UNIVERSIDAD LAICA VICENTE ROCAFUERTE DE GUAYAQUIL

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

ESCUELA DE CIENCIAS CONTABLES

TRABAJO DE INVESTIGACIÓN PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL

TÍTULO DE:
INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA - CPA

TEMA: “DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS PARA OPTIMIZAR EL

CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO CONTABLE DE LA EMPRESA
EUCALIPTO S.A. DE LA CIUDAD DE GUAYAQUIL PERÍODO 2012.

AUTORAS:
SRTA. JESSICA BERTHA FONSECA VEGA
SRTA. MARÍA VICTORIA TAPIA URDANIGO

TUTOR:
ECON. FULTON TEODOMIRO ZAMBRANO SALTOS, MBA.

GUAYAQUIL, OCTUBRE DEL 2013

I
 UNIVERSIDAD LAICA VICENTE ROCAFUERTE DE GUAYAQUIL

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

ESCUELA DE CIENCIAS CONTABLES

CERTIFICACIÓN DE ACEPTACIÓN DEL TUTOR

En mi calidad de Tutor del Proyecto de Investigación, nombrado por la Directora
de la Escuela de Ciencias Contables de la Universidad Laica Vicente Rocafuerte
de Guayaquil.

CERTIFICO:
Haber dirigido, revisado y analizado el Proyecto de Investigación con el tema:
“Diseño de Procedimientos para optimizar el Control Interno Administrativo
Contable de la empresa EUCALIPTO S.A. de la ciudad de Guayaquil
Período 2012, presentado como requisito previo a la aprobación y desarrollo de
la investigación para optar al título de:

Ingeniera en Contabilidad y Auditoría - CPA

La formulación del problema de investigación se refiere a la inexistencia de un

sistema de control interno administrativo y contable para el desarrollo de
las operaciones y actividades que ejecuta la empresa EUCALIPTO S.A. El
mismo que considero debe ser aceptado por reunir los requisitos legales,
viabilidad e importancia del tema.

Presentado por las Egresadas:

Srta. FONSECA VEGA JESSICA BERTHA C.C. 091738535-3

Srta. TAPIA URDANIGO MARÍA VICTORIA C.C. 092470549-4

___________________________________
MBA. ECON. FULTON ZAMBRANO SALTOS
TUTOR

I
 CERTIFICADO DE AUTORÍA Y CESIÓN DE DERECHOS

Nosotras: Jessica Bertha Fonseca Vega y María Victoria Tapia Urdanigo,

declaramos bajo juramento que la autoría del presente trabajo nos corresponde
totalmente y nos responsabilizamos con los criterios y opiniones que en él
mismo se declaran, como producto de la investigación realizada por nosotras.

De la misma forma cedemos nuestros derechos de autor a la Universidad Laica

¨Vicente Rocafuerte de Guayaquil¨, según lo establecido por la ley de propiedad
intelectual, por su reglamento y normatividad institucionalidad vigente.

Este proyecto se ha ejecutado con el propósito de cubrir una necesidad dentro

de la empresa EUCALIPTO S. A que es la de falta de Control Interno para que
se obtengan un mejor manejo y que cuenten con un manual de procedimientos
que les permita determinar tener un eficaz rendimiento y provecho de los
recursos que posee con el objeto de obtener mejor resultados.

____________________________

Srta. Jessica Bertha Fonseca Vega

C.I. 091738535-3

II
 CERTIFICADO DE AUTORÍA Y CESIÓN DE DERECHOS

Nosotras: Jessica Bertha Fonseca Vega y María Victoria Tapia Urdanigo,

declaramos bajo juramento que la autoría del presente trabajo nos corresponde
totalmente y nos responsabilizamos con los criterios y opiniones que en él
mismo se declaran, como producto de la investigación realizada por nosotras.

De la misma forma cedemos nuestros derechos de autor a la Universidad Laica

¨Vicente Rocafuerte de Guayaquil¨, según lo establecido por la ley de propiedad
intelectual, por su reglamento y normatividad institucionalidad vigente.

Este proyecto se ha ejecutado con el propósito de cubrir una necesidad dentro

de la empresa EUCALIPTO S. A que es la de falta de Control Interno para que
se obtengan un mejor manejo y que cuenten con un manual de procedimientos
que les permita determinar tener un eficaz rendimiento y provecho de los
recursos que posee con el objeto de obtener mejor resultados.

____________________________

Srta. María Victoria Tapia Urdanigo

C.I. 092470549-4

III
 AGRADECIMIENTOS

Debo agradecer de manera especial a Dios por haberme permitido culminar con
éxito una nueva etapa en mi vida profesional la cual me llena de mucha
satisfacción y orgullo.

A mi familia y amigos quienes por ellos soy lo que soy.

Para mi madre por su apoyo incondicional, amor y ayuda en los momentos

difíciles.

A mis hermanos por estar presentes acompañándome y dándome fuerzas.

Gracias también a mis amigos de siempre los cuales son y serán siempre
importantes en mi vida y este logro también es para ellos.

María Victoria Tapia Urdanigo

IV
 AGRADECIMIENTOS

A DIOS TODOPODEROSO, quien me ha dado la vida y por haberme permitido

culminar con éxito una nueva etapa en mi vida profesional, la cual me llena de
mucha satisfacción y orgullo.

A MIS PADRES, José Fonseca L. y Sila Vega C. quienes siempre me

ofrecen su apoyo incondicional en todas las circunstancias de la vida, porque sin

ellos no lo hubiese logrado y a MIS HERMANOS, Ademir, Bella y Joel por estar

presentes acompañándome y dándome fuerzas.

A MI AMADO ESPOSO, Telmo Sánchez por comprenderme y afirmar

todos estos años de mi carrera y de manera muy especial y a MIS ADORADOS

HIJOS Renato y Daniela, quienes son el motor que me impulsa día a día a

superarme.

A MI COMPAÑERA DE TESIS, María Victoria Tapia con quien he

compartido momentos difíciles y logros en todo este tiempo de amistad.

A NUESTRO TUTOR MBA. ECON. Fulton Zambrano Saltos quien nos

ha impartido sus conocimientos y ayuda necesaria para la culminación de

nuestra tesis y en general a todas las personas que estuvieron apoyándome

desinteresadamente.

Jessica Bertha Fonseca Vega

V
 DEDICATORIAS

A Dios, por su amor infinito, por brindarme sabiduría y paciencia.

A mi madre Aracely, a quien le debo toda mi vida, le agradezco su amor y

por haber confiado en mí en todo momento, y haberme acompañado siempre en

cada una de mis decisiones que me han ayudado a crecer.

A mis hermanos, quienes de alguna manera han estado presentes en

muchos momentos de la vida los cuales son significativos para mí.

A mis amigos de toda la vida los cuales estuvieron conmigo en todo

momento apoyándome.

María Victoria Tapia Urdanigo

VI
 DEDICATORIAS

A DIOS TODOPODEROSO, por haber bendecido mi vida, gracias a su

amor infinito y haberme permitido cumplir uno de mis objetivos.

A MIS HIJOS: Renato y Daniela que son el regalo más grande que la

naturaleza me ha ofrecido, gracias Dios por bendecirme de tal manera.

A MI ESPOSO Telmo Sánchez que ha sido el impulso durante toda mi

carrera y el pilar principal para la culminación de la misma, que con su apoyo

constante y amor incondicional ha sido amigo y compañero inseparable a quien

admiro y del cual me siento orgullosa por ser un buen hombre.

A MIS PADRES Y HERMANOS, por su aprecio y apoyo en tiempos

difíciles, cuyo afecto resulta invaluable por la situación misma de la primacía de

la unidad familiar.

Jessica Bertha Fonseca Vega

VII
 RECONOCIMIENTOS

A LA UNIVERSIDAD LAICA VICENTE ROCAFUERTE principalmente a la

Escuela de Ciencias Contables y a sus catedráticos que nos impartieron en las
aulas todos sus conocimientos y mostraron también sus valores, permitiendo así
una formación integral en nosotras y todos sus alumnos, por eso mil gracias a
nuestro glorioso templo del saber.

Agradecemos a NUESTROS MAESTROS Y ASESORES DE TESIS que por

varios años impartieron sus conocimientos y que, por último, aportaron con
criterios, consejos, y tiempos valiosos para la culminación de este trabajo. Para
todos ustedes nuestra gratitud y respeto.

De manera muy especial al Sr. Econ. FULTON TEODOMIRO ZAMBRANO

SALTOS, por la orientación y ayuda que nos brindó para la realización y
culminación de esta tesis, por su apoyo y amistad que nos permitieron aprender
mucho más que lo aprendido en este proyecto.

VIII
 RESUMEN

CAPITULO 1

EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN

El establecer un diseño de procedimientos varios para optimizar el

Control Interno Administrativo-Contable y Financiero para la empresa
EUCALIPTO S.A. de la ciudad de Guayaquil Período 2012, es de vital
importancia ya que a través de ella potencializará su desarrollo y crecimiento
organizacional, así como una planeación estratégica clave para su operatividad a
través de manuales de organización, de procedimientos de las principales
cuentas contables y procedimientos en el área.

CAPITULO 2

FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA

Una breve reseña histórica de la empresa EUCALIPTO S.A., su

estructura organizacional, el marco conceptual y terminología de conocimiento
general y específico así como las bases necesarias para la estructuración del
desarrollo del presente proyecto que serán potencializadas y enfocadas
proactivamente a través de nuestra propuesta en el capítulo 4.

CAPÍTULO 3

METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN

A través de un estudio de población y muestra y mediante los métodos de

encuesta y entrevistas estableceremos y conoceremos las principales falenciasy
aspectos que tiene y que se desea mejorar con nuestra propuesta para la
empresa EUCALIPTO S.A. de la ciudad de Guayaquil. Período 2012.

IX
 CAPÍTULO 4

LA PROPUESTA

Se procedió a la elaboración de un modelo de procedimientos de Sistema

de Control interno que no solo se basa en la estructuración y elaboración de
manuales administrativos sino también en manuales de procedimientos de las
principales cunetas y procesos claves en la operatividad del negocio, contando
además con las directrices de tener con un factor humano apropiado y calificado.

El factor humano dentro de una empresa es vital pues el éxito de una

empresa dependerá del desempeño de sus colaboradores sin importar la misma,
para que dicho factor funcione eficientemente, además de cumplir con los
requisitos de los perfiles que cada cargo exija, deben conocer claramente las
funciones y las responsabilidades descritas en los manuales propuestos que la
empresa EUCALIPTO S.A. les ha delegado.

Para finalizar se realizaron conclusiones y recomendaciones evaluados a

base de indicadores, riesgos y controles identificados en el proceso, además de
la bibliografía y referencias enmarcada en normas APA y los respectivos anexos.

X
 ÍNDICE GENERAL

CARÁTULA…………………………………………………………………………
CERTIFICACIÓN ACEPTACIÓN DEL TUTOR…………………………...…… I
CERTIFICADO DE AUTORÍA Y CESIÓN DE DERECHOS……................... II
AGRADECIMIENTOS……………………………………………….................... IV
DEDICATORIAS………………………………………………………………….. VI
RECONOCIMIENTOS……………………………………………………………. VIII
RESUMEN…………………………………………………………………………. IX
ÍNDICE GENERAL………………………………………………………………... XI

XI
 TABLA DE CONTENIDOS

CAPÍTULO I

EL PROBLEMA A INVESTIGAR
Tema Pág.
1.1. Tema del Proyecto de Investigación………………………………………1
1.2. Planteamiento del problema……………………………………..…………1
1.2.1. Introducción al problema…………………………………………….3
1.2.2. Características del problema………………………………………..4
1.2.3. Árbol de problemas……………………………………..………….…4
1.3. Formulación del problema……………………………………………….….6
1.4. Delimitación del problema…………………………………………………..8
1.5. Límites de la investigación……………………………………………….…8
1.6. Justificación de la investigación…………………………………………..8
1.7. Ubicación del problema en un contexto…………………………………10
1.7.1. Análisis de Causas y Consecuencias…………………….………10
1.8. Objetivos de la Investigación………………………………………………11
1.8.1. Objetivo General………………………………………………………11
1.8.2. Objetivos Específicos……………………………….………………11
1.9. Identificación de las variables……………………………………………..12
1.9.1. Variables Independientes……………………………………………12
1.9.2. Variables Dependientes……………………………………………...13
1.10. Hipótesis de la investigación…………………………………………......13
1.10.1. Hipótesis General…………………………………………………....13
1.10.2. Hipótesis Particulares………………………………………….…...13
1.11. Operacionalización de la investigación………….……………………...14

CAPÍTULO 2

FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA

2.1. Antecedentes generales…………………………………………………….15

2.2. Marco Referencial………………………………………….………………...16

XII
2.3. Marco Legal………………………………………………..………………...16
2.3.1. Constitución Política del Ecuador………………………………..17
2.3.2. Código del Trabajo…………………………………………………..18
2.3.3. Código Tributario……………………………………….…………...18
2.3.4. Ley de Compañías……………………………………….…………..21
2.4. Marco Conceptual……………………………………….……………….....22
2.4.1. El Control Interno……………………………………….…………...23
2.4.2. Planificación Estratégica……………………………………….…..30
2.4.3. La Administración Financiera………………………………….….32
2.4.4. Los Manuales de Administración………………………………....33
2.5. Glosario de Términos………………………………..…………………......35

CAPÍTULO III

METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN

3.1. Introducción a la Investigación………………………………………..….43

3.2. Tipos de investigación……………………………………….……….....…43
3.2.1. Métodos a utilizar………………………………………….…….…...43
3.2.2. Diseño de la investigación………………………………….….…..44
3.2.3. Población………………………………………………………….…..44
3.2.4. Muestra………………………………………………….………….….45
3.2.5. Técnicas e instrumentos de recolección de datos…………….45
3.2.6. Diseño del cuestionario……………………………………….…....46
3.2.7. Procesamiento y análisis de datos………………………...….….48
3.2.8. Presentación de resultados…………………………………….….48
3.2.9. Cronograma de actividades…………………………………….….49
3.2.10. Presupuesto para la recolección de datos……………...….….50
3.3. Análisis de Resultados………………………………………………….….51
3.3.1 Análisis Global de resultados obtenidos……………………..….71

XIII
 CAPÍTULO IV

LA PROPUESTA

4.1. Título de la propuesta………………………………………………..….….72

4.2. Justificación de la propuesta……………………………………….….….72
4.3. Objetivo General de la Propuesta…………………………...……..….….73
4.4. Objetivos específicos de la propuesta………………………..…..….….73
4.5. Hipótesis de la propuesta…………………………..………...……..….….74
4.6. Listado de contenidos…………………………..………...…………….….75
4.6.1 Flujo y desarrollo de la propuesta……………………………..….75
[Link] Desarrollo Organizacional para la empresa
EUCALIPTO S.A. …………………………..….…...…..…..….…..76
[Link]. Organigrama estructural para la empresa
EUCALIPTO S.A. …………………………..………...……..……..77
[Link]. Estructura y elaboración de Mecanismos para Control
Interno Diagramas de Flujos y Manuales de
procedimientos para las áreas Financiera y Contable
de la empresa EUCALIPTO S.A. …………………………..…..78
[Link]. Manuales de organización elaborados para optimizar
el Control Interno de la empresa EUCALIPTO S.A. ……..….79
[Link] Manuales de procedimientos para las cuentas contables….79
Manual general de organización………...……..………...….…80
Manual de procedimientos de la cuenta: caja y banco……102
Manual de procedimientos para la cuenta: cuentas y
documentos por cobrar………...……..………...…………...…113
Manual de procedimientos para la cuenta: cuentas y
documentos por pagar………...……..………...……………….123
Manual de procedimientos para la cuenta: propiedad,
planta y equipo………...……..………...……………………..….134
Manual de procedimientos para la cuenta: inventarios…...148
Manual de procedimientos para la cuenta: ingresos
y gastos………...……..………...………………………………….157
[Link] Resumen de optimización del Control Interno

XIV
 de la empresa EUCALIPTO S.A. ……….............……..…………….169

4.6.2. Estructura de Riesgos y controles generados durante el

Diseño de procedimientos para optimizar el Control
Interno Financiero y Contable de la empresa
EUCALIPTO S.A………………………………………………………170
4.6.3. Determinación del Cronograma de Revisión. ………...............171
4.7. Impacto, Producto, Beneficios obtenidos. ………..........……..……....172
4.8. Seguimiento……….............……………….……………...……………….172
4.9. Validación de la Propuesta. ……….............……..………….…..…….173
4.9.1. Validación de un Experto. ……….............……..….…………..…….173
4.10. Conclusiones. ……….............……..………………………….....…….176
4.10. Recomendaciones……….............……..……………….……….....….177
Fuentes bibliográficas……….............……..……………………………...…….204

XV
 ÍNDICE DE TABLAS Y CUADROS

Cuadro No. 1 :Operacionalización de la investigación ............................................ 14

CuadroNo. 2: Beneficios de la aplicación de Control Interno. ................................. 15
Cuadro No.3: Cuestionario ..................................................................................... 48
Cuadro No.4: Cronograma de actividades .............................................................. 50
Cuadro No.5: Presupuesto para la recolecciòn de datos ........................................ 51
Cuadro No.6: Análisis global de resultados ............................................................ 72

XVI
 ÍNDICE DE GRÁFICOS

Gráfico No. 1 : .......................................................................................................... 6

GráficoNo. 2: . ........................................................................................................ 17
Gráfico No. 3: ........................................................................................................ 23
Gráfico No. 4: ........................................................................................................ 24
Gráfico No. 5: ........................................................................................................ 33
Gráfico No. 6: ........................................................................................................ 46
Gráfico No. 7: ........................................................................................................ 47
Gráfico No. 8: ........................................................................................................ 52
Gráfico No. 9: ........................................................................................................ 53
Gráfico No.10: ....................................................................................................... 54
Gráfico No.11: ....................................................................................................... 55
Gráfico No.12: ....................................................................................................... 56
Gráfico No.13: ....................................................................................................... 57
Gráfico No.14: ....................................................................................................... 58
Gráfico No.15: ....................................................................................................... 59
Gráfico No.16: ....................................................................................................... 60
Gráfico No.17: ....................................................................................................... 61
Gráfico No.18: ....................................................................................................... 62
Gráfico No.19: ....................................................................................................... 63
Gráfico No.20: ....................................................................................................... 64
Gráfico No.21: ....................................................................................................... 65
Gráfico No.22: ....................................................................................................... 66
Gráfico No.23: ....................................................................................................... 67
Gráfico No.24: ....................................................................................................... 68
Gráfico No.25: ....................................................................................................... 69
Gráfico No.26: ....................................................................................................... 70
Gráfico No.27: ....................................................................................................... 71
Gráfico No.28: ....................................................................................................... 76
Gráfico No.29: ....................................................................................................... 77
Gráfico No.30: ....................................................................................................... 78
Gráfico No.31: ..................................................................................................... 171
Gráfico No.32: ..................................................................................................... 172

XVII
 CAPÍTULO I

EL PROBLEMA A INVESTIGAR

1.1. Tema del Proyecto de Investigación

Diseño de Procedimientos para optimizar el Control Interno

Administrativo-Contable de la empresa EUCALIPTO S.A. de la ciudad de
Guayaquil Período 2012.

1.2. Planteamiento del problema

En toda investigación es importante como se plantea el problema, su

solución quedaría para segundo plano, por lo tanto, el diseñar controles
administrativos contables es de mucha importancia para las pymes y aun para
las grandes empresas. Esto permite optimizar los recursos humanos, de
procesos y tecnológicos, lo que motiva a encontrar soluciones que puedan ser
aplicadas por todos los directivos y administradores en los diferentes
departamentos en cada empresa.

La Sociedad Eucalipto S.A. es una empresa en la cual su estructura

administrativa contable no está organizada de la mejor manera, por lo tanto son
confiables sus estados contables frente a los fraudes, eficacia y eficiencia en la
parte operativa.

Algunas organizaciones hasta el momento no cuentan con un control

interno, por lo cual no pueden prevenir errores hasta posibles fraudes. Mantener
un control sobre las operaciones que se realiza dentro de una organización,
aunque los propietarios se alejan del control rutinario de las operaciones
frecuentes. Todas estas actividades se reflejan en los Estados Financieros, que
son nuestra base para saber en qué situación financiera nos encontramos en
algún momento y de ahí proyectarnos.

1
 La situación actual a la que deben enfrentarse las empresas las obliga a
desarrollar mecanismos de adaptación y buscar nuevas maneras de operación
dentro de las mismas que le permitan sobrevivir en este entorno económico que
nos encontramos en la actualidad. Podemos crear estrategias dinámicas
basadas en la situación que se encuentre la empresa realmente.

Los procedimientos empleados por la Sociedad no han fortalecido los

controles, esto ha ocasionado que no se lleve de forma adecuada las
operaciones contables financieras y administrativas, debido a que no existen
controles internos operativos para detectar errores y poder solucionarlos en el
momento en que ocurren. A medida que la Sociedad va creciendo las
responsabilidades y deberes también, por tal motivo es necesario revisar los
controles y procedimientos de cada área con la finalidad de corregir y mejorar las
diferencias que obstaculizan la obtención de los fines propuestos.

Las soluciones de la empresa tienden a cambiar en la medida en que se

incrementa el número de empleados, las cifras de ventas y la complejidad de las
operaciones.

Con la implantación del sistema de control interno este ira adquiriendo

especial importancia he ir ampliando ámbitos de aplicación dentro de la
organización. Esta aplicación será un manual que contenga una guía o
normativa para el control necesario de las operaciones realizadas por dicha
industria para que al final se complementen y así limitar los riesgos que afectan
las actividades de la sociedad.

Para poder lograr este objetivo se debe poseer un profundo conocimiento

de la entidad con el fin de ir identificando los riesgos relevantes los cuales
pueden ser internos o externos para ir analizando posteriormente la solución
con el control vigente de la empresa el cual tendrá como tarea minimizar impacto
dentro del giro del negocio. La inexistencia de hasta este momento de un control
interno en el ámbito Administrativa-Contable y Financiero, provoca que el
empresario no conozca con exactitud su estado financiero.

2
1.2.1. Introducción al problema

En la actualidad todas las empresas sienten la necesidad de ir

adquiriendo y mejorando sus procedimientos para así garantizar un desarrollo
óptimo en el cual esto conlleve a tener un eficaz funcionamiento y es necesario
un mecanismo del Control Interno donde se brinde una seguridad razonable.

Al realizar el diagnóstico de la situación de la empresa, se observó que

no cuenta con un adecuado proceso de control Interno en las diferentes áreas
especialmente en la Administrativa – Contable y Financiera, tales como:

Procedimientos aplicados para la selección de personal no son

adecuados,

Su organigrama no está debidamente estructurado, así como la

comunicación interdepartamentales.

Lejos está el tiempo en que el departamento de contabilidad era

conceptualizado como un “gasto”, pues su capacidad para generar valor para la
empresa era mínima. Por el contrario, actualmente la contabilidad ha pasado a
ser una herramienta imprescindible para la gestión gerencial, es decir, una
“inversión”.

Sin embargo, pasar de una Contabilidad “gasto” a una Contabilidad

“inversión”, no es tarea fácil, por lo que muchas empresas tienen serios
problemas con la administración de su departamento de contabilidad, además de
problemas tributarios derivados de una mala gestión de dicha área. Si el
departamento de contabilidad de su empresa presenta estados financieros
extemporáneos, incurre en multas por errores u omisiones tributarias y no le
ayuda en la gestión, son síntomas inequívocos de que su contabilidad es un
“gasto”, puesto que seguramente no cumple con los siguientes cuatro propósitos
fundamentales:

1) Informes que permitan la planificación y control de los costos de

operación.

3
 2) Informes sobre la rentabilidad de los productos, clientes, marcas,
canales de distribución y demás.

3) Informes para la toma de decisiones estratégicas.

4) Informes financieros para uso externo elaborados de acuerdo con

Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.

Formar equipos de profesionales para un departamento de contabilidad,

requiere una alta especialización, y creemos, que las empresas, en vez de
invertir tiempo y recursos en generar estas capacidades, deben concentrase en
la médula de su negocio.

1.2.2. Características del problema

Falta de control en el área administrativa donde las personas no tienen

una cultura de responsabilidad y necesitan de su superior para realizar
sus actividades con responsabilidad y conciencia.

Incumplimiento de la Gestión de Cobranzas que no permite la fluidez de

los fondos de la empresa y la retroalimentación del capital.

Selección de Proveedores sin cotizaciones previas que no brindan

seguridad ni confianza en la calidad del servicio que brindan.

Incumplimiento de políticas administrativas.

1.2.3. Árbol de problemas

Se partirá por definir qué se entiende por árbol del problema:

El Árbol de Problemas es una herramienta de análisis en la fase de

planificación de los procesos de fiscalización operativa y evaluativa. Dicha
herramienta se puede aplicar ya sea después de utilizar el Diagrama de Entorno,

4
como también luego de la determinación de las áreas críticas, justo antes de
iniciar la formulación de los programas específicos de trabajo.

El Árbol de Problemas es un apoyo metodológico, cuya aplicación

coadyuva al establecimiento de los objetivos de un determinado programa de
trabajo. Esto permitirá visualizar y establecer las alternativas de solución, y
estructurar tales objetivos de una forma más expedita y fácil. El conocer del
problema consta de al menos dos partes:

Conocer su importancia, sus incidencias, el peligro que representa

para la organización, es decir, los efectos que ocasiona, los
cuales deben estar claramente identificados. Este examen
sistemático permite verificar que el problema merece ser resuelto.

Identificar la razón de ser del problema, es decir, se deben

también identificar las causas que lo generan. Esto permite
visualizar el camino que se debe seguir para la búsqueda de
soluciones.

El árbol de problemas es una ayuda importante para entender la

problemática a resolver. En él se expresan, en encadenamiento tipo causa y
efecto, las condiciones negativas percibidas por los involucrados en relación con
el problema en cuestión.

En el cuadro a continuación se presenta el árbol de problemas objeto de

nuestro estudio.

5
Gráfico N.- 1 Árbol de Problemas
Elaborado por: Jessica Bertha Fonseca Vega y María Victoria Tapia Urdanigo

1.3. Formulación del problema

¿Es necesario implementar procedimientos de control interno en las

áreas más importantes de la empresa EUCALIPTO S.A.?

En la empresa Eucalipto S.A. en la actualidad mantiene un problema de

procedimientos en todos los movimientos Administrativos-Contables y

6
Financieros que conforman la esencia de su operatividad. Al contar con métodos
de organización y control interno establecidos en manuales de procedimientos,
dicha implementación le permitirá alcanzar los sitiales de competitividad.

Contar con una empresa con una organización adecuada a la tarea

económica que realiza, para que así sus departamentos mejoren los resultados y
como uno de los propósitos fundamentales es también el mejor manejo de
personal el cual deberá tener un conocimiento básico o extenso según lo
requiera el puesto, el cual incluye un plan estratégico que sea la guía para el
logro del objetivo esperado.

Dentro de cada uno de los puestos dentro de la empresa es describir las

funciones y responsabilidades para cada uno de los puestos dentro de la
organización contando con manuales de control y procedimientos los cuales
deben ser accesibles.

La finalidad de toda organización es el de obtener un lucro derivado de

su actividad, aprovechando las variaciones que ocurren en el mercado
generalmente esto ocurre en el precio de los productos.

Los procesos y procedimientos no todos deben estar documentados y

formalizados antes de iniciar, al principio estos procesos pueden resultar un poco
lento, pero a medida que la sociedad comprenda de su importancia y comience a
ver los resultados deseados se agilizara.

Si se iniciara con los requisitos antes mencionados los cuales se

consideren para la sociedad un talón de Aquiles que pueda seguir afectando la
marcha y los resultados.

La recopilación de información y actualizaciones de los procesos y

procedimientos deben de ser una responsabilidad de cada una de las personas
que conforman la empresa bajo la expectativa que son los que poseen la
información y que una vez que se encuentre operando los beneficios lo
recibieran ellos.

7
1.4. Delimitación del problema

Campo: Servicio
Área: Administrativa-Contable y Financiera
Aspecto: Diseño de procedimientos para optimizar el
Control Interno Administrativo-Contable y Financiero de la empresa Eucalipto
S.A.
Delimitación temporal: 2012
Marco espacial: Víctor Manuel Rendón 920 y Rumichaca.
Población: Departamento Administrativo-Contable y
Financiero.
Periodo de investigación: 6 meses

1.5. Límites de la investigación

Entre las limitaciones podemos encontrar las siguientes:

Incumplimiento de los procesos operativos en la sociedad mala

toma de decisiones.

Rotación del personal frecuentemente, del cual no se posee un

acta de recepción de sus funciones.

Recursos no utilizados por falta de organización.

1.6. Justificación de la investigación

Al realizar la investigación de la situación de la empresa EUCALIPTO

S.A.; se pudo determinar la falta de controles en áreas como Contabilidad,
Administración y Finanzas, así como una inadecuada segregación de funciones
en las actividades del personal, manejo de documentación soporte de las
transacciones y operaciones.

Por tal motivo se pretende implementar un Proceso de Control Interno en

las áreas críticas antes mencionadas.

8
 La aplicación de este proceso propuesto beneficiara a la organización en
su conjunto, brindándoles seguridad y confianza a cada una de sus áreas y
operaciones, con esto se pretende controlar y evitar el mal funcionamiento de los
procesos anteriormente señalados, eliminando todo tipo de mala práctica de los
registros y un adecuado y correcto desenvolvimiento de las actividades.

Para el correcto uso y manejo del proceso se aplicara teorías, conceptos

y parámetros en los que se desenvuelven la Sociedad dentro de un ámbito
empresarial. Debido a que finalidad principal del Proceso de Control Interno es
suministrar todas las medidas de eficiencia, que permita a la gerencia estar
segura de que las operaciones de su negocio están siendo desarrolladas de la
mejor forma que le facilite a la administración tomar las decisiones adecuadas y
oportunas, resuelta indispensable implementar un proceso de control, el cual
consiste en mejorar los procedimientos, llevar adecuadamente los registros con
el fin de conocer en un momento determinado la situación económica de la
empresa, caso contrario se perderá con facilidad control de las operaciones y la
información del avance y crecimiento de la sociedad.

En el mundo actual los procesos son posiblemente el elemento más

importante y más extendido en la gestión de las empresas, especialmente de las
que basan su sistema de control eficiente. Este interés por todos los procesos
administrativos-contables y financieros sirve para reforzar y emplear a fondo los
conocimientos disponibles en la empresa, encontraron muchas dificultades en su
aplicación y práctica. Probablemente una información insuficiente sobre los
requisitos exigibles a la cultura de la empresa, junto con el problema siempre
presente de la falta de tiempo (para explicar, para experimentar), hicieran
fracasar muchos intentos de este tipo de organización, que pocas veces llegó a
probarse en condiciones adecuadas para garantizar el éxito. Todos estos
parámetros han servido de guías, base y fundamento para poder establecer
diferentes mecanismos que servirán para optimizar el Control Interno de la
empresa EUCALIPTO S.A. desarrollado en el capítulo cuatro.

9
1.7. Ubicación del problema en un contexto

El problema se lo enfoca en la falta de control interno el cual es un riesgo

y puede considerarse como una posibilidad de la existencia de errores o
irregularidades en el giro del negocio y el hecho de que los mismos no sean
descubiertos. Los errores o irregularidades se generan por la falta de
conocimiento de las normas y políticas que posee la empresa, así como de las
directrices de como desempeñar una función o cargo y como hacer frente a los
problemas que se derivan.

Podemos mencionar que la causa de la desorganización se debe a la

rotación que estos últimos años ha tenido que afrontar la empresa, con esto se
ha generado vacíos dentro de los procesos a seguir con el nuevo personal. A los
cuales se les debería brindar una capacitación para cada una de sus áreas de
trabajo para que si el desarrollo de las operaciones fluyan de manera correcta.

1.7.1. Análisis de Causas y Consecuencias

Causas

Inadecuada optimización del tiempo para desarrollar los procesos de

control en los diferentes departamentos de la empresa.

Carencia y falta de recursos tecnológicos que permitan mejorar la calidad

del servicio e información.

Ausencia de motivación del personal al aprendizaje por su complejidad

en el trabajo.

Bajo rendimiento del personal administrativo.

Falta de conocimiento de procedimientos y funciones.

10
Consecuencias

Falta de Control Interno en las áreas Administrativo-Contable y

Financiero lo que genera incremento de costes por la baja eficiencia
operativa, cometimiento de errores y retrasos.

Ineficiente aplicación de procesos que permitan optimizar los recursos en

los procesos contables de la empresa.

Deficiencia en el uso de software contables acordes a las exigencias del

mundo moderno.

Dificultad en la integración laboral para el trabajo en equipo.

Atención poco dinámica a los problemas interdepartamentales que se

pueden presentar dentro de la empresa.

1.8. Objetivos de la Investigación

1.8.1. Objetivo General

Diseñar procedimientos para optimizar un proceso de Control

Interno en la empresa EUCALIPTO S. A., que se adapte a las
necesidades de la misma y que proporcione mayor y mejor
manejo en las diferentes áreas Administrativo-Contable y
Financiera que permita la toma de decisiones de forma clara y
oportuna, fortaleciendo el sistema del control interno en las áreas
antes mencionadas esto nos permitirá minimizar errores y
fraudes.

1.8.2. Objetivos Específicos

Mejorar los procedimientos y los registros contables,

disminuyendo la posibilidad de error por falta de conocimiento o
de uniformidad con las políticas de la Organización.

11
 Establecer procedimiento para los diferentes departamentos en el
área Administrativa-Contable y Financiera con el objeto de
optimizar las actividades y aumentar la productividad y eficiencia.

Diseñar Proceso de Control Interno para todo el personal

estableciendo los tiempos de entrega de los diferentes trabajos de
las diferentes áreas de la empresa EUCALIPTO S.A.

Actualizar las actividades de la organización las mismas que nos

permitan obtener mejores resultados y así evitar posibles fraudes
por parte de los colaboradores.

Cumplir de manera eficaz y oportuna el registro de las

transacciones operativas, financiera y contable de EUCALIPTO S.
A, para obtener una información actualizada y que refleje la
situación económica financiera en forma real de la misma.

1.9. Identificación de las variables

El determinar las variables permite clarificar el campo de acción de toda

investigación, y para este proyecto, se identificó a la variable dependiente bajo
un proceso de observación para luego identificar las posibles causas del
problema que pasarían a ser las variables independientes, las cuales detallamos
a continuación:

1.9.1. Variables Independientes

Las estructuras complejas y de largos procedimientos no

definidos dentro de una organización no permiten optimizar tiempo
y dinero.

Los procesos que determinan las funciones de los colaboradores

dentro de la organización deben de contar con una correcta
parametrización.

12
 Las políticas y procedimientos deben ser comunicados de
manera oportuna a los colaboradores y a su vez su transmisión a
los funcionarios.

1.9.2. Variables Dependientes

Los largos procesos burocráticos desalientan y obstaculizan un

adecuado manejo y esto no permite una rentabilidad en las
actividades administrativas-contables y financieras que se
realizan.

Minimizar por parte de la alta gerencia el incumplimiento de las

políticas y procedimientos establecidos.

Eficacia en las transacciones de las operaciones realizadas de la

organización.

1.10. Hipótesis de la investigación

1.10.1. Hipótesis General

La estructuración de un sistema de control interno, su diseño e

implementación permitirá optimizar su operatividad, minimizar errores y posibles
fraudes en las operaciones de la empresa EUCALIPTO S.A., y a su vez se
incrementará la efectividad de la organización, confiabilidad de la información y
toma oportuna de decisiones.

1.10.2. Hipótesis Particulares

Los mecanismos de comercialización y estrategias en la atención

y servicio al cliente; y ventas no son los adecuados dentro de la
empresa.

13
 La implementación de un Control Interno en la empresa Eucalipto
S.A. permitirá evaluar los procesos y funciones del recurso
humano que tiene la empresa.

La falta de información confiable no permite una buena toma de

decisiones en el proceso administrativo-contable y financiero de la
empresa Eucalipto S.A. de la ciudad de Guayaquil.

1.11. Operacionalización de la investigación

Cuadro N.- 1. Operacionalización de la Investigación.

Elaborado por: Jessica Bertha Fonseca Vega y María Victoria Tapia Urdanigo

14
 CAPÍTULO 2

FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA

2.1. Antecedentes generales

Es así que con el paso de los años, y con el crecimiento que ha tenido en
los últimos tiempos esta empresa, se han adquirido nuevas estrategias de
desarrollo que son indispensables para el crecimiento de su actividad y los
servicios que se derivan, principalmente en lo que a cuestiones financieras y de
presupuestos se refieren.

El mundo moderno es muy competitivo y esto no permite que las

empresas sean estas pequeñas, medianas o grandes, consideren en el
desarrollo de sus procesos algún tipo de desperdicio, por muy pequeño que este
fuere y en el campo que sea, Administrativo-Contable y Financiero o en la
logística. EUCALIPTO S.A. no puede ser excluida de la modernización, y por lo
tanto, amerita de la aplicación tecnologías que vayan de acorde con los procesos
de control. Esto con el objeto de asegurar un correcto funcionamiento y
adecuado control interno, que entre sus objetivos principales le brinde a la
empresa mejoras en los siguientes puntos:

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO-CONTABLE Y FINANCIERO

•Seguimiento de politicas eficientes.

•Aseguración de protección de activos.
•Evitar fraudes.

CIRCUITO DE INFORMACIÓN

•Captación de datos correctos y fiables.

•Controles adicionales.

CONTABILIZACIÓN
•Situación financiera correcta.
•Información siguiendo criterios, normas y politicas establecidas conforme a NIIF.

Cuadro N.- 2. Beneficios de la aplicación de Control Interno.

Elaborado por: Jessica Bertha Fonseca Vega y María Victoria Tapia Urdanigo

15
 Los controles a implantar en un sistema contable variaran siempre de
unos a otros en función de la naturaleza, tamaño y características propias de la
empresa, no obstante determinados controles serán comunes en la mayoría de
empresas como por ejemplo un arqueo físico de caja que lo pueden hacer una
industria hasta un bazar, pero existirán ciertos parámetros que indiquen un
modelo de control basado en la operatividad y esencia propia de la
organización1.

Bajo estos antecedentes, el objetivo de un sistema de controles internos

contables se basará en la definición de una metodología apropiada para el
proceso de la información contable y en la garantía de una correcta gestión que
eviten la posibilidad de errores y fraudes.

2.2. Marco Referencial

El control interno es la base fundamental en toda actividad que abarca

todas las operaciones derivadas de las actividades; como: Producción, Finanzas,
Contabilidad, Ventas, Administración de la organización.

Los diferentes departamentos de EUCALIPTO S.A., especialmente en el

que se maneja toda la estructura financiera, presenta engorrosos pasos a la hora
de llevar a cabo todas sus actividades, lo que no optimiza el tiempo y retrasos en
la generación de información financiera e incremento de costos por la duplicidad
de funciones y cometimiento de errores en la empresa EUCALIPTO S.A.

2.3. Marco Legal

Para del desarrollo de nuestro presente trabajo de investigación

utilizaremos las siguientes bases legales, comenzando desde la Carta Magna
que es nuestra Constitución Política hasta las leyes subsecuentes de la misma,
dentro del campo de acción de nuestro proyecto de investigación.

1
Aguirre Juan “Auditoría y Control Interno” , Editorial Cultural S.A.; año 2005 (Página 209).

16
 A continuación presentamos un cuadro que describe las bases legales
sobre las que descansan y desarrollaremos nuestra propuesta.

La constitución del Ecuador, la Carta Magna de nuestro país es la base

sobre la que descansan todas las leyes reguladoras derivadas en distintos
ámbitos: tributario, laboral, gubernamental, etc. El cuadro enmarca el derecho
con sus diferentes tipos.

Código del Trabajo

CONSTITUCIÓN
Código Tributario
POLITICA DEL ECUADOR

Ley de Compañias

Gráfico N.- 2. Marco Legal de aplicación.

Elaborado por: Jessica Bertha Fonseca Vega y María Victoria Tapia Urdanigo

2.3.1. Constitución Política del Ecuador.

En la constitución del Ecuador existen muchos artículos que respaldan al

correcto manejo de la empresa en este documento se puede enunciar varios de
ellos.

17
2.3.2. Código del Trabajo

El propósito del estudio del Código del Trabajo es conocer y analizar la

normativa obviamente en lo referente al trabajo, en su amplia gama de tópicos.

Si la fuerza laboral es la que impulsa, dinamiza y mantiene viva la

economía de mercado de los pueblos, se precisa nuestra profunda dedicación a
su estudio para conocer los derechos y obligaciones del trabajador así como las
del empleador. Analizar las garantías con las que cuenta el trabajador
ecuatoriano, las mismas que se han ido incrementando paulatinamente, puesto
que el legislador ha sido muy sensible a los progresos que en esta materia han
ido surgiendo en el ámbito mundial para incorporarlos a nuestra legislación.
También podremos llegar a entender por qué el Derecho Laboral es conocido
como el Derecho Social por excelencia, ya que indudablemente tiene como
protagonista principal al trabajador, de ahí que en su normativa encontremos los
preceptos que señalan sin lugar a equívocos todo aquello que le permita al
trabajador contar con la certeza de que sus actividades laborales están
debidamente garantizadas. Conociendo a profundidad la normativa laboral nos
constituiremos en ciudadanos que contribuyamos a difundir su oportuna y debida
aplicación, relacionándola con aquellos hechos con los que de alguna manera
nos veremos involucrados

2.3.3. Código Tributario.

La tributación, ha sido quizá la parte y preocupación de mayor interés y

utilidad en el seno de la Comisión. La confrontación de prácticas y experiencias
propias, de aquello que realmente hemos vivido por años o estamos viviendo en
el hacer tributario, enfocado desde diversos ángulos, ha sido sin duda lo que nos
ha permitido concebir y conformar un Código Tributario Ecuatoriano, que lo
hemos sentido y sentimos como propio para la realidad nacional. El acopio de la
experiencia y práctica nacional del Derecho Tributario, desde las distintas
esferas que lo miran o cumplen, creemos nos ha permitido matizar y amoldar los
principios y ordenamientos del Derecho Tributario Universal, a nuestra peculiar
idiosincrasia y requerimientos nacionales.

18
 Con la visión teórica y práctica reseñada, sin desmerecer los pasos
dados con la Legislación Nacional en el orden tributario, consideró la Comisión
que el Código Fiscal de 1963 resultaba para la hora actual parco en sus
preceptos, que no agotaba la normativa de la relación jurídico-tributaria ni la
parcela ancha de los reclamos y recursos, como tampoco se había culminado en
la materia del contencioso-administrativo estimó, por otro lado, que en los
hechos, no se había logrado unificar el sistema de tramitación administrativa de
los reclamos y que existía más bien un conjunto heterogéneo de disposiciones
en los diversos ordenamientos tributarios (Central y Seccional), en pugna con el
concepto unitario y de uniformidad que se quiso rigiera como enunciado en el
Código Fiscal.

La aceptación de fundamentales principios de las Finanzas Públicas y del

Derecho Tributario moderno, como el que reclama abandonar la idea simplista
del sacrificio y considerar el deber tributario como un axioma, resultante de la
existencia del Estado y exigencia indiscutible del bien general; como el que exige
estimar al tributo, no ya simple exacción reclamada coactivamente por el ente
público, sino como una realidad ético-jurídica, generadora de una específica
vinculación: la relación jurídico-tributaria; una franca adhesión a los más
caracterizados principios doctrinarios y técnicos del régimen tributario, como ser
los de justicia, comodidad, economía, etc.; la urgencia de un orden y criterio
únicos, que se implantara realmente en el campo de la administración y gestión
tributaria y perfeccionara a la vez su Control Jurisdiccional por un órgano no
dependiente ni adscrito a las otras funciones del Estado, aparte de lo anotado,
llevaron a la Comisión a trabajar un diseño y esquema del Código Tributario, que
comprendiese en lo posible todo lo atinente y derivado de la gestión tributaria y
de la relación específica que nos ocupa, incluyendo el difícil y arduo terreno del
ilícito Tributario, su tipificación, juzgamiento y sanción.

El esquema y diseño estructural del Proyecto de Código Tributario, que

sometemos a vuestra inteligente e ilustrada consideración, se ha ordenado así
en CUATRO LIBROS con el siguiente contenido:

TÍTULO I.- "Disposiciones Fundamentales", que son a nuestro entender

los principios normativos más relevantes del orden tributario, de especial

19
jerarquía y valor, que bien podrían estimarse como preceptos de un Derecho
Constitucional Tributario (reserva de Ley, supremacía de la Ley Tributaria,
interpretación, etc.)

TÍTULO II.-"De la Obligación Tributaria", materia específica de este

Cuerpo Legal, que es desenvuelta en los Capítulos siguientes:

I. Disposiciones Generales;
II. Nacimiento y Exigibilidad de la Obligación Tributaria;
III. De los Intereses;
IV. De los Sujetos;
V. De las Exenciones;
VI. De la Extinción de la Obligación Tributaria;
VII. De los Privilegios del Crédito Tributario;
VIII. Del Domicilio Tributario.

TÍTULO III.- "De la Administración Tributaria", que se despliega en dos

Capítulos del siguiente contenido:

I. De los Órganos; y, II. De las Atribuciones y Deberes.

LIBRO SEGUNDO: "DE LOS PROCEDIMIENTOS TRIBUTARIOS":

Contiene la necesaria parte adjetiva de aplicación del Derecho sustantivo,

en dos Títulos que tratan:

TÍTULO I. "Del Procedimiento Administrativo Tributario", que a su vez se

desdobla en capítulos titulados:

I. Normas Generales; II. De la Determinación; III. De los Deberes

Formales del Contribuyente o Responsable; IV. De los Deberes de la
Administración; y, V. De la Notificación.

TÍTULO II. "De las Reclamaciones, Consultas y Recursos

Administrativos", desenvuelto en cinco Capítulos que se titulan:

20
 I. De las Reclamaciones; II. De la sustanciación; III. De las Consultas;
IV. De los Recursos Administrativos; y, V. del procedimiento Administrativo de
Ejecución. Los Capítulos II, IV y V se hallan, además, fraccionados en
Secciones.

2.3.4. Ley de Compañías

La Sociedad Anónima.- Es una compañía que podrá establecerse con el

capital que se determine en la escritura de constitución, y que podrá aceptar
suscripciones y emitir acciones hasta el monto de ese capital. El capital suscrito
y pagado mínimos serán los establecidos por la Superintendencia de
Compañías. Tratándose del aumento de capital autorizado, que podrá ser en
dinero o no, será resuelto por la junta general de accionistas y, luego se
inscribirá en el registro mercantil.

Si fuese el caso de que la aportación no fuere en numerario, se hará

constar el bien en que consista tal aportación en la escritura, su valor y la
transferencia de dominio que del mismo se haga a la compañía, así como las
acciones a cambio de las especies aportadas. No se puede aportar cosa mueble
o inmueble que no corresponda al género de comercio de la compañía. Cuando
se decida aceptar aportes en especie será indispensable contar con la mayoría
de accionistas.

Los aumentos de capital suscrito y pagado no causarán impuestos ni

derechos de inscripción, ni requerirán ningún tipo de autorización o trámite por
parte de la Superintendencia de Compañías, que en todo caso deberá ser
informado. El contrato de formación de la compañía determinará la forma de
emisión y suscripción de las acciones. La suscripción de acciones es un contrato
por el que el suscribiente se compromete para con la compañía a pagar un
aporte y ser miembro de la misma, sujetándose a las normas del estatuto y
reglamentos, y aquélla a realizar todos los actos necesarios para la constitución
definitiva de la compañía, a reconocerle la calidad de accionista y a entregarle el
título correspondiente a cada acción suscrita, y se perfecciona por el hecho de la
suscripción por parte del suscriptor, sin que pueda sujetarse a condición o
modalidad que, de existir, se tendrán por no escritas.

21
 En dichas suscripciones constara lo siguiente:

1.- El nombre de la compañía para cuyo capital se hace la suscripción;

2.- El número de registro del contrato social;
3.- El nombre, apellido, estado civil y domicilio del suscriptor;
4.- El número de acciones que suscribe, su clase y su valor;
5.- La suma pagada a la fecha de suscripción, forma y términos en que
serán solucionados los dividendos para integrar el valor de la acción;
6.- La determinación de los bienes en el caso de que la acción haya de
pagarse con éstos y no con numerario;
7.- La declaración expresa de que el suscriptor conoce los estatutos y los
acepta; y,
8.- La fecha de suscripción y la firma del suscriptor y del gerente o
promotor autorizado.

La Ley reconoce, además, la compañía accidental o cuentas en

participación. Estas cinco especies de compañías constituyen personas jurídicas.

La compañía en nombre colectivo

La compañía en comandita simple y dividida por

acciones
La compañía anónima
La compañía de responsabilidad limitada

La compañía de economía mixta

Gráfico N.- [Link]ón de las compañías en el Ecuador

Elaborado por: Jessica Bertha Fonseca Vega y María Victoria Tapia Urdanigo

2.4. Marco Conceptual

Para el desarrollo de nuestro presente trabajo de investigación

pondremos a conocimiento las bases teóricas que enmarcan nuestra propuesta
así como una terminología empleada para la fácil comprensión de nuestra
propuesta.

22
2.4.1. El Control Interno

El Control Interno puede definirse como un conjunto de procedimientos,

políticas directrices y planes de organización, los cuales tienen por objeto
asegurar una eficiencia, seguridad y orden en la gestión financiera, contable y
administrativa de la empresa2.

El Control Interno es una expresión que utilizamos con el fin de describir

las acciones adoptadas por los directores de entidades, gerentes o
administradores, para evaluar y monitorear las operaciones en sus entidades. El
sistema de control interno comprende el plan de la organización y todos los
métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin de
salvaguardar sus activos y verificar la confiabilidad de los datos contables.

Gráfico N.- 4. Componentes del Control Interno.

Elaborado por: Jessica Bertha Fonseca Vega y María Victoria Tapia Urdanigo

El origen del Control Interno, surge con la partida doble, siendo el Fray
Lucas Paciolo en 1494 con su libro "La Suma", quien explica la partida
doble como un procedimiento contable, que no es otra cosa que la
representación de una ecuación de primer grado, constituyéndose así en una de
las medidas de control

2
Aguirre Juan “Auditoría y Control Interno” , Editorial Cultural S.A.; año 2005 (Página 189).

23
 Cuanto mayor y compleja sea una empresa, mayor será la importancia de
un adecuado sistema de control interno. Pero cuando tenemos empresas que
tienen más de un dueño, muchos empleados, y muchas tareas delegadas, es
necesario contar con un adecuado sistema de control interno. Este sistema
deberá ser sofisticado y complejo según se requiera en función de la complejidad
de la organización.

Con las organizaciones de tipo multinacional, los directivos imparten

órdenes hacia sus filiales en distintos países, pero el cumplimiento de las
mismas no puede ser controlado con su participación frecuente. Pero si así fuese
su presencia no asegura que se eviten los fraudes. Entonces cuanto más se
alejan los propietarios de las operaciones, más necesario se hace la existencia
de un sistema de control interno adecuadamente estructurado.

Componentes de control interno:

Los componentes del Control Interno pueden considerarse como un

conjunto de normas que son utilizadas para medir el control interno y determinar
su efectividad. Para operar la estructura (también denominado sistema) de
control interno se requiere de los siguientes componentes:

Ambiente de control interno

Evaluación del riesgo
Actividades de control gerencial
Sistemas de información contable
Monitoreo de actividades

Ambiente de control interno.- Se refiere al establecimiento de un

entorno que estimule e influencie las tareas del personal con respecto al control
de sus actividades; el que también se conoce como el clima en la cima. En este
contexto, el personal resulta ser la esencia de cualquier entidad, al igual que sus
atributos individuales como la integridad y valores éticos y el ambiente donde
operan, constituyen el motor que la conduce y la base sobre la que todo
descansa. El ambiente de control tiene gran influencia en la forma en que son

24
desarrolladas las operaciones, se establecen los objetivos y estiman los riesgos.

Los elementos que conforman el ambiente interno de control son los

siguientes:

Integridad y valores éticos;

Autoridad y responsabilidad;
Estructura organizacional;
Políticas de personal;
Clima de confianza en el trabajo; y,
Responsabilidad.

Evaluación del Riesgo.- El riesgo se define como la probabilidad que un

evento o acción afecte adversamente a la entidad. Su evaluación implica la
identificación, análisis y manejo de los riesgos relacionados con la elaboración
de estados financieros y que pueden incidir en el logro de los objetivos del
control interno en la entidad. Estos riesgos incluyen eventos o circunstancias que
pueden afectar el registro, procesamiento y reporte de información financiera, así
como las representaciones de la gerencia en los estados financieros.

Los elementos que forman parte de la evaluación del riesgo son:

Los objetivos deben ser establecidos y comunicados;

Identificación de los riesgos internos y externos;
Los planes deben incluir objetivos e indicadores de rendimiento; y,
Evaluación del medio ambiente interno y externo.

Actividades de control gerencial.- Se refieren a las acciones que

realizan la gerencia y demás personal de la entidad para cumplir diariamente con
las funciones asignadas. Son importantes porque en si mismas implican la forma
correcta de hacer las cosas, así como también porque el dictado de políticas y
procedimientos y la evaluación de su cumplimiento, constituyen el medio más
idóneo para asegurar el logro de objetivos de la entidad.

25
 Las actividades de control pueden dividirse en tres categorías:
Controles de operación,
Controles de información financiera; y,
Controles de cumplimiento.

Comprenden también las actividades de protección y conservación de los

activos, así como los controles de acceso a programas computarizados y
archivos de datos. Los elementos conformantes de las actividades de control
gerencial son:

Políticas para el logro de objetivos;

Coordinación entre las dependencias de la entidad; y,
Diseño de las actividades de control

Sistema de información contable.- Está constituido por los métodos y

registros establecidos para registrar, procesar, resumir e informar sobre las
operaciones de una entidad. La calidad de la información que brinda el sistema
afecta la capacidad de la gerencia para adoptar decisiones adecuadas que
permitan controlar las actividades de la entidad y elaborar informes financieros
confiables.

Los elementos que conforman el sistema de información contable son:

Identificación de información suficiente.

Información suficiente y relevante debe ser identificada y

comunicada en forma oportuna para permitir al personal ejecutar
sus responsabilidades asignadas.

Re-evaluación de los sistemas de información. Las necesidades

de información y los sistemas de información deben ser
reevaluados cuando existan cambios en los objetivos o cuando se
producen deficiencias significativas en los procesos de
formulación de información.

26
 Monitoreo de actividades.- Es el proceso que evalúa la calidad del
funcionamiento del control interno en el tiempo y permite al sistema reaccionar
en forma dinámica, cambiando cuando las circunstancias así lo requieran. Debe
orientarse a la identificación de controles débiles, insuficientes o necesarios para
promover su reforzamiento.

El monitoreo se lleva a cabo de tres formas:

Durante la realización de las actividades diarias en los distintos

niveles de la entidad
De manera separada, por personal que no es el responsable
directo de la ejecución de las actividades (incluidas las de control);
Mediante la combinación de ambas modalidades.

Objetivos de control interno:

Promover la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones

y la calidad en los servicios;

Proteger y conservar los recursos contra cualquier pérdida,

despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal;

Cumplir las leyes, reglamentos y otras normas gubernamentales,

Elaborar información financiera válida y confiable, presentada con

oportunidad; y,

Promover la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones

y, la calidad en los servicios.

Factores dependientes en un Proceso de Control Interno

Sin embargo, aunque la tecnología sea la herramienta para el desarrollo

de la filosofía, nunca puede dejarse un proyecto en manos de ella. Es muy
importante destacar que para alcanzar el éxito en este tipo de proyectos se han

27
de tener en cuenta los cuatro pilares básicos en una empresa: estrategia,
personas, procesos, tecnología y el campo organizacional. Estos conceptos se
desarrollan a continuación3:

1. Estrategia: Obviamente, la implantación de herramientas debe estar

alineado con la estrategia corporativa y estar en consonancia de las necesidades
tácticas y operativas de la misma.

2. Personas: La implantación de la tecnología no es suficiente. Al de la

inversión y un seguimiento de los resultados de la misma.

3. Procesos: Es necesaria la redefinición de los procesos para optimizar

las relaciones con los clientes, consiguiendo procesos más eficientes y eficaces.
Al final, cualquier implantación de tecnología redunda en los procesos de
negocio, haciéndolos más rentables y flexibles.

4. Tecnología: También es importante destacar hay soluciones al

alcance de organizaciones de todos los tamaños y sectores aunque claramente
la solución necesaria en cada caso será diferente en función de sus necesidades
y recursos.

Los cambios originados por la interacción de fuerzas, se clasifican en:

Internas: son aquellas que provienen dentro de la organización, surgen

del análisis del comportamiento organizacional y se presentan como alternativas
de solución, representando condiciones de equilibrio, creando la necesidad de
cambio de orden estructural; es ejemplo de ellas las adecuaciones tecnológicas,
cambio de estrategias metodológicas, cambios de directivas, etc.

Externas: son aquellas que provienen fuera de la organización, creando

la necesidad de cambios de orden interno, son muestras de esta fuerza: los
decretos gubernamentales, las normas de calidad, limitaciones en el ambiente
tanto físico como económico.

3
Estrella Edison ¨Libro Marco Conceptual de Control Interno Latino Americano¨ Año 2004

28
 Otro factor a considerar es que si los cambios originan una nueva
conducta esta debe tener carácter de permanencia de lo contrario, podría estar
en presencia de un acto reflejo. Todo cambio debe ir de la mano con el
aprendizaje, tal es la relación que muchos de los autores consideran que cambio
y aprendizaje son palabras sinónimas, hay que ser de la opinión de que el
aprendizaje es cualquier cambio de carácter permanente en el comportamiento
que ocurre como producto de la interacción de las experiencias4.

Es importante sintetizar este párrafo con las siguientes frases:

El Aprendizaje involucra cambios.

Hay aprendizaje cuando se observa cambios de conductas.
Los cambios deben ser permanentes, caso contrario pudo haber
sido originado por un instinto.

Los cambios organizacionales surgen de la necesidad de romper con el

equilibrio existente, para transformarlo en otro mucho más provechoso
financieramente hablando.

En este proceso de transformación, en un principio, las fuerzas deben

quebrar con el equilibrio, interactuando con otras fuerzas que tratan de
oponerse, (resistencia al cambio), es por ello que cuando una organización se
plantea un cambio, debe implicar un conjunto de tareas sistemáticamente
definidas, evaluadas y organizadas para tratar de minimizar esta interacción de
fuerzas.

Las fuerzas externas e internas para el cambio.- Para tratar cualquier

proceso de cambio, es necesario manejar muy integradamente aspectos
técnicos y humanos, ya que sin la capacidad para tratar los aspectos humanos,
el proceso de aceptación y adopción del cambio resulta mucho más dificultoso
implementar cambios en cualquier área de la organización.

Un programa modelo de gerencia del servicio.- Existen muchas

maneras de emprender programas de calidad servicio y muchas formas

4
Control Interno. Marco de Referencia Integrado. O RayWhittintongPany 12 Edición

29
imaginativas de hacer que participen gerentes y empleados. Pero algunos
elementos comunes parece que sí forman parte prácticamente de todas las
empresas exitosas de este tipo. Por encima de las numerosas opciones
disponibles para la ejecución táctica, parece existir un flujo común de
acontecimientos que es importante5.

Kart Albrecht propone un modelo básico de cinco etapas que ofrece un

marco de referencia confiable para desarrollar un adecuado modelo de gerencia
del servicio. Este modelo supone que los ejecutivos de la compañía se han
comprometido personalmente con la excelencia del servicio, como la fuerza
propulsora del mercado y están listos a realizar la tarea programática
propiamente dicha.

Una parte de la estrategia de ejecución que se recomienda casi siempre

es la formación de una fuerza de choque para la calidad de servicio, que actúe
como un centro de defensa del proyecto. Una fuerza de choque, está bien
escogida, bien preparada y bien dirigida, puede tener muchas ventajas como la
dinámica, para hacer que el programa se mantenga en marcha.

Además de esto, otra ventaja es que la fuerza de choque empieza a

formar parte de la realidad operacional y hace que el programa sea muy visible y
digno de crédito en la organización, porque la gente ve a sus propios
compañeros participando y haciendo que las cosas salgan bien.

2.4.2. Planificación Estratégica

Introducción histórica.- Cuando Aníbal planeaba conquistar Roma se

inició con la definición de la misión de su reino, luego formuló las estrategias,
analizó los factores del medio ambiente y los comparó y combinó con sus
propios recursos para determinar las tácticas, proyectos y pasos a seguir.

Esto representa el proceso de Planificación Estratégica que se aplica hoy

en día en cualquier empresa.

5
Díaz, Mosto Jorge; Diccionario y Manual de Contabilidad y Administración

30
 Concepto.-La Planificación Estratégica la cual constituye un sistema
gerencial que desplaza el énfasis en el "qué lograr" (objetivos) al "qué hacer"
(estrategias) Con la Planificación Estratégica se busca concentrarse en sólo,
aquellos objetivos factibles de lograr y en qué negocio o área competir, en
correspondencia con las oportunidades y amenazas que ofrece el entorno.

El concepto de planificación estratégica está referido principalmente a la

capacidad de observación y anticipación frente a desafíos y oportunidades que
se generan, en el micro y macro entornó contienen fuerzas que interactúan en
forma dinámica, por lo tanto es un proceso dinámico que involucra la capacidad
de determinar objetivos, comprometer recursos y acciones destinadas a cumplir
los objetivos y evaluar los resultados.

Una necesidad imprescindible para la empresa EUCALIPTO S.A.; es la

estructuración de la planeación estratégica para la misma. Cuando se establece
una compañía, los propósitos deben estar coordinados de modo que no generen
conflicto. Los propósitos de una parte de la organización deben ser compatibles
con los de otras áreas. Los individuos tendrán seguramente propósitos
personales. Estos deben ser compatibles con los objetivos globales de la
organización.

Es una poderosa herramienta de diagnóstico, análisis, reflexión y toma de

decisiones. Permite visualizar el futuro de las empresas y organizaciones, ayuda
a realizar los cambios organizacionales que permitan ajustarse a las demandas
del entorno con la finalidad de lograr el máximo de eficiencia, eficacia, calidad y
competitividad. Permite enfrentar los principales problemas de una empresa.

Aplicación práctica para EUCALIPTO S.A. de Planeación Estratégica:

La planificación estratégica para la empresa EUCALIPTO S.A., se

estructura y resume de la manera siguiente:

Una de las estrategias que se desea desarrollar es

establecer un procedimiento óptimo para la mejora de su
estructura organizativa en todos sus aspectos.

31
 Otra estrategia que se desea lograr es la implementación
eficaz de los manuales a desarrollarse ya que la empresa
en este mundo globalizado necesita de la aplicación de esta
herramienta y de avances tecnológicos que hoy en día aún
carece de la misma.

Gráfico N.- 5. Estructura de una Planeación Estratégica.

Elaborado por: Jessica Bertha Fonseca Vega y María Victoria Tapia Urdanigo

2.4.3. La Administración Financiera

Concepto.- Según Douglas R. Emery - John D. Finnerty y John A.

Stowe, en su obra Fundamentos de administración financiera, definen a las
finanzas como “La disciplina que se ocupa de determinar el valor y la toma de
decisiones, siendo su función principal la asignación de recursos, adquirirlos,
invertirlos y administrarlos6”

Por lo que se puede decir que la administración financiera tiene como

finalidad básica la obtención de los recursos necesarios para su normal
desenvolvimiento, su financiamiento y la correcta administración de los activos,
tratando de alcanzar los objetivos empresariales, mediante la eficiente toma de
decisiones. Se debe tener presente que las decisiones financieras
necesariamente, debe ser de corto y largo plazo.

6
Contabilidad General II, Juan Aguirre Ormaechea

32
 Las decisiones financieras de corto plazo tienen relación con el eficiente
manejo del capital de trabajo que comprende el movimiento del flujo de caja y
otros activos líquidos, en cambio las decisiones financieras de largo plazo tienen
relación con el presupuesto de capital; es decir la adquisición, financiamiento y
administración de los activos fijos y de otros de largo plazo.

La decisión de administración de los activos se ejecutará luego de que se

los adquirió, con su respectivo financiamiento y está dirigido a la forma de
utilización y control de los activos con eficacia. El control y la utilización de los
activos de la empresa comprenden dos fases:

a. El control y la utilización de los activos corrientes

b. El control y la utilización de los activos fijos

2.4.4. Los Manuales de Administración

Definición.- Los manuales son documentos detallados y sistemáticos

que indican las actividades a ser cumplidas por la organización y la forma en que
las mismas deberán ser realizadas, ya sea, de manera conjunta o separada.
Según Alonzo (1988), "Son libros organizados para promover un mejor
entendimiento de políticas, prácticas y procedimientos administrativos; su
propósito es el de suministrar un pronunciamiento actualizado, conciso y claro de
la función exacta de cada fase del negocio de la empresa"7.

Un manual de funciones es un documento que se prepara en una

empresa con el fin de delimitar las responsabilidades y las funciones de los
empleados de una compañía.

Objetivos.- El objetivo primordial del manual es describir con claridad

todas las actividades de una empresa y distribuir las responsabilidades en cada
uno de los cargos de la organización. De esta manera, se evitan funciones y
responsabilidades compartidas que no solo redunda en pérdidas de tiempo sino
también en la dilución de responsabilidades entre los funcionarios de la empresa.
Aunque el manual de funciones es bastante conocido, es evidente que por sí

7
Contabilidad General II – Juan Aguirre Ormachea

33
solo no tiene una aplicación práctica en una empresa sino se combina con una
serie de elementos fundamentales que hacen de su implementación un proceso
exitoso.

Los elementos que complementan un manual de funciones para proceder

a su implementación son los siguientes:

Manual de funciones y responsabilidades.

Manual de procedimientos
Estructura orgánica de la Empresa.
Manual de normas administrativas.
Delineamientos o directrices de contratación de Personal.
Reglamento interno

Manual de Funciones y Responsabilidades.- Este corresponde a un

documento que se divide en los siguientes aspectos:

Descripción básica del cargo.- El formato se encabeza describiendo el

nombre del cargo, dependencia a la que pertenece y el cargo de su jefe
inmediato.

Objetivo estratégico del cargo.- Este ítem se refiere a la actividad

genérica que define el grupo de funciones, actividades y responsabilidades por lo
cual se hace necesario la existencia de dicho cargo en la estructura de la
empresa. En este punto se debe recalcar que la definición del objetivo debe ser
concreta y que globalice en pocas palabras el grupo de funciones y
responsabilidades del cargo.

Funciones básicas.- En este numeral se deben incluir brevemente cada

una de las funciones y responsabilidades básicas que describa adecuadamente
los límites y la esencia del cargo. Se debe tener en cuenta que en la descripción
de las funciones básicas no se debe entrar en los detalles de “el cómo hacer
para cumplir con las funciones”, ya que este es un tema tratado al detalle en el
manual de procedimientos y formatos, es importante al describir las funciones y
las responsabilidades de forma tal que el jefe de dicho empleado pueda tener

34
una forma objetiva de medir el grado de cumplimiento de cada una de las
funciones básicas al momento de la evaluación periódica del trabajador.

Manual de Procedimientos.-La implementación del manual de

procedimientos, se debe hacer una divulgación de los mismos a todo nivel de la
empresa para asegurar el conocimiento del nuevo proceso, los formatos que
involucra, los clientes, objetivo del proceso y los beneficios que tendrá la
empresa en su implementación. No está de más escuchar las sugerencias que
puedan hacer los trabajadores acerca de un proceso, pues en muchas ocasiones
en la etapa de introducción se pueden presentar sugerencias muy efectivas para
ajustar cualquiera de los componentes del proceso que hagan de su
implementación un éxito.

Manual de Administración General.-En el caso del manual de normas

administrativas y para la redacción del reglamento interno de trabajo, también se
debe seleccionar un grupo de trabajo con los jefes de área, los jefes de sección y
de departamentos, preferiblemente con un grupo de asesores expertos en el
tema, entre los cuales se debe involucrar a un abogado experto en legislación
laboral. Lo importante del manual de normas administrativas es que este se
ajuste a la estructura de la empresa, a los requerimientos del personal y a la
legislación del país. Su implementación de ambos documentos es más sencilla
porque lo que se requiere es divulgarlas a todos los niveles de la empresa,
presentar conferencias para aclarar dudas, repartir folletos entre los empleados.
Además los jefes de grupo deben velar por el cumplimiento de dichas normas8.

2.5. Glosario de Términos

Activos
Es el recurso controlado por la compañía, resultado de hechos pasados y
que genera beneficios futuros.

Balance General
El estado que muestra la situación financiera en que se encuentra la
empresa en una fecha determinada mediante la descripción de los conceptos de

8
[Link]

35
activo, pasivo y de capital contable identificados y valuados.

Campo organizacional
El Cambio Organizacional se define como la capacidad de adaptación de
las organizaciones a las diferentes transformaciones que sufra el medio
ambiente interno o externo, mediante el aprendizaje. Otra definición sería, el
conjunto de variaciones de orden estructural que sufren las organizaciones y que
se traducen en un nuevo comportamiento organizacional.

Capital
Es el derecho de los propietarios sobre los activos netos, que surgen por
aportaciones de los dueños, por transacciones y otros eventos o circunstancia
que afectan a una entidad.

Ciclo Contable
Secuencia de procedimientos contables aplicados al registrar, clasificar y
resumir información contable. El ciclo comienza con la existencia de
transacciones comerciales y concluye con la preparación de los estados
financieros.

Comprobante
Autorización escrita utilizada en la aprobación de una transacción para su
registro y pago.

Control Interno
Proceso, efectuado por la Junta Directiva de la compañía, diseñado para
proporcionar seguridad razonable relacionada con el logro de objetivos en las
siguientes categorías:
- Confiabilidad en la presentación de informes financieros.
- Efectividad y eficiencia de las operaciones.
- Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables

Costo
El costo es el gasto económico que representa la fabricación de un
producto o la prestación de un servicio.

36
 Consumidor
Toda persona natural o jurídica que como destinatario final, adquiera,
utilice o disfrute bienes o servicios, o bien reciba oferta para ello. Cuando la
presente Ley mencione al consumidor, dicha denominación incluirá al usuario.

Contrato de adhesión
Es aquel cuyas cláusulas han sido establecidas unilateralmente por el
proveedor a través de contratos impresos o en formularios sin que el
consumidor, para celebrarlo haya discutido su contenido.

Cuenta
Registro utilizado para resumir todos los aumentos y disminuciones en un
activo determinado, tal como efectivo, pasivo, patrimonio, renta o gasto.

Diseño
Un proceso para originar una solución conceptual a partir de
requerimientos y expresar de forma que pueda elaborarse un producto o
suministrarse un servicio.

Diseño de investigación
La expresión diseño de la investigación sirve para designar el esbozo,
esquema prototipo, modelo o estructura que indica el conjunto de decisiones,
pasos, fases y actividades por realizar en el curso de una investigación.

Eficacia
Es hacer lo necesario para alcanzar o lograr los objetivos deseados o
propuestos"

Eficiencia
Relación entre el producto actual y el producto potencial. El
abastecimiento de insumos y materias junto con las ventas de productos
terminados no son procesos que se crean en ciertos momentos entre el
aprovechamiento de insumos y las ventas.

37
 Empresa
Ente económico o persona económica autónoma de control y decisión.

Errores
Irregularidades no intencionales; una fuente de información contable
errónea.

Especulación
Práctica comercial ilícita que consiste en el aprovechamiento de una
necesidad del mercado para elevar artificiosamente los precios, sea mediante el
ocultamiento de bienes o servicios, o acuerdos de restricción de ventas entre
proveedores, o la renuencia de los proveedores a atender los pedidos de los
consumidores pese a haber existencias que permitan hacerlo, o la elevación de
los precios de los productos por sobre los índices oficiales de inflación, de
precios al productor o de precios al consumidor.

Estado de Resultados
Estado financiero que indica las utilidades (o pérdidas) de una empresa
sobre un período generalmente un año.

Estado de Flujos de Efectivo

Estado financiero que resume el efectivo recibido y los pagos al contador
en el período cubierto por el estado de resultados.

Estados Financieros
Cuatro informes de contabilidad relacionada que resumen concisamente
la posición financiera corriente de una entidad y los resultados de su
operación por el año anterior (u otro período).

Factura
Relación pormenorizada de servicios que se compran o se venden
mostrando los términos de la venta. Sirve como base para los asientos en los
registros contables tanto del vendedor como del comprador porque esto
constituye la evidencia de la transferencia del servicio.

38
 Gastos
Son costos que se han aplicado contra el ingreso de un período
determinado.

Importadores
Las personas naturales o jurídicas que de manera habitual importan
bienes para su venta o provisión en otra forma al interior del territorio nacional.

Información básica comercial

Consiste en los datos, instructivos, antecedentes indicaciones o
contraindicaciones que he proveedor debe suministrar obligatoriamente al
consumidor, al momento de efectuar la oferta del bien o prestación del servicio.

Investigación Documental
Es aquella que se basa en la obtención y análisis de datos provenientes
de materiales impresos u otro tipo de documentos.

Investigación de campo.
Consiste en la recolección de datos directamente de la realidad donde
ocurren los hechos, sin manipular o controlar variable alguna.

Manual
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios
de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma
ordenada y sistemática la información de una organización. El concepto de un
manual es de suyo empírico, variable, y fácil de comprender: "significa un folleto,
libro, carpeta, etc., en los que de manera fácil de manejar se concentran en
forma sistemática, una serie de elementos administrativos para un fin concreto:
orientar y uniformar la conducta que se pretende entre cada grupo humano en la
empresa".

Norma
Se entiende como una regla que debe seguirse dentro de la estructura
organizacional a la que se deba ajustar las operaciones de cada departamento
en la empresa con el fin de que se conserven los lineamientos esenciales de

39
orden, control y ética en todas las transacciones que realiza dentro y fuera de la
misma.

N.I.I.F.
Normas Internacionales de Información Financiera, hoy en día establecen
el marco de presentación y bases para la estructuración y elaboración de
estados financieros.

Objetividad
Los cambios en los activos, pasivos y patrimonio deben ser
contabilizados tan pronto sea posible, medir esos cambios objetivamente.

Oferta
Práctica comercial consistente en el ofrecimiento de bienes o servicios
que efectúa el proveedor al consumidor.

Pasivos
Deudas u obligaciones que tiene una entidad, surgidas de operaciones
pasadas. Los derechos de los acreedores contra los activos de la empresa.

Patrimonio
Exceso de los activos sobre los pasivos. La cantidad invertida por el
propietario en el negocio, incluyendo las utilidades de las operaciones sucesivas
las cuales han sido retenidas por la empresa.

Pérdidas
Decrementos en los beneficios económicos y, como tales, no diferentes
en su naturaleza de otros gastos.

40
 PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS
(P.C.G.A.)
Los conceptos de contabilidad, las técnicas de medida y las normas de
presentación usadas en los estados financieros.

Proceso
Serie de acciones que penetran en las actividades de una entidad. Estas
acciones son extensivas y son inherentes a la forma como la dirección maneja
un negocio. Los procesos de negocios, que son conducidos en o a través de
unidades o funciones de una organización, son gestionados a través de los
procesos de planificación, ejecución y monitoreo.

Productores
Las personas naturales o jurídicas que extraen, industrializan o
transforman bienes intermedios o finales para su provisión a los consumidores.
Conforman un ciclo importante dentro de la cadena productiva de mercado.
Forman uno de los sectores o cadenas de producción de economía.

Proveedor
Toda persona natural o jurídica de carácter público o privado que
desarrolle actividades de producción, fabricación, importación, construcción,
distribución, alquiler o comercialización de bienes, así como prestación de
servicios a consumidores, por lo que se cobre precio o tarifa. Esta definición
incluye a quienes adquieran bienes o servicios para integrarlos a procesos de
producción o transformación, así como a quienes presten servicios públicos por
delegación o concesión.

Publicidad
La comunicación comercial o propaganda que el proveedor dirige al
consumidor por cualquier medio idóneo, para informarlo y motivarlo a adquirir o
contratar un bien o servicio. Para el efecto la información deberá respetar los
valores de identidad nacional y los principios fundamentales sobre seguridad
personal y colectiva.

41
 Sociedad Anónima
Es una sociedad de capitales, en la que el capital social se encuentra
representado por títulos negociables y que poseen un mecanismo jurídico propio
y dinámico; por lo cual, la acción es la parte alícuota del capital de una compañía
anónima. Es una sociedad cuyo capital está dividido en acciones negociables y
cuyos accionistas no responden personalmente de las deudas sociales, sino
únicamente por el monto de sus acciones. Se puede constituir mediante dos
procedimientos: constitución simultánea y constitución sucesiva.

Transacciones.- Eventos que causan un cambio inmediato en la posición

financiera de una entidad y que pueden ser medidos objetivamente en términos
monetarios. En la práctica, las transacciones sirven como base para registrar
actividades financieras.

42
 CAPÍTULO III

METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN

3.1. Introducción a la Investigación

Cuando la empresa entiende que el mercadeo de servicios no se limita al

departamento de mercadeo, descubre una fuente para desarrollar ventajas
competitivas. Pero adoptar una perspectiva de servicio requiere una cultura de
colaboración entre todas las áreas de la empresa.

Para ello, es necesario cambiar la percepción de los servicios en todos

los niveles; desde la dirección de la empresa, que debe asumir el liderazgo del
cambio con el apoyo de los departamentos de mercadeo y recursos humanos

3.2. Tipos de investigación

La investigación en la empresa EUCALIPTO S.A. fue de tipo aplicada, ya

que esta corresponde al estudio y aplicación de la misma a un problema
concreto y definido, es decir, este proceso consistió en realizar una evaluación
de los procesos administrativos del departamento financiero de EUCALIPTO
S.A., complementado con el aspecto teórico y metodológico, lo cual constituye
un modelo operativo muy útil para solventar la problemática de eficiencia en la
ejecución de operaciones e incrementos en costos, impactando directamente en
las labores cotidianas, efectividad a la hora de atender a los clientes, duplicidad
de funciones, falta de control interno y disminuciones considerables en la utilidad
económica.

3.2.1. Métodos a utilizar

Dentro del proceso de investigación en la empresa EUCALIPTO S.A.,

hemos aplicado métodos tales como: los empíricos, los estadísticos y finalmente
los teóricos. A continuación describiremos brevemente los métodos empleados:

43
 Método estadístico Inferencial.-Una vez tabuladas los
resultados de la encuestas realizadas al personal de EUCALIPTO
S.A.; podremos extraer conclusiones sobre la población partiendo
de las características conocidas de la muestra establecida y nos
mostrarán la veracidad de la misma.

Métodos estadísticos gráficos.-A través de los gráficos de

pastel los cuales nos servirán para proyectar gráficamente los
resultados obtenidos en nuestra investigación en la empresa
EUCALIPTO S.A.

Métodos Empíricos.- Dentro de EUCALIPTO S.A.; estos

métodos nos permitieron la intervención el registro, medición y
análisis e interpretación y transformación de la realidad en el
proceso de investigación científica, tales como procesos y
doctrinas ambiguas.

3.2.2. Diseño de la investigación

La estrategia adoptada para solventar el problema planteado en nuestra

investigación, es la utilización de la investigación aplicada.

Los datos de interés se recogieron directamente del personal del

departamento administrativo-contable y financiero de la empresa EUCALIPTO
S.A.

La recolección se realizó mediante el uso de encuestas. Todos estos

elementos sirvieron para analizar y comprender la problemática planteada y
buscar la identificación de oportunidades y mejoras en los procesos de control
interno de las áreas Administrativo-Contable y Financiero.

3.2.3. Población

La investigación se llevará a efecto en las oficinas de EUCALIPTO S.A.,

se tomará en cuenta a todo el personal que labora en la misma que tiene

44
relación directa con los departamentos administrativo-contable y financiero que
se considerará como el universo o población. El universo actual está compuesto
por 31 colaboradores.

3.2.4. Muestra

La muestra estará integrada por las áreas: administrativo, financiero -

contable de la empresa mostradas en el siguiente organigrama detalle:

Gerencia General
2

Contabilidad Financiero Administración

5 1 3

Gráfico N.- 6. Esquema de selección de muestra.

Elaborado por: Jessica Bertha Fonseca Vega y María Victoria Tapia Urdanigo

3.2.5. Técnicas e instrumentos de recolección de datos

Como parte importante de la presente investigación, fue necesario definir

las técnicas de recolección para construir los instrumentos que permitieron
obtener los datos de la realidad. Así, las técnicas de recolección de datos son las
maneras de obtener información, mientras que los instrumentos son cualquier
recurso de que se vale el investigador para acercarse a los fenómenos y extraer
de ellos información.

Entre las técnicas e instrumentos de recolección que fueron

seleccionados y utilizados se encuentran los siguientes:

El Cuestionario, este instrumento de medición, está cuidadosamente

45
redactado, para la problemática que se deseaba analizar en EUCALIPTO S.A.
Las interrogantes que son utilizadas en el cuestionario, son de tipo alternativas
fijas o cerradas (se les otorgó al encuestado la oportunidad de escoger entre un
número limitado de respuestas posibles).

Las fuentes de información secundaria, empleadas se encontraron en:

revistas científicas, periódicos y otros materiales documentales, como trabajos
de grado de universidades, internet, revistas especializadas, enciclopedias,
diccionarios, anuarios, etc."

Gráfico N.- 7. Técnicas e instrumentos de investigación empleadas.

Elaborado por: Jessica Bertha Fonseca Vega y María Victoria Tapia Urdanigo

3.2.6. Diseño del cuestionario.

El cuestionario estará estructurado con preguntas cerradas o fijas y

concretas para una mejor tabulación de resultados. El modelo propuesto para el
desarrollo del presente trabajo de investigación es el siguiente:

46
 MODELO DE ENCUESTA PARA ESTRUCTURAR UN DISEÑO DE
PROCEDIMIENTOS PARA OPTIMIZAR EL CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO
CONTABLE PARA LA EMPRESA:

EUCALIPTO S.A.

OBJETIVO: Conocer y evaluar los criterios de los funcionarios y personal de la empresa en relación a la
implementación de un Sistema de Control Interno
INSTRUCCIONES: Marque con una X la respuesta a la pregunta que usted considere adecuada.
No hay límite de tiempo.
SI NO
1.- ¿Conoce Usted si la empresa Eucalipto S.A. tiene implementado un Sistema de Control Interno
Administrativo- Contable, Financiero y que le permita evaluar las debilidades de la empresa?

2.- ¿Conoce la existencia de un manual en el que se encuentre establecido las funciones a desempeñar
en su cargo?

3.- ¿Cree usted que con la implementación de un Sistema de control Interno Administrativo- Contable,
Financiero y se pueden corregir los problemas de liquidez de la empresa?

4.- ¿Considera que con la elaboración de un manual de control Interno y de procedimientos evitaríamos
los problemas de incumplimiento con los Organismos de Control?

5.- ¿Cree usted que con la implementación de un sistema de control interno administrativo y contable en
la empresa alcanzaría a tener un eficaz desempeño ante los Organismos de Control?

z6.- ¿Considera usted que con la implementación de un manual de funciones la selección del personal
administrativo-contable y financiero se ajustaría a la normativa y exigencias que demanda el puesto?
7.- ¿Conoce usted cuales son los procedimientos del control interno y para qué sirven?

8.- ¿Puede realizar de manera eficaz y eficiente su trabajo al desconocer que procedimientos de control
interno debe aplicar en su área?

9.- ¿Se realizan evaluaciones de desempeño y funciones por áreas?

10.- ¿Considera usted que se maneja de una forma eficiente los recursos financieros de la empresa?

11.- ¿Conoce que métodos aplica la Gerencia para mejorar el aprovechamiento de los recursos
financieros?

12.- ¿Cree usted que exista algún responsable de realizar las actividades de inspección en cada
departamento de la empresa?

13.- ¿Las decisiones tomadas en el directorio que se realiza semanalmente es difundida al resto del
personal que colabora en la empresa?

14.- ¿Se ejecutan reuniones periódicas entre la gerencia administrativa y el resto del personal para
comunicarse de asuntos de su mutuo interés?

15.- ¿Existen políticas, manuales de control y supervisión de las distintas actividades que se realizan en
torno a la operatividad de la empresa?

16.- ¿La empresa ha tenido demoras y retrasos en la entrega de información financiera a los entes de
control?

17.- ¿Cree usted que existe alguna deficiencia en las actividades de control aplicadas por la gestión
administrativa-financiera?

18.- ¿Las actividades y eventos que se desarrollan en la compañía se realizan previa planificación por
parte de la administración?

19.- ¿Conoce el estilo de administración que utiliza la empresa en la que usted labora “EUCALIPTO
S.A.”?

20.- ¿Cree usted que una gestión de la administración mejore mediante la implementación de un
Sistema de Control Interno Administrativo – Contable, Financiero?

Cuadro N.- 3. Cuestionario empleado.

Elaborado por: Jessica Bertha Fonseca Vega y María Victoria Tapia Urdanigo

47
3.2.7. Procesamiento y análisis de datos.

En esta investigación de tipo aplicada en la empresa EUCALIPTO S.A., el

apoyo en el procesamiento se realizó por medio de herramientas estadísticas, en
donde la información fue procesada a través de la utilización de la herramienta
Excel. Asimismo, fue necesario el uso de la herramienta Word para transcribir
con detalle los análisis de los resultados y el software Power Point para
presentar la información de la investigación. La información procesada se
presentó a través de tablas y gráficos, que permitieron una mayor comprensión
del problema planteado en la investigación para determinar y proponer las
acciones a ejecutar para su resolución.

Para analizar e interpretar los hechos obtenidos a través de la

investigación, se realizaron encuestas con preguntas de tipo cerradas de
acuerdo al problema planteado y los objetivos establecidos; de igual forma se
realizaron entrevistas, con el fin de generar resultados (datos agrupados y
ordenados), para ser expresados en forma gráfica y escrita.

Un resumen del procesamiento de la información es el siguiente:

1. Se recopiló y clasificó la información obtenida de la entrevista.

2. Se ingresó datos a la tabla del programa Excel, de forma ordenada.
3. Se obtuvo los porcentajes de los cuadros por cada pregunta.
4. Se graficó los resultados, con la opción Insertar gráfico de Excel.
5. Se interpretó los resultados obtenidos.

3.2.8. Presentación de resultados.

Los resultados obtenidos tienen su origen por una adecuada clasificadas

las preguntas del cuestionario y las entrevistas, así como las categorías de la
observación, dichas clases se transformaron en unidades que permitieron su
descripción y un análisis preciso.

Se expondrá a la Gerencia de la empresa EUCALIPTO S.A. un informe

en base a los resultados obtenidos, para que la misma estudié a fondo las

48
fortalezas y debilidades de los procesos Administrativos-Contables y Financieros
que se llevan a cabo en la misma, a fin de poder generar propuestas de mejora
en dichos procesos y la implantación de mecanismos de control en los mismos,
buscando así, optimizar su operatividad, salvaguardar recursos, mejorar el nivel
de motivación, satisfacción y compromiso de los empleados.

3.2.9. Cronograma de actividades

El cronograma establecido para nuestra propuesta fue el siguiente:

Actividades Meses Nov Dic Ene Feb Mar Abr

Semanas 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Recopilación y análisis de los requerimientos para
la investigación.
Recopilación de la información referente al
sistema de gestión utilizado en la actualidad.
Recolectar documentos y anexos que servirán
también como base del análisis
Difusión de la encuesta

Tabulación de la encuesta

Análisis de resultados de la encuesta

Preparación de las entrevistas

Análisis de las entrevistas

Elaboración del informe final

Cuadro N.- 4. Cronograma de actividades.

Elaborado por: Jessica Bertha Fonseca Vega y María Victoria Tapia Urdanigo

49
3.2.10. Presupuesto para la recolección de datos

El presupuesto establecido con el fin de lograr el objetivo fijado, en este

caso el desarrollo del tema de investigación, lo que proyectamos se debe de
invertir para poder obtener un informe final, lo mostramos a través del siguiente
cuadro:

COSTOS PRESUPUESTADOS PARA LA REALIZACIÓN DE LA

INVESTIGACIÓN DURANTE EL DESARROLLO DEL TRABAJO
Concepto Total
Impresiones $ 40,00
Encuadernados $ 50,00
Anillado $ 12,00
Materiales de Oficina $ 30,00
Copiado $ 8,00
Transporte y movilización $ 15,00
Subtotal $ 155,00
Imprevistos 10% $ 15,50
Subtotal $ 170,50

Cuadro N.- 5. Presupuesto para la recolección de datos.

Elaborado por: Jessica Bertha Fonseca Vega y María Victoria Tapia Urdanigo

NOTA: Se consideró dentro del subtotal presupuestado un 10% por

imprevistos que pudiesen surgir.

50
3.3. Análisis de Resultados

PREGUNTA 1:

1.- ¿Conoce Usted si la empresa Eucalipto S.A. tiene implementado

un Sistema de Control Interno Administrativo, Financiero y Contable que le
permita evaluar las debilidades de la empresa?

Alternativa de Respuesta ni Ni hi Hi
SI 3 3 27% 27%
NO 8 11 73% 100%
Total 11 100%

1.- ¿Conoce Usted si la empresa Eucalipto S.A. tiene

implementado un Sistema de control interno
Administrativo, Financiero y contable que le permita
evaluar las debilidades de la empresa?

SI
SI 27% NO

NO 73%

Gráfico N.- 8. Se tiene una implementación de un Control Interno.

Fuente: Encuesta.
Elaborado por: Jessica Bertha Fonseca Vega y María Victoria Tapia Urdanigo

Análisis.-El resultado obtenido muestra que la empresa Eucalipto S.A.

tiene una debilidad extremadamente grande al no poseer un sistema de control
interno que se aplique tanto en el campo administrativo y contable. El 73% de los
encuestados alegaron que no existe un sistema de control interno administrativo
contable.

51
PREGUNTA 2:

2.- ¿Conoce la existencia de un manual en el que se encuentre

establecido las funciones a desempeñar en su cargo?

Alternativa de Respuesta ni Ni hi Hi
SI 4 4 36% 36%
NO 7 11 64% 100%
Total 11 100%

2.- ¿Conoce la existencia de un manual en el que se

encuentre establecido las funciones a desempeñar en
su cargo?

SI 36%
SI
NO 64% NO

Gráfico N.- 9. Existencia de un Manual de funciones. Fuente: Encuesta.

Elaborado por: Jessica Bertha Fonseca Vega y María Victoria Tapia Urdanigo

Análisis.- Las funciones que realizan los empleados de la empresa en

cada cargo no se han establecido de forma clara y definida, por lo que ocasiona
problemas en el conocimiento de las funciones a realizar en varias áreas de la
entidad causando una sobrecarga de trabajo y al ineficiente desempeño laboral.
También, esto afecta gravemente a la entidad, ya que provoca el incurrimiento
de gastos injustificados y una mala utilización de los recursos. El 64% de los
encuestados indicaron que no conocen la existencia de un manual en el que se
encuentre establecido las funciones a desempeñar en su cargo.

52
PREGUNTA 3:

3.- ¿Cree usted que con la implementación de un Sistema de control

Interno Administrativo, Financiero y Contable se pueden corregir los
problemas de liquidez de la empresa?

Alternativa de Respuesta ni Ni hi Hi
SI 9 9 82% 81,82%
NO 2 11 18% 18,18%
Total 11 100%

3.- ¿Cree usted que con la implementación de un

Sistema de Control Interno Administrativo, Financiero y
Contable sepueden corregir los problemas de liquidez
de la empresa?

NO 18%

SI
SI 82% NO

Gráfico N.- 10. Implementación de un Sistema de Control Interno. Fuente:

Encuesta.
Elaborado por: Jessica Bertha Fonseca Vega y María Victoria Tapia Urdanigo

Análisis.- La mayor parte de los procesos existentes son inútiles y no se

desarrollan de forma adecuada, puesto que estos no son definidos por escrito,
los cuales el personal no conoce a cabalidad y existen actividades que se
realizan de manera innecesaria, complicando la parte operativa de la empresa y
ocasionando costos elevados para el presupuesto en otra área, lo que influye de
forma directa en el inadecuado aprovechamiento de los recursos financieros de
la misma que se mejoraría con la implementación.

53
PREGUNTA 4:

4.- ¿Considera que con la elaboración de un manual de control

Interno y de procedimientos evitaríamos los problemas de incumplimiento
con los Organismos de Control?

Alternativa de Respuesta ni Ni hi Hi
SI 10 10 91% 90,91%
NO 1 11 9% 9,09%
Total 11 100%

4.- ¿Considera que con la elaboración de un manual de control

interno y de procedimientos evitaríamos los problemas de
incumplimiento con los Organismos de Control?

NO 9%

SI
NO
SI 91%

Gráfico N.- 11. Evasión de problemas con Organismos de Control Fuente: Encuesta.
Elaborado por: Jessica Bertha Fonseca Vega y María Victoria Tapia Urdanigo

Análisis.-El 91% de los encuestados respondieron que con la

elaboración de un manual de control interno y de procedimientos evitaríamos los
problemas de incumplimiento con Servicio de Rentas Internas EUCALIPTO S.A.
no cuenta con un plan estratégico que le permita tener una destreza tributaria
para así aprovechar al máximo sus recursos, los cuales les ayuden a mantener
un mejor control de sus recursos y se convierta en una herramienta
imprescindible en la toma de decisiones por parte de la Gerencia de la entidad
su utilización debe realizarse dentro del marco legal, su implementación tiene
como finalidad el desarrollo y permanencia.

54
PREGUNTA 5:

5.- ¿Cree usted que con la implementación de un sistema de control

interno administrativo y contable en la empresa alcanzaría a tener un eficaz
desempeño ante los Organismos de Control?

Alternativa de Respuesta ni Ni hi Hi
SI 8 8 73% 72,73%
NO 3 11 27% 27,27%
Total 11 100%

5.- ¿Cree usted que con la Implementación de un

sistema de control interno administrativo y contable la
empresa alcanzaría a tener un eficaz desempeño ante los
Organismos de Control?

NO 27%

SI
SI 73% NO

Gráfico N.- 12. Desempeño eficaz ante Organismos de Control

Fuente: Encuesta.
Elaborado por: Jessica Bertha Fonseca Vega y María Victoria Tapia Urdanigo

Análisis.- El 73% de los encuestados respondieron que con la

elaboración de un manual de control interno y de procedimientos se mejoraría de
excelente forma disposiciones y normativas con los Organismos de Control,
como SRI, IESS, Ministerio de Relaciones laborales para EUCALIPTO S.A.

55
PREGUNTA 6:

6.- ¿Considera usted que con la implementación de un manual de

funciones la selección del personal administrativo, contable y financiero se
ajustaría a la normativa y exigencias que demanda el puesto?

Alternativa de Respuesta ni Ni hi Hi
SI 8 8 73% 72,73%
NO 3 11 27% 27,27%
Total 11 100%

6.- ¿Considera usted que con la implementación de un

manual de funciones la selección del personal
administrativo, contable y financiero se ajustaría a la
normativa y exigencias que demanda el puesto?

NO 27%
SI
SI 73% NO

Gráfico N.- 13. Implementación de Manual de Funciones.

Fuente: Encuesta.
Elaborado por: Jessica Bertha Fonseca Vega y María Victoria Tapia Urdanigo

Análisis.- La implementación optimizará los procedimientos de selección

del personal el cual se ajustará a las disposiciones actuales exigidas el puesto,
así como las diferentes disposiciones establecidas por el Código de Trabajo
vigente.

56
PREGUNTA 7:

7.- ¿Conoce usted cuales son los procedimientos del control interno
y para qué sirven?

Alternativa de Respuesta ni Ni hi Hi
SI 4 4 36% 36,36%
NO 7 11 64% 63,64%
Total 11 100%

7.- ¿Conoce usted cuales son los procedimientos del

control interno y para que sirven?

SI 36%
SI
NO 64% NO

Gráfico N.- 14. Conocimiento del Control Interno.

Fuente: Encuesta.
Elaborado por: Jessica Bertha Fonseca Vega y María Victoria Tapia Urdanigo

Análisis.- La mayor parte del personal de la empresa EUCALIPTO S.A.

desconoce sobre que es un control interno su importancia y aplicabilidad dentro
de la empresa, así como los controles que se derivan del mismo para
salvaguardar los recursos y optimizar eficiencia en las operaciones.

57
PREGUNTA 8:

8.- ¿Puede realizar de manera eficaz y eficiente su trabajo al

desconocer que procedimientos de control interno debe aplicar en su
área?

Alternativa de Respuesta ni Ni hi Hi
SI 5 5 45% 45,45%
NO 6 11 55% 54,55%
Total 11 100%

8.- ¿Puede realizar de manera eficaz y eficiente su

trabajo al desconocer que procedimientos de control
interno debe aplicar en su área?

SI 45%
SI
NO 55%
NO

Gráfico N.- 15. Ejecución de actividades en base a un manual de procedimientos.

Fuente: Encuesta.
Elaborado por: Jessica Bertha Fonseca Vega y María Victoria Tapia Urdanigo

Análisis.- La mayor parte del personal de la empresa EUCALIPTO S.A.

desconoce sobre cómo realizar su trabajo en casos extremos de solución ya que
no cuentan con ningún manual de procedimientos que les permita guiar su
campo de operación, el otro 45% coincide en no tener problemas con el
desarrollo de sus operaciones.

58
PREGUNTA 9:

9.- ¿Se realizan evaluaciones de desempeño y funciones por áreas?

Alternativa de Respuesta ni Ni hi Hi
SIEMPRE 0 0 0% 0,00%
FRECUENTEMENTE 2 2 18% 18,18%
NUNCA 9 11 82% 81,82%
Total 11 100%

9.- ¿Se realizan evaluaciones de su desempeño laboral?

FRECUENTEMENT
SIEMPRE 0%
E 18%

NUNCA 82%

SIEMPRE
FRECUENTEMENTE
NUNCA

Gráfico N.- 16. Evaluación de desempeño laboral.

Fuente: Encuesta.
Elaborado por: Jessica Bertha Fonseca Vega y María Victoria Tapia Urdanigo

Análisis.- El 82% del personal encuestado afirma que la empresa

EUCALIPTO S.A., nunca ha realizado una evaluación de cualquier índoles,
conocimientos, ejecución de actividades, ambiente laboral a los trabajadores de
la empresa, un 18% afirma que si se lo ha realizado con poca frecuencia.

59
PREGUNTA 10:

10.- ¿Considera usted que se maneja de una forma eficiente los

recursos financieros de la empresa?

Alternativa de Respuesta ni Ni hi Hi
SI 7 7 64% 63,64%
NO 4 11 36% 36,36%
Total 11 100%

10.- ¿Considera usted que se maneja de una forma

eficiente los recursos financieros de la empresa?

NO 36%
SI
SI 64% NO

Gráfico N.- 17. Manejo de Recursos Financieros.

Fuente: Encuesta.
Elaborado por: Jessica Bertha Fonseca Vega y María Victoria Tapia Urdanigo

Análisis.- El 64% del personal afirma que la empresa EUCALIPTO S.A.,

si maneja de forma eficiente sus recursos económicos y financieros, mientras el
36% afirma que no y esto ha traído consigo varios errores y deficiencias en el
manejo y control administrativo.

60
PREGUNTA 11:

11.- ¿Conoce que métodos aplica la Gerencia para mejorar el

aprovechamiento de los recursos financieros?

Alternativa de Respuesta ni Ni hi Hi
SI 4 4 36% 36,36%
NO 7 11 64% 63,64%
Total 11 100%

11.- ¿Conoce que métodos aplica la Gerencia en la

sociedad para mejorar el aprovechamiento de los recursos
financieros?

SI 36%
SI
NO 64% NO

Gráfico N.- 18. Métodos que aplica la Gerencia para aprovechar los recursos
financieros.
Fuente: Encuesta.
Elaborado por: Jessica Bertha Fonseca Vega y María Victoria Tapia Urdanigo

Análisis.- El 64% del personal encuestado conoce con solidez los

métodos que la empresa EUCALIPTO S.A. aplica para el manejo eficiente de
sus recursos económicos y financieros, mientras el 36% lo desconoce.

61
PREGUNTA 12:

12.- ¿Cree usted que exista algún responsable de realizar las

actividades de inspección en cada departamento de la empresa?

Alternativa de Respuesta ni Ni hi Hi
SI 1 1 9% 9,09%
NO 10 11 91% 90,91%
Total 11 100%

12.- ¿Cree usted que exista algún responsable de realizar

las actividades de inspección en cada departamento de la
empresa?

SI 9%

SI
NO
NO 91%

Gráfico N.- 19. Responsabilidad de inspección en departamentos.

Fuente: Encuesta.
Elaborado por: Jessica Bertha Fonseca Vega y María Victoria Tapia Urdanigo

Análisis.- En esta pregunta la mayor parte del personal el 91% coincide

en que la gerencia o administración no designa a responsables por cada área de
las responsabilidades y obligaciones de cada una de las áreas de EUCALIPTO
S.A.; cometiéndose varios errores u omisiones sin responsabilidad jerárquica de
una persona designada.

62
PREGUNTA 13:

13.- ¿Las decisiones tomadas en el directorio que se realiza

semanalmente es difundida al resto del personal que colabora en la
empresa?

Alternativa de Respuesta ni Ni hi Hi
SI 3 3 27% 27,27%
NO 8 11 73% 72,73%
Total 11 100%

13.- ¿Las decisiones tomadas en el directorio que se realiza

semanalmente es difundida al resto del personal que
colabora en la empresa?

SI 27%
SI
NO 73% NO

Gráfico N.- 20. Difusión decisiones del Directorio al personal.

Fuente: Encuesta.
Elaborado por: Jessica Bertha Fonseca Vega y María Victoria Tapia Urdanigo

Análisis.- El 73% del personal coincide en que la gerencia no comunica

adecuadamente o transmite información importancia sobre las decisiones
económico financieras de la empresa celebradas en junta de socios, por lo que
se propone la correspondiente efectiva divulgación de las mismas.

63
PREGUNTA 14:

14.- ¿Se ejecutan reuniones periódicas entre la gerencia

administrativa y el resto del personal para comunicarse de asuntos de su
mutuo interés?

Alternativa de Respuesta ni Ni hi Hi
SI 3 3 27% 27,27%
NO 8 11 73% 72,73%
Total 11 100%

14.- ¿Se ejecutan reuniones periódicas entre la gerencia

administrativa y el resto del personal para comunicarse de
asuntos de su mutuo interés?

SI 27%

SI
NO 73% NO

Gráfico N.- 21. Reuniones periódicas entre la gerencia y el personal.

Fuente: Encuesta.
Elaborado por: Jessica Bertha Fonseca Vega y María Victoria Tapia Urdanigo

Análisis.- El 73% del personal coincide en forma conjunta en que la

gerencia no comunica adecuadamente o transmite información importancia y a
su vez no integra al personal de las diferentes áreas para una participación u
opinión dentro de las decisiones económico financieras de la empresa, para
velar en forma compartida por los interés y decisiones acertadas para el
crecimiento y desarrollo de la misma.

64
PREGUNTA 15:

15.- ¿Existen políticas, manuales de control y supervisión de las

distintas actividades que se realizan en torno a la operatividad de la
empresa?

Alternativa de Respuesta ni Ni hi Hi
SI 8 8 73% 72,73%
NO 3 11 27% 27,27%
Total 11 100%

15.- ¿Existen políticas, manuales de control y supervisión

de las distintas actividades que se realizan en torno a la
operatividad de la empresa

NO 27%
SI
SI 73% NO

Gráfico N.- 22. Políticas y manuales de control en la operatividad de la empresa.

Fuente: Encuesta.
Elaborado por: Jessica Bertha Fonseca Vega y María Victoria Tapia Urdanigo

Análisis.- El 73% del personal coincide en forma conjunta en la carencia

de normas, políticas y manuales que rijan el comportamiento y procedimiento en
las diferentes áreas de la empresa originadas por su operatividad.

65
PREGUNTA 16:

16.- ¿La empresa ha tenido demoras y retrasos en la entrega de

información financiera a los entes de control?
Alternativa de Respuesta ni Ni hi Hi
MUCHAS DIFICULTADES 8 8 73% 72,73%
POCAS DIFICULTADES 2 10 18% 18,18%
NINGUNA DIFICULTAD 1 11 9% 9,09%
Total 11 100%

16¿La empresa ha tenido demoras y retrasos en la entrega

de información financiera a los entes de control?
MUCHAS
NINGUNA
DIFICULTADES
DIFICULTAD 9%
POCAS POCAS
DIFICULTADES DIFICULTADES
18% NINGUNA
DIFICULTAD

MUCHAS
DIFICULTADES
73%

Gráfico N.- 23. Demoras y retraso de entrega de información financiera oportuna.

Fuente: Encuesta.
Elaborado por: Jessica Bertha Fonseca Vega y María Victoria Tapia Urdanigo

Análisis.- La compañía EUCALIPTO S.A. ha tenido algunas dificultades

con el cumplimiento de obligaciones con algunas instituciones que regulan sus
actividades como la Superintendencia de Compañías con la declaración de la
circularización de tarjetas que se les entrega a los socios , el IESS por pagos
atrasados de los aportes , el SRI por los anexos transaccionales los cuales
siempre se cargan tarde, lo que la ha llevado a incurrir en pagos por multas y
sanciones lo cuales genera un gasto adicional a la empresa por no proceder con
los tiempos establecidos y una oportuna capacitación de las obligaciones legales,
tributarias y financieras.

66
PREGUNTA 17:

17.- ¿Cree usted que existe alguna deficiencia en las actividades de

control aplicadas por la gestión administrativa-financiera?

Alternativa de Respuesta ni Ni hi Hi
SI 10 10 91% 90,91%
NO 1 11 9% 9,09%
Total 11 100%

17.- ¿Cree usted que existe alguna deficiencia en las

actividades de control aplicadas por la gestión
administrativa-financiera?

NO 9%

SI
NO
SI 91%

Gráfico N.- 24. Deficiencias en los mecanismos de control actuales.

Fuente: Encuesta.
Elaborado por: Jessica Bertha Fonseca Vega y María Victoria Tapia Urdanigo

Análisis.- La mayoría de los empleados de EUCALIPTO S.A. opinan que

existe mucha ausencia de control en las actividades que el administrador ha
aplicado en la compañía, las cuales son muy importantes para fortalecer el
Control Interno, e la inexperiencia y apatía de la persona al mando ha afectado a
la implementación de actividades de control.

67
PREGUNTA 18:

18.- ¿Las actividades y eventos que se desarrollan en la compañía se

realizan previa planificación por parte de la administración?

Alternativa de Respuesta ni Ni hi Hi
SI 4 4 36% 36,36%
NO 7 11 64% 63,64%
Total 11 100%

18.- ¿Las actividades y eventos que se desarrollan en la

compañía se realizan previa planificación por parte de la
administración?

SI 36%
SI
NO 64% NO

Gráfico N.- 25. Actividades y eventos autorizados por la gerencia.

Fuente: Encuesta.
Elaborado por: Jessica Bertha Fonseca Vega y María Victoria Tapia Urdanigo

Análisis.- Los socios de EUCALIPTO S.A. planifican sus eventos previa

autorización de la administración los cuales llevan planificación de las
actividades que se llevan a cabo dentro de las instalaciones , dándose así
cumplir con el cronograma de actividades establecido, lo cual en algunas
ocasiones tienen retraso porque no se comunica con anticipación a los jefes de
las áreas respectivas.

68
PREGUNTA 19:

19.- ¿Conoce el estilo de administración que utiliza la empresa en la que

usted labora “EUCALIPTO S.A.”?

Alternativa de Respuesta ni Ni hi Hi
SI 2 2 18% 18,18%
NO 9 11 82% 81,82%
Total 11 100%

19.- ¿Conoce el estilo de administración que utiliza la empresa

en la que usted labora “EUCALIPTO S.A.”??

SI 18%

SI
NO
NO 82%

Gráfico N.- 26. Conocimiento de estructura organizacional.

Fuente: Encuesta.
Elaborado por: Jessica Bertha Fonseca Vega y María Victoria Tapia Urdanigo

Análisis.- La mayoría de los trabajadores no conocen el estilo o la forma

de administración que se emplea en la compañía; debido a la falta de
información y dialogo a los colaboradores, están afectando el cumplimiento de
las mismas, existiendo una excepción del personal en las decisiones de la
compañía, así como del conocimiento de su estructura y cultura organizacional.

69
PREGUNTA 20:

20.- ¿Cree usted que una gestión de la administración mejore mediante la

implementación de un Sistema de Control Interno Administrativo
Financiero – Contable?

Alternativa de Respuesta ni Ni hi Hi
SI 10 10 91% 90,91%
NO 1 11 9% 9,09%
Total 11 100%

20.- ¿Cree usted que una gestión de la administración

mejore mediante la implementación de un Sistema de
Control Interno Administrativo Financiero – Contable?

NO 9%

SI
NO
SI 91%

Gráfico N.- 27. Mejora de la administración a través de Manuales de Organización.

Fuente: Encuesta.
Elaborado por: Jessica Bertha Fonseca Vega y María Victoria Tapia Urdanigo

Análisis.- El personal de EUCALIPTO S.A. está conforme en que se

implemente un Sistema de Control Interno Administrativo Financiero - Contable
para que así mejore el funcionamiento y la operatividad de la compañía, ellos
quieren obtener más beneficios los cuales no es solo son par los dueños y
administrador sino también para ellos y para la sociedad en general,
garantizando la estabilidad de la compañía.

70
 3.3.1. Análisis Global de resultados obtenidos.

De acuerdo con la encuestas realizadas al personal de la empresa EUCALIPTO S.A., la misma que ha servido como muestra de
nuestra investigación, la mayoría en su totalidad desconoce a fondo sobre el control interno en una empresa pero ve positivamente el
estructurar un diseño con el fin de optimizar las operaciones y establecer parámetros de control con el objeto de salvaguardar los activos
y aumentar la rentabilidad y eficiencia en la empresa.

Preguntas establecidas en el cuestionario propuesto

CONCEPTOS CLAVES DE LA ENTREVISTA
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
DESCONOCIMIENTO DEL CONTROL INTERNO
NECESIDAD DE CONTROL INTERNO
NECESIDAD DE IMPLEMENTACIÓN DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN

Leyenda
SI
NO

Cuadro N.- 6. Análisis global de resultados

Fuente: Encuesta.
Elaborado por: Jessica Bertha Fonseca Vega y María Victoria Tapia Urdanigo

71
 CAPÍTULO IV

LA PROPUESTA

En este capítulo es en donde se va a exponer la del presente trabajo de

investigación. La opinión de los empleados en las áreas administrativo, contable
y financiera para este tipo de investigación es de suma importancia por cuanto
son ellos los que están al tanto de los procesos, de las fortalezas y debilidades,
oportunidades y amenazas que tiene la empresa además conocen cuales son
los factores que predominan en los objetivos que ellos como personas tienen
para con la empresa.

4.1. Título de la propuesta

El título de la propuesta del presente trabajo es:

“Optimización del Control Interno Financiero y Contable de la empresa

EUCALIPTO S.A.”

4.2. Justificación de la propuesta

Definir y diseñar la estructura organizacional de la empresa EUCALIPTO

S.A., basada en las metas y en el posicionamiento del mercado que quiere
alcanzar.

El factor humano dentro de una empresa es vital, pues el éxito de una

empresa dependerá del desempeño de sus colaboradores, sin importar el
tamaño de la misma, para que este factor funcione eficientemente, además de
cumplir con los requisitos de los perfiles que cada cargo exija, deben conocer
claramente las funciones y responsabilidades que la empresa les ha delegado a
través de los manuales de organización.

Elaborar un manual de políticas y procedimientos es una de las mejores y

eficientes herramientas para administrar la empresa, sirve para trasmitir

72
completa y efectivamente la cultura organizacional de todo el personal, de los
ingresos respaldando los documentos para beneficio de la misma.

Al mismo tiempo que permite a la empresa un crecimiento sostenido,

incremente y consolida su competitiva.

Los manuales no son una práctica común en las organizaciones, pero

son necesarios por lo que en la empresa EUCALIPTO S.A. tiene la necesidad de
su elaboración, será un trabajo en el cual contendrá conocimientos y
experiencias de las personas que laboran, donde se documentaran información
competente y suficiente.

La empresa necesita una restructuración a nivel de su personal

operativo, Administrativo-Contable y Financiero. Esto con llevaría a que sean un
elemento indispensable, capacitado, responsable y actualizado de todas las
actividades que realicen en la empresa.

4.3. Objetivo General de la Propuesta

Diseñar y establecer los procedimientos para optimizar el control interno

en la empresa EUCALIPTO S.A., que implique un adecuado control en el
departamento financiero y contable,

4.4. Objetivos específicos de la propuesta

Los objetivos específicos de la propuesta son los siguientes:

Fortalecer controles, que se han venido omitiendo a fin de aclarar

posibles riesgos.

Potencializar la estructura organizacional de EUCALIPTO S.A. y

defender su posicionamiento en el mercado.

Estructurar manuales y niveles jerárquicos bien definidos.

73
 Mejorar con los manuales de organización en las áreas
Administrativo-Contable y Financiero de la empresa.

Salvaguardar con responsabilidad todas las labores que les

asignen, tratando de omitir posibles errores y malversaciones.

4.5. Hipótesis de la propuesta

La hipótesis de la propuesta es la siguiente:

Plantear el sistema de mecanismos con el objeto de optimizar el control

interno para la empresa EUCALIPTO S.A. de la ciudad de Guayaquil, con lo cual
le permitirá:

El cumplimiento eficiente en sus procesos,

La entrega oportuna y confiable de información ante los

accionistas, organismos reguladores y cualquier persona externa
que lo requiera,

Salvaguardar sus activos y bienes de la empresa,

Ejecución de actividades en forma eficiente y eficaz por parte del

personal de la empresa.

Monitoreo y control en todos los departamentos y procesos de la

empresa.

Crecimiento empresarial con solidez dentro de empresas de su

misma línea.

Apertura de líneas crediticias y facilidad de gestión en

requerimientos solicitados por bancos u organismos crediticios.

74
4.6. Listado de contenidos

4.6.1 Flujo y desarrollo de la propuesta

Plantear el diseño y estructuración de un sistema de control interno para

el buen manejo y funcionamiento de la empresa EUCALIPTO S.A. de la ciudad
de Guayaquil, permitirá el cumplimiento de los procesos, así como la seguridad
de desarrollar sus operaciones responsablemente especialmente en el área
financiero y contable. El flujo de la propuesta referido para el presente trabajo de
investigación es el siguiente:

1.- Desarrollo Organizacional para la

empresa EUCALIPTO S.A.

2. Organigrama estructural para la

empresa EUCALIPTO S.A..

3- Estructura y elaboración de
Procedimientos para Control Interno:
Diagramas de Flujo, Manuales de
Organización, y de Procedimientos

3.1 Manual de 3.2 Manuales de

organización procedimientos para las
elaborado para cuentas contables:
optimizar el Caja y Bancos
Control Interno
de la empresa Cuentas por cobrar
EUCALIPTO Cuentas por pagar
S.A.
Activos Fijos
Inventarios
Ingresos y Gastos

4. Estructura de Riesgos y controles

generados durante el Diseño de
procedimientos para optimizar el
Control Interno Financiero y Contable
de la empresa EUCALIPTO S.A.

5. Determinación del Cronograma de

Revisión.

Gráfico N.- 28. Flujo de la Propuesta

Elaborado por: Jessica Bertha Fonseca Vega y María Victoria Tapia Urdanigo
75
[Link] Desarrollo Organizacional para la empresa EUCALIPTO S.A.

Dentro de la necesidad que existe dentro de la empresa EUCALIPTO

S.A.; es necesario definir su estructura empresarial con el objeto de optimizar el
control interno en todos los procesos que se derivan de la operatividad de la
misma, dentro de lo cual nos hemos apoyado del Desarrollo Organizacional,
proceso sistemático, planificado en la que se introducen los principios y las
prácticas de las ciencias del comportamiento en las organizaciones,
incrementando la efectividad individual y de la organización.

El cambio al interior de una organización debe ser planeado, con visión a largo
plazo, con una transformación del ambiente organizacional y dirigido a mejorar la
calidad de vida de todas las personas que se encuentran dentro de su entorno
con la consecución del logro de los objetivos de la organización.

Identificación
del problema

Integración
Consultoría
de resultados

Ejecución Diagnóstico

Plan de
Trabajo

Gráfico N.- 29 D.O. (Ciclo del Desarrollo Organizacional) para EUCALIPTO S.A.
Elaborado por: Jessica Bertha Fonseca Vega y María Victoria Tapia Urdanigo

76
[Link]. Organigrama estructural para la empresa EUCALIPTO S.A.
ORGANIGRAMA FUNCIONAL

ASAMBLEA
GENERAL DE
SOCIOS

JUNTA DIRECTIVA

SECRETARIA
GERENCIA DE
GERENCIA

JEFE DE
TALENTO
SISTEMAS CONTADOR ALIMENTOS
HUMANO
Y BEBIDAS

CAJERO AUX. DE
GENERAL COCINA

ASISTENTE DE
CARTERA Y
COBRANZAS

ASISTENTE
TRIBUTARIO

Gráfico N.- 30. Organigrama.

Elaborado por: Jessica Bertha Fonseca Vega y María Victoria Tapia Urdanigo

77
[Link]. Estructura y elaboración de Mecanismos para Control Interno:
Diagramas de Flujos y Manuales de procedimientos para las áreas
Financiera y Contable de la empresa EUCALIPTO S.A.

Una vez establecido el desarrollo organizacional para la empresa

EUCALIPTO S.A., procederemos a la estructuración y elaboración de nuestro
Sistema de Control Interno que consistirá en diagramas de flujo y de manuales
como herramientas de control interno con el objeto de optimizar las áreas
financiera y contable, consideradas las más críticas y vulnerables dentro de la
organización.

En cuanto a las actividades que realizan la gerencia y demás personal

de la organización, están relacionados con normas específicas o una guía básica
que ayude a minimizar los posibles errores, analizados anteriormente, para
optimizar el trabajo que realizan cada departamento de la empresa EUCALIPTO
S.A.

Los diagramas de flujo darán a la organización a través de flujo gramas la

78
interacción e importancia de los procesos y la comunicación interdepartamental
del club.

Manual de procedimientos a través del cual se procederá a elaborar

políticas y procedimientos actuales basados en la operatividad de la empresa,
son el punto partida y el principal soporte para lleva a cabo los cambios, que con
tanta exigencia se requieren para alcanzar y ratificar la eficiencia, efectividad,
eficacia y economía en todos los procesos. Se definirá de manera clara las
funciones de cada miembro de la empresa, que les hayan sido encomendadas.

Se motivará al personal a cumplir con sus obligaciones, disminuyendo las

cargas de trabajo, por medio de procedimientos definidos y objetivos planteados
de acuerdo a su función. La administración verá reflejada la economía de la
empresa de manera acertada, presentando anualmente los estados financieros.

[Link]. Manuales de organización elaborados para optimizar el Control

Interno de la empresa EUCALIPTO S.A.

Los manuales de organización con el objeto de establecer planeación

estratégica, políticas, procedimientos y bases para una eficiente administración
para la empresa EUCALIPTO S.A.; en el área financiera y contable son las
siguientes:

Manual de Organización general de la empresa EUCALIPTO S.A.

[Link] Manuales de procedimientos para las cuentas contables

Los manuales de procedimientos contendrán un detalle claro y conciso

del procedimiento que conlleva cada una de las cuentas citadas a continuación:

Caja y Bancos
Cuentas por cobrar
Cuentas por pagar
Activos Fijos
Inventarios
Ingresos y Gastos

79
80
 MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN EUCALIPTO S.A.

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

PARA LA EMPRESA EUCALIPTO S.A.
---------------------------------------------------------

81
 MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN EUCALIPTO S.A.

1.- INTRODUCCIÓN

Elaborar un manual de organización que le permita a la empresa EUCALIPTO

S.A. tener definida su organización y lineamientos administrativos, base que le servirá
para su crecimiento y desarrollo organizacional, siendo el primer punto de partida para
la estructuración y elaboración de manuales de procedimientos y funciones.

2.- OBJETIVO GENERAL

El presente Manual tiene como objetivo mostrar la estructura organizacional de

la empresa, así como su planificación estratégica.

3.- OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1. Implementar y establecer un sistema de administración.

2. Estructuración de la planeación estratégica de la organización.
3. Estructuración del Organigrama.
4. Estructuración y diagramación de procesos.
5. Establecimientos de políticas organizativas.
6. Establecimiento de niveles jerárquicos.

4.- ALCANCE

Este Manual es aplicable, de conocimiento general y de uso obligatorio para

todo el personal de la empresa EUCALIPTO S.A.; sin excepción alguna.

82
 MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN EUCALIPTO S.A.

5.- TIPO DE ADMINISTRACIÓN Y ORGANIZACIÓN

DIFERENCIACIÓN HORIZONTAL

• DIRECTIVOS GENERALES: Responsables de personas que ejecutan

conjuntamente tareas básica, más generales.

• DIRECTIVOS FUNCIONALES: Responsables de personas que ejecutan

tareas similares en contenido, más específicas.

6.- DIAGRAMA DE FLUJO

6.1.- PROCESOS

Para atender las operaciones y cumplir el objetivo de brindar servicios a sus

socios, se realizan algunos procesos básicos de la empresa EUCALIPTO S.A.;
resumidos en 5 procesos que son:

1. Proceso General
2. Compras
3. Inventario
4. Contabilidad
5. Rol de Pagos

Para apoyar estos procesos se dispondrá de sistemas computarizados que

cubran: facturación, recetas, inventarios de bodega de alimentos y bebidas así como
activos fijos, cuentas por pagar, cuentas corrientes de socios, roles de pago y
contabilidad que brindarán las facilidades para análisis posteriores: estadísticas,
comparaciones de resultados del periodo, consumos promedios o cualquier
información válida para la correcta gestión de la gerencia.

83
 MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN EUCALIPTO S.A.

I. PROCESO GENERAL

84
 MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN EUCALIPTO S.A.

II. PROCESO DE COMPRAS

85
 MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN EUCALIPTO S.A.

III. DESCRIPCIÓN PROCESO DE COMPRAS

El proceso de compras es responsabilidad del supervisor de

producción.

El supervisor de producción recibe la solicitud del administrador de

bodega, quien recepta las necesidades de los demás departamentos,

las procesa y las resume.

El supervisor de producción realiza los requerimientos a los

proveedores calificados por la gerencia.

El supervisor de producción registra los pedidos en el sistema.

El administrador de bodega: recibe las facturas y producto del

proveedor,

Verifica las facturas, productos recibidos en cantidad y calidad de

acuerdo a los pedidos.

Divide los productos de acuerdo a lo solicitado.

Divide los productos en porciones.

Almacena los productos que no se distribuyen

Envía las facturas al departamento de contabilidad.

Contabilidad emite reporte de pagos a proveedores y lo entrega a caja.

Caja revisa el flujo de pagos con la gerencia.

Gerencia autoriza la emisión de cheques a proveedores.

Caja emite los cheques y paga a proveedores.

86
 MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN EUCALIPTO S.A.

IV. PROCESO DE INVENTARIOS

87
 MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN EUCALIPTO S.A.

V. DESCRIPCIÓN PROCESO DE INVENTARIOS

El proceso de compras es responsabilidad del supervisor de

producción.

Las personas responsables de las bodegas deben de apoyar a la

ejecución de los inventarios físicos.

Los responsables de bodega son los responsables de la custodia de las

existencias.

El inventario se aumenta con las compras.

El inventario se disminuye con los consumos de los socios.

Los consumos de los socios se solicitan a través de las comandas que

reciben los meseros en las cafeterías y bares.

Una copia de las comandas son enviadas a la cocina y bares para la

preparación de los platos y bebidas solicitados por los socios y sus

invitados.

Las comandas son enviadas a las cajas para emitir las facturas para

cobrar a los socios por sus consumos.

Las facturas se emiten y registran en el sistema.

El departamento de contabilidad concilia diariamente las comandas y

facturas.

Las recetas son definidas e ingresadas en el sistema.

Cocina emite el reporte de mermas y lo entrega a contabilidad.

Contabilidad verifica los reportes de inventarios emitidos por el sistema

y los registra en el sistema contable.

88
 MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN EUCALIPTO S.A.

VI. PROCESO ROLES DE PAGOS

89
 MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN EUCALIPTO S.A.

VII. DESCRIPCIÓN PROCESO ROLES DE PAGOS.

El proceso de roles de pagos es responsabilidad de quien realiza las

funciones de recursos humanos o talento humano.

El departamento de talento humano registra los anticipos autorizados

por el gerente y solicita a caja general su pago.

Se emite el reporte de roles de pago y el cd con la información para el

banco a través del medio ofrecido.

El banco acredita en las cuentas de los empleados los valores

correspondientes.

Talento humano informa a cada empleado sobre el detalle de sus rol.

Se registra en contabilidad los valores correspondientes al rol.

Se emite reporte de las retenciones para pago al SRI.

Periódicamente se ejecutan los roles del décimo tercero, cuarto, fondo

de reserva, I.E.S.S.

En forma independiente se realiza los roles para el personal jubilado de

la empresa.

VIII. DESCRIPCIÓN PROCESO CONTABLE.

El proceso contable se registran los movimientos de los valores

generados por los demás procesos operativos.

El contador es el responsable de su ejecución y estado.

Cada uno de los procesos genera reportes o información de resumen

correspondientes a su actividad.

90
 MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN EUCALIPTO S.A.

Genera estados financieros y demás reportes para controlar cuentas.

IX. DESCRIPCIÓN PROCESO DE BANCOS, CAJA GENERAL Y

CAJASAUXILIARES.

El proceso contable de cajas en donde se recepta el efectivo y sus

equivalentes (cheques, vouchers, billetes, monedas), está conformado

por la caja general que a su vez agrupa a la caja del bar denominada

caja 1 y a la caja del ingreso denominada caja 2.

Cada cajero asignado será el responsable de la custodia de su efectivo,

así como de cuadrar la caja al finalizar el día con su respectiva acta.

Cada uno de los procesos genera reportes o información de resumen

correspondientes a su actividad que deberá ser reportado al Cajero

General y/o Asistente de Tesorería.

Todo sobrante o faltante deberá ser reportado en una hoja detalle del

arqueo.

Las autorizaciones para la salida del efectivo únicamente podrán ser

autorizadas por el contador.

Los depósitos recaudados en cheques del día, se deberán depositar al

siguiente día hábil en horas de la mañana.

Cada cajero será responsable de la custodia y correcto depósito de

cheques en garantía o a fecha.

91
 MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN EUCALIPTO S.A.

X. PROCESO CONTABLE

92
7.- ORGANIGRAMA

7.1.-ORGANIGRAMA GENERAL

REVISIONES Y APROBACIONES FECHA DE REVISIÓN Y APROBACIÓN

Fecha

Fecha
ELABORACIÓN FIRMA DE ELABORACIÓN

Fecha

101
102
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA CUENTA: CAJA Y BANCO EUCALIPTO S.A.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PARA LA CUENTA: CAJA Y BANCOS
DE LA EMPRESA EUCALIPTO S.A.
------------------------------------------------------

103
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA CUENTA: CAJA Y BANCO EUCALIPTO S.A.

1.- INTRODUCCIÓN

Este procedimiento es relativo al proceso de registro y manejo de las

cuentas de Caja y Bancos de la empresa EUCALIPTO S.A.

El propósito es de especificar los procedimientos que deben ser

observados por todas las personas y áreas que mantengan Fondos de Caja
Chica y Bancos, los cuales deben ser consistentes con los principios de control
interno para así realizar una función eficaz de los recursos financieros de la
empresa.

2.- OBJETIVO

El presente Manual tiene como objetivo especificar las políticas,

responsabilidades y los movimientos para las cuentas: Caja y Bancos de
acuerdo a las disposiciones establecidas por la empresa EUCALIPTO S. A. para
su uso exclusivo.

3.- ALCANCE

Aplica a todas las áreas inmersas en el proceso.

4.- RESPONSABLES

Directorio: es el comprometido de aprobar las políticas y procedimientos

implantados en el presente manual, personalizan legalmente a la empresa.

Gerente General: Es la primera persona encomendada en hacer cumplir

la regla del Manual a través de su don de mando y autoridad, planifica y vigila las
operaciones de la empresa.

104
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA CUENTA: CAJA Y BANCO EUCALIPTO S.A.

Tesorera: es la responsable de este proceso, en la recepción de las

cajas y verificación de los valores obtenidos ingresados, desembolsados y
reembolsados, recepción de las emisiones para proceder al pago, por lo tanto
está dentro de su competencia cumplir y hacer cumplir las políticas y
procedimientos establecidos en el presente manual.

Asistente Contable: será el responsable de realizar las emisiones para

el pago, así como la información soportada a la emisión de cada orden de
cheque, siempre pegados a las normas y requerimientos contables. Elabora
conciliaciones bancarias mensualmente.

Cajero: mantendrá su Caja cuadrada diariamente, contará, recibirá o

entregará el dinero conforme a la cantidad del proceso que esté realizando sea
este un desembolso o ingreso de efectivo.

5.- DEFINICIONES Y TERMINOLOGÍA

CAJA: Cuenta financiera utilizada para registrar la entrada de dinero en

las diferentes cajas de cobro del club.

BANCO: Cuenta financiera utilizada para registrar los depósitos de dinero

efectuados en cuenta corriente o cuenta de ahorros en el banco, por la
recaudación que se efectúa diariamente.

CAJA CHICA: El fondo de Caja chica, está destinado a cubrir gastos

menores, no frecuentes y urgentes, de la organización que no requieren uso de
un cheque.

CUSTODIO: El custodio de la Caja Chica, será la persona designada por

la persona que tiene a cargo el proyecto, oficina o área.

105
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA CUENTA: CAJA Y BANCO EUCALIPTO S.A.

REEMBOLSO: es la solicitud del reintegro del efectivo, con el propósito

de conservar el monto inicial y continuar así con las actividades propias de los
procesos.

6.- DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

6.1. Registro Verificación por medio de Informe de Caja

El registro de las cuentas de Caja y Banco se da principalmente por

medio de los informes de caja, generados.

La verificación del registro de la cuenta de Caja y Banco se efectuará a

través del monitoreo de los informes de caja, conciliaciones bancarias,

6.2. Registro mediante Órdenes de pagos

Una vez codificadas las órdenes de pago, deberán ser revisadas por el
Contador, luego firmadas por el Gerente General, y entregadas a Tesorería,
para la coordinación del pago respectivo.

6.3. Apertura del Monto de Caja Chica

Para apertura de una caja chica, es necesario realizar una carta de

requerimiento del fondo rotativo por parte del Contador, si el requerimiento es
urgente se acepta la carta por email, fax, etc. En el cual mencione:

Lugar en el cual será manejado el fondo

Monto solicitado
Nombre completo del custodio
Justificación del requerimiento(desglose y soportes )

106
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA CUENTA: CAJA Y BANCO EUCALIPTO S.A.

Firma del solicitante

Este requerimiento será enviado a la Gerencia General para la

aprobación, la misma que se recibirá por la misma vía que fue recibida sea
documento, email, fax, etc.

6.4. Apertura de cuentas bancarias

Mediante Directorio se aprueba quienes firmarán

mancomunadamente en la cuenta de cheques o banca
electrónica.
Crear un expediente y conservar el contrato de apertura.

6.5. Control de cuentas bancarias

1. Solicitar mensualmente al banco los estados de cuenta o realizar

solicitud para su envió en medio magnético.
2. Realizar interrumpidamente mensualmente la conciliación
bancaria.
3. Dar seguimiento a las partidas en conciliación, hasta que estas se
encuentren depuradas.
4. Mantener actualizados los registros de entradas y salidas
efectuando una pre-conciliación.
5. Las firmas autorizadas de las cuentas bancarias deberán
corresponder a la establecida en el directorio.
6. Antes de emitir un cheque o generar una transferencia se deberá
verificar el saldo de la cuenta, para no ocasionar sobregiros
innecesarios.
7. Todos los cheques de pagos a proveedores deberán ser
cruzados.
8. Deberán generarse transferencias o emitirse cheques para todas

107
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA CUENTA: CAJA Y BANCO EUCALIPTO S.A.

aquellas cantidades superiores a los $ 300.00 (Trescientos 00/100

dólares)
9. La generación de transferencias y emisión de cheques, deberán
acompañarse de sus correspondientes codificaciones y firmas de
revisión
10. Por ningún motivo deberán expedirse cheques posfechados sin
autorización del directorio.
11. al día siguiente en la cuenta de cheques.

6.6. Registro mediante Notas de Débito o Notas de Crédito del

Banco

La cuenta de Banco se podrá ver afectada por medio de la emisión de

Notas de Débito o Notas de Crédito bancarias dentro del periodo y se deberán
efectuar mediante un registro de diario.

6.7. Solicitud de cheque aprobado

Obtenida la aprobación, proceden al requerimiento de pago y realizará lo

siguiente:

Una vez codificado la emisión del cheque debidamente aprobado por la

Gerencia, se realizaran los pagos de acuerdo al presupuesto y flujo aprobado.

6.8. Es responsabilidad del Custodio:

1. Realizar los pagos a clientes internos y externos dando

cumplimiento a las políticas internas de EUCALIPTO S.A. y de las
exigencias del Servicio de Rentas Internas.

2. Mantener el fondo disponible para atender los requerimientos que

108
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA CUENTA: CAJA Y BANCO EUCALIPTO S.A.

se presenten dentro de la operación.

3. Solicitar el reembolso del fondo cuando esté gastado el 70% o

cuando el custodio determine que es necesario realizar una
reposición, considerando que para ello debe poseer todos los
soportes que incurrieron en esos desembolsos con firmas de
responsabilidad, los gastos deben ser contabilizados en el mes
contable.

4. Efectuar el pago de facturas recibo etc., debe afirmar que estén

autorizados por la Gerencia. Además que las facturas, cumplan
con los requisitos de ley y estén a nombre de quien solicita el
reembolso, no a nombre de EUCALIPTO S.A. ya que esto implica
cálculos de Impuesto a la Renta.

5. El custodio debe numerar todas las facturas, notas de venta,

recibos, etc. en orden consecutivo y su registro debe ser
diariamente.

6.9. Es responsabilidad de quién aprueba los gastos

1. Asegurar que el gasto este bajo las políticas establecidas y que

este no sobrepase los valores autorizados.

2. Constatar que la cuenta contable este de acuerdo al criterio

contable.

3. Aprobación de la solicitud de cheque, asegurando de antemano la

revisión de todo el reembolso presentado y con las firmas de
responsabilidad.

109
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA CUENTA: CAJA Y BANCO EUCALIPTO S.A.

6.10. Reembolso del Fondo de Caja Chica

Periódicamente, previa liquidación, el fondo de Caja autorizado podrá ser

reembolsado mediante la emisión de un cheque a nombre del Custodio del fondo
por el monto sustentado en facturas, notas de venta, vales de Caja, etc.
Autorizados previamente.

Al momento de solicitar la restitución del fondo, todos los comprobantes

de pago deben tener el sello de “PAGADO” y la fecha para prevenir malos usos
o duplicidad en su pago. El monto del cheque que restituye el nivel autorizado
del fondo con ocasión de cada liquidación, debe ser cargado a las diferentes
cuentas de gasto establecidas en relación con los comprobantes liquidados, para
asegurar este proceso se debe tomar en cuenta lo siguiente:

1. El custodio del fondo debe asegurarse que los recibos, facturas,

vales están debidamente aprobados, con las explicaciones claras
y codificados.

2. Todos los respaldos como recibos, notas de venta, facturas,

deben estar pegados en hojas (puede ser papel reciclado), no
deben pegarse los recibos uno detrás de otro. Se solicita este
procedimiento para evitar la pérdida de documentos en todos los
procesos de envío, aprobaciones, revisiones, archivo, etc.

3. Las facturas, notas de venta y vales de Caja deben ser

numerados. Ejemplo: 1/10, 2/10……10/10

4. Preparar el cuadro resumen de acuerdo a la codificación de cada

recibo y la numeración que fue asignada, siguiendo el orden:

Fecha que se realiza el gasto por comprobante

Número asignado al recibo por orden consecutivo

110
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA CUENTA: CAJA Y BANCO EUCALIPTO S.A.

Descripción completa del motivo del gasto

Cuenta, de acuerdo a la naturaleza del gasto
Lugar al que corresponde el gasto

6.11. Arqueo de Caja Chica

1. Es necesario que los arqueos del fondo de Caja Chica se realicen

por lo menos una vez al mes por control.

2. El arqueo de Caja chica debe ser tomado sin previo aviso una vez
al mes, debiendo detallarse en el Acta de Arqueo de Caja Chica lo
siguiente:

Fecha y lugar del Arqueo.

Detalle del efectivo encontrado con su respectiva denominación.
Soportes de los comprobantes de pagos realizados.
Fecha y número de comprobante.

3. Detalle de Recibos provisionales con el mismo desglose señalado

anteriormente.

4. Observaciones sobre irregularidades encontradas.

5. Firma del Cajero y de la persona que interviene en el Arqueo de

Caja

6. Las Actas de arqueo del Fondo de Caja Chica deberán ser

enviadas en forma mensual con la reposición del fondo y una
copia de la misma mantener en el archivo del Custodio del fondo.

111
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA CUENTA: CAJA Y BANCO EUCALIPTO S.A.

7.- DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO DE CAJAS

112
113
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA CUENTA: CUENTAS Y EUCALIPTO S.A.
DOCUMENTOS POR COBRAR

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PARA LA CUENTA: CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR
DE LA EMPRESA EUCALIPTO S.A.
---------------------------------------------------------

114
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA CUENTA: CUENTAS Y EUCALIPTO S.A.
DOCUMENTOS POR COBRAR

1.- INTRODUCCIÓN

Este procedimiento es relativo al proceso de registro y verificación de las

cuentas de Cuentas y Documentos por Cobrar de la empresa EUCALIPTO S.A.

El propósito de la política es de especificar los procedimientos y búsquedas de

herramientas que permitan mejorar el desarrollo de sus actividades, todo ello en
respuesta a los continuos cambios que se producen en el entorno y que las obligan a
tomar medidas que permitan mantener el negocio en marchan satisfaciendo las
necesidades de su cartera de clientes y generando altos niveles de rentabilidad.

Sin duda alguna, las ventas o la prestación de servicios a crédito se han

convertido en los últimos años en un medio de ingreso fuerte para muchas
organizaciones. Esta forma de pago indiscutiblemente beneficia a las dos partes,
empresa-cliente, la primera porque incrementa el volumen de los servicios prestados y
atrae a un mayor número de clientes, mientras que a la segunda porque se le otorga
facilidades para cancelar el servicio.

Ahora bien, esta modalidad será efectiva en la medida que esté bien
programada y establecida la fecha de vencimiento de la factura, documento mismo
que representa el compromiso que los clientes poseen con la empresa que le prestó el
servicio. Es decir, es necesario que las organizaciones tengan correctamente
estipuladas las pautas y condiciones bajo las cuales se está ofreciendo esta modalidad
de pago, de lo contrario será difícil conocer si las cuentas por cobrar se están
haciendo efectivas en periodos de tiempo razonables

2.- OBJETIVO

El presente Manual tiene como objetivo identificar las políticas para las cuentas
y documentos por cobrar para la empresa EUCALIPTO S.A., todo ello a través de tres
indicadores que hacen referencia a las mismas, tales como: políticas de crédito,
políticas de administración y políticas de cobranza. Por ende, las políticas de las
115
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA CUENTA: CUENTAS Y EUCALIPTO S.A.
DOCUMENTOS POR COBRAR

cuentas por cobrar, son las directrices que fija la organización orientadas a controlar
los aspectos referentes al crédito que se otorga a los clientes en la venta de bienes o
en la prestación de un servicio, con la finalidad de garantizar el cobro de los mismos
en el momento establecido.

3.- ALCANCE

Aplica a todas las áreas inmersas en el proceso.

4.- RESPONSABLES

Directorio: es el comprometido de aprobar las políticas y procedimientos

implantados en el presente manual, personalizan legalmente a la empresa.

Gerente General: Es la primera persona encomendada en hacer cumplir la

regla del Manual a través de su don de mando y autoridad, planifica y vigila las
operaciones de la empresa.

Tesorera: es la responsable de este proceso, en la recepción de las cajas y

verificación de los valores obtenidos ingresados, desembolsados y reembolsados,
recepción de las emisiones para proceder al pago, por lo tanto está dentro de su
competencia cumplir y hacer cumplir las políticas y procedimientos establecidos en el
presente manual.

Asistente Contable: será el responsable de realizar las emisiones para el

pago, así como la información soportada a la emisión de cada orden de cheque,
siempre pegados a las normas y requerimientos contables. Elabora conciliaciones
bancarias mensualmente.

Cajero: mantendrá su Caja cuadrada diariamente, contará, recibirá o entregará

el dinero conforme a la cantidad del proceso que esté realizando sea este un

116
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA CUENTA: CUENTAS Y EUCALIPTO S.A.
DOCUMENTOS POR COBRAR

desembolso o ingreso de efectivo.

Asistente de Crédito y Cobranzas: es responsable del cobro de la cartera de

clientes. Reportará a su Supervisor cualquier novedad o actividad sospecha que
observe en el área interna.

5.- DEFINICIONES Y TERMINOLOGÍA

CUENTAS POR COBRAR: Corresponde el cargo efectuado a terceros, por

conceptos generales que causen un compromiso a favor del club por parte de otras
entidades o personas.

INCOBRABLE: Cuenta que ha pasado un lapso considerable para su cobro sin

respuesta favorable alguna, considerada de dudosa recuperación.

NOTIFICACIÓN POR ESCRITO: constituye la primera opción en el proceso de

cobro de las cuentas vencidas. Se lleva a cabo los días siguientes al vencimiento de la
cuenta, para ello se envía una carta al cliente deudor, notificándole la situación. En
caso de que el cliente haga caso omiso a esta notificación, se procederá a enviar una
más exigente. Finalmente, se enviará una tercera y última carta planteando la
situación de morosidad.

LLAMADAS TELEFÓNICAS: constituye la segunda opción, se debe realizar

cuando el primero no dio el resultado esperado, en este caso el gerente de crédito
tendrá la tarea de comunicarse con el cliente que posee la deuda y hacerle la
exigencia del pago. Si este posee una razón adecuada para explicar el motivo de
retardo, se podrá considerar la posibilidad de extender el tiempo de crédito.

VISITAS PERSONALES: esta técnica puede ser muy efectiva y constituye la

tercera opción, su efectividad radica en las altas posibilidades de que el cobro se haga
en el acto.

117
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA CUENTA: CUENTAS Y EUCALIPTO S.A.
DOCUMENTOS POR COBRAR

AGENCIA DE COBRANZAS: esta opción, puede no resultar rentable, puesto

que consiste en recurrir a una agencia o a un abogado para que se encarguen de
gestionar el cobro. Esto generalmente conlleva un costo elevado y se puede ver
afectado hasta el cincuenta por cierto de las deudas cobradas.

6.- DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

6.1 Registro/Venta de membresías y/o cuotas y prestación de servicios varios

El registro de las cuentas por cobrar se efectúa una vez recibido la copia de la
factura emitida al cliente, luego se verifica su registro en el módulo de cuentas por
cobrar.

La verificación del registro de la cuenta de Cuentas por Cobrar se efectuará a

través del monitoreo de los informes de módulo y una verificación con los saldos de
facturación.

6.2 Registro/Cuentas por cobrar administradores, empleados, personal de

servicios.

Las afectaciones de la cuenta por cobrar por el lado crédito se darán por medio
del respectivo soporte que genere la cuenta por cobrar al empleado o la persona
correspondiente previa aprobación del crédito o desembolso.

6.3 Registro otras cuentas por cobrar de forma manual.

Se reciben los informes de recaudación para su revisión y registro, de esta

cuenta pueden provenir las cuentas por cobrar entre fondos. Se puede adicionar la
cuenta Préstamos a empleados.

118
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA CUENTA: CUENTAS Y EUCALIPTO S.A.
DOCUMENTOS POR COBRAR

6.4 Subdivisión de clases de cobros en la actividad operacional del club.

Cobros procedentes de las ventas de membresías y prestación de

servicios
Cobros procedentes de cuotas, comisiones y otros ingresos de
actividades ordinarias
Cobros procedentes de contratos mantenidos con propósitos de
alquileres de instalaciones
Cobros procedentes de primas y prestaciones, anualidades y otros
beneficios de pólizas suscritas
Otros cobros por actividades de operación

6.5 Manejo de archivo

Cada destinatario del área es responsable del correcto manejo y archivo de los
procedimientos. Entiéndase por archivo, la acción de mantener los procedimientos en
lugares seguros, apropiados y de fácil acceso para su consulta, revisión o puesta al
día.

6.6 Objetivos de revisión de cuentas por cobrar.

1. Comprobar si las cuentas por cobrar son auténticas y si tienen origen en

operaciones de ventas.

2. Comprobar si los valores registrados son realizables en forma efectiva

(cobrables en dólares).

3. Comprobar si estos valores corresponden a transacciones y si no

existen devoluciones descuentos o cualquier otro elemento que deba
considerarse.

119
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA CUENTA: CUENTAS Y EUCALIPTO S.A.
DOCUMENTOS POR COBRAR

4. Comprobar si hay una valuación permanente –respecto de intereses y

reajustes- del monto de las cuentas por cobrar para efectos del balance.

5. Verificar la existencia de deudores incobrables y su método de cálculo

contable.

El análisis de crédito se dedica a la recopilación y evaluación de información de

crédito de los solicitantes para determinar si estos están a la altura de los estándares
de crédito de la empresa.

1. Verificar la existencia y aplicación de una política para el manejo de

las cuentas por cobrar.

2. Determinar la eficiencia de la política para el manejo de las cuentas

por cobrar.

3. Verificar que los soportes de las cuentas por cobrar se encuentren en

orden y de acuerdo a las disposiciones legales.

4. Observar si los movimientos en las cuentas por cobrar se registran

adecuadamente.

6.7 Procedimientos de control

1. Verificar físicamente junto con la persona responsable de las cuentas

por cobrar los documentos que respalden los documentos por cobrar.

2. Comprobar físicamente la existencia de títulos, cheques, letras y

documentos por cobrar e investigar cualquier irregularidad.

3. Comparar el resultado de la comprobación física con el mayor de

120
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA CUENTA: CUENTAS Y EUCALIPTO S.A.
DOCUMENTOS POR COBRAR

Inversiones en Empresas Relacionadas.

4. Verificar que los datos de los deudores sean correctos, nombre, RUC,
domicilio particular y laboral, etc.

5. Comprobar la validez de los documentos, es decir, que los documentos

estén legalizados con firma, timbre y estampillas, ante Notario.

6. Examinar las facturas de clientes, así como otros documentos

justificativos de las cuentas por cobrar.

7. Analizar esta partida y conciliar su saldo con el mayor de Clientes,

Documentos por Cobrar, Deudores Varios y Documentos y Cuentas por
cobrar a empresas relacionadas.

6.8 Procedimiento para deudores incobrables

1. Verificar la ubicación física de documentos incobrables.

2. Revisar los documentos o antecedentes de los documentos incobrables

para verificar que se usaron todas las instancias para el cobro de éstos.

3. Verificar que se ha usado el método adecuado en el cálculo de la

estimación de deudores incobrables y comprobar si la base para la
estimación se ajusta a las disposiciones legales.

121
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA CUENTA: CUENTAS Y EUCALIPTO S.A.
DOCUMENTOS POR COBRAR

7.- DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO DE CUENTAS POR COBRAR

122
123
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA CUENTA: CUENTAS Y EUCALIPTO S.A.
DOCUMENTOS POR PAGAR

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PARA LA CUENTA: CUENTAS Y DOCUMENTOS POR
PAGAR
DE LA EMPRESA EUCALIPTO S.A.
---------------------------------------------------------

124
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA CUENTA: CUENTAS Y EUCALIPTO S.A.
DOCUMENTOS POR PAGAR

1.- INTRODUCCIÓN

Este procedimiento es relativo al proceso de registro y verificación de las

cuentas de Cuentas y Documentos por Pagar de la empresa EUCALIPTO S.A.

Los pasivos comprenden las obligaciones contraídas por una entidad

económica como consecuencia de las operaciones o transacciones pasadas, por
ejemplo: Compra de mercancías, pérdidas o gastos incurridos, obtención de
préstamos, entre otros.

Por lo general todas las compras que realiza la empresa son acredito. Al
Efectuarse la compra, el negocio adquiere una responsabilidad de pagar, la cual
debe liquidarse en alguna fecha futura. Esta partida es la que ha ocurrido como
consecuencia de la compra de materiales o mercancías a crédito que se
convierten en pasivos que deben pagarse con dinero, mercancías o servicios

El propósito de la política es de especificar los procedimientos y

búsquedas de herramientas que permitan mejorar el desarrollo de sus
actividades, todo ello en respuesta a los continuos cambios que se producen en
el entorno y que las obligan a tomar medidas que permitan mantener el negocio
en marchan satisfaciendo las necesidades de su cartera de clientes y generando
altos niveles de rentabilidad.

Sin duda alguna, los proveedores y el pago de sus bienes y servicios a

crédito se han convertido en los últimos años en un medio de ingreso fuerte para
muchas organizaciones. Por parte de las cuentas por pagar a proveedores son
que los pagos no se realicen en tiempo y forma, ocasionando pagar intereses y
retrasos de mercancías, que esto sería muy costoso debido a que la mercancía
se necesita para producir, y aunque no haya producción se le tiene que pagar a
los empleados

125
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA CUENTA: CUENTAS Y EUCALIPTO S.A.
DOCUMENTOS POR PAGAR

2.- OBJETIVO

El presente Manual tiene como objetivo identificar las políticas para las
cuentas y documentos por pagar para la empresa EUCALIPTO S.A., definir los
procesos que se llevan a cabo para el registro de algunas cuentas por pagar y la
verificación, en términos generales y específicos, de todas las cuentas y
documentos pendientes de pago.

3.- ALCANCE

A todas las áreas inmersas en el proceso y el área financiero y contable

de la empresa EUCALIPTO S.A.

4.- RESPONSABLES

Directorio: es el comprometido de aprobar las políticas y procedimientos

implantados en el presente manual, personalizan legalmente a la empresa.

Gerente General: Es la primera persona encomendada en hacer cumplir

la regla del Manual a través de su don de mando y autoridad, planifica y vigila las
operaciones de la empresa.

Tesorera: es la responsable de este proceso, en la recepción de las

cajas y verificación de los valores obtenidos ingresados, desembolsados y
reembolsados, recepción de las emisiones para proceder al pago, por lo tanto
está dentro de su competencia cumplir y hacer cumplir las políticas y
procedimientos establecidos en el presente manual.

Asistente Contable: será el responsable de realizar las emisiones para

el pago, así como la información soportada a la emisión de cada orden de
cheque, siempre pegados a las normas y requerimientos contables. Elabora
conciliaciones bancarias mensualmente.
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 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA CUENTA: CUENTAS Y EUCALIPTO S.A.
DOCUMENTOS POR PAGAR

Cajero: mantendrá su Caja cuadrada diariamente, contará, recibirá o

entregará el dinero conforme a la cantidad del proceso que esté realizando sea
este un desembolso o ingreso de efectivo.

Asistente de Crédito y Cobranzas: es responsable del cobro dela

cartera de clientes. Reportará a su Supervisor cualquier novedad o actividad
sospecha que observe en el área interna.

5.- DEFINICIONES Y TERMINOLOGÍA

CUENTAS POR PAGAR: Deberes u obligaciones que se adquiere en

contraprestación de bienes y servicios recibidos; igualmente por dinero o efectos
aceptados y que debe reembolsar o traspasar a terceras personas.

FACTURA DE ACREEDOR: Documento que detalla los bienes y

servicios adquiridos, emitido por los proveedores.

CONTRATO (de bienes y servicios): Al igual que la orden de compra,

es un documento que ampara la adquisición de bienes y servicios, incluyendo
ciertos servicios personales. Este documento es emitido por el Departamento de
Compras y otras unidades.

NOTA DE PAGO: Documento alterno utilizado para elaborar orden de

pago de aquellos desembolsos que no se tramitan mediante el documento de
presentación de cuenta, y a excepción de los servicios básicos que se tramitan
con ambos documentos. El referido documento se confecciona en el
Departamento de Tesorería.

COMPROBANTE DE RECEPCIÓN: Documento emitido por Bodega

como constancia de recibo de los bienes y servicios adquiridos mediante

127
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA CUENTA: CUENTAS Y EUCALIPTO S.A.
DOCUMENTOS POR PAGAR

compra, donación u otros medios.

6.- DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

6.1 Registro de Cuentas y Documentos por pagar

Abarca las acciones por parte del Departamento de Contabilidad que

conllevan a la realización de registros de cuentas por pagar; es decir, por
registros que se asientan en el módulo al momento de grabarlos y no mediante
acción anterior o posterior de otro departamento.

La verificación del registro de la cuenta de Cuentas por Pagar se

efectuará a través del monitoreo de los informes de módulo y una verificación
con los saldos de los proveedores, descontado las retenciones fiscales
pertinentes.

6.2 Registro/Cuentas por pagar retenciones fiscales

1. Se refiere a los registros de cuentas por pagar de las retenciones

hechas a los empleados a través de la planilla y del
correspondiente gasto patronal.

2. Se recibe del Departamento Contable, las planillas, divisiones y

anulaciones de cheques de planillas y un listado mensual
detallando la cuota patronal.

3. El Departamento de Contabilidad registra en una hoja de Excel,

contra revisión, las planillas, divisiones y anulaciones de cheques,
afectando las diferentes cuentas financieras involucradas, entre
ellas, las cuentas por pagar de la cuota obrera retenida.

128
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA CUENTA: CUENTAS Y EUCALIPTO S.A.
DOCUMENTOS POR PAGAR

4. Concluido los registros del mes, se pasa a confeccionar un

comprobante de diario con el resumen de esa información.
Igualmente, se confecciona otro comprobante de diario con el
listado o informe de la cuota patronal del mes.

5. El jefe o persona asignada revisa y firma los comprobantes de

diario.

6.3 Registro otras Cuentas por Pagar

Comprende las cuentas por pagar de transacciones no incluidas en

rubros anteriores y que generalmente se registran como “Otras cuentas por
pagar diversas varias”, código de Otras Cuentas por pagar, no excluyendo la
posibilidad de que se registren en otras cuentas por pagar. Además, las
transacciones por situaciones que no se enmarquen en rubros anteriores y que
no se definan en otra cuenta financiera por pagar, se registrarán en la cuenta por
pagar antes señalada.

6.4 Manejo de archivo

Cada destinatario del área es responsable del correcto manejo y archivo

de los procedimientos. Entiéndase por archivo, la acción de mantener los
procedimientos en lugares seguros, apropiados y de fácil acceso para su
consulta, revisión o puesta al día.

6.5 Procedimientos de control

El objetivo del control de cuentas por pagar es llevar al corriente todos los
pagos de la empresa para aprovechar los descuentos en lugar de pagar
intereses por no realizar los pagos en tiempo y forma, así como tener los
productos necesarios cuando lo requiera la empresa sin contratiempos para que
129
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA CUENTA: CUENTAS Y EUCALIPTO S.A.
DOCUMENTOS POR PAGAR

pueda seguir sus operaciones.

El promedio del financiamiento de los proveedores depende en parte de

las condiciones económicas, de la oferta y demanda de insumos que se
adquieren y de la oportunidad de la empresa de negociar descuentos de pago
anticipado

Las políticas para la administración de cuentas por pagar deben ser

formuladas por las áreas de finanzas y compras con el conocimiento y
aceptación de la dirección general. El establecimiento y seguimiento de estas
políticas es importante para la eficiencia de la administración de este
financiamiento, que influye directamente en el monto de este financiamiento.

La buena o mala administración de las cuentas por pagar afecta

directamente la liquidez de la empresa y el flujo del efectivo.

6.6 Información para la administración de cuentas y documentos por pagar.

Para una buena administración de las cuentas por pagar es necesario

contar con información veraz y oportuna de la empresa que permita tomar
decisiones todos los días. La información puede ser:

a. Relativa del presupuesto operativo de la empresa.

b. La información real actual.

c. Programas globales de pagos modificados mensualmente, una vez que

se conozcan los datos reales del mes anterior y se pueden llevar a cabo las
modificaciones para los meses siguientes.

d. Informe sobre cuentas que han dejado de pagarse por problemas

130
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA CUENTA: CUENTAS Y EUCALIPTO S.A.
DOCUMENTOS POR PAGAR

varios como calidad, surtidos incompletos, descuentos rechazados por el

proveedor, aumento de precios del proveedor que no fueron notificados y con los
que no se está de acuerdo, etcétera.

6.7 Administración de Cuentas y Documentos por cobrar

1. La administración de las cuentas por pagar tienen que fijar las

políticas, siendo las principales:
2. La política de elevar al máximo el financiamiento que no tiene
costo para la empresa consiste: principalmente en la fijación de
parámetros que se reciben de los proveedores y el
aprovechamiento de los descuentos por pago anticipado.

3. La política de obtención de crédito con proveedores se fija con

parámetros en términos de días de: crédito y se asignan según los
diferentes insumos que se adquieren.

4. La oferta y demanda del mercado en cada grupo o tipo de

insumos es diferente, y dependiendo de esto deben establecerse
los días de crédito de financiamiento.

5. El negociar con proveedores mejores términos de financiamiento

tiene el peligro de incrementos en: precios de compra o una baja
en la calidad de insumos. Es importante que los insumos sean
cotizados por lo menos por dos proveedores y que se ejerza un
control estricto en la calidad de los insumos adquiridos.

6. La política del aprovechamiento de los descuentos de pago

anticipado debe señalar como regla general que deben
negociarse si el descuento es mayor al costo de oportunidad del
mercado.

131
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA CUENTA: CUENTAS Y EUCALIPTO S.A.
DOCUMENTOS POR PAGAR

7. Una parte importante de la administración financiera de las

cuentas por pagar lo constituye el: contacto formal y continuo de
los departamentos de compras y finanzas con los proveedores
más importantes, tratando de optimizar, plazos, descuentos, etc.,
lo que redundará en buenos frutos.

8. La política del nivel de endeudamiento de la empresa está

relacionada con los límites de solvencia que la empresa pueda
tener: Vigilar la exposición de las cuentas por pagar ante la
inflación y devaluación de la moneda.

9. Las cuentas por pagar son pasivos monetarios que están

expuestas a la inflación. Este concepto del pasivo circulante tiene
generalmente una influencia importante en el resultado por
posición monetaria, genera utilidad y contrarresta la exposición de
los activos monetarios. Los adeudos en moneda extranjera
producen pérdidas por la devaluación de la moneda.

132
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA CUENTA: CUENTAS Y EUCALIPTO S.A.
DOCUMENTOS POR PAGAR

7.- DIAGRAMA DE FLUJOPROCESO DE CUENTAS Y DOCUMENTOS POR

PAGAR

133
134
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA CUENTA: PROPIEDAD, EUCALIPTO S.A.
PLANTA Y EQUIPO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PARA LA CUENTA: PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
DE LA EMPRESA EUCALIPTO S.A.
---------------------------------------------------------

135
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA CUENTA: PROPIEDAD, EUCALIPTO S.A.
PLANTA Y EQUIPO

1.- INTRODUCCIÓN

Este procedimiento es relativo al proceso de registro y verificación de las

cuenta de Activo Fijo (Propiedad, Planta y Equipo) según la normativa de NIIF,
de la empresa EUCALIPTO S.A.

El propósito de este procedimiento es establecer un sistema, que

contenga las políticas y normas que permitan un adecuado, ágil y eficiente
control de los ingresos, modificaciones, traspasos y egresos de los activos fijos
de la Compañía.

Presentar sistemáticamente el tratamiento contable y verificación de los

Activos Fijos para su posterior presentación en los Informes Financieros, de
acuerdo a las NIIF establecidas para tal fin.

2.- OBJETIVO

El objetivo y propósito del Manual es de especificar los procedimientos y

búsquedas de herramientas que permitan mejorar la contabilidad para el registro
y la verificación de las cuentas de Inmuebles, Maquinaria, Equipo y otras cuentas
relacionadas, efectuado en el Departamento de Contabilidad

3.- ALCANCE

A este Manual se regirán por este procedimiento el responsable de

Activos Fijos y todos los funcionarios y empleados contratados directamente o
aquellos contratados por una agencia de empleo temporal de la Compañía
EUCALIPTO S.A. relacionados con el manejo y control de activos fijos.

136
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA CUENTA: PROPIEDAD, EUCALIPTO S.A.
PLANTA Y EQUIPO

4.- RESPONSABLES

Directorio: es el comprometido de aprobar las políticas y procedimientos

implantados en el presente manual, personalizan legalmente a la empresa.

Gerente General: Es la primera persona encomendada en hacer cumplir

la regla del Manual a través de su don de mando y autoridad, planifica y vigila las
operaciones de la empresa.

Tesorera: es la responsable de este proceso, en la recepción de las

cajas y verificación de los valores obtenidos ingresados, desembolsados y
reembolsados, recepción de las emisiones para proceder al pago, por lo tanto
está dentro de su competencia cumplir y hacer cumplir las políticas y
procedimientos establecidos en el presente manual.

Asistente Contable: será el responsable de realizar las emisiones para

el pago, así como la información soportada a la emisión de cada orden de
cheque, siempre pegados a las normas y requerimientos contables. Elabora
conciliaciones bancarias mensualmente.

Cajero: mantendrá su Caja cuadrada diariamente, contará, recibirá o

entregará el dinero conforme a la cantidad del proceso que esté realizando sea
este un desembolso o ingreso de efectivo.

Asistente de Crédito y Cobranzas: es responsable del cobro de la

cartera de clientes. Reportará a su Supervisor cualquier novedad o actividad
sospecha que observe en el área interna.

5.- DEFINICIONES Y TERMINOLOGÍA

ACTIVOS FIJOS: Se consideran como activos fijos todos los bienes

tangibles permanentes que ha sido adquirido para el funcionamiento de la
137
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA CUENTA: PROPIEDAD, EUCALIPTO S.A.
PLANTA Y EQUIPO

empresa y que son necesarios para generar venta.

Los bienes a ser considerados como activos fijos deben tener una vida
útil superior a un ejercicio económico, no susceptible de destrucción total por
causas menores, que no sea fungible o propenso al consumo y no debe tenerse
la intención de enajenarlos.

Se considerarán activos fijos aquellos que superen los $500 y sea posible
asignarles una vida útil estimada. Se exceptúan los útiles de escritorio y
suministros.

Se denominarán costos de mantenimiento aquellos en que se incurre en

forma programada para mantener un bien en operación normal.

Se denominan costos de reparación aquellos en que se incurre en forma

imprevista, para solucionar el desperfecto de algún bien y restituirle sus
condiciones normales de operación.

CONTRATO DE ADQUISICIÓN DEINMUEBLES: Documento en que se

legaliza la adquisición de un inmueble. Esta puede ser por compra, permuta,
donación u otra forma negociable representada a través del respectivo
documento tributario como es una factura.

6.- DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

6.1 Registro/Compra de Activos Fijos

Abarca las acciones por parte del Departamento de Contabilidad que

conllevan la realización de registros de cuentas de Inmuebles, Maquinaria,
Equipo y otras cuentas relacionadas a este grupo;

138
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA CUENTA: PROPIEDAD, EUCALIPTO S.A.
PLANTA Y EQUIPO

6.2 Registro de inmuebles

Se refiere a los registros por adquisición de inmuebles, ya sea por

compra, contratación (construcción), donación, permuta u otra forma; que son los
que actualmente hace el Departamento. Estos registros se hacen amparados en
documentos como Acta de Entrega Final, Contrato (de adquisición de
inmuebles).

6.3 Registro de equipos, muebles y otros activos

Se refiere a los registros por adquisición de bienes muebles, ya sea por

compra, contratación (construcción), donación, permuta u otra forma; que son los
que actualmente hace el Departamento. Estos registros se hacen amparados en
documentos como Acta de Entrega Final, Contrato (de adquisición de
inmuebles).

6.4 Registro de venta y costos de depreciación

Se venderán los activos fijos a su valor en libros, generando una perdida

utilidad según su costo actual.

CONTROL.- Conlleva el proceso de verificar y monitorear tanto los

registros que afectan las cuentas de Inmuebles, Maquinaria, Equipo y otras
cuentas relacionadas, así como las propias cuentas en términos generales.

Los registros externos que afectan las cuentas de Inmuebles, Maquinaria,

Equipo y otras cuentas relacionadas son monitoreados en su registro en el
sistema y cotejados mediante el Comprobante de Entrega.

139
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA CUENTA: PROPIEDAD, EUCALIPTO S.A.
PLANTA Y EQUIPO

6.5 Manejo de archivo

Cada destinatario del área es responsable del correcto manejo y archivo

de los procedimientos. Entiéndase por archivo, la acción de mantener los
procedimientos en lugares seguros, apropiados y de fácil acceso para su
consulta, revisión o puesta al día.

6.6 Objetivos de control de activos fijos.

1. La Gerencia Administrativa y de Compras y sus distintas

unidades, serán las únicas dependencias, de acuerdo con sus
funciones, facultadas para realizar el trámite de adquisición de
activos fijos, luego de las aprobaciones respectivas.

2. Toda compra de activos fijos deberá contar con las

aprobaciones que se especifican en la Política de Inversiones
de Capital, establecidas por gerencia.

3. Las propuestas que excedan de USD 250,000 deben ser

aprobadas por el nivel de firmas autorizadas por gerencia.

4. Los gastos de capital menores estarán cubiertos por el

presupuesto autorizado del departamento y deberán ser
aprobados en base a los límites de desembolsos que
corresponda de manera serán aprobados los rubros que no
hayan sido incluidos en los presupuestos de departamento.

5. Los activos fijos se registrarán contablemente, de acuerdo con

los principios y normas de contabilidad de general aceptación,
140
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA CUENTA: PROPIEDAD, EUCALIPTO S.A.
PLANTA Y EQUIPO

leyes, reglamentos y demás cuerpos normativos, regidos según

la NIIF de Propiedad, Planta y equipo.

6. Los activos fijos deben llevarse al costo de adquisición o

construcción histórico.

7. La vida útil asignada debe estar de acuerdo a las normas

impartidas por la ley y deben expresarse en meses, así:

8. Los activos fijos deben controlarse en un auxiliar contable que

identifique su código, fecha de incorporación, vida útil, valor de
adquisición, depreciación acumulada, depreciación del ejercicio,
valor neto e identificación del departamento que usa el bien.
Esto último es de vital importancia pues permite definir el tipo
de costo o gasto ya sea costo de producción o gasto de
administración y ventas.

9. Respecto de las escrituras de propiedad, se deben anotar

detalladamente los datos completos en el registro
correspondiente; el original lo conservará el departamento Legal
y una copia será para el departamento de contabilidad.

10. La transformación de máquinas deben implicar dar de baja el

antiguo código e ingresar un código nuevo.

141
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA CUENTA: PROPIEDAD, EUCALIPTO S.A.
PLANTA Y EQUIPO

11. Los desembolsos que mejoren la capacidad o la eficiencia

operativa de un activo, si son sustanciales deben capitalizarse.
Los desembolsos menores aun cuando tengan la característica
de desembolsos capitalizables, se llevan al gasto como costos
del período.

12. Cuando el costo de las mejoras es relativamente importante o

cuando cambia la vida estimada de un activo, los cargos futuros
por depreciación se basan en el nuevo valor en libros y en la
nueva vida útil estimada (no se ajusta la depreciación de
períodos anteriores).

13. Toda adición mejora, mantenimiento o reparación de activo fijo

debe estar autorizado por el área que solicita el bien, por el
área de mantenimiento o prevención de riesgos y por la división
financiera.

14. Todos los bienes del activo fijo deberán poseer una placa
identificadora que indique el código asignado en el auxiliar de
activo fijo, además el sistema de activo fijo debe especificar la
ubicación de los bienes y el estado en que se encuentran.

15. Los inventarios físicos de los activos fijos deben ser cotejados y
conciliados periódicamente con los registros contables.

Depreciación

16. Los valores de los activos fijos tangibles se depreciarán

anualmente de acuerdo con las regulaciones vigentes y en base
a las tasas establecidas para su reposición. Las tasas de
aplicación para la depreciación de cada tipo de activo fijo son

142
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA CUENTA: PROPIEDAD, EUCALIPTO S.A.
PLANTA Y EQUIPO

las siguientes:

17. La parte de depreciación correspondiente a los bienes del

activo fijo que no aportan al giro de la compañía pero que se
relaciona indirectamente como apoyo del giro, en la gestión
administrativa o de venta debe imputarse a gastos de
administración y ventas, según corresponda el uso u ubicación
del mismo.

18. 22.- Los terrenos y las obras en proceso no deben depreciarse.

Procedimientos de Control de Activos Fijos

1.- Se procederá a registrar un activo fijo cuando la compañía

haya comprado, construido o recibido en donación un bien.

2.- Para el registro se iniciará el trámite con la verificación del

activo fijo y su conciliación con las facturas, orden de compra o
cualquier documento pertinente. Inmediatamente en el sistema
se procederá al registro de la incorporación del bien, iniciando
el proceso con la asignación del número de identificación del
bien.

3.- Este número de identificación del activo deberá escribirse en

el activo que se está inventariando, en un lugar visible.

143
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA CUENTA: PROPIEDAD, EUCALIPTO S.A.
PLANTA Y EQUIPO

4.- Si es un activo móvil, la responsabilidad será personal, y si

se tratare de un activo no móvil, la responsabilidad será
departamental.

Todos los documentos exigidos, para la incorporación de activos fijos,

servirá al contador de activos fijos para alimentar la información en el subsistema
de activos fijos, luego será guardado en forma secuencial por departamento en
un archivo de su responsabilidad

1.- Adicionalmente el encargado de activos fijos, al momento de registrar

contablemente el bien, deberá mediante memorando, enviar copias de la factura
a la Cía. de Seguros, para el ingreso del bien dentro de la póliza
correspondiente.

2.- Todos los activos fijos que se incorporaran al sistema de activo fijo,
correspondiente a bienes utilizados en la operación deben ser chequeados
físicamente por el área de mantenimiento, quien debe firmar un formulario de
incorporación de activos fijos y enviarlo a contabilidad. En el caso de otras áreas
usuarias debe ser firmado por quien verifica el estado inicial del bien.

3.- El jefe del área de mantenimiento debe solicitar al encargado de activo

fijo la placa identificadora y será su responsabilidad marcar cada activo fijo
incorporado a la compañía.

4.- El Área Contable debe constar con la información mínima

indispensable de estos bienes, para su correcta identificación verificándose la
suma de sus valores con el saldo de la cuenta control correspondiente
periódicamente.

144
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA CUENTA: PROPIEDAD, EUCALIPTO S.A.
PLANTA Y EQUIPO

5.- Debe existir un encargado de activo fijo que mantenga actualizados

los registros auxiliares de activo fijo, respecto de lo siguiente:

Incorporar todos los bienes

Dar de baja los bienes
Asignar la vida útil de acuerdo a las exigencias de la ley
Validar mensualmente el cálculo de depreciación del
ejercicio y corrección monetaria
Mantener un archivo físico con los formularios de
incorporaciones (adjuntando respaldo de copias o
fotocopias de facturas), bajas o ventas (adjuntando copia o
fotocopia de facturas de venta).
Emitir los registros auxiliares mensuales y efectuar las
contabilizaciones.

6.- Todas las Incorporaciones de activo fijo deben adjuntar el formulario

firmado por el área de mantenimiento o del área usuaria cuando corresponda.

7.- Cada persona o departamento responsable de los activos fijos deben

reportar un informe mensual con los bienes de la compañía que deben ser dados
de baja por encontrarse en mal estado, éste informe debe enviarse a
contabilidad.

8.- Deben elaborarse inmediatamente a su ocurrencia los diferentes

movimientos de estos bienes, por las altas, bajas, traslados, enviados a reparar,
ventas, etc.

9.- Las bajas, ventas y traslados de estos bienes deben estar aprobadas
por los funcionarios autorizados.

145
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA CUENTA: PROPIEDAD, EUCALIPTO S.A.
PLANTA Y EQUIPO

10.- Todas las bajas de activo fijo deben estar documentadas y firmado
por el área usuaria que valida el mal estado del bien.

11.- El costo de adición entendiéndose como tal un aumento del

rendimiento, de la vida útil o de la capacidad productiva de los elementos
instalados, que se traducen en un incremento del valor del bien y que son
capitalizables; excluyéndose los reemplazos departes del activo fijo y las
reparaciones, los mismos que son considerados como un gasto; se contabilizará
de la siguiente manera:

11.1- Al costo del activo se le sumará el valor de la adición, así como se

ajustará la depreciación acumulada del activo, de acuerdo al nuevo valor
adquirido por éste.

11.2.- El tiempo de depreciación del activo no variará por la adición, a no

ser que se haya incrementado la vida útil del mismo, por los cambios sufridos por
éste.

12.- Solamente el presidente ejecutivo o el vicepresidente de manufactura

o las personas que los subroguen podrán autorizar el cambio de ubicación de un
activo fijo no móvil destinado a la producción.

13.- Los Vicepresidentes y los gerentes, en sus respectivas áreas podrán

autorizar el cambio de ubicación de un activo fijo y responsable, para lo cual
comunicarán por escrito a la persona responsable del bien y del departamento,
con copia para el encargado de activos fijos, para que registre el movimiento.

14.- El encargado de activos fijos enviará a la nueva persona o

departamento responsable del bien un memorando escrito, para su firma de
aceptación, el mismo que contendrá un original y una copia.

146
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA CUENTA: PROPIEDAD, EUCALIPTO S.A.
PLANTA Y EQUIPO

15.- El original deberá retornar al contador de activos fijos y la copia

guardará la persona o el departamento responsable del bien.

16.- Con el original del memorando escrito, mediante el sistema se

actualizará éste y luego se comunicará, la transferencia a la persona o
departamento, que eran responsables del bien, para que lo archiven como
documento de respaldo.

147
148
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA CUENTA: INVENTARIOS EUCALIPTO S.A.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PARA LA CUENTA: INVENTARIOS
DE LA EMPRESA EUCALIPTO S.A.
---------------------------------------------------------

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 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA CUENTA: INVENTARIOS EUCALIPTO S.A.

1.- INTRODUCCIÓN

Este procedimiento es relativo al proceso de registro y verificación de las

cuenta de Inventarios de la empresa EUCALIPTO S.A.

El propósito de la política es de especificar los procedimientos y

búsquedas de herramientas que permitan mejorar la contabilidad para los
inventarios forma parte muy importante para los sistemas de contabilidad de
mercancías, porque la venta del inventario es el corazón del negocio.

El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances

generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancías vendidas,
son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados

Presentar sistemáticamente el tratamiento contable y verificación del

inventario físico para su posterior presentación en los Informes Financieros, de
acuerdo a las NIIF establecidas para tal fin.

2.- OBJETIVO

El presente Manual tiene como objetivo identificar las políticas para los
inventarios de la empresa EUCALIPTO S.A, El rubro de inventarios es
generalmente el de mayor significación dentro del activo corriente, no solo en su
cuantía, sino porque de su manejo proceden las utilidades de la empresa; de ahí
la importancia que tiene la implantación de un adecuado sistema de control
interno para el mismo.

3.- ALCANCE

Aplica a todas las áreas inmersas en el proceso.

150
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA CUENTA: INVENTARIOS EUCALIPTO S.A.

4.- RESPONSABLES

Directorio: es el comprometido de aprobar las políticas y procedimientos

implantados en el presente manual, personalizan legalmente a la empresa.

Gerente General: Es la primera persona encomendada en hacer cumplir

la regla del Manual a través de su don de mando y autoridad, planifica y vigila las
operaciones de la empresa.

Tesorera: es la responsable de este proceso, en la recepción de las

cajas y verificación de los valores obtenidos ingresados, desembolsados y
reembolsados, recepción de las emisiones para proceder al pago, por lo tanto
está dentro de su competencia cumplir y hacer cumplir las políticas y
procedimientos establecidos en el presente manual.

Asistente Contable: será el responsable de realizar las emisiones para

el pago, así como la información soportada a la emisión de cada orden de
cheque, siempre pegados a las normas y requerimientos contables. Elabora
conciliaciones bancarias mensualmente.

Cajero: mantendrá su Caja cuadrada diariamente, contará, recibirá o

entregará el dinero conforme a la cantidad del proceso que esté realizando sea
este un desembolso o ingreso de efectivo.

Asistente de Crédito y Cobranzas: es responsable del cobro dela

cartera de clientes. Reportará a su Supervisor cualquier novedad o actividad
sospecha que observe en el área interna.

Bodeguero: es responsable del manejo de la bodega de los ingresos y

salidas de la misma así como del stock y requerimientos necesarios para la
disponibilidad de la misma.

151
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA CUENTA: INVENTARIOS EUCALIPTO S.A.

5.- DEFINICIONES Y TERMINOLOGÍA

BODEGA: Espacio físico destinada para guardar y mantener los

inventarios e insumos de la empresa.

INVENTARIOS: Los inventarios representan los bienes adquiridos para

consumo interno, de acuerdo a necesidades, derivadas de las operaciones
normales, tomando en cuenta las actividades de la entidad, como también los
que sean para la venta y aquellos que se encuentran en forma de materiales o
suministros diversos, para ser consumidos en el proceso de producción o
prestación de servicios.

6.- DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

6.1 Registro/Compra adquisición de inventarios

El registro del inventario de EUCALIPTO S.A. es afectado con el

COMPROBANTE DE RECEPCIÓN, producto de una Orden de Compra
generada.

6.2 Tipos de inventarios que se controla

La institución mantiene control y registro contable de los siguientes

inventarios:
1 Inventario de Materiales y Suministros (existencia en el
Almacén General – Comprados o donados)
2 Inventario de Combustible (Responsable: Sección de
Transporte)
3 Inventario de Comestibles (Responsable:
Administración de las Cafeterías)

152
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA CUENTA: INVENTARIOS EUCALIPTO S.A.

6.3 Manejo de archivo

Cada destinatario del área es responsable del correcto manejo y archivo

de los procedimientos. Entiéndase por archivo, la acción de mantener los
procedimientos en lugares seguros, apropiados y de fácil acceso para su
consulta, revisión o puesta al día.

6.4 Objetivos de control de inventarios.

1. Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al

año, no importando cual sistema se utilice.
2. Hacer conteos periódicos o permanentes para verificar
las pérdidas de material.
3. Procure que el control de inventarios se realice por
medio de sistemas computarizados, especialmente si se
mueven una gran variedad de artículos. El sistema debe
proveer control permanente de inventarios, de manera
de tener actualizadas las existencias, tanto en cantidad
como en precios.
4. Establezca un control claro y preciso de las entradas de
mercancías al almacén, informes de recepción para las
mercancías compradas e informes de producción para
las fabricadas por la empresa. Las mercancías saldrán
del almacén únicamente si están respaldadas por notas
de despacho o requisiciones las cuales han de estar
debidamente autorizadas para garantizar que tendrán el
destino deseado.
5. Los inventarios deben encontrarse en instalaciones que
los protejan de deterioros físicos o de robos y procurar
que solo tengan acceso a las mismas el personal de
almacén debidamente autorizado.

153
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA CUENTA: INVENTARIOS EUCALIPTO S.A.

6. Trate de responsabilizar al Jefe de Almacén de informar

sobre la existencia de mercancías
deterioradas. También deberá responsabilizarle de no
mezclar los inventarios de propiedad de la compañía con
las mercancías recibidas en consignación o en depósito.
7. Mantenimiento eficiente de compras, recepción y
procedimientos de embarque.
8. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el
robo, daño o descomposición.
9. Permitir el acceso al inventario solamente al personal
que no tiene acceso a los registros contables.
10. Mantener registros de inventarios perpetuos para las
mercancías de alto costo unitario.
11. Comprar el inventario en cantidades económicas.
12. Involucrar al personal en el control de los materiales:
concientizarlo con charlas y concursos sobre el
problema; aceptar sugerencias; informarles sobre los
resultados de los inventarios, en lo que a pérdidas se
refiere y sobre todo, hacerle sentirse parte importante de
la organización.
13. Confrontar los inventarios físicos con los registros
contables.
14. Proteger los inventarios en un almacén techado y con
puertas de manera que se eviten los robos.
15. Realizar entrega de mercancías únicamente con
requisiciones autorizadas.
16. Proteger los inventarios con una póliza de seguro.
17. Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros
contables.
18. Cuando el sistema de registro y control de los
inventarios, no esté integrado computacionalmente con

154
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA CUENTA: INVENTARIOS EUCALIPTO S.A.

el contable, debe efectuarse diariamente, el cuadre en

valores, entre los datos de los movimientos reportados
por el almacén y los registrados por contabilidad.
19. Los custodios de las existencias almacenadas deben
firmar actas de responsabilidad material, que garanticen
su control y recuperación antes faltante o deterioros por
negligencia.
20. El almacén debe contar con la relación de cargos y
nombres de las personas autorizadas a entrar en el
mismo y de los nombres y firmas de los funcionarios
autorizados a solicitar productos u ordenar ventas y
despachos a terceros.
21. Todo documento elaborado por movimientos de
existencias, debe estar firmado por la persona que
entrega y por la que recibe.
22. Los registros de inventario no pueden operarse por
personal del almacén, ni estos, tener acceso a los
mismos.
23. Solicitud de Compras: La persona encargada de llevar
los registros que controlan los inventarios, al observar
que algún artículo está llegando al límite mínimo de
existencias, cubrirá una solicitud de compras y se le
enviara al Jefe de Almacén. con la existencia real.
24. Entrada de mercancías: El Jefe de almacén deberá
saber la fecha aproximada en que llegaran los pedidos
con el objeto de tener disponibilidad de espacio para su
almacenamiento. Al llegar las mercancías las pasara,
contará o medirá, según los casos, y pasara al
departamento de compras el informe de recepción de
mercancías.
25. Salida de mercancías del almacén: El control de salida

155
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA CUENTA: INVENTARIOS EUCALIPTO S.A.

de inventarios del almacén debe ser sumamente

estricto. Las mercancías podrán salir del almacén
únicamente si están respaldadas por las
correspondientes notas de despacho o requisiciones, las
cuales han de estar debidamente autorizadas para
garantizar que tendrán el destino deseado.

7.- DIAGRAMA DE FLUJOPROCESO DE INVENTARIOS

156
157
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA CUENTA: INGRESOS Y EUCALIPTO S.A.
GASTOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PARA LA CUENTA: INGRESOS Y GASTOS
DE LA EMPRESA EUCALIPTO S.A.
---------------------------------------------------------

158
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA CUENTA: INGRESOS Y EUCALIPTO S.A.
GASTOS

1.- INTRODUCCIÓN

Este procedimiento es relativo al proceso de registro y verificación de las

cuentas de Gastos e Ingresos para la empresa EUCALIPTO S.A.

EUCALIPTO S.A., tiene definida su política de registro de ingresos y

gastos para el manejo de los servicios que presta, y es necesario definir un
proceso para el registro de Contratos, Convenios, Membresías, en los cuales los
ingresos se registren cuando se generan y los gastos cuando se ejecutan.

La estructura de control interno de ingresos y gastos consiste en políticas

y procedimientos específicos destinados a dar a la administración y a la
gerencia seguridad razonable de los resultados obtenidos en un periodo
económico y la consecución de los objetivos trazados de la empresa.

Generalmente para realizar la evaluación del control interno se utiliza los

cuestionarios que contiene una serie de preguntas dirigidas a la empresa con la
finalidad de conocer la actividad económica que realiza, el registro y las
operaciones comerciales y los controles que realiza para salvaguardar los
activos, es una evaluación preliminar respecto al cumplimiento de los objetivos
de control interno, así determinar la naturaleza, alcance y oportunidad de los
procedimientos de auditoria. Los puntos mencionados con anterioridad son parte
importante de una empresa ya que son la principal fuente de ingreso y salidas de
la empresa cuyo manejo eficiente servirá para asegurar el éxito y crecimiento del
negocio.

2.- OBJETIVO

El presente Manual tiene como objetivo identificar las políticas y

proporcionar una guía de procedimientos para el registro de ingresos y egresos
de contratos, así como el registro de facturas emitidas por EUCALIPTO S.A.
159
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA CUENTA: INGRESOS Y EUCALIPTO S.A.
GASTOS

3.- ALCANCE

A todas las áreas inmersas en el proceso y el área financiero y contable

de la empresa EUCALIPTO S.A.

4.- RESPONSABLES

Directorio: es el comprometido de aprobar las políticas y procedimientos

implantados en el presente manual, personalizan legalmente a la empresa.

Gerente General: Es la primera persona encomendada en hacer cumplir

la regla del Manual a través de su don de mando y autoridad, planifica y vigila las
operaciones de la empresa.

Tesorera: es la responsable de este proceso, en la recepción de las

cajas y verificación de los valores obtenidos ingresados, desembolsados y
reembolsados, recepción de las emisiones para proceder al pago, por lo tanto
está dentro de su competencia cumplir y hacer cumplir las políticas y
procedimientos establecidos en el presente manual.

Asistente Contable: será el responsable de realizar las emisiones para

el pago, así como la información soportada a la emisión de cada orden de
cheque, siempre pegados a las normas y requerimientos contables. Elabora
conciliaciones bancarias mensualmente.

Cajero: mantendrá su Caja cuadrada diariamente, contará, recibirá o

entregará el dinero conforme a la cantidad del proceso que esté realizando sea
este un desembolso o ingreso de efectivo.

Asistente de Crédito y Cobranzas: es responsable del cobro dela

cartera de clientes. Reportará a su Supervisor cualquier novedad o actividad
160
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA CUENTA: INGRESOS Y EUCALIPTO S.A.
GASTOS

sospecha que observe en el área interna.

Bodeguero: es responsable del manejo de la bodega de los ingresos y

salidas de la misma así como del stock y requerimientos necesarios para la
disponibilidad de la misma.

5.- DEFINICIONES Y TERMINOLOGÍA

INGRESOS: Un ingreso es la corriente real de las operaciones de

producción y comercialización de bienes, prestación de servicios u otro tipo de
operaciones similares que se enmarcan en la actividad económica de una
empresa.

GASTOS: Los gastos se identifican con la corriente real de las

operaciones de consumo de bienes y servicios, en las que incurre una empresa
para poder llevar a cabo su actividad de explotación y actuaciones
extraordinarias.

6.- DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

6.1 Registro de Ingresos y Gastos

Abarca las acciones por parte del Departamento de Contabilidad que

conllevan a la realización de registros de cuentas por pagar; es decir, por
registros que se asientan en el módulo al momento de grabarlos y no mediante
acción anterior o posterior de otro departamento.

Una vez que se recibe la aceptación de los servicios por parte del
contratante de EUCALIPTO S.A., en ese momento se debe registrar el ingreso.
Se debe utilizar para registrar el ingreso en la cuenta que corresponda al servicio
recibido y por el valor estipulado en el convenio con el contratante.
161
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA CUENTA: INGRESOS Y EUCALIPTO S.A.
GASTOS

Cuando EUCALIPTO S.A. emite una factura, se registra una cuenta por
cobrar seleccionando como proveedor a la institución a la cual se factura por el
monto total de la misma. Al mismo tiempo, se genera una cuenta por pagar por
el valor neto de la factura y una cuenta por pagar al Servicio de Rentas Internas
por el valor del IVA.

El registro contable de los gastos que no corresponden a consultorías se

registra directamente a las cuentas naturales de gasto que correspondan.

6.2 Manejo de archivo

Cada destinatario del área es responsable del correcto manejo y archivo

de los procedimientos. Entiéndase por archivo, la acción de mantener los
procedimientos en lugares seguros, apropiados y de fácil acceso para su
consulta, revisión o puesta al día.

6.3 Procedimientos de Control de Ingresos y Gastos

Básicamente el ciclo de ingresos de una empresa, incluye todas aquellas

funciones que se requieren llevar a cabo para cambiar por efectivo, con los
clientes, sus productos y servicios. Estas funciones incluyen la toma de pedidos
de los clientes, el embarque de los productos terminados, el uso por los clientes
de los servicios que presta la empresa, mantener y cobrar las cuentas por cobrar
a clientes y recibir de estos el efectivo. En virtud de que el ciclo de ingresos es el
ciclo en que el control físico y el derecho de propiedad sobre los recursos se
venden, la determinación del costo de ventas es una función contable que puede
identificarse con el ciclo de ingresos.

Además las funciones, asientos contables comunes, formas y

162
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA CUENTA: INGRESOS Y EUCALIPTO S.A.
GASTOS

documentos importantes, etc. del ciclo de ingresos que se describen más

adelante, son aquéllas que podrían considerarse como típicas de este ciclo. Sin
embargo, debe tomarse en cuenta que las mismas deberán servir tan solo como
una guía general que oriente al auditor cuando lleve a cabo la revisión del control
interno, ya que la identificación y determinación de estas funciones, asientos
contables comunes, formas y documentos importantes, etc., se deberán efectuar
para cada caso en particular.

Es necesario señalar las Funciones Típicas de un ciclo de Ingresos y

podrían ser las siguientes:

Otorgamiento de crédito
Toma de pedidos
Entrega de mercancía o prestación del servicio
Facturación
Contabilización de comisiones
Contabilización de garantías
Cuentas por cobrar
Cobranza
Ingreso del efectivo
Ajuste a Facturas o notas de crédito
Determinación del costo de ventas

Dentro del ciclo de ingresos podríamos distinguir los siguientes asientos

contables más comunes:

Ventas
Costo de ventas
Ingresos de caja
Devoluciones y rebajas sobre ventas
Provisiones para cuentas de cobro dudoso
163
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA CUENTA: INGRESOS Y EUCALIPTO S.A.
GASTOS

Cancelaciones y recuperaciones de cuentas incobrables

Gastos de comisiones
Creación de pasivos por el impuesto a las ventas
Provisiones para gastos de garantía

1. La contabilización Debe Efectuarse lo más Rápido Posible.

2. Entre más rápido se contabilice el ingreso, mayor será el control.

Esto se puede cumplir estableciendo el mejor tipo posible de
registro contable inicial; un ejemplo común puede ser la emisión
numerada de recibos de caja que contengan una copia para el
interesado; otro ejemplo se tiene en el uso de cajas registradoras;
o bien cierta clase de volantes o boletos numerados seriadamente
canjeables por los ingresos de caja.

3. Los Registros Contables deben estar orientados, lo más práctico

posible, hacia los Ingresos de Caja.

4. Idealmente los ingresos a caja, que establecen contabilización

inicial, deben estar ligados a los registros intermedios contables,
por ejemplo, los auxiliares de cuentas por cobrar; otra ilustración
puede ser la venta de mercancía efectuada con descargo a los
registros de inventarios perpetuos. Un empleado o empleados de
la organización deberán estar encargados del control y registro de
las contrapartidas contables de ingresos de caja.

5. Se deben instituir controles para asegurar que se Cobren los

Servicios.

6. El primer requerimiento es que el cliente pague por el bien o

servicio que recibió.
164
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA CUENTA: INGRESOS Y EUCALIPTO S.A.
GASTOS

7. En algunas situaciones la presencia del cliente puede servir para

checar la acción del empleado; por ejemplo, asegurarse el cliente
que sean correctas las cifras introducidas a la caja registradora
por la cajera.

8. Conciliar los Ingresos a Caja

9. Desde un punto de vista de control, el más efectivo será la

conciliación de los ingresos a caja desde los diversos ángulos de
la operación. Además, la conciliación de los ingresos hace posible
la separación de responsabilidades entre las diferentes personas
que intervienen en la actividad. Obviamente estos beneficios
deben juzgarse a la luz de los servicios a clientes y a otras partes
involucradas. (REVISAR MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
CAJA-BANCOS)

10. Los Ingresos de Caja deben separase de los Egresos. Los

Ingresos a Caja Deben Permanecer Intactos y Depositarse de
Inmediato.

Los registros que se establezcan para contabilizar los ingresos a caja

deben ser mantenidos por personas independientes de la responsabilidad de los
libros contables principales.

Estas últimas personas no deben tener acceso a los registros auxiliares

de tal forma que puedan relevar de sus responsabilidades a quienes manejan
éstos.
Es conveniente que exista rotación de las personas que elaboran
cheques para asegurar que el efectivo es manejado y contabilizado
correctamente.
165
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA CUENTA: INGRESOS Y EUCALIPTO S.A.
GASTOS

GASTOS

1. Se autorizarán el pago o desembolso de gastos sólo en caso que

sea necesario efectuar un pago previo en donde se desconozca la
cantidad exacta de viajes, hospedaje, alimentos, transporte, etc.

2. Los anticipos que se otorguen, deberán comprobarse en un

periodo máximo de 30 días posteriores a la aplicación del anticipo,
bajo los términos establecidos en la política.

3. Los anticipos no comprobados oportunamente, serán descontados

vía nómina o de cualquier otro pago que forme parte de la
remuneración o finiquito del empleado.

4. Todo pago debe ir acompañado de su respectiva orden de compra

con las firmas autorizadas correspondientes.

5. Todo gasto deberá ir adjunto con el respectivo egreso de cheque

archivado en contabilidad.

166
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA CUENTA: INGRESOS Y EUCALIPTO S.A.
GASTOS

7.- DIAGRAMA DE FLUJOPROCESO PARA EL CICLO DE INGRESOS Y

GASTOS

167
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA CUENTA: INGRESOS Y EUCALIPTO S.A.
GASTOS

168
[Link] Resumen de optimización del Control Interno de la empresa
EUCALIPTO S.A.

Organigrama funcional y
ORGANIZACIÓN
jerárquico

Definición de necesidades
POLITICAS Y Circuito de información
CONTROL INTERNO
PROCEDIMIENTOS Manuales de Procedimientos
para cuentas contables

Revisión del proceso de

gestion y politicas y
SUPERVISIÓN procedimientos establecidos
en los manuales.

Gráfico N.- 31. Cuadro de Resumen de Optimización del Control Interno.

Elaborado por: Jessica Bertha Fonseca Vega y María Victoria Tapia Urdanigo

169
4.6.2. Estructura de Riesgos y controles generados durante el Diseño de procedimientos para optimizar el Control Interno
Financiero y Contable de la empresa EUCALIPTO S.A.

Gráfico N.- 32. Riesgos y controles durante el proceso de elaboración de manuales.

Elaborado por: Jessica Bertha Fonseca Vega y María Victoria Tapia Urdanigo

170
 4.6.3. Determinación del Cronograma de Revisión.

Establecemos para nuestra propuesta el siguiente cronograma y plan de trabajo de revisión:

ESTRUCTURA DE CRONOGRAMA Y PLAN DE TRABAJO

# AREA/PASOS ACTIVIDAD REF FECHA INICIO FECHA HORAS A
TERMINACIÓN UTILIZAR
1 Recopilación de Información A
Levantamiento de base de datos A1 02/06/2013 25/06/2013 50
Revisión histórica y archivos de la empresa A2 05/07/2013 10/07/2013 25
2 Planeación Estratégica B
Estructuración de información histórica y actual B1 15/07/2013 19/07/2013 16
Misión B2 20/07/2013 21/07/2013 4
Visión B3 22/07/2013 23/07/2013 4
Valores Institucionales B4 26/07/2013 27/07/2013 4
Tácticas, estrategias, Programas B5 28/07/2013 30/07/2013 4
3 Estructuración de Manuales C
de Organizaciòn Diseño de Manual de Organización C1 03/08/2013 25/08/2013 80
Diseño de Manual de Procedimientos y/o Diagramas de Flujo C2 28/08/2013 20/09/2013 50
Diseño de Manual de Políticas C3 22/09/2013 30/09/2013 20
Diseño de Manual de Funciones C4 02/10/2013 15/10/2013 20
Divulgación y aprobación de Manuales C5 16/10/2013 25/10/2013 10
TOTAL HORAS 287

Gráfico N.- 33. Determinación del Cronograma de Revisión.

Elaborado por: Jessica Bertha Fonseca Vega y María Victoria Tapia Urdanigo

171
4.7. Impacto, Producto, Beneficios obtenidos.

Dentro del desarrollo de nuestro presente trabajo de investigación

podemos resumir dentro de este punto lo siguiente:

Impacto: El impacto obtenido fue de carácter social y legal.

Social, por la adaptación, responsabilidad, clima laboral y

participación de cada uno de los empleados de la empresa para
que la aplicación del Diseño de Procedimientos para optimizar el
Sistema de Control para el área administrativo, financiero y
contable de resultados.

Legal, por las políticas establecidas y los derivados contractuales

que pudiesen surgir con la implementación de las mismas.

Producto: Diseño de Procedimientos para optimizar el Sistema de

Control Interno para el área administrativa, financiera y contable, que a su vez
comprende: Manual de Organización, Manuales de Políticas y Procedimientos,
Cuestionarios de Control Interno, Flujogramación de Procesos.

Beneficios: Dentro de los beneficios principales a obtener con nuestro

Diseño de Procedimientos para optimizar el Sistema de Control Interno para el
área administrativa, financiera y contable podemos citar:

Información veraz y oportuna para la acertada toma de

decisiones.
Control de riesgos en áreas vulnerables.
Control, monitoreo y seguimiento dentro de los procesos
establecidos.

4.8. Seguimiento.

El Diseño de Procedimientos para optimizar el Sistema de Control Interno

para el área administrativa, financiera y contable de la empresa EUCALIPTO
172
S.A. de la Ciudad de Guayaquil, comenzará como un plan piloto, luego de esto y
sus resultados positivos se empezarán con los preparativos para la puesta en
marcha de manera oficial.

4.9. Validación de la Propuesta.

El presente trabajo de investigación ha sido revisado y analizado por un

experto, para dicho análisis se solicitó al profesional por medio de una carta, la
misma que presentaremos a continuación:

4.9.1. Validación de un Experto.

Una vez hecha la petición la experta emitió su veredicto, el mismo que

respondió mediante carta de validación, la cual se presenta a continuación:

173
Guayaquil, 30 de octubre del 2013

Sr.

Econ. Manuel Tenesaca Gavilánez

Ciudad

Con atención: MBA. Econ. Fulton Zambrano Saltos Tutor del Proyecto de

investigación

La presente misiva tiene objetivo solicitarle su contribución como experto, ya que

tienen los conocimientos muy sólidos en el área donde se desarrolló mi Proyecto

de Tesis, a fin de que proceda con la validación del mismo título es “Diseño de

Procedimientos para optimizar el Control Interno Administrativo Contable

de la empresa EUCALIPTO S.A. de la ciudad de Guayaquil Período 2012”,

dirigida por el MBA. Econ. Fulton Zambrano Saltos requisito previo a la

obtención del título de Ingeniero(a) en Contabilidad Auditoria – C.P.A, en la

Universidad Laica Vicente Rocafuerte de Guayaquil, para ello nos permitimos

remitir un ejemplar del proyecto de investigación.

Por la atención que se sirva dar a la solicitud, agradezco de antemano su

colaboración.

Atentamente,

____________________________ ___________________________
Srta. Jessica Bertha Fonseca Vega Srta. María Victoria Tapia Urdanigo

C.I. 091738535-3 C.I. 0924705494

174
175
4.10. Conclusiones.

Culminada la presente investigación se ha podido identificar que la

empresa EUCALIPTO S.A., no dispone de un Diseño de Procedimientos para
optimizar el Sistema de Control Interno para el área administrativa, financiera y
contable, que le permita orientar las funciones del personal administrativo,
financiero y contable en las actividades que se desarrollan diariamente,
provocando duplicidad de funciones, sin que la Gerencia General tenga en claro
los procesos que implican cada venta y transacción que se realiza.

EUCALIPTO S.A. no ha asignado la responsabilidad de cada área

departamental, por lo que los empleados no realizan a cabalidad sus funciones
dejando todo a medias implicando que otras personas terminen el trabajo
desviando sus esfuerzos dejando inconclusas sus actividades diarias,
incrementando los costes de operación y errores en la operatividad de la
empresa.

El diseño de procedimientos para optimizar el Sistema de Control Interno

para el área administrativa, financiera y en la empresa EUCALIPTO S.A.,
optimizará las actividades que se desarrollan diariamente, evitara o minimizara
errores al momento de generar una venta por la prestación de un servicio o
instalaciones, tomando en consideración cada uno de los procesos que conlleva
la realización de la misma.

Los principales beneficiarios de la propuesta serán los clientes o socios,

quienes podrán recibir una atención más rápida. Además, se beneficiará a los
trabajadores quienes asegurarán sus puestos de trabajo y eficiencia en sus
actividades y a la empresa EUCALIPTO S.A., en general con su buen manejo y
desarrollo.

A continuación se mencionan algunas ventajas obtenidas con nuestro

Diseño de Procedimientos para optimizar el Sistema de Control Interno para el
área administrativa, financiera y contable:

176
 Comunicación interdepartamental y lógica bajo los mismos
parámetros en las áreas de Contabilidad, Caja, Cobranzas y
Facturación

Asignar funciones a los responsables por cada una de las

actividades de acuerdo a las áreas departamentales.

Generar políticas para cada uno de los puestos y procesos del

área administrativa, financiera y contable

4.10. Recomendaciones

1.- Establecer parámetros para dar seguimiento periódico al cumplimiento

de las metas propuestas establecidas en consenso con la Gerencia General y
Gerencia de Ventas.

2.- El recurso humano dentro de una empresa es uno de los factores más
importantes para alcanzar la consecución de los objetivos institucionales, por lo
que se recomienda la capacitación constante del personal que labora en los
diversos departamentos de la empresa.

3.- La empresa no cuenta con base de datos actualizadas de socios por

lo que se recomienda se contrate por un periodo determinado a una persona
capaz de realizar la depuración de la base de datos existente y a la vez
incorporar una nueva base de manera que se tenga más amplitud al momento
de promocionar los servicios de la empresa y sea una herramienta útil para la
emisión de nuevas membresías así como de sus cobros.

4.- Se recomienda realizar la actualización de un sistema contable, que

se adapte a las necesidades que actualmente tiene la empresa, debido a que
existen muchas funciones que no se utilizan y otras que por parámetros
informáticos no pueden ser utilizados por los usuarios.

5.- Se recomienda realizar la implementación de las ISO de Gestión de

Calidad de manera que permitirá una mejor organización dentro de la empresa.

177
178
 ÍNDICE DE ANEXOS

Anexo No. 1 : ........................................................................................................ 180

Anexo No. 2: . ....................................................................................................... 181
Anexo No. 3: ........................................................................................................ 182
Anexo No. 4: ........................................................................................................ 183
Anexo No. 5: ........................................................................................................ 184
Anexo No. 6: ........................................................................................................ 185
Anexo No. 7: ........................................................................................................ 186
Anexo No. 8: ........................................................................................................ 187
Anexo No. 9: ........................................................................................................ 188
Anexo No.10: ....................................................................................................... 188
Anexo No.11: ....................................................................................................... 189

179
ANEXO 1

FORMATO DE ARQUEO DE CAJA CHICA

180
ANEXO 2

FORMATO DE SUMARIA DE CAJA Y BANCOS

181
ANEXO 3

FORMATO DE CONCILIACIÓN BANCARIA

CONCILIACION BANCARIA
A XXXXXXX XX DE 2XX
EUCALIPTO S.A.
NUMERO DE LA CUENTA CORRIENTE O AHORROS DE LA EMPRESA

SALDO EN BANCOS
(+)NOTAS DEBITO NO REGISTRADAS
(+)CONSIGNACIONES PENDIENTES
(-)NOTAS CREDITO NO REGISTRADAS
(-)CHEQUES PENDIENTES DE COBRO
(+/-)ERROR EN LIBRO CONTABLE
SALDO EN LIBROS SALDO LIBROS

DIFERENCIA EN CONCILIACION -

DETALLE CHEQUES NO COBRADOS

BENEFICIARIO VALOR FEC-ENTREGA FEC-COBRO

TOTALES -

DETALLE DE CONSIGNACIONES PENDIENTES

BENEFICIARIO VALOR

TOTALES -

DETALLE NOTAS DEBITO DETALLE NOTAS CREDITO

CONCEPTO VALOR CONCEPTO VALOR

TOTAL ND 0 TOTAL NC 0

ELABORADO POR: REVISADO POR:

Asistente Contable Jefe de Contabilidad

182
 ANEXO 4

FORMATO DE ARQUEO DE CONTROL DE CARTERA

EUCALIPTO S.A.

CONTROL DE CARTERA COBRADA VRS COBROS RECIBIDOS

REF.:
Tipo de cobro Otros com ponentes de verificación

Saldo Ref Monto Retención Cobros Verificación

Nom bre de Cliente Tipo trabajo S/Detalle al P/T contado crédito revisado Dif. Recibida Posteriores Facturas Total Diferencia

Total Cobrado
Total pendiente de cobro
Total carteral

Cobros en efectivo
Cobros con cheque

183
 ANEXO 5

FORMATO DE CONTROL DE DEUDAS

EUCALIPTO S.A
ESTADO DE CUENTA CONSOLIDADO
Informe al

TIPO DE PROVEEDOR
BANCOS CODIGO REF. SALDO ANT. DEBITO CREDITO SALDO

TOTAL BANCOS.:
EMPLEADOS CODIGO REF. SALDO ANT. DEBITO CREDITO SALDO

TOTAL EMPLEADOS:
FUNCIONARIOS CODIGO REF. SALDO ANT. DEBITO CREDITO SALDO

TOTAL FUNCIONARIOS:
IMPUESTOS TASAS Y CONTRIBUC CODIGO REF. SALDO ANT. DEBITO CREDITO SALDO

TOTAL IMPUESTOS TASAS Y CONTRIBUCIONES:

OBLIGACIONES CON TERCEROS CODIGO REF. SALDO ANT. DEBITO CREDITO SALDO

TOTAL OBLIGACIONES CON TERCEROS:

PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS CODIGO REF. SALDO ANT. DEBITO CREDITO SALDO

T OT A L PR OV EED OR ES D E B IEN ES Y SER V IC IOS:

TOTAL GENERAL:

184
 ANEXO 6

CUADRO DE ACTIVOS FIJOS

CUADRO DE ACTIVOS FIJOS

EMPRESA EUCALIPTO S.A.

CLASIFICACIÖN DEL ACTIVO

Fecha de % de
Código Asignado BIEN
maquinar eq de ofic eq de com mueb y en vehiculos Edificación Adquisición Dep

- - - - - - - -

185
ANEXO 7

CUADRO DE DEPRECIACIÓN DE ACTIVOS FIJOS

DETALLE DE DEPRECIACIÓN ACUMULADA Y MENSUAL

EMPRESA EUCALIPTO S.A.

COSTO FECHA DE ULTIMA DEPRECIACION DEPRECIACIÓN COSTO

Código ACTIVO FIJO DIFERENCIAS
HISTORICO ADQUISICIÓN DEPRECIACION ACTUAL ACUMULADA ACTUAL

- - - - - - -

186
 ANEXO 8

FORMATO DE INGRESO DE ACTIVOS FIJOS

FORMATO#1 INGRESO DE ACTIVOS FIJOS

Al llenar la ficha debe marcar con una (X) las respuesta y debe especificarse claramente los datos
solicitados, todos los datos deben ser llenados.
1.- Seleccione el Tipo de Activo a Ingresar:
MUEBLES Y EQUIPOS DE OFICINA
EQUIPOS DE COMPUTACION
VEHICULOS
OTROS ACTIVOS

2.- Seleccione la Ubicación Fisica del Activo Fijo:

OFICINA CENTRAL
INSTALACIONES RECREACIONALES

3.- Especifique el Area y Deptarmento que lo utilizara:

SERVICIOS
VENTAS
ADMINISTRACION

DEPARTAMENTO:

4.- Datos Principales del Bien:

DESCRIPCION DEL BIEN
MARCA
SERIE
MODELO

5.- Indique a que Proveedor se adquirio el Bien y su comprobante

PROVEEDOR LOCAL
PROVEEDOR DEL EXTERIOR

NOMBRE DEL PROVEEDOR:

Tipo de Comprobante de Venta:

No. de Comprobante de Venta:

6.- Indique el motivo de la adquisición

MARCA MODELO SERIE

POR REEMPLAZO DEL ANTERIOR

PARA EQUIPAR UNA NUEVA AREA/SECCION
POR STOCK

7.- Responsables de la Adquisición

PERSONA QUE RECIBIO EL BIEN

CUSTODIO DEL BIEN

187
 ANEXO 9

KARDEX

188
 ANEXO 10

ORDEN DE COMPRA

189
ANEXO 11:

MANUALES DE FUNCIONES

190
1.- INTRODUCCIÓN

La persona encargada del puesto denominado: Contador, será la

responsable y encargada de dirigir y ejecutar las operaciones relacionadas con
la contabilidad del Club, responder por la recopilación, análisis y registro de las
transacciones contables de acuerdo con las políticas y procedimientos
establecidos internamente y la ley, y representar al Club ante entidades públicas
y privadas relacionadas con los procesos e información contables.

2.- OBJETIVO GENERAL

El presente Manual tiene como objetivo normar todo lo referente a la

descripción, perfil, funciones y responsabilidades del puesto denominado:
Contador para uso exclusivo de la empresa EUCALIPTO S.A.

3.- OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1. Implementar sistemas de normativas sobre responsabilidades y

funciones del puesto

2. Normar cláusulas con deberes y derechos del puesto.

3. Interpretar y aplicar sanciones al ocupante del puesto en mención

conforme a la normativa vigente detallada en el presente Manual.

4.- ALCANCE

Este Manual es aplicable para el ocupante del puesto sin excepción

alguna.

5.- RESPONSABLES

Gerente General: Es la principal persona encargada de hacer cumplir la

normativa del Manual a través de su don de mando y autoridad, planifica y vigila
las operaciones de la compañía.
191
 Directorio: es responsable de aprobar las políticas y procedimientos
establecidos en el presente manual, representan legalmente a la empresa.

6.- DIAGRAMA DE FLUJO

6.1.- DIAGRAMAS DE FLUJO, ESQUEMA DE CONTRATACIÓN.

6.1.1. CONTADOR

192
6.1.2. PROCESO DEL ÁREA CONTABLE

CONTADOR GENERAL ASISTENTES CONTABLES PROCESO

Inicio (Area
Contable)

Auxilar de Impuestos
Contador General. Solicita información Auxiliar de Créditoy
Cobranzas
financiera a sus auxiliares a su cargo. Auxiliar de Tesorería
RRHH

Informes,
II reportes,
anexos

Se revisan anexos y se
concilian

Estados Financieros

Entrevista y pruebas
psicotécnicas.
ASISTENTE
TRIBUTARIO
ASISTENTE DE
CREDITO Y
COBRANZAS
ASISTENTE
TRIBUTARIO Fin del Proceso

193
7.- FUNCIONES

7.1.- INTRODUCCIÓN

DEPARTAMENTO/SECCIÓN: CONTABILIDAD

REPORTA A: GERENTE GENERAL

TÍTULO DEL PUESTO: CONTADOR

SUPERVISA A: ASISTENTES CONTABLES: DE COBRANZAS,

IMPUESTOS Y TESORERÍA O CAJA.

HORARIOS: 09H00 A 17H30, LUNES A VIERNES

7.2.- DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES.

El puesto en referencia tendrá las siguientes facultades,

responsabilidades y funciones:

PROCESO OPERATIVO CONTABLE:

1).- Velar por el correcto registro diario de los asientos contables de

ingresos y egresos de caja, comprobantes de diario, notas de débito, notas de
crédito, cheques, etc.

2).- Verificar y aprobar los cierres diarios.

3).- Procurar la recolección de los estados de cuentas bancarios y de

tarjetas de crédito durante los primeros días del mes con el propósito de
presentar los balances mensuales dentro de los diez primeros días del mes
inmediato siguiente.

4).- Asegurar la verificación de que las facturas emitidas por las cajas
corresponda fielmente a las comandas recibidas de los meseros.

194
 5).- Registrar los asientos relativos a depreciaciones, amortizaciones y
costos de ventas.

6).- Atender y verificar el correcto y oportuno registro de las cuentas

corrientes de socios y asegurar el mantenimiento de su actualización diaria.

7).- Definir y realizar auditorías esporádicas o periódicas, por ejemplo

arqueos de cajas, inventarios.

8).- Velar por el pago oportuno y registro de las cuentas corrientes de

socios y asegurar el mantenimiento de su actualización diaria.

9).- Elaborar y presentar los formularios e informes requeridos por el SRI.

10).- Exigir a recursos humanos la entrega puntual de la información de

roles, aportaciones y préstamos al IESS para procurar su pago oportuno.

11).- Informar a la gerencia sobre el estado de cuentas varias y emitir

comentarios de variaciones.

12).- Realizar el control de calidad de las actividades del departamento,

de los procesos contables de los estados financieros e informes resultantes.

INFORMES FINANCIEROS

13).- Presentar a la gerencia y cuando estos soliciten, la información

contable, estados financieros, estadísticas o análisis demandados por ellos.

14).- Firmar los estados financieros anuales por cierre del ejercicio fiscal
correspondiente, declaración de impuesto a la renta, anexos, presentación de
información societaria u otro derivado del área.

MÉTODOS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES

15).- Definir y mantener el catálogo de cuentas contables que se aplica

en el Club.
195
 16).- Dar soporte a la gerencia del Club en el establecimiento de
controles para que los auxiliares contables muestren la realidad.

17).- Definir y modificar procesos y procedimientos contables y

financieros de acuerdo a los requerimientos del club, previa aprobación de la
gerencia.

18).- Identificar y establecer métodos más eficientes para que el personal

a su cargo realice los registros contables, cuadres y demás soportes necesarios.

19).- Realizar el inventario de activos fijos y actualizar su valor con la

periodicidad que se indique.

20).- Definir y coordinar con las demás áreas operativas del club, la
entrega periódica de la información contable para su registro.

SUPERVISIÓN

21).- Supervisar el trabajo de la cajera general y de los auxiliares

contables, quienes deben de realizar los asientos diarios del proceso contable.

22).- Velar por el cumplimiento de las normas de disciplina y reglamentos

internos del personal a su cargo.

23).- Promover el uso adecuado y protección de los bienes físicos e

información del Club por parte del personal a su cargo.

24).- Capacitar al personal as su cargo en los métodos contables,

aplicación de controles y normativas relacionadas al trabajo que están
realizando.

SISTEMAS

25).- Coordinar con el personal de las compañías contratadas para el

desarrollo y mantenimiento de sistemas computarizados, de modo que las
196
necesidades definidas se encuentren debidamente atendidas.

8.- PERFIL DEL PUESTO

8.1.- INTRODUCCIÓN

DEPARTAMENTO/SECCIÓN: CONTABILIDAD

TÍTULO DEL PUESTO: CONTADOR

8.2.- PERFIL REQUERIDO.

El aspirante al puesto en referencia requerirá de los siguientes requisitos:

SEXO:

Masculino o Femenino.

EDAD:

Entre 30 y 55

FORMACIÓN ACADÉMICA:

Contador Público Autorizado, o Ingeniero o Licenciado en Contaduría y

Auditoría y

Cursando algún MBA.

EXPERIENCIA PREVIA:

Mínimo tres años en funciones de Contador.

CONOCIMIENTOS ADICIONALES ESPECÍFICOS:

197
 Sólidos conocimientos en leyes tributarias, laborales y NIIF.

Dominios de utilitarios Word y Excel, Tablas Dinámicas.

Conocimientos de procesos y sistemas computarizados.

Buen manejo de sistemas estadísticos.

Buen conocimiento del manejo de recursos humanos.

COMPETENCIAS O APTITUDES:

Buena capacidad de dirección, liderazgo, planificación, negociación,

control, comunicación escrita y oral, trabajo en equipo, a presión, análisis,
creatividad.

Buenas relaciones interpersonales.

Alta honradez, discreción y espíritu de servicio.

198
199
1.- INTRODUCCIÓN

La persona encargada del puesto denominado: Asistente de Crédito y

Cobranzas, será la responsable y encargada de dirigir y ejecutar las actividades
relacionada con la cartera es decir cobros, vencimientos, llamadas a clientes,
bajas de cuentas, etc.

2.- OBJETIVO GENERAL

El presente Manual tiene como objetivo normar todo lo referente a la

descripción, perfil, funciones y responsabilidades del puesto denominado:
Asistente de Crédito y Cobranzas para uso exclusivo de la empresa EUCALIPTO
S.A.

3.- OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Implementar sistemas de normativas sobre responsabilidades y

funciones del puesto

Normar cláusulas con deberes y derechos del puesto.

Interpretar y aplicar sanciones al ocupante del puesto en mención

conforme a la normativa vigente detallada en el presente Manual.

4.- ALCANCE

Este Manual es aplicable para el ocupante del puesto sin excepción

alguna.

5.- RESPONSABLES

Gerente General: Es la principal persona encargada de hacer cumplir la

normativa del Manual a través de su don de mando y autoridad, planifica y vigila
las operaciones de la compañía.
200
 Directorio: es responsable de aprobar las políticas y procedimientos
establecidos en el presente manual, representan legalmente a la empresa.

Jefe de Talento Humano: Después de la gerencia general es la persona

encargada de cumplir y hacer cumplir los manuales de organización y
reglamento interno de trabajo.

6.- FUNCIONES

6.1.- INTRODUCCIÓN

DEPARTAMENTO O SECCIÓN: CONTABLE Y ADMINISTRATIVO

REPORTA A: CONTADOR

TÍTULO DEL PUESTO: ASISTENTE CRÉDITO Y COBRANZAS

SUPERVISA A: CAJEROS Y RECAUDADORES

HORARIOS: 09H00 A 17H30, LUNES A VIERNES

6.2.- DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES.

El puesto en referencia tendrá las siguientes facultades,

responsabilidades y funciones:

1).- Garantizar que el procedimiento de aprobación y sistematización de

membresías sea ágil y oportuno.

2).- Atender de manera óptima y oportuna a los socios y compañeros de

trabajo.

3).- Garantizar la recaudación de la cartera generada por membresías y

costos de mantenimientos.

201
 4).- Mejorar el sistema de cartera existente.

5).- El control mensual de cartera le dará opción a: Efectuar una llamada

telefónica o enviar carta-recordatorio de pagos.

6).- El sistema de cartera existente para su cobro se realizará a través de

recaudadores, cajeros de boletería y tesorería, descritos en un manual
especifico.

7).- Revisar el sistema de elaboración y entrega de credenciales.

8).- Proporcionar sugerencias y mejoras de trascendencias a su superior

inmediato para ser revisadas y puestas en prácticas.

9).- Actualizar los estados de cuenta de socios.

7.- PERFIL DEL PUESTO

7.1.- INTRODUCCIÓN

DEPARTAMENTO O SECCIÓN: CONTABLE Y ADMINISTRATIVO

TÍTULO DEL PUESTO: ASISTENTE CRÉDITO Y COBRANZAS

7.2.- PERFIL REQUERIDO.

El aspirante al puesto en referencia requerirá de los siguientes requisitos:

SEXO:

Indistinto.

202
 EDAD:

Entre 20 y 35

FORMACIÓN ACADÉMICA:

Bachillerato terminado, y

Cursando o con estudios superiores terminados en Ingeniería Comercial,

Contaduría Pública o carreras afines.

EXPERIENCIA PREVIA:

Mínimo un año en cargos similares.

CONOCIMIENTOS ADICIONALES ESPECIFICOS:

Sólidos conocimientos en cobranzas.

Dominios de utilitarios Word y Excel.

Conocimientos de procesos y sistemas computarizados.

Ecuánime, amable, mente analítica y creativa.

COMPETENCIAS O APTITUDES:

Buena capacidad de planificación, comunicación oral y escrita.

Buenas relaciones interpersonales.

Alta honradez, discreción y espíritu de servicio.

203
 FUENTES BIBLIOGRÁFICAS

TEXTOS

Pungitore José Luís “Sistema Administrativo y Control Interno” Club de

Estudios año 2010
DÍAZ, Mosto Jorge; Diccionario y Manual de Contabilidad y
administración
Taylor, Frederick, “Principios de la administración científica” Ed. El
ateneo. Buenos Aires.

HERNÁNDEZ, Roberto; FERNÁNDEZ, Carlos; BAPIISTA, Pilar.

Metodología de la Investigación. Mc GRAW-HILL INTERAMERICANA.
3era Edición. México, 2008.
Perdomo Moreno Abraham, 2008, Fundamentos de Control Interno, 9na
Edición, Thomson
Guajardo Cantú Gerardo, 2010, Contabilidad Financiera 4ta. Edición, Mc
Graw-Hill.
Warren .Reeve, Fess, 2009, Contabilidad Financiera, 9na Edición,
Thomson.
González, R. (2012). Teorías contemporáneas del aprendizaje. Revista
Costarricense de Psicología, 7(2), 24-31

GÓMEZ, Manuel. Elaboración de un Manual de Procedimientos de las

actividades contables realizadas por el personal que labora en el
Departamento de Contabilidad de la C.A. Central Azucarero Monagas.

LEYES Y REGLAMENTOS

Ley de Régimen Tributario Interno

Código Tributario, Ley de Compañías
Código de Trabajo
Principios de contabilidad generalmente aceptados (PCGA)

204
PAGINAS WEB

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