SISTEMA ADMINISTRATIVO DE RACIONALIZACIÓN

1. ANTECEDENTES

Hasta poco antes de la década de los 70, del siglo XX, el sector público se caracterizaba
por su debilidad, y además afrontaba un gran problema, el volumen de trabajo que ellos
realizaban iba incrementando, esto debido a que durante la época del último gobierno
militar se empezaron a dar importantes cambios respecto al estado peruano: aumentaba
el número de servidores públicos, diversas actividades consideradas estratégicas son
reservadas para el estado y se dieron una serie de reformas en distintos sectores
(minero, pesquero, de educación, etc.). Así pues, los entes públicos se vieron en la
necesidad de fortalecer la administración pública, y de crear instrumentos normativos y
de gestión que les permita resolver este problema.

Jorge Rojas en su libro Las Políticas Comerciales y Cambiarias en el Perú 1960-1995,

menciona que “Hasta 1960 el sector público se caracterizó por su debilidad, que se
caracterizaba por su tamaño relativamente reducido y de poca sofisticación”, asimismo
menciona que diversos investigadores de la economía peruana como Daniel
Schydlowsky, Juan Wicht, Fritz Wils, Pedro Pablo Kuczynsky y Barbara Stalling,
coinciden en que la administración pública de nuestro país era débil y la intervención del
gobierno era muy limitada.

Es así que en la década de los años 70 del siglo XX el gobierno militar que ejercía el
poder crea los sistemas generales administrativos, instituye los documentos de gestión
como herramienta para administrar mejor el aparato estatal, uno de cuyos objetivos fue
racionalizar y optimizar la administración del Estado, todo esto con el afán de mejorar la
gestión pública.

1.1. INSTITUTO NACIONAL DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA (INAP)

El sistema de racionalización fue creado mediante el Decreto Ley Nº 20316, Ley

Orgánica del Instituto Nacional de Administración Pública – INAP, el 11 de diciembre de
1973, como entidad rectora del proceso de Reforma de la Administración Pública
articulado con los planes nacionales de desarrollo. El INAP se encargó de formular la
Política Nacional de Reforma de la Administración Pública, dictar normas, prestar
asesoría, y ejercía la rectoría de los sistemas de racionalización y de personal.

El Sistema de Racionalización estuvo conformado por la Dirección Nacional de

Racionalización, como oficina central, y por las oficinas de racionalización de los
ministerios y de las entidades descentralizadas.
Este sistema se encargaba de adecuar de manera permanente y sistemática la
estructura, funciones y procedimientos de la administración pública a los requerimientos
de los planes de gobierno con el fin de asegurar un mejor servicio a la colectividad
nacional.

El INAP elaboró manuales normativos, directivas y procedimientos en las cuales se

dictaron los lineamientos que se aplicaron y muchos de ellos aún se aplican en la
administración pública. Esos documentos ordenaron una serie de aspectos de la
administración que permitieron estandarizar y racionalizar procedimientos. Cuando se
creó este sistema mediante el Decreto Ley Nº 20316, en el artículo 1° se establecía que
el INAP era un Organismo Público Descentralizado de la Presidencia de la República y
dependía directamente del primer ministro. Luego de esta norma publicada en 1973, se
dieron una serie de normas que cambiaron un poco la perspectiva que se tenía del
sistema de racionalización. El 12 de junio de 1981 con el Decreto Legislativo Nº 111 Ley
del Instituto Nacional de Administración Pública, se establecía que el Instituto Nacional
de Administración Pública – INAP, es un organismo público descentralizado,
dependiente del Consejo de Ministros encargado de racionalizar la administración
pública y su desarrollo integral y asegurar la unidad y eficiencia de los procesos de
abastecimiento de bienes y servicios no personales en la República; y el 05 de setiembre
de 1989 se promulga el D.L. Nº 534 – Ley del Instituto Nacional de Administración
Pública (INAP) como un Organismos Público Descentralizado del Poder Ejecutivo con
dependencia directa del Presidente de la República, el cual tenía como finalidad orientar,
promover y conducir la transformación de la organización y funcionamiento de la
Administración Pública, en concordancia con los requerimientos de la sociedad y el
Estado, participando en la formación de políticas públicas.

En el mes de julio de 1995 el gobierno de Alberto Fujimori decide disolver al Instituto

Nacional de Administración Pública - INAP, liquidando a sus empleados y transfiere el
acervo documentario a la Presidencia del Consejo de Ministros. La desactivación y
liquidación del INAP se dio por la Ley N° 26507, y se nombró una Comisión de Disolución
y Transferencia, la cual cumplió con el proceso de transferencia del acervo
documentario a la Presidencia del Consejo de Ministros por Resolución Nª 001-
CDT/PRES del 04/01/1996. La disolución de esta entidad se justificó en que el INAP no
dejaba actuar libremente a los ministerios en cuanto a su crecimiento desmesurado y
porque era una “piedra en el zapato” ya que llevaba el registro, control y la regulación
de las plantillas del Estado.
 1.2. PRESIDENCIA DEL CONSEJO DE MINISTROS – SECRETARÍA DE
GESTIÓN PÚBLICA

Como vemos cuando se disolvió y liquido el Instituto Nacional de Administración Publica,

todas las leyes, lineamientos y normas que había creado pasaron a formar parte del
Poder Ejecutivo, en otras palabras, este poder paso a manejar los sistemas de personal
y de racionalización y es este poder el que tiene actualmente la rectoría de los sistemas
administrativos, con excepción del Sistema Nacional de Control, que por norma
constitucional, es la Contraloría General de la República la que ejerce su rectoría. Con
la expedición de la nueva Ley Nº 29158- Ley Orgánica del Poder Ejecutivo – LOPE, en
el mes de diciembre del año 2007, se precisa de manera legal las facultades, funciones
y atribuciones de la Presidencia del Consejo de Ministros y otras instancias que
dependan del Estado, siendo parte integrante los sistemas administrativos. En esta ley
se especifica que los Sistemas Administrativos de aplicación Nacional están referidos a
la Gestión de Recursos Humanos, Abastecimiento, Presupuesto Público, Tesorería,
Endeudamiento Público, Contabilidad, Inversión Pública, Planeamiento Estratégico,
Defensa Judicial del Estado, Control y Modernización de la Gestión Pública.

Cada uno de esos sistemas administrativos, mencionados en el párrafo anterior, están

a cargo de un ente rector que se constituye en su autoridad técnico – normativa a nivel
nacional; en cuanto al sistema de racionalización, actualmente, quien ejerce la rectoría
es la Presidencia del Consejo de Ministros, a través de la Secretaría de Gestión Pública,
siendo la autoridad técnico-normativa a nivel nacional en la materia.

La Presidencia del Consejo de Ministros cuenta dentro de su organización con la

Secretaria General, la cual junto con el Presidente del Consejo de Ministros conforman
la Alta Dirección. La Secretaria de Gestión Pública es un órgano de línea con autoridad
técnico normativa a nivel nacional, que depende directamente de la Secretaria General,
y es quien ejerce la rectoría del Sistema en materia de Modernización de la Gestión
Pública y es responsable de apoyar a la Alta Dirección en la coordinación y dirección
del proceso de modernización de la gestión de la administración pública y del Estado.
Debido a esto la mayor parte de la normatividad promulgada por el INAP ha sido
sustituida por normas promovidas por la Secretaría de Gestión Pública y promulgadas
por la PCM, sin desmerecer que todas ellas se fundan en los principios de las normas
elaboradas por el INAP.

Asimismo, en la LOPE no se menciona dentro de los Sistemas Administrativos

explícitamente al sistema de racionalización, debido a que el mismo ha pasado a formar
parte del Sistema Administrativo de Modernización de la Gestión Pública.
2. DEFINICIÓN DE RACIONALIZACIÓN

El término racionalización se expresa como la acción de racionalizar y este último

término a su vez, deriva del latín sustantivo ratio que se traduce como razón, es decir,
hacer que algo sea conforme a la razón, o la reducción de algo a normas o conceptos
racionales.

Se puede entender a la racionalización como:

 La organización sistemática del trabajo para obtener un mejor rendimiento

 Organizar una tarea de manera que se obtenga el máximo provecho para que
en el proceso se empleen el mínimo de insumos, o elementos que intervienen
en la producción de los bienes o servicios administrativos.
 Una herramienta que la actividad de la administración emplea, para mejorar la
productividad y la rentabilidad de la inversión.
 Un proceso cuyo objetivo es hacer más simple la realización del proceso;
optimizando tiempos, movimientos, costos y esfuerzos, resultados que implican
organizar y disponer el trabajo para elevar la producción, reducir los costos e
incrementar la productividad del personal.

En la Resolución Jefatural Nº 182-79-INAP/DNR, se emiten las Normas Generales del

Sistema Nacional de Racionalización y se define al término racionalización de la
siguiente manera: “La racionalización es el proceso a través del cual se identifican,
analizan, armonizan y diseñan la secuencia y modo como se realizan un conjunto de
operaciones para el cumplimiento de las actividades y funciones de una entidad, sean
de naturaleza sustantiva, adjetiva, técnica o legal”.

Entonces como vemos racionalizar es muy importante para cualquier persona o entidad,
sea cual fuera sus fines, de allí radica la importancia que tiene el Sistema de
Racionalización para la administración pública. Mediante este sistema se estableció los
mecanismos necesarios para la formulación de políticas, modelos organizacionales,
programación y procedimientos administrativos. Por ejemplo: Normas para la
formulación del Reglamento de Organización y Funciones (ROF), para el Cuadro de
Asignación de Personal (CAP), y para el Manual de Organización y Funciones (MOF).
Este sistema quedó establecido en cada institución mediante una división, oficina o
departamento llamado la Oficina de Racionalización. Asimismo, La racionalización
permitió, en el ámbito del Personal (funcionarios y servidores públicos) formular las
disposiciones para regular el acceso a la función pública a través de procedimientos
detallados para su convocatoria, selección, perfil de cargos, ubicación en la estructura
orgánica, determinación de sus responsabilidades y atribuciones, política remunerativa,
etc.

3. SISTEMA NACIONAL DE RACIONALIZACIÓN

En la legislación nacional al Sistema Nacional de Racionalización se le asume como

uno de los principales Sistemas Administrativos de la Administración Pública, que
establece los mecanismos necesarios para la formulación de políticas, modelos
organizacionales, programación y procedimientos administrativos.

Este sistema tiene presencia estructural en cada entidad pública mediante una unidad
orgánica con el carácter de división, oficina, departamento o área de “Racionalización”;
incluso cuando en otras entidades se le denomina de “Organización y Métodos”, o de
“Desarrollo Institucional”, la función de racionalización siempre estará presente. Dicha
oficina está a cargo de un especialista en racionalización, el cual se encarga del
cumplimiento de múltiples funciones, uno de sus objetivos es de contribuir a lograr una
gestión eficiente y eficaz en todos los niveles de la organización.

La Ley N° 29158 Ley Orgánica del Poder Ejecutivo (LOPE), define a los sistemas como
el conjunto de principios, normas, procedimientos, técnicas e instrumentos mediante los
cuales se organizan las actividades de la Administración Pública que requieren ser
realizadas por todas o varias entidades de los Poderes del Estado, los Organismos
Constitucionales y los niveles de Gobierno.

Los sistemas funcionales tienen por finalidad asegurar el cumplimiento de políticas

públicas que requieren la participación de todas o varias entidades del Estado. El Poder
Ejecutivo es responsable de reglamentar y operar los sistemas funcionales. Las normas
del Sistema establecen las atribuciones del ente rector del sistema.

Los sistemas administrativos tienen por finalidad regular la utilización de los recursos en
las entidades de la administración pública, promoviendo la eficacia y eficiencia en su
uso.

3.1. LEY N° 20316, LEY DE CREACIÓN DEL SISTEMA NACIONAL DE

RACIONALIZACIÓN

Corresponde al Sistema de Racionalización, adecuar de manera permanente y

sistemática la estructura, funciones y procedimientos de la Administración Pública a los
requerimientos de los planes del Gobierno con el fin de asegurar un mejor servicio a la
colectividad nacional.
Todas las medidas que se dicten sobre la reforma de organización formal, funciones y
procedimientos en la Administración Pública se sujetarán a la normatividad general que
se dicte en el INAP y serán comunicadas a él. Se requerirá de la opinión previa del INAP
cuando dichas medidas se dicten por Resolución Suprema, Decreto Supremo o por Ley

Además, todos los organismos de Administración Pública proporcionarán la información

que le sea requerida por el INAP para los fines que le son propios.

3.2. LINEAMIENTOS DE POLÍTICA DEL SISTEMA DE RACIONALIZACIÓN

DIRECTIVA N° 001-93-INAP/DNR R. J. N° 058-93-INAP/DNR

Tiene como objetivo orientar, promover y difundir el nuevo enfoque del Sistema de
Racionalización, para Contribuir a la modernización de la Administración Pública,
actualizando las Normas del Sistema de Racionalización, con la participación activa de
los integrantes del mismo, además, formular planes de capacitación y
perfeccionamiento en racionalización y realizar investigaciones en materia de
Racionalización Administrativa, para generar nuevos métodos y técnicas, esto con la
finalidad de elevar la productividad y eficiencia de las entidades, de acuerdo con los
Lineamientos de Política del Gobierno, el cual debe ser desarrollado obligatoriamente
por todas las entidades del Sector Público Nacional.

3.3. NORMAS GENERALES DEL SISTEMA DE RACIONALIZACIÓN

Aprobadas mediante la Resolución Jefatural N° 182-79-INAP/DNR tiene como objetivo

darles coherencia sistemática a las acciones de racionalización en las entidades del
Estado, para ello se deben tener en consideración aspectos como la formulación de
políticas, formulación y actualización de documentos normativos, diseño de modelos
organizacionales, programación administrativa y racionalidad de los procedimientos.

 Política Institucional

Permite orientar las actividades de acuerdo con la naturaleza, fines, funciones y

competencias de cada entidad pública.

 Formulación y actualización de documentos normativos. -

Es el proceso mediante el cual se elaboran y se actualizan los documentos de gestión

que formalizan la organización a fin de que tenga vigencia y reconocimiento legal.

 Programación Administrativa. -
Se entiende como el desarrollo y ordenamiento detallado de los objetivos, metas y
actividades y/o proyectos; la definición de instrumentos adecuados que permitan el
cumplimiento de las metas.

 Racionalidad de los procedimientos. -

Es el proceso a través del cual se identifican, analizan y diseñan las secuencias y modo
como se realizan un conjunto de operaciones para el cumplimiento de las actividades
de una entidad.

3.4. SISTEMA DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN PÚBLICA

A partir de enero del 2002, el Estado peruano busca establecer los principios y la base
legal para iniciar el proceso de modernización de la gestión del Estado mediante la “Ley
Marco de Modernización de la Gestión del Estado” (Ley N° 27658). Esta declara al
Estado Peruano en proceso de modernización con la finalidad de mejorar la gestión
pública y construir un Estado democrático, descentralizado y al servicio del ciudadano.
Establece que el proceso de modernización debe:

 Mejorar la eficiencia del aparato estatal.

 Estar orientado al servicio de la ciudadanía.
 Ser descentralizado, transparente e inclusivo.

En base a eso fue que, según la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo – Ley Nº 29158, se
declara que la Presidencia del Concejo de Ministros tiene la responsabilidad de formular,
aprobar y ejecutar las políticas nacionales de modernización de la Administración
Pública y las relacionadas con la estructura y organización del Estado, así como
coordinar y dirigir la modernización del Estado. En el Reglamento de Organización y
Funciones de la Presidencia del Concejo de Ministros se establece que la Secretaría de
Gestión Pública de la Presidencia del Consejo de Ministros es el Órgano de Línea de la
Presidencia del Consejo de Ministros responsable de conducir el proceso de
modernización.

Luego mediante el Decreto Supremo que aprueba el Reglamento del Sistema

Administrativo de Modernización de la Gestión Pública, Decreto Supremo N° 123-2018-
PCM, publicado el mes de diciembre del año 2018, se menciona que el Sistema
Administrativo de Modernización de la Gestión Pública, tiene como antecedente el
denominado Sistema de Racionalización bajo competencia del extinto Instituto Nacional
de Administración Pública – INAP, a través de la Dirección Nacional de Racionalización,
la cual tenía a su cargo orientar y promover la modernización administrativa, el
incremento de la productividad y la evaluación organizativa. Dicho reglamento hace
hincapié expresamente en la gestión por resultados y establece los principios del
Sistema Administrativo de Modernización de la Gestión Pública.

4. DOCUMENTOS DE GESTIÓN

Los documentos de gestión, en algunos tratados o legislaciones se les denominan

“instrumentos”, permiten a las entidades públicas gestionarse o administrarse de una
manera ordenada, planificada y eficaz, tanto en su aspecto organizacional como en lo
relacionado al cumplimiento de objetivos y metas a su cargo. Los documentos de gestión
se caracterizan por derivarse de una norma de rango superior. Una vez promulgada la
ley de creación o ley orgánica de una institución, la Oficina de Racionalización o la que
haga sus veces (Generalmente la Oficina de Planificación) en coordinación directa y
permanente con los distintos órganos de la Entidad procede a la formulación y
actualización de los documentos de gestión institucionales:

El propósito general que persiguen es desarrollar en forma detallada la estructura

organizacional formal describiendo los objetivos, funciones, competencias, facultades,
atribuciones, autoridad, deberes, obligaciones y responsabilidad, tanto de los distintos
órganos, como de las unidades orgánicas, puestos de trabajo o cargos y las relaciones
de coordinación entre ellas. Asimismo, los documentos de gestión permiten identificar,
entender y gestionar (dirigiendo, previendo o, actuando) los procesos que se
interrelacionan dentro de los sistemas, y contribuyen a la efectividad de la organización
y a la eficiencia en el logro de sus objetivos.

Actualmente es la Presidencia del Consejo de Ministros quien dicta los lineamientos y

evalúa de manera preliminar tres importantes documentos de gestión: El Reglamento
de Organización y funciones, el Cuadro de Asignación de Personal y el Texto Único de
Procedimientos Administrativos. En el caso del CAP todas las entidades estatales deben
seguir los lineamientos establecidos en el Decreto Supremo N° 043-2004-PCM.

4.1. REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (ROF)

Marco legal

Cada entidad pública es responsable del proceso de elaboración de su ROF y debe

tener en cuenta que dicho proceso debe sujetarse a los criterios y disposiciones
establecidos en:

 La Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado, Ley N° 27658, que

contiene el marco general sobre el diseño y estructura de la Administración
Pública de los diferentes niveles de gobierno.
  Los Lineamientos para la Elaboración y Aprobación del ROF, aprobados
mediante Decreto Supremo N° 043-2006-PCM, contiene el marco especial que
las entidades de los diferentes niveles de gobierno deben seguir para la
elaboración y aprobación de su ROF.
 Otras disposiciones que establezca la Secretaría de Gestión Pública.

¿Qué es el ROF?

El Reglamento de Organización y Funciones constituye una de las herramientas más

importantes para una adecuada gestión administrativa, contiene la estructura orgánica
así como las funciones generales y específicas de cada una de sus unidades orgánicas.
La Secretaria de Gestión Pública de la Presidencia del Consejo de Ministros es la
instancia técnica especializada que brinda asesoría para la formulación del ROF.

Es un documento normativo que contiene disposiciones técnico administrativas que

regulan y fijan la estructura orgánica de la entidad hasta el tercer nivel organizacional,
con sujeción a su naturaleza, fines y funciones.

El ROF es un reglamento de tipo administrativo o de organización que ordena las

funciones y actividades a cargo de cada entidad pública.

El ROF es un documento:

o Técnico, dado que es el resultado del proceso de planeación organizacional en

el cual una entidad define el modelo de organización que mejor le conviene para
el cumplimiento de sus funciones y objetivos.
o Normativo, porque constituye una norma de carácter público y de obligatorio
cumplimiento para la entidad.
o De gestión, ya que es una guía administrativa para la entidad y su personal,
sobre cómo se han asignado las funciones y responsabilidades en su interior.

Contenido del ROF

 Lineamientos de Política
 Misión, Visión y Objetivos
 Estructura orgánica, Organigrama
 Funciones y áreas

Objetivos

 Presentar una visión de conjunto de la organización.

 Facilitar el reclutamiento de personal.
  Determinar la estructura orgánica.
 Describir las funciones generales de cada unidad orgánica.

El ROF es un instrumento útil para diferentes actores:

 Para la entidad
 Presenta una visión de conjunto de la entidad y de los órganos y unidades
que la componen.
 Precisa el objetivo y las funciones encomendadas a la entidad y a los
órganos y unidades orgánicas que la componen, evitando duplicidades e
identificando responsables.
 Para el personal de la entidad
 Permite al personal que trabaja en la entidad identificar qué atribuciones
y responsabilidades le corresponde a cada uno de los órganos y
unidades orgánicas en los que labora, de modo tal que oriente su labor
al cumplimiento de tales funciones.
 Facilita la integración del personal nuevo al contar con un documento que
lo orienta sobre el quehacer de los órganos y unidades de la entidad.
 Para otras entidades públicas
 Al delimitar los campos de actuación de las entidades públicas,
contribuye a una mejor coordinación entre éstas al facilitar la búsqueda
respecto de “con quién coordino y sobre qué materias”.
 Para quienes ejercen control sobre la entidad.
 Facilita la labor de quienes ejercen algún tipo de control sobre la entidad
al identificar a los órganos responsables del cumplimiento de las
funciones encomendadas a la entidad.

¿Qué entidades deben contar con un ROF?

No todas las entidades conocidas como públicas están sujetas a la elaboración de un

ROF en el marco de lo señalado en los Lineamientos para la Elaboración y Aprobación
del ROF aprobados por Decreto Supremo N° 043-2006-PCM, de aquí en adelante
Lineamientos.

En ese sentido, las entidades que requieren un ROF son aquellas organizaciones que
por las competencias y funciones conferidas por las normas ejercen actividades de
manera permanente.

Asimismo, establece que aquellas organizaciones que fueron creadas con el objeto de
responder a necesidades coyunturales, como puede ser el caso de algunos programas,
proyectos o comisiones que fueron constituidos para una razón específica y un tiempo
determinado, no requieren de un ROF.

Lo importante para determinar si una entidad requiere o no contar con un ROF no es la

denominación formal que tenga, sino que su naturaleza responda a los criterios
definidos en los Lineamientos.

Sí. Los Lineamientos excluyen expresamente del ámbito de su aplicación a

organizaciones que si bien cumplen con lo antes señalado (ejercen una actividad
permanente y son reconocidas como entidades públicas), su naturaleza y funciones son
reguladas por organismos especializados, tal es el caso de:

- Las Empresas del Estado cuya regulación, y por ende su ROF, debe ser
regulado y revisado por el FONAFE, al ser este último el titular de las acciones
de las empresas del Estado.
- Las Empresas Municipales, cuyas acciones son de titularidad del Gobierno
Local, siendo el Directorio de cada empresa municipal el encargado de aprobar
su organización de acuerdo con las normas que regulan la forma empresarial
que cada empresa haya adoptado.
- Las Universidades Públicas, cuyos ROF deben ser regulados y revisados por la
Asamblea Nacional de Rectores, salvo en lo que compete las áreas
administrativas, para las cuales se aplica lo mencionado en los Lineamientos.

¿Cuándo una entidad debe reformular su ROF?

La modificación o actualización de un ROF se puede producir en los siguientes

supuestos:

- Por un proceso de reorganización de la entidad aprobado conforme a ley.

- Por mandato legal que obliga a una entidad a crear un nuevo órgano o unidad
orgánica en su interior, o ajustar sus funciones para incluir o dejar de hacer cierta
actividad.
- Para optimizar o simplificar los procesos de la entidad que permitan cumplir con
mayor eficiencia su misión y funciones.

El ROF formaliza unidades orgánicas solo hasta el tercer nivel

NIVELES
NIVELES JERÁRQUICO
ORGANIZACIONALES

1er Nivel ALTA DIRECCIÓN

 ÓRGANOS DE
2do Nivel ÓRGANOS DE LINEA ASESORAMIENTO Y
ÓRGANOS DE APOYO
UNIDADES ORGÁNICAS DE
UNIDADES ORGÁNICAS ÓRGANOS DE
3er Nivel
DE ÓRGANOS DE LÍNEA ASESORAMIENTO Y DE
APOYO

APROBACIÓN DEL ROF

El ámbito de aplicación de las normas que regulan el instrumento del ROF está dado en
los Lineamientos. En ese contexto, participan en la elaboración y aprobación del ROF
diferentes órganos al interior de la entidad y, dependiendo de la entidad de la que se
trate, órganos externos a esta para su aprobación teniendo en cuenta los siguientes
pasos:

Paso 1. Elaboración del Informe Técnico Sustentario.

- El proyecto de ROF para su aprobación deberá ser acompañado de un Informe

Técnico Sustentario el cual consta de tres secciones:
 Sección 1. Justificación (para sustentar la existencia de la nueva
estructura y de la creación de los nuevos órganos, así como la
justificación normativa que respalda la modificación del ROF).
 Sección 2. Análisis de la consistencia (se sustenta la coherencia entre la
estructura orgánica propuesta y las necesidades contempladas en
documentos de planeamiento).
 Sección 3. Efectos Presupuestales (debe sustentar la coherencia
orgánica propuesta y el financiamiento con que cuenta la entidad con un
horizonte de 3 años).

Actores que participan en su elaboración

 Órgano a cargo de las funciones de planeamiento, racionalización o quien

haga sus veces: Es el órgano responsable de formular el proyecto de ROF y
de elaborar el Informe Técnico Sustentatorio que justifique las modificaciones al
documento de ROF propuestas. En algunas entidades, será la Oficina de
Planeamiento y Presupuesto, o la que haga sus veces, la que se hará cargo de
esta tarea.

Paso 2. Aprobación del ROF

Las entidades, a su vez, deben seguir los siguientes pasos:

 Visación de la propuesta de ROF y del Informe Técnico Sustentario por el

órgano que lo elaboró.
 Visación de la Oficina de Asesoría Jurídica, que verificará si cumple con los
dispositivos legales vigentes.
 Remisión del proyecto de ROF al órgano que revisará que se ajuste a los
lineamientos previstos en el DS No 046-2006-PCM.

Si el informe es favorable se procederá a su aprobación y promulgación.

Actores que participan en su aprobación

 Órgano de Asesoramiento: Es el responsable de dar el visto bueno legal al

proyecto de ROF, además de emitir el Informe Legal con el proyecto de
dispositivo legal aprobatorio.
 Titular de la entidad: Se encarga de aprobar el proyecto de dispositivo legal
visado por el órgano de asesoramiento.
 Órgano responsable de emitir el Informe Previo: Es responsable de verificar
que el proyecto de dispositivo legal del ROF se ajuste a lo dispuesto por la Ley
Marco de Modernización de la Gestión del Estado, Ley 27658 y por los
Lineamientos. Según cada tipo de entidad, esta responsabilidad estará a cargo
de un órgano distinto, de acuerdo al siguiente detalle:

ÓRGANOS QUE INTERVIENEN EN LA ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DE UN

ROF
Elabora
Revisa
Proyecto de Aprueba Emite Informe
Proyecto de
ENTIDAD ROF (Informe Proyecto de previo para
ROF (Informe
Técnico ROF aprobación de ROF
Legal)
Sustentatorio)
Órgano Secretaría de
Órgano de
responsable Gestión Pública de
Asesoría
Ministerio de las Titular de la la PCM
Jurídica o
funciones de Entidad Secretaría de
quien haga
planeamiento, Gestión Pública de
sus veces
OPD Nacional racionalización la OPD
 o quien haga Oficina de
Organismos
sus veces Planeamiento y
Constitucionales
Presupuesto o la
Autónomos
que haga sus veces
Gobierno
Regional Gerencia General

Gobierno Local Gerencia General

Oficina de
Planeamiento y
OPD Local Presupuesto del
Gobierno Local o la
que haga sus veces
Oficina de
Planeamiento y
Direcciones
Presupuesto del
Regionales
Gobierno Regional
Sectoriales
o la que haga sus
veces

Paso 3. Difusión del ROF

- Aprobado el ROF, este debe difundirse en todo el personal de la entidad para

que conozcan la nueva estructura organizacional.
- La versión electrónica debe ser puesta a disposición del público en la página
web de la entidad.

4.2. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (MOF)

Marco legal

El MOF se formula en base a los lineamientos establecidos mediante Resolución

Jefatural Nº 095-95-INAP/DNR que aprobó la Directiva 001-95 INAP/DNR Norma para
la formulación del Manual de Organización y Funciones. La aprobación del mismo
corresponde al Titular de cada entidad pública. Es un documento que puede ser
actualizado periódicamente según se presenten cambios en la organización.

¿Qué es el MOF?
Es un documento normativo que describe ordenadamente las funciones específicas a
nivel de cargo o puesto de trabajo desarrollándolas a partir de la estructura orgánica y
funciones establecidas en el Reglamento de Organización y funciones ROF así como
los requerimientos de cargos considerados en el Cuadro de asignación de Personal
CAP precisando las interrelaciones entre los niveles jerárquicos y funcionales.

El MOF permite que el personal conozca con claridad las funciones y atribuciones del
cargo que se le ha asignado, facilitando el proceso de inducción.

Características del MOF

 Determina las funciones específicas, responsabilidades, autoridad y requisitos

mínimos de los cargos dentro de una estructura orgánica de cada
dependencia.
 Proporciona información a los funcionarios y servidores públicos sobre sus
funciones y ubicación dentro de la estructura general de la organización, así
como sobre las interrelaciones formales que corresponda.
 Ayuda a institucionalizar la simplificación administrativa proporcionando
información sobre las funciones que le corresponde desempeñar al personal al
ocupar los cargos que constituyen los puntos de trámite en el flujo de los
procedimientos.
 Facilita el proceso de inducción de personal nuevo y el de adiestramiento y
orientación del personal en servicio, permitiéndoles conocer con claridad sus
funciones y responsabilidades del cargo a que han sido asignados así como
aplicar programas de capacitación.
 El MOF no será empleado para crear nuevas unidades orgánicas distintas a las
contenidas en el ROF. Tampoco se utilizará para crear cargos al margen de los
establecimientos en el CAP.
 El Manual de Organización y Funciones se elaborará independientemente en
cada unidad orgánica de segundo nivel organizacional llámese Dirección
Nacional, Dirección General, Dirección Técnica, Oficina y Órgano de Nivel
equivalente.

El Manual de Organización y Funciones contiene:

 Cargos que la conforman
 Funciones especificas
 Líneas de autoridad y responsabilidad
 Niveles de coordinación (Relación funcional)
 Estructura de cada unidad orgánica (Organigrama)
  Requisitos mínimos (Establecidos en los perfiles de cargos)
Objetivos del MOF

 Indicar las funciones básicas que se desarrollan en cada unidad orgánica.

 Determinar la ubicación y las funciones específicas que debe cumplir cada
cargo.
 Precisar las líneas de autoridad y responsabilidad, así como las interrelaciones
jerárquicas y funciones internas y externas de cada unidad orgánica.

4.3. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS (MAPRO)

Marco Legal

Se formula teniendo en consideración los criterios señalados en la Directiva Nº 002-77

INAP/DNR Normas para la Formulación de manuales de Procedimientos en Entidades
Públicas.

Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.

DECRETO SUPREMO Nº 006-2017-JUS Decreto Supremo que aprueba el Texto Único

Ordenado de la Ley N° 27444 - Ley del Procedimiento Administrativo General

Ley N° 27658, Ley Marco de Modernización de la Gestión Pública

DECRETO SUPREMO Nº 030-2002-PCM Aprueban Reglamento de la Ley Marco de

Modernización de la Gestión del Estado

¿Qué es el MAPRO?

El Manual de Procedimiento es un documento de gestión que describe en forma

pormenorizada y secuencial las operaciones que se sigue en la ejecución de los
procedimientos en cada órgano funcional de una Entidad. Es un instrumento de
información y orientación al personal que interviene directa o indirectamente en la
ejecución de los procedimientos.

Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones

o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato
que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.

En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente

al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria,
la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus
jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.
Características del MAPRO

 Es un documento descriptivo y de sistematización normativa, que tiene un

carácter instructivo e informativo.
 Contiene en forma detallada las acciones que se rigen en la ejecución de los
procesos y generados para el cumplimiento de las funciones
 La descripción de los procedimientos deberá guardar coherencia en los
respectivos dispositivos legales y/o administrativos que regulan el
funcionamiento de la entidad.

Contenido del manual de procedimientos

La estructura del Manual de Procedimientos será la siguiente:

 Introducción: En este rubro se indicarán algunas características generales de

los procedimientos que se describen en el documento, haciendo referencia al
sector de la colectividad que atiende, igualmente, su relación con otros
documentos normativos, la importancia del Manual, y la metodología que se
emplea para su formulación.
 Índice: Constituido por la relación clasificada de títulos y subtítulos, o asuntos
que contiene el Manual, señalando su respectiva ubicación por el número de
páginas.
 Datos generales: Referidos exclusivamente al Manual como documento,
comprende los siguientes aspectos:

- Objetivo: Se precisará el o los beneficios (propósitos) que se pretenden

alcanzar mediante la formulación y empleo del Manual.

- Alcance: Aquí se consignará el ámbito de aplicación del Manual.

- Aprobación y Actualización: En este rubro se indicará la denominación,

número y fecha del dispositivo que aprueba el Manual así mismo el período
en el cual se realizaron los estudios relacionados con la elaboración y última
actualización. Cuando sea aplicable se indicará el número de la actualización
que corresponda. Además, se consignará la mecánica a seguirse en una
futura actualización del documento

 Datos del procedimiento: En este acápite se detallarán las características de

cada uno de los procedimientos y comprende a su vez;
- Nombre del Procedimiento y Código: En este numeral se señalará en forma
clara y precisa el nombre del procedimiento y el código asignado. La
denominación del procedimiento debe reflejar concretamente el propósito u
objetivo del trámite a que se refiere con el objeto de que tanto los funcionarios
como el público puedan identificarlo fácilmente. Cada institución codificará
sus procedimientos con arreglo al criterio que resulte más aconsejable dada
sus propias necesidades de operación.

- Finalidad: Aquí se colocarán los productos o resultados finales que se

pretenden alcanzar con el procedimiento (certificación, otorgamiento,
aprobación, informe, etc.)

- Base Legal: Se citarán aquellos dispositivos legales y/o normas

administrativas que regulen en forma directa la ejecución del procedimiento.
Cuando la naturaleza del procedimiento haga necesaria la transcripción total
o parcial de dichos dispositivos éstos se incluirán en un anexo.

- Requisitos: Se detallarán la totalidad de los documentos, exigencias u otras

formalidades que deben cumplirse para la iniciación y posterior ejecución del
trámite; en caso de presentarse diferentes modalidades para el mismo
procedimiento deberán especificarse los requisitos para cada una de ellas.

- Etapas del Procedimiento: Aquí se presentarán de manera secuencial cada

una de las etapas o fases y operaciones en que se descompone el
procedimiento señalando las reparticiones administrativas que intervienen. Al
momento de describirlas deberá precisarse en que consiste cada fase u
operación con identificación del resultado a que se llegue: quiénes deben
ejecutarlas, cómo, plazo y lugar, con qué medios y/o requisitos y el tiempo
estimado para cada fase u operación.

- Instrucciones: En este rubro debe incorporarse aquellas indicaciones

consideradas como estrictamente indispensables para la ejecución de las
Operaciones que así lo ameriten y cuando dicha información no resulte
práctica incluirlas en la descripción del procedimiento.

- Duración: En este párrafo se indicará el tiempo total estimado de duración

del procedimiento.

- Diagramación: En este rubro se presentarán cuando sea necesario los

gráficos que muestren a la secuencia de cada procedimiento.
 - Formularios: Se incluirán con registros- muestra los diversos impresos
utilizados en la ejecución de los procedimientos, acompañando las
instrucciones para su empleo.

 Glosario de términos: Este punto debe definirse aquellos términos técnicos

empleados en la descripción de los procedimientos que requieren aclaración de
su significado, debiendo ser presentados en orden alfabético.

Proceso de formulación e implantación

 Elaboración

Las Oficinas de Racionalización o quienes hagan sus veces tienen la responsabilidad

básica en el levantamiento del inventario de procedimientos, su priorización y
conducción del proceso de formulación de los Manuales.

En el proceso de la formulación de Manuales de Procedimientos se realizarán acciones

orientadas a interesar, motivar y capacitar al personal que interviene directamente, a fin
de obtener buenos resultados.

La elaboración propiamente dicha de los Manuales corresponde a las Oficinas

responsables de la ejecución del proceso al cual se refiere el procedimiento, contando
para ello con la asesoría de la Oficina de Racionalización.

 Aprobación

La aprobación de Manuales corresponderá a las siguientes autoridades:

 Directores Generales y Directores Regionales, cuando los procedimientos

recorran Únicamente en su Jurisdicción; y

 Director Superior o autoridad de nivel equivalente, cuando los procedimientos

fluyan por dos o más dependencias administrativas que tienen nivel de Dirección
General o equivalente,

 Cuando el Manual se refiere a procedimientos que tengan alcance multisectorial

requieren aprobación de los Directores Superiores de los Ministerios
involucrados.

La aprobación estará supeditada al pronunciamiento técnico favorable de la Oficina de

Racionalización o quien haga sus veces en los casos que esta no haya intervenido
directamente en la elaboración de los Manuales de Procedimientos.
  Difusión

Las Oficinas Institucionales del sistema fijarán los criterios de difusión de los Manuales
de Procedimientos en concordancia con las normas de cada entidad.

La distribución deberá, necesariamente, comprender a:

 Dirección Superior y autoridad que apruebe el Manual

 Dependencias que intervienen en el procedimiento de ser posible a nivel de

Cargo.

 Oficina de Control

 Oficina de Relaciones Públicas

 Oficina, Unidad o Área de Capacitación

 Biblioteca y/o Activo Técnico de la Institución

 Dirección Nacional de Racionalización

 Centro de Documentación

Actualización

Las Oficinas Institucionales del Sistema, para actualizar periódicamente los Manuales
de Procedimientos, incorporarán en su programación anual una actividad orientada a la
revisión de dichos documentos.

Cuando se apruebe o modifique una disposición que afecte directa o indirectamente cl

desarrollo de los procedimientos contenidos en los Manuales, en un plazo no mayor de
30 días, a partir de la fecha de la referida aprobación o modificación, las
correspondientes Oficinas Institucionales de Racionalización incorporarán las
modificaciones que haya lugar en los respectivos manuales.

Las Oficinas de Racionalización formularán su propia metodología que les permita

actualizar los Manuales de Procedimientos en forma eficaz y oportuna.

4.4. TEXTO ÚNICO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS – TUPA

Marco legal

Ley 27444 Ley de Procedimiento Administrativo General.

DECRETO SUPREMO Nº 006-2017-JUS Decreto Supremo que aprueba el Texto Único
Ordenado de la Ley N° 27444 - Ley del Procedimiento Administrativo General

RSGP N°005-2018-PCM-SGP 29/nov/2018 Aprueban lineamientos para la elaboración

y aprobación del Texto Único de Procedimientos Administrativos (TUPA).

¿Qué es el TUPA?

El TUPA constituye una herramienta de gestión estratégica, proveyendo de información

sistematizada sobre los procedimientos y servicios prestados por la entidad indicando a
los responsables, requisitos y costos, entre otros.

Surge al estimarse que no bastaba con la existencia de normas de simplificación

administrativa, sino que era necesario brindar a los ciudadanos en general la
información sobre los procedimientos administrativos que se tramitan ante las entidades
del Estado. En la actualidad todas las entidades cuentan con su TUPA.

Con el TUPA, los administrados pueden conocer de forma sencilla los procedimientos,
requisitos y servicios prestados por el Estado a través de sus entidades.

Contenido del Texto Único de Procedimientos Administrativos

Todas las entidades elaboran y aprueban o gestionan la aprobación, según el caso, de

su Texto Único de Procedimientos Administrativos, el cual comprende:

1. Todos los procedimientos de iniciativa de parte requeridos por los administrados para
satisfacer sus intereses o derechos mediante el pronunciamiento de cualquier órgano
de la entidad, siempre que esa exigencia cuente con respaldo legal, el cual deberá
consignarse expresamente en el TUPA con indicación de la fecha de publicación en el
Diario Oficial.

2. La descripción clara y taxativa de todos los requisitos exigidos para la realización

completa de cada procedimiento.

3. La calificación de cada procedimiento según corresponda entre procedimientos de

evaluación previa o de aprobación automática.

4. En el caso de procedimientos de evaluación previa si el silencio administrativo

aplicable es negativo o positivo.

5. Los supuestos en que procede el pago de derechos de tramitación, con indicación de

su monto y forma de pago. El monto de los derechos se expresará con relación a la UIT,
publicándose en las entidades en moneda de curso legal.
6. Las vías de recepción adecuadas para acceder a los procedimientos contenidos en
los TUPA.

7. La autoridad competente para resolver en cada instancia del procedimiento y los

recursos a interponerse para acceder a ellas.

8. Los formularios que sean empleados durante la tramitación del respectivo

procedimiento administrativo.

El TUPA también incluirá la relación de aquellos servicios prestados en exclusividad por

las entidades, cuando el administrado no tiene posibilidad de obtenerlos acudiendo a
otro lugar o dependencia.

En resumen, el TUPA contiene:

 Base legal de procedimientos

 Requisitos (Documentación y otros)
 Plazos del procedimiento
 Calificación (Automática o de evaluación previa con un máximo de 30 días)
 Silencios administrativos (Positivo o negativo)
 Derechos de tramitación (Costos)
 Vías de recepción (Dependencia ante la cual presentar las solicitudes)
 Autoridad competente para resolver en cada instancia
 Autoridad o instancia para resolver recursos impugnativos
 Formularios

La conducción del proceso

La conducción del proceso de elaboración y/o modificación del TUPA en las entidades
de la Administración Pública se encuentra a cargo del Secretario General, Gerente
General o quien haga sus veces, de conformidad con la normativa que regula su
organización y estructura.

Elaboración del TUPA

La conducción del proceso de elaboración, actualización y formulación del TUPA de las

entidades se encuentra a cargo del órgano responsable de la elaboración de los
instrumentos de gestión o el que haga sus veces.

Sustento de los costos

El titular de la Oficina de Administración y Finanzas de cada entidad o quien haga sus
veces, es el responsable de garantizar la adecuada determinación de los costos de cada
procedimiento administrativo y servicios prestados en exclusividad.

Sustento legal

El titular de la Oficina de Asesoría Jurídica de la entidad o quien haga sus veces, es el

responsable de garantizar que en el TUPA se consigne la base legal de los
procedimientos administrativos y servicios prestados en exclusividad de la entidad. En
el caso de las entidades del Poder Ejecutivo es el encargado de verificar que el TUPA
sistematice los procedimientos administrativos ratificados o validados en el marco del
proceso de análisis de calidad regulatoria.

Aprobación del TUPA

Las entidades deben aprobar su nuevo TUPA o la incorporación/modificación de

procedimientos administrativos y servicios prestados en exclusividad, de la siguiente
forma:

Difusión del TUPA

Cada 2 (dos) años, las entidades están obligadas a publicar el íntegro del TUPA, bajo
responsabilidad de su titular; sin embargo, podrán hacerlo antes, cuando consideren
que las modificaciones producidas en el mismo lo ameriten. El plazo se computará a
partir de la fecha de la última publicación del mismo.

El TUPA es publicado en el Diario Oficial El Peruano cuando se trata de entidades con

alcance nacional, o en el diario encargado de los avisos judiciales en la capital de la
región o provincia, tratándose de entidades con alcance menor.
El TUPA es publicado en el Portal de Servicios al Ciudadano y Empresas- PSCE, y en
el Portal Institucional.

Sin perjuicio de la indicada publicación, cada entidad realiza la difusión de su TUPA

mediante su ubicación en lugar visible de la entidad.

Plazo para la realización de modificaciones

En los casos en que por Ley, Decreto Legislativo y demás normas de alcance general,
se establezcan o se modifiquen los requisitos, plazo o silencio administrativo aplicables
a los procedimientos administrativos, las entidades de la Administración Pública están
obligadas a realizar las modificaciones correspondientes en sus respectivos Textos
Únicos de Procedimientos Administrativos en un plazo máximo de treinta (30) días
hábiles, contados a partir del día siguiente de la publicación de la norma que establece
o modifica los requisitos, plazo o silencio administrativo aplicables a los procedimientos
administrativos.

En los casos en que las modificaciones involucren cien (100) o más procedimientos, el
plazo máximo será de cuarenta y cinco (45) días hábiles. Si vencido dicho plazo, la
entidad no ha actualizado el TUPA incorporando el procedimiento establecido o
modificado en la normatividad vigente, no puede dejar de prestar el servicio respectivo,
bajo responsabilidad.

Supuestos para la aprobación o modificación del TUPA

Las entidades de la administración pública deben aprobar o modificar su TUPA cuando

se presente alguno de los siguientes supuestos:

 Para el caso de las entidades del Poder Ejecutivo, cuando se requiera la

aprobación de un nuevo TUPA, como resultado de la creación o fusión de un
ministerio u organismo público.

 Cuando se requiera incorporar procedimientos administrativos y/o servicios

prestados en exclusividad al TUPA vigente, debido a la aprobación de una ley,
decreto legislativo u otra norma de alcance general que disponga el
establecimiento o creación de los procedimientos y/o servicios antes referidos.

 Cuando se trate de la modificación de procedimientos administrativos y/o

servicios prestados en exclusividad en los que se produzca uno o más de los
siguientes supuestos: el incremento de requisitos; aumento del plazo máximo de
atención; incremento del monto de derecho de tramitación; un cambio en la
calificación, de aprobación automática a evaluación previa o de silencio
 administrativo positivo a silencio administrativo negativo, en el caso de
procedimientos administrativos.

 Como resultado de un proceso de simplificación administrativa o modernización

institucional.

Con relación a la información complementaria como sedes de atención, horarios, medios

de pago, datos de contacto, notas al ciudadano, su actualización se realiza en un plazo
no mayor a 3 días hábiles y es responsabilidad de la máxima autoridad administrativa
de la entidad que gestiona el TUPA.

Simplificación del TUPA

Una vez aprobado el TUPA, toda modificación que no implique la creación de nuevos
procedimientos administrativos y servicios prestados en exclusividad, incremento de
derechos de tramitación o requisitos, se aprueba como sigue:

HERRAMIENTA INFORMÁTICA PARA LA ELABORACIÓN DEL TUPA: SISTEMA

ÚNICO DE TRÁMITES (SUT)

Es una herramienta informática para la elaboración, simplificación y estandarización del

Texto Único de Procedimientos Administrativos (TUPA), y también es el repositorio
oficial de los procedimientos administrativos y servicios prestados en exclusividad por
las entidades del Estado. Fue creado mediante Decreto Legislativo 1203.

El SUT une los esfuerzos de la Secretaría de Gestión Pública y de las entidades de la

administración pública para mejorar la Simplificación Administrativa y el cumplimiento
de la Ley de Transparencia, mediante la gestión integral de los TUPA.
Normativa

 Decreto Legislativo N° 1203 que crea el SUT

 Decreto Supremo N° 031-2018-PCM que aprueba el Reglamento del SUT.
 Resolución de Secretaría de Gestión Pública Nº 001-2018-PCM-SGP que
establece condiciones mínimas y plazos para la implementación y uso
progresivo del SUT
 Resolución de Secretaría de Gestión Pública Nº 002-2018-PCM-SGP que
aprueba el Manual del SUT

4.5. CUADRO DE ASIGNACIÓN DE PERSONAL – CAP

Marco legal
 Decreto Supremo Nº 043-2004-PCM Lineamiento para la elaboración del Cuadro
de Asignación de Personal (CAP) de las entidades de la Administración Publica
 Ley N° 27658 -Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado

¿Qué es el CAP?

El Cuadro de Asignación de Personal CAP es un documento técnico normativo de

gestión institucional que contiene los cargos necesarios de una dependencia para su
óptimo funcionamiento en base a la estructura de la organización vigente, prevista en el
ROF.
El CAP deberá elaborarse tomando como base el Reglamento de Organización y
Funciones y la clasificación de cargos institucional vigente.

El CAP deberá ser utilizado como un documento de previsión de la planta orgánica de

una Entidad para un periodo definido, asimismo, como un documento de regulación para
la previsión de plazas contenidas en el Presupuesto Analítico del Personal (PAP).

Características

Las características que pueden atribuirse al CAP son:

1. Es un documento de gestión, que debe ser utilizado por los servidores públicos que
ejercen la titularidad de un órgano, especialmente en circunstancias de toma de
decisiones trascendentes respecto de la permanencia de un trabajador, o la
cobertura de una plaza.
2. Es de duración indeterminada, no tiene periodo de vigencia, sólo otra norma de la
misma jerarquía puede sustituirlo, modificarlo o derogarlo en cualquier momento
posterior.
3. Es exigible, una vez publicado todo lo que contiene debe ser observado y cumplido
por todos aquellos que ejercen una determinada función.
4. Es formal, debe cumplir con la formalidad establecida por la norma. El contenido no
puede ser variado al libre albedrío del técnico que lo elabora.
5. Perfecciona y le otorga solidez a la estructura asignándole el elemento básico a la
organización en cantidades suficientes para el cumplimiento de los objetivos
institucionales.
6. Es impersonal, no está dirigido a ninguna persona en particular, ni a ninguna
autoridad, sino a todas las instituciones responsables de su cumplimiento.
7. Tiene flexibilidad relativa, la estructura puede ser variada cuando se den las
circunstancias jurídicas o de gestión; o cuando una norma de jerarquía varié o
modifiqué la organización, las funciones u objetivos sociales de la entidad.
8. Es consecuencia de la estructura organizacional establecida en el ROF
9. La norma que la aprueba debe ser publicada cumpliendo las formalidades
establecidas por ley.

Objetivos que persigue la implementación del CAP

Son objetivos de la implementación del CAP los siguientes:

1. Normar, establecer y otorgar legitimidad a la cantidad de cargos o puestos de trabajo
con los que debe operar cada órgano de la Entidad en concordancia con los fines y
objetivos establecidos por la ley sustantiva.
2. Legalizar la incorporación del cargo a la planta operativa de la Entidad.
3. Asignar para cada órgano el cargo con el cual debe operar para cumplir las funciones
que le han sido atribuidas en el ROF.
4. Actuar como fuente para elaborar el Presupuesto Analítico de Personal.
5. Orientar la toma de decisiones para futuras coberturas de plazas que se encuentran
en el estado de previstos, no ocupados.
6. Formalizar los cargos de cada órgano y unidad orgánica que constituyen la
estructura orgánica de la entidad.

Cargos contenidos en el CAP

Los cargos contenidos en el CAP son clasificados y aprobados por la propia Entidad.

En el caso de la Direcciones Regionales Sectoriales y demás entidades con

dependencia funcional y técnica con el Gobierno Nacional, la clasificación de cargos es
aprobada por los respectivos Ministerios.

En el caso de las Universidades Públicas la clasificación de cargos de personal docente

es aprobada por la Asamblea Nacional de Rectores.

En el caso de las empresas del Estado bajo el ámbito de la ley de actividad empresarial
del Estado, la clasificación de cargos es aprobada por el Fondo Nacional de Financia-
miento de la Actividad Empresarial del Estado -FONAFE.

La clasificación de cargos debe contar con los requisitos de los cargos y se realiza de
conformidad con la normativa vigente.

La asignación de cargos

Los cargos contenidos en el CAP son independientes de la plaza contenida en el

Presupuesto Analítico de Personal -PAP.

A excepción de aquellos cargos que correspondan al primer nivel organizacional de la

Entidad, los demás cargos contenidos en el CAP podrán ser asignados a personal de
diferente nivel remunerativo o grupos ocupacionales, de acuerdo con la necesidad de la
Entidad, siempre que se cumplan con los requisitos exigidos para el cargo.

La asignación de cargos por personal de diferente nivel remunerativo, en ningún caso,

conlleva una afectación del aspecto remunerativo.
Elaboración del CAP

Las entidades deberán seguir los criterios y disposiciones que se detallan a

continuación:

a) Se formula a partir de la estructura orgánica debida- mente aprobada por el ROF

de la Entidad.
b) Debe observar las disposiciones sobre clasificación de cargos que se encuentren
vigentes. .

c) Se permite incluir cargos previstos (no cubiertos) con un límite del 10% del total de
cargos cubiertos contenidos en el CAR

d) Los cargos correspondientes a los órganos de asesoramiento y de apoyo no deben

exceder del veinte 20% del total de cargos contenidos en el CAP.

e) Deberá consignar los cargos de confianza de conformidad con las disposiciones

legales vigentes.

f) La clasificación y número de los cargos asignados al Órgano de Control

Institucional son determinados por el titular de la Entidad con opinión de la
Contraloría General de la República en caso de variación.

9) Deben incluirse todos los cargos de las sedes u órganos desconcentrados de la

Entidad.
h) El CAP debe ser presentado en el formato que se incluye en los anexos
adjuntándose el resumen cuantitativo que consigna la clasificación por grupos
ocupacionales.

Modificación del CAP

Las Entidades de la Administración Pública deberán modificar el Cuadro para

Asignación de Personal en los “siguientes casos:

a. Cuando la Entidad haya sufrido modificaciones en su ROF que conlleven

cambios en sus funciones o en su estructura organizacional o por motivo de una
acción de racionalización o mejoramiento de procesos.

b. Por motivo de reestructuración o reorganización aprobadas conforme a la

normativa vigente.

c. Por motivo de un reordenamiento de cargos que conlleve una afectación de su

Presupuesto Analítico de Personal –PAR.
Publicación del CAP

Las Entidades deberán cumplir con publicar su CAP en el Diario Oficial El Peruano y en
el portal electrónico de la Entidad. La publicación en el portal electrónico de la Entidad
debe realizarse dentro de los 3 días calendarios siguientes a la fecha de publicación en
el Diario Oficial El Peruano, bajo responsabilidad de los funcionarios responsables
conforme a la Ley de transparencia y acceso a la información pública.

En el caso del CAP perteneciente a las Direcciones Regionales Sectoriales y demás

entidades que mantienen dependencia funcional y técnica con los Ministerios, se deberá
efectuar la publicación en el portal electrónico del Ministerio y en el del Gobierno
Regional que corresponda.

En el caso de empresas del Estado que se encuentren bajo el ámbito de FONAFE, se

deberá efectuar la publicación en el portal electrónico de FONAFE.

Niveles de aprobación

4.6. PRESUPUESTO ANALITICO DE PERSONAL – PAP

Marco Legal

Ley 14816 Ley Orgánica del Presupuesto Funcional de la República y su

complementaria Ley 16360.

Decreto Ley 22404 Ley General de Remuneraciones y demás Normas

Complementarias.

Ley Anual del Presupuesto General de la República

Directivas para la programación de los Presupuestos del Sector Público así como las
Directivas Metodológicas para la formulación de los mismos.

Leyes específicas sobre Reorganización y otros.

¿Qué es el PAP?

Los PAP son documentos en los cuales se consideran el presupuesto para los servicios
específicos de personal permanente y del eventual en función de la disponibilidad
presupuestal y el cumplimiento de las metas de los Sub-Programas, actividades y/o
Proyectos de cada Programa Presupuestario, previamente definidos en la estructura
programática, teniendo en cuenta los CAP y lo dispuesto por las normas de austeridad
en vigencia.

Los PAP se formularán a nivel de Programa y se sustentarán en los elaborados a nivel

de sub-Programa, Actividad y/o Proyecto y de Asignaciones Específicas, de tal manera
que posibiliten consolidar a nivel de Pliego.

Utilización

Los PAP se utilizan:

 En la etapa de la formulación del Presupuesto de la entidad, para conciliar con

la respectiva disponibilidad Presupuestal, los montos requeridos para las
Asignaciones Específicas.
 En la etapa de elaboración del proyecto de presupuesto de la entidad a nivel de
Programa y Pliego para la consolidación correspondiente.
 En la etapa de ejecución del presupuesto aprobado de la entidad como
documento base para efectuar procesos técnicos de personal como
nombramientos, ascensos, reasignaciones y otros, así como para efectuar
modificaciones del propio PAP, a nivel de Programa, Sub-Programa, Actividad
y/o Proyecto, según el caso.
 Como base indispensable para la formulación de la Planilla Única de Pagos -
PUP, la que debe ajustarse al correspondiente PAP.
 Como fuente informativa para estudio del gasto público en el área de
remuneraciones, tanto de la entidad como de la Administración Pública.

Elaboración del PAP

Serán elaborados cada uno en dos formularios. Formulario de detalle, denominado por
la letra A, B, C ó D correspondiente al personal Empleado Nombrado, Empleado
Eventual, Obrero Permanente y Obrero Eventual respectivamente.

 Para formular el PAP Empleado Nombrado: Las Plazas presupuestadas en el

ejercicio inmediato anterior (período Previo), deben ser presupuestadas para el
ejercicio vigente (Período Propuesto) con el nuevo monto de la Remuneración
Básica, según dispongan las normas vigentes sobre el particular. Dichas plazas
deben incluir a la totalidad del personal nombrado.
 Para formular el PAP Empleado Eventual: Se deberá ver los cargos o
funciones y la cantidad específica de acuerdo con la disponibilidad presupuestal
de la asignación respectiva, jornada de trabajo, duración y monto
correspondiente
 Para formular el PAP Obrero Permanente: Deberá consignarse los cargos
respectivos a funciones permanentes que correspondían al período previo, el
jornal básico diario no menor del jornal básico mínimo vital de la región, conforme
a las normas legales vigentes sobre el particular, con los correspondientes
totales, mensuales y anuales.
 Para formular el PAP Obrero Eventual: Se deberá ver los cargos o funciones
que van tener, la cantidad de obreros que va a ser de acuerdo con la
disponibilidad presupuestal que se le designe, correspondiente, a la jornada de
trabajo, duración, jornal diario, mensual y total.

Aprobación

Los PAP serán aprobados por el Titular del Pliego Presupuestal o por el funcionario a
quien se delegue en forma expresa esta competencia

Modificación

Los Presupuestos Analíticos de Personal podrán modificarse cuando las normas legales
vigentes lo permitan, así como por las siguientes causales:

 Por variación de las remuneraciones básicas resultantes de la recategorización,

en cumplimiento de disposiciones legales.
 Por creación de plazas, supresión, fusión o modificación de vacantes legalmente
autorizado para habilitar cargos con empleados en CAP en vigencia.
 Por reestructuración de la Entidad.

4.7. DOCUMENTOS DE GESTIÓN-LEY SERVIR

Con la promulgación de la Ley N° 30057 – Ley del Servicio Civil, la responsabilidad de
elaborar el Cuadro de Puestos de la entidad (CPE) y el Manual de Perfiles de Puestos
han sido encargados a la Unidad de Recursos Humanos, o a la que haga sus veces.
Estos documentos de gestión reemplazarán, respectivamente, al Cuadro para
Asignación de Personal (CAP) y Presupuesto Analítico de Persona (PAP), y al Manual
de Organización y Funciones (MOF).

A. Manual de Perfiles de Puestos (MPP)

Es el documento normativo que describe de manera estructurada todo los perfiles de
puestos de l Entidad, desarrolladas a partir de la estructura orgánica, el Reglamento de
Organización y Funciones (ROF), el Cuadro para asignación de Personal (CAP) O EL
Cuadro de Puestos de l Entidad (CPE) a que se refiere la Ley Nro 30057, Ley de
Servicio Civil, en caso de contar con este instrumento. El Manual de Perfiles de Puestos
(MPP) es un documento de gestión en el que se hallan de forma estructurada los perfiles
de puestos de una entidad. Sirve para precisar dónde, cómo y cuándo cada persona va
a prestar un servicio.
Fue aprobado mediante la RESOLUCIÓN DE GERENCIA GENERAL Nº 081-2018-
SERVIR-GG. El Manual de Perfiles de Puestos de una entidad se elabora durante la
Etapa 3 de los Lineamientos de Tránsito, luego de haber culminado con el
dimensionamiento de la entidad cuyo producto final es el cálculo de la dotación, que
servirá de marco de referencia y principal insumo para la elaboración de los perfiles de
puestos.

Importancia
El Manual de Perfiles de Puestos es el documento de gestión que contiene a los perfiles
de puestos de la entidad y es producto del proceso de Diseño de Puestos. Este proceso
se enlaza con otros procesos técnicos de la gestión de recursos humanos,
principalmente: selección, vinculación, inducción, período de prueba, desplazamiento,
evaluación del desempeño, administración de compensaciones, administración de
puestos, capacitación y progresión en la carrera, a partir de la información técnica de su
contenido. De acuerdo a la Directiva N' 002-2014-SERVIR/GDSRH "Normas para la
Gestión del Sistema Administrativo de Gestión de Recursos Humanos en las entidades
públicas", aprobada mediante Resolución de Presidencia Ejecutiva N' 238-2014-
SERVIR-PE.

B. Cuadro de Puestos de la Entidad (CPE)

El Cuadro de Puestos de la Entidad (CPE) es un instrumento de gestión que permite

valorizar integralmente los diferentes puestos al interior de una organización. En pocas
palabras, esta herramienta "determina el valor económico, el número de personas,
razón, proceso y dimensionamiento; información muy importante para que las
compañías puedan gestionar".

Fue creado por la Cuarta Disposición Complementaria Final de la Ley N°30057, Ley del
Servicio Civil y fue planteado como reemplazo del Cuadro para la Asignación de
Personal (CAP) y del Presupuesto Analítico de Personal (PAP). Desde entonces, es
usado por las entidades tanto públicas como privadas para establecer los puestos
(incluso los vacantes), así como la valorización de los mismos y el presupuesto
destinado a cada uno de ellos.

¿Cómo elaborar un Cuadro de Puestos de la Entidad?

Tres preguntas que toda empresa privada o pública debe hacerse para valorizar sus
distintos puestos: ¿quiénes somos?, ¿quiénes me faltan? y ¿quiénes me sobran? Estas
interrogantes son sumamente importantes para la gestión y la eficiencia organizacional.
El Cuadro de Puestos de la Entidad se diseña a través de un proceso que contiene los
siguientes pasos:

 En primer lugar, se determina la cantidad de personas, responsabilidades,

bienes y servicios que presta una entidad.
 Luego, se toma en cuenta el Manual de Perfiles de Puestos, que detalla de
manera estructurada todos los perfiles de puestos de una institución. En este
 punto ya se debe haber respondido a las tres preguntas clave planteadas
anteriormente.
 Con la información antes mencionada, se realiza un cuadro para la asignación
del personal. Este viene a ser un esquema provisional que, en una subsiguiente
etapa, es valorizado.
 Finalmente, en el caso de las entidades públicas, este cuadro es elevado al
Ministerio de Economía con validación de Servir, que determina si es viable
económicamente. Con su autorización, las organizaciones tienen claro hasta
dónde pueden contratar y cuál es el margen de maniobra que poseen.

Es importante indicar que antes de la elaboración del Cuadro de Puestos de la Entidad,

la empresa debe haber hecho la valorización de los puestos de acuerdo a la legislación
vigente, así como haber aprobado el Manuel de Perfiles de Puestos.

Mediante la definición de un Cuadro de Puestos de la Entidad, las entidades públicas y

privadas serán capaces de gestionar eficaz y eficientemente sus recursos humanos.
Esto mediante la planificación y administración ordenada de sus puestos y posiciones.

5. BIBLIOGRAFÍA

 Decreto Ley Nº 20316, Ley Orgánica del Instituto Nacional de Administración

Pública – INAP.
 Directiva N° 001-93-INAP/DNR R. J. N° 058-93-INAP/DNR
 Ley Nº 29158- Ley Orgánica del Poder Ejecutivo – LOPE.
 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto LEY Nº 28411.
 La Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado, Ley N° 27658.
 Decreto Supremo N° 123-2018-PCM
 Decreto Supremo N° 043-2004-PCM.
 Resolución Jefatural N° 182-79-INAP/DNR.
 Ley 27444 Ley de Procedimiento Administrativo General.
 Lic. Adm. (MS) Esteban Miguel Quispe Saravia: 1er. MÓDULO: CARACTERES
DEL SISTEMA DE RACIONALIZACIÓN ADMINISTRATIVA
 Jaime Castro Calderón. Sistemas Administrativos. Sistema Nacional de
Modernización del Estado. Propuesta de implementación del sistema
administrativo de modernización de la gestión pública desde el proceso de
racionalización y avances en las tecnologías de la información. PDF