COLABORACIÓN EN DOCUMENTOS
En los lugares de trabajo actuales, muchos documentos se desarrollan en colaboración entre
un equipo de personas. Puede que sea el autor principal de algunos documentos que serán
revisados por sus colegas y jefes, o puede que sea el revisor de otros documentos. Con
Microsoft Word 2010 puede colaborar en la creación de documentos de formas nuevas y
emocionantes. También puede adjuntar un documento a un mensaje de correo electrónico y
enviárselo a sus compañeros para que lo revisen.
Para crear un documento con otros usuarios, tiene que guardarlo en un sitio de Microsoft
SharePoint 2010. Vaya a la página Compartir de la vista Backstage, haga clic en Guardar en
SharePoint y utilice la configuración del cuadro de diálogo Guardar como, para guardar el
documento en el sitio. Después podrá continuar trabajando en el documento desde el sitio.
Cuando otra persona empiece a hacer cambios en el archivo almacenado en el sitio, Word le
avisará de la presencia de esa otra persona Puede ver una lista de toda la gente que esté
trabajando en el documento y de su disponibilidad.
A medida que la gente que esté trabajando en el documento haga cambios, Word guardará un
registro de los mismos. Cuando termine de trabajar con el documento, debe guardarlo y
cerrarlo de la forma usual. La próxima vez que lo abra, verá los cambios realizados por la
demás gente que haya trabajado en el documento. De esta forma, la gente puede trabajar de
forma eficaz en un documento ya estén en la misma ofician o en la otra esquina de la ciudad o
en una zona horaria diferente.
Después de crear un documento, puede enviarlo rápidamente por correo electrónico desde la
página Compartir de la vista Backstage sin tener que iniciar su programa de correo eletrónico.
Al hacer clic en Enviar como datos adjuntos se abre una ventana con el documento actual
adjunto como un archivo .docx. Todo lo que tiene que hacer es introducir las direcciones de
correo electrónico de la gente que quiera que reciba el mensaje y el documento adjunto. Si
quiere, puede modificar el asunto, que es por defecto el nombre del documento que va a
enviar.
Igualmente, puede hacer clic en Enviar como PDF o enviar como XPS para adjuntar una versión
del documento guardado en el formato de archivo correspondiente.
Añadir una firma digital
Cuando crea un documento que se va a enviar a otra gente a través de correo electrónico o a
través de la red, es posible que quiera adjuntar una firma digital, que es un sello electrónico de
autenticación. La firma digital confirma el origen del documento e indica que nadie ha
manipulado el documento desde que se ha firmado. Para añadir una firma digital a un
documento de Word:
1.- Vaya a la vista Backstage y haga clic en información.
2.- En la página información, haga clic en el botón Proteger documento y después en Agregar
una firma digital. Si todavía no tiene una firma digital guardada en este ordenador, se abrirá
un cuadro de diálogo.
3.- Si quiere crear su propia firma, haga clic en Aceptar. A continuación, en el cuadro de
diálogo Obtener un id. Digital seleccione Crear su propio id. Digital y haga clic en Aceptar. En el
cuadro de diálogo Crear un id. Digital, introduzca la información que desee incluir en los
cuadros disponibles y haga clic en Crear.
4.- En el cuadro de diálogo Firmar, escriba la razón para firmar el documento, si quiere, y haga
clic en Firmar. A continuación haga clic en Aceptar en el mensaje que le informa de que la
firma se ha guardado en el documento. Ahora la página Información indica que el documento
está firmado y es final. Cuando haga clic en cualquiera de las fichas de la Cinta de opciones
aparecerá una barra de información en la parte superior del documento advirtiéndole de que
el documento está finalizado, por lo que los botones de la Cinta de opciones están ocultos, y
no debería editarlo, aunque puede hacerlo de todas formas.
Añadir y revisar comentarios
Además de controlar los cambios realizados en un documento, puede insertar notas,
denominadas “comentarios”, realizar preguntas y sugerencias o explicar modificaciones. Para
insertar un comentario, seleccione el texto al que se refiere el comentario, haga clic en el
botón Nuevo comentario en el grupo Comentarios de la ficha Revisar y escriba lo que quiera
en el globo que aparece. En la vista Diseño de impresión, Word destacará el texto asociado en
el documento en el mismo color que el globo y añadirá sus iniciales y un número secuencial al
propio globo.
Puede trabajar con comentarios de las siguientes formas:
- Para mostrar el nombre del revisor y la fecha y la hora a la que se insertó el
comentario, sitúe el cursor sobre el texto comentado o sobre el globo.
- Para revisar los comentarios, puede desplazarse a través del documento o, en el caso
de documentos largos, quizá quiera hacer clic en el botón Anterior o Siguiente en el
grupo Comentarios para ir de globo en globo.
- Para modificar un comentario, simplemente haga clic en el globo y utilice las técnicas
típicas de edición.
- Para eliminar un comentario, haga clic en su globo y luego haga clic en el botón
Eliminar comentario en el grupo Comentarios o haga clic con el botón derecho del
ratón en el globo y luego en Eliminar comentario.
- Para responder a un comentario, puede añadir texto a un globo ya existente. También
puede hacer clic en el globo existente y luego hacer clic en e el botón Nuevo
comentario para adjuntar un globo nuevo al mismo texto del documento.
- Si el texto completo de un comentario no se ve en su globo, puede verlo
completamente haciendo clic en el botón Panel de revisiones en el grupo Seguimiento
de la ficha Revisar. Para cambiar el tamaño del panel, sitúe el cursor sobre su borde y
cuando el cursor se transforme en una flecha doble, arrastre el borde. Para cerrar el
panel de revisiones, haga clic en su botón Cerrar o haga clic en el botón Panel de
revisiones otra vez.
- Puede desactivar los globos de comentarios haciendo clic en el botón Mostrar marcas
en el grupo Seguimiento y luego hacer clic en Comentarios.
- Si varias personas han revisado un documento y quiere ver sólo los comentarios de
una persona en concreto, puede hacer clic en el botón Mostrar marcas, hacer clic en
Revisores y luego activar las casillas de verificación de los revisores cuyos comentarios
no quiera ver.
Controlar y gestionar cambios en el documento
Cuando dos o más personas colaboran en un documento, una persona normalmente crea
y es dueña del documento y la otra lo revisa, añadiendo o revisando el contenido para
hacerlo más preciso, lógico o comprensible. En Word, los revisores pueden activar la
característica de control de cambios de forma que las revisiones que realicen al
documento activo se almacenen sin que se pierda el texto original.
Para activar el control de cambios, haga clic en el botón Control de cambios en el grupo
Seguimiento de la ficha Revisar. Luego modifique el texto normalmente.
Por defecto, sus revisiones aparecerán en un color diferente al del texto original de la
siguiente forma:
- Los elementos insertados y eliminados se introducen en el texto en su color asignado y
se subrayan.
- Los cambios de formato aparecen en globos en el margen derecho.
- Todos los cambios se marcan en el margen izquierdo con una línea vertical.
- En la vista Diseño de impresión, puede mostrar los elementos eliminados en globos, en
lugar de en el texto. Haga clic en el botón Mostrar marcas en el grupo Seguimiento de
la ficha Revisar y luego haga clic en Globos y seleccione las opciones que desee.
Puede mostrar una información en pantalla identificando el nombre del revisor que realizó
un cambio específico y cuándo fue realizado el cambio situando el cursor sobre una
revisión o sobre un globo. El nombre del revisor se obtendrá de la información del usuario
almacenada en la cuenta de usuario. Puede cambiar el nombre de usuario haciendo clic en
la flecha de Control de cambios, haciendo clic en Cambiar nombre de usuario, escribiendo
el nombre y las iniciales que quiera en la ventana Opciones de Word, y luego haciendo clic
en Aceptar.
Puede trabajar con revisiones de las siguientes maneras utilizando las opciones disponibles
en la ficha Revisar:
- Si quiere controlar los cambios sin mostrarlos en pantalla, puede ocultar las revisiones.
Simplemente haga clic en la flecha de Mostrar para revisión en el grupo Seguimiento y
luego, en la lista, haga clic en Final. Para mostrar las revisiones otra vez, haga clic en la
flecha Mostrar para revisión y haga clic en Final: Mostrar revisiones. También puede
mostrar la versión original, con o sin revisiones.
- Cuando las revisiones estén visible en el documento, puede seleccionar los tipos de
revisiones que se muestran en la lista Mostrar marcas, en el grupo Seguimiento; por
ejemplo, puede mostrar sólo comentarios o sólo inserciones y eliminaciones. También
puede mostrar u ocultar las revisiones de revisores en concreto en esta lista.
- Puede desplazarse hacia adelante o hacia atrás de una marca de revisión o de un
comentario a otro haciendo clic en el botón Anterior o Siguiente en el grupo Cambios.
- Puede incorporar un cambio destacado en el documento e ir al siguiente cambio
haciendo clic en el botón Aceptar en el grupo Cambios. Puede hacer clic en el botón
Rechazar para eliminar el cambio seleccionado, restablecer el texto original e ir al
siguiente cambio.
- Puede aceptar o rechazar los cambios de un bloque de texto, como un párrafo,
seleccionando el bloque de texto y haciendo clic en el botón Aceptar o Rechazar.
- Puede aceptar todos los cambios de una sola vez haciendo clic en la flecha de Aceptar
y luego haciendo clic en Aceptar todos los cambios del documento. Para rechazar
todos los cambios a la vez, haga clic en la flecha de Rechazar y luego haga clic en
Rechazar todos los cambios del documento.
- Puede aceptar o rechazar sólo ciertos tipos de cambios o cambios de revisores en
concreto mostrando sólo los cambios que quiere aceptar o rechazar, haciendo clic en
la flecha de Aceptar o Rechazar y luego haciendo clic en la lista en todos los cambios
mostrados.
Proteger documentos con contraseña
A veces querrá que sólo ciertas personas puedan abrir y cambiar un documento. La forma
más fácil para ejercer este control es asignar una contraseña para proteger el documento.
Entonces, Word requerirá que se introduzca la contraseña de forma correcta antes de
permitir que se abra el documento y que se realicen cambios.
Word le ofrece dos niveles de protección de contraseñas:
- Contraseña para compartir. El documento se guarda de forma que sólo la gente que
sepa la contraseña lo pueda abrir, hacer cambios y guardar el archivo. La gente que no
sepa la contraseña puede abrir una versión de sólo lectura. Si hacen cambios y quieren
guardarlos, tendrán que guardar el documento con un nombre diferente o en una
ubicación diferente, conservando el original.
- Contraseña cifrada. El documento se guarda de forma que la gente que no sepa la
contraseña no lo pueda abrir para nada.
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