Universidad Icesi

Consultoría y Educación Continua

Caso de Trabajo de Curso

“El Valle para el Mundo” es uno de los proyectos del Plan Estratégico
“Unión, Compromiso y Acción de la Cámara de Comercio de La Sultana”, a
través de él, la entidad trabaja en la promoción, construcción y puesta en
funcionamiento del Centro de Eventos del Pacífico. Se piensa construir el
campus en un lote de 110.000 metros cuadrados (m2), y para ello se
tiene proyectado el levantamiento de cuatro grandes edificios y una gran
área de parqueaderos de dos niveles (uno de ellos subterráneo). Todo
esto se muestra en la Figura 1.

Figura 1. Campus del Centro de Eventos del Pacífico.

El objetivo del campus es permitir la realización de todo tipo de eventos.
Para ello, se piensa contar con todos los servicios logísticos, de
infraestructura y de tecnologías de información y comunicaciones (TIC)
que permitan asegurar el éxito en la realización de dichos eventos.
Adicionalmente, se desea ofrecer a los participantes servicios de
cafetería, servicios financieros, agencia de viaje, impresión de
documentos y conexión inalámbrica. Ha sido establecido además, que
debe contar con todas las garantías de seguridad al interior del campus
(mecanismos de control de acceso y video-vigilancia) para ofrecer a todas
las personas que visitan el Centro de Eventos la mejor atención e
información posible.

El edificio número uno (E1) es un edificio de tres pisos. En el primer piso,

se dará albergue al área de información al visitante. Allí, un grupo de 15
personas se encarga de ofrecer la mejor información respecto de los
eventos que han sido programados. Igualmente, en este primer piso se
alojan las áreas de servicios generales encargadas del mantenimiento y
limpieza de todo el campus. Un grupo de 5 personas atiende
centralizadamente los reportes que realizan cada una de las quince
personas que se ha establecido atiendan cada edificio, estas personas
reportan novedades (de limpieza, de disposición de escenarios, de
mobiliario, etc.) para que sean registradas y atendidas en un Servidor de
Servicios Generales. En este primer piso también se da albergue al área
de audiovisuales, encargada de atender este importante aspecto de cada
uno de los eventos que allí se realizan. En el segundo y tercer piso, se
encuentran los auditorios con capacidad de 800 personas cada uno.
Estos auditorios permiten la realización de grandes eventos y pueden,
según las circunstancias, ser divididos a la mitad para atender eventos de
menor tamaño que así lo requieran.

El edificio número dos (E2) es también un edificio de tres pisos. En el

primer piso, se encuentra en área de mercadeo y ventas encargado de la
promoción y venta de servicios ofrecidos en el campus, Allí, un grupo de
quince personas se encarga de atender potenciales clientes y de
formalizar la realización de futuros eventos en el campus. El segundo piso
alberga el área de Tecnologías de Información y Comunicaciones. Un
grupo de diez personas se encarga de realizar todo el soporte de
infraestructura y servicios de red a los eventos que se realizan y al
personal administrativo, de servicios generales asociado del Centro de
Eventos. Igualmente, un grupo de cinco ingenieros, se encarga de
soportar el portal del Centro de Eventos que proporciona información a los
visitantes (reales y virtuales) del campus. En el tercer piso, un grupo de
doce personas es responsable por la seguridad del campus, a través de
una matriz de cámaras se realiza el monitoreo de todas las áreas que
componen el centro de eventos.

El edificio número tres (E3) es el edificio de Alimentos y Bebidas. Es un

edificio de tres pisos que albergará dos grandes cafeterías y un
restaurante encargados de brindar atención al público que visita el
campus. En el primer y tercer piso, se encuentran las cafeterías que
ofrecen refrescos y snacks y comidas rápidas respectivamente; el
segundo piso albergará al restaurante que ofrecerá el más variado menú
a sus comensales. Cada uno de estos sitios tendrá un servidor, tres
terminales de venta, dos para la gestión de inventarios y una para
efectuar todo el registro contable.

El edificio número cuatro (E4) es el edificio de Servicios. Se trata de un

edificio de dos pisos destinado a proporcionar todos los servicios
financieros, de agencia de viajes y de reuniones de negocios a los
participantes en los eventos. En el primer piso, se dará albergue a la
agencia de viajes y a los servicios financieros. Un grupo de cinco personas
será responsable por la atención de la agencia de viajes y un grupo de
tres personas le ofrecerá la atención al público en la sucursal del banco
“El Banco de Don Luis Carlos”. Se dispondrán seis (6) cajeros electrónicos
para que las personas puedan realizar transacciones. Igualmente, en el
primer piso, se tendrá una Sala de Servicios de Información. Allí, un
conjunto de veinte estaciones de red y un servidor de impresión de alta
calidad y capacidad permitirá que las personas puedan navegar por la
Internet, hacer envío de correo electrónico e impresión de documentos y
memorias de los eventos. En el segundo piso, se construirán diez (10)
salas de personas con capacidad de 10 personas cada una para que los
participantes de los eventos puedan tener pequeñas reuniones de trabajo
y realizar negocios, presentaciones de productos a clientes, etc.

Como ya ha sido mencionado, una de las grandes preocupaciones de los

diseñadores del campus es la seguridad. En los parqueaderos, se tiene
proyectado albergar seiscientos vehículos por cada nivel, y para ofrecer el
acceso, se contará con cuatro puntos de acceso de dos bahías cada uno
(esto quiere decir que podrán acceder al campus simultáneamente hasta
ocho vehículos). En cada bahía de cada punto de acceso se dispondrá de
una cámara y una terminal de acceso. El visitante, al entrar, presionará un
botón e iniciará el proceso de registro del acceso deberá dejar su huella y
número de identificación, el sistema le generará una tarjeta y le indicará
el lugar donde debe dejar parqueado su vehículo. Al salir, deberá insertar
la tarjeta que le fue entregada y registrar su cédula para poder partir.
Además, se tiene proyectada la instalación de las siguientes cámaras: En
las porterías de acceso al campus: dos cámaras por portería; en el área
de parqueaderos se tiene proyectada la instalación siete cámaras; en el
edificio uno, una cámara por cada área del primer piso; y en los pisos dos
y tres, se proyecta instalar dos cámaras por cada auditorio. En el edificio
dos, una cámara por cada área del primer piso, en el segundo y tercer
piso se proyecta la instalación de dos cámaras. Es importante recordar
que en el tercer piso de este edificio se encontrará la matriz de cámaras
que permite desplegar la imagen de lo que ocurre en cualquier sitio del
campus y el servidor de control de acceso responsable por la entrada y
salida de vehículos. En el edificio tres, se tiene proyectada la instalación
de dos cámaras por cada cafetería/restaurante y el edificio cuatro, una
cámara por cada sala de negocio, una para la agencia de viajes, dos para
la entidad financiera y tres para el área de cajeros electrónicos.

En cuanto a las comunicaciones externas (MAN y WAN), se tiene

proyectada la conexión con la red Poli-color encargada de transportar la
información relacionada con las transacciones electrónicas, se desea
poder efectuar videoconferencias con otros centros de convenciones en
Bogotá (Corferias), Medellín (La Alpujarra) y Cartagena (Centro de
Convenciones) para llevar o traer información relacionada con los eventos
que se realizan, se desea igualmente poder efectuar una copia de
respaldo de los servidores de base de datos del campus en la Cámara de
Comercio de La Sultana. Igualmente, se desea poder acceder e
intercambiar información con los Portales de la ANDI y de FENALCO.
Finalmente, se desea que la Agencia de Viajes pueda tener acceso a la
Red de COTELCO para poder consultar los sistemas de información de las
aerolíneas, de los aeropuertos y de la Aereonáutica Civil.
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ANTECEDENTES
El Centro de Eventos del Pacífico (CEP) es una institución de carácter privado, creada el
día 25 de Julio de 2010 gracias al aporte de 25 organizaciones de carácter local,
regional y nacional que se vincularon al proyecto a través de la participación directa
(acciones), donaciones y adquisición de pauta publicitaria.

Durante este tiempo, el CEP ha atendido eventos de naturaleza lúdica, científica,

religiosa, política y recreativa. Sin embargo, se hace necesario que sea capaz de
sostenerse de forma autónoma y que genere rendimientos financieros.

Por lo tanto, se hace necesario desarrollar un Plan Estratégico que permita integrar
todas las iniciativas comerciales, que integre las diferentes áreas corporativas alrededor
de decisiones estratégicas concretas, realizables y efectivas.

Un estudio realizado con una reconocida Universidad de la región, ha establecido que

es necesario incrementar en un 15% el nivel de ocupación media del CEP para permitir
que pueda sostenerse y proyectarse exitosamente en su nuevo campus.

Dicho estudio, lo ha propuesto como para opción más importante para desarrollar
cualquier tipo de evento que requiere un conocimiento logístico, de infraestructura,
organización de calidad e infraestructura.

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MISIÓN
“Generar posibilidades de negocio que le permitan organizar eventos
multiformato de clase mundial para organizaciones que requieran reunir,
impactar y generar interacción a la mayor cantidad de personas, logrando
una experiencia positiva y un alto nivel de compromiso con el desarrollo de
La Sultana y la Región”.

VISIÓN
En el 2025, el Centro de Eventos del Pacífico será reconocido como un
Centro de Eventos de Clase Mundial, la primera opción multiformato de la
región pacífica del país, fuente de su desarrollo, eje del turismo corporativo
y una ventana del Valle del Cauca a la región Pacífico. Para ello, dispondrá
de los mejores servicios integrados con altos estándares de calidad, habrá
desarrollado una cadena de proveedores de talla mundial y deberá aparecer
en el ranking ICCA(*), entre los primeros 50 destinos en realización de
eventos.

(*) ICCA: International Congress and Convention Association

,

POLÍTICA DE CALIDAD
Identificar y satisfacer las necesidades de sus clientes, a través de la
asesoría y la realización de eventos multiformato, respaldados por una
infraestructura con la capacidad de soportarlos con eficiencia, un sistema
de mejora constante y un equipo de colaboradores con competencias para
ofrecer un servicio integral y eficiente.

VALORES
 Eficiencia
 Servicio
 Calidad
 Respeto
 Innovación

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ESTRATEGIAS FUNDAMENTALES

 Alianza con entidades de carácter público y privado que promueven el

turismo en el Valle del Cauca.

 Desarrollo de un Plan Comercial estratégico, por zonas de oportunidad.

 Plan de imagen de desarrollo y posicionamiento de marca.

 Apoyo logístico y de asesoría para organizaciones exportadoras.

 Soporte de eventos multi-formato utilizando las Tecnologías de

Información y Comunicaciones.