PROCEDIMIENTO PARA PREVENCIÓN,

PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE

EMERGENCIAS

Versión: 04 Código: GA-PR-H07

Proceso: GESTIÓN ADMINISTRATIVA
Página 1 de 24 Vigente desde: 2019/01/30

1. OBJETIVO

Estructurar e implementar en EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA E.S.P. acciones y

procedimientos enfocados a prevenir o afrontar situaciones de emergencia, organizar el control
de la misma, mitigar sus posibles impactos y optimizar la respuesta para proteger a los
trabajadores, visitantes y activos de la empresa.

2. ALCANCE

Este Plan abarca todos los procesos, instalaciones, personal, contratistas y partes interesadas
donde se realicen actividades de la empresa, con el fin de enfrentar situaciones potenciales de
emergencia que atenten contra la vida humana, medio ambiente, infraestructura y bienes de
EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA E.S.P. En caso de presentarse una emergencia en áreas de
los clientes de la empresa, el personal se acogerá al Plan de Emergencias definido por el
establecimiento en cuestión.

3. SOPORTE NORMATIVO

La atención y prevención de desastres es materia de gran importancia para EMPRESAS

PUBLICAS DE NEIVA E.S.P., y las medidas tomadas para evitar los efectos de su ocurrencia
son de obligatorio cumplimiento. Como compromiso legal nos acogemos a la reglamentación
nacional vigente establecida en la Matriz de Requisitos Legales aplicable.

NORMA CONTENIDO
NTC 5254 / 2004 Gestión de riesgo.

GTC 45 / 2012 Guía para la identificación de los peligros y la valoración de los riesgos en seguridad y salud
ocupacional.
NTC 1700 / 1982 Higiene y seguridad. Medidas de seguridad en edificaciones. Medios
de evacuación.
NTC 2885 / 2009 Extintores portátiles contra incendios.

NTC 4140 / 2012 Accesibilidad de las personas al medio físico. edificios y espacios urbanos y rurales. Pasillos y
corredores. Características generales.
Accesibilidad de las personas al medio físico. edificios, espacios
NTC 4144 / 2005
urbanos y rurales. Señalización.

NTC 1867 / 1983 Higiene y seguridad. Sistema de señales contra incendio. Instalación, mantenimiento y usos.

Adoptan directrices generales para la elaboración del plan de gestión del riesgo de desastres
Decreto
de las entidades públicas y privadas en el marco del artículo 42 de la ley 1523 de 2012"
2157/2017

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Código GA-PR-H07 Versión 04

4. TERMINOLOGIA Y DEFINICIONES

Alarma: Notificación apremiante mediante dispositivos mecánicos, eléctricos, electrónicos o de

otra naturaleza, con el objetivo de proporcionar señales de alerta y dar inicio al Plan Operativo
de Emergencias ante la ocurrencia o inminencia de un evento con potencialidad de riesgos.

Alerta: Notificación de ocurrencia de una condición de riesgo o de un siniestro que podría

requerir la eventual ejecución del Plan Operativo de Emergencias.

Amenaza: Fenómeno natural o provocado por la actividad humana, cuya ocurrencia es

peligrosa para las personas, instalaciones y/o ambiente.

Análisis de Vulnerabilidad: Medida o grado de debilidad de ser afectado por amenazas o

riesgos según la frecuencia y severidad de los mismos. La vulnerabilidad depende de varios
factores, entre otros, la posibilidad de ocurrencia del evento, la frecuencia de ocurrencia del
este, los planes y programas preventivos existentes y la posibilidad de programación anual.

Brigada de Emergencias: Grupo de trabajadores motivados, quienes en razón de su

permanencia y nivel de responsabilidad son organizados, son entrenados y equipados para
identificar las condiciones de riesgo que puedan generar emergencias; desarrollar acciones
preventivas, así como ejecutar los procedimientos administrativos y operativos necesarios para
controlarlas en su etapa inicial a fin de mitigar sus efectos.

Desastre: Es un hecho que afecta negativamente a la vida (individual y colectiva) o al sustento de la

misma, rebasando la capacidad de respuesta, desembocando con frecuencia en cambios
permanentes en las sociedades humanas, en los ecosistemas y en el medio ambiente.

Emergencia: Hecho fortuito o inesperado, que implique un estado de perturbación parcial o

total, con potencial de producir lesiones o daños en las personas, los elementos físicos o el
ambiente, cuya magnitud puede poner en riesgo la estabilidad del sistema afectado; por lo
tanto, requiere de acciones inmediatas. Los individuos, comunidades o empresas que las sufren,
deben planificar su capacidad de responder ante estas con recursos propios o apoyo de terceros.

Evacuación: En su sentido más frecuente, se refiere a la acción o al efecto de retirar personas

de un lugar determinado. Normalmente sucede en emergencias causadas por desastres, ya
sean naturales, accidentales o debidos a actos bélicos.

MEDEVAC (Medical Evacuation): Secuencia para responder en forma rápida y ordenada ante
la presencia de posibles eventos que involucren lesiones a personas, para evitar potenciales
complicaciones médicas.

Mitigación: Acciones desarrolladas antes, durante y después de un evento, tendientes a

contrarrestar sus efectos negativos y asegurar la supervivencia del sistema, hasta tanto se
efectúe la recuperación.

Plan de Contingencia: Conjunto de normas y procedimientos específicos que basados en el

análisis de vulnerabilidad, facilitan prevenir o atender oportuna y adecuadamente una situación
de emergencia.

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Plan de Evacuación: Organización, recursos y procedimientos, tendientes a que las personas

amenazada por un peligro (incendio, inundación, escape de gas, bomba, etc.) protejan su vida e
integridad física, mediante su desplazamiento hasta lugares de menor riesgo.

Procedimiento Operativo Normalizado: Documento en el cual se establecen las labores que

se deben realizar durante la ocurrencia de un evento determinado para llegar a un fin
específico.

Simulacro: Ejecución de un juego de roles que se lleva cabo en un escenario real tratando de
asemejar la ocurrencia de un evento de emergencia, para verificar/evaluar las acciones de
respuesta al mismo.

Siniestro: Evento no deseado con capacidad de generar efectos negativos. Puede ser de tipo
accidental o intencional.

Riesgo: Una amenaza evaluada en cuanto a su probabilidad de ocurrencia y su gravedad

potencial esperada.

Triage: Sistema utilizado para clasificar la prioridad de atención en personas lesionadas. Es

realizado por personal de salud.

Vulnerabilidad: Es la medida de que tan susceptible es un bien o lugar expuesto a ser afectado
por un fenómeno perturbador.

5. RESPONSABLE

EL GERENTE es responsable de suministrar todos los recursos necesarios para la ejecución de

las actividades descritas en este Plan.

ASESOR DE TALENTO HUMANO Y RESPONSABLE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE

SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO son responsables de de establecer el Plan de
Prevención, Preparación y Respuesta ante Emergencias de la empresa, coordinar su
funcionamiento y mantenerlo actualizado de acuerdo a los diferentes escenarios que se
presentan.

TODO EL PERSONAL es responsable de cumplir lo dispuesto en este Plan, conocer la

totalidad del mismo, participar activamente en los eventos de capacitación y de entrenamiento
en temas de emergencias y estar atentos a cualquier evento o emergencia que se presente y
aplicar la contingencia requerida.

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6. CONDICIONES GENERALES

6.1. INFORMACIÓN GENERAL

RAZÓN SOCIAL Empresas Publicas de Neiva E.S.P.
NIT. 891180010-8
ACTIVIDAD ECONÓMICA La prestación y/o operación y/o administración y/o distribución
y/o generación y/o comercialización en todo el territorio nacional
incluyendo la ciudad de Neiva, de los servicios públicos de:
Acueducto, Alcantarillado, Aseo, Tratamiento y aprovechamiento
de basuras, Energía Eléctrica, Gas y sus actividades
complementarias o conexas, propias de todos y
cada uno de los servicios que se indican en su objeto social y de
acuerdo al marco legal regulatorio.
SEDES
ARCHIVO CENTRAL CENTRO
Dirección: Carrera 8 #23-19 Sur. Dirección: Calle 6 #6-02.
Teléfono: 314 308 5945. Teléfono: 8725500
Responsable: José Santos. Responsable: Gerente.
Horario: Lunes a Jueves 7 a.m.-12 p.m. y 2-6 p.m. y Horario: Lunes a Jueves 7 a.m.-12 p.m. y 2-6 p.m. y Viernes
Viernes 7:00 a.m.-12:00 p.m. y 2-5 p.m. 7:00 a.m.-12:00 p.m. y 2-5 p.m.
BOCATOMA EL TOMO
BOCATOMA EL GUAYABO
Dirección: Área rural de Neiva, por la Calle 19 – Vereda El
Dirección: Kilometro 12 vía Vegalarga. Centro.
Teléfono: 316 834 2319 Teléfono: 318 354 4192
Responsable: Operador de turno. Responsable: Operador de turno.
Horario: 24 horas / 7 días
Horario: 24 horas / 7 días
PLANTA EL JARDÍN PLANTA KENNEDY
Dirección: Calle 19 #25-125. Dirección: Calle 17ª #24-106. Teléfono:
Teléfono:8779455 – 318 354 4186 8750885 – 318 354 4188
Responsable: Operador de turno. Responsable: Operador de turno.
Horario: 24 horas / 7 días
Horario: 24 horas / 7 días
PLANTA RECREO RESERVORIO POCO A POCO
Dirección: Calle 8 #144-44. Dirección: Kilometro 7 vía Vegalarga.
Teléfono: 318 354 4183 Teléfono: 316 834 2319
Responsable: Gonzalo Vargas.
Responsable: Operador de turno.
Horario: Todos los días de 6:00 a.m. a 2:00 p.m.
Horario: 24 horas / 7 días
TANQUE 3000
Dirección: Calle 18 #55-66 – Barrio San Miguel
Arcángel.
Teléfono: 318 803 1259
Horario: Todos los días de 6:00 a.m. a 2:00 p.m.
DIRECTOR DEL COE Gerente

COORDINADOR DEL COE Isaías Enrique Ortiz Álvarez

Responsable del SG-SST
Asesor de Talento Humano
COORDINADOR DE BRIGADAS
ARL Positiva Compañía de Seguros S.A.
CLASIFICACIÓN DE RIESGOS I y III

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6.2. RECURSOS FÍSICOS

Inventario de extintores
Inventario de camillas
Inventarios de Botiquines

6.1. RECURSOS HUMANOS

Las CEIBAS EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA, E.S.P, en la actualidad cuenta con los
Siguientes trabajadores vinculados como empleados, contratistas y temporales, quienes desarrollan
sus actividades laborales en las diferentes sedes de acuerdo a información facilitada por el área
de Talento Humano.

Empleados que conforman la empresa

EMPLEADOS CONTRATISTA TEMPORALES

148 109 67

6.2. SUMINISTRO DE SERVICIOS POR SEDES

SERV
SEDES
ICIOS
Acueduc Alcantarillado Aseo Energía Gas Teléfono Vigilanci
to a
Archivo Central X X X X - X -
Centro X X X X - X X
Bocatoma El Guayabo - - X X - - X
Bocatoma El Tomo - - - X - - X
Planta El Jardín X X X X - X X
Planta Kennedy X X X X - X X
Planta Recreo X X X X - X X
Reservorio Poco a Poco- X X X - - X

Tanque 3000 X X X X - - X

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6. 3 IDENTIFICACIÓN DE AMENAZAS, ANÁLISIS DE VULNERABILIDAD Y NIVEL DE

RIESGO

6.2.1. Evaluación de los escenarios de Emergencias

De acuerdo a la identificación de los escenarios de emergencia los riesgos y las amenazas

identificadas por EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA E.S.P., se estableció la siguiente
metodología de evaluación:

1. Se debe determinar la amenaza, probabilidad y vulnerabilidad que se presenta en cada

uno de los factores de riesgos.

2. Para cada factor de riesgo encontrado se determina su probabilidad indicando si es

Posible, Probable o Inminente, de acuerdo a antecedentes y condiciones de control en
que el factor de riesgo se presente.

Determinación de la Probabilidad

PROBABILIDAD DESCRIPCIÓN
Nunca ha sucedido en muchos años de exposición al
POSIBLE (PO)
riesgo, pero es concebible - Probabilidad del 5%.
Completamente posible. Tiene una probabilidad de suceso
PROBABLE (PR)
del 50%.
INMINENTE (I) Es el resultado más esperado, si la actuación de riesgo
Tiene lugar

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Código GA-PR-H07 Versión 04

3. Se determina para cada riesgo la vulnerabilidad clasificándola en Alta, Media o Baja,

teniendo en cuenta las consecuencias potenciales que se pueden tener en caso de
presentarse el evento.

Determinación de Vulnerabilidad

VULNERABILIDAD DESCRIPCIÓN
Las lesiones que se presentarían serían de extrema gravedad o el
ALTA (A) número de lesiones podría ser mayor a cinco, con probabilidad de
muerte de las personas.
Las lesiones que se presentarían serian de consideración o el
MEDIA (M)
número de lesionados podría ser entre uno y cinco.
De presentarse esta situación no habría personas lesionadas pero
BAJA (B)
requeriría evacuar y proteger las personas.

4. Posteriormente se determina la priorización de los riesgos encontrados cruzando la

categoría encontrada por amenaza y la de vulnerabilidad, en el cruce de estas dos
categorías se establece su priorización.

Matriz de Nivel de Riesgos

PROBABILIDAD
VULNERABILIDAD
INMINENTE PROBABLE POSIBLE
ALTA Riesgo Alto Riesgo Alto Riesgo Medio
MEDIA Riesgo Alto Riesgo Medio Riesgo Bajo
BAJA Riesgo Medio Riesgo Bajo Riesgo Bajo

6.2.2. Análisis de Vulnerabilidad

SEDES ACCESO A INSTALACIONES INSTALACIONES LOCATIVAS OCUPACIÓN

Permanencia mínima de personal
Instalaciones ubicadas en el perímetro administrativo en horario de Lunes
Estructura construida con ladrillo a la
urbano de la ciudad de Neiva. No a Jueves 7 a.m.-12 p.m. y 2-6
Archivo vista, dos portones, extractores de aire
cuenta con hidrantes cercanos (a p.m. y Viernes 7:00 a.m.-12:00
Central y pisos en concreto.
menos de 100 metros lineales).
p.m. y 2-5 p.m.
Permanencia mínima del
Instalaciones ubicadas en el perímetro Vigilante, además de personal
urbano de la ciudad de Neiva. Cuenta administrativo y operativo en
Estructura construida en
con un hidrante cercano horario de Lunes a Jueves 7
Centro concreto,considerada patrimonio
(aproximadamente a 100 metros a.m.-12p.m. y 2-6 p.m. y Viernes
histórico de la ciudad.
lineales) por la Calle 6 con Carrera 5. 7:00 a.m.-12:00 p.m. y 2-5p.m.
Bocatoma El Instalaciones ubicadas fuera de la Cuenta con las estructuras físicas Permanencia mínima del
Guayabo ciudad de Neiva, en el de Operación de la Vigilante, Operador de la

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Corregimiento El Guayabo, en el Bocatoma, construidas en concreto. Planta en turno y el Operador de

kilometro 7 vía a Vegalarga. No construido en concreto, con puertas y Maquinaria Pesada.
cuenta con hidrantes cercanos (a ventanales metálicos y techo de zinc. Una
menos de 100 metros lineales). Caseta del operador, construida en ladrillo
a a vista con puertas en madera y techo de
zinc. El perímetro esta delimitado por
segmentos de malla galvanizada y cerco en
alambre.

Instalaciones construidas en concreto, con

superficies en baldosas. Las áreas de
Instalaciones ubicadas en la operación, de captación de agua, canal de
Vereda el Centro del área rural de conducción y desarenadores, están Permanencia mínima del
Neiva. Su acceso es limitado a una construidas en concreto. Las zonas Vigilante, Operador de la Planta
Bocatoma El vía sin pavimentación, de paso perimetrales están cubiertas de vegetación en turno y el Operador de
Tomo para un vehículo a la vez. No y arborización, delimitando las áreas de Maquinaria Pesada.
cuenta con hidrantes cercanos (a intervención con malla
menos de 100 metros lineales). galvanizada.

Permanencia mínima del Vigilante

Conformada por el Laboratorio, construido y Operador de la Planta en turno.
Instalaciones ubicadas en el
perímetro urbano de la ciudad de en concreto, con pisos en baldosas, Además de personal
mesones de concreto, puertas y ventanas administrativo y operativo en
Planta El Neiva. Cuenta con un hidrante
en vidrio, un segundo piso con divisiones horario de Lunes a Jueves 7
Jardín cercano dentro del perímetro, cerca
de aluminio, acrílico y vidrio; y la Planta, de a.m.-12p.m. y 2-6 p.m. y
de la Caseta de Cloración.
dos niveles, construida en concreto. Viernes7:00 a.m.-12:00 p.m. y 2-
5p.m.

Cuenta con tres bloques de estructuras,

conformadas por una bodega, oficinas y Permanencia mínima del Vigilante y
dependencias de Recursos Físicos, Operador de la Planta en turno.
Alcantarillado y Acueducto. Construidas en Además de personal administrativo
Instalaciones ubicadas en el concreto, con puertas y ventanales y operativo en horario de Lunes a
perímetro urbano de la ciudad de metálicos, piso en baldosas y techos de Jueves 7 a.m.-12
Planta Neiva. Cuenta con un hidrante zinc. La estructura de la Planta de p.m. y 2-6 p.m. y Viernes 7:00
Kennedy cercano dentro del perímetro, cerca Tratamiento esta conformada por tanques y a.m.-12:00 p.m. y 2-5 p.m.
de los Flocuradores. flocuradores, la edificación esta construida
en concreto, con puertas y
ventanales metálicos y de madera y
tejados de asbesto. Las zonas perimetrales
están cubiertas de vegetación y
arborización, delimitando las
áreas de intervención con malla galvanizada.

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Cuenta con tres instalacionesciones

construidas en concreto, pisos en Permanencia mínima del Vigilante
baldosas, con puertos y ventanales y Operador de la Planta en turno.
Instalaciones ubicadas en el perímetro metálicos y otras dos estructuras para Además de personal
urbano de la ciudad de Neiva. No el almacenamiento de químicos y la administrativo y operativo en
Planta cuenta con hidrantes cercanos (a Caseta de cloración. Las zonas horario de Lunes a Jueves 7 a.m.-
Recreo menos de 100 metros lineales). perimetrales están cubiertas de 12
vegetación y arborización, delimitando p.m. y 2-6 p.m. y Viernes 7:00
las áreas de intervención con malla a.m.-12:00 p.m. y 2-5 p.m.
galvanizada.
Instalaciones construida en concreto,
Instalaciones ubicadas fuera de la con puertas y ventanales metálicos y Permanencia mínima del Vigilante
ciudad de Neiva, en el kilometro 7 vía a dos espacios para el
Reservorio y Operador de turno, todos los
Poco a Poco Vegalarga. No cuenta con hidrantes almacenamiento de agua. Áreas de días de 6:00 a.m. a 2:00 p.m.
cercanos (a menos de 100 metros intervención delimitadas por
lineales).
malla galvanizada.
Conformada por dos grandes
Instalaciones ubicadas en el Barrio San estructuras de concreto, con puertas y
Miguel Arcángel de la ciudad de Neiva. ventanales metálicos, que son tanques Permanencia mínima del Vigilante
Tanque Cuenta con dos hidrantes cercanos de almacenamiento de agua. Otra y Operador de turno, todos los
3000 (aproximadamente a 100 metros estructura mas pequeña en concreto es días de 6:00 a.m. a 2:00 p.m.
lineales c/u), por la vía hacia la ESE la Caseta del
Carmen Emilia Ospina
operador.

6.2.3. Inventario de amenazas, según su origen

[Link]. Amenazas Naturales
Son todas aquellas producidas en forma directa o indirecta por fenómenos naturales. Entre
otros tenemos: inundaciones, terremotos, tormentas, etc.
ORIGEN:
Externo
FUENTE
AFECTACIÓN:
Interna
Reacomodación de capas tectónicas de la tierra, estructura sin normas sismo-
Sismo
resistente verificable.
Caída de elementos no estructurales, de contenidos, de estructuras, desplome o
Terremoto
colapso estructural.
Vendaval Tormentas con vientos fuertes que han generado desprendimientos de cubiertas
y/o elementos no estructurales afectados
Deterioro de vías de circulación, pasillos u otras áreas a causas de mobiliario que
Inundación
pueda desprenderse a causa del agua.
Obstaculización/deterioro de vías de circulación, pasillos u otras áreas a causas
Derrumbe
de mobiliario y/o estructuras que puedan desprenderse.
Precipitaciones Amenaza de origen natural. Común según la época del año.

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[Link]. Amenazas tecnológicas

Son todas aquellas inherentes a los procesos, equipos, materias primas e insumos,
desarrollados y utilizados por las empresas, de acuerdo con su actividad económica. Entre otros
tenemos: incendios, explosiones, derrames, etc.

ORIGEN:
Interno
FUENTE
AFECTACIÓN:
Interna
Superficies calientes expuestas, resistencias eléctricas, grecas, recubrimientos
calientes que puedan radiar o tocar combustibles sólidos y/o líquidos.
Incendios
Elementos combustibles como papel (libros, revistas, periódicos), muebles,
estantes.
Desplome de paredes, lámparas, techos, partes de la infraestructura, como
Estructural, ventanas, vidrios sin protección, por inestabilidad, ausencia de seguridad o
locativo y/o deterioro progresivo.
funcional Colisión con vehículos en parqueaderos y vías, choques en vías lisas con
lluvias, vías de difícil acceso.
Deficiencia en
equipos,
Cortes de energía por sobrecarga de instalaciones eléctricas o instalaciones
instalaciones
defectuosas y/o sin mantenimiento. Objetos que puedan caer como lámparas o
y/o recursos
mobiliario que no están anclados a la pared.
para
emergencias
Por fugas en el almacenamiento de combustible. Al momento de suministrar de
Explosiones
combustible a los vehículos o maquinaria. Mantenimiento de Vehículos.
Derrames Rotura y/o fugas de elementos con contenidos líquidos como botellas, cajas, etc.

[Link]. Amenazas Sociales

Son todas aquellas emergencias producidas por desórdenes de tipo social. Entre otros
tenemos: amenazas, atentados, robos, etc.

ORIGEN:
Interno/Externo
FUENTE
AFECTACIÓN:
Interna
Pérdidas de elementos, productos, mercancía, artículos personales de los
Robos
trabajadores.
Atentados generalizados al personal mediante comunicaciones extorsivas en
Amenazas parqueaderos e inmediaciones de la empresa.
Sitios expuestos a ingreso masivo y desorganizado de personas con intención de
Asaltos/Atracos
saqueo y/o daño, originadas en problemas de orden público.

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Sitios expuestos a daño intencional diferido en tiempo o en espacio, incluye

Atentados
atentados, bombas, sabotaje, disparos con armas de fuego, etc.
Concentraciones masivas de población organizadas en actividades específicas
Desorden de diversa índole, como eventos estudiantiles, manifestaciones, huelgas, paros,
público movimientos políticos, fiestas regionales y otros; pueden llegar a generar algún
desastre en las instalaciones.

6.2.4. Tipos de emergencias según las amenazas

Dependiendo del nivel de incidencia en los activos, la salud e integridad física de las
trabajadores, visitantes y contratistas de EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA E.S.P., los tipos de
emergencias que pueden presentarse en las áreas de trabajo, procesos y servicios que presta
la organización son:

[Link]. Emergencia Parcial

Es todo evento que para ser controlado requiere de la intervención del Comité Operativo de
Emergencias de la sede o área afectada y que puede llegar a causar daños mínimos, perdidas
de activos de menor cuantía y/o lesiones menores en el personal. Por las características de
riesgo que implica, la Emergencia Parcial tiende a presentarse principalmente en las áreas de
trabajo por lesiones menores de traumas por caídas a nivel del piso, conatos menores
controlados por medio de extintores, perdidas de archivos o activos de menor cuantía. Esta
Emergencia NO amerita Evacuación.

[Link]. Emergencia Total

Es todo evento que precisa de la intervención del Comité Operativo de Emergencias de la
empresa y de la ayuda de Grupos Especializados de Socorro y Rescate; su nivel de afectación
es alto en relación con la salud e integridad física de las personas, los activos de las empresas
y el medio ambiente. La emergencia total tiende a presentarse principalmente cuando existen
manifestaciones terroristas, desórdenes públicos, amenaza de grupos al margen de la ley. Esta
Emergencia amerita Evacuación.

6.3. PLAN OPERATIVO DE EMERGENCIAS (POE)

La implementación del POE en las instalaciones de EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA E.S.P.

comprende la planeación y ejecución de un programa de control y estrategias de respuesta ante
la presencia de cualquier evento que vulnere contra la vida humana, infraestructura, bienes y/o
medio ambiente.

Una vez notificada una situación de emergencia, le corresponderá al Comité Operativo de

Emergencias (COE), tomar la determinación de activar el POE. Desde ese momento, el COE
tomará el control y la dirección de las operaciones.

6.3.1. Recurso Humano

Esta hace referencia a la definición del COE, su conformación y la asignación de
responsabilidades y niveles de respuesta.

[Link]. Director del COE

 Confirma el evento y determina la acción a seguir (puede asesorarse de los Coordinadores).

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Código GA-PR-H07 Versión 04

 Activa la alarma de emergencia interna (en su defecto lo realiza el Coordinador del COE).
 Avisa a las entidades de apoyo externo y solicitar la ayuda necesaria
 Evalúa el desarrollo de la atención de la emergencia con el apoyo de los diferentes
coordinadores y realizar la gestión de los recursos externos a que haya lugar.
 Evalúa (en compañía de las brigadas de emergencia) el control del evento, la evacuación de
los servicios afectados, la asistencia al Punto de Encuentro, la ubicación y remisión de los
lesionados y la funcionalidad del POE.
 Informa (puede asesorarse de los Coordinadores) a los medios de comunicación los hechos
y las acciones de respuesta.
 Realiza evaluación periódica del personal y las áreas y determinar los correctivos cuando la
situación así lo requiera.

[Link]. Coordinador del COE

 Evaluar el impacto de los eventos potenciales para determinar la magnitud y capacidad de
manejo. Puede determinar necesidades y remite constantemente esta información al
Director del COE.
 En ausencia del Director del COE, debe activar la alarma de emergencias.
 Normalmente puede nombrar un brigadista como asesor en seguridad para:
o Supervisión de la seguridad operativa en general.
o Establecer las condiciones de seguridad para poder entrar en las zonas de riesgo.
o Coordinar la delimitación de zonas de riesgo.
o Evaluar los riesgos y tomar las medidas necesarias.
 Realiza evaluación de los mecanismos de control de emergencias y aplica correctivos en el
transcurso de la asistencia.
 Coordina la acción de respuesta inicial de organismos de apoyo externo e informa aspectos
relevantes.
 Realiza evaluación periódica y determinar los correctivos cuando la situación así lo requiera.
 Determina y coordina con directivos y responsables, el suministro de equipos y elementos
necesarios para atender la emergencia.
 Coordina y dirige acciones de:
o Control del evento.
o Evacuación de lesionados.
 Atiende y gestiona las necesidades (logísticas) derivadas de la atención de la emergencia.
 Brinda apoyo técnico y logístico a la Brigada durante el control del evento.
 Vigila el uso adecuado de Elementos de Protección Personal (EPP) y bioseguridad durante
la respuesta a emergencias.
 Realiza evaluación periódica del personal y las áreas y determinar los correctivos cuando la
situación así lo requiera.
 Evalúa todos los procesos necesarios para luego remitir los informes que permitan actualizar
el POE.

[Link]. Coordinador de Brigadas

 Coordina la aplicación de procedimientos relacionados con atención de emergencias y
primeros auxilios, según la situación presente en los lugares en donde EMPRESAS
PUBLICAS DE NEIVA E.S.P. haga presencia, en procura de la salvaguarda de la integridad
de los trabajadores, visitantes, contratistas y clientes de la empresa.

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Código GA-PR-H07 Versión 04

 Determinar y coordinar con Directivos y Responsables, el suministro de equipos y elementos

necesarios para atender la emergencia.
 Coordinar y dirigir acciones de: Control del evento (explosión, incendio, sismo, etc.),
evacuación de lesionados y personal en general por parte de los Brigadistas.
 Atender y gestionar las necesidades (logísticas) derivadas de la atención de la emergencia.
 Brinda apoyo técnico y logístico a la Brigada durante el control del evento.
 Vigila el uso adecuado de elementos de seguridad personal y bio-seguridad.
 Realizar evaluación periódica y determinar los correctivos cuando la situación así lo
requiera.
 Evaluar todos los procesos necesarios para luego remitir los informes que permitan
actualizar el Plan de Emergencias
 Asistir y tomar parte activa en las prácticas que se programan.
 Tomar parte activa en todas las situaciones de emergencia que se presenten en la
compañía, cumpliendo las tareas asignadas por el Coordinador del COE.
 Cumplir con el plan de emergencias de la empresa.
 Participar en actividades de capacitación programadas.
 Velar por que estén despejadas las vías de evacuación.
 En caso necesario, dirigir en forma ordenada y correcta la salida de las personas a los
puntos de encuentro.
 Mantener un control efectivo sobre las personas para evitar aglomeraciones y estados de
pánico.
 Proceder en forma segura y técnica al rescate de las personas que se encuentren heridas o
atrapadas.
 Verificar una vez finalizada la evacuación, que dentro de las instalaciones no quede ninguna
persona.
 Diseñar el plan y realizar simulacros de evacuación.
 Instruir a todo el personal en el plan de evacuación.
 Atender en un sitio adecuado y seguro al personal afectado y lesionado.

[Link]. Brigada de Emergencias

La Brigada de Emergencias de EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA E.S.P. es una estructura
compuestas por personas con aptitudes físicas, mentales y sociales, debidamente motivadas,
entrenadas y capacitadas para prevenir o controlar emergencias menores hasta la llegada del
personal de apoyo. Está conformada en su interior por Brigadistas Integrales, preparados para
el Control de Incendios, Primeros Auxilios, Evacuación y Rescate. Tendrán la responsabilidad
de:
 Realizar acciones de control del evento, evacuación y atención inicial de lesionados.
 Entrar en interacción y apoyo con los organismos de emergencia externos, cuando estos
lleguen al lugar de la emergencia.
 Realizar y reportar inspecciones de acuerdo a:
o Inspección de áreas (orden y aseo) e instalaciones (señalización y ubicación).
o Ubicación y estado de extintores.
o Ubicación y estado de botiquines.
o Estado y mantenimiento de herramientas, equipos de cómputo, inventario de recursos.

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 PROCEDIMIENTO PARA PREVENCIÓN, PREPARACIÓN Y RESPUESTA ENTE EMERGENCIAS

Código GA-PR-H07 Versión 04

 Una vez realizadas las inspecciones se deben asegurar que todos los correctivos o
sugerencias sean ejecutadas en el tiempo fijado, las sugerencias deben ser presentadas al
Coordinador de Brigadas y/o al Coordinación del COE.

Funciones Específicas de los Brigadistas

ANTES DE LA EMERGENCIA DURANTE LA EMERGENCIA DESPUÉS DE LA EMERGENCIA

Planea acciones, organiza
Activa recursos disponibles. Evalúa resultados del plan.
recursos.
Evalúa condiciones de la
Evalúa la vulnerabilidad. emergencia. Establece correctivos del plan.
Controla amenazas. Administra los recursos. Actualiza recursos e inventarios.
Contacta a la máxima Presenta investigaciones, reportes
Promueve capacitación.
autoridad en la organización. e informes de la emergencia.
Establece acciones y
Retroalimenta a los involucrados en
procedimientos de Contacta cuerpos de ayuda.
el plan.
contingencia.
Evalúa eficiencia y eficacia de Determina cursos de acción y
Determina estado de normalidad.
los procedimientos. acciones operativas.
Recoge y procesa toda la
información relacionada con la
emergencia.

6.3.2. Recursos físicos del POE

[Link]. Sistema de detección (Alarma)
La Alarma de Evacuación es la señal que permite dar a conocer al personal, en forma simultánea,
la necesidad de evacuar un lugar ante una amenaza determinada. Se activa la alarma con el
accionar de pitos ubicados estratégicamente en Botiquines y Camillas. Igualmente, se cuenta con
Cámaras de televigilancia, para la revisión de condiciones optimas de seguridad en las áreas de
la empresa.

[Link].1. Cuándo se debe activar la alarma?

 Cuando detecte un incendio en el lugar donde se encuentre.
 Cuando observe la presencia de humo en grandes proporciones dentro de las instalaciones.
 Cuando se presenten daños graves en la estructura de las instalaciones que pongan en
peligro a sus ocupantes en forma inmediata.
 Cuando se descubra o sospeche la presencia de artefactos explosivos en cualquier área.
 Cuando se presente cualquier evento que impacte de forma negativa al personal (lesión) o
las instalaciones de la empresa (daños a bienes).

[Link].2. Cómo accionar la alarma?

Se deben ubicar los pitos (Botiquines y Camillas) y obturarlos según el tipo de alarma
correspondiente. Igualmente, se debe recopilar información sobre:
 Nombre de quien da la información.
 Tipo de emergencia.
 Si hay víctimas, cantidad e identificación de las mismas.

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Código GA-PR-H07 Versión 04

Tipos de Alarma

OBTURACIÓN SIGNIFICADO
Una Prueba de la alarma: Primer día laboral de cada mes a las 9:00 am.
Llamado de atención del personal de las instalaciones, se puede
Intermitente
presentar una condición anormal de seguridad.
Evacuación de todo el personal hacia el Punto de Encuentro, se puede
Continua estar presentando una condición de emergencia.

[Link]. Rutas de Evacuación y Punto de Encuentro

Dentro de las instalaciones de EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA E.S.P. se encuentran
señalizadas y ubicadas estratégicamente las Rutas de Evacuación, identificando las rutas que
el personal debe tomar frente a una emergencia. Según la emergencia que se presente, los
miembros del COE pueden tomar la decisión de coordinar la evacuación del personal hacia el
respectivo Punto de Encuentro de la empresa, según la sede en cuestión.

[Link].1. Responsable de dar la orden para evacuación

En su orden, pueden activar la alarma de evacuación (Pito Continuo) las siguientes personas: el
Director del COE, el Coordinador del COE, el Coordinador de Brigadas o los Brigadistas a falta
de alguno de los anteriores. Para tomar la decisión de evacuar las instalaciones, quien a su turno
tenga la responsabilidad, ha de tener en cuenta que ante cualquier emergencia puede ordenar
evacuar a todo el personal, tanto flotante como interno, que no sea útil para ayudar en la atención
de la misma. Igualmente ordenará evacuar al personal vital en función de la emergencia, solo si
es estrictamente necesario, para el efecto puede basarse en:
 Cuando se detecte un incendio que no sea controlable internamente.
 Cuando se presenten daños graves en la estructura de la edificación que pongan en peligro
a sus ocupantes en forma inmediata.
 Cuando se descubra o sospeche la presencia de artefactos explosivos en cualquier área.

[Link]. Sistemas de Comunicación

Se cuenta con las comunicaciones necesarias para la coordinación y el manejo de las
emergencias:
 Líneas telefónicas fijas (y para fax).
 Teléfonos celular del personal.
 Internet.
El vocero establecerá canales de comunicación con los cuerpos de socorro, emitirá boletines
informativos sobre los eventos ocurridos y acopiará toda la información de las emergencias.

ASPECTOS QUE SE DEBEN TENER EN CUENTA EN LA COMUNICACIÓN DE UNA

EMERGENCIA
 Un incendio
 Un Accidente o Enfermedad súbita en un
Qué se ha producido?
trabajador
 Otros
 Oficinas
En dónde?
 Almacén

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PROCEDIMIENTO PARA PREVENCIÓN, PREPARACIÓN Y RESPUESTA ENTE EMERGENCIAS

Código GA-PR-H07 Versión 04

 Otros
 Instalaciones Locativas
Qué afecta?  Instalaciones Eléctricas
 Vehículos
 Atrapados
 Quemados
Hay / No hay heridos?  Traumatizados
 Intoxicados
 Muertos
Cuándo ocurrió?  Hora de Inicio de la Situación
 Empresas del Entorno
A quienes puede afectar?  Vehículos Aparcados
 Otros
 Coordinador de Emergencia
Quién está al mando de la
 Jefe de Brigadas
situación?
 Otro

[Link]. Elementos de Primeros Auxilios

Se dispone de Botiquines en las diferentes sedes de EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA E.S.P.
Se cuenta con botiquines portátiles en los vehículos de la empresa, como complemento del kit
de carreteras.

Los elementos del botiquín son para usarlos ÚNICAMENTE en caso de emergencias con
heridas, quemaduras leves, politraumatismos y casos no complicados. No para tratamientos
definitivos. En caso de duda, consulte al médico ocupacional de la empresa.

[Link]. Herramientas y Equipos

Se cuenta con:
 Cintas de acordonamiento (Peligro).
 Manilas.
 Pitos.

[Link]. Vehículos disponibles

En las diferentes sedes de la empresa, se dispone de vehículos para el traslado del personal al
centro de atención más cercano, de ser necesario.

[Link]. Recursos Externos:

Se cuenta con el apoyo de entidades que pueden colaborar en la atención de emergencias en
los diferentes sitios de operación, como los citados a continuación:

Directorio de Instituciones de Emergencia y servicios de salud en Neiva

INSTITUCIÓN/SERVICIOS TELÉFONO
(57-8) 8712127
Defensa Civil Seccional Huila. Línea de Emergencia:144

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INSTITUCIÓN/SERVICIOS TELÉFONO
(57-8) 8724500
Cruz Roja Seccional Huila.
Servicio de ambulancia: 132
Instituto Nacional de Vías. Línea Gratuita: 018000971097
Corporación Autónoma del Alto Magdalena - CAM. (57-8) 8765017
Alcanos de Colombia S.A. E.S.P. Línea de Emergencias: 164
Policía Nacional. Línea de Emergencias: 123
Policía de Tránsito y Transporte. Celular: #767
GAULA - Antisecuestro y extorsión. Línea de Emergencias: 165
Cuerpo de Bomberos de Neiva. Línea de Emergencias: 123
Clínica Medilaser. (57-8) 8724100
Clínica UROS. (57-8) 8633388
Hospital Universitario Hernando Moncaleano Perdomo.
Servicio de Urgencias: (57-8) 8717165
Complejidad: III y IV.

6.4. PLAN DE RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS

6.4.1. Planes de Contingencia

En el evento de que las áreas de trabajo, procesos y/u operaciones se encuentren afectados
por situaciones de riesgo que tengan como resultado una emergencia, es importante que los
trabajadores conozcan y apliquen Procedimientos de Acción o Planes de Contingencia que
permitan contrarrestar los efectos de dichos riesgos.

Inicio

Haga un conteo para verificar el número de

personas evacuadas con el número de
personas que se encuentran en las oficinas y
todas las áreas de la empresa.

Coordine la distribución de los recursos

necesarios para atender la emergencia

Centralice toda la información en el formato

de evaluación proceso de evacuación del

Fin

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PROCEDIMIENTO PARA PREVENCIÓN, PREPARACIÓN Y RESPUESTA ENTE EMERGENCIAS

Código GA-PR-H07 Versión 04

[Link]. Plan de Contingencia en caso de evacuación

a) Conserve la calma.
b) Interrumpa las actividades que se encuentre ejecutando.
c) Apague los equipos eléctricos y cierre las ventanas.
d) Abandone la oficina y ciérrela antes de salir.
e) Si tiene visitantes en el área de trabajo, llévelos con usted.
f) Siga la ruta de evacuación.
g) Diríjase al Punto de Encuentro.
h) No regrese por ningún motivo a la zona de la emergencia.
i) Espere el conteo por parte de los Coordinadores del COE.

[Link]. Plan de Contingencia en caso de inhalación accidental de Cloro

Si la persona expuesta no respira:
a) Pida asistencia medica inmediata.
b) Traslade a la persona a una atmosfera limpia.
c) Aplique de inmediato reanimación cardiopulmonar.
d) Retire y elimine toda prenda o elemento contaminado.
e) Lavar la zona afectada con abundante agua.
f) Se debe administrar oxigeno humidificado por personal capacitado, tan pronto como sea
posible.
Si la persona sigue respirando:
a) Pida asistencia medica inmediata.
b) Traslade a la persona a una atmosfera limpia.
c) Retire y elimine toda prenda o elemento contaminado.
d) Lavar la zona afectada con abundante agua.
e) Colóquela en una silla en posición cómoda. En casos severos, acueste a la persona con
la cabeza y tronco en posición elevada y pídale que respire de forma lenta y regular.
f) Se debe administrar oxigeno humidificado por personal capacitado, tan pronto como sea
posible.
g) Mantenga a la persona abrigada y en reposo.

[Link]. Plan de Contingencia en caso de contacto accidental en piel con Cloro

Cloro liquido:
 Si el cloro liquido ha contaminado la piel o la ropa, debe aplicarse abundante agua sobre
la zona afectada y la ropa contaminada deberá retirarse bajo la ducha. La ropa
congelada sobre la piel deberá descongelarse antes de ser retirada. Aclare la piel con
abundante agua potable de 20 a 30 minutos. Las quemaduras térmicas, debido al frio
del cloro liquido, son mas dañinas que cualquier reacción química de la piel al Cloro.
 En caso de contacto accidental en los ojos, aplique abundante agua potable de 20 a 30
minutos.
Gas de Cloro:
 La exposición a cloro gaseoso puede irritar la piel. Lave las áreas expuestas con agua y
jabón. No intente neutralizar ni aplicar vendas ni ungüentos en la zona afecta.

[Link]. Plan de Contingencia en caso de accidentes/enfermedades de aparición

súbita

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a) Detener inmediatamente las labores.

b) Suspender la operación de equipos, herramientas o vehículos que formen parte del
proceso y que hayan incidido en el accidente de trabajo, con el fin de evitar otros riesgos
de exposición que puedan generar nuevas eventualidades.
c) Activar la brigada de emergencia.
d) Si se da la orden de evacuar el trabajador debe dirigir al visitante al Punto de Encuentro.
e) Acompañe al paciente o lesionado, pida a otra persona informar lo sucedido a la Brigada
de Emergencia.
f) Si puede asistir al lesionado y esta capacitado, prestar la atención básica en primeros
auxilios, en caso contrario siga las recomendaciones de los brigadistas, si es el caso
evacue el área.
g) Si el paciente no requiere atención médica, registre la información del evento.
h) Dar aviso a los Coordinadores del COE sobre el evento acontecido.
i) Si se requiere apoyo externo, solicitarlo.
j) Si es necesaria atención clínica especial, proceder a transportar herido(s) al centro de
atención médico más cercano.
k) Facilitar la reactivación de las actividades y procesos que estuvieron afectados por el
accidente de trabajo.
l) Iniciar la investigación y análisis del accidente conjuntamente con la ARL, teniendo en
cuenta todas las evidencias presentes en el área de trabajo, el informe de los testigos y
el reporte claro/objetivo por parte del accidentado.

[Link]. Plan de contingencia en caso de accidentes de tránsito

a) Analizar si el accidente tuvo incidencia con daños materiales en el vehículo y lesiones en
las personas transportadas o solamente daños en el vehículo.
b) Señalizar el área del accidente mediante el equipo de carretera, con el fin de evitar
riesgos de exposición a otras personas en la vía.
c) En caso de lesiones a personas, proceder a prestar primeros auxilios básicos (si está
capacitado).
d) Si es necesaria atención clínica especial, proceder a transportar al herido o heridos al
centro de atención médico más cercano.
e) Si el accidente ha ocurrido en carretera nacional, proceder a comunicarse con las
autoridades de transito correspondientes.
f) Dar aviso a los Coordinadores del COE sobre el accidente acontecido.
g) Iniciar la investigación y análisis del accidente conjuntamente con la ARL, teniendo en
cuenta todas las evidencias presentes en el área de trabajo, el informe de los testigos y
el reporte claro/objetivo por parte del accidentado.

[Link]. Plan de contingencia en caso de incendios

a) Conserve la calma e intente sofocarlo, si está entrenado para hacerlo.
b) Informe o solicite a alguien comunicar claramente lo sucedido a la Brigada de
Emergencias o entidades externar de socorro. Siga instrucciones del personal
Brigadista.
c) Analice el tipo o clase de incendio:
i. Fuegos Clase A - Combustibles ordinarios
Se deben mantener las áreas de trabajo y de almacenaje libres de basuras y disponer todo tipo
de trapos grasosos en contenedores cubiertos.

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PROCEDIMIENTO PARA PREVENCIÓN, PREPARACIÓN Y RESPUESTA ENTE EMERGENCIAS

Código GA-PR-H07 Versión 04

ii. Fuegos Clase B - Líquidos o gases inflamables

No se debe suministrar combustible a equipos que se encuentren en espacios cerrados, ni a
aquellos que se encuentren en operación o calientes.
Se deben mantener los líquidos inflamables en envases debidamente cerrados, evitando la
presencia de goteos, lejos de las fuentes de chispas y emplearlos únicamente en áreas
ventiladas.
iii. Fuegos Clase C - Equipos eléctricos
Identificar los cables viejos, los aislamientos desgastados y las piezas eléctricas rotas.
Evitar el recalentamiento de los motores, manteniéndolos limpios y en buen estado, ya que la
chispa proveniente de un motor en mal estado puede encender el aceite y/o el polvo que se
encuentre en el motor.
Inspeccionar toda herramienta o equipo eléctrico que posea un olor extraño o inusual.
d) Analizar si el incendio se puede o no controlar. En caso de que el incendio se pueda
controlar, entonces combatirlo haciendo uso del extintor adecuado (si sabe cómo) y/o
empleando otros tipos de materiales, como tierra. Si el incendio no se puede controlar,
proceder a buscar las áreas de evacuación de las áreas de trabajo.
e) Evacue las áreas, pero antes de abrir una puerta tóquela, si está caliente ¡NO LA
ABRA!, hay fuego detrás de ella.
f) Ante el humo cúbrase nariz y boca con tela (ojala húmeda) y salga agachado (el humo
tiende a subir).
g) Al salir Evite el pánico, no corra, ni grite,
h) Si su ropa se incendia ¡NO CORRA! Arrójese al suelo y dé vueltas.
i) Si se quema no se aplique nada y solicite la asistencia de la Brigada de Emergencias.
No desprenda la ropa pegada a las quemaduras.
j) Finalmente, reportar e iniciar la investigación del incidente y/o accidente.

[Link]. Plan de contingencia en caso de actividad sísmica

a) Conserve la calma y tranquilice a los demás.
b) Protéjase de la caída de objetos o vidrios.
c) No utilice las escaleras móviles mientras esté temblando.
d) Ubíquese en lugares menos vulnerables, no busque la salida apresuradamente.
e) Aléjese del centro de cada piso, póngase junto o debajo de escritorio fuertes o lugares
estrechos como baños.
f) Adopte una "posición fetal", posición de triangulo de la vida.
g) Cubra su cabeza con las manos o algún objeto que brinde la suficiente protección.
h) Aléjese de las estanterías de libros, archivadores, ya que su contenido puede caerle
encima.
i) Sepárese de paredes agrietadas o inestables, ya que pueden presentarse réplicas que
derriben estas edificaciones
j) En lo posible (si puede) ayude a personas heridas y/o atrapadas.
k) Antes de salir, asegúrese de que no le caerán objetos peligrosos de la fachada o del
exterior.
l) En la oscuridad evite el uso de fósforos y velas, ya que pueden presentarse incendios o
explosiones por la presencia de fugas de gases.
m) Si no puede evacuar el edificio pida ayuda mediante el celular, gritos, silbidos o golpes con
objetos.

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n) Informe si hay personas atrapadas al personal brigadista. Siga instrucciones del personal
Brigadista. El Coordinador de Brigadas puede activar otros equipos de emergencias según
las necesidades detectadas por el COE.
o) Si está atrapada una parte de su cuerpo, y no la puede liberar fácilmente, manténgase lo
más inmóvil posible, si tiene hemorragia: haga presión sobre las heridas para detenerla.
p) Una vez termine el sismo evacue el área afectada y evalúe la intensidad del mismo.
q) Los Brigadistas deben revisar las oficinas y/o áreas de trabajo y se deben reunir para
evaluar daños.
r) Si es necesario, se ordenará un análisis estructural especializado.

[Link]. Plan de contingencia ante situaciones de orden público

a) Evalúe la situación con calma, si puede aléjese de una zona potencialmente afectada y/o
diríjase al Punto de Encuentro.
b) En caso de exposición a gases lacrimógenos: cierre los ojos, no los toque con las manos,
respire a través de tela ojala húmeda y ventile el área (si es posible). Aléjese de ventanas y
puertas que den al exterior. Espere a ser auxiliado.
c) Evacue el área afectada informe su situación a los brigadistas.
d) Siga instrucciones del personal de emergencias. Los Líderes de Evacuación apoyaran la
evacuación, si no compromete su seguridad.
e) Los Equipos de Emergencias NO deben ingresar a la zona de conflicto.
f) La Brigada de Emergencias se debe reunir con el COE y establecer un puesto de atención,
en una zona segura alejada de los disturbios. Según el caso, el Coordinador del COE
activará otros equipos de emergencia y/o apoyo externo.
g) Se debe evacuar, clasificar y transportar heridos desde fuera de la zona de conflicto hacia
un área segura o Punto de Encuentro.

[Link]. Otras Emergencias

Cualquier trabajador que reciba alguna información sobre una emergencia debe esforzarse a
determinar el tipo de emergencia e informar a los miembros del COE sobre el evento.
Los Brigadistas Integrales deben tomar la acción apropiada para manejar la situación, según
sea necesario, y si las condiciones de riesgo lo permiten, proceder a controlar la emergencia, si
esto no es posible, proceder a evacuar el área de trabajo.
Si existe presencia de heridos, solicitar la ayuda correspondiente para la prestación de primeros
auxilios y buscar el medio de transporte más adecuado para su movilización.
Dar aviso a los Coordinadores del COE sobre el sitio y el tipo de emergencia presentada u otras
emergencias que se puedan originar en las instalaciones de EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA
E.S.P. o en las áreas de trabajo de los clientes.

6.4.2. Criterios para la finalización de la emergencia y la reactivación normal de

las operaciones
Después de presentada la emergencia los criterios a ser establecidos para dar finalización a la
misma y proceder a reactivar las operaciones normales, se encuentra determinado por la
ausencia de anomalías en las áreas de la empresa o en las personas afectadas por el tipo de
emergencia presentada. Una vez atendido el personal afectado o las áreas de trabajo se
encuentren libres de los peligros existentes, se puede dar inicio a la reactivación normal de las
operaciones, teniendo en cuenta la revisión de los criterios mencionados a continuación por
parte de los Coordinadores del COE:

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Código GA-PR-H07 Versión 04

 Inspección de áreas afectadas.

 Evaluación y valoración de daños a bienes, productos y propiedad.
 Determinación de zonas potencialmente vulnerables.

[Link]. Reporte y Evaluación de la finalización de la emergencias

Una vez suceda una emergencia sea un simulacro o una emergencia real debe reportarse en el
formato de Investigación de Incidentes, de acuerdo a su procedimiento.

6.4.3. Plan de Recuperación

Este proceso busca el restablecimiento de las condiciones normales de funcionamiento y el
restablecimiento de la infraestructura y servicios que permitan la continuidad en el desarrollo de
actividades de la empresa. Este plan de recuperación estará alineado con el POE.

[Link]. Objetivos
Evaluar los impactos de la emergencia (daños, perdidas, lesiones) y analizar las necesidades para
continuar con la ejecución de las actividades correspondientes. Identificación y registro (cualitativo
y cuantitativo) de la extensión, gravedad y localización de los efectos de un impacto negativo del
evento. Una vez se determine normalidad, retorno a labores o control del evento.
Determinar el manejo de los recursos, rehabilitación de servicios básicos, necesidades de
reconstrucción de la infraestructura /según el caso). Esta información debe ser entregada y
recibida por el COE para su respectiva gestión. La satisfacción de las necesidades en materia
de soporte logístico para la atención y control de la emergencia, deben ser definidas y
gestionadas de inmediato.
Consolidar censos del personal y bienes afectados.

[Link]. Responsables
Son responsables por la implementación y seguimiento a Plan de Recuperación el Director y
Coordinadores del COE.

6.4.4. Plan de Evaluación de Respuesta ante Emergencias

[Link]. Programa para la Realización de Simulacros
Todo el personal deberá tener conocimiento sobre el POE antes de iniciar labores. Este
entrenamiento se dará al personal durante la etapa de Inducción y será reforzado en las
capacitaciones periódicas de la empresa. Se llevaran a cabo simulacros de manera periódica
con registro de los resultados obtenidos.

[Link]. Planeación del Simulacro

Para diseñar un simulacro es imprescindible diseñar un escenario, definir un conjunto de
supuestos acerca del posible peligro a que está sujeta el área del evento: lugar, fenómeno
(sismo, incendio, inundación, derrame de materiales peligrosos, entre otros), momentos y
condiciones. Con el objeto de simular una situación lo más cercana a la realidad, se deben
considerar las experiencias anteriores acerca de los fenómenos que con mayor influencia han
ocurrido en el área geográfica en donde se ubica la zona de impacto.

[Link]. Participantes del simulacro

Personal de EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA E.S.P., asesores, capacitadores y visitantes
interesados en participar de la actividad.

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Código GA-PR-H07 Versión 04

[Link]. Organización del simulacro

El simulacro se debe realizar con los Brigadistas Integrales de la empresa y si se requiere con
el apoyo de organismos externos como la defensa civil, bomberos, cruz roja seccional Huila,
Policía, etc.; lo anterior teniendo en cuenta la magnitud de una emergencia dentro de la
planificación del simulacro.

[Link]. Escenario del simulacro

Son las condiciones reales en que pueda ocurrir un desastre, se pueden realizar recorridos de
reconocimiento por las áreas de operación del simulacro, consultar planos, elaborar croquis y
determinar zonas que presenten mayores riesgos potenciales.
[Link].1. Preparación del simulacro
a) Propósito: Se debe justificar y describir el objetivo del simulacro.
b) Lugar: Referencia de las áreas de la empresa en las que se realizará el simulacro.
c) Actividades a desarrollar: Descripción de la situación de emergencia a simular y las
tareas a desarrollar por parte de los participantes.
d) Horario: Fecha y Hora en la que se da inicio y terminación al simulacro.
e) Puntos a considerar: Análisis de los datos recolectados en el simulacro, nombres de los
grupos de trabajo, etc.
f) Responsables: Personal encargado de liderar y coordinar las actividades referentes al
simulacro. Coordinadores del COE.
g) Recursos: Elementos, equipos o materiales necesarios para la realización del simulacro.

[Link]. Difusión del simulacro

Previo a la realización del simulacro, se debe informar a la población de la zona de impacto
(empresa) y zona de influencia (comunidad, vecinos, clientes), con la finalidad de no alarmar y
lograr la cooperación de los ocupantes, visitantes y vecinos. Una vez finalizado, se debe
socializar la realización del simulacro a todo el personal de la empresa, por medio de la
cartelera de comunicaciones.

[Link]. Evaluación del simulacro

Se realizará mediante la observación y seguimiento a todo el proceso de ejecución, y se
anotará en un Informe de Planificación de Practicas y Simulacros. De las conclusiones pueden
resultar modificaciones al plan de emergencia y a la organización de futuros simulacros.

[Link]. Registro de Realización de Simulacros

El registro de la participación del personal de EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA E.S.P. en
simulacros se realizará mediante el diligenciamiento del “GA-FR-H01 Control de Asistencia a
Capacitaciones, Reuniones y Eventos” y en el Informe de Planificación de Practicas y
Simulacros, con sus respectivas observaciones y acciones de mejora al respecto.

6.4.5. Frecuencia de revisión

La revisión de éste documento se debe realizar cada año o cuando una de las siguientes
situaciones se presente:
 Requerimientos o solicitudes del personal.
 Auditorias internas o externas.
 Requisitos legales aplicables.

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 Al presentarse una Emergencia.

7. NIVEL DE RIESGO DE LAS AMENAZAS EVALUADAS

Tendiendo en cuenta las condiciones variables entre las diferentes sedes de EMPRESAS
PUBLICAS DE NEIVA E.S.P. y los diferente procesos operativos que se desarrollan en las
mismas, se realizó la evaluación de las Amenazas potencialmente afectivas sobre la empresa
en el GA-FR-H-SST-34 Análisis de Vulnerabilidad.

Teniendo en cuenta lo expresado en dicho documento, se identifica como Amenaza de Riesgo

Alto la “Deficiencia en equipos, instalaciones y/o recursos para emergencias” para las tres
Plantas de Tratamiento de Aguas. Siendo una amenaza representativa en base a los procesos
de tratamiento que se llevan a cabo en los diferentes equipos presentes en estas sedes.

Adicionalmente, se encuentra continuidad en la valoración de Riesgo Medio en las diferentes

sedes para las amenazas “Estructural, locativo y/o funcional” (de origen tecnológico) y “Asaltos /
Atracos” (de origen social), siendo que:
 Estructural, locativo y/o funcional: Corresponde a una amenaza que evalúa las
condiciones de las instalaciones, respecto a las capacidades de respuesta del personal
ante una eventualidad, en lo que a las sedes aun les falta un poco de direccionamiento
en términos de Orden y Aseo, para lo que se ha estructurado un Procedimiento de
Orden y Aseo, con actividades de promoción de hábitos seguros de trabajo y prevención
de eventualidades relacionadas.
 Asaltos / Atracos: Teniendo en cuenta las ubicaciones de las diferentes sedes de la
empresa y las condiciones de inseguridad de la ciudad, esta amenaza representa una
condición representativa, respecto a su potencial afectación al persona. Para su control,
la empresa presta el servicio de vigilancia en sus diferentes sedes.

En lo que respecta a las amenazas de Riesgo Bajo, se puede resaltar que en su mayoría están
representadas por Amenazas Naturales, que no son predecibles y puede tener un impacto
representativo sobre las instalaciones.

7. DOCUMENTOS Y REGISTROS REFERENCIADOS:

NOMBRE CÓDIGO RESP. ARCHIVAR

Análisis de Vulnerabilidad GA-FR-H34 SG-SST

Inventario de Elementos de
N/A SG-SST
Seguridad

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Código GA-PR-H07 Versión 04

8. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA

Se incluye nueva normatividad sobre directrices para

04 la elaboración del plan de gestión de riesgo de 01-30-2019
desastres y se define la población trabajadora actual
de las Ceibas EPN
Se hace aclaración que tipo de inventarios se maneja
03 para emergencias y se definen los formatos que 2017/08/09
permiten controlar las actividades de este proceso

Actualización del documento según inventarios de

elementos de seguridad, información de las
02 22/11/2016
diferentes sedes de Empresa Publicas de Neiva
E.S.P. y su análisis de vulnerabilidad.

01 Creación del documento. 08/12/2015

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