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1 ÍNDICE

1 ÍNDICE ......................................................................................................................................... 2
2 INICIO DE MATRÍCULA................................................................................................................. 2
2.1 OTRAS ACCIONES EN INICIO DE MATRÍCULA ..................................................................... 2
3 PROCESO DE MATRÍCULA ............................................................................................................ 2
3.1 PROCESO DE MATRÍCULA CON CREDENCIAL ..................................................................... 2
3.2 BÚSQUEDA DE ALUMNO ..................................................................................................... 2
4 COBRO EN CAJA ........................................................................................................................... 2
4.1 CONSTANCIA DE NO ADEUDO (DUPLICADO DE BOLETA) .................................................. 2
4.2 TRASLADO ............................................................................................................................ 2
5 IMPRESIÓN DE BOLETAS TELETRASNFER .................................................................................... 2
6 RE-IMPRESIÓN DE BOLETAS ........................................................................................................ 2
7 PARTE DIARIO .............................................................................................................................. 2
8 LIQUIDACIÓN ............................................................................................................................... 2
9 CONTROL DE PAGO ..................................................................................................................... 2
10 REPORTE DE INGRESOS DIARIO.................................................................................................. 2
11 ANULACIÓN DEL FORMATO ELECTRÓNICO ............................................................................... 2

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2 INICIO DE MATRÍCULA

 1ER PASO: Nos dirigimos al Icono “Inicio de Matricula” y empezar a llenar los Datos en los
campos

Luego en la pestaña “Secciones” presionar clic izquierdo y marcamos “añadir”. En esa fila se elige:
El Aula y la Descripción saldrá automáticamente junto al número de vacantes.
Luego Darle Guardar los cambios [CTRL + S]

 2DO PASO: en la pestaña “forma de pago”, insertar la opción Mensualidad Academia,

crear el ciclo con las cuotas correspondientes**:

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Luego en la pestaña “Forma de pago” presionar clic izquierdo y marcamos “añadir”. En esa fila se
elige:

Forma de pago mensualidad académica, ingresar importe de la cuota y n° de cuota.

Luego Darle Guardar los cambios [CTRL+S]
**Recordar: Revisar las cuotas de acuerdo a los inicios: Ejm.

 Inicio 01/032019 y finaliza 13/03/2020, se cuenta los meses y tenemos 13 cuotas, la promoción es
EXONERACIÓN DE LA CUOTA DE MARZO 2020, por lo tanto, N° Cuotas sería 12.
 Inicio 08/04/2019 y finaliza 16/09/2019, se cuenta los meses y tenemos 06 cuotas, la promoción es
EXONERACIÓN DE LA CUOTA DE SETIEMBRE 2019, por lo tanto, N° Cuotas sería 05.

3er PASO: Una vez colocado el número de cuotas y el monto, se debe verificar la pestaña
Cronograma de Pagos

- Verificar que el Rango de fecha de la última cuota se deberá colocar en fecha de

vencimiento de la última cuota la fecha de fin de ciclo.
- Verificar el monto de la última cuota es Completa.

- Verificar que el Rango de fecha de la última cuota se deberá colocar en fecha de

vencimiento de la última cuota la fecha de fin de ciclo.
- Verificar el monto de la última cuota es Completa.

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2.1 OTRAS ACCIONES EN INICIO DE MATRÍCULA
1.- BUSCAR INICIO. - Se ingresa al Icono Inicio de matrícula, y se procede a buscar.

2. seleccionar
1. Abrir los
todos
inicios

3. ordenar por
estados

4. seleccionar aula a verificar

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Cuando el Inicio y sus secciones hayan sido fusionadas (**no deberá haber alumnos activos en dichas aulas),
se escoge el icono de Cierre y Aceptar los cambios.

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Se Considera Anulación de inicio, cuando al momento de la creación ocurrió algún error, y el sistema
no acepta corregir los cambios. (** No deberá haber alumnos activos en dichas aulas).

Se procede a Cambio de fecha de fin de ciclo, cuando por algún motivo la fecha al momento de
crear el inicio no es la correcta con respecto lo indicado por la administración, con esta acción, el
sistema leerá y cambiará asimismo las fechas de fin en todos los cronogramas
En el cronograma de pagos volver a hacer los cambios correspondientes de la fecha de fin de ciclo y Guardar
los Cambios

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Se Considera Cambio de aula, cuando por algún motivo la administración de la Filial así lo desee por
motivos específicos de la sede.

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3 PROCESO DE MATRÍCULA
1ER PASO: Nos dirigimos al Icono “Inicio de Matricula” y presionar en el recuadro
Cod. Alumno para buscar alumno.
Automáticamente saldrá una ventana adicional donde se podrán presentar 2 casos:

 Caso 01.- Alumnos que ya han estado inscrito antes

 Caso 02.- Alumnos Nuevos
Caso 01: para una búsqueda rápida se llenan las primeras letras de los apellidos y el sistema
automáticamente te mostrara los posibles alumnos, para lo cual debes señalar el dato
correcto y Aceptar.

Icono proceso Recuadro Cód.

de
De alumno
matricula

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Caso 02: Se procede de la misma forma, pero se hace clic en “Nuevo”, automáticamente saldrá una ventana
en la que llenaran los datos solicitados (**los datos necesarios en tiempos de campaña). Luego hacemos clicK en
aceptar (02 veces) NUMERO DE DNI DATO OBLIGATORIO

2do PASO: Una vez aceptado los datos del alumno se procede a llenar las celdas vacías:

 Producto
 Inicio de Matricula (puede haber varios inicios, elegir el que se le informo al cliente)
 Forma de Pago (al seleccionar automáticamente el sistema aplica la cuenta corriente)
 Banco
 Sección (puede haber varias secciones, elegir la que tenga vacantes)
 Carnet (generar-asignar
Una vez llenado correctamente se procede a guardar los cambios (CTRL+S)

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3.1 PROCESO DE MATRÍCULA CON CREDENCIAL

 Paso 01.- Las credenciales son creadas desde las sedes (caso de
promociones) o desde Administración (convenios u otros).

Una vez creadas, se accede a la venta de Proceso de matrículas y se pasa a

buscar credencial.

 Paso 02.- Les saldrá la credencial creada, si por algún motivo les
saliera más de una se deberá elegir la que corresponde.

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Les saldrá un aviso, que debe ignorar, y proceder a seleccionar el ciclo y el
aula como una matrícula regular:

Así le debe quedar (tomar en cuenta que los descuentos no se aplican a la

primera cuota completa con un clic en el casillero correspondiente

Finalmente, se procede a guardar los cambios y luego a la cobranza de

forma regular.

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3.2 BÚSQUEDA DE ALUMNO
 Paso 01.- En la ventana ficha de matrícula, se marcan las teclas
[CTRL+ F], seguidamente se llenan los recuadros con los datos del
alumno que se busca

 Paso 02.- Elegir (doble clic) la opción del ciclo Activo.

***Así se visualiza:

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4 COBRO EN CAJA

CASO REGULAR: COBRANZA AL MISMO TIEMPO DE LA MATRICULA

 1ER PASO: Una vez matriculado al alumno, nos dirigimos al icono “Registros
Dctos.” de la misma ficha de matrícula.

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 2do PASO: Como medio de pago, el sistema da a seleccionar en el ícono la cual dará
dos opciones a elegir; ya sea en EFECTIVO o POS (tarjeta bancaria).

 Al seleccionar como medio de pago POS, se ACTIVARÁ el cuadro (2) de la REF. DE PAGO
que se digitará el NÚMERO DE REFERENCIA que se encuentra en el voucher (imág.2)

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 *Imagen 2

Nota: Al no ingresar el número de referencia del vaucher, el sistema no permitirá guardar la

transacción e imprimir en el formato de pago de caja (C. C).

 al seleccionar como medio de pago POS, se ACTIVARÁ el cuadro (2) de la REF. DE

PAGO que se digitará el NÚMERO DE REFERENCIA que se encuentra en el voucher.

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3er PASO: Pasar a imprimir la Boleta [CTRL+P] y verificar si la numeración del correlativo de las
Boletas de Venta que sale es la correcta, y presionar 2 veces la tecla “ENTER”. Para que se proceda
a imprimir.

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4.1 CONSTANCIA DE NO ADEUDO (DUPLICADO
DE BOLETA)

 1er paso - En primer lugar en la Ficha de matrícula del alumno se deberá verificar la
fecha de vencimiento. Seguidamente se procede a la cobranza

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 2do paso: Para realizar el cobro por pérdida de documento de pago (boleta) se emitirá
una CONSTANCIA DE NO ADEUDO, en donde, de manera automática asignará el monto
a cobrar de S/5.00.

 Seleccione el medio de pago, dando clic izq. si es POS colocar el número de

referencia del Voucher de la tarjeta de Débito o Crédito en el espacio en blanco del
ícono ( )
 Haga clic derecho en el espacio en blanco debajo de la fila ITEMS y seleccionar
AÑADIR y se agregará una fila.
 Hacer clic izquierdo en el ícono ( 3) y seleccionar el concepto 17 el cual es
CONSTANCIA DE NO ADEUDO.
 Dar clic izquierdo en el ícono de DOCUMENTO REF (4) para deslizar los números de
comprobantes de pago que se emitió. SELECCIONAR la última cuota cancelada.
 Una vez terminado de seleccionar, dar clic en el ícono que se encuentra en la
BARRA DE HERRAMIENTAS e imprimir en el formato de caja (C. C)

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4.2 TRASLADO

 1er paso.- Liquidar al alumno, emitiendo el motivo del mismo.

 2do paso.-Pasar a la matricula regular al alumno al ciclo que ha decidido trasladarse, y Emitir
el requerimiento a Sistemas mediante formato de Traslado, verificando el “Saldo a favor del
Alumno” luego de enviado el requerimiento a sistemas, verificar el monto correcto para el
traslado.

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3er paso:

Una vez que sistemas ya haya corregido el cronograma del alumno en el nuevo ciclo, dirigirnos al
icono Registro de Documentos - Buscar alumno, dirigirse a registro de documentos, buscar alumno
darle enter, seguidamente realizar clic izquierdo en ítem, agregar descripción TRASLADO,
automáticamente saldrá el precio, así mismo ingresar el documento de referencia. Si en caso la
forma de pago es en POS colocar el número de referencia.

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5 IMPRESIÓN DE BOLETAS TELETRASNFER

Las Boletas de Teletransfer son descargadas por Tesorería en el transcurso de la mañana de todos
los días. Por lo cual, en lo más común es que en el momento de la cobranza a un alumno matriculado
salga un aviso indicando que hay boletas pendientes por imprimir:

Debemos dar clic en aceptar y nos saldrá otra ventana en la que se debe verificar que Boleta nos
corresponde imprimir para la cobranza de ese instante. Ante lo cual se debe separar las boletas por
imprimir de teletransfer para hacerlo luego y no hacer esperar al cliente y colocar la numeración
que aparece en el recuadro:

Aviso de descarga

Boleta a Imprimir

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Al finalizar la cobranza, se procede a imprimir el teletransfer de la siguiente manera:
 1er paso.- Seleccionar la funciones indicadas y elegir el Tipo de Documento.

 2do paso.- Saldrá un recuadro con la relación de boletas a imprimir, todas estarán
marcadas para imprimir, sin embargo lo mejor es quitar las marcas antes de proceder (dar
clic)

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3er paso.- Seguidamente se procede a seleccionar la boletas que se desea imprimir en orden
correlativo), según la preferencia y la cantidad de boletas se puede escoger de 5 en 5 por ejemplo.

Tomar en cuenta que la Numeración correlativa es la que se aprecia en la siguiente imagen

 4to paso.- Saldrá una venta con la indicación de la numeración escogida (verificar)

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Dar clic en aceptar y en imprimir, según se indica:

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6 RE-IMPRESIÓN DE BOLETAS
La re-impresión de Boletas de Banco o de Caja se da en los siguientes casos:

- Por error en la cobranza en caja

- Por atascamiento de la Boleta en la impresora.
- Porque al momento de enviar a imprimir el sistema no
reconoció la impresora y la boleta(s) salió en blanco.

Para proceder a reimprimir es necesario la autorización de la Administración de la sede, el mismo

que accederá desde su usuario personal de la siguiente manera:

 1ER PASO: Nos dirigimos a la siguiente ruta:

 2DO PASO: En la pantalla de Reimpresión se puede escoger por SOLO una de las opciones
(Número de Documento, Fecha de emisión, Nombres) (1) al escoger se cargan los
documentos (2), seguidamente se selección haciendo clic en Reimp. (3). De ser el caso que
la Boleta de Venta este en mal estado o ya no se puede usar, se hace clic en Nuevo Doc.
Venta (4):

Finalmente Guardar los cambios y automáticamente ya no aparecerá el documento seleccionado

en esta pantalla, ya que estará en la venta de Impresión DV Manuales y automáticos.
 3er PASO: La secretaria pasa a reimprimir la Boleta según procedimiento regular.

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7 PARTE DIARIO

 1ER PASO: Nos dirigimos

 2DO PASO: Seleccionamos la fecha del parte a imprimir

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 3er PASO: Configurar Pagina en A4 (29x29,7cm)

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4to PASO: Revisar que estén las hojas completas, sean de Bancos y/o de Ingreso por Caja(*)

 En el parte diario se visualiza dos columnas adicionales; la cual, una permite detectar el
MEDIO DE PAGO que canceló el alumno.
 La siguiente columna mostrará la REFERENCIA DE PAGO que se ingresó al realizar el cobro en
caja.
 Se añadió el TOTAL POR USUARIO (soles) equivalente a la suma de todos los medios de pago
que se haya ingresado al sistema.

(*)Nota: Revisar los correlativos, y la sumatoria, luego se procede a Imprimir.

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8 LIQUIDACIÓN

Las Liquidaciones de alumnos por falta de pago se efectúan según cronograma enviado por la
Dirección Académica:

 1er PASO: Hacer entrega a los tutores o responsables del ciclo las hojas de Saldo por sección,
obtenidas del sistema:

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En el rango de fecha colocar el periodo que se desea buscar el saldo y saldrá la relación de aulas
activas, hacer Doble clic en el aula que se desea busca:

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Hacer clic en el icono “filtro” y llenar los cuadros, según el modelo:

 Aceptar y saldrá para imprimir el listado de los alumnos deudores a la fecha.

 2do PASO: Una vez las hojas de saldo hayan sido devueltas, debidamente llenadas por el
tutor, se pasa a Liquidar en el Sistema

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9 CONTROL DE PAGO
*A partir de la fecha en el sistema SISEDU se visualizará los siguientes cambios:

 Lista de Asistencia: alumnos por aula y/o producto.

Paso 1:

Paso 2:

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Paso 3:

- En la lista de asistencia se muestra una columna adicionales; como es la fecha

de inicio del alumno, el cual nos ayudará a detectar alguna fecha de matrícula
posterior al mes vigente o actual.

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  Reporte de gestión ingresos por aula.
Paso 1:

Paso 2:

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Paso 3:
- En este reporte se encuentra enumerado el total de alumnos que realizaron el
pago de la cuota del mes y los deudores.
- La cantidad de alumnos registrados en este reporte debe coincidir con el
número de alumnos del consolidado del aula.

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10 REPORTE DE INGRESOS DIARIO
En el reporte se visualizará el monto total de recaudación por día, según la búsqueda
deseada (total o parcial del mes).

Paso 1:

Paso 2:

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Paso 3: Se imprimirá el reporte, la cual se visualizará la columna PAGOS
EN P.O.S. con la finalidad de optimizar la información requerida. Ello
facilitará la búsqueda de cobros históricos de la filial correspondiente.

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11 ANULACIÓN DEL FORMATO ELECTRÓNICO

-Cuando se presente algún inconveniente con el formato de caja o banco como, enmendaduras y/o
problemas con la impresora. Se tendrá que realizar la reimpresión en otro formato (CB o CC). Este
proceso se realizara mediante un requerimiento a sistemas HELPDESK@[Link]
Ante ello, se tiene que especificar cuál será el nuevo número CB o CC donde se imprimirá la boleta.

Nota: El formato dañado se deberá adjuntar y enviar en el parte diario a tesorería

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