CONTROL DE INVENTARIOS SEGÚN INDICADORES DE ROTACIÓN Y METODOS DE MANEJO

OBJETIVO:
Comprender la naturaleza e importancia del manejo adecuado de los inventarios, para que este sea
un factor diferenciador y competitivo en una organización

INTRODUCCIÓN:
Entender el inventario desde su composición básica y su naturaleza tanto como elemento tangible
y físico, el cual se encuentra dentro de una instalación; así como, un elemento que es intangible en
los registros que puedan existir dentro de una compañía; permitirá enfrentar la toma de decisiones
en un eslabón de la Supply Chain, es decir, en áreas como compras, ventas, servicio al cliente,
planeación de producción, y otras, partiendo de si allí existe algún artículo que pueda formar parte
de una existencia la cual deberá ser registrada.

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1. GENERALIDADES
1.1 CONCEPTOS
1.1.1 Los Inventarios
El inventario es el conjunto de mercancías o artículos que tiene la empresa para comerciar con
aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricación primero, antes de venderlos, en un periodo
económico determinados. Deben aparecer en el grupo de activos circulantes.

Es uno de los activos más grandes existentes en una empresa. El inventario aparece tanto en el
balance general como en el estado de resultados. En el balance General, el inventario a menudo es
el activo corriente más grande. En el estado de resultado, el inventario final se resta del costo de
mercancías disponibles para la venta y así poder determinar el costo de las mercancías vendidas
durante un periodo determinado.

Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o
para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización. Los
inventarios comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y productos
terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos
en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y
envases y los inventarios en tránsito.

En otras palabras; es aquel que nos representa la existencia de un bien almacenado y destinado
para hacer parte de un proceso, este deberá ser controlado y registrado dentro de los procesos
contables y de control.

Algunas otras definiciones encontradas en la literatura son:

 Desfase temporal entre la oferta y la demanda

 El conjunto de productos y/o recurso utilizados en una organización (materias primas,
productos terminados, repuestos, producto en proceso) empleados para satisfacer una
demanda futura
  Falta de Información

1.1.2 Objetivo de los inventarios

“El objetivo principal de la gestión de stock es lograr un alto servicio al cliente, asociando el servicio
razonablemente con una baja inversión en los inventarios, es decir, hay que racionalizar la
disponibilidad del inventario con los costos que su gestión genera sin afectar la demanda”.

Para dar cumplimiento a esta gran objetivo es necesario tener presente los siguientes aspectos:

 Establecer las previsiones de consumo

 Estudiar los plazos de entrega de los proveedores
 Determinar los niveles de servicio que se desea ofrecer a los clientes
 Utilizar modelos matemáticos para determinar los niveles de existencia óptimos
 Clasificar correctamente los productos

Cabe decir además, que Toda organización dentro de sus planeación estratégica debe tener definido
sus objetivos que le permitan alcanzar sus metas futuras y sostenibles; y en cada una de sus áreas o
departamentos habrá objetivos específicos que le apunten a ese objetivo macro de la organización.

Ahora una buena gestión de inventarios deberá apuntar al cumplimiento de 5 objetivos específicos
de la empresa:

1. Generar economías de escala:

Los grandes volúmenes les permiten a las empresas generar ahorros tanto en las compras como en
la movilización (Transporte) aprovechando la capacidad máxima de los vehículos, y la producción,
en la cual el costo del producto se reduce gracias al volumen óptimo de producción.

2. Equilibrar la oferta y la demanda:

En la práctica a pesar de los pronósticos es muy difícil prever la fluctuación de la demanda, es por
esto que los inventarios toman importancia, pues actúan como colchón que permitirá reaccionar a
tiempo en la producción ajustando el nivel de demanda. Ejemplo: las empresas de juguetes y
productos navideños, producen y almacenan durante meses para satisfacer una demanda
concentrada en un mes específico.

3. Protección en el abastecimiento de materias primas:

Las organizaciones pueden en un momento dado generar stocks o inventarios ante un inminente
aumento de los precios o por previsión de una futura carestía de materias primas necesarias para la
producción. Esto debido también a que las materias primas de algunas empresas solo pueden
obtenerse en algún determinado periodo de tiempo en el año.

4. Protección contra fallas entre la áreas que intervienen en el proceso:

Ejemplo la fallas en una deficiente comunicación entre producción, compras, proveedores y

distribución, pueden generar un mal servicio, por lo tanto debe haber una buena programación y
comunicación entre ellas.
 5. Mejorar el servicio al cliente:

Los niveles óptimos de existencias permiten atender rápidamente la demanda no prevista por un
cliente o generar reposición inmediata por artículos o productos defectuosos.

1.2.3 Características de los inventarios

Los inventarios tiene unas características particulares que definen los parámetros en la gestión de
stocks; sus características son:

 El tipo de demanda según su ritmo de venta o consumo

 El lead time del proveedor (Tiempo de entrega)
 Nivel de servicio deseado
 Costos asociados a la gestión de stocks

[Link] El tipo de demanda

Se entiende por demanda a toda aquella petición, solicitud o consumo de algo en un mercado y
periodo determinado.

La demanda se puede clasificar por diferentes criterios, veamos:

Clasificación de la demanda

1. Según el nivel de dependencia: es decir, si el consumo de un producto o artículo depende

del consumo de otro.
a. Demanda independiente: es aquella demanda autónoma que depende
estrictamente de las condiciones del mercado y no está sujeta a la demanda un
artículo en especial, generalmente acá se agrupan los artículos o productos
terminados.
b. Demanda dependiente: Esta está relacionada o depende del consumo de otro
artículo, generalmente se relacionan partes o piezas utilizadas para ensamble, y
todos aquellos que se encuentran o hacen parte de un proceso.

2. Según el grado de conocimiento de la demanda: Es cuando se conoce o no con exactitud

el consumo de un producto.
a. Demanda determinística: se define cuando la cantidad y el momento en el cual será
necesitados se conoce con exactitud.
i. Artículos que serán destinados a promociones que terminaran con el
agotamiento de la existencia, y difícilmente se generara otra demanda igual
por fuera de la promoción.
ii. Artículos requeridos bajo un programación o planeación requerida con
anterioridad, y que no experimentará variaciones en la cantidad y el plazo
acordado inicialmente

Es de anotar y aclarar que los artículos acá clasificados no pueden generar ningún tipo de
incertidumbre en su demanda, ya que el hecho de que esta pueda variar en un mínimo grado
afectando la demanda idéntica en el periodo de tiempo, la incluye en la demanda aleatoria o
probabilística.
 b. Demanda Probabilística o aleatoria: Es cuando no se conoce con exactitud y
certeza ni la cantidad ni el tiempo en el cual será requerido los artículos.

3. Según la frecuencia: Es la velocidad con la cual es demandado un artículo, esto a su vez

puede ser:
a. De movimiento rápido: Cuando se demanda con regularidad un producto, sin
importar la cantidad de producto demandado, es decir si por ejemplo cada vez que
se demande es solo una unidad se está hablando de demanda de movimiento
rápido.
b. De movimiento lento: Son aquellos productos que no se demanda frecuentemente
independientemente de la cantidad, es decir si un producto es demandado en un
periodo pero esta demanda no es regular en los periodos siguientes.

Sin lugar a duda todo artículo se clasifica en alguna de las demandas o categorías anteriores

[Link] Lead time o plazo de entrega del proveedor

Se puede definir el lead time como el tiempo que se demora un producto en atravesar toda la
cadena de suministros.

Es un elemento supremamente importante en el proceso de la gestión de stock, también puede

ser determinístico o aleatorio, y puede ocasionar una ruptura de stock cuando no se establece un
control estricto del mismo.

a. Lead time de aprovisionamiento: Es el tiempo transcurrido desde que se genera un

pedido al proveedor hasta que se recibe en el almacén.
b. Lead time de producción: Es el tiempo que transcurre desde que se inicia el proceso
de producción hasta que se entrega al cliente.

[Link] Nivel de servicio

Se refiere a un porcentaje en el cual la empresa desea satisfacer las necesidades de la demanda;
este concepto está ligado estrechamente a las condiciones de entrega, es decir, el lead time, en un
lead time aleatorio existe la posibilidad de caer en ruptura de stock, es por este motivo que es
necesario mantener almacenado alguna unidades adicionales de producto almacenado; a estas
cantidades adicionales se le denomina stock de seguridad, y este influye entonces en el grado de
confiabilidad o nivel de servicio que la empresa desea ofrecer a sus clientes. En otras palabras el
nivel de servicio está condicionado a la disponibilidad de un producto.

El nivel de servicio se puede definir como:

 El porcentaje de veces que se satisfacen las solicitudes de los clientes sin presentarse
ruptura de stock
 El porcentaje de veces que los plazos de los clientes son cumplidos.

Ns = Ordenes perfectas
Ordenes solicitadas
Ejemplo: La empresa Ambientes de belleza que distribuye artículos cosméticos en el área
Metropolitana en Antioquia, entregó 5986 órdenes perfectas en un periodo determinado, es decir,
vendió esa cantidad, de 6275 órdenes solicitadas. ¿Cuál será el nivel de servicio de esta empresa?

Ns= 5986 = 0,9539942231 * 100 = 95%

6275

[Link] Costos asociados a la gestión de stock.

El principal reto de todo empresa y de quien se encargue de gestionar los inventarios es el de
encontrar un equilibrio entre el servicio prestado y los costos en los que se incurre para ello, por
eso se necesita una estimación muy clara de los costos, aun cuando esto no es fácil, es necesario
estimar los costos más significativos. (Este tema se ampliará más adelante).

2. IMPORTANCIA DE LOS INVENTARIOS

La importancia de los inventarios radica en la toma de decisiones, a mayor control y mejor gestión
de los inventarios esto permitirá tomar mejores decisiones frente al desarrollo de las operaciones
e incluso frente al manejo y control del capital de la empresa, es decir, en el inventario está reflejado
gran parte del capital de una organización; las decisiones frente al inventario van a permitir definir;
¿Cuánto almacenar?, ¿Cuándo reabastecer?, esto a su vez permitirá definir las razones por las
cuales se deberá o no tener inventarios; que pueden ser por razones de economía (Costos) o por
razones de seguridad. (Existencias)

Esta importancia además está sujeta a los controles y a lo que puede ayudar a evitar una buena
gestión de inventarios, como por ejemplo:

1. Controla la incertidumbre acerca del inventario; es decir, permite controlar cuando

incrementar el inventario o cuando producir, así como definir cuando no es conveniente
tener inventario elevado. Sujeto esto a la demanda.
2. Ayuda a controlar perdidas ( robo, deterioro, obsolencia)
3. Mermas de materiales: (Escasez): Cuando los costos de producción y de ventas se aumentan
las utilidades se reducen lo cual afectará el buen funcionamiento de la organización.
4. Desorganización (Caos): Cuando no hay control y gestión se genera caos y desorden en los
almacenes lo que traduce en desconocimiento de lo que realmente existe en la empresa,
generando así compras innecesarias de materiales, y generando menor efectividad y
eficiencia en la producción, afectando sus volúmenes óptimos de existencia.
Como resultado de la administración de inventarios, su importancia se traduce o trasciende en la
posición financiera de la empresa, ya que esto influye directamente en la creación o destrucción de
valor, de otro lado en la competitividad de la empresa en el mercado, es decir, que las principales
áreas de la organización o del negocio se pueden ver afectados positiva o negativamente según el
desarrollo o la gestión que se le esté dando a los inventarios.
Ejemplo:

 VENTAS: Necesita inventarios altos y permanentes para poder hacer frente a las exigencias
del mercado, es decir a la demanda y de una manera rápida.
 PRODUCCIÓN: Necesita elevados inventarios de materias primas para garantizar la
disponibilidad en las actividades de fabricación, así como un colchón permisible para poder
mantener unos niveles de producción estables.
 COMPRAS: La compras elevadas minimizan los costos de producción por unidad y los gastos
de compras en general, pero aumentan los costos de almacenamiento.
 FINANZAS: Los inventarios reducidos minimizan las necesidades de inversión y disminuyen
los costos de mantener inventarios. (Almacenamiento, Antigüedad, riesgos físicos, etc.)

Por lo tanto, podemos decir que hay una función de los inventarios en el esquema logístico de
una empresa, ya que los inventarios se integran y se relacionan con las diferentes áreas de una
organización.
 FUNCION DEL INVENTARIO QUE LO INVOLUCRAN CON EL SISTEMA LOGISTIC0

INVENTARIOS

FLUJO DE FLUJO DE MATERIALES FLUJO DE

EFECTIVO PEDIDOS
PRIMAS
MATERIAS

TERMINADO
PRODUCTO
SO
DESEMBOL

S
PRODUCTO
S
COBRO

PRIMAS PRIMAS
MATERIAS

S
VENTA

ES
ORDEN
FINANZAS COMPRAS PRODUCCIÓN MERCADEO Y VENTAS

SISTEMA LOGISTICO INTERNO

De acuerdo a lo anterior, las organizaciones deberán tener o establecer políticas de inventarios
que apunten a lo siguiente:

1. Planificar el nivel óptimo de inversión en inventarios

2. A través del control, mantener esos niveles óptimos tan cerca de lo planificado como sea
posible.
+
Excesivo costo de operación
Altos riesgos
Alta inversión

Nivel del inventario

__ No permita satisfacción de la demanda

Costos por falta de existencia adecuada

3. CLASIFICACIÓN DE LOS INVENTARIOS

Una correcta clasificación de los inventarios contribuye a evitar errores muy comunes que se
cometen desde la administración y la gestión de los stocks,

Esta se puede dar según su forma, según su función y según su criterio operativo.

3.1 Según su forma:

El inventario según su forma hace referencia a l forma que toma el producto como tal, en esta
clasificación encontramos los siguientes.

a. Inventario de materias primas: Es el inventario que está constituido única y

exclusivamente por los elementos necesarios y básicos para la transformación y
elaboración de un bien o producto final, y que aún no han sido sometidos a ningún
proceso.
b. Inventarios de productos en procesos o semielaborados: Es el inventario
compuesto por elementos que ya han sufrido una transformación inicial o han
sido sometidos a un procedo de manufactura y que harán parte del producto final
 c. Inventario de producto terminado: Está compuesto por aquellos productos que
han sido manufacturados y procesados por la empresa y están listos para ser
comercializados
d. Inventarios de existencias comerciales: Es el inventario compuesto por aquellos
elementos que ha adquirido la empresa pero que no son procesados por ella, y
que están listo para ser comercializados.
e. Inventarios de aprovisionamiento o suministros de fábrica: Es el inventario
donde se encuentran elementos necesarios para la elaboración de productos
finales, pero se cuantificación exacta es difícilmente acertada.( Pinturas, lijas,
lubricantes, clavos, etc.)

3.2 Según su función:

Como su nombre lo dice esta clasificación se da es según la función que cumplen los inventarios
dentro de la gestión de stocks.

a. Inventario cíclico: Son los inventarios que resultan de producir u ordenar en lotes
iguales cada periodo de tiempo, las razones para este inventario son las
economías de escala y evitar altos costos de ordenamiento.
Hacen frente a una demanda homogénea y constante, generalmente este tipo de
inventario es superior a la demanda o necesidad inmediata.
b. Inventario de seguridad: Es aquel inventario que se conserva disponible y que
proporciona protección ante las irregularidades e incertidumbres frente a la oferta
y demanda de un artículo, es decir, se mantiene para compensar los riesgos de
paro en la producción o el incremento inesperado de la demanda de los clientes.

c. Inventario de anticipación o estacional: Es el inventario acumulado con

anterioridad para poder responder a picos de demanda, generado por grandes
ventas, programas de promoción e inoperatividad de la fábrica.
 d. Inventario en tránsito: Es aquel que está circulando por las diferentes etapas de la
cadena, es decir, entre la producción y la distribución, generalmente son artículos
que se han pedido pero no se han recibido todavía.

3.3 Según su criterio operativo

a. Inventario óptimo: Es aquel inventario que hace compatible una buena atención
de la demanda y una maximización de la rentabilidad, teniendo en cuenta los
costos de almacenaje.
b. Inventarios Cero: Se identifica con el sistema de producción Just in time, es decir,
se produce bajo una demanda concreta. Ejemplo: Vehículos.
c. Inventario Físico: Hace referencia a la cantidad real y disponible en un almacén, y
nunca puede ser negativo.

El propósito de realizar un inventario físico o una toma física del inventario es poder contar con
una coherencia entre las existencias físicas y el sistema de inventarios (Manual Kardex o un
programa sistematizado) es decir, se realiza un control físico que además permita determinar el
valor real del inventario, además de ser una oportunidad para verificar y determinar e deterioro,
daños, malos manejos y el robo que se puede dar en los productos.

Es conveniente y prudente realizar este tipo de inventarios en horas no hábiles, como por
ejemplo, fines de semana, en la noche o en aquellos tiempos en los cuales los procesos de
operación, facturación, ventas y despachos no vayan a afectar o influenciar en el buen conteo y
proceso del inventario.

OBJETIVOS DEL CONTEO FISICO.

 Determinar correctamente el costo del inventario

 Verificar la existencia física de los productos
 Verificar la calidad de la producción
 Identificar productos de poca y alta rotación
 Verificar la contabilización y operación
 Acomodar o reacomodar productos ( según sistema de almacenamiento y/o surtido)
 Evaluar los sistemas de resguardo y conservación.

VENTAJAS DEL INVENTARIO FISICO

1. Tener las existencias totalmente ordenadas y almacenadas.

2. Tener los almacenes con las existencias totalmente codificadas y en orden.
3. Tener la base del ajuste contable con el debido sustento para las autoridades
tributarias, en otras palabras, tener el sustento que permita una justificación contable
a la DIAN.
4. Permitir tener un almacén actualizado respecto a:

 Códigos de ubicación
 Códigos de producto
  Saldos correctos.

VIDEO: [Link]

d. Inventario neto: Es el inventario físico menos la demanda no satisfecha, este si

puede ser negativo.
e. Inventario disponible: Es el inventario físico más los pedidos a proveedores menos
la demanda insatisfecha.

Bibliografía
BIBLIOGRAFIA
Cruelles, J.A; Stocks, procesos y dirección de operaciones: Conoce y gestiona tú
fabrica, 2012, Alfaomega
Vidal, C.J; Fundamentos de control y gestión de inventarios; 2010, Universidad del
Valle.
[Link]
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