INFORME AA2

Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado,

realice un informe luego de investigar sobre las actividades de diseño
y patronaje, que día a día realizan las empresas de Confecciones. Una
vez realizada la investigación y utilizando lineamientos establecidos
por usted mismo en el Caso de Estudio para documentar el
Procedimiento de “Diseño y patronaje”

SOLUCION
1. OBJETIVO: Este procedimiento se establece para efectuar el control, la
elaboración, modificación e identificación de los documentos y registros.
La empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y
manufactura de prendas de vestir con el fin de tener la
documentación actualizada y disponible para su uso por parte de todos
los usuarios
.
2. ALCANCE: Aplica para todos los documentos (Manuales,
procedimientos, instructivos, formatos, guías, registros, entre otros.) los
documentos de origen externo que son requeridos para el adecuado
desarrollo de los procesos. El procedimiento inicia con l identificación de
la necesidad de crear o modificar un documento y finalización con la
divulgación del documento por parte del responsable del proceso.

3. RESPONSBILIDAD: El responsable de la adecuada aplicación de este

procedimiento es el Coordinador de Trabajo y los lidere de Procesos de
Gestión.

3.1 Coordinador Trabajo:

Asesora a los líderes de los procesos para la gestión, control y
administración del SGC en forma coherente, congruente y consistente
de acuerdo con la naturaleza del servicio.

3.2 Asistente – Practicante Profesional:

El Asistente del Área – Practicante Profesional, específicamente
interviene en la adecuación de la presentación de documentos antes
de la revisión para su aprobación.
 Apoya a los líderes de los procesos para garantizar que:

-Se revisen y actualicen los documentos cuando sea necesario y se

aprueben nuevamente.

-Se identifiquen los cambios y el estado de revisión actual de los

documentos.
-Las versiones pertinentes de los documentos aplicables se
encuentren disponibles en la intranet.

-Los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables.

-Se socialicen los documentos.

-Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos.

-El control de los documentos en medio magnético, con el fin de

preservar y proteger la información.

-Mantener una codificación única, según las directrices que se dan en

este documento.

-Se mantenga Actualizados los listados maestros.

3.3. Líderes de Procesos:

Todos los líderes de procesos son los responsables de cumplir el
procedimiento establecido sobre la creación, actualización o anulación
de los documentos.

4. PRECISIONES

4.1. ESTRUCTURA DOCUMENTAL

La estructura documental del SGC de la empresa CONFECCIONES

S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir se
presenta en la siguiente figura, en donde los documentos de nivel
superior tienen mayor cobertura y alcance, pero menor profundidad y
detalle.
 DOCUMENTO

Política

Mapa de procesos

Procedimientos - instructivos

Manuales - Matrices

Protocolos - Programas

Formatos – Fichas y Guías

4.2 DISPOSICIONES SOBRE REPRODUCCION DE

FORMATOS

En todo caso se privilegia la presentación y diligenciamiento

digital de formatos salvo casos que requieran estrictamente
su aplicación impresa. Para estos casos, una vez aprobados
el líder del proceso envía una copia en medio digital al
proceso de gestión de publicaciones, para su correspondiente
reproducción.

Aunque la emisión de los documentos se realiza luego de su

aprobación la empresa empleara los inventarios de formatos
impresos hasta agotar existencias.

4.3 REGISTROS

Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de

actividades realizadas o resultados obtenidos se caracterizan por:

 Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento

y documentar sus resultados.
  Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad
o la tarea se adecuó al proceso correspondiente.

 No están sujetos a actualizaciones porque no deben ser modificado

(salvo en casos especiales) y dejado constancia de todas las
circunstancias de cambio, siguiendo el procedimiento al respecto.

Los registros pueden realizarse en medios impresos o electrónicos, y estar en

forma digital. Son registros impresos todo lo plasmado en un papel, como un
material fotográfico o similar. Son registros electrónicos los obtenidos y
guardados en estos medios.

La Empresa debe garantizar que los registros no pueden ser modificados

o que, si lo son, que constancia de ello y de quién y cuándo lo hizo,
especialmente cuando sea más susceptible a las modificaciones, como es el
caso de los registros guardados de forma digital.

Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en el

caso delos registros impresos y en los registros digitales deben quedar
constancia de quien y cuando lo hizo.

Todos los registros deben estar supervisados por la persona encargada de esto,
garantizando que se respeten los procedimientos y queden archivados de forma
segura y de fácil identificación. Por otra parte la universidad debe garantizar la
confiabilidad de los registros que así lo requieran (historias clínicas, Exámenes
ocupacionales, etc.

4.3.1 LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAR

Lo registros apropiados deben garantizar que sean:

 Veraces: debe describir lo que realmente sucedió, pasó u ocurrió.

 Exactos: debe ser verificado.

 Permanentes: se debe diligenciar con elementos de difícil borrado,

no usar lápiz o tinta lavable.
 Oportunos: se realiza en tiempo real, para evitar perdida de información
por el paso del tiempo.

 Claros: debe ser entendible para todos.

 Coherentes: en lo que respecta fechas, temperaturas, tiempo, etc.

 Legible.

 No alterable: no debe tener tachones, enmendaduras,

uso de correctores, etc.

 Completo: no deben tener espacios en blanco, debe cruzar con una

raya lo que no se llena.

4.3.2 USO DE LOS REGISTROS

Los registros pueden utilizarse para documentar y

monitorear las actividades o los resultados de los
procedimientos.

Algunos ejemplos de sus usos son:

 Toma de muestras
 Procesamiento y análisis de información
 Almacenamiento y distribución
 Exámenes realizados
 Calibración de equipos
 Abastecimiento y vigencia de los insumos
 Control de calidad
 No conformidades
 Acciones correctivas
 5. DESCRIPCION DEL PROCESO

5.1 FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

N ACTIVIDAD RESPONSABL OBSERVACIONES

E
O

INICIO

1 Líder del Elaborar borrador del documento y

Identifica necesidad de proceso enviar por correo a la Directora del
Departamento de biblioteca con copia al
creación o mejora de Profesional de Apoyo de corrección de
documento. estilo par su respectiva revisión.

2 Corrector de Las correcciones de ortografía y sintaxis

Revisa la adecuación de la estilo se hacen de manera directa en la
documentación documentación en los casos
problemáticos para la interpretación del
sentido el corrector enviara sugerencias
y comentarios al líder del proceso para
que intervenga en el texto antes de su
envió como versión final l Sistema de
Gestión de la Calidad.
De cualquier manera el corrector hará
llegar al líder del proceso la
documentación revisada.
3 SI Líder del En caso de requerir ajustes en partes
Modifica y envía proceso problemáticas para la interpretación el
La documentación nuevamente al líder del proceso hara las
requiere ajustes?
modificaciones en las partes indicadas
corrector
por el corrector y le enviara nuevamente
NO el documento modificado al corrector de
estilo.
4 Líder del Enviar por correo al Coordinador de
Solicita y justifica creación, proceso Salud, Seguridad e Higiene en el
F-SO-OH-12
mejora o anulación de SOLICITUD DE
Trabajo con copia a la profesional de
CREACION Y MEJORA
documento. Apoyo
O ANULACION DE del SG-QHSE el formato solicitud
de creación, mejora o anulación de
DOCUMENTO
documento F-SO-OH-12 junto con el
documento sometido a consideración
(Resultado de la revisión del corrector
1 de estilo)
5 Profesional de Revisar la solicitud y evaluar la
1 Apoyo SG- necesidad de crear, modificar o anular el
QHSE documento.

Revisa solicitud y verifica Auxiliar del

necesidad SG-QHSE

6 NO Informa al líder Coordinador Si es una solicitud de anulación, se

Aprobada del proceso del Área de registra y el proceso termina.
Salud, Cuando se considere necesario define
Seguridad e la intervención de un experto a fin de
Higiene en el retroalimentar el documento antes de su
Trabajo aprobación final.
SI Según corresponda se presenta al
3 Consejo Directivo para que autorice la
creación, mejora o anulación.
7 Auxiliar del Se diligencia la parte 2 del registro
SG-QGHSE Solicitud de Creación, Mejora o
Registra Aprobación En La Solitud De Anulación del Documento F-SO-OH-12,
Creación, Mejora O Anulación De marcando la casilla de aprobado,
Documentos Diligenciando la fecha de
implementación del cambio.

8 Profesional de Para el caso de creación de

Apoyo SG- documentos se realiza la respectiva
QHSE codificación y para mejora se actualiza
Codifica y/o actualiza la versión la versión.
Auxiliar del
SG-QHSE

9 Coordinador Al editar los documentos se deben

del Área de registrar las firmas de elaboro, reviso y
Salud, aprobó, si aplica. El Coordinador del
Seguridad e Área de Salud Ocupacional informa al
Emite y Aprueba documento Higiene en el líder sobre la aprobación del
Trabajo. documento.

Profesional de Una vez firmados los documentos se

Apoyo SG- identifican con Copia No Controlada, se
QHSE. graban en PDF (No Aplica para
formatos) y se adaptan en el aplicativo
Auxiliar del disponible.
SG-QHSE

10 Profesional de Se publican los nuevos documentos en

Retira de Intranet los documentos Apoyo SG- la Intranet.
QHSE
obsoletos
Al documento físico se le coloca el sello
de original, se archiva en la carpeta del
proceso que corresponda y se destruye
la versión anterior.
11 Actualiza Listado
Profesional de Actualizar Listado Maestro Control De
Listado Maestro de Apoyo SG- Documentos F-SO-OH-13
Maestro Control de Control de QHSE.
Documentos Documentos Auxiliar del
SG-QHSE

2
2
12 Coordinador Se comunica al líder que el documento
del Área de se encuentra liberado y se autoriza su
Salud, uso.
Seguridad e
Socializa con el líder del
Higiene en el
proceso y/o funcionario que Trabajo.
realizo solicitud.

13 Líder del Informar los cambios de la

Aplica documento en el Proceso documentación a los participantes del
proceso.
proceso correspondiente
Socializa el contenido de los
3
documentos a fin de garantizar su
debida aplicación.
FIN

5.2 FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE REGISTROS

NO ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

1
INICIO

2 Coordinador de Los lidere de proceso con apoyo

Identificar los registros a Gestión en Salud, del Coordinador del Área de
controlar Seguridad e Salud, Seguridad e Higiene en
Higiene en el el Trabajo identifican los
Trabajo. registros incorporados en el
Sistema de gestión en Salud,
Líderes de Seguridad e Higiene en el
procesos Trabajo.
3 Líderes de Enviar por correo al
NO procesos Coordinador de Gestión en
Hay Salud, Seguridad e Higiene en
1 el Trabajo con copia a la
SI Solicitud
Profesional de Apoyo del SG-
QHSE el formato solicitud de
Creación, Mejora o Anulación de
documento F-SO-OH-12 junto
con el documento sometido a
consideración.
4 Revisar solicitudes o
Coordinador de Revisar la solicitud y evaluar la
Gestión en Salud, necesidad de crear, modificar o
necesidades de registros Seguridad e anular el documento.
Higiene en el
Trabajo.
5 Coordinador de Si es una solicitud de anulación,
Informa al líder Gestión en Salud, se registra y el proceso termina.
Seguridad e
Aprobación de Higiene en el Cuando se considere necesario
solicitud o Trabajo. define la intervención de un
necesidad de experto a fin de retroalimentar el
registros documento antes de su
aprobación final.

Según corresponda se presenta

al Consejo Directivo para que
autorice la creación, Mejora o
anulación.

6 Coordinador de El Coordinador de Gestión en

Gestión en Salud, Salud, Seguridad e Higiene en
Se autoriza y controla los registros Seguridad e el Trabajo actualiza los registros
Higiene en el que se generaron cambios o
Trabajo. nuevos documentos
relacionados con la estructura
de los documentos del SG-
QHSE.
7 Coordinador de Coordinador de Gestión en
1 Gestión en Salud, Salud, Seguridad e Higiene en
Seguridad e el Trabajo establece criterios
Establecer criterios de Higiene en el sobre los registros del
control de registro Trabajo. SG.QHSE.

8 Coordinador de Actualizar Listado Maestro

Actualización del Listado Gestión en Salud, Control de Documentos F-SO-
Maestro Listado Maestro
Seguridad e OH-13
de Control de
Higiene en el
Documentos Trabajo.

9 Socializa con el líder del proceso Coordinador de Se comunica al líder que el

Gestión en Salud, documento se encuentra
y/o funcionario que realizo
Seguridad e liberado y se autoriza su uso.
solicitud.
Higiene en el
Trabajo.

1
10 Líder del proceso Informar los cambios de la
1 documentación a los
participantes del proceso.

Socializa el contenido de los

documentos a fin de garantizar
Aplica documento en el su debida aplicación.
proceso correspondiente

FIN

6. DOCUMENTOS DE REFERNCIA

CODIGO NOMBRE RESPONSABLE DISPONIBLE

DILIGENCIARLO
F-SO-OH-012 SOLICITUD DE Coordinador de Intranet/Proceso Gestión
CREACION, Gestión en Salud, en Salud, Seguridad e
MEJORA O
ANULACIONNDE Seguridad e Higiene Higiene en el Trabajo y/o
DOCUMENTOS en el Trabajo/ Líder Aplicativo del Sistema.
del Proceso.
F-SO-OH-013 LISTADO Coordinador de Intranet/Proceso Gestión
MAESTRO Gestión en Salud, en Salud, Seguridad e
CONTROL DE
DOCUMENTOS Seguridad e Higiene Higiene en el Trabajo y/o
en el Trabajo/ Aplicativo del Sistema.
Profesional de
Apoyo.