LA secretaria
A fin de evitar caer en ambigüedades y delinear a la perfección las funciones y
competencias necesarias del cargo, conviene tomar en cuenta los siguientes elementos al
momento de redactar la descripción del puesto.
o Nombre del puesto y cargo que ocupa. Es importante señalar a qué área o
ejecutivo en específico está asignada, ya que dará un seguimiento puntual y casi
personal a la agenda de actividades.
o Personas a las que supervisa. Puede que coordine a un asistente de rango
inferior, aunque es común que trabaje sola.
o Sus funciones específicas se definen en función del departamento al que sirve, sin
embargo, en un panorama general, abarcan la atención de comunicaciones -
llamadas, correos, ect.- papeleo, elaboración de documentos, organización de
actividades, y en algunos casos, seguimiento de proyectos.
o Las habilidades y conocimientos base de una secretaria son una elevada
capacidad de organización y atención a los detalles.
Funciones específicas de una secretaria
Pasemos a conocer ahora las funciones específicas de una secretaria. La inclusión de
nuevas tecnologías, el cambio en el modo de operar de las empresas y las nuevas
prácticas y filosofías laborales han terminado por modificar el concepto que se tenía de las
secretarias.
Ya no basta contener una habilidad extraordinaria para la redacción o para atender los
asuntos de su jefe. Puede decirse que en las empresas que apuntan al crecimiento, ya
se habla y busca ocupar la plaza con una secretaria ejecutiva.
En la actualidad, las funciones de una secretaria pueden definirse así:
o Canal de comunicación. Atenderá llamadas telefónicas y tomará nota de los
mensajes que se dejen. Además, atenderá a los visitantes que tenga la oficina y
los integrará mientras son atendidos.
o Redactará documentos y comunicaciones a nombre de la empresa, y muchas
veces también en el de su jefe.
o Ayudará a organizar y gestionar la agenda de sus o sus superiores, ayudándoles a
organizar y jerarquizar las actividades.
o Elaborará los documentos que le soliciten en distintos formatos, como hojas de
cálculo, memos, formatos y cartas. Del mismo modo, manejará bases de datos de
la empresa y extraerá información de la misma.
o Usará software especializado a un nivel básico. Esto para los casos en que se
desenvuelva en departamentos que necesitan conocimientos determinados. Por
ejemplo, en un despacho de contabilidad será útil saber de programas de
facturación, o en una oficina de diseño nociones de aplicaciones para edición de
imágenes.
o Organizar reuniones y conferencias, administrando los recursos disponibles -
computadoras, micrófonos, proyectores entre otros.
o Estructurar el archivo de documentos, con el objetivo de que los directivos o quine
solicite información no tenga problema para encontrar los datos que necesita.
Ejemplo de descripción de puesto secretaria
Servicios Administrativos Integrales
Fecha: 16 de Noviembre de 2017
Nombre del Puesto: secretaria ejecutiva
Supervisado por: Director General
Jefe Inmediato: Gerente General
Personas a Cargo: asistente de dirección
Objetivos del puesto
Asistir al director general en sus tareas diarias, particularmente en labores administrativas
y organización y seguimiento de agenda laboral.
Funciones generales
Elaboración de oficios y documentos empresariales.
Contestar llamadas dirigidas a la dirección general.
Organización de reuniones en las oficinas de la empresa.
Confirmación de citas y reuniones agendadas con anterioridad.
Seguimiento y facturación de gastos emanados del director general.
Actualización semanal del archivo de documentos asociados a la dirección general.
Relación con otros departamentos
Dirección de le empresa, de manera diaria y permanente, para conocer y atender las
necesidades que surgen al momento.
Contabilidad, a través del jefe de área y auxiliares contables, para reportar gastos.
