Qué es un mapa de procesos

Pero antes de darte la definición, recordemos un poco dos definiciones

relevantes.

Proceso: conjunto de actividades mutuamente relacionadas, que

utilizan las entradas para proporcionar un resultado previsto.
Enfoque basado en procesos: Consiste en la identificación y
gestión sistemática de los procesos empleados en la organización
y en su interacción.
Cuando detallamos el numeral 4.4 de la ISO 9001:2015, revisamos con mayor
profundidad estas definiciones. Te recomiendo resolver tus dudas con ese post
mientras lees este.

Con ambos términos claros, podemos definir mapa de procesos como

una representación gráfica de procesos que componen una organización
con una clasificación lógica para mostrar la relación que tienen entre ellos
y el exterior.
Así pues, cuando apreciamos un mapa de procesos logramos tener una idea
básica de la actividad de la empresa.

Cómo hacer un mapa de procesos

Como lo mencionamos antes, existen varias formas visuales de un mapa de
procesos. El proceso de elaboración es, en esencia el mismo. Este paso a paso
lo haremos teniendo como base un mapa de procesos cuadrado, donde los
clientes, partes interesadas y sus necesidades – expectativas se ubican en el
lado izquierdo, los procesos en el medio y los clientes y partes interesadas
satisfechos en el lado derecho.

Veamos con más detalle de qué estoy hablando.

Paso 1: Definiendo tus partes interesadas

Las partes interesadas son todo individuo, grupo o población que puede ser
afectada (o percibirse como afectada) o afectarnos a nosotros.
Haz una lista de quienes son tus partes interesadas: Clientes, proveedores,
accionistas, etc. En función de la naturaleza de la organización, será mas o
menos pertinente formalizarlas en el mapa de procesos, aunque casi siempre en
las empresas basta con colocar «clientes y partes interesadas».

Sin embargo podría ser pertinente en una organización como una universidad
diferenciar algunas partes interesadas como lo son padres de familia,
estudiantes y egresados, dependiendo de si existen procesos exclusivos para
cada parte interesada. Esto vital de cara a tu sistema de gestión de calidad.

Para la forma visual de mapa de procesos, se suele asociar los clientes y partes
interesadas en el lado izquierdo del mapa de procesos, haciendo énfasis en sus
necesidades y expectativas. En el lado derecho se coloca lo mismo, pero con las
necesidades y expectativas satisfechas.

Paso 2: Define qué tipo de procesos encuentras en tu

organización
El paso 2 y el paso 3 los desarrollas simultáneamente.

Los tipos de procesos los defines tu. Lo importante aquí es que la clasificación
que definas tenga sentido, toda vez que permita dar comprensión sobre el
ordenamiento de tu mapa.

Aunque si es cierto que existen ciertas clasificaciones estándar apropiadas para

la gran mayoría de empresas. La más común:

 Procesos de dirección o estratégicos: Aquí se ubica el capitán y los

generales del barco. Este tipo de procesos definen el rumbo y toman
decisiones importantes. Los procesos de este nivel encaminan o
congregar los esfuerzos de todos los demás hacia el logro de los objetivos
de la organización. Las decisiones que se toman tienen gran impacto
sobre los demás procesos, comenzando por la determinación de la
misión, visión y políticas.
 Procesos misionales: Constituyen la razón de ser de la organización, o
dicho de otra forma son los procesos que materializan el producto o
servicio, lo que significa que tienen relación directa con la satisfacción del
cliente. También se les denomina procesos clave.
 Procesos de soporte o apoyo: Brindar soporte o apoyo para que los
demás procesos consigan los resultados deseados.
Otra clasificación es la que mostró ISO en el comité técnico 176:

 Procesos para la gestión de una organización: Vendrían a ser los

estratégicos.
 Procesos para la gestión de recursos: Similar como los procesos de
soporte.
 Procesos de realización: Son los misionales.
 Procesos de medición, análisis y mejora: Obtienen datos de los demás
procesos y los analizan en aras de efectuar mejoras en la organización.

Paso 3: ¿Cuáles son los procesos que componen tu

organización?
¿Qué pasa cuando un cliente o parte interesada hace una solicitud? ¿A qué se
dedica la empresa? ¿Cómo se genera el producto o servicio?
Este tipo de cuestiones te permitirán identificar los procesos misionales de la
organización.
Todo comienza con una entrada generada por un cliente o parte interesada. Para
esto hay un proceso que entra en contacto con el cliente y desarrolla ciertas
actividades, que una vez terminadas generan una salida que se convierte en la
entrada para otro proceso.

Aunque no siempre es así. A veces dos procesos pueden realizar actividades

con base en lo entregado por el cliente u otro proceso, por lo que conviene
colocarlos uno encima de otro si ese es el caso.

El resultado de la interacción entre los procesos (la línea operativa) que a partir
de una solicitud, necesidad o expectativa de un cliente o parte interesada
realizan actividades, es un servicio o producto.

Para que esto sea así se requieren recursos, insumos, conocimiento, apoyo, etc.
A continuación y en la parte inferior colocamos los procesos de soporte, aquellos
que de no existir, los misionales no cumplirían con su misión, ¿me hago
entender?

Por ejemplo el proceso de talento humano suele ser un proceso de apoyo, pues
brinda el personal requerido a los demás procesos para que logren resultados.

Por último agrega los procesos estratégicos, aquellas que dotan a los demás de
guías y directrices a seguir. Estos por lo general se encuentran ubicados arriba.

Por ejemplo los procesos de auditorias y gestión gerencial suelen ser ejemplo de
procesos estratégicos, pues definen rumbos, directrices o guías para todos los
demás procesos.

Paso 4: Dibuja el mapa de procesos

Definidos los procesos, no queda más que generar el mapa. Si bien es cierto que
ya mencionamos una serie de ubicaciones de acuerdo a la clasificación de cada
proceso, como te mostraré más adelante, puedes dar un aspecto circular,
triangular o cuadrado a tu mapa de procesos. Esto te lo mostraré más adelante.

Ahora vamos con ejemplo.

Ejemplo de elaboración de mapa de

procesos
Velosys es una empresa de transporte terrestre. Su razón de ser en transportar
personas de una ciudad a otra, para lo cual se sirven de una flota de 50 buses,
10 personas en servicio al cliente y 10 en un contact center.

Cuentan con tres psicólogas para la contratación, evaluación y satisfacción del

personal, un área de compras para proveer a la organización de lo que necesita,
un abogado para proteger la empresa ante duelos judiciales y dos ingenieros de
sistemas que soportan a los demás procesos en los temas de tecnología.
También cuenta con 3 contadores que se encargan de la contabilidad de la
empresa y un ingeniero industrial que dirige los temas de mejoramiento y
estandarización.

Don Diego es el gerente general de la empresa y toma las decisiones mas

estratégicas. Un administrador de empresas y dos contadores realizan la
planificación financiera de la compañía.

Vamos pues como dijimos, paso a paso.

Paso 1: Las partes interesadas…

Velosys, al ser una empresa de transporte cuenta con las siguientes partes
interesadas:

 Clientes: clientes individuales y empresas.

 Colaboradores: conductores y administrativos.
 Reguladores: ministerio de transporte, secretaria de tránsito.
 Proveedores: super mantenimientos S.A, LeanComunicaciones,
Aseguratin.
Nuestro mapa de procesos tiene este aspecto hasta el momento:

Con esto tenemos información de entrada para definir la línea operativa de la

compañía (sus procesos misionales).

Paso 2: Nos quedaremos con la clásica clasificación de procesos

 Estratégicos
 Operativos
 De apoyo
Paso 3: Vamos a definir los procesos
La prestación de su servicio comienza cuando un cliente compra un boleto de
transporte por medio del sitio web o con el asesor de servicio al cliente. También
es posible hacer reservas, cancelaciones o pedir información a través del contact
center. Tienen planes dedicados para empresas, por lo que se cuenta con
ejecutivos para cada empresa.

Los buses se preparan para cada servicio, por lo que son objeto de
mantenimiento antes de ponerse en marcha. Cada ruta y servicio es planeado
con base en la demanda del mercado y la oferta de los otras compañías de
transporte.
Iniciado el servicio, cada bus es monitoreado satelitalmente.

Eso nos indica que en los procesos misionales identificamos:

 Planificación y control de la operación: Es un proceso transversal a todos

los procesos misionales, ya que anticipa y direcciona todas sus
actividades para conseguir los objetivos. Es especialmente importante en
el transporte de pasajeros, pues de este proceso depende que las rutas
cumplan con la demanda de mercado y que iniciado el transporte, el bus
llegue con bien a su destino.
 Venta digital (venta de boletos por medio de sitio web). Incluye servicios
de impresión de ticketes y PQRS.
 Venta física: Venta de boletos físicos.
 Centro de contacto: Reservaciones, cancelaciones, información de viaje,
atención a quejas y reclamos. Es un proceso transversal tanto para venta
física como venta digital.
 Transporte de pasajeros: Comprende la asignación del pasajero al puesto
que compró, la logística para el arranque en el centro de transportes de la
ciudad, cuidado del equipaje y la conducción para llegar al destino.
 Mantenimiento: El mantenimiento preventivo, predictivo y correctivo para
asegurar que el transporte de pasajeros no sufra ningún percance.
En el contexto del ejemplo también identificamos una serie de procesos de
apoyo, estos son:

 Capital humano: Selección, contratación y bienestar del personal.

 Compras: Adquisición de materiales e insumos para el funcionamiento del
área administrativa y operativa (buses).
 Jurídico.
 Tecnología: Soporte tecnológico de la compañía. Generación de
proyectos de tecnología que aporten valor a la compañía.
 Contabilidad.
 Mejoramiento y estandarización: Apoyo a demás procesos para la
solución de problemas.
Por último, en los procesos de dirección encontramos:

 Gerencia estratégica: Don Diego tomando decisiones estratégicas.

 Planificación financiera: Equilibrio económico a corto, mediano y largo
plazo en la empresa.
Paso 4: Plasmando el mapa de procesos
Con lo definido, nuestro mapa de procesos toma el siguiente aspecto.
Con esto tenemos culminado el mapa de procesos de Velosys.

Conviene revisar y socializar el mapa de procesos con la organización. Esto es

vital porque este es el inicio de nuestro sistema de gestión de calidad, así que si
este trabajo no está bien hecho, no esperes que lo demás lo esté.

Con el mapa de procesos finalizado, es importante que profundices sobre cada

uno de los procesos (métodos, recursos, responsables, etc). Para esto
herramientas como la caracterización de proceso y el diagrama SIPOC serán
de gran utilidad.

Fuente de imagen: La imagen de encabezado del post fue diseñada con ayuda
de: Freepik
Cómo referenciar este artículo
APACHICAGOICONTECISO 690MLA
Betancourt, D. F. (24 de julio de 2017). Cómo hacer un mapa de procesos: La gestión por
procesos al detalle. Recuperado el 21 de junio de 2019, de Ingenio Empresa:
www.ingenioempresa.com/mapa-de-procesos.