ACTIVIDAD 1.
EVIDENCIA AA1- CASO AA1
PRESENTADO POR:
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
2018
CASO AA1
Elija una empresa de la cual cuente con información general acerca de las
actividades que realiza y su estructura interna (áreas). Determine los procesos y
clasifíquelos de acuerdo a lo estudiado en el Tema 2 “Requisitos generales”.
Posteriormente, revise la Norma NTC GP 1000 e identifique cuáles son los registros
que obligatoriamente deberá mantener como evidencia la empresa seleccionada.
Realice un listado de los mismos. Resuelva el caso en un archivo de texto.
Rta: Escojo como ejemplo en este caso la entidad con la cual laboro que es la policía
nacional de Colombia
POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA
La Policía Nacional de Colombia se encuentra dividida en ocho Regionales, siete
Metropolitanas y 34 Departamentos, incluyendo a la zona del Urabá y Magdalena
Medio. Las cuales están a cargo de la Seguridad ciudadana.
Dentro de esta organización está contemplado las direcciones operativas, y cada
una cuenta con una dependencia que represente asesoría excepto las direcciones de
DINCO, DISAN y DIBIE, las cuales son coordinadas directamente desde sus direcciones.
Igualmente, cada comando de los departamentos o metropolitanas, deben tener
bajo su mando una Seccional de Investigación Criminal (SIJIN), dependiente de la
Dirección de Investigación Criminal (DIJIN), y una Seccional de Inteligencia Policial
(SIPOL), dependiente de la Dirección de Inteligencia Policial (DIPOL).
Esta entidad es liderada por el director general de la policía nacional, quien es
nombrado por el presidente de la República, siendo a su vez personal activo dentro
de la institución en rango de general.
La Dirección General (DIPON), está dividida en cinco direcciones de apoyo al
servicio (administrativas), ocho direcciones operativas, una dirección de nivel
educativo y cinco oficinas asesoras.
ESTRUCTURA
DITAH DIRAF
NIVEL
ADMINISTRATIVO
DINCO DISAN
ECSAN ESJIM
ESJUI NIVEL ESVEL
EDUCATIVO
DINAE ESBOL
ESPOL ESREY
SEGEN OFPLA
OFICINAS DE
ASESORIAS
DITRA DIPOL
COEST INSGE DIASE
NIVEL
DISAN OPERATIVO DIPRO
DICAR DISEC DIJIN
PRINCIPIOS Y VALORES ETICOS
La Policía Nacional adopta los principios establecidos en el artículo 9º. De la Resolución
02782 del [Link] la cual se derogan las Resolución 05293 del 04 de diciembre de 2008,
mediante la cual se fortalece el Sistema Ético Policial, se incorporan los referentes éticos:
Código de Buen Gobierno; Principios y Valores Institucionales; Acuerdos y
Compromisos; Código de Ética; Imperativos y Directrices Éticas, o demás normas
que lo modifiquen, adicionen o deroguen.
GESTION DE CALIDAD EN LA POLICIA NACIONAL
Para garantizar el cumplimiento de su misión y el logro de su visión, cuenta con
funcionarios, distribuidos en la categoría de Oficiales, Suboficiales, Nivel Ejecutivo,
Agentes, Auxiliares Bachilleres, Auxiliares de Policía y personal No Uniformado,
distribuidos en todo el país (ciudades, municipios, corregimientos e inspecciones),
logrando un cubrimiento nacional y cuenta con una estructura orgánica conformada
por direcciones y oficinas asesoras que integran la Policía Nacional. Posee un modelo
gerencial conformado por tres componentes: “Estrategia y Gestión Estratégica”,
“Gestión y Estructura de Procesos” y “Talento Humano y Gestión de la Cultura”,
componentes que interactúan entre ellos para generar la Cultura en la Policía Nacional.
Así mismo tiene definida una formulación estratégica que incluye además de la misión y
visión, los principios y valores, la política y objetivos de calidad, políticas y lineamientos
de la Dirección General, entre otros referentes básicos que orientan los esfuerzos
hacia la excelencia en el servicio.
NORMA NTC GP- 1000 EN LA POLICIA NACIONAL
DEFINICIÓN:
El Manual de Control Interno se define como el instrumento de consulta
permanente para la correcta aplicación del control interno en todos los componentes
que conforman el Sistema de Gestión Integral de la Policía Nacional, en aras de ejercer
un adecuado control en la entidad y así brindar una seguridad razonable de que los
objetivos y metas institucionales se alcanzarán.
FINALIDAD:
Operacionalizar el control y autocontrol de las actividades propias de los procesos y la
estrategia, en todos los niveles (estratégico, táctico y operativo) del Sistema de Gestión
Integral de la Policía Nacional y unificar criterios frente al ejercicio del control interno,
como insumo para mejorar el desempeño de la Policía Nacional y la calidad de su
servicio.
ÁMBITO DE APLICACIÓN: Aplica a todos los procesos y unidades que conforman
los niveles estratégico, táctico y operacional de la Policía Nacional
ALCANCE LEGAL: Las normas y parámetros fijados en el presente manual se
ajustan a los lineamientos legales establecidos por las leyes y decretos que en materia
de control rigen para la Policía Nacional, y su normatividad institucional, en especial la
que se encuentra incorporada al Sistema de Gestión Integral.
MARCO CONCEPTUAL: El presente manual se fundamenta, entre otros, en los
conceptos contenidos en el Manual de Implementación del Modelo Estándar de
Control Interno MECI 1000:2005 versión 2, en la norma técnica NTC ISO 19011, en la
norma técnica de calidad para la gestión pública NTCGP 1000:2009, en el modelo
“Commite of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission” (C.O.S.O.),
en la Guía “Rol de las Oficinas de Control Interno” emitida por el Departamento
Administrativo de la Función Pública, en el Manual del Sistema de Gestión Integral de la
Policía Nacional, y comprende los conceptos, herramientas y metodologías necesarios
para el ejercicio del control interno y su contribución para la mejora continua de la
Institución y la calidad de su servicio. Para tal fin se requiere conocer de manera
introductoria los siguientes conceptos:
- Concepto de control es el acto o el poder de dominar, dirigir, regular, comandar,
controlar; también es la situación de estar bajo el dominio, dirección, regulación o
comando de algo o de alguien; de otro lado se entiende como el mecanismo legal
o institucional de regulación o restricción; y por último como el estándar de
comparación en la experimentación científica. También se define como la función
que consiste en observar, inspeccionar y verificar la ejecución de un programa, Proyecto
u operación de manera que puedan compararse continuamente los resultados
obtenidos con los esperados y tomar medidas conducentes para asegurar la realización
de sus objetivos
- El control debe contener como mínimo los siguientes elementos:
• Criterio: documento de regulación externa o autorregulación que dicta normas,
lineamientos o parámetros para el ejercicio de procesos, estrategia y todo lo que
compone el Sistema de Gestión Integral.
• Comparación: verificar que el criterio se cumple conforme a lo planeado,
comparándolo con la forma real como se aplica en la Institución.
• Toma de decisión: la aplicación del control no es completa si no conlleva a la
identificación de oportunidades de mejoramiento que promuevan la mejora en los
procesos y la estrategia.
- Concepto de control interno Conjunto de elementos interrelacionados, donde
intervienen todos los servidores de la entidad y le permite estar siempre atenta a
las condiciones de satisfacción de los compromisos contraídos con la ciudadanía,
garantiza la coordinación de las acciones y la fluidez de la información y comunicación, y
anticipa y corrige, de manera oportuna, las debilidades que se presentan en el
quehacer institucional.
- El modelo C.O.S.O. define el control interno como un proceso efectuado por el consejo
de administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el
objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de
objetivos dentro de las siguientes categorías:
- • Eficacia y eficiencia de las operaciones
• viabilidad de la información financiera
• Cumplimiento de las leyes y normas que sean aplicables
PRINCIPIOS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PARA LA RAMA EJECUTIVA DEL
PODER PÚBLICO Y OTRAS ENTIDADES PRESTADORAS DE SERVICIOS.
Los principios del Sistema de Gestión de la Calidad se enmarcan, Integran,
complementan y desarrollan dentro de los principios constitucionales. Se han
identificado los siguientes principios de gestión de la calidad, que pueden ser
utilizados por la alta dirección, con el fin de conducir a la entidad hacia una mejora
en su desempeño:
a) Enfoque hacia el cliente: la razón de ser de las entidades es prestar un servicio
dirigido a satisfacer a sus clientes; por lo tanto, es fundamental que las entidades
comprendan cuáles son las necesidades actuales y futuras de los clientes, que
cumpla con sus requisitos y que se esfuercen por exceder sus expectativas.
b) Liderazgo: desarrollar una conciencia hacia la calidad implica que la alta
dirección de cada entidad es capaz de lograr la unidad de propósito dentro de ésta,
generando y manteniendo un ambiente interno favorable, en el cual los servidores
públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas puedan llegar a involucrarse
totalmente en el logro de los objetivos de la entidad.
c) Participación activa de los servidores públicos y/o particulares que
ejercen funciones públicas: es el compromiso de los servidores públicos y/o de
los particulares que ejercen funciones públicas, en todos los niveles, el cual permite
el logro de los objetivos de la entidad.
d) Enfoque basado en procesos: en las entidades existe una red de procesos, la
cual, al trabajar articuladamente, permite generar valor. Un resultado deseado se
alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se
gestionan como un proceso.
e) Enfoque del sistema para la gestión: el hecho de identificar, entender,
mantener, mejorar y, en general, gestionar los procesos y sus interrelaciones como
un sistema contribuye a la eficacia, eficiencia y efectividad de las entidades en el
logro de sus objetivos.
f) Mejora continua: siempre es posible implementar maneras más prácticas y
mejores para entregar los productos o prestar servicios en las entidades. Es
fundamental que la mejora continua del desempeño global de las entidades sea un
objetivo permanente para aumentar su eficacia, eficiencia y efectividad.
g) Enfoque basado en hechos y datos para la toma de decisiones: en todos
los niveles de la entidad las decisiones eficaces, se basan en el análisis de los datos
y la información, y no simplemente en la intuición.
h) Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores de bienes o
servicios: las entidades y sus proveedores son Interdependientes; una relación
beneficiosa, basada en el equilibrio contractual aumenta la capacidad de ambos para
crear valor.
i) Coordinación, cooperación y articulación: el trabajo en equipo, en y entre
entidades es importante para el desarrollo de relaciones que beneficien a sus clientes
y que permitan emplear de una manera racional los recursos disponibles.
j) Transparencia: la gestión de los procesos se fundamenta en las actuaciones y
las decisiones claras; por tanto, es importante que las entidades garanticen el acceso
a la información pertinente de sus procesos para facilitar así el control social.
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
La entidad debe establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de
Gestión de la Calidad y mejorar continuamente su eficacia, eficiencia y efectividad,
de acuerdo con los requisitos de esta norma; este Sistema incluye de manera integral
todos los procesos de la entidad que le permiten cumplir su función (Véase Ley 872
de 2003 artículos 3 y 7).
La entidad debe:
a) determinar los procesos que le permiten cumplir la función que se le ha asignado,
b) determinar la secuencia e interacción de estos procesos,
c) determinar los criterios y métodos necesarios para asegurarse de que tanto la
operación como el control de estos procesos sean eficaces y eficientes,
d) asegurarse de la disponibilidad de recursos e información necesarios para apoyar
la operación y el seguimiento de estos procesos,
e) realizar el seguimiento, la medición cuando sea aplicable y el análisis de estos
procesos,
f). implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y
la mejora continua de estos procesos, y
g) establecer controles sobre los riesgos identificados y valorados que puedan
afectar la satisfacción del cliente y el logro de los objetivos de la entidad.
POLÍTICA DE LA CALIDAD
La alta dirección debe asegurarse de que la política de la calidad:
a) es adecuada al objeto para el cual fue creada la entidad;
b) es coherente con el plan de desarrollo, los planes sectoriales y de desarrollo
administrativo, el Sistema de Control Interno, los planes estratégicos establecidos.
c) incluye un compromiso de cumplir con los requisitos de sus clientes, de mejorar
continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestión de la
Calidad, y dentro del marco de su función, de contribuir al logro de los fines
esenciales del Estado, definidos constitucionalmente;
d) proporciona un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de la
calidad;
e) se comunica a todos los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones
públicas dentro de la entidad, y es entendida por ellos, y
f) se revisa para su adecuación continua.
OBJETIVOS DE LA CALIDAD
La alta dirección debe asegurarse de que los objetivos de la calidad, incluidos
aquellos necesarios para cumplir los requisitos para el producto y/o , se establecen
en las funciones y niveles pertinentes dentro de la entidad. Los objetivos de la
calidad deben ser medibles y coherentes con la política de la calidad Cuando una
entidad establezca y revise sus objetivos de calidad, debe considerar el marco legal
que lo circunscribe y los recursos financieros, humanos y operacionales con los que
cuenta.
RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
La alta dirección debe asegurarse de que las responsabilidades y autoridades están
definidas y son comunicadas dentro de la entidad.
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
La alta dirección debe designar un(os) miembro(s) de la dirección de la entidad
quien(es), independientemente de otras responsabilidades, debe(n) tener la
responsabilidad y autoridad que incluya:
a) asegurarse de que se establecen, implementan y mantienen los procesos
necesarios para la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad;
b) informar a la alta dirección sobre el desempeño del Sistema de Gestión de la
Calidad y de cualquier necesidad de mejora, y
c) asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente
en todos los niveles de la entidad.
