Concepto de Compra

Acto mediante el cual un sujeto económico entra en posesión de un bien o servicio

mediante el pago del precio.
Comprar es allegarnos de un bien o servicio en forma lícita, y compra es una de
las formas en que podemos allegarnos de esos bienes pero también podemos
hacerlo por arrendamiento, donación, préstamo, etc.

Las diferentes formas y modalidades de compra, considerando las circunstancias

particulares de cada una de ellas son:

1. Insumo a comprar
2. Volumen
3. Peso
4. Cantidad
5. Fecha en que se requiere
6. Unidad de medida
7. Costo
Concepto de Abastecimiento

Significa procurar racional y técnicamente todos los recursos materiales que se

requieren para el adecuado cumplimiento de las actividades y el logro de las
metas propuestas, cualquiera que sea su magnitud o importancia, costo, lugar y
tiempo.

Importancia y objetivos del análisis operacional y de las compras

Las compras son importantes por las siguientes razones:

 No es posible hacer ventas y producción apropiadas a menos que los

materiales empleados en la fabricación se adquieran a un costo final
proporcional al que se obtienen los competidores.
 La operación eficiente de cualquier industria depende de la renovación
adecuada de la inversión.
 El departamento de compras tiene que asegurar la recepción de los
materiales adecuado cuando se necesiten, en las cantidades adecuadas
para la producción o venta y hacer las entregas a tiempo. A su vez no debe
aumentar las inversiones más allá del inventario necesario para cubrir las
necesidades y mantener un coeficiente de seguridad razonable.
 Por sus estrechos contactos con otras compañías y con el mercado en
general, compras está en una situación de aconsejar a la empresa sobre:
 a. Nuevos materiales que pueden usarse con ventaja para sustituir a
los que se emplean en ese momento.
b. Nuevas líneas o surtidos posibles de productos para añadir a la
producción.
c. Variaciones en las tendencias, ya sea en precio o en otros aspectos
que pueden afectar las ventas de la empresa.
d. Aumento de crédito de la empresa dentro de su área.

Dentro del concepto de empresa moderna las compras se deben manejar por un
departamento especializado que debe formar parte de la propia organización de la
compañía. Los objetivos fundamentales de toda compra pueden resumirse del
modo siguiente:

 Mantener la continuidad de abastecimiento.

 Hacerlo con la inversión mínima en existencia.
 Evitar duplicidades, desperdicios e inutilización de los materiales. 4.-
Mantener los niveles de calidad en los materiales, basándose en lo
adecuado de los mismos para el uso a que se destinan.
 Procurar materiales al precio más bajo posible compatible con la calidad y
el servicio requeridos.
 Mantener la posición competitiva de la empresa y conservar el nivel de sus
beneficios en lo que a costos de materiales se refiere.

El departamento o área de compras tiene el potencial para desempeñar un papel

clave en el desarrollo y en la operación de una estrategia que lleve a una gran
eficiencia y elevada competitividad, a través de acciones tales como:

1. Combatir la inflación resistiendo el buscar precios controlados.

2. Reducir significativamente la inversión monetaria en inventario de
materiales a través de la óptima planeación y selección de proveedores.
3. Incrementar el nivel de calidad y la consistencia del producto final o servicio
prestado con el fin de que sea mejorada.
4. Reducir el segmento de materiales vendidos al costo de los artículos.
5. Realizar mejoras al producto y al proceso estimulando y facilitando una
comunicación abierta entre comprador y vendedor, de modo que haya un
beneficio mutuo para ambas partes.
 Función de
Compras

Objetivos

Reducción de costos Control de Control de

u obtención de compromisos negociaciones
utilidades Servicio financieros y relaciones

Importancia y Objetivos del análisis operacional y funcional de

abastecimiento
Las situaciones que dan origen al abastecimiento dependerán de la empresa, giro,
tamaño y necesidades que puedan llegar a tener, con el fin de poder realizar sus
actividades y con ello el lograr sus metas y objetivos previamente establecidos.
Generalmente se presentan en organizaciones que ya tienen posicionado algún
producto en el mercado y en consecuencia requieren mantener los niveles de
calidad, cantidad y costo en forma estable.
Entre algunas de las situaciones más sobresalientes se encuentran:

 Volumen de producción
 Capacidad de almacenamiento
 Sistema de producción
 Mantenimiento de equipo
 Limpieza de las fábricas
 Consumos de oficina

La función de abastecimiento programará las entregas de insumos de acuerdo a

las necesidades previamente establecidas por los departamentos o áreas
solicitantes.

Es necesario realizar un análisis operacional y funcional de los abastecimientos,

para así poder conocer los ciclos de consumo, y poder asegurar los materiales
disponibles cuando sean requeridos, puesto que de no ser así, sería imposible
para la organización poder lograr sus objetivos. De igual forma, porque hay que
llevar una administración en compras y abastecimientos (ya que es un área
funcional), cuyo objetivo más importante, es obtener el costo óptimo, cuidar que
las inversiones sean con la calidad, precio y tiempo correcto, con el fin de
satisfacer las necesidades de cada uno de los departamentos.
Tipos de Compras y Abastecimientos
En cualquier empresa, no todas las compras se llevan a cabo siguiendo procesos
idénticos.

Son factores determinantes de la forma de realizar la adquisición de bienes: la

actividad habitual desarrollada por la empresa, la importancia de la empresa
dentro del contexto del mercado (poder de compra) el tipo de artículos a adquirir,
el significado de la compra, la ubicación, la ubicación geográfica del proveedor, las
características del vendedor, etc.
Se puede considerar que si se tiene definidas en forma independiente:

 Las compras normales

 Las adquisiciones de elementos denominados menores
 Los bienes importados
 Compra de los bienes de activos fijos.
A continuación se describen cada una de las formas o tipos de compra:

Compras Anticipadas: Se llaman así aquellas que pueden ser planeadas para
llevarse a cabo de antemano, surgiendo de una necesidad normal o recíproca y no
de la adquisición de productos para elaborar proyectos especiales.

Compras de Emergencia: Surgen cuando el factor tiempo priva de utilizar la

compra normal, por lo que es preciso implantar ciertos controles como:
- Límite de compras urgentes, según políticas administrativas,
- Revisar con calma el pedido, así como definir responsabilidades,
- Autorización de la persona encargada de aprobar el pedido.

Compras Especulativas: Se considera a ésta, una variante de la compra

anticipada, combinada con la fluctuación de precios a la alza y relacionada con la
ética de comercio.
La compra anticipada se puede transformar en una compra especulativa, en el
instante en que su objeto e interés son seguro suministro y eficiente, a precios lo
más bajos, o buscar beneficios en los costos de los artículos comparados, aunque
se corren riesgos.

Compras Recíprocas: Son usadas por el proveedor como una medida de presión
realizándose entre un comprador y un proveedor, en la cual éste tiene más poder,
pues pone condiciones a su conveniencia, dicha compra se observa en época de
depresión, donde se hace todo lo posible para obtener pedidos, o cuando hay
escasez de lo que se quiere comprar.

Compras Personales: Se refieren a realizar compras para la gente de la entidad

por medio del departamento de compras, para beneficio de ellas, ya que obtienen
precios a mayoristas, descuentos especiales, atención esmerada, tiempo de
entrega y de pago.
Compras de Excedentes: Es adquirir normalmente materiales para cubrir
necesidades normales o quizá futuras de la Empresa, situación que suele ser una
fuente de abastecimiento económico para cubrir aspectos ocasionales, casos de
emergencia o tener prevenciones y posiblemente excesos perfectamente
estudiados y convenientes, lo que se puede confundir con las compras
especulativas.

Compras en el Mercado Abierto: Sucede cuando las solicitudes de un material,

artículo o servicios, son en poco volumen; cuando la tendencia del mercado es
cambiante, cuando se presentan situaciones convincentes en el mercado para
comprar, cuando los artículos y demás materiales, productos o servicios
solicitados, se pueden conseguir con facilidad, etc.

Compras de Salvamento: También denominadas adquisiciones de salvamento,

están relacionadas con el abastecimiento y ocurren cuando un artículo resulta ser
excedente de uno u otro departamento.

En estas situaciones se propone la transferencia del artículo, lo cual trae como

ventaja evitar comprar y tener excedentes; lo anterior conforma un salvamento en
la utilidad y en el valor del material.

Compras Normales: Son las materias primas a incorporarse en un proceso

productivo y en otros bienes o elementos representativos de una erogación de
carácter general identificada con el área de producción o comercialización o
administración.

Es común que de este tipo de elementos se tenga información relativa a la

cantidad máxima, mínima y al punto de pedido. Por ser compras vinculadas con la
producción y comercialización, estas se deben de haber presupuestado.

Compras de Elementos Menores: En este tipo de adquisiciones no todo lo que se

compra con el ánimo de incorporarlo primero a los diferentes almacenes, para
luego, al ser solicitado, darle salida. En muchas oportunidades hay bienes que se
compran para ser usados instantáneamente.
La compra de estos elementos, por ser de escaso montos se realiza utilizando
generalmente un fondo fijo. Las compras menores se vinculan con elementos que
no están presupuestados, y su requerimiento nace cuando el bien debe de ser
empleado.

Compras en el Exterior: Existe una marcada diferencia en la forma de actuar entre

una compra local y aquella efectuada en el exterior. Cuando se importan bienes
deben de contemplarse particularidades vinculadas con el vendedor, el flete, los
seguros de cambio y transporte entre otros. Se debe de prestar especial atención
a la calidad de los bienes a comprar.

También es de tener en cuenta lo relativo a la moneda empleada en la operación,

haciendo énfasis en el riesgo que surge desde que el producto se embarca o sale
del depósito del proveedor hasta la llegada al país del comprador.
Compras de Bienes del Activo Fijo: Se caracterizan por tratarse de elementos que
no requieren una reposición permanente. Incluye maquinaria, motores,
herramientas, instalaciones, inmuebles, etc.

Compras de Artículos Relacionados: Se realizan en pequeñas porciones de

artículos y/o servicios proporcionando economía en ciertas actividades diferentes
a la fabricación principalmente para las áreas de administración y de contabilidad.

Compras de Especiales: Ocurren cuando se solicitan artículos y/o servicios que no

se ocupan rutinariamente en la compañía o bien cuando los departamentos
requieren de un solo producto o servicio en volumen muy pequeño.
Compras de Elementos Especiales: Sucede cuando se desean adquirir artículos,
materiales o servicios de costo estable, de elementos importantes y particulares
para la entidad, en los cuales se pueden obtener descuentos por el volumen
escogiendo de un alto número de proveedores.
 COMPRAS ABASTECIMIENTOS
Bienes de capital (son aquellos que Materiales e insumos
nos ayudan a producir bienes que
generan utilidades):
Materia prima
Maquinaria Materiales de
Mobiliario acondicionamiento
Terrenos
Bienes de consumo (recibe todos los
Vehículos costos adicionales administrativos, que
Computadoras pueden ser identificados o no en el
producto final):

Papelería
Luz (Energía)
Internet

Principios básicos de compras y abastecimiento

Se entiende por principio al conjunto de líneas de conducta, incluyendo los

valores, tales como: comprar sólo lo que se necesite, registrar lo que se compra,
comprar a precio correcto, cuidar mucho la ética, seleccionar y verificar a los
proveedores, asegurar los inventarios mínimos, etc.
Dentro de los principios básicos de compras se encuentran los siguientes:

Calidad: La cual debe cumplir con la conveniencia, disponibilidad, costo,

sistematización y control, para que los productos sean del agrado de los clientes.

Cantidad: Es conveniente considerar los factores de regulación tales como:

necesidad, precio, promedio de compras, emisión de pedidos, costo de la
transacción, pedido y mantenimiento.

Dichos factores se ven a su vez afectados por una serie de elementos que deben
ser estudiados con la profundidad y exactitud necesaria como son:

 Tiempo adecuado de entrega, recepción y producción

 Tradición comercial
 Almacenaje y mantenimiento
  Mercado, condiciones y tendencias
 Modelos de control de inventarios

Precio Correcto: Considerado como uno de los elementos más importantes, pues
se relaciona con otros factores como son la cantidad, la calidad y el servicio, los
cuales deben considerarse como un medio para el logro de diversos objetivos.
Proveedor Adecuado: Buscar la mejor fuente de abastecimiento, considerando
calidad, cantidad, precio, servicio y financiamiento para el surtimiento de los
pedidos.

La función general del Departamento de Compras será tener la responsabilidad de

satisfacer todas las necesidades generales de compras dentro de la línea de
productos asignada, así como de servicios, debiendo atender todas las
requisiciones de compras, colocación de pedidos y estar al tanto de sí tales
ordenes han sido surtidas por los proveedores. Esta función general la contiene
las siguientes funciones específicas:

 Lograr un flujo continuo de materiales.

 Mantener niveles de inventario y los pedidos al mínimo.
 Mantener adecuados estándares de calidad.
 Mantener e incrementar de número de proveedores confiables.
 Estandarizar hasta donde se pueda los artículos que se compren.
 Comprar productos al precio final más bajo.
 Mantener la posición competitiva de la organización
 Alcanzar relaciones de trabajo productivas y armoniosas con los demás
departamentos de la empresa.

Bibliografía:

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