UNIVERSIDAD CESAR VALLEJO GESTIÓN DE PROYECTOS
CASO 1. Gerencia de Proyectos en Editorial Libros Verdes
Editorial Libros Verdes se fundó hace dos años por dos amigos, Jaime Reyes y Ricardo Montes, quienes se conocieron
en la Universidad mientras estudiaban en Filadelfia, USA. En este nuevo negocio Jaime se enfocó en la edición, ventas y
marketing mientras que Ricardo Montes se encargaba del ensamblado electrónico y publicación de los libros para
Editorial Libros Verdes. Su negocio fue exitoso y rentable durante los primeros dos años, debido principalmente a
contratos de dos clientes corporativos.
En su tercer año aumentaron su carga de trabajo gracias a su tercer cliente, una universidad local que necesitaba libros
electrónicos (eBooks) a la medida. Contrataron varios empleados a tiempo parcial para que los ayuden en su negocio
publicitario.
Pero al final del tercer año de operación, Editorial Libros Verdes comenzó a experimentar problemas críticos, como:
Incapacidad para aprovechar efectivamente a todos los nuevos empleados
Incapacidad para cumplir con la entrega oportuna de los eBooks a sus clientes
Incapacidad para proveer textos de calidad — El tiempo y el dinero se estaban gastando en reparar los defectos de los
productos
Incapacidad para controlar los costos— Su negocio ya no fue rentable en el tercer año.
Editorial Libros Verdes vió un incremento significativo en problemas, un montón de “sorpresas” estaban apareciendo de
la nada; el negocio estaba parado mientras se contrataban nuevos recursos, también algunos de los proyectos estaban
estimados pobremente. La universidad local estaba descontenta debido a que sus eBooks llegaban al campus tarde para
su uso por los profesores y estudiantes. En algunos casos, los libros llegaban con un retraso de 1 o 2 semanas. Debido a
que los cursos debían empezar de acuerdo al cronograma y los estudiantes necesitaban sus libros al inicio de sus
cursos, el nuevo cliente lucrativo (la universidad) estaba descontento.
Uno de los empleados nuevos contratados a tiempo parcial, Samantha, había tomado un curso de Gerencia de
Proyectos en la universidad. Samantha estaba interesada en la disciplina de la gerencia de proyectos e intencionalmente
había elegido el trabajo con Editorial Libros Verdes ya que había visto una oportunidad para lucir sus habilidades en
Gerencia de Proyectos.
Un día, Jaime invitó a un almuerzo de trabajo a Samantha. Él era consiente que Samantha estaba familiarizada con la
Gerencia de Proyectos, y deseaba escuchar lo que ella tenía que decir sobre los problemas que él y Ricardo estaban
enfrentando. En el almuerzo, le preguntó por qué su pequeño negocio que había operado e implementado proyectos tan
exitosamente durante los dos primeros años estaba siendo ahora significativamente desafiado. El listó específicamente
los problemas que estaban enfrentando y preguntó por su opinión sobre las soluciones.
Samantha pidió más tiempo para investigar todos los problemas, pero notó que Editorial Libros Verdes, mientras era
innovadora, completaba sus proyectos sin una hoja de ruta o plan del proyecto y le faltaba un enfoque disciplinado de
Gerencia de Proyectos. Se dio cuenta que Jaime y Ricardo no usaban software de proyectos para la programación y
tampoco herramientas o técnicas para estimar el presupuesto o comunicación a los interesados en el proyecto.
Finalmente, no tenían procesos para gestionar los riesgos y la calidad del proyecto.
Impresionado con esta y otras conversaciones, Jaime Reyes le preguntó a Samantha si podría considerar unirse a ellos
como un asociado o gerente de proyectos a tiempo completo para ayudarlos a introducir las prácticas de Gerencia de
Proyectos y ayudarlos para sacarlos de apuros con la crisis actual.
Samantha aceptó la oferta. Ella poseía algunas competencias claves— Era una comunicadora excelente con muy
buenas habilidades interpersonales y orientada a los detalles. En los primeros tres meses en su nuevo rol como gerente
de proyectos, ella introdujo los procesos formales de Gerencia de Proyectos, creó un manual de Gerencia de Proyectos y
capacitó a los empleados para hacer bien el trabajo.
En nueve meses Samantha le dio vuelta a las cosas. Debido a un análisis proactivo de riesgos y planeamiento de las
respuestas al riesgo, las sorpresas y los problemas se redujeron. Se mejoró notablemente la comunicación con los
interesados.
Ricardo y Jaime notaron que la compañía estaba terminando los proyectos a tiempo, los procesos de calidad
funcionaban— y los clientes estaban felices con los productos.
PREGUNTAS
Comentar los siguientes aspectos del caso de estudio:
a. Por qué tuvo dificultades Editorial Libros Verdes?
Porque Jaime y Ricardo no usaban software de proyectos para la programación y tampoco herramientas o
técnicas para estimar el presupuesto o comunicación a los interesados en el proyecto. En conclusión, no tenían
procesos para gestionar los riesgos y la calidad del proyecto.
UNIVERSIDAD CESAR VALLEJO GESTIÓN DE PROYECTOS
b. ¿Cuáles fueron las soluciones específicas de Gerencia de Proyectos introducidas por Samantha que
funcionaron?
Samantha introdujo los procesos formales de Gerencia de Proyectos, creó un manual de Gerencia de Proyectos
y capacitó a los empleados para hacer bien el trabajo.
c. Qué tipo de sugerencias darían a Ricardo y Jaime si Ud. fuese el Gerente de Proyectos?
Realizar un análisis cada cierto tiempo donde puedan ver que está afectando la empresa, Realizar un FODA.
En los años anteriores ellos tuvieron éxito lo cual quizá se descuidaron de muchas cosas o les falto actualizar
nuevas estrategias como lo hizo Samantha y así poder levantar la empresa.
d. Conoce otros negocios similares que tuvieron problemas parecidos? Como superaron los retos?
Quizá la que mencionare no es una empresa aun conocida, la empresa ORSAC de repuestos para maquinarias
pesadas, no tiene muchos años pero empezó bien, luego de ello tuvo una baja por las máquinas y el bajo
presupuesto pues no tenían muchos contratos, estaban por cancelarlo. Unos alumnos de la UCV realizando una
tesina, no estaban ni están dentro de los trabajadores pero sí pudieron apoyar con un análisis sobre los
problemas que estaban pasando, usaron estratégicas para mejorar, se creó una página con los trabajos hechos,
su asociaron con otras empresas donde puedan ir subiendo, actualmente la empresa que queda en Cajamarca
esta con muchos contratos, se asociaron con empresas más conocidas donde les dan trabajos con buen
presupuesto y ahora todo lo que pensaron que estaban por cancelar la empresa, está funcionando
correctamente.
e. Editorial Libros Verdes es un negocio intensivo en tecnología, pero Samantha no es una experta en ese campo,
podrá continuar como una gerente de proyectos exitosa?
Si es que ella se capacita siempre de manera constante con lo que se necesita para este campo si tendría
oportunidad de seguir, porque es manera de ir aprendiendo, actualizarse con las nuevas novedades que salen a
diario, investigando y poniendo en práctica para la empresa. Ella fue una pieza clave que levanto la empresa y
demostró que tiene la capacidad de seguir, puede asesorarse con alguien que la pueda ayudar y especializarse
en esta rama.
