SGC - VAF

Procedimiento de Gestión
del Cambio

Vicerrectoría Administrativa y Financiera

UNIVERSIDAD DE SANTANDER
SGC - VAF
 Sistema de Gestión de la Calidad VAF
Vicerrectoría Administrativa y Financiera

Fecha: 14/05/2018
PROCEDIMIENTO DE
GESTIÓN DEL CAMBIO
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1. PROPÓSITO

Establecer la metodología para la identificación de factores internos y externos que

pueden afectar el desempeño de los diferentes procesos y/o subprocesos del
SGC-VAF, y en materia de la seguridad y salud en el trabajo, a la comunidad
académica, análisis del impacto de estos factores y determinación de los cambios
requeridos.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todos los procesos, subprocesos y/o actividades que
han adoptado el Sistema de Gestión de la Calidad VAF, en los campus de
Bucaramanga, Cúcuta y Valledupar y en cumplimiento del Decreto 1072 de 2015 que
establece el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, Capítulo 6,
artículo 2.2.4.6.26, para toda la comunidad Universitaria de la UDES en todos sus
campus, cuando se requiera algún cambio o transformación debido a factores
internos o externos afecten el desempeño o el desarrollo de actividades propias o
afecten la seguridad y salud en el trabajo.

3. RESPONSABLE

Todo el personal que integra los procesos y/o subprocesos del SGC-VAF es
responsable por la aplicación de este procedimiento para evaluar el impacto de los
factores internos o externos, identificar los cambios requeridos e implementarlos,
para garantizar el desarrollo de las actividades, continuidad de la prestación del
servicio y la eficacia del SGC-VAF.

Para el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, el personal de los

procesos académico-administrativos, contratistas, estudiantes y visitantes de la UDES
en todos sus campus, podrán identificar posibles afectaciones por factores internos y
externos, pero corresponderá al líder del proceso académico-administrativo la
aplicación del procedimiento.

La Coordinación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo es la

responsable del seguimiento a la implementación de los cambios solicitados y de
coordinar con el líder del proceso académico-administrativo respectivo, la
capacitación del cambio antes de su implementación, cuando aplique.

La Coordinación de Calidad del SGC-VAF es la responsable de la actualización de este

documento con el apoyo de la Coordinación del SG-SST, en cuanto al contenido
relacionado con el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

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4. CONDICIONES GENERALES

De acuerdo al Decreto 1072 del 2015, en el artículo ARTÍCULO 2.2.4.6.26. el

empleador debe implementar y mantener un procedimiento que le permita la
identificación oportuna de cambios que requiere para atender factores internos y
externos que puedan afectar la seguridad y salud en el trabajo de la población
identificada dentro del alcance de su Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en
el trabajo.

Para el sistema de gestión de calidad, se establece en la ISO 9001:2015, en el

requisito 6.3 Planificación y control de cambios, que la organización debe planificar
los cambios que requiere su Sistema de Gestión de Calidad y considerar para la
implementación de los cambios:

a. El propósito de los cambios y sus potenciales consecuencias.

b. La integridad del Sistema de Gestión de Calidad.
c. La disponibilidad de recursos.
d. La asignación o reasignación de responsabilidades y autoridades.

5. DESARROLLO DEL CONTENIDO

5.1 ROLES DENTRO DE LA GESTIÓN DEL CAMBIO

a. Promotor del cambio: la Alta Dirección de los sistemas de gestión implementados

solicita o inicia un cambio a partir de una necesidad manifiesta o identificada a
partir de los factores internos o externos en el desarrollo de las actividades de
los procesos y/o subprocesos académico-administrativos, por necesidades de los
clientes o por afectaciones de la seguridad y salud en el trabajo de la población
identificada dentro de su campo de acción.

b. Gestor del cambio: es el responsable de velar por la coordinación en el

tratamiento de los cambios y asesora y apoya al responsable del cambio en la
operación, en el proceso de cambio. En ambos sistemas de gestión será el
Representante de la Dirección quien asumirá este rol.

c. Responsable del cambio: es el líder del proceso y/o subproceso que debe
implementar el cambio aprobado, efectuar las actividades de seguimiento de los
controles definidos y obtener e informar los resultados del cambio implementado,
al promotor del cambio para el seguimiento y a las respectivas coordinaciones
de los sistemas de gestión para la evaluación y cierre de las acciones.

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5.2 FACTORES INTERNOS O EXTERNOS FUENTES PARA LA APLICACIÓN DE ESTE

PROCEDIMIENTO

La planificación de los cambios en los Sistemas de Gestión de la UDES, se realiza a

partir de factores internos o externos identificados y su impacto en el desempeño de
los procesos y/o subprocesos del SGC-VAF, del Sistema de Gestión de Calidad VAF y/o
afectación de la seguridad y salud en el trabajo de la comunidad académica de la
Universidad de Santander.

En el siguiente cuadro se identifican posibles factores internos o externos a considerar

para identificar cambios en los sistemas de Gestión. Para el Sistema de Gestión de
Calidad VAF, estos se mencionan en el numeral 5.1 del Manual de Calidad.

Factores Internos SGC-VAF SG-SST Factores Externos SGC-VAF SG-SST

Cambios en la Política u Nuevas versiones

√ √ √ N/A
Objetivos. de la NTC-ISO
9001.

Cambios en la estructura
organizacional como Cambios en
creación de nuevos cargos, especificaciones
eliminación de cargos de los diferentes
√ √ √ √
actuales, y modificación de Convenios
funciones de las personas establecidos.
que interactúan con el
Sistema de Gestión.

Inclusión de nuevos Cambios en la

procesos, subprocesos o √ √ legislación √ √
procedimientos del SGC. aplicable.

Cambios en la realización del Directrices

√ √ √ √
servicio. gubernamentales.

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SGC-VAF SG-SST Factores SGC-VAF SG-SST

Factores Internos
Externos

Evolución del
conocimiento en
Cambios en las instalaciones
√ √ Seguridad y √ √
o equipos.
Salud en el
Trabajo.

Asesoría y
asistencia
Cuando se implementan
técnica brindada
acciones de mejoramiento √ √ N/A √
por la ARL para el
propuestas.
desarrollo de
programas de
prevención.

5.3 IDENTIFICACIÓN DEL CAMBIO

A partir del análisis de los factores internos o externos reportados o identificados, el

responsable del proceso académico-administrativo evalúa el impacto sobre la
seguridad y salud en el trabajo que pueden ocasionar los cambios manifiestos y
determina las acciones a realizar para mitigar o controlar el cambio. Para ello debe
realizar la identificación de peligros y evaluación de riesgos que puedan derivarse de
estos cambios.

El líder del proceso y/o subproceso del SGC-VAF, evalúa el impacto del cambio, en el
desempeño del proceso, prestación del servicio, del Sistema de Gestión y Calidad y
en la satisfacción del cliente y determina los cambios a realizar para garantizar la
calidad y continuidad del servicio y la eficacia del proceso y/o subproceso y del SGC-
VAF. El responsable debe aplicar el procedimiento de la Gestión del Riesgo definido
para el SGC-VAF, en su apartado sobre evaluación del riesgo.

Para el SG-SST la solicitud de autorización del cambio se realiza en el formato

SST-FT-014-UDES. Los procesos y/o subprocesos del SGC-VAF registrarán las
solicitudes de actualización de documentos y de oportunidades de mejora de acuerdo
a los lineamientos de los procedimientos de Control de Documentos y Registros y
Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora.

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5.4 IMPLEMENTACIÓN DEL CAMBIO Y CONTROLES

En cuanto al Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, el responsable

del proceso académico administrativo que ha solicitado el cambio, con el apoyo del
COPASST, deberán implementar el cambio aprobado. De acuerdo a lo establecido en
el Decreto 1072 de 2015, también debe actualizarse el plan de trabajo anual en
seguridad y salud en el trabajo incluyendo las actividades de control para verificar la
eficacia de las acciones implementadas para mitigar o eliminar el riesgo asociado al
cambio implementado. Como lo establece el requisito legal, antes de implementar
los cambios se debe informar y capacitar a los trabajadores relacionados con las
modificaciones.

En el caso del Sistema de Gestión de Calidad SGC-VAF, el líder del proceso y/o
subproceso responsable, debe aplicar el procedimiento de la Gestión del Riesgo para
determinar las acciones para el tratamiento de los riesgos identificados en la
aplicación del cambio propuesto.

En caso de requerirlo, puede solicitar apoyo o asesoría del Gestor del cambio para
cada Sistema de Gestión, quienes están facultados para realizar recomendaciones
adicionales previas a la implementación del cambio, si lo consideran necesario.
También para coordinar con otros procesos y/o subprocesos involucrados en la
implementación del cambio.

El responsable del cambio realiza el registro a las actividades realizadas en el formato

SST-FT-014-UDES para el seguimiento respectivo y en el aplicativo de administración
del SGC-VAF por la opción mejoramiento continuo, acciones de mejora abierta,
ejecución.

5.5 SEGUIMIENTO A LAS ACCIONES Y CONTROLES DEFINIDOS

El responsable del proceso académico administrativo aplica los controles

establecidos, hace seguimiento a los resultados y los comunica a la Coordinación del
SG-SST y a la Coordinación de Calidad del SGC-VAF, quienes deben validar la
información y determinar el cierre de las actividades definidas en la Gestión del
Cambio.

5.6 ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

La documentación se actualiza de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento de

Control de Documentos y Registros VAF-PR-002-UDES. Para el SG-SST el responsable
actualiza el Programa de Capacitación y el Plan de Trabajo Anual, incluyendo los
controles aplicables, teniendo en cuenta el cambio implementado. Una vez se haya

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determinado la eficacia de los controles se actualizan la Matriz de Peligros, Evaluación

y Valoración del Riesgo TAH-FT-006-UDES y demás documentos relacionados con el
cambio implementado.

Para el SGC-VAF se actualizan por los responsables definidos en cada caso, el

Programa de Capacitación, Tablas de Identificación y Valoración de Riesgos,
documentación del Sistema de Gestión e institucional, relacionada con el cambio
implementado.

5.7 CIERRE DEL CAMBIO

Después de transcurrido el tiempo estimado para la implementación del cambio y de

aplicar los controles establecidos, se realizará la verificación de la eficacia del cambio.
Esta revisión será realizada por el responsable del cambio y el promotor del cambio.
Para el caso del SG-SST se contará además con la participación de un integrante del
COPASST.

La coordinación del SG-SST validará el resultado del cambio implementado y evaluará

la eficacia de los controles establecidos. Cuando se consideren 100% eficaces
autorizará el cierre del cambio y actualizará el estado del cambio en el formato
SST-FT-014-UDES.

En el SGC-VAF, la Coordinación de Calidad, será la responsable de validar la eficacia

del cambio implementado y de los controles y posteriormente, realizar el cierre de la
solicitud de cambio.

En caso que el cambio afecte la prestación del servicio, será el responsable del cambio
quien debe comunicar a los clientes y otras partes interesadas.

5.8 INFORMES

Las coordinaciones de los sistemas de gestión informarán anualmente al

Representante de la Dirección de cada sistema, el estado de los cambios
implementados y su nivel de avance y este informe será considerado como entrada
en la realización del informe de Revisión por la Dirección.

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6. FLUJOGRAMA

RESPONSABLE
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTRO
Dependencia Cargo

INICIO

Todos los procesos académico-administrativos de la UDES

El responsable del proceso académico-

Registro en el aplicativo de administración del SGC-VAF

administrativo, evalúa el impacto del

Solicitud y Aprobación del Cambio SST-FT-014-UDES

Todos los procesos y/o subprocesos del SGC-VAF
cambio identificado sobre la seguridad y

Líder del proceso y/o subproceso del SGC-VAF

Líder del proceso académico-administrativo

salud en el trabajo. Para ello debe
realizar la identificación de peligros y
evaluación de riesgos. Registra el
cambio a implementar en el formato
SST-FT-014-UDES para la revisión y
autorización por parte del promotor del
cambio.

Formato
El líder del proceso y/o subproceso del
SGC-VAF, evalúa el impacto del cambio y
determina los cambios a realizar para
garantizar la continuidad y calidad del
Identificación servicio y la eficacia del proceso y/o
del cambio en el subproceso. Para esto debe aplicar el
SGC-VAF y el procedimiento de la Gestión del Riesgo
SG-SST. VAF-PR-007-UDES.

Si se requiere, solicita la asesoría y apoyo

del Gestor del Cambio para cada Sistema
de Gestión.
Todos los procesos académico-administrativos

Registro en el aplicativo de administración del

Líder del proceso y/o subproceso del SGC-VAF
Todos los procesos y/o subprocesos del SGC-

Una vez aprobada la solicitud, el

Líder del proceso académico-administrativo

Solicitud y Aprobación del Cambio SST-FT-

Coordinación de Seguridad y Salud en el

responsable del SG-SST y del proceso

académico administrativo, con el apoyo
del COPASST deben implementar el
cambio autorizado. Se actualiza el plan
de trabajo anual en seguridad y salud en
el trabajo incluyendo las actividades de
de la UDES

de la UDES

014-UDES

SGC-VAF

control del cambio. Antes de

Trabajo
VAF

implementar el cambio informar y

capacitar a los trabajadores relacionados
con las modificaciones.

Para el SGC-VAF, el líder del proceso y/o

Implementación subproceso responsable, debe
del cambio y determinar las acciones a realizar y hacer
controles el registro en el aplicativo de
administración del SGC-VAF. Actualizar
las Tablas de Identificación y Valoración

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del riesgo y sensibilizar al personal sobre

la gestión del riesgo y el cambio a
realizar.

Coordinadora de Seguridad y Salud en el

Todos los procesos y/o subprocesos del
El responsable del cambio aplica los

Solicitud y Aprobación del Cambio

Coordinadora de Calidad SGC-VAF
controles establecidos, hace seguimiento

Todos los procesos académico-

a los resultados y los comunica a la

administración del SGC-VAF

Registro en el aplicativo de
administrativos de la UDES
Coordinación del SG-SST y a la
Coordinación de Calidad del SGC-VAF,

SST-FT-014-UDES
quienes deben validar la información y

SGC- VAF
determinar el cierre de las actividades

Trabajo
definidas en la Gestión del Cambio.

Seguimiento a Si se requiere realizar algún ajuste al plan

las acciones y de acción inicial, debe contar con el Visto
controles Bueno del Promotor del cambio de cada
definidos Sistema de Gestión y del Gestor del
cambio.

Todos los procesos académico-administrativos UDES

Se deben cumplir los lineamientos del

Formato de Solicitud Documental GED-FT-004-UDES

Registro de la solicitud documental en el aplicativo
Todos los procesos y/o subprocesos del SGC-VAF

procedimiento de Control de Documentos

Listados Maestros de Documentos y Registros

Líder del proceso y/o subproceso del SGC-VAF

Líder del proceso académico-administrativo

y Registros.

Del SG-SST, se actualizan:

Plan de Trabajo anual;
Programa de Capacitación;
Matriz de Peligros, Evaluación y
Valoración de Riesgos TAH-FT-006-UDES
y demás documentos relacionados con el
cambio.

Del SGC-VAF se actualizan:

Tablas de Identificación y Valoración de
Actualización de
Riesgos;
Documentos
Programa de Capacitación;
Documentación del SGC-VAF e
institucional relacionada con el cambio.
administración del SGC-VAF
Registro en el aplicativo de

Cuando las acciones se consideren

Solicitud y aprobación del
Coordinadora del SG-SST
Coordinadora de Calidad

eficaces, la Coordinación de Calidad

SST-FT-014-UDES

efectúa el cierre de las acciones

implementadas para el cambio.
SGC – VAF

SGC-VAF
SG-SST

cambio

En el SG-SST se evaluarán la eficacia de

las acciones y de los controles por parte
de la Coordinación del SG-SST y realizará
el cierre del cambio.

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El responsable de cambio socializará con

los clientes y otras partes interesadas el
cambio realizado, cuando este implique
afectación en la prestación del servicio,

Cierre del
cambio

Coordinadora de Calidad SGC-

Se envía informe anual del estado de los
Informes

Coordinadora del SG-SST

cambios implementados en el SGC-VAF y
SG-SST y su nivel de avance, al
Representante de la Dirección de cada

Informe Anual
SGC – VAF
sistema de gestión, y esta información se

SG-SST
considerará como entrada para el informe

VAF
de Revisión por la Dirección

FIN

7. FORMATOS

 Formato de SOLICITUD Y APROBACIÓN DEL CAMBIO SST-FT-014-UDES.

 Formato de SOLICITUD DOCUMENTAL GED-FT-004-UDES.

8. DEFINICIONES

A continuación se definen algunos significados importantes para tener en cuenta en

este procedimiento:

CAMBIO: modificación significativa de un proceso, métodos de trabajo, infraestructura

y equipos.

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EFICACIA: grado en que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los

resultados planificados.

EVIDENCIA OBJETIVA: datos que respaldan la existencia o veracidad de algo. La

evidencia objetiva puede obtenerse por medio de la observación, medición,
ensayo/prueba u otros medios.

GESTIÓN: actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización.

GESTIÓN DEL CAMBIO: conjunto de actividades que se emplean en una organización

para garantizar que los cambios significativos se realizan en forma ordenada,
controlada y sistemática.

ORGANIZACIÓN: conjunto de personas e instalaciones con una disposición de

responsabilidades, autoridades y relaciones.

REVISIÓN: actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación y eficacia

del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos.

VERIFICACIÓN: confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que se

han cumplido los requisitos especificados.

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ANEXOS

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Anexo 1. Formato de SOLICITUD Y APROBACION DEL CAMBIO SST-FT-014-UDES.

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CONTROL DE CAMBIOS

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FECHA DE
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE
APROBACIÓN

Carmen E. Guerrero G.
29/09/2017
00 Versión Prueba Coordinadora de Calidad del
SGC-VAF

Carmen E. Guerrero G.
Ajuste de pie de página de acuerdo a Coordinadora de Calidad
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Documentos y Registros v 10.
Esperanza Rojas Rojas
Directora de Gestión
Documental

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