Microsoft office 2010 excel.

unidad 1
1. 1. Unidad 1. Introducción al manejo de las hojas de cálculo: Microsoft Excel 2010
Descripción material del programa Este material permite visualizar por medio de
imágenes informativas (figuras) cada uno de los movimientos que se deben seguir
para el desarrollo de las actividades de aprendizaje. Los temas propuestos en el
material de formación son los necesarios para que el aprendiz realice las actividades
propuestas. Tabla 1: Descripción material del programa Temas de formación Tiempo
de formación Tema 1: Explorando Excel Ingresar a Microsoft Excel, conocer el área de
trabajo, áreas del libro Excel, Ingresar datos a la hoja de cálculo, formato a texto,
guardar libro. 4 horas. Tema 2: Trabajar con hojas Encabezado y pie de página, vista
diseño de página, impresión, ocultar filas y columnas. 2 horas. Tema 3: Trabajar con
celdas Combinar celdas, bordes, formato personalizado. 2 horas. Tema 4: Funciones
básicas Sumar valores de celdas, insertar funciones. 2 horas.
2. 2. Microsoft Excel 2010 Excel es un programa para manejar hojas de cálculo, que
permite realizar operaciones con números organizados en una cuadrícula. Este
programa es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos avanzados. Excel
ayuda a analizar, administrar y compartir información, lo que sirve para tomar mejores
decisiones y más inteligentes. Las nuevas herramientas de análisis y visualización le
ayudan al usuario a realizar un seguimiento y resaltar importantes tendencias de
datos. En Excel incluso se pueden cargar archivos en Internet y trabajar
simultáneamente con otras personas en línea. Así se produzcan informes financieros o
administren gastos personales, Excel 2010 brinda más eficiencia y flexibilidad para
lograr los objetivos. Tema 1: Explorando Excel Ingresar a Microsoft Excel. Conocer el
área de trabajo. Áreas del libro Excel. Ingresar datos a la hoja de cálculo. Formato a
texto. Guardar libro.  Ingresar a Microsoft Excel Pasos: 1. Dar clic en el botón de
Inicio ubicado en la esquina izquierda de la pantalla. 2. Dar clic en Todos los
programas. 3. Ubicar el nombre del paquete Microsoft Office y dar clic en dicho
paquete. 4. Allí se despliega un menú en el que debe escoger la opción Microsoft
Excel 2010, dando clic.
3. 3. 5. Después se abrirará el programa para empezar a trabajar en él. Figura 1: Pantalla
de inicio  Conocer el área de trabajo Al iniciar Excel aparece una pantalla, a
continuación se describirán los componentes fundamentales. 1 3 2
4. 4. Figura 2: Pantalla inicial Microsoft Excel. En el extremo superior derecho están los
siguientes botones: Minimizar: es decir, lograr que el programa se oculte en la pantalla
para que la ventana se sitúe en la barra de tareas inferior del computador. Maximizar o
ampliar: ventana vista al 100%. Cerrar el programa (recuerde guardar el trabajo
primero).  Áreas del libro Excel Área menú  Barra de título.
5. 5. Barra de acceso rápido.  Menú cinta. Área de trabajo  Cuadro de nombres: sirve
para viajar rápidamente al interior del documento ubicando coordenadas, ejemplo:
E22, celda ubicada en la columna E y la fila 22). Cuadro de nombres Barra de
fórmulas  Barra de etiquetas. Permite ir a las diferentes hojas del documento, de igual
manera se pueden crear más hojas. (Parte inferior izquierda de la pantalla).  Barra de
desplazamiento. Permite desplazarse hacia los lados del documento.
6. 6.  Barra de estado. Permite utilizar el zoom del documento y cambiar de vista. Para
entender la figura 3, se debe tener en cuenta lo siguiente:  Columna (numerada con
letras). Recuadro rojo  Fila (numerada en forma descendente). Recuadro azul  Celda
(intersección entre una columna y una fila). Recuadro negro Figura 3: Componentes
de una hoja de cálculo
7. 7.  Ingresar datos a la hoja de cálculo Para desarrollar una base de datos se deben
seguir los siguientes pasos: 1. Con el cursor señalar la pestaña, hoja 1. Recuadro en
rojo. 2. Dar clic derecho y dar clic en Cambiar nombre. 3. Dar clic sobre el área
 resaltada (donde se dió clic derecho) y digitar el nombre deseado. Figura 4: Cambio de
nombre a la hoja de cálculo 1. Clic derecho 2 3. Digitar el nombre
8. 8. Introducir datos En cada celda de la hoja se pueden introducir textos, números o
fórmulas. Para ello se debe colocar el cursor en cualquiera de las celdas e introducir el
dato, el cual se puede observar en la celda y en la barra de fórmulas. Figura 5:
Introducir datos Se pueden modificar los datos de la celda volviendo a ingresar en ella
(clic sobre la celda) y borrando los datos ingresados. Tener en cuenta: Valores
constantes: estos pueden ser números, fechas, hora y texto. Fórmulas: es una
secuencia formada por valores constantes, referencias, funciones, entre otras. Errores
más comunes: cuando se ingresa una fórmula en una celda pueden haber errores. En
la siguiente lista se explican estos errores: #####: se produce cuando el ancho de una
columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa. #¡NUM!:
cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operación incorrecto, como puede
ser sumar textos. #¡DIV/0!: cuando se divide un número por cero. Poner el cursor
sobre la celda e introducir el dato. El dato también se observa en la barra de fórmulas.
9. 9. #¿NOMBRE?: cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula. #N/A: cuando un
valor no está disponible para una función o fórmula. #¡REF!: se produce cuando una
referencia de celda no es válida. #¡NUM!: cuando se escriben valores numéricos no
válidos en una fórmula o función. #¡NULO!: cuando se especifica una intersección de
dos áreas que no se intersectan.  Formato a texto Cuando se va a trabajar una base
de datos se recomienda que la primera celda (A1) se use para el título o nombre de la
información. Una vez los títulos de la información a consignar se han completado, se
seleccionan las celdas dando clic sostenido sobre ellas, iniciando por la celda A1 hasta
la E1: Figura 6: Dar formato al texto Clic sostenido desde A1 hasta F1.
10. 10. Pasos para cambiar el formato a texto, número, moneda, etc: 1. Clic en la pestaña
inicio. 2. Se ubica el grupo número. 3. Hacer clic sobre la flecha de formato. 4. Del
menú visualizado, dar clic sobre texto. 5. Dar clic en Aceptar. Figura 7: Dar formato de
texto  Guardar Libro Una vez terminado el trabajo se procede a guardar el libro. 2 3 4
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11. 11. Existen dos formas de guardar un libro de trabajo: 1. Guardar como: cuando se
guarda un archivo por primera vez o se guarda una copia de uno existente. En este
caso el archivo se le da un nombre al momento de guardarlo. 2. Guardar: cuando se
guardan los cambios que haya podido sufrir un archivo sobrescribiéndolo. Es decir,
que este archivo ya se había abierto previamente en el computador. Los pasos para
guardar un libro por primera vez son: 1. Dar clic sobre la pestaña Archivo. 2. Del menú
desplegado, seleccionar con clic la opción Guardar como. 3. Elegir la ubicación en la
que se desea guardar el libro. 4. Colocar el nombre del libro. 5. Verificar que en el
campo, Tipo archivo, diga Libro Excel. 6. Dar clic en Guardar.
12. 12. Figura 8: Guardar archivo en Microsoft Excel 1 2 4 3 6 5
13. 13. Tema 2: Trabajar con hojas Encabezado y pie de página. Vista diseño de página.
Impresión. Ocultar filas y columnas.  Encabezado y pie de página Un encabezado es
un texto impreso en la parte superior de cada una de las páginas y un pie de página es
un texto impreso en la parte inferior de cada página. Los pasos para crear un
encabezado o un pie de página son los mismos. 1. Clic en la pestaña insertar. 2.
Después en encabezado o pie de página. 3. Aparecerá un texto, dar clic para agregar
encabezado, luego clic en el texto para editar el encabezado. 4. Para agregar una
imagen se debe dar clic en imagen. 5. También se pueden colocar diferentes
encabezados como la hora, fecha, número de página, etc. 6. Para agregar un pie de
página se debe de dar clic en ir al pie de página.
14. 14. Figura 9: Insertar encabezado y pie de página 5 4 3 2 1 6
15. 15.  Vista diseño de página En anteriores versiones de Excel, existía la vista
preliminar como herramienta para visualizar la hoja antes de imprimirla y modificar
ciertos aspectos estéticos. En Excel 2010 la vista preliminar como tal está mucho más
 limitada y sirve únicamente para dar una última ojeada al aspecto general antes de
imprimir. En esta vista se pueden modificar márgenes, ver los saltos de página,
encabezados, pie de página y saber cuantas hojas hay y como se ajustan los datos.
Pasos: 1. Dar clic en la pestaña Vista. 2. En el grupo vistas de libro se puede observar
de diferentes formas. Figura 10: Selección de vista 1 Selecciona la vista deseada.
16. 16. Nota: si desea ver la hoja en pantalla completa, para salir de ella solo debe de
presionar la tecla Esc.  Impresión Antes de imprimir una hoja de cálculo, es
conveniente configurar la página para modificar factores que afecten la presentación
de las páginas impresas, como son la orientación, encabezados, pie de página,
tamaño del papel, etc. Pasos para imprimir una página: 1. Clic en la pestaña Archivo.
2. Clic en Imprimir. 3. En las opciones de configuración se puede configurar la hoja a
imprimir. Allí se puede seleccionar que páginas se desean imprimir específicamente o
el rango, la orientación del papel, el tamaño de la hoja, las márgenes y el tamaño a
escala. 4. Por último, dar clic en Imprimir.
17. 17. Figura 11: Imprimir página en Microsoft Excel 2 1 3 4 Selección hojas a imprimir
Selección intercalar hojas Orientación del papel Tamaño escalado Márgenes de
impresión Tamaño de papel
18. 18.  Ocultar filas y columnas de una hoja Para ocultar filas o columnas, seguir los
siguientes pasos: 1. Seleccionar la columnas dando clic en la letra. 2. Clic derecho en
la parte sombreada. 3. Elegir la opción Ocultar. Figura 12: Ocultar filas o columnas en
Microsoft Excel 3 1 2. Clic derecho sobre la columna
19. 19. Tema 3: Trabajar con celdas Combinar celdas. Bordes. Formato personalizado. 
Combinar celdas Cuando se combinan dos o más celdas verticales u horizontales
adyacentes, se convierten en una celda de gran tamaño que se muestra en varias
columnas o filas. El contenido de una de las celdas aparece en el centro de la celda
combinada. Para combinar las celdas se deben de seguir los siguientes pasos: 1. Clic
en la pestaña Inicio. 2. Seleccionar las celdas que se desean combinar. 3. Seleccionar
combinar y centrar. Figura 13: Combinar celdas en Microsoft Excel 2 3 1
20. 20. No se debe olvidar que para seleccionar un grupo de celdas, se hace clic sobre
una celda ejemplo: (B1) y se arrastra hasta la posición deseada (F1).  Bordes Con
esta opción se pueden colocar todos los bordes de las celdas o los lados que se desee
poner de las celdas. Para ello, se deben seguir los siguientes pasos: 1. Clic en la
pestaña Inicio. 2. Resaltar las celdas que se desean bordear. 3. Clic sobre la flecha de
la opción Bordes. 4. Seleccionar Todos los bordes. Figura 14: Bordes en Microsoft
Excel 2 3 1 4
21. 21. Nota: cuando se escogen todos los bordes, los bordes de las celdas quedan como
se muestran en la siguiente figura. Figura 15: Bordes realizados en Microsoft Excel
22. 22.  Formato personalizado En algunas ocasiones hay que personalizar formatos
para que tengan un estilo propio. Ver figura 16, allí se personalizarán dos celdas para
que todo número escrito en ellas conserve el formato. Recuerde seguir los pasos: 1.
Clic en la pestaña Inicio. 2. Seleccionar un conjunto de celdas a combinar. 3. Clic en
Combinar y centrar. 4. Ubicar el grupo Número, dar clic en la flecha ubicada en la
parte inferior derecha. 5. En la ventana visualizada en la pestaña número, seleccionar
Personalizada de la lista categoría. 6. En la casilla tipo, borrar general y escribir 000. 7.
Dar clic en aceptar. Nota: en el recuadro de tipo se puede colocar el deseado o
escribirlo como se explica en los pasos anteriormente.
23. 23. Figura 16: Dar formado personalizado a la celda 6. Borrar general y copiar 000 1 3
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24. 24. Tema 4: Funciones básicas Sumar valores de celdas. Insertar funciones.  Sumar
valores de celdas En Excel se pueden realizar operaciones básicas como lo son:
sumar, multiplicar, dividir y restar sin necesidad de utilizar una función. Ejemplo:
=A2+A3 Pasos para realizar la suma: 1. Se ingresa un número en una celda, en este
caso A2. 2. Se ingresa otro número a sumar en otra celda, en este caso celda A3. 3.
 En otra celda se pone la fórmula =A2+A3 y se presiona Enter. Figura 17: Función
suma 2 1 3
25. 25. Una función es una fórmula predefinida por Excel que opera con uno o más
valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda donde se
escribe la fórmula. La sintaxis de cualquier función es:
nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN) Reglas de las funciones: Si
la función va al comienzo de una fórmula se debe empezar por el signo =. Los
argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No se debe dejar
espacios antes o después de cada paréntesis. Los argumentos pueden ser valores
constantes (número o texto), fórmulas o funciones. Los argumentos deben separarse
por un punto y coma. Ejemplo: =SUMA(A1:A5). Esto quiere decir que se realizará una
suma entre las celdas A1 hasta las celdas A5, (A1+A2+A3+A4+A5).
26. 26. Figura18: Suma de diferentes celdas Nota: existen muchos tipos de funciones
dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Por ende, hay funciones
matemáticas, trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora,
lógicas, de base de datos, de búsqueda, de referencia y de información.  Insertar
funciones Para insertar cualquier otra función, también se puede utilizar el asistente. 1.
Ubicar la pestaña fórmulas. 2. Clic en la opción insertar función.
27. 27. Figura 19: Insertar funciones Nota: aparece otra ventana donde se encuentran
todas las funciones que se requieran. Seguidamente aparecerá una ventana con unas
opciones, dentro de las cuales se deberá aplicar las que se indican en los pasos: 3. En
esta ventana, se puede colocar la descripción de la función necesaria en Buscar
Función. 4. En Seleccionar una función aparecen las funciones que se están buscando
en la descripción. 5. Clic en Aceptar. Figura 20: Búsqueda de función 2 1 5 3 4
28. 28. Cuando se escoge la función, en este caso suma, al dar aceptar sale un recuadro
para ingresar los datos de la función. Figura 21: Aplicar función suma En el recuadro
número1 se debe indicar que el primer argumento que generalmente será una celda o
rango de celdas tipo A2:A4. Para ello, se debe dar clic sobre el botón para que el
cuadro se haga más pequeño y se pueda ver toda la hoja de cálculo, a continuación
debe seleccionar el rango de celdas o la celda deseada, dar como primer argumento
(para seleccionar un rango de celdas hacer clic con el botón izquierdo del mouse
sobre la primera celda del rango y sin soltar el botón arrástrarlo hasta la última celda
del rango) y pulsar la tecla Enter para volver al cuadro de diálogo. En el recuadro
número 2 se debe indicar cuál será el segundo argumento. Sólo en caso de que
existiera. Seleccionar rango de celdas
29. 29. Referencias Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA. (2010). Manejo de
Herramientas Microsoft Office 2007: Excel. Colombia: Autor. Control del documento
Nombre Cargo