RESUMEN
Las nuevas formas de entender la gestión empresarial se basa en la tecnología
y el control de todos lo ámbitos de la organización para conseguir una mayor
eficiencia y y mejora de los resultados. Uno del software de gestión empresarial
más importante y completa que existen son los ERP.
Los ERP son sistemas de planificación de recursos empresariales (Enterprise
Resource Planning en inglés) que se encargan de sistematizar las operaciones
de los diferentes ámbitos de la empresa, como producción, finanzas, distribución
o recursos humanos, entre otros. De esta forma se lleva un control exhaustivo
de todas las acciones y se puede tomar decisiones con una mayor información.
Sistema de Planificación de Recursos Empresariales
Entre las soluciones informáticas más comunes para las empresas, podemos
encontrar múltiples ejemplos de ERP. Del inglés Enterprise Resource
Planning (sistema de planificación de recursos empresariales), un ERP es
un software de gestión empresarial que permite planificar y controlar los
procesos y recursos de negocio de una empresa.
Se trata de conseguir que todos los datos de la compañía estén integrados y
conectados. Por ejemplo, una operación en Valencia se refleja automáticamente
en el departamento administrativo de Barcelona y se notifica a su vez a los
almacenes de stock situados en Polonia. Contar con un ERP facilita
enormemente la trazabilidad de las operaciones y con ello la resolución rápida
de problemas. En definitiva, un ERP bien gestionado optimiza los procesos de la
empresa, da acceso a la información a todos los actores que la necesitan y
agiliza la respuesta de cara al cliente.
Es importante tener en cuenta que el concepto de ERP va más allá del
software, ya que debe reflejar los procesos de una empresa y adaptarse a ellos
como un traje a medida para poder funcionar de manera óptima.
Como curiosidad, cabe mencionar que los antecedentes de estos programas
están en la automatización de los procesos de guerra durante la II Guerra
Mundial, que dio origen a las primeras computadora.
Se refiere a un paquete informático que cubre de forma parcial o total las áreas
funcionales de la empresa.
La gama de funciones que cubren los ERP son:
Contabilidad
Finanzas
Administración de órdenes de venta
Logística
Producción
Recursos humanos
Características Del ERP
Las dos características principales que diferencian a los ERP de otros programas
de gestión empresarial es que son modulares y configurables:
Modulares: los ERP cuentan con diferentes programas o módulos que
gestionan los diferentes departamentos de la empresa, tales como ventas,
marketing, almacenes o recursos humanos. Todos estos módulos comparten
información en torno a una base de datos común que vertebra el
funcionamiento del ERP.
Configurables: los ERP deben poder modificarse para adaptarse a las
necesidades específicas de cada empresa, por ejemplo, a la hora de gestionar
el inventario o los puntos de venta. Por eso es necesario que el ERP se pueda
configurar para adaptarse a diferentes organizaciones y procesos, teniendo
en cuenta además que las necesidades de una misma empresa varían a
través del tiempo.
Ventajas de instalar un ERP
Antes de valorar la contratación de esta clase de servicio para tu empresa debes
conocer los beneficios de su uso:
Permite rentabilizar procesos, porque planifica los tiempos y las tareas para
que tus trabajadores sean lo más productivos posible.
Son totalmente personalizables, teniendo en cuenta las características de
cada empresa.
Hay soluciones con costes muy bajos basados en el presupuesto total de un
negocio.
Mejora la comunicación interna, creando apoyos entre diferentes
departamentos.
Permite controlar operaciones de forma más sencilla.
Reduce los costes de diferentes actividades.
Mejora la eficiencia general de la empresa.
Tipos de ERP
La fluidez de la dinámica de un ERP y la diversidad de factores que la afectan
hacen que sea difícil clasificar esta categoría.
Se puede agrupar por niveles funcionales, tamaño de negocio y despliegue. Para
simplificar los tipos, ERP se puede agrupar de la siguiente manera:
ERP Generalista. Muchas soluciones de ERP heredadas y en la nube son
generalistas. Se adaptan a los procesos en todas las industrias. Estas soluciones
tienen una fuerte personalización e integración para adaptarse a los diferentes
requisitos de la industria.
Tampoco es una sorpresa, dado que los grandes vendedores de ERP
generalistas del mercado son también uno de los más grandes. Algunos
ejemplos de este tipo de solución es NetSuite ERP.
ERP de código abierto. Las soluciones ERP de código abierto son todavía una
pequeña fracción del mercado total de ERP. Pero las soluciones como Odoo
ERP prestan a las empresas con equipos de tecnología la flexibilidad de
desarrollar e integrar sus propias aplicaciones en el ERP.
Para los desarrolladores, el código abierto aumenta la usabilidad y la adopción
de los usuarios porque el ERP puede producir procesos altamente
personalizados.
ERP vertical. Estos son ERPs específicos de la industria. A menudo, los
proveedores verticales de ERP son empresas nuevas o pequeñas que tratan de
enfocarse en un nicho, como la construcción, la distribución de supermercados o la
moda minorista. Entre los ejemplos más populares de esta plataforma en particular
está Microsoft Dynamics AX.
ERP para pequeñas empresas. Se trata de soluciones en la nube o ERP locales.
A menudo, el ERP es modular con características reducidas. En lugar de ofrecer un
sistema totalmente integrado, el ERP para pequeñas empresas como sirve a uno o
dos procesos de negocios y deja de lado a los demás.
Por ejemplo, presenta funciones de gestión de recursos humanos y contabilidad
únicamente, con opciones adicionales para CRM, inventario o gestión de la cadena
de suministro. Por esto, el ERP para pequeñas empresas también se conoce como
ERP ligero.
¿Cómo escoger una u otra solución de ERP?
Esto va a depender fundamentalmente de las necesidades de tu negocio y
también de tu presupuesto, por eso antes de elegir una u otra opción debes
estudiar bien las opciones que tienes a tu disposición.
Muchas empresas se dejan llevar por la importancia de disponer de un ERP en
su línea de negocio y se precipitan en su elección, por eso antes de hacerlo es
importante que te hagas preguntas como estas:
¿Cuáles son mis necesidades concretas?: Si eres una gran empresa o
trabajas en un sector concreto con características muy marcadas, tal vez
necesites un software hecho a medida, pero si estás empezando o tus
necesidades son más acotadas, quizás puedas conformarte con uno
prediseñado.
¿Cúal es mi volumen de trabajo?: Esto va a influir en el tipo de producto que
elijas, con más o menos módulos e incluso con una suscripción más amplia que
te permita disfrutar de más recursos.
¿De qué presupuesto dispongo?: Este es un aspecto importante a la hora de
pensar en una u otra solución. Aunque hay servicios de ERP prediseñados que
son muy asequibles, tienes que hacer un estudio de rentabilidad que te permita
disfrutar de la mejor calidad sin salirte del presupuesto.
¿Qué departamentos tiene mi empresa y cómo trabajan?: Dar respuesta a
esta pregunta te ayudará a elegir los módulos que necesitas para tu ERP, así
que tienes que valorar tanto los departamentos con los que cuenta ahora como
la posibilidad de añadir módulos en base al crecimiento de tu negocio.
De esta forma, podrás encontrar un ejemplo de ERP que cumpla con todas
estas premisas y te garantice un trabajo rentable y un retorno de la inversión.
Ejemplo de Aplicación
