Guía Práctica de Contabilidad II
CAJA CHICA
1.1. FORMAS DEL EFECTIVO EN LAS EMPRESAS :
EN CAJA :
a) Monedas y billetes emitidos por el Banco Central
b) Monedas y billetes de otras naciones (divisas)
c) Cheques emitidos por terceras personas que están pendientes de cobrar o depositar
d) Cheques de gerencia pendientes de cobrar o depositar
e) Documentos de cobro inmediato o que pueden ser depositados en cuentas corrientes bancarias
tales como: giros bancarios, etc.
EN BANCOS :
a) Cuentas bancarias de depósitos a la vista o corrientes en bancos nacionales
b) Cuentas en moneda extranjera depositada en bancos del exterior, siempre que en esos países no
existan disposiciones que restrinjan su disponibilidad o controles de cambio que impidan su libre
convertibilidad.
De ser considerada esta partida como efectivo, deberá ser previamente traducida a moneda nacional, al tipo
de cambio que para ese momento exista.
c) Cheques emitidos por la propia empresa contra la cuenta corriente de algún banco pero que, para
una determinada fecha, aún no han sido entregados a sus beneficiarios.
Es obvio que, en este caso, a pesar de que el cheque haya sido emitido y deducido del saldo del banco en
los libros, se puede, en cualquier momento, disponer de ese dinero para otros fines, mientras se mantengan
en poder de la empresa los cheques que habían sido emitidos. En todo caso, lo más que podría suceder
sería la aparición de un sobregiro bancario en libros.
1.2. CAJA CHICA – CONCEPTO :
Es el dinero en efectivo para cubrir los gastos menores de la empresa.
Se producen en toda empresa una serie de erogaciones repetitivas y de tan poco monto cada una de ellas,
que haría poco práctico y en algunos casos imposibles, pagarlas con cheque; por ejemplo, desembolsos por
conceptos de compra de periódicos, café, taxis, gasolina para los vehículos, etc.
Después de estimar las erogaciones que se harán por medio de esta caja durante un período determinado,
se establece el monto del fondo fijo con el que operará dicha caja, así como la cantidad máxima que se
podrá erogar en cada caso.
1.3. PROCEDIMIENTO PARA ESTABLECER EL FONDO DE CAJA CHICA :
A medida que se hacen los desembolsos, se van registrando las partidas en el Mayor Auxiliar de Caja
Chica, a la vez que se va llevando el saldo del efectivo que va quedando.
Cuando el saldo va llegando al mínimo establecido, se procede a solicitar la reposición de fondos. Para
ello, se elabora una relación de los gastos que ha pagado, la cual respaldará con los respectivos
comprobantes y se enviarán al departamento correspondiente, donde, previa revisión, se procederá a
ordenar la elaboración del cheque a nombre del custodio del fondo quien, al cobrarlo, volverá a disponer
del fondo fijo en efectivo. De esta forma, el cajero podrá hacer nuevos pagos, repitiéndose así el ciclo
anterior.
En lo que respecta a contabilidad, no ha intervenido en este proceso hasta el momento de la reposición.
Cuando ese momento llega, se procede a registrar en el Diario el cheque emitido para reponer el fondo fijo.
Para ello, debe ser analizada la naturaleza de los desembolsos realizados a través del fondo, para
determinar en qué cuentas debe hacerse el registro.
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Los desembolsos se clasifican de acuerdo con su naturaleza y luego se totalizan en grupos, como por
ejemplo Gastos de Administración, Gastos de Ventas o Adelantos a/c de sueldos. Con estos totales, se
procede a hacer el asiento de diario.
Así se cumple un ciclo de Caja Chica. En el asiento del reembolso o reposición de la Caja Chica no
interviene para nada la cuenta Caja Chica. Realmente, no tiene que intervenir. Esta cuenta sólo volverá a
ser utilizada cuando en la transacción esté involucrado un aumento, disminución o eliminación del fondo
fijo.
1.4. NORMAS PARA EL FUNCIONAMIENTO DE CAJA CHICA :
Para que los recursos asignados a la caja chica cumplan su función con idoneidad, es necesario que se
establezca el adecuado control interno. Para ello, es indispensable poner en práctica las siguientes normas:
1) Se fijará el fondo fijo con el que operará la caja chica
2) Será nombrada la persona que se responsabilizará del manejo idóneo de ese fondo. Este funcionario no
deberá tener acceso a los registros de contabilidad.
3) El cheque que se emita para la creación del fondo y los que posteriormente se hagan para reponerlo o
aumentarlo, deberá ser hecho a nombre del custodio de dicho fondo.
4) Se establecerá la cantidad máxima que podrá ser pagada a través de esta caja.
5) Todo pago que se haga por caja chica deberá ser respaldado por su respectivo comprobante,
representado por recibos pre-numerados donde constará la razón del desembolso, cantidad,
autorización y el nombre y firma de quien lo ha recibido. Este recibo deberá estar respaldado, en los
casos que proceda, por la factura que emita el beneficiario del pago.
6) Cuando se hace el reembolso de caja, los comprobantes de respaldo deberán ser inutilizados mediante
la estampación de un sello que diga “CANCELADO”. Así podrá evitarse que vuelvan a ser
presentados para su reposición y se produzca una “duplicación de pagos”.
7) Los “vales” y el “cambio de cheques” por efectivo no debe ser permitido. No obstante, de permitirse,
debe ser previamente autorizado por el funcionario que haya sido designado para ello. En este caso, los
cheques deben ser emitidos a nombre del custodio del fondo y cobrados en el banco de inmediato.
8) El fondo de caja chica debe ser repuesto cuando el efectivo que vaya quedando haya alcanzado un
mínimo establecido. En caso de cierre del ejercicio contable, debe ser repuesto en esa fecha sea cual
fuere la cantidad de efectivo que exista, con el objeto de que los gastos ya causados, sean registrados
dentro del ejercicio contable que está finalizando.
9) Se harán arqueos sorpresivos con la frecuencia que se requiera con el objeto de constatar la existencia
física del efectivo o de los comprobantes que justifican su ausencia.
1.5. REGISTRO CONTABLE DE CAJA CHICA :
Asientos de Diario :
Creación del Fondo Fijo de Caja Chica
Caja Chica XX
Banco XX
Reposición o Reembolso de Caja Chica
Gastos XX
Banco XX
Aumento del Fondo de Caja Chica
Caja Chica XX
Banco XX
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Disminución del Fondo de Caja Chica
Banco XX
Caja Chica XX
Eliminación del Fondo de Caja Chica
Banco XX
Caja Chica XX
CONCEPTO DE EFECTIVO :
Se considera efectivo todos aquellos activos que generalmente son aceptados como medio de pago, son
propiedad de la empresa y cuya disponibilidad no está sometida a ningún tipo de restricción.
CONSIDERACIONES SOBRE :
VALES :
Con frecuencia se encontrará con que, al hacer un arqueo o conteo de caja, existen vales, autorizados o no,
que representan o respaldan extracciones de dinero. El monto de ellos debe segregarse y ser mostrados más
bien como cuentas por cobrar.
EFECTIVO EN CAJA :
CAJA PRINCIPAL O GENERAL :
Es esta la cuenta a través de la cual se controla la mayoría del efectivo que entra, sale o permanece dentro
de las instalaciones de la empresa.
MAYOR AUXILIAR DE CAJA :
El Libro Mayor de Caja es un auxiliar en el que se registran todas las operaciones que signifiquen sólo
dinero en efectivo; se inicia el registro con el importe inicial para la creación del fondo. Este ingreso se
hace en el DEBE.
FECHA DESCRIPCION DEBE HABER SALDO
Mes Día Creación del Fondo XX XX
Artículos de Oficina XX XX
Gasolina XX XX
Adelanto Empleado XX XX
Fletes en Ventas XX XX
Viáticos XX XX
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Periódicos XX XX
Café XX XX
Lavado y Engrase XX XX
Torta panadería XX XX
Reposición de Fondo XX XX
REGISTROS :
Las operaciones comerciales en efectivo : pagos, cobros, ventas de contado, compras al contado, originan
necesariamente un registro a caja; se efectuará un débito, si es un ingreso y un crédito, si es un egreso.
Cada pago o cobro debe ser explicado en forma abreviada : nombre del cliente que paga, del proveedor a
quien se le paga, número de recibo y la operación.
NORMAS DE CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO :
CONTROL INTERNO DE CAJA GENERAL :
El efectivo es el activo que más se presta para manejos no idóneos, siendo una razón poderosa para poner
especial énfasis en la implantación de un estricto y efectivo control interno.
A continuación, se mencionan algunas normas que se recomiendan tener en cuenta al elaborar y poner en
marcha el sistema de control interno :
1) Separación de funciones.
Las funciones del cajero deben ser claramente definidas y evitar que intervenga en operaciones de
autorización ni de registros contables.
Ni el cajero ni nadie que labore en el departamento de caja pueden tener acceso a :
a) Facturación y entrega de mercancía.
b) Registros en los auxiliares de cuentas o efectos por cobrar o el mayor.
c) Elaboración y envío de estados de cuentas a los clientes.
d) Control del cobro de cuentas por cobrar atrasadas.
e) Cuadre de los auxiliares de cuentas por cobrar con el mayor.
f) Autorización para conceder descuentos, devoluciones o bonificaciones.
g) Autorización para dar de baja a clientes por considerar incobrable la cuenta que debe.
2) Depósitos diarios.
No debe ser permitido hacer pagos con el efectivo que haya ingresado en caja, excepto los que se
hagan por caja chica. Todos los ingresos de caja deben ser depositados intactos en el banco en forma
diaria.
Este paso del control interno quedaría aún más reforzado, si se establece que, una vez hecho el
depósito bancario, las planillas de depósito sean entregadas directamente a contabilidad y no al cajero.
3) Endoso de cheques recibidos.
A todos los cheques recibidos de terceros se les debe estampar inmediatamente en el reverso un sello
que diga “Sólo para depositar en cuenta corriente número...”. De esta forma se evita la posibilidad de
que el cheque sea cobrado indebidamente.
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4) Ingresos por cobranzas.
Diariamente, el cobrador elaborará un informe de cobranzas por cuadruplicado que, junto con el
efectivo cobrado, entregará al cajero, quien lo firmará y devolverá al cobrador el original y duplicado.
Este, a su vez, los entregará a cobranzas junto con los documentos por cobrar que no pudieron ser
cobrados ese día.
El cajero, por su parte, al finalizar el día procede a elaborar la planilla de depósito bancario el cual se
hará, a más tardar, el día siguiente.
Una vez hecho el depósito, el cajero envía a contabilidad la copia del depósito junto con el triplicado
del informe de cobranza.
5) Ingresos recibidos por correo.
Generalmente, todos los cobros que se reciben por correo son cheques a los cuales debe estampársele
inmediatamente el sello de “sólo para depositar en la cuenta corriente número...”
Será elaborado un informe por cuadruplicado de los valores recibidos, los cuales serán posteriormente
entregados al cajero, quien firmará el original y duplicado del informe y los devolverá a la persona
encargada de recibir la correspondencia.
Finalizando el día, el cajero procederá a hacer el depósito por la totalidad de los ingresos recibidos, y
enviará una copia de la planilla a contabilidad junto con el triplicado del informe que obtuvo del
empleado que recibe la correspondencia. El cuadruplicado de este informe, queda archivado en el
departamento de caja.
6) Ingresos por ventas al detalle.
El cliente quien pasará por la caja y cancelará, por lo que el cajero pondrá el sello de cancelado a los
tres ejemplares de la factura y devolverá el original y duplicado al cliente.
Luego, el cajero realizará el proceso de depósito ya explicado, enviando una copia del mismo a
contabilidad.
ARQUEOS DE CAJA :
Consiste en hacer un conteo físico del efectivo, cheques, valores y cualquier otro elemento que se
encuentre en poder del cajero, así como de cualesquiera documentos que respalden justificadamente la
ausencia de él, tales como facturas de gastos, vales, etc, especialmente en los casos de caja chica.
Para que los arqueos tengan un resultado positivo, deben ser “sorpresivos” y en su ejecución, es
recomendable tener en cuenta los siguientes aspectos :
1) Valores que están sujetos al arqueo.
Deberá ser contado “absolutamente todo” lo que se encuentre en poder del cajero en el momento de
hacer el arqueo.
2) Arqueos del Fondo de Caja Chica.
Tratándose de un fondo fijo, deberá contarse, además del efectivo, cualquier documento que respalde
la utilización del efectivo faltante.
3) Arqueo en la Caja General.
En términos generales, la existencia que pudiese haber en esta caja a la fecha del arqueo, se refieren a
ingresos que están pendientes por depositar.
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4) Simultaneidad en los arqueos.
Cuando en la empresa existan varias cajas, los arqueos deben ser hechos en forma simultánea en la
misma fecha y hora. De esta forma, se evita la posibilidad de realizar “traslados” de fondos de una caja
a la otra con el objeto de “cubrir” faltantes en caso de haberlos.
5) Presencia del custodio en el arqueo.
Es indispensable que mientras dure el conteo, el custodio o cajero permanezca presente en el lugar y
que por ninguna circunstancia, se permita que se ausente.
6) Evidencia del arqueo realizado.
El funcionario que hace el arqueo, debe dejar evidencia detallada de los valores encontrados, mediante
la elaboración de un formulario.
7) Ingresos por depositar incluidos en el arqueo.
Con el fin de cerciorarse de que los fondos por depositar encontrados en la caja general son legítimos,
debe exigirse que tales fondos sean depositados íntegramente en el banco, a más tardar en el día hábil
siguiente al arqueo. Ello debe ser comprobado posteriormente mediante la obtención de la copia de la
planilla de depósito correspondiente, comparando el contenido de la misma con los fondos encontrados
en el arqueo. En caso de que tal depósito no sea hecho oportunamente o se encuentre alguna
discrepancia, debe ser investigada la causa.
8) Comprobantes de egresos en el arqueo de caja chica.
En caso de que en el arqueo de Caja Chica hayan sido encontrados comprobantes de egresos, y cuando
el arqueo corresponda a la fecha de cierre del ejercicio contable, debe ser ordenada la reposición con el
objeto de lograr que tales egresos sean registrados dentro del ejercicio que está finalizando y cumplir
así con el principio de contabilidad de “período contable”.
DIFERENCIAS ENCONTRADAS EN LOS ARQUEOS :
Una vez hecho el conteo, el siguiente paso será comparar el total obtenido en el arqueo con el saldo que
tenga la cuenta caja para ese momento en el mayor. De no haber ocurrido ningún tipo de anormalidad,
deben cuadrar.
Sin embargo, puede suceder que no cuadren y en tal caso, aparecerían lo que en contabilidad se denomina
“diferencias en caja”.
El tratamiento que estas diferencias en caja reciben en contabilidad, depende del tipo de error que ocasiona
tal diferencia.
Básicamente, los errores pueden ser voluntarios e involuntarios.
Como errores involuntarios, se pueden considerar desde el punto de vista de quién los comete los
siguientes :
a) Errores cometidos por el cajero
b) Errores cometidos por contabilidad
TRATAMIENTO CONTABLE A LOS ERRORES COMETIDOS :
Los errores involuntarios cometidos pueden ser de naturaleza muy variada. Habiendo determinado la
diferencia, se procede a registrar en contabilidad el hecho de que se hizo un arqueo y se encontró una
diferencia de menos o más. Esta diferencia debe ser registrada en una cuenta transitoria denominada
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diferencias en caja por localizar, la cual permanecerá abierta con su respectivo saldo mientras se esté
investigando las razones por las que esa diferencia se produjo.
Una vez aclarada la causa de la diferencia, debe hacerse el asiento para regularizar las cuentas afectadas,
además debe ser cerrada la cuenta diferencias en caja por localizar.
FRAUDES :
El efectivo es uno de los bienes que más estimula para cometer irregularidades. Por ello, el sistema de
control interno debe ser particularmente sólido en esta área, pues siempre habrá la posibilidad de que
alguien esté maquinando e ideando formas de apropiarse indebidamente de él. Algunas de las formas más
comúnmente utilizadas para ello son :
1) Sustracción de fondos de caja chica.
La características de fondo fijo que tiene esta caja, desestimula en parte la apropiación indebida de este
fondo. Sin embargo, con alguna frecuencia se producen sustracciones mediante la introducción de
comprobantes ficticios o de comprobantes que ya habían sido reembolsados con anterioridad.
El examen detenido de los comprobantes de gastos que el custodio presente para su reembolso, así
como la inutilización de los mismos estampándoles un sello que diga “CANCELADO”, minimizará la
posibilidad de robo por esta vía.
2) Centrífuga o jineteo de fondos.
Consiste esta práctica en apropiarse del producto de una determinada cobranza no reportándola.
Posteriormente, al recibir otra cobranza por un monto igual o superior a la anterior, reporta la primera
cobranza sustraída apropiándose de la diferencia, y así sucesivamente.
3) Cobranzas hechas con cargo a cuentas diferentes de caja
Consiste en realizar una cobranza a un cliente apropiándose indebidamente del dinero y, en vez de
cargar a la cuenta caja, se debita a otras cuentas diferentes tales como Provisión para Cuentas
Incobrables, Devoluciones y Descuentos, en cuyo caso, estaría siendo presentada la transacción como
si se tratara de que se está dando de baja una Cuenta por Cobrar o que, en vez de una cobranza, se está
registrando una Devolución o un Descuento.
4) Bonificaciones y Descuentos ficticios.
En este caso, el desfalco consistiría en que, por ejemplo, se realiza una cobranza a un cliente y, al
reportarla, se registra como si se hubiese otorgado algún descuento, y sólo una parte como ingreso de
efectivo.
5) Apertura de cuentas a clientes inexistentes.
Esta modalidad consiste en que cuando se hace una venta a crédito se le carga a una cuenta de un
cliente imaginario.
Posteriormente, cuando el verdadero cliente paga, se intercepta el dinero apropiándoselo. Más tarde se
reporta la cuenta del cliente ficticio como incobrable y se le da de baja.
