Nuevas Disposiciones del IVSS, documentación que deben tener en
un lugar Visible y que deberán presentar las empresas públicas y privadas al
momento de una inspección. (Providencia Administrativa No.003)
En Gaceta Oficial Nº 39.788 del 28/10/11 fue publicada la Providencia Administrativa Nº 003 del
20/09/11, emanada del Ministerio del Poder Popular para el Trabajo y la Seguridad Social, mediante
la que se dispone la exhibición y presentación de documentación ante el Instituto Venezolano de los
Seguros Sociales (IVSS) por las empresas privadas, sociedades, asociaciones, fundaciones,
corporaciones, establecimientos, explotaciones, organismos, entes, empresas del estado y demás
entidades jurídicas o económicas donde presten servicios personas sujetas a la obligación del
seguro social.
Los empleadores durante el procedimiento de fiscalización, tendrán la obligación de
exhibir en un lugar visible de su establecimiento (casa matriz, sucursal, agencia o
filiales) así como, conservar dentro de cualquier instalación, las empresas, explotación o
faena, entendiéndose por éstas, sucursales, plantas, galpones, o cualquier lugar donde la
empresa mantenga trabajadores bajo su dependencia, y presentar al servidor público
actuante, debidamente autorizado y acreditado por el IVSS, los siguientes documentos:
a. La Forma 14-01 (CEDULA DEL PATRONO O EMPRESA) o Registro de Autoliquidación
de Empresas TIUNA, debidamente recibida y sellada por la respectiva Oficina
Administrativa.
b. La Forma 14-02 (REGISTRO DEL ASEGURADO) o Constancia de Registro de
Trabajador emitido por el Sistema de Gestión y Autoliquidación de Empresas TIUNA; del
personal sujeto a su servicio.
c. La Forma 14-03 (PARTICIPACIÓN DE RETIRO DEL TRABAJADOR) o Constancia de
Egreso de Trabajador emitido por TIUNA.
d. La Forma 14-133 (CONVENIMIENTO DE PAGOS) o Constancia emitido por el TIUNA, en
caso de que lo hubiere.
e. Las 3 últimas órdenes de pago emitidas por el IVSS, junto a los respectivos depósitos
bancarios por medios de los cuales fueron pagadas.
f. La nómina de trabajadores que contenga la siguiente información correspondiente a los 3
últimos años: nombres y apellidos, número de cédula de identidad, cargo, salario que
devenga (diario, semanal y mensual), fecha de ingreso, de cada uno de los trabajadores y
trabajadoras.
g. Declaración o Reporte trimestral de trabajadores ante el Ministerio del Poder Público Para
el Trabajo y la Seguridad Social de los 3 últimos ejercicios fiscales.
h. Copia de la declaración de Impuesto sobre la Renta, de los 3 últimos ejercicios fiscales.
i. Acta constitutiva, más últimas actas de asamblea de modificaciones estatutarias.
j. Registro patronal de asegurados, debe contener la siguiente información del asegurado:
[Link], apellido y dirección, B. Número de registro en el Seguro social, C. Fecha de ingreso a la
Empresa, D. Salario diario, semanal o mensual, E. Ocupación, F. Cotización semanal del Trabajador,
G. Fecha de Retiro, H. Cualquier otro que estime de interés para el instituto. (El patrono esta
obligado a conservar durante cinco (5) años el registro a que se refiere el artículo anterior.)
k.. Estados financieros de los 3 últimos ejercicios fiscales y libros contables.
L. Cualquier documento público o privado en el cual conste el cese de actividades.
m. Copia de recibos de pagos de los trabajadores y trabajadoras sujetos a su servicio.
n. Copia del último recibo de pago de un servicio básico.
o. Contrato de arrendamiento del inmueble donde realiza sus actividades.
p. Copia de la cédula de identidad del empleador, representante legal o apoderado.
Articulo 2 de la Providencia dice: “Los Empleadores y las empleadoras que incumplan con
las obligaciones dispuestas en la presente Providencia, serán sancionados de conformidad
con las normas previstas en los artículos 85,86,87 y 88 de la Ley del Seguro social.
En caso de los organismos, entes y empresas del Estado además de los ítems señalados deben
presentar los siguientes documentos:
a. Nómina de jubilados.
b. Formulación presupuestaria de la partida (401) gastos de personal.
c. Balance de comprobación y estados de resultados.
Los empleadores que incumplan con las obligaciones dispuestas en la presente Providencia, serán
objeto de sanción, según lo establecido en los artículos 85, 86, 87 y 88 de la Ley del Seguro Social.
La presente Providencia Administrativa entra en vigencia al día siguiente de su publicación en
Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela.
