ACTIVOS
CONCEPTOS, CLASIFICACIÓN
CONCEPTOS GENERALES
OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE LA UNIDAD
-Conocer e interpretar los conceptos y normatividad de los Activos
de un ente económico, teniendo en cuenta la normatividad vigente
bajo NIIF
-Comprender el concepto de Activo Corriente y Activo no corriente.
-Identificar los rubros que conforman los diferentes grupos de
Activos.
Concepto de Activo
El Activo representa el conjunto de bienes, recursos y
derechos que posee una empresa y que utiliza para la
generación de ingresos y el desarrollo de sus actividades.
Recursos controlados por la entidad como resultado de
sucesos pasados del cual resulta probable la obtención de
beneficios económicos en el futuro.
Comprende el dinero en efectivo en Caja o Bancos, las
inversiones recuperables en menos de 3 meses, los deudores,
Propiedades, Planta y Equipo, los Inventarios, los Intangibles,
los Diferidos, Los Otros Activos.
Los Activos reflejan el uso o aplicación que se le dio a los
recursos monetarios conseguidos por el ente económico, de
fuente propia (Capital social) de fuente ajena (Pasivos) y de
fuente interna (Utilidades).
Grupos de activos
El Activo está conformado por los siguientes grupos:
DISPONIBLE
Caja
Bancos
Remesas en tránsito
Cuentas de Ahorro
Fondos
INVERSIONES
Acciones
Cuotas o partes de Interés Social
Bonos
Cédulas
Papeles comerciales
Títulos
Derechos fiduciarios
DEUDORES
Clientes
Cuentas por cobrar a socios y accionistas
Anticipos y avances a proveedores y contratistas
Ingresos por cobrar
Anticipos de Impuestos
Reclamaciones a compañías de seguros
Cuentas por cobrar a trabajadores
INVENTARIOS
Mercancías no fabricadas por la empresa
Productos terminados
Productos en proceso
Materias primas
PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO
Terrenos
Maquinaria y equipo en montaje
Construcciones y edificaciones
Maquinaria y equipo
Equipo de oficina
Equipo de computación
Flota y Equipo de transporte
Flota y Equipo aéreo, fluvial, marítimo.
INTANGIBLES
Crédito mercantil
Marcas
Patentes
Concesiones y franquicias
Know how (Conjunto de conocimientos técnicos y
administrativos que son indispensables para conducir un proceso
comercial y que no están protegidos por una patente pero son
determinantes para el éxito comercial de una empresa.)
DIFERIDOS
OTROS ACTIVOS
Bienes de arte y cultura
Diversos
Naturaleza y características
Las cuentas que conforman el grupo de Activos, son de
naturaleza Débito, por lo que su saldo siempre será
débito o cero, con excepción del deterioro de las cuentas
de activo que se consideran cuentas de valuación del
Activo de naturaleza crédito, las cuales representan un
menor valor del activo correspondiente.
En la contabilización y registro de los activos se
presentan regularmente algunas omisiones y
sobrecostos que distorsionan los saldos, ocasionando
errores en la presentación de los Estados Financieros.
Omisiones:
Desembolsos dejados de capitalizar, incurridos en
el montaje e instalación de activos……….etc.
Subestimación o sobreestimación de inventarios
por cambio de método de valuación.
Gastos no capitalizados en los Activos en tránsito.
Activos en tránsito no registrados por la empresa.
Sobrecostos:
Exceso de capitalización de Gastos y Costos.
Contabilizar como propias las mercancías en
consignación.
CONTABILIZACIÓN DE LOS ACTIVOS BAJO NIIF
Al analizar la NIIF13 que habla sobre la medición a valor razonable,
esta lo define como “el precio que sería recibido por vender un
activo o pagado por transferir un pasivo en una transacción
ordenada entre participantes del mercado en la fecha de
medición“(es decir, un precio de salida).
Clasificación
El activo se debe clasificar en el Balance General de acuerdo con su
grado de liquidez o de disponibilidad. Se entiende por Activos
líquidos o disponibles, aquellos que están en el presente en forma
de dinero o que se pueden convertir en dinero efectivo fácilmente.
Se clasifican en Activo corriente o circulante y en Activo no
corriente o no circulante.
Activo corriente o circulante
Se considera activo corriente o circulante, aquel que está en forma
de dinero o que se espera convertir en dinero en efectivo en un
lapso de tiempo inferior a 3 meses……
Un activo CORRIENTE satisface alguno de los siguientes criterios:
Se espera realizar, vender o consumir, en el ciclo normal de la
operación de la entidad. (No relacionar el ciclo de operación
obligatoriamente como un periodo de 12 meses o un año).
Se mantiene para la negociación
Se espera realizar dentro del periodo de los doce meses
posteriores a la fecha del balance
Se trata de efectivo u otro medio equivalente al efectivo, no
restringido.
Activo no corriente o no circulante
Se consideran activos no corrientes o no circulantes, aquellos que
no se encuentran en forma de dinero en efectivo, o que no se
esperan convertir en efectivo antes de 3 meses o dentro del ciclo
operativo.
Activo no Corriente:
Activos que no cumplen los requisitos del activo corriente.
Por lo tanto, para identificar un activo no corriente, primero
debemos tener claro, los activos corrientes y si no cumple con estos
criterios, automáticamente se entenderá como no corriente.
Aunque existen hechos y circunstancias que podrían alargar la
venta de un activo no corriente mantenido para la venta, más allá
de un año, una ampliación del periodo exigido para completar la
venta no impide que se pueda mantener en esta clasificación. Si el
retraso viene causado por hechos o circunstancias fuera del control
de la entidad, existan evidencias suficientes de que la entidad se
mantiene comprometida, con su plan de vender el activo. (NIIF 5.
Párrafo 9.)
GLOSARIO
Activo líquido: Es el que está en dinero o se puede convertir
fácilmente en efectivo en un periodo corto.
Activo financiero: corresponde a cualquier título valor
representativo de deuda o parte patrimonial.
Activo diferido: comprende todo desembolso anticipado por
gastos, bienes o servicios, de los cuales se van a obtener beneficios
en diferentes periodos.
Agotamiento: tiene relación directa con los recursos naturales, los
cuales, una vez extraídos de su condición natural, no pueden ser
recuperados o nuevamente adquiridos.
Inversión: representa diferentes colocaciones de recursos
monetarios, que persiguen una renta futura.
Ciclo operativo: corresponde al tiempo empleado por las empresas
comerciales para adquirir las mercancías, venderlas, recuperar las
cuentas por cobrar y comprarlas nuevamente.
DISPONIBLE
CONCEPTOS BÁSICOS
El disponible está representado por el dinero en Caja General,
Caja Menor, Bancos en moneda nacional y moneda
extranjera, Cuentas de ahorro y fondos. Es el Activo más
líquido de las empresas, motivo por el cual hay que
implementar medidas de Control Interno adecuadas, para
proteger este Activo del fraude, el robo y los usos indebidos.
El efectivo es un medio de cambio que debe estar disponible
en cualquier momento, para el pago de las diferentes
obligaciones corrientes y debe estar libre de restricciones que
podrían limitar el uso de estos recursos al empresario.
Manejo del Efectivo
El término manejo del efectivo se refiere a la planificación,
al control y a la contabilidad de las transacciones y de los
saldos en efectivo. Debido a que el efectivo se mueve tan
fácilmente entre las cuentas bancarias y otros activos
financieros, el manejo del efectivo significa realmente el
manejo de todos los recursos financieros. El manejo
eficiente de estos recursos es esencial para el éxito, incluso
para la supervivencia, de toda organización empresarial.
Los objetivos básicos del manejo del efectivo son los
siguientes:
Proporcionar una contabilidad precisa de las entradas,
los desembolsos y los saldos de efectivo. Muchas de las
transacciones que realiza un negocio comprenden las
entradas o desembolsos de efectivo. Así mismo, las
transacciones de efectivo afectan todas las
clasificaciones dentro de los estados financieros, activos,
pasivos y patrimonio de los propietarios, así como los
ingresos y gastos. Si los estados financieros han de ser
confiables, es absolutamente esencial que las
transacciones de efectivo se registren correctamente.
Prevenir o minimizar pérdidas por robo o fraude. El
efectivo es más susceptible al robo que cualquier otro
activo y por consiguiente, requiere protección física.
Anticipar las necesidades de endeudamiento y asegurar
la disponibilidad de sumas adecuadas de efectivo, para
realizar las operaciones de la empresa. Toda
organización empresarial debe tener suficiente efectivo
para cumplir con sus obligaciones financieras a medida
que éstas se vencen. De lo contrario, sus acreedores
pueden obligar a la empresa a ir a la quiebra.
Evitar que queden inactivas innecesariamente grandes
sumas de efectivo en las cuentas bancarias, sin producir
ingresos. Con frecuencia las compañías bien manejadas
revisan sus saldos bancarios con el fin de transferir
cualquier exceso de efectivo a equivalentes a efectivo o
a otras inversiones que generen ingresos.
Los equivalentes a efectivo son inversiones seguras y
líquidas, pero solo generan una modesta tasa de
rendimiento. Estas inversiones son útiles para invertir
excedentes de efectivo temporales que pronto serán
requeridos para otros fines. Sin embargo, si un negocio
tiene grandes cantidades de efectivo que se puede
invertir a largo plazo, éste esperaría obtener una tasa de
rendimiento más alta de la disponible en los
equivalentes a efectivo. El efectivo disponible en las
inversiones a largo plazo se puede utilizar para financiar
el crecimiento y la expansión del negocio o para pagar la
deuda. Si el efectivo no se necesita para fines de
negocios, se debe distribuir entre los accionistas de la
compañía.
MEDIDAS GENERALES DE CONTROL INTERNO
-En la Caja General no debe permanecer dinero, a no
ser que el desarrollo normal de las actividades de la
empresa así lo requiera.
-En lo posible no se debe pagar en efectivo. Todo
desembolso de recursos debe hacerse con cheque o
como transferencia de recursos.
-Los cheques no se deben girar al portador.
-Los cheques no se deben girar para cobrar por
ventanilla.
-Se deben separar las funciones de los trabajadores
que manejan la información contable, de los que
manejan el efectivo.
CAJA
CAJA GENERAL, CAJA MENOR.
La caja es el Activo de mayor liquidez en las empresas. Comprende
la totalidad de los recursos monetarios, tales como dinero en
efectivo y cheques a la vista, que posee el ente económico y que se
encuentran pendientes de consignar. En esta cuenta no se pueden
registrar cheques post-fechados que se hayan recibido como
garantía de una obligación.
CONTROL INTERNO DE CAJA
Puesto que es imprescindible poseer niveles adecuados de efectivo
para desarrollar las operaciones o para negociar en el mercado
abierto, la administración tiene que aplicar los mecanismos más
apropiados para salvaguardar este activo.
Con el fin de proteger el efectivo, hay que tener en cuenta dos
aspectos:
1-Las empresas deben poseer un mecanismo de control interno
que garantice una contabilización apropiada y que permita conocer,
oportunamente, las desviaciones que afectan el saldo de caja.
2-Definir los saldos que constituyen caja general, caja menor y
depósitos bancarios o de ahorro, para facilitar la consolidación y el
seguimiento de los flujos de efectivo.
Con el propósito de que las transacciones se ejecuten de acuerdo
con un plan, para establecer los saldos de las cuentas de efectivo
mediante la autorización gerencial, debe diseñarse un
procedimiento de control interno.
Para que éste sea operativo y adecuado, deben tenerse en cuenta
los siguientes requisitos básicos:
Poseer una estructura organizativa, en la que se defina con
claridad, cuáles son las líneas de autoridad, las funciones, las
especificaciones, las responsabilidades y la interrelación de los
cargos entre sí.
Segregar las responsabilidades en términos de operación, vigilancia
física e informes.
Eliminar la posibilidad de que la totalidad del proceso de control se
concentre en una sola persona.
Y establecer por escrito los procedimientos sobre el flujo de
efectivo en la empresa.
Para que haya un eficiente manejo del efectivo se recomienda
tener en cuenta los siguientes elementos de control:
Evitar que quienes reciban dinero sean las mismas personas que
efectúan el registro contable.
Responsabilizar al tesorero de la salvaguardia del dinero. Éste debe
poseer un seguro de manejo.
Consignar oportunamente los dineros recibidos.
Verificar si los desembolsos han sido aprobados por la(s) persona(s)
autorizada(s).
Establecer por escrito políticas claras sobre cuantías máximas de
pagos en efectivo.
Realizar arqueos sorpresivos.
Establecer una caja menor, o varias, para efectuar desembolsos de
poca cuantía.
Utilizar cajas registradoras, protectores de cheque y formas pre
numeradas de ingresos y egresos de caja.
Anular las facturas pagadas con sello de “cancelado” o “pagado”.
Efectuar la conciliación periódica de las cuentas bancarias.
Elaborar informes estadísticos sobre ingresos y egresos en efectivo.
ENTRADAS DE EFECTIVO
Debido a su liquidez inmediata, el disponible ofrece riesgos de
pérdida, ya que puede ocultarse, transferirse o cambiarse
fácilmente. Es imprescindible, entonces, crear un sistema eficiente
del control del recaudo, que tapone las fugas de dinero. Un
adecuado sistema de control de recepción de efectivo debe poseer,
al menos, las siguientes características:
Asignar a una persona la recepción del dinero.
Establecer documentos especiales para registrar y consignar las
partidas recibidas.
Definir procedimientos para la protección del efectivo.
Separar el recibo de dinero y su registro contable.
Elaborar un informe de ingresos monetarios.
Independientemente del origen de la entrada de efectivo, el total
de los ingresos debe ser igual al total de los valores parciales
consignados en los documentos básicos, denominados ingresos de
caja.
Suele suceder que este equilibrio no se presenta debido a
descuadres de caja que aparecen cuando el valor facturado excede
los valores contados en el arqueo de caja. Las causas de estas
diferencias ocurren, por lo general, por motivos ajenos a la
voluntad del receptor del dinero. Sin embargo, cuando persisten,
requieren una mayor atención y control. También puede
presentarse la situación contraria, relacionada con excedentes de
efectivo.
SALIDAS DE EFECTIVO.
Los procedimientos relacionados con el manejo del efectivo exigen
que los dineros recibidos durante el día se consignen en una
institución bancaria y/o financiera a más tardar el día hábil
siguiente. Las consignaciones se llevan a cabo al totalizar los
ingresos en efectivo y los cheques corrientes, utilizando formatos
especiales que sirven como apoyo contable para la ejecución y el
control financiero.
Los desembolsos de efectivo requieren un cuidadoso sistema de
control, que deberá tener en cuenta, al menos, lo siguiente:
Sólo las personas autorizadas pueden ordenar salidas de efectivo.
Cada operación de egreso de dinero debe estar soportada por un
documento de salida: Egresos de caja.
El origen del desembolso debe ser consistente con las salidas
efectivas de dinero.
La transacción que origina un desembolso debe registrarse
formalmente.
Los pagos de alguna consideración para la adquisición de bienes o
servicios deben hacerse por medio de cheques cruzados a favor del
beneficiario. Esta política evidentemente beneficia a la empresa por
las siguientes razones:
Facilita el control de pagos.
Agiliza el cumplimiento de cancelaciones.
Constituye prueba verificable de pago.
Permite afianzar créditos.
CAJA MENOR
Algunas actividades generan salidas de dinero en menor cuantía.
Girar un cheque por estos conceptos, resultaría oneroso para las
empresas y además sería poco funcional y poco práctico desde el
punto de vista administrativo.
Por tal razón, se deben destinar algunos recursos para constituir
fondos fijos de caja menor, con el fin de cubrir las necesidades de
erogaciones pequeñas de recursos.
No existe normatividad sobre los montos máximos o mínimos de
caja menor, ni sobre la cantidad de fondos fijos que se deben
establecer; esto depende de las necesidades de cada empresa en
particular.
Los montos y la cantidad de fondos de caja menor, deben quedar
establecidos y reglamentados por la gerencia, dependiendo de la
necesidad de cubrir gastos de menor cuantía y la periodicidad con
la que se tenga que hacer.
Se debe responsabilizar a un funcionario del control y manejo de
estos recursos, así como de determinar los montos máximos que se
deben cubrir con estos recursos.
PROCEDIMIENTO CONTABLE:
Constitución del fondo fijo de Caja Menor: Por $ 4.000.000
Cuenta Debe Haber
Caja Menor 4.000.000
Bancos 4.000.000
Legalización de gastos de Caja Menor:
Cuenta Debe Haber
Gastos operacionales
Correo, portes 1.000.000
-y telegramas
Transporte, 500.000
fletes y
acarreos
Elementos de 300.000
aseo y
cafetería
Útiles y 1.000.000
papelería
Parqueaderos 500.000
Casino y 500.000
restaurante
Cuentas Por 3.800.000
Pagar
Reembolso de Caja Menor
Cuentas Por 3.800.000
Pagar
Bancos 3.800.000
Faltante en Caja Menor :
Cuenta Debe Haber
Deudores
Cuentas por cobrar a
trabajadores-Faltantes en XXX
C.M
Bancos XXX
Sobrante en Caja Menor , no se conoce a quién corresponde:
Cuenta Debe Haber
Caja General XXX
Cuentas por pagar
Acreedores varios –
Sobrantes en caja. XXX
Aparece la persona dueña de los dineros sobrantes
Cuentas por pagar XXX
Acreedores varios –
Sobrantes en caja .
Bancos
XXX
No aparece la persona dueña de los dineros
Cuentas por pagar XXX
Acreedores varios –
Sobrantes en Caja.
Ingresos No Operacionales
Sobrantes en Caja
XXX
Incremento del fondo fijo de caja menor:
Cuenta Debe Haber
Caja Menor XXX
Bancos XXX
Disminución del fondo fijo de caja menor:
Cuenta Debe Haber
Caja XXX
Caja Menor XXX
