El control de inventario se refiere a todos los procesos que coadyuvan
al suministro, accesibilidad y almacenamiento de productos en alguna
compañía para minimizar los tiempos y costos relacionados con el
manejo del mismo: es un mecanismo a través del cual, la organización
administra de manera eficiente el movimiento y almacenamiento de
mercancía, así como el flujo de información y recursos que resultan de
ello. Involucra distintos aspectos, pero en términos generales se
subdivide en lo correspondiente a gestión y optimización.
La gestión se encarga de mantener la productividad en las operaciones
relacionadas con la administración del inventario, mientras que
la optimización se ocupa de incrementar las ganancias de la empresa
provenientes del uso y manejo de este.
Para una implementación plena se deben seguir las siguientes
recomendaciones:
Mantener un catálogo con los productos que se
manejan. Organizar la información que se posea sobre las
existencias y complementarla con detalles pertinentes, además de
depurarla de manera constante, facilita la visualización de
necesidades y oportunidades del inventario en tiempo real.
Clasificar los productos. Aunado a lo anterior, separar por grupos
semánticos: ya sea por proveedor, éxito de venta o rezago, hará
más accesible la información del inventario, así como agilizará la
toma de medidas necesarias (reabastecimiento, re-ofertas, entre
otras).
Establecer un método y periodicidad para la realización de
inventarios:
1. Inventario perpetuo. Se hace un registro continuo (día a
día) de la producción y venta de artículos, por lo que se
puede conocer el costo del inventario y las existencias en el
mismo sin tener que determinar una fecha de inventariado.
2. Inventario periódico. Se eligen fechas específicas para
contabilizar la mercancía según las necesidades de la
empresa, lo que suele requerir más tiempo y esfuerzo. Debe
considerarse el cese de actividades momentáneo.
Comprender conceptos clave para su integración:
1. Stock máximo. Límite de unidades, por artículo, que se
desea mantener en almacén según las ganancias y costos
que representen.
2. Stock mínimo (de seguridad). Existencias mínimas, por
artículo, que se requieren en almacén considerando labores
de reabastecimiento y las posibles pérdidas que su carencia
signifique.
3. Punto re-orden. Momento (medido por la cantidad de
existencias) en el que se deben realizar órdenes de
reabastecimiento tomando en cuenta tiempos y costos de
proveedores.
Monitorear y actualizar de manera constante la información
recopilada, y el sistema utilizado. Así se podrá solicitar la
compra de unidades antes de que se agoten, rotar mercancía
generando campañas atractivas, reconocer la utilidad de los
métodos implementados, identificar áreas de oportunidad e integrar
mejoras.
Integrar herramientas especializadas. Estas aceleran el
cumplimiento de las actividades relacionadas con el inventario al
permitir el acceso a interfaces de gestión automatizadas.
Beneficios de ejercer un buen control de inventario
Información relevante y vigente sobre las existencias, posibilitando
mejores tomas de decisiones
Acentúa la efectividad de la compañía y la eficiencia de sus
procedimientos
Incrementa la calidad de servicio a cliente
Ayuda a la identificación pertinente de estacionalidad o flujo de los
productos
Optimiza la inversión de recursos (económicos, humanos y
temporales)
Permite tener un mejor conocimiento y control de las entradas,
salidas y localización de mercancía: se reducen pérdidas, se
optimiza el espacio en almacén y aumenta la atención sobre las
existencia (reconociendo posibles robos y mermas)
La finalidad y beneficio primordial de este control es facilitar las
operaciones a las compañías y negocios para impulsar la venta de
productos y servicios, equilibrando las tareas para atender la oferta y
demanda, así como perfeccionando la cultura de organización
empresarial para posicionar la marca y su oferta en la consciencia de las
audiencias y en el competitivo mercado.
