EL OFICIO
Es un tipo de documento que sirve para comunicar diversas cosas. Como, por
ejemplo, disposiciones, informes, u órdenes. Sin embargo, también sirve para llevar a cabo
gestiones o tramites de acuerdos. Como, por ejemplo, invitaciones, felicitaciones, documentos
de agradecimiento, documentos de colaboración, entre otros. Normalmente este tipo de
redacciones son llevadas a cabo o realizadas en instituciones como: embajadas, municipios,
ministerios, sindicatos, colegios profesionales, oficinas de gobierno, entre otros.
UTILIDAD Y FINES
Tiene la función de relacionar a los órganos administrativos de la más alta jerarquía y por
consiguiente debe ir firmado por el máximo representante legal de la Institución que lo emita.
En algunos casos, puede ir firmado por los jefes: pero esto, conlleva asumir toda responsabilidad
que el contenido del documento requiera, sin comprometer por ello a los de mayor jerarquía.
El oficio se usa para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes o también para llevar
a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento.
Estas redacciones se dan a nivel de instituciones como: ministerios, embajadas, municipios,
colegios profesionales, sindicatos, etc.
PARA QUÉ SIRVE UN OFICIO SEGÚN SU CLASIFICACIÓN
Entre los tipos de oficios se encuentran:
OFICIO SIMPLE O DIRECTO: Es utilizado cuando el documento va dirigido a solo una persona.
Por lo cual, podría ser en casos de petición, felicitación, agradecimiento, invitación a eventos u
actividades deportivas o culturales. Como también cuando un gerente se quiere dirigir a una
empresa para ejecutar o administrar algún servicio determinado.
OFICIO MÚLTIPLE: Este tipo de oficio se utiliza cuando la información va dirigida a varias
personas o destinarios. Por lo cual las dependencias o instituciones poseen el número de oficio,
y dejan espacio o puntos suspensivos para poder escribir el cargo y nombre del destinario,
obviamente solo cuando lo amerite el caso.
En este tipo de oficio, el texto está basado en la emisión de instrucciones, recomendaciones,
ordenes, sugerencias o informaciones a distintos despachos u oficinas de forma simultánea. El
trato que es considerado en este tipo de oficio es descendente, vertical y horizontal por cuanto
va dirigido a jefes de instituciones del mismo nivel o jerarquía o subordinados.
OFICIO DE TRANSCRIPCIÓN: El término “Transcripción” indica el objetivo de este tipo de oficio
u redacción. Por lo cual se podría decir que este documento sirve para transcribir todo el
contenido de otro oficio, es decir, como se da en el original, sin ningún tipo de alteración. Todos
los fragmentos o párrafos transcritos deben ir entre comillas y debe ser exactamente
igual al original. Por medio de este tipo de documentos se pueden emitir; resoluciones
directivas, circulares u otros casos del mismo oficio.
El tipo de relación y/o trato que se cumple a través de este documento es el de autoridad entre
autoridades del mismo nivel o subordinados dentro y fuera. Por lo cual, estos documentos sirven
para transcribir informes importantes o relevantes.
ESTRUCTURA O PARTES DE UN OFICIO
Los oficios se encuentran estructurados de la siguiente forma:
1. MEMBRETE: Es la primera parte del oficio. Todas las instituciones tienen uno y es
sumamente importante.
2. NOMBRE DEL AÑO: Es el año actual en el que se entrega la denominación.
Ejemplo: "Año....................."
3. LUGAR Y FECHA: Es lo primero que se debe escribir, se debe colocar el lugar de donde
es enviado el documento, el día, mes y el año en curso.
Ejemplo:
Huancabamba, 31 de octubre de .............
Huancabamba, abril de ............
Abril 31 de ...........
Fecha 22 - octubre
4. NUMERACIÓN: En esta parte del oficio se escriben 3 datos importantes al igual que el
memorándum. Primer va la palabra “Oficio” en mayúscula, luego se coloca el número
de expedición separado por una línea oblicua. Y luego de ello, se deben colocar las siglas
de la oficina de procedencia y el año en curso, en letras mayúsculas separada por una
línea oblicua.
Ejemplo:
OFICIO Nº 262-.../INC
OFICIIO Nº 005-.../DEMUNA PN
5. DESTINARIO: Esta parte normalmente abarca unas 4 líneas o más, dependiendo lo
requerido. Acá se debe colocar el cargo, el nombre completo, y el lugar de la persona a
quien va dirigido el documento.
Ejemplo:
Señor:
Alfredo Vera Arana
Alcalde de Huaraz
Huaraz
6. ASUNTO: Es la cuarta parte y la palabra “Asunto” debe ir escrita en mayúscula seguida
de 2 puntos. Después, en resumen, se debe indicar con claridad el mensaje que será
explicado en el cuerpo del documento.
Ejemplo:
ASUNTO: Pago de remuneración.
7. REFERENCIA: Esta parte solamente se utiliza cuando es necesario especificar la
numeración del documento que se ha recibido anteriormente, al cual se le quiere dar
una respuesta basándose en su contenido. Esta palabra se escribe en letras mayúsculas
y se coloca debajo del asunto. Existen casos en los que esta parte se utiliza para
mencionar resoluciones, decretos, convenios o directivas.
Ejemplo:
REFERENCIA: Carta del 03/04/....
8. CUERPO O TEXTO: Esta realmente es la parte más importante de todas, acá se debe dar
a conocer el mensaje en forma breve, clara y muy precisa.
Ejemplo:
Tengo a bien comunicarle....................
Es grato comunicarme a usted............
Tengo el agrado de dirigirme a usted (igual jerarquía).
Tengo el honor de dirigirme a usted (mayor jerarquía)
9. DESPEDIDA: En la despedida se debe mostrar cortesía y amabilidad. También existen
expresiones conocidas, sin embargo, esta parte es opcional.
Ejemplo:
Hago propicia la oportunidad para expresarle los sentimientos de mi especial
consideración y estima personal.
Atentamente, (antefirma).
10. FIRMA Y POS-FIRMA: La firma se redacta a mano. En el pos firma se siguen los siguientes
pasos: primero el nombre y el apellido de la persona que está firmando el documento,
siguiente a esto se coloca el cargo o función que desempeña, y por último el sello
respectivo.
Ejemplo:
Firma.
Post firma
Sr. Montes Collasos Jhoel
______________________________________
Gerente General de Conceptos Generales S.A.
11. REFERENCIAS FINALES: son las iniciales que anotamos como C.C.P. (copia carbón para),
esto nos sirve para facilitar los datos de archivo o copias que se envían y a quien.
12. INICIALES: Es opcional también, de igual forma que en el memorándum, las iniciales del
remitente se colocan en mayúscula, y las de la persona que realizó la mecanografía del
documento se ponen en minúscula.
Ejemplo:
MCY/zpz.
CARACTERÍSTICAS DE UN OFICIO
Las características tanto físicas como internas de un oficio son:
Por lo general el papel debe ser entre unos 20 o 22 cm de base por 31 o 33 cm de altura.
La calidad del papel debe ser muy buena.
El color del papel debe ser blanco, quedando para copias y comunicaciones internas las
hojas de colores.
Generalmente el color de la tinta debe ser negra o azul negro (oscuro).
Debajo del membrete siempre se debe colocar el número de oficio.
Normalmente el documento lleva colocado el sello de la dependencia que envía dicho
mismo documento.
El estilo de redacción debe ser clara, sobria, seria, concisa, natural, veraz y cortes.
Siempre debe tratar un solo asunto.
Generalmente siempre es escrito en computadora, es lo más recomendable.
Se extiende en duplicado y en original.
EJEMPLOS
Oficio Simple
“Año de la lucha contra la corrupción y la impunidad”
Huancabamba 05 de octubre de 2019
OFICIO N°0045-2019-OT/ODS/ODSE/MPH
Señor
MIGUEL ÁNGEL BARRIENTOS BENITES
Dirección General de Estrategia Turística
Ministerio de Comercio Exterior y Turismo - MINCETUR
Lima. -
ASUNTO: Cumplimiento Actividad 1 y 2 de la Meta 38 “Elaboración del Plan de Desarrollo
Turístico Local”
De mi especial consideración:
Tengo el agrado de dirigirme a usted, a fin de saludarlo cordialmente y hacer de su conocimiento
que, en el marco de la meta 38 del Programa de Incentivos a la Mejora de Gestión Municipal (PI)
para el año 2019, se han realizado las actividades correspondientes al cumplimiento de la
actividad 1 y actividad 2 de la Meta 38 “Elaboración del Plan de Desarrollo Turístico Local”.
En ese sentido, se hace llegar los documentos correspondientes a medios de verificación para
su revisión, conforme se detalla:
1. Ordenanza municipal que modifica el ROF
2. Resolución de alcaldía de conformación del equipo técnico
3. Acta de instalación del equipo técnico responsable del Plan de Desarrollo Turístico Local.
Hago propicia la oportunidad para expresarle mis sentimientos de consideración y estima
personal.
Atentamente,
FIRMA
"AÑO DEL CENTENARIO DE MACHU PICCHU PARA EL MUNDO"
Huaraz, 31 de Octubre de 2019
OFICIO MÚLTIPLE Nº 030/CONACI/11.
Señor:
..................................................................................
Gerente General de .....................................................
Presente.-
ASUNTO: OCTAVO CAMPEONATO NACIONAL DE FÚTBOL
"INTER-COMUNIDADES INDUSTRIALES".
Tengo el agrado de dirigirme a Ud. para comunicarle que la Confederación
Nacional de Comunidades Interindustriales (CONACI) ha organizado el octavo
campeonato nacional de fútbol "Intercomunidades Industriales", en colaboración con el
Instituto Peruano de Deporte. Dicho certamen lo declarará inaugurado el Sr. Ministro de
Educación, el día sábado 09 de noviembre a las 3 p.m., en el Estadio Nacional.
Recurrimos a ustedes para que tengan a bien difundir y hacer de
conocimiento público esta competencia, cuyos fondos serán invertidos en la
remodelación de nuestro campo deportivo.
Atentamente,
...........................................
Daniel Altamirano Torres
PRESIDENTE
Anexo:
Un programa completo (10 hojas).
05 entradas (invitación de honor).
Distribución:
Diarios : 10
Radios : 15
Revistas : 07
DAT/zpz.
Oficio de Transcripción
“Año de la lucha contra la corrupción y la impunidad”
Huaraz, 01 de octubre de 2019
OFICIO Nº 010-..../DSR
Señor: Leonel Fernández
Director del Colegio Jorge Basadre Grohman
ASUNTO: Transcripción de Of Múlt. Nº 120-.../ME
Se ha recibido el siguiente oficio que a la letra dice:
"Año de la lucha contra la corrupción y la impunidad " Ministerio de Educación.-Huaraz 25 de
Octubre de 2019-OF Múltiple 120.-/ME Señor José Infante Almedrades.-Director Subregional
Huaraz 1.-Asunto: Pagos de salarios.-Tengo a bien comunicar a usted que este despacho a
dispuesto modificar la fecha de pagos, la misma que de ahora en adelante será a partir del 31
de cada mes.-Hago propicia la oportunidad para expresarle los sentimientos de mi especial
consideración y estima.-Muy atentamente.-Lic. Luis Giraldo Ramírez.-Director Nacional de
Economía.
Lo que transcribo a usted para su conocimiento y demás fines.
Atentamente,
………………………………………………………..
José Infante Almendrades
DIRECTOR SUBREGIONAL DE EDUCACIÓN
DISTRIBUCIÓN:
Director del Colegio 01
Archivo 01
