Capítulo 6: Ventas y cuentas por cobrar 213
CAPITULO 6 Ventas y cuentas por cobrar
En este capítulo se explican las principales opciones y procesos del módulo ventas y cuentas
por cobrar. Los tópicos no cubiertos pueden ser consultados en el manual electrónico del
sistema, el cual puede ser activado desde el menú ayuda o presionando la tecla F1, la cual
activará la ayuda correspondiente a la opción en la que se está trabajando.
Clientes
La opción clientes le permite crear nuevos clientes así como buscar, modificar y eliminar los
datos de los clientes que ya están registrados. Los datos de cada cliente se muestran divididos
en cuatro carpetas:
• En la carpeta “Generales” está n los datos de tipo general y los datos que permiten
clasificar a los clientes (tipo, zona, segmento).
• En la carpeta “Crédito y Saldo” se muestran los datos relacionados con el crédito y
saldo de cada cliente.
• En la carpeta “Otros” se muestran los datos que permiten manejar las retenciones
del ISLR y la relación entre casa matriz y sucursales del cliente.
• En la carpeta “eProfit” se muestran los datos que permite manejar los datos de los
clientes que se registren en el sistema eProfit
En la carpeta “Generales” se manejan los siguientes datos:
214 Profit Plus manual de usuario
Para una explicación del significado y uso de cada campo consulte el manual electrónico.
En la carpeta “Crédito y Saldo” se manejan los siguientes datos:
Para una explicación del significado y uso de cada campo consulte el manual electrónico.
En la carpeta “Otros” se manejan los siguientes datos:
Capítulo 6: Ventas y cuentas por cobrar 215
Para una explicación del significado y uso de cada campo consulte el manual electrónico.
En la carpeta “eProfit” se manejan los siguientes datos:
216 Profit Plus manual de usuario
Profit Plus mantiene siempre actualizada la información de saldos de los clientes, así como
todas sus estadísticas.
Tome en cuenta que...
1. Antes de crear un cliente deben estar creados los datos: zona, segmento, vendedor y cuenta
de ingreso que se le van a asignar al nuevo cliente.
2. No es posible registrar dos clientes que posean el mismo NIT o RIF.
3. Es posible validar el RIF y nombre o razón social de un cliente nacional a través del
botón , además es posible consultar si éste es contribuyente especial y de IVA; esta
consulta se realiza directamente en la página oficial del ente gubernamental.
4. En caso que el nombre y los estatus de contribuyente especial y de IVA, no correspondan con
los registros del Seniat, se desplegará una pantalla en la que es posible realizar el cambio de
estos valores, a través de opciones especificas para tal fin. Si se opta por cambiar los datos,
éstos se actualizarán en la ficha del cliente, luego de guardar los cambios usando la opción de
la barra de herramientas.
5. Si existe una configuración de procesos para la tabla Clientes, en la que no se pueda
modificar el campo nombre, al realizar la consulta de RIF, se mostrará deshabilitada la
opción “Nombre suministrado por el Seniat es distinto al registrado, ¿desea cambiarlo?”, en
caso de no existir coincidencia en este dato.
6. Para realizar la consulta de los datos el cliente en el Seniat, es necesario tener conexión a la
página Web del organismo, por lo tanto hay que realizar las configuraciones respectivas de
permisología de usuarios a Internet.
7. Si desea cambiar la dirección URL de consulta del Seniat, es necesario asignar la dirección
electrónica de la página Web del Seniat en el campo URL Seniat, ubicado en la carpeta
“Generales” de la opción Datos Adicionales de la Empresa, para validar el RIF del cliente.
8. No es posible eliminar un cliente que posea movimientos asociados (por ejemplo : facturas,
cobros, devoluciones, etc.) en ese caso puede poner inactivo el cliente.
9. Si desea asignar un nivel de precio al cliente, debe asociarle el tipo de cliente que tenga
asociado dicho precio.
Capítulo 6: Ventas y cuentas por cobrar 217
10. Si desea evitar que un usuario facture a clientes sobregirados debe asignarle un límite de
crédito al cliente y establecer dicho control en la opción configurar procesos del menú
procesos en el módulo mantenimiento.
11. Si desea evitar que un usuario facture a clientes con facturas vencidas , debe establecer dicho
control en la opción configurar procesos del menú procesos en el módulo mantenimiento.
12. Si desea evitar que un usuario facture a clientes con cheques devueltos, debe establecer dicho
control en la opción configurar procesos del menú procesos en el módulo mantenimiento.
13. Si desea manejar documentos (facturas, pedidos, cotizaciones) en múltiples monedas, debe
activar el parámetro manejo de múltiples monedas.
14. Si su empresa es un de tal con punto de venta, y asigna el precio en función de la forma de
pago de los clientes (por ejemplo: precio1= tarjeta de crédito; precio2= efectivo; etc.),
entonces debe crear un clien te genérico para ventas con tarjeta y un cliente genérico para
ventas en efectivo y asignarle a cada cliente el tipo de cliente que tenga asociado el precio
deseado.
15. Una vez creado un cliente, el dato contribuyente no puede ser modificado. En caso de existir
un error con dicho dato , debe eliminar el cliente y volverlo a crear.
16. La zona permite clasificar geográficamente a los clientes. Dicha clasificación es usada en los
reportes de cuentas por cobrar: estados de cuenta, análisis de vencimiento, saldos, etc.
17. Todos los procesos del sistema que incrementan o disminuyen el saldo de un cliente (por
ejemplo: facturas, devoluciones, etc.), generan en forma automática un documento por el
monto de la variación del saldo del cliente.
18. El saldo de un cliente es la suma y resta del monto de todos sus documentos, menos sus
cobros. Otra manera de calcular el saldo de un cliente en el sistema es sumando y restando el
saldo de sus documentos.
19. Cuando se está implantando el sistema, debe usarse la opción documentos para regis trar las
facturas sin renglones ; giros, notas de crédito y débito que conforman el saldo de cada
cliente, para la fecha en la que se empieza a usar el sistema. En este caso dichos documentos
deben ser creados poniéndole como monto neto, el saldo del docume nto a la fecha, pues de lo
contrario sería necesario cargar también todos los cobros asociados a dichos documentos.
20. Si desea que el sistema calcule automáticamente, en los cobros , la retención del impuesto
sobre la renta debe:
218 Profit Plus manual de usuario
• Crear los conceptos sobre los cuales se va a retener impuesto, usando la opción
conceptos de ISLR.
• Crear los tabuladores con sus conceptos y porcentajes de retención para cada tipo
de persona, usando la opción tabulador de ISLR.
• Asignar a cada línea de artículo o categoría de artículo el concepto bajo el cual se
va a retener, usando las opciones línea de artículo o categoría de artículo.
• Asignar a cada cliente su tipo y su tabulador de ISLR, usando esta opción.
Una vez realizado lo anterior, el sistema calculará en los cobros el porcentaje y monto de la
retención a aplicar, al usar el botón editar retención.
21. Si desea consolidar la cobranza de aquellos clientes que manejan sucursales y una casa
matriz use de la clasificación disponible en la carpeta “Otros”. Dicha clasificación le va a
permitir facturar a las sucursales y a la casa matriz, y cobrar a nombre de la casa matriz los
documentos pendientes, tanto para la casa matriz como para las sucursales correspondientes.
22. En la carpeta “eProfit” podrá crear el login correspondiente a los usuarios del sistema eProfit.
Igualmente, podrá activar, inactivar o bloquear estos usuarios. Es importante resaltar que
para visualizar, en eProfit, las modificaciones que se realicen, debe ejecutar el proceso de
sincronización, para mayor información sobre esta actividad consulte el manual de usuario de
eProfit.
23. El reporte “Estado de Cuenta de Casa Matriz y Sucursales” muestra:
• Los cobros que se han aplicado en ella y en sus sucursales, si se solicita un estado
de cuenta para la casa matriz.
• Los cobros que se han aplicado sobre ella y los que se han aplicado sobre la casa
matriz correspondiente, contra esta sucursal, si se solicita un estado de cuenta para
una sucursal.
24. Si desea ubicar un cliente por su estado (activo/inactivo), presione el botón buscar (Ctrl + B)
y luego presione la tecla F2 para visualizar la pantalla de la búsqueda asistida . En ella
seleccione el filtro que se adecue a la información requerida, según la siguiente descripción:
• Si selecciona el filtro activo: sólo mostrará los clientes que se encuentren en estado
activo.
• Si selecciona el filtro inactivo: sólo mostrará los clientes que se encuentren en
estado inactivo.
• Si selecciona el filtro todos: se mostrarán todos los clientes.
