CÓDIGO
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE VERSIÓN
DOCUMENTOS
FECHA
1. OBJETIVO.
Dar parámetros e instrucciones sobre la elaboración, control, actualización y
disponibilidad de la información documentada de los procesos del Sistema de
Gestión de Calidad de XXXXXXX S.A.S.
2. ALCANCE
Este documento establece lineamientos para control de los documentos generados
del sistema de gestión de calidad de XXXXXXX S.A.S.
3. DEFINICIONES
Las siguientes definiciones se aplican en este documento:
Documento: Registro de información producida en la empresa o recibida por
terceros.
Copia: Reproducción del documento original, sin alteraciones o modificaciones.
Copia Controlada: Es la reproducción del documento original, el cual es elaborada,
aprobada, distribuida y conservada. Se mantiene almacenada con el fin de ser
corregida o modificada.
Copia no Controlada: Son reproducciones del documento no reconocidas o
registradas, Son copias no oficiales, las cuales no llevan firmas ni consecutivos.
Deben ser identificadas con un sello de “Copia no controlada”.
Documento Obsoleto: Documentos cuya vigencia caducó debido a que los
responsables de este consideren actualizaciones o modificaciones. Deben ser
recogidos y conservados de ser necesario.
4. CONDICIONES GENERALES
4.1. Tipos de documentos
Los tipos de documentos del sistema de gestión de calidad en XXXXXXX, se
definieron de la siguiente manera.
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Para identificar los documentos que se generan en la empresa, se definen 4 letras
de las cuales las primeras dos letras son para definir el tipo de documento que va a
emitir y las siguientes dos letras son para definir el proceso. Posteriormente van tres
números iniciando con el consecutivo “001”. Es decir que si el departamento de
producción emite Ordenes de control de proceso, este de va a identificar con el
código ().
4.2. Responsables de aprobación de documentos.
Los documentos serán revisados por los líderes de cada proceso, junto con la
aprobación del gerente general de XXXXXXX.
4.3. Acceso a la información
4.3.1. Centro de Información
Los centros de información son aquellos lugares donde se almacenan todos los
documentos originales y en su última versión, de los cuales, se puede acceder para
consulta, pero no se puede hacer modificaciones.
Los centros de información están ubicados en medio digital, en donde se almacena
toda la documentación original y vigente. El coordinador de calidad debe garantizar
la identificación y acceso de todos los documentos del sistema de gestión de
calidad.
4.3.2. Puntos de información
Los puntos de información son aquellos lugares donde se almacenan los registros
y documentos y en donde personas puedan acceder estos para hacer las
actividades correspondientes a sus procesos. Estos puntos de información están
divididos en dos sectores. Uno de ellos es en procesos administrativos, donde la
información se encuentra almacenada en medios digitales y el otro es para personal
operativo, donde la información se entregará en físico en caso de que se requiera.
4.3.2.1. Líderes de Proceso
Los líderes de proceso tienen acceso a los documentos que requieran, en el cual,
se almacenan en la carpeta compartida en red por el responsable del SGC y se
distribuye de la siguiente manera:
PUNTO DE DIRECCION CARPETA COMPARTIDA RESPONSABLE
INFORMACIÓN
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DIRECTOR C:\Users\USUARIO\Google Drive\SGC Director General
GENERAL XXXXXXX\DISEÑO Y DESARROLLO
OFICINA DE C:\Users\USUARIO\Google Drive\SGC Diseñador
DISEÑO Y XXXXXXX\DISEÑO Y DESARROLLO
DESARROLLO
OFICINA DE C:\Users\USUARIO\Google Drive\SGC Coordinador de
PRODUCCIÓN XXXXXXX\PRODUCCIÒN Producción
OFICINA DE C:\Users\USUARIO\Desktop\SGC Coordinador de
MANTENIMIENTO XXXXXXX\MANTENIMIENTO Producción
OFICINA DE C:\Users\USUARIO\Google Drive\SGC Coordinador de
GESTIÓN XXXXXXX\GESTIÓN HUMANA Gestión humana
HUMANA
OFICINA DE C:\Users\USUARIO\Google Drive\SGC Asesor
ASESORÍA XXXXXXX\COMERCIAL Comercial
COMERCIAL
OFICINA DE C:\Users\USUARIO\Google Drive\SGC Contador
CONTABILIDAD Y XXXXXXX\COMPRAS
COMPRAS
En cada carpeta de cada proceso se encuentran los documentos necesarios para
apoyar sus actividades del sistema de gestión de calidad y de las cuales se
encuentran distribuidos de acuerdo al tipo de documento. véase numeral 4.1.
4.3.2.2. Operarios en planta
El coordinador de producción facilitará el acceso a los documentos necesarios para
las personas de planta. podrán tener acceso a la información en cuanto a formatos
e instructivos.
4.4. Parámetros para la identificación y edición del documento
4.4.1. Encabezado del documento
El encabezado estará ubicado en la parte superior todas las hojas y para identificar
los documentos se va a diligenciar de la siguiente manera:
4.4.2. Fuente y tamaño de letra
Todos los documentos se deben crear, modificar o actualizar con el mismo estilo de
letra, el cual debe ser en Fuente: Arial y Tamaño:12. A excepción de los
encabezados mencionados en el anterior numeral. Los registros deben tener el
mismo estilo de letra, pero el tamaño puede variar según se requiera.
4.4.3. Control de cambios
Al final de todos los documentos, se debe elaborar la siguiente tabla, el fin de
identificar y controlar la los documentos del sistema de gestión de calidad.
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4.4.4. Cierre de documento
Al final de cada documento, se debe plasmar la firma de los responsables de revisar
y aprobar los documentos. Con su firma, dan el aval del documento. En el indican
el nombre y cargo del responsable.
4.4.5. Responsabilidad
Es responsabilidad del representante del SGC de publicar documentos y de
mantener la versión del documento en las carpetas digitales compartidas en red. Es
responsabilidad del líder de proceso modificar y actualizar los documentos y de
asegurar que los documentos utilizados estén en su última versión.
5. DISPOSICIONES GENERALES PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS
5.1. Control
• Todos los documentos aprobados deben registraste en el listado maestro de
documentos (), los cuales estarán almacenados en los puntos de información y
distribuidos según corresponda a lo mencionado en el numeral 4.3
5.2. Distribución
• Toda copia controlada antes de ser distribuida, debe aprobarse y registrarse en
el formato de solicitud de elaboración, actualización o anulación de documentos
() y llevar un sello en cada hoja publicada. De la siguiente manera:
• Los documentos deben distribuirse y difundirse en los puntos de información que
correspondan según lo establecido en el numeral 4.3.
• Es función de cada líder de proceso entregar los documentos vigentes y de
recuperar de las copias obsoletas.
• Todo documento generado en es de uso y conocimiento restrictivo de la empresa
y sus usuarios. Cualquier emisión fuera de la compañía debe ser solicitada y
autorizada por escrito por el Gerente General.
5.3. Actualización.
• Para actualizar los documentos, siga el procedimiento descrito en el numeral 8.
Es responsabilidad del líder de proceso de hacer las actualizaciones necesaria
y cuenta con el acompañamiento del coordinador de calidad.
• Los responsables de proceso deben comunicar e implementar los documentos
del sistema de gestión de calidad aprobados, pertinentes y vigentes. Para
verificar, Remítase al listado maestro de documentos () e identifique lo siguiente:
o El proceso en mención que requiere actualización de documentos
o El documento que se va a actualizar
o El consecutivo de la última versión.
o Identificar los posibles ajustes o correcciones en los procesos.
• Toda solicitud para anulación de un documento debe solicitarlo a través del
formato Solicitud de Elaboración, Actualización o Anulación de Documentos (),
según el procedimiento del numeral 8.
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• Con el fin de comunicar efectivamente los documentos creados, modificados o
actualizados, se debe hacer la correspondiente capacitación a las personas
implicadas. Además, se debe hacer el registro de la capacitación en el formato
de asistencia a capacitación ().
• Los documentos no vigentes deben ser eliminados. En el evento en que se
requieran conservar para preservar conocimiento, deben archivarse con el sello
de OBSOLETO y será responsabilidad del líder de SGC de su correcto
almacenamiento. Los líderes de proceso definen qué documento es necesario
preservar en archivo muerto.
• Está totalmente prohibido hacer correcciones, alteraciones o enmendaduras a
cualquier copia controlada registrada en listado maestro de registros; así como
retirarlos de los puntos de información sin autorización del coordinador de
calidad.
• Para la preservación de los documentos del SGC impresos, se deben utilizar
protectores plásticos y contenidos en carpetas identificadas por el líder de
proceso.
5.4. Recuperación de la información
En caso de pérdida de documentos en los centros de información. Se debe hacer
un backup de los documentos en red mínimo 1 vez al mes. La copia de seguridad
se almacena en el computador del coordinador de calidad.
6. DISPOSICIONES GENERALES PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS
EXTERNOS
• Todo documento externo como planos, documentos legales de clientes y
proveedores () que ingresen a la empresa, por cualquier medio, debe ser
reportado al Representante del Sistema de Gestión de Calidad para que se
incluya en el Listado Maestro de Documentos Externos ().
• La propiedad del cliente es de carácter confidencial. El control y la distribución
de planos, sólidos o demás información relativa a los clientes responsabilidad
del coordinador de producción y debe controlarse y distribuirse mediante
documentos en red bloqueados y protegidos de ediciones no intencionadas.
• El responsable de la documentación externa es el líder de proceso, el cual, debe
garantizar el correcto almacenamiento de estos, debe identificarlo a través del
Listado maestro de control de documentos externos () y archivarlo
correctamente.
• Los documentos no vigentes deben ser eliminados. En el evento en que se
requieran conservar para preservar conocimiento, deben archivarse con el sello
de OBSOLETO y será responsabilidad del líder de SGC de su adecuado
almacenamiento en una carpeta. El líder de proceso define qué documento es
necesario preservar en archivo muerto.
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7. DISPOSICIONES GENERALES PARA EL CONTROL DE LOS REGISTROS
7.1. Registro
• Todos los registros aprobados y vigentes deberán incluirse en el Listado Maestro
de Registros ().
7.2. Archivo
• Los registros pueden ser en físico o en digital y deben estar identificados y
controlados en el listado maestro de registro (). El cual se debe actualizar según
lo mencionado en el numeral 8.
• Los formatos originales serán archivados en red en el punto de información con
el fin de reproducirlos cuantas veces sea necesario. Los registros diligenciados
se deben archivar en carpetas debidamente identificadas.
• Los consecutivos de los documentos se deben mantener en orden.
• Los líderes de proceso son responsables de que los formatos y registros estén
bien diligenciados, sin tachones ni enmendaduras.
7.3. Actualización
• Es responsabilidad de cada líder de proceso, que los formatos vigentes de su
dependencia se utilicen y se diligencien adecuadamente y en su totalidad; para
verificar la vigencia, consulte el Listado Maestro de Registros ().
• Para hacer actualizaciones a algún registro, debe seguir la metodología
mencionada en el numeral 8. Posterior a esto debe garantizar la eliminación de
copias en físico o digital.
• Para consultar la vigencia del documento, remítase al listado maestro de
registros ()
7.4. Uso de los registros en el SGC
• Los registros son un medio de soporte para la implementación del sistema de
gestion de calidad. El cual debe garantizarse su conservación y
almacenamiento.
• Los registros aprobados se avalan con la firma correspondiente al lider del
proceso al momento de cerrar la solicitud. Ello debe registrarlo en el formato de
solicitud de elaboración, actualización o anulación de documentos () Con la
firmas correspondientes a los responsables de la aprobación de los documentos.
• Los registros deben tener las firmas de la verificación, liberación o entrega de
información o de material (materaia prima e insumos, producto en proceso,
producto terminado). Ello garantiza la conforformidad del proceso terminado.
• Evitar el uso inadecuado. Los usuarios de los documentos deben hacer uso y
exclusivo de los documentos en el centro de información. Otros registros no son
validos como soporte de la conformidad de la actividad realizada.
7.5. Disposición de los registros en el SGC
• Los registros deben estar identificadas y almacenados en carpetas. Cuyos
responsables son los líderes de cada proceso.
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• Es responsabilidad del líder de proceso mantener los registros actualizados y de
destruir los registros que no están vigentes.
• La disposición de los registros está definida en el listado maestro de registros.
