DENOMINACION: DEFINIR LOS REQUERIMIENTOS NECESARIOS PARA
CONSTRUIR EL SISTEMAS DE INFORMACION DE ACUERDO A LAS
NECESIDADES DEL CLIENTE.
COMPETENCIA: Definición de los requerimientos necesarios para construir
sistemas de información.
UNIDAD DE APRENDIZAJE: Recolección y procesamiento de información
TEORIA GENERAL DE SISTEMAS
La idea de la teoría general de sistemas fue desarrollada por L. Von Bertalanffy
alrededor de 1930, posteriormente un grupo de personas unieron sus
inquietudes en lo que se llamó la Sociedad para la Investigación de Sistemas
Generales, establecidas en 1954 junto con Anatol Rapoport, Kenneth Boulding,
Ralph Gerard y otros.
Al estudiar la teoría de sistemas se debe comenzar por las premisas o los
supuestos subyacentes en la teoría general de los sistemas. Boulding (1964)
intentó una síntesis de los supuestos subyacentes en la teoría general de los
sistemas y señala cinco premisas básicas. Dichas premisas se podrían
denominar igualmente postulados (P), presuposiciones o juicios de valor.
1. El orden, la regularidad y la carencia de azar son preferibles a la carencia
de orden o a la irregularidad (caos) y a la existencia de un estado aleatorio.
2. El carácter ordenado del mundo empírico hace que el mundo sea bueno,
interesante y atrayente para el teórico de los sistemas.
3. Hay orden en el ordenamiento del mundo exterior o empírico (orden en
segundo grado): una ley de leyes.
4. Para establecer el orden, la cuantificación y la matematización son
auxiliares altamente valiosos.
5. La búsqueda de la ley y el orden implica necesariamente la búsqueda de los
referentes empíricos de este orden y de esta ley. (p. 25).
El teórico general de sistemas no es tan sólo un investigador del orden en el
orden y de las leyes de leyes; busca las materializaciones concretas y
particularistas del orden abstracto y de la ley formal que descubre.
En un sentido amplio, la Teoría General de Sistemas (TGS) se presenta como
una forma sistemática y científica de aproximación y representación de la
realidad y, al mismo tiempo, como una orientación hacia una práctica
estimulante para formas de trabajo transdisciplinarias.
La Teoría General de los Sistemas se basa en dos pilares básicos: aportes
semánticos y aportes metodológicos:
APORTES SEMANTICOS: Las sucesivas especializaciones de las ciencias
obligan a la creación de nuevas palabras, estas se acumulan durante sucesivas
especializaciones, llegando a formar casi un verdadero lenguaje que sólo es
manejado por los especialistas.
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De esta forma surgen problemas al tratarse de proyectos interdisciplinarios, ya
que los participantes del proyecto son especialistas de diferentes ramas de la
ciencia y cada uno de ellos maneja una semántica diferente a los demás.
La Teoría de los Sistemas, para solucionar estos inconvenientes, pretende
introducir una semántica científica de utilización universal.
Sistema: Es un conjunto organizado de cosas o partes interactuantes e
interdependientes, que se relacionan formando un todo unitario y complejo.
Cabe aclarar que las cosas o partes que componen al sistema, no se refieren al
campo físico (objetos), sino más bien al funcional. De este modo las cosas o
partes pasan a ser funciones básicas realizadas por el sistema. Podemos
enumerarlas en: entradas, procesos y salidas.
Entradas: Las entradas son los ingresos del sistema que pueden ser recursos
materiales, recursos humanos o información.
Las entradas constituyen la fuerza de arranque que suministra al sistema sus
necesidades operativas.
Las entradas pueden ser:
- en serie: es el resultado o la salida de un sistema anterior con el cual el
sistema en estudio está relacionado en forma directa.
- aleatoria: es decir, al azar, donde el termino "azar" se utiliza en el sentido
estadístico. Las entradas aleatorias representan entradas potenciales para un
sistema.
- retroacción: es la reintroducción de una parte de las salidas del sistema en sí
mismo.
Proceso: El proceso es lo que transforma una entrada en salida, como tal
puede ser una máquina, un individuo, una computadora, un producto químico,
una tarea realizada por un miembro de la organización, etc.
En la transformación de entradas en salidas debemos saber siempre como se
efectúa esa transformación. Con frecuencia el procesador puede ser diseñado
por el administrador. En tal caso, este proceso se denomina "caja blanca". No
obstante, en la mayor parte de las situaciones no se conoce en sus detalles el
proceso mediante el cual las entradas se transforman en salidas, porque esta
transformación es demasiado compleja. Diferentes combinaciones de entradas
o su combinación en diferentes órdenes de secuencia pueden originar
diferentes situaciones de salida. En tal caso la función de proceso se denomina
una "caja negra".
Caja Negra: La caja negra se utiliza para representar a los sistemas cuando no
sabemos que elementos o cosas componen al sistema o proceso, pero
sabemos que a determinadas corresponden determinadas salidas y con ello
poder inducir, presumiendo que a determinados estímulos, las variables
funcionaran en cierto sentido.
Salidas: Las salidas de los sistemas son los resultados que se obtienen de
procesar las entradas. Al igual que las entradas estas pueden adoptar la forma
de productos, servicios e información. Las mismas son el resultado del
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funcionamiento del sistema o, alternativamente, el propósito para el cual existe
el sistema.
Las salidas de un sistema se convierten en entrada de otro, que la procesará
para convertirla en otra salida, repitiéndose este ciclo indefinidamente.
Relaciones: Las relaciones son los enlaces que vinculan entre sí a los objetos
o subsistemas que componen a un sistema complejo.
Podemos clasificarlas en:
- Simbióticas: es aquella en que los sistemas conectados no pueden seguir
funcionando solos. A su vez puede subdividirse en unipolar o parasitaria, que
es cuando un sistema (parásito) no puede vivir sin el otro sistema (planta); y
bipolar o mutual, que es cuando ambos sistemas dependen entre si.
- Sinérgica: es una relación que no es necesaria para el funcionamiento pero
que resulta útil, ya que su desempeño mejora sustancialmente al desempeño
del sistema. Sinergia significa "acción combinada". Sin embargo, para la teoría
de los sistemas el término significa algo más que el esfuerzo cooperativo. En
las relaciones sinérgicas la acción cooperativa de subsistemas semi-
independientes, tomados en forma conjunta, origina un producto total mayor
que la suma de sus productos tomados de una manera independiente.
- Superflua: Son las que repiten otras relaciones. La razón de las relaciones
superfluas es la confiabilidad. Las relaciones superfluas aumentan la
probabilidad de que un sistema funcione todo el tiempo y no una parte del
mismo. Estas relaciones tienen un problema que es su costo, que se suma al
costo del sistema que sin ellas puede funcionar.
Atributos: Los atributos de los sistemas, definen al sistema tal como lo
conocemos u observamos. Los atributos pueden ser definidores o
concomitantes: los atributos definidores son aquellos sin los cuales una entidad
no sería designada o definida tal como se lo hace; los atributos concomitantes
en cambio son aquellos que cuya presencia o ausencia no establece ninguna
diferencia con respecto al uso del término que describe la unidad.
Contexto: Un sistema siempre estará relacionado con el contexto que lo rodea,
o sea, el conjunto de objetos exteriores al sistema, pero que influyen
decididamente a éste, y a su vez el sistema influye, aunque en una menor
proporción, influye sobre el contexto; se trata de una relación mutua de
contexto-sistema.
Tanto en la Teoría de los Sistemas como en el método científico, existe un
concepto que es común a ambos: el foco de atención, el elemento que se aísla
para estudiar.
El contexto a analizar depende fundamentalmente del foco de atención que se
fije. Ese foco de atención, en términos de sistemas, se llama límite de interés.
Para determinar este límite se considerarían dos etapas por separado:
a) La determinación del contexto de interés.
b) La determinación del alcance del límite de interés entre el contexto y el
sistema.
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a) Se suele representar como un círculo que encierra al sistema, y que deja
afuera del límite de interés a la parte del contexto que no interesa al analista.
d) En lo que hace a las relaciones entre el contexto y los sistemas y viceversa.
Es posible que sólo interesen algunas de estas relaciones, con lo que habrá un
límite de interés relacional.
Determinar el límite de interés es fundamental para marcar el foco de análisis,
puesto que sólo será considerado lo que quede dentro de ese límite.
Entre el sistema y el contexto, determinado con un límite de interés, existen
infinitas relaciones. Generalmente no se toman todas, sino aquellas que
interesan al análisis, o aquellas que probabilísticamente presentan las mejores
características de predicción científica.
Rango: En el universo existen distintas estructuras de sistemas y es factible
ejercitar en ellas un proceso de definición de rango relativo. Esto produciría una
jerarquización de las distintas estructuras en función de su grado de
complejidad.
Cada rango o jerarquía marca con claridad una dimensión que actúa como un
indicador claro de las diferencias que existen entre los subsistemas
respectivos.
Esta concepción denota que un sistema de nivel 1 es diferente de otro de nivel
8 y que, en consecuencia, no pueden aplicarse los mismos modelos, ni
métodos análogos a riesgo de cometer evidentes falacias metodológicas y
científicas.
Para aplicar el concepto de rango, el foco de atención debe utilizarse en forma
alternativa: se considera el contexto y a su nivel de rango o se considera al
sistema y su nivel de rango.
Refiriéndonos a los rangos hay que establecer los distintos subsistemas. Cada
sistema puede ser fraccionado en partes sobre la base de un elemento común
o en función de un método lógico de detección.
El concepto de rango indica la jerarquía de los respectivos subsistemas entre sí
y su nivel de relación con el sistema mayor.
Subsistemas: En la misma definición de sistema, se hace referencia a los
subsistemas que lo componen, cuando se indica que el mismo esta formado
por partes o cosas que forman el todo.
Estos conjuntos o partes pueden ser a su vez sistemas (en este caso serían
subsistemas del sistema de definición), ya que conforman un todo en sí
mismos y estos serían de un rango inferior al del sistema que componen.
Estos subsistemas forman o componen un sistema de un rango mayor, el cual
para los primeros se denomina macrosistema.
Variables: Cada sistema y subsistema contiene un proceso interno que se
desarrolla sobre la base de la acción, interacción y reacción de distintos
elementos que deben necesariamente conocerse.
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Dado que dicho proceso es dinámico, suele denominarse como variable, a
cada elemento que compone o existe dentro de los sistemas y subsistemas.
Pero no todo es tan fácil como parece a simple vista ya que no todas las
variables tienen el mismo comportamiento sino que, por lo contrario, según el
proceso y las características del mismo, asumen comportamientos diferentes
dentro del mismo proceso de acuerdo al momento y las circunstancias que las
rodean.
Parámetro: Uno de los comportamientos que puede tener una variable es el de
parámetro, que es cuando una variable no tiene cambios ante alguna
circunstancia específica, no quiere decir que la variable es estática ni mucho
menos, ya que sólo permanece inactiva o estática frente a una situación
determinada.
Operadores: Otro comportamiento es el de operador, que son las variables
que activan a las demás y logran influir decisivamente en el proceso para que
este se ponga en marcha. Se puede decir que estas variables actúan como
líderes de las restantes y por consiguiente son privilegiadas respecto a las
demás variables. Cabe aquí una aclaración: las restantes variables no
solamente son influidas por los operadores, sino que también son influenciadas
por el resto de las variables y estas tienen también influencia sobre los
operadores.
Retroalimentación: La retroalimentación se produce cuando las salidas del
sistema o la influencia de las salidas del sistemas en el contexto, vuelven a
ingresar al sistema como recursos o información.
La retroalimentación permite el control de un sistema y que el mismo tome
medidas de corrección en base a la información retroalimentada.
Feed-forward o alimentación delantera: Es una forma de control de los
sistemas, donde dicho control se realiza a la entrada del sistema, de tal manera
que el mismo no tenga entradas corruptas o malas, de esta forma al no haber
entradas malas en el sistema, las fallas no serán consecuencia de las entradas
sino de los proceso mismos que componen al sistema.
Homeostasis y entropía: La homeostasis es la propiedad de un sistema que
define su nivel de respuesta y de adaptación al contexto.
Es el nivel de adaptación permanente del sistema o su tendencia a la
supervivencia dinámica. Los sistemas altamente homeostáticos sufren
transformaciones estructurales en igual medida que el contexto sufre
transformaciones, ambos actúan como condicionantes del nivel de evolución.
La entropía de un sistema es el desgaste que el sistema presenta por el
transcurso del tiempo o por el funcionamiento del mismo. Los sistemas
altamente entrópicos tienden a desaparecer por el desgaste generado por su
proceso sistémico. Los mismos deben tener rigurosos sistemas de control y
mecanismos de revisión, reelaboración y cambio permanente, para evitar su
desaparición a través del tiempo.
En un sistema cerrado la entropía siempre debe ser positiva. Sin embargo en
los sistemas abiertos biológicos o sociales, la entropía puede ser reducida o
mejor aun transformarse en entropía negativa, es decir, un proceso de
organización más completa y de capacidad para transformar los recursos. Esto
es posible porque en los sistemas abiertos los recursos utilizados para reducir
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el proceso de entropía se toman del medio externo. Asimismo, los sistemas
vivientes se mantienen en un estado estable y pueden evitar el incremento de
la entropía y aun desarrollarse hacia estados de orden y de organización
creciente.
Permeabilidad: La permeabilidad de un sistema mide la interacción que este
recibe del medio, se dice que a mayor o menor permeabilidad del sistema el
mismo será más o menos abierto.
Los sistemas que tienen mucha relación con el medio en el cuál se desarrollan
son sistemas altamente permeables, estos y los de permeabilidad media son
los llamados sistemas abiertos.
Por el contrario los sistemas de permeabilidad casi nula se denominan
sistemas cerrados.
Integración e independencia: Se denomina sistema integrado a aquel en el
cual su nivel de coherencia interna hace que un cambio producido en
cualquiera de sus subsistemas produzca cambios en los demás subsistemas y
hasta en el sistema mismo.
Un sistema es independiente cuando un cambio que se produce en él, no
afecta a otros sistemas.
Centralización y descentralización: Un sistema se dice centralizado cuando
tiene un núcleo que comanda a todos los demás, y estos dependen para su
activación del primero, ya que por sí solos no son capaces de generar ningún
proceso.
Por el contrario los sistemas descentralizados son aquellos donde el núcleo de
comando y decisión está formado por varios subsistemas. En dicho caso el
sistema no es tan dependiente, sino que puede llegar a contar con subsistemas
que actúan de reserva y que sólo se ponen en funcionamiento cuando falla el
sistema que debería actuar en dicho caso.
Los sistemas centralizados se controlan más fácilmente que los
descentralizados, son más sumisos, requieren menos recursos, pero son más
lentos en su adaptación al contexto. Por el contrario los sistemas
descentralizados tienen una mayor velocidad de respuesta al medio ambiente
pero requieren mayor cantidad de recursos y métodos de coordinación y de
control más elaborados y complejos.
Adaptabilidad: Es la propiedad que tiene un sistema de aprender y modificar
un proceso, un estado o una característica de acuerdo a las modificaciones que
sufre el contexto. Esto se logra a través de un mecanismo de adaptación que
permita responder a los cambios internos y externos a través del tiempo.
Para que un sistema pueda ser adaptable debe tener un fluido intercambio con
el medio en el que se desarrolla.
Mantenibilidad: Es la propiedad que tiene un sistema de mantenerse
constantemente en funcionamiento. Para ello utiliza un mecanismo de
mantenimiento que asegure que los distintos subsistemas están balanceados y
que el sistema total se mantiene en equilibrio con su medio.
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Estabilidad: Un sistema se dice estable cuando puede mantenerse en
equilibrio a través del flujo continuo de materiales, energía e información.
La estabilidad de los sistemas ocurre mientras los mismos pueden mantener su
funcionamiento y trabajen de manera efectiva (mantenibilidad).
Armonía: Es la propiedad de los sistemas que mide el nivel de compatibilidad
con su medio o contexto.
Un sistema altamente armónico es aquel que sufre modificaciones en su
estructura, proceso o características en la medida que el medio se lo exige y es
estático cuando el medio también lo es.
Optimización y sub-optimización: Optimización modificar el sistema para
lograr el alcance de los objetivos.
Suboptimización en cambio es el proceso inverso, se presenta cuando un
sistema no alcanza sus objetivos por las restricciones del medio o porque el
sistema tiene varios objetivos y los mismos son excluyentes, en dicho caso se
deben restringir los alcances de los objetivos o eliminar los de menor
importancia si estos son excluyentes con otros más importantes.
Éxito: El éxito de los sistemas es la medida en que los mismos alcanzan sus
objetivos.
La falta de éxito exige una revisión del sistema ya que no cumple con los
objetivos propuestos para el mismo, de modo que se modifique dicho sistema
de forma tal que el mismo pueda alcanzar los objetivos determinados.
APORTES METODOLOGICOS (Jerarquía de los sistemas)
Al considerar los distintos tipos de sistemas del universo Kennet Boulding
proporciona una clasificación útil de los sistemas donde establece los
siguientes niveles jerárquicos:
1. Primer nivel, estructura estática. Se le puede llamar nivel de los marcos de
referencia.
2. Segundo nivel, sistema dinámico simple. Considera movimientos necesarios
y predeterminados. Se puede denominar reloj de trabajo.
3. Tercer nivel, mecanismo de control o sistema cibernético. El sistema se
autorregula para mantener su equilibrio.
4. Cuarto nivel, "sistema abierto" o autoestructurado. En este nivel se comienza
a diferenciar la vida. Puede de considerarse nivel de célula.
5. Quinto nivel, genético-social. Está caracterizado por las plantas.
6. Sexto nivel, sistema animal. Se caracteriza por su creciente movilidad,
comportamiento teleológico y su autoconciencia.
7. Séptimo nivel, sistema humano. Es el nivel del ser individual, considerado
como un sistema con conciencia y habilidad para utilizar el lenguaje y símbolos.
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8. Octavo nivel, sistema social o sistema de organizaciones humanas
constituye el siguiente nivel, y considera el contenido y significado de
mensajes, la naturaleza y dimensiones del sistema de valores, la transcripción
de imágenes en registros históricos, sutiles simbolizaciones artísticas, música,
poesía y la compleja gama de emociones humanas.
9. Noveno nivel, sistemas trascendentales. Completan los niveles de
clasificación: estos son los últimos y absolutos, los ineludibles y desconocidos,
los cuales también presentan estructuras sistemáticas e interrelaciones
CARACTERÍSTICAS DE LA TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS
Según Schoderbek y otros (1993) las características que los teóricos han
atribuido a la teoría general de los sistemas son las siguientes:
Interrelación e interdependencia de objetos, atributos, acontecimientos y
otros aspectos similares. Toda teoría de los sistemas debe tener en cuenta
los elementos del sistema, la interrelación existente entre los mismos y la
interdependencia de los componentes del sistema. Los elementos no
relacionados e independientes no pueden constituir nunca un sistema.
Totalidad. El enfoque de los sistemas no es un enfoque analítico, en el cual
el todo se descompone en sus partes constituyentes para luego estudiar en
forma aislada cada uno de los elementos descompuestos: se trata más bien
de un tipo gestáltico de enfoque, que trata de encarar el todo con todas sus
partes interrelacionadas e interdependientes en interacción.
Búsqueda de objetivos. Todos los sistemas incluyen componentes que
interactúan, y la interacción hace que se alcance alguna meta, un estado
final o una posición de equilibrio.
Insumos y productos. Todos los sistemas dependen de algunos insumos
para generar las actividades que finalmente originaran el logro de una meta.
Todos los sistemas originan algunos productos que otros sistemas
necesitan.
Transformación. Todos los sistemas son transformadores de entradas en
salidas. Entre las entradas se pueden incluir informaciones, actividades, una
fuente de energía, conferencias, lecturas, materias primas, etc. Lo que
recibe el sistema es modificado por éste de tal modo que la forma de la
salida difiere de la forma de entrada.
Entropía. La entropía está relacionada con la tendencia natural de los
objetos a caer en un estado de desorden. Todos los sistemas no vivos
tienden hacia el desorden; si los deja aislados, perderán con el tiempo todo
movimiento y degenerarán, convirtiéndose en una masa inerte.
Regulación. Si los sistemas son conjuntos de componentes
interrelacionados e interdependientes en interacción, los componentes
interactuantes deben ser regulados (manejados) de alguna manera para
que los objetivos (las metas) del sistema finalmente se realicen.
Jerarquía. Generalmente todos los sistemas son complejos, integrados por
subsistemas más pequeños. El término "jerarquía" implica la introducción de
sistemas en otros sistemas.
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Diferenciación. En los sistemas complejos las unidades especializadas
desempeñan funciones especializadas. Esta diferenciación de las funciones
por componentes es una característica de todos los sistemas y permite al
sistema focal adaptarse a su ambiente.
Equifinalidad. Esta característica de los sistemas abiertos afirma que los
resultados finales se pueden lograr con diferentes condiciones iniciales y de
maneras diferentes. Contrasta con la relación de causa y efecto del sistema
cerrado, que indica que sólo existe un camino óptimo para lograr un objetivo
dado. Para las organizaciones complejas implica la existencia de una
diversidad de entradas que se pueden utilizar y la posibilidad de transformar
las mismas de diversas maneras. (pp. 42-43)
Dadas estas características se puede imaginar con facilidad una empresa, un
hospital, una universidad, como un sistema, y aplicar los principios
mencionados a esa entidad. Por ejemplo las organizaciones, como es evidente,
tienen muchos componentes que interactúan: producción, comercialización,
contabilidad, investigación y desarrollo, todos los cuales dependen unos de
otros.
Al tratar de comprender la organización se le debe encarar en su complejidad
total, en lugar de considerarla simplemente a través de un componente o un
área funcional. El estudio de un sistema de producción no produciría un análisis
satisfactorio si se dejara de lado el sistema de comercialización.
LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS
Una organización es un sistema socio-técnico incluido en otro más amplio que
es la sociedad con la que interactúa influyéndose mutuamente.
También puede ser definida como un sistema social, integrado por individuos y
grupos de trabajo que responden a una determinada estructura y dentro de un
contexto al que controla parcialmente, desarrollan actividades aplicando
recursos en pos de ciertos valores comunes.
Subsistemas que forman la Empresa:
a) Subsistema psicosocial: está compuesto por individuos y grupos en
interacción. Dicho subsistema está formado por la conducta individual y la
motivación, las relaciones del status y del papel, dinámica de grupos y los
sistemas de influencia.
b) Subsistema técnico: se refiere a los conocimientos necesarios para el
desarrollo de tareas, incluyendo las técnicas usadas para la transformación de
insumos en productos.
c) Subsistema administrativo: relaciona a la organización con su medio y
establece los objetivos, desarrolla planes de integración, estrategia y
operación, mediante el diseño de la estructura y el establecimiento de los
procesos de control.
METODOLOGIA DE APLICACION DE LA T.G.S. PARA EL ANALISIS Y
DISEÑO DE SISTEMAS
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Desde el punto de vista de la administración está compuesta de las siguientes
etapas:
a) Análisis de situación: es la etapa en que el analista toma conocimiento del
sistema, se ubica en cuanto a su origen, objetivo y trayectoria.
1. Definición de objetivo: el analista trata de determinar para que ha sido
requerido ya que en general se le plantean los efectos pero no las causas.
2. Formulación del plan de trabajo: el analista fija los límites de interés del
estudio a realizar, la metodología a seguir, los recursos materiales y humanos
que necesitará, el tiempo que insumirá el trabajo y el costo del mismo. Esta
etapa se conoce como propuesta de servicio y a partir de su aprobación se
continúa con la metodología.
3. Relevamiento: el analista recopila toda la información referida al sistema en
estudio, como así también toda la información que hace al límite de interés.
4. Diagnóstico: el analista mide la eficacia y la eficiencia del sistema en estudio.
Eficacia es cuando el sistema logra los objetivos y eficiencia es cuando el
sistema logra los objetivos con una relación costo beneficio positiva. Si un
sistema es eficaz pero no eficiente el analista deberá cambiar los métodos del
sistema, si un sistema no es eficaz el analista deberá cambiar el sistema y si un
sistema es eficiente el analista sólo podrá optimizarlo.
5. Diseño: el analista diseña el nuevo sistema.
a) Diseño global: en el determina la salida, los archivos, las entradas del
sistema, hace un cálculo de costos y enumera los procedimientos. El diseño
global debe ser presentado para su aprobación, aprobado el diseño global
pasamos al siguiente paso.
b) Diseño detallado: el analista desarrolla en detalle la totalidad de los
procedimientos enumerados en el diseño global y formula la estructura de
organización la cual se aplicara sobre dichos procedimientos.
6. Implementación: la implementación del sistema diseñado significa llevar a la
práctica al mismo, esta puesta en marcha puede hacerse de tres formas.
a) Global.
b) En fases.
c) En paralelo.
7. Seguimiento y control: El analista debe verificar los resultados del sistema
implementado y aplicar las acciones correctivas que considere necesarias para
ajustar el problema.
EL SISTEMA DE CONTROL: Un sistema de control estudia la conducta del
sistema con el fin de regularla de un modo conveniente para su supervivencia.
Una de sus características es que sus elementos deben ser lo suficientemente
sensitivos y rápidos como para satisfacer los requisitos para cada función del
control.
Elementos básicos:
a) Una variable; que es el elemento que se desea controlar.
b) Los mecanismos sensores que son sencillos para medir las variaciones a los
cambios de la variable.
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c) Los medios motores a través de los cuales se pueden desarrollar las
acciones correctivas.
d) Fuente de energía, que entrega la energía necesaria para cualquier tipo de
actividad.
e) La retroalimentación que a través de la comunicación del estado de la
variable por los sensores, se logra llevar a cabo las acciones correctivas.
Método de control: Es una alternativa para reducir la cantidad de información
recibida por quienes toman decisiones, sin dejar de aumentar su contenido
informativo. Las tres formas básicas de implementar el método de control son:
1.- Reporte de variación: esta forma de variación requiere que los datos que
representan los hechos reales sean comparados con otros que representan los
hechos planeados, con el fin de determinar la diferencia. La variación se
controla luego con el valor de control, para determinar si el hecho se debe o no
informar. El resultado del procedimiento, es que únicamente se informa a quién
toma las decisiones acerca de los eventos o actividades que se apartan de
modo significativo que los planes, para que tomen las medidas necesarias.
2.- Decisiones Programadas: otra aplicación de sistema de control implica el
desarrollo y la implantación de decisiones programadas. Una parte apreciable
de las decisiones de carácter técnico y una parte pequeña de las decisiones
tácticas abarcan decisiones repetitivas y rutinarias. Diseñando el sistema de
información de manera que ejecute esas decisiones de rutina, el analista
proporciona a los administradores más tiempo para dedicarse a otras
decisiones menos estructuradas.
Si se procura que el sistema vigile las órdenes pendientes y se programa las
decisiones de cuáles pedidos necesitan mayor atención, se logrará un
significativo ahorro de tiempo y esfuerzo.
3.- Notificación automática: en este caso, el sistema como tal, no toma
decisiones pero como vigila el flujo general de información puede proporcionar
datos, cuando sea preciso y en el momento determinado.
Las notificaciones automáticas se hacen en algunos criterios predeterminados,
pero solo quienes toman las decisiones deben decir si es necesario o no
emprender alguna acción.
El Sistema de Control en las Organizaciones:
El control es uno de los cinco subsistemas corporativos (organización,
planificación, coordinación y dirección son los restante) los cuales son muy
difíciles de separar con respecto al de control. De ello se desprende todo el
proceso administrativo, debe considerarse como un movimiento circular, en el
cual todos los subsistemas están ligados intrincadamente, la relación entre la
planificación y el control es muy estrecha ya que el directivo fija el objetivo y
además normas, ante las cuales se contrastan y evalúan acciones.
Es necesario ver al control para determinar si las asignaciones y las relaciones
en la organización están siendo cumplimentadas tal como se las había previsto.
Gráfico del Sistema o Proceso de Control
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