INFORME “ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL”
LAURA YULIANA SILVA RODRIGUEZ
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)
ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
FICHA: 1895439
NEIVA – HUILA
2019
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INFORME “ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL”
LAURA YULIANA SILVA RODRIGUEZ
Informe realizado con el objetivo de que sea calificado para así obtener una
nota aprobativa.
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)
ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
CLAUDIA VICTORIA SUAREZ CASTRO
FICHA: 1895439
NEIVA – HUILA
2019
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CONTENIDO
INTRODUCCIÓN………………………………………………………………………. 04
Informe Administrativo Documental…………………………………………………...05
Recepción………………………………………………………………………………..05
Registro…………………………………………………………………………………...05
Distribución……………………………………………………………………………....05
Despacho de Documentos……………………………………………………………..05
Carta…………………………………………………………………………………........06
Correo Electrónico……………………………………………………………………….07
Memorando por Llamado de Atención………………………………………………..07
CONCLUSIÓN…………………………………………………………………………..08
WEBGRAFIA…………………………………………………………………………….09
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INTRODUCCIÓN
Toda empresa, aparte de usar técnicas de comunicación, tiene personas o
departamentos que se encargan de recoger el correo y abrirlo. Según en tamaño e
importancia de la empresa, esa persona o departamento se dedicará
exclusivamente a ello o, por el contrario, realizará además otras funciones. “El
artículo 21 del título quinto de la Ley General de Archivos de Colombia señala que
las entidades deberán elaborar programad de gestión de documentos pudiendo
contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes en cuyas aplicaciones
deberán observarse los principios y los procesos archivísticos.” Es por ello que se
realiza este informe “Administración Documental” para mostrar paso a paso la
recepción o radicación, registro, distribución o embalaje de documentos de
diferente contexto de las comunicaciones que entran y salen de la empresa, para
las que es conveniente establecer un registro, ya que; permite mayor rapidez en
su localización; los escritos pueden extraviarse en el envío de una sección a otra;
constituye un control interno de las comunicaciones recibidas y emitidas. Existen
tres tipos de registros: Registro de entrada - Registro de salida - Correspondencia
interna (comunicación interna).
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Informe “Administración Documental”. De acuerdo con los conocimientos
adquiridos en la presente actividad de aprendizaje, el aprendiz debe entregar un
informe del paso a paso para la recepción o radicación, registro, distribución o
embalaje de cinco documentos de diferente contexto.
Informe “Administración Documental”
RECEPCIÓN: El proceso de recepción de documentos es el conjunto de
operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la
admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.
Al radicar se asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o
producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío. Con el
registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o
destinatario, Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del
funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta.
REGISTRO: Una vez radicadas las comunicaciones, se procede al registro, el cual
consiste en la anotación de los datos más significativos de las solicitudes en un
formato de registro, para su control y trámite dentro de la organización. La Unidad
de correspondencia registra la comunicación oficial con los siguientes datos:
nombre de la persona o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la
dependencia competente, número de radicación y nombre del funcionario
responsable del trámite.
DISTRIBUCIÓN: El paso subsiguiente al de registro, es el de proceder a la
distribución o reparto hacia las oficinas que deben realizar el proceso de atención
y trámite correspondiente. Las entidades que cuenten con la unidad de
correspondencia realizan este procedimiento por medio de un mensajero interno o
patinador, el cual hace los recorridos en horas fijas, dando así inicio al control y
seguimiento de las comunicaciones, el cual consiste en vigilar que las
comunicaciones oficiales continúen con su procedimiento normal sin demora ni
extravió, en toda la secuencia del trámite.
DESPACHOS DE DOCUMENTOS: Dentro de los procesos que debe cumplir un
documento se encuentra el de trámite de despacho o envío; este de da, una vez
culminada su etapa de producción; la unidad de correspondencia debe garantizar
la llegada a su destino sin contratiempo.
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CARTA
Registro de entrada carta: Al recibir las cartas, se
registrarán y archivarán aquellas que guarden
relación con la actividad de la empresa:
suministradores, distribuidores, Organismos Públicos,
entidades financieras... es decir, aquellas que
ofrecen información a la empresa. A estas
comunicaciones se las asigna un número, el cual
servirá como referencia y será anotado en el Libro
Registro de Entrada de Correspondencia.
Registro de salida carta: Una vez escrita la carta o comunicación, hay que
comprobar su corrección y prepararla para su emisión. Operación: mínimo un
original y una copia. Ambos deben de estar registrados y estampados con el
mismo sello. En el sello debe aparecer:
Número de registro
La fecha
El destinatario
Original: Se envía al correo
Copia: Archivado como justificante interno del envío de la correspondiente
comunicación.
Envió de Correspondencia (CARTA)
1. Verificar la elaboración y contenido del documento.
Que tenga buena presentación.
Cero Errores.
Ortografía.
El modelo asignado de la carta.
Tamaño y tipo de letra.
Firma
Anexos, uno original y dos copias.
2. Se envía con las personas encargadas de la empresa de mensajería
contratada o el mensajero interno.
3. Asignar el número de radicación consecutivo
4. Etiquetas
5. Embalaje en bolsas de seguridad o sobres de manila.
6. Distribución y firmar el recibo.
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CORREO ELECTRONICO
1. La Dependencia recibe de otras unidades administrativas solicitudes o
documentos para su trámite, consulta o información, utilizando diferentes
medios y soportes de la Entidad
2. La receptora verifica, firmas folios, anexos, copias y todos aquellos datos que
la entidad haya regulado en procedimientos o reglamentos, además observa el
estado de conservación documental. Si el documento está incompleto se
determina si se puede recibir y pedir lo faltante o devolver a la dependencia
remitente el documento.
3. La Dependencia receptor registra y radica en la planilla de control de
comunicaciones internas el documento, señalando datos como: Nombre y
código de la dependencia remitente, numero de radicación, fecha y hora de
recibo, nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempos de
respuestas (si lo amerita) y adicionalmente aquella información que la entidad
haya regulado en procedimientos vigentes.
4. Hace entrega de los documentos con sus respectivos anexos si los hay; a la
Dependencia destinaria.
5. La Dependencia destinaria recibe el documento, verifica y da constancia de
recibido.
MEMORANDO POR LLAMADO DE ATENCIÓN
1. Se coloca la fecha.
2. Destinario y Departamento.
3. Quien realiza el memorando por llamado de atención.
4. Asunto.
5. Se entrega a la persona dirigida la cual se firma el recibo.
6. Se deja una copia en su hoja de vida y se archiva.
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CONCLUSIÓN
La documentación es recibida en forma directa, personalmente o atreves de los
aparatos aéreos y los servicios de correspondencia personalizado. Cuando el
procedimiento esta centralizado, debe existir instrucciones claras en el sentido de
que las demás oficinas de la empresa no pueden recibir y tramitar documentación
directamente. También hay que reconocer que las entidades públicas y privadas
cumplan y apliquen las funciones básicas para el manejo de documentos tales
como recepción o radicación, registro, distribución o embalaje, asimismo todo
documento recibido tiene que ser canalizado atreves de la oficina central.
Cumplida la fase de radicación de la correspondencia que saldrá al medio externo,
en lo posible, el paso siguiente es asegurarse que la correspondencia llegue a su
destino. Por el volumen de documentos que diariamente salen de las instituciones,
es mucho más práctico y menos costoso utilizar servicios postales, correo urbano,
correo nacional y los servicios especializados de correo.
En ambos casos, distribución interna y despacho externo, se hace necesario llevar
control de lo que sale de la oficina de correspondencia; este se efectúa
relacionando los números de radicación y las ciudades de destino de la
documentación que el mensajero entrega en cada dependencia (si es interna) o de
los que entrega a la oficina de correo (si es externa), por control y aclaraciones
posteriores.
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WEBGRAFIA
https://es.scribd.com/document/362057068/Informe-Administracion-Documental
https://prezi.com/akt3tyw_imkx/informe-actividades-gestion-documental/
https://sena.blackboard.com/bbcswebdav/institution/SENA/Finanzas/51130033/Contenido/OVA/
d1_s2_MaterialF_3/docs/pdf.pdf
