EL CONTROL
PROPOSITOS
• Comparar los resultados con los planes en general.
• Avaluar los resultados contra los estándares de desempeño
• Idear los medios efectivos para medir las operaciones.
• Comunicar cuales son los medios de medición.
• Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y
• variaciones.
• Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias.
• Informar a los miembros responsables de las interpretaciones.
• Ajustar el control a la luz de los resultados del control.
DEFINICIÓN:
• El control es un proceso mediante el cual la
administración se cerciora si lo que ocurre concuerda
con lo que supuestamente debiera ocurrir, de los
contrario, será necesario que se hagan los ajustes o
correcciones.
IMPORTANCIA
• [Link] medidas para corregir las actividades, de tal forma que se
• alcancen los planes exitosamente.
• 2. Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos.
• 3. Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar
• desviaciones, para que no vuelvan a presentarse en el futuro.
• 4. Localiza a los sectores responsables de la administración, desde el
• momento en que se establecen medidas correctivas.
• 5. Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los
• planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de la
• planeación.
• 6. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
PRINCIPIOS
• EQUILIBRIO:
• A cada grupo de delegación conferido debe de
proporcionarse el grado de control correspondiente,
al delegar autoridad es necesario establecer los
mecanismos para verificar que se esta cumpliendo
con la responsabilidad conferida, y que la autoridad
delegada esta siendo debidamente ejercida.
DE LOS OBJETIVOS
Ningún control será válido si no se fundamenta en
los objetivos y si a través de él, no se evalúa el
logro de los mismos. Por lo tanto, es
imprescindible establecer medidas específicas o
estándares, que sirvan de patrón para la
evaluación de lo establecido, mismas que se
determinan con base a los objetivos.
DE EXCEPCIÓN
•El control debe aplicarse preferentemente a las
actividades excepcionales o representativas, a
fin de reducir costos y tiempo, delimitando
adecuadamente cuales funciones estratégicas
requieren de control. Este principio se auxilia de
métodos probabilísticos, estadísticos o
aleatorios.
DE LAS DESVIACIONES DE LA OPORTUNIDAD
•Para que el control sea eficaz, es necesario que
sea oportuno, de tal manera que sea posible
tomar medidas correctivas con anticipación.
•Todas las variaciones o desviaciones que se
presenten en relación con los planes deben ser
analizadas detalladamente de tal manera que
sea posible conocer las causas que las
originaron.
COSTEABILIDAD
•Un sistema de control deber justificar el costo
que éste represente en tiempo y dinero, en
relación con las ventajas que éste reporte.
•Debido a que los planes son los criterios con los
que los gerentes crean controles, el primer paso
en el PROCESO DE CONTROL, por lógica, sería
establecer planes.
•Sin embargo, puesto que los planes varían en
cuanto a detalle y complejidad, y debido a que
los gerentes normalmente no pueden vigilar
todo, se establecen estándares especiales.
ESTANDAR
• Es una unidad de medida que sirve como modelo, guía o
patrón con base en la cual se efectúa el control.
• Representa el estado de ejecución deseado.
• Consiste en fijar las unidades de medida que sirven como
puntos de referencia y que están basados en los objetivos:
los estándares fijados están relacionados,
• por ejemplo con:
• Niveles de producción, Cuotas de ventas, Índices de
productividad, Posición en el mercado, Cargas de trabajo
Utilidades, etc.
MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO O DE LOS
RESULTADOS
• El gerente en ocasiones puede predecir las probables desviaciones
(antes de que ocurran) de los estándares. Sin embargo, si no se tiene
esta capacidad, las desviaciones se deben descubrir lo más pronto
que sea posible.
• La medición de resultados consiste en medir la ejecución y los
resultados, mediante la aplicación de unidades de medida, que deben
ser definidos de acuerdo con los estándares.
• La medición de lo que se ha hecho, es por tanto, la valoración de las
actividades y los resultados que se pretende controlar
CORRECCIÓN DE LAS DESVIACIONES
• La utilidad concreta y tangible del control está en la
acción correctiva para integrar las desviaciones en
relación con los estándares.
• El tomar acción correctiva es función de carácter
netamente ejecutivo; no obstante, antes de iniciarla,
es de vital importancia reconocer si la desviación es
un síntoma o una causa.
•Al comparar el desempeño con la base de
control es hacia la excepción a la que debe
dirigirse la atención administrativa. El
gerente no necesita preocuparse por las
situaciones en donde el desempeño es igual
o se aproxima mucho a los resultados
esperados.
RETROALIMENTACIÓN
• El establecimiento de las medidas correctivas da lugar
a la retroalimentación; es aquí en donde se encuentra
la relación más estrecha entre la planeación y el
control. Por ello, la retroalimentación es básica en el
proceso de control, ya que a través de ella, la
información obtenida se ajusta al sistema
administrativo al correr el tiempo. De la calidad de la
información, dependerá el grado y rapidez con que se
retroalimente el sistema.
CARACTERISTICAS DEL CONTROL
• Los controles dependen en su mayor parte de la información que surge de
las actividades que se pretenden controlar.
• la efectividad del proceso de control dependerá directamente de la
información recibida, misma que deberá ser:
• Oportuna (a tiempo, actual).-Un buen sistema de control debe manifestar
inmediatamente las desviaciones y proporcionar información en el
momento adecuado.
• Accesible.- Los datos o informes de los controles deben ser accesibles para
las personas a las que van a ser dirigidos.
• Ubicación estratégica.- Es imposible establecer controles para todas
las actividades de la empresa, por lo que es necesario establecerlos
en ciertas áreas de acuerdo con criterios de valor estratégico.
EL CONTROL Y SU PERIODICIDAD
• Para que el control sea efectivo debe desarrollarse como una unidad y
aplicarse en todo tiempo en la empresa. La administración puede
implantar tres tipos de controles:
CONTROL PREVENTIVO:
•Es aquel que se efectúa antes de realizar las
actividades. Es el tipo más deseable de control,
dado que previene los problemas por anticipado.
A este control se le llama control para fomentar
el avance debido a que se lleva a cabo antes de
la actividad real (se dirige al futuro).
CONTROL CONCURRENTE
•El control concurrente, como su nombre lo
indica, se lleva a cabo mientras una actividad
está en proceso. El control se establece mientras
el trabajo se realiza, la administración puede
corregir los problemas antes de que se vuelvan
demasiado costosos.
CONTROL DE RETROALIMENTACIÓN
•El control se impone después de que se ha
llevado a cabo una acción. Su objetivo es
suministrar información para comparar los
resultados obtenidos, en relación con lo pre-
establecido. El principal inconveniente de este
tipo de control es que, en el momento en que el
administrador tiene la información, el daño ya
está hecho.
FACTORES QUE COMPRENDE EL CONTROL
• Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el
proceso de control. Los tres primeros son de carácter cuantitativo y el
último es eminentemente cualitativo.
• a) Cantidad.- El factor cantidad se aplica a actividades en la que el
volumen es importante.
• b) Tiempo.- A través del factor tiempo se controlan las fechas
programadas.
• c) Costo.- El costo es utilizado como un indicador de la eficiencia
administrativa, ya que por medio de él se determinan las erogaciones
de ciertas actividades.
• d) Calidad.- La calidad se refiere a las especificaciones que debe
reunir un cierto producto o ciertas funciones de la empresa.
