universalización.
Además los componentes del control interno se interrelacionan; se derivan de la
visión de la empresa, y se integran a los procesos administrativos. Estos son:
Ambiente de control: Al cual se asocian elementos como la integridad,
valores éticos, y la competencia o conocimientos así como las
habilidades que poseen las personas para cumplir adecuadamente
sus funciones.
Evaluación de riesgos: Es la identificación y análisis de riesgos
relevantes para el logro de los objetivos, los cuales representan la
orientación básica de recursos y esfuerzos, y se constituyen en el
camino para identificar factores críticos de éxito. Los riesgos incluyen
factores externos e internos.
Actividades de control: Son las que realiza la Gerencia y demás
personas de la empresa, para cumplir directamente con las
actividades asignadas, las cuales están representadas en políticas,
sistemas y procedimientos y se incluyen entre estos controles, los
relacionados con los sistemas de Información.
Información y comunicación: Para lograr los objetivos es necesario
disponer de información adecuada y oportuna.
SEGUIMIENTO Y SUPERVISION
Estos pueden ser ejecutados por el personal encargado de los propios controles
(auto evaluación) y se aplica mediante cuestionarios o entrevistas comunicando
las debilidades u oportunidades de mejoramiento.
OBJETIVOS
1. Dar a conocer la situación del control interno de la empresa.
2. Cumplir con la obligación de dar cuenta oportuna y por escrito de las
irregularidades o desviaciones en que se incurra en la realización de sus objetivos
empresariales.
3. Dar conocer a la alta dirección que las operaciones que se celebran cumplen
con los estatutos y con las decisiones de los socios.
4. Informar a la alta dirección del cumplimiento de las responsabilidades asignadas
como son:
Velar porque se lleve regularmente la contabilidad cumpliendo la
reglamentación contable y fiscal.
Inspeccionar reiteradamente los bienes de la sociedad y procurar que se
tomen oportunamente las medidas de conservación y seguridad.
Impartir instrucciones, practicar inspecciones y solicitar informes que sea
necesarios para establecer controles permanentes y necesarios.
HECHOS ENCONTRADOS POR CADA AREA DE OPERACION
INGRESOS
1. No se efectúa endoso restrictivo de los valores recibidos.
2. Recibos de cobranza no son prenumerados.
3. La compañía invirtió el exceso de disponibilidad del mes en aceptaciones
bancarias. De haberse invertido en letras de tesorería se hubiera una renta
mayor
4. No existe control contable sobre cheques recibidos a la fecha.
RIESGOS
1. Fraude y estafa en el cobro del cheque por un tercero diferente al
beneficiario, debido a que los cheques no son endosados.
2. Riesgo de error material y fraude por inexistencia de secuencia numérica en
lo comprobante de ingreso o recibo de caja.
3. Deficiencia en control interno, perdida de una mayor rentabilidad.
4. Malversación, error en documentación bancaria y sus respectivas
conciliaciones.
RECOMENDACIÓN
1. Los cheques recibidos deberían endosarse apenas ingresan a la
compañía con un sello “Únicamente para ser depositado en la cuenta
de esta empresa” como norma de control interno es recomendable
depositar la totalidad de los valores recibidos y realizar por lo tanto la
totalidad de los pagos mediante cheques, canalizando de esta manera
el total de flujos de fondos mediante cuentas corrientes bancarias. No es
recomendable utilizar los cheques recibidos como medio de pago. No
tiene efecto contable en forma directa, pero aumenta el riesgo de que
los valores puedan ser utilizados fraudulentamente.
2. Los recibos de cobranza lleven un orden consecutivo para así obtener
un control de los dineros recibidos.
3. Recibir asesorías de un profesional calificado en el área financiera y de
inversión.
4. El sistema contable debe controlar que todos los cheques de pago
diferidos en cartera sean depositados en su totalidad en su respectiva
fecha, de tal manera que el saldo de la cuenta de valores a depositar
por los cheques diferidos refleje los cheques en cartera
VENTAS
1. Las notas crédito por devolución aumentan considerablemente durante el
primer mes de ejercicio en relación con el promedio anual.
2. No se controla la lista de precios facturados con los precios vigentes.
3. Los vendedores aprueban los límites de crédito de los clientes.
RIESGOS
1. Distorsión en la información del informe de gestión, se incurre en
mayores costos adicionales.
2. Las ventas puede ser realizadas inferior a la lista de los precios
vigentes.
3. Perdida de incobrabilidad, funciones no segregadas entre los
empleados.
RECOMENDACIONES
1. Verificar que los respectivos valores de las facturas coincidan con los
valores de las ventas efectuadas, y de esta manera evitar problemas en los
cierres.
2. Mantener actualizados la lista de precios autorizados por la gerencia,
verificar periódicamente si existen cambios en los precios.
3. Tener control límite de crédito, establecer un monto de crédito para cada
cliente, y así evitar que se concedan después de haber superado el límite.
COMPRAS
1. No se mantiene copia de las órdenes de compras emitidas.
2. las ordenes de compran no son autorizados por funcionarios
responsables.
3. No se cotejan los precios incluidos en La orden de compra aprobada
con la factura del proveedor.
RIESGO
1. Fraude, pérdidas y desorden las facturas error en bases oficiales
para la administración de los pedidos.
2. Segregación inadecuada de funciones o controles independientes en
los empleados.
3. Documentación no disponible del saldo de la cuenta de proveedores.
RECOMENDACIONES
1. Debería mantenerse una copia en el sector de compras, a efectos de
verificar su posterior cumplimiento por parte del proveedor. Hace a la
eficiencia operativa.
2. Las órdenes debe ser autorizadas por un funcionario responsable
verificando que la compra se le adjudique a aquel proveedor que
ofrece las mejores condiciones.
3. Debe existir un control en las facturas de proveedores con la orden
de compra, para verificar que los precios y condiciones facturadas
por el proveedor sean las acordadas.
PRODUCCION
1. El acceso a almacenes es libre para todo el personal de la empresa.
2. No se efectúa análisis de obsolescencia de inventario.
3. se efectúa inventarios rotativos. No existe seguridad de que toda las
existencias sean recontadas al menos una vez al año.
RIESGOS
1. Sustracción de inventario por ausencia de un equipo de seguridad y
vigilancia.
2. Reducción en los ingresos, exceso de stock.
3. Incertidumbre sobre los inventarios que son difíciles de corroborar.
RECOMENDACIONES
1. Implementar una adecuada política en relación con la seguridad y el
cuidado físico de los inventarios, y delegar un responsable a cargo
de la custodia de los mismos.
2. Planear adecuadamente el volumen de compras para evitar perdida
de inventario por causas de demanda, realizar una correcta
valuación de los inventarios al cierre.
3. Es recomendable que todos los productos sean recontados aunque
sea una vez al año. Los inventarios rotativos pueden realizarse en
forma complementaria al inventario de fin de año ( inventario de
cierre ) o en forma supletoria cuando el control interno en el manejo
de los bienes de cambio es adecuado, de ser así es recomendable
que todos los productos sean recontados en forma rotativa a lo largo
del año.
CONTABILIDAD
1. No se manejan libros oficiales de contabilidad 100 % en software
producto de un virus que elimino las bases de datos.
2. No se causan mes a mes las operaciones.
RIESGO
1. Ineficiencia en sistemas informáticos y de información.
2. Inexactitud e información errónea y aseveraciones de corrección
material en los estados financieros por las operaciones no causadas
en su respectivo tiempo.
RECOMENDACIONES
1. El software contable, debe tener permanentemente un adecuado
mantenimiento; crear copias de seguridad diariamente de las
operaciones realizadas durante el día. }
2. Delegar a un responsable la función de revisar diariamente los
reconocimientos de las operaciones contables.
SUELDOS
1. Las liquidaciones de sueldos no son revisadas por funcionarios
responsables.
2. No existen autorizaciones escritas para los aumentos de personal.
3. Los pagos de aportes y seguridad social no son conciliados con la
planilla de sueldos
RIESGOS
1. Alteración de información contable.
2. Incorrecta interpretación del estado de resultados por hechos
contables inexistente como la de un soporte que afirme el pago del
aumento del salario.
3. Entrega de información desactualizada.
RECOMENDACIÓN
1. Un mayor control a las personas responsables de los procedimientos
que se llevan a cabo en la liquidación de sueldos
2. Revisión de los aportes sociales realizados
3. Delegar personas responsables de dar autorización en el aumento
de los sueldos
PRUEBAS SUSTANTIVAS
Corresponden a la aplicación de técnicas de auditoria, como observación, análisis,
y evaluación de su entorno que se hace con la mayor amplitud a distintas
operaciones en las cuales se hace el seguimiento, desde el punto de vista de, su
documentación, su realización, causación y su oportunidad.
Se efectúan mensualmente pruebas sustantivas a las inversiones no
encontrando observaciones importantes.
Se han efectuado revisiones en los procedimientos realizados diariamente
en el área de venta y compras.
Las deficiencias de control e inspección del inventario en el departamento
de almacenes.
Diferencias de cifras en los pagos de nómina y aportes sociales con los que
están registrados en las planillas de sueldos.
Se observaron aspectos como los siguientes:
o No existe diariamente un registro contable de las operaciones de la
empresa
o Mal manejo de la base de datos del software.
o Deficiencias en la actualización de los listados de precio de venta
o Falta de intervención en los soportes diarios de la empresa
Con relación a los activos fijos se logró de la administración el
ordenamiento de la ejecución de un inventario de activos fijos que sirvió
para determinar saldos a 31 de diciembre y servirá de derrotero para la
definición de saldos y organización futura de este importante rubro.
Comentarios y propuestas finales
Las condiciones de trabajo que la empresa tiene para sus empleados son
especialmente interesantes tanto para personas nuevas como para las
antiguas, observando un alto grado de pertenencia.
Aunque la intercomunicación no necesariamente implica una necesidad
imperativa, ésta existe dentro de las necesidades del individuo.
La dirección es ejercida dejando amplia autonomía personal con un control
sobre los resultados.
Las expectativas de negociaciones nacionales o internacionales dependen
en muchas oportunidades del entorno, el cual en el país ha mejorado
ostensiblemente en virtud a la estrategia de seguridad implementada.
Las operaciones de la empresa no obstante su importancia para el
desarrollo de la gestión del sector, pueden tornarse más difíciles en la
medida en que siga el dólar afectando las exportaciones de servicios; y que
no aumenten en forma considerable las inversiones extranjeras.
También se hace necesario evaluar la racionalización de gasto y las
operaciones tercerizables que representen economía de escala.
Finalmente considero prioritario evaluar las características de contratación,
pues un salario con sus prestaciones y cargas parafiscales, aunque es
garantía para la estabilidad del empleado, da lugar a limitaciones en la
medición de los resultados esperados. La alternativa de una flexibilización
en torno a la evaluación por resultados sería una posibilidad.
Conviene analizar si existe una herramienta ya técnicamente aplicada y
ensayada, que mediante un reporte diario o permanente permita
determinar si lo producido o ejecutado está representando un beneficio
frente al costo aplicado.
Finalizo agradeciendo la posibilidad que he tenido de colaborar con la empresa.
Atentamente,
_________________
Jefe de control interno
La ciudad
Marzo xx de 20xx
