UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS

LA PARTICIPACIÓN DEL CPA EN LA ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO DE INGRESOS Y EGRESOS EN
UNA ONG.

TESIS

PRESENTADA A LA JUNTA DIRECTIVA DE LA FACULTAD DE

CIENCIAS ECONÓMICAS

POR

ELJA ODETH RAMÍREZ ESCOBAR

PREVIO A CONFERÍRSELE EL
TÍTULO DE

CONTADORA PÚBLICA Y AUDITORA

EN EL GRADO ACADÉMICO DE

LICENCIADA

Guatemala, Marzo de 2008

 MIEMBROS DE LA JUNTA DIRECTIVA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS

Decano: Lic. José Rolando Secaida Morales

Secretario: Lic. Carlos Roberto Cabrera Morales
Vocal I: Lic. Albaro Joel Girón Barahona
Vocal II: Lic. Mario Leonel Perdomo Salguero
Vocal III: Lic. Juan Antonio Gómez Monterroso
Vocal IV: S.B Roselyn Janette Salgado Ico
Vocal V: P.C. José Abraham González Lemus

EXONERADO DE LOS EXÁMENES DE ÁREAS PRÁCTICAS BÁSICAS

De conformidad con los requisitos establecidos en el Capítulo III, artículo 15 y 16 del
Reglamento, para evaluación final del Examen de Áreas Prácticas Básicas y Examen
Privado de Tesis y el inicio 6.6 del punto Sexto del Acta 22-2005, de la sesión
celebrada por Junta Directiva de la Facultad de Ciencias Económicas el 28 de julio
de 2005.

PROFESIONALES QUE REALIZARON EL EXAMEN PRIVADO DE TESIS

Presidente: Lic. Rubén Eduardo del Águila Rafael

Examinador: Lic. Hugo Vidal Requena Belteton
Examinador: Lic. Guillermo Javier Cuyún González
 DEDICATORIA

A DIOS: Por guiar mi camino llenándome de fortaleza y

serenidad para alcanzar las metas trazadas.

A MIS PADRES: Hada Beronica Escobar Salguero y Rigoberto

Ramírez Soto.
Especialmente a mi madre por su sacrificio, confianza
pero sobre todo por sus enseñanzas enfocadas al logro
de mis objetivos.

A MIS HERMANAS: Joseline y Flor María Ramírez Escobar

Por su apoyo y lealtad incondicional.

A MIS TÍOS: Manolo, Larry y Fredy Escobar

Por ser mi inspiración para seguir adelante a pesar de
la adversidad.

A MIS FAMILIARES EN GENERAL:

Por sus consejos y bendiciones.

A MIS AMIGOS Y COMPAÑEROS:

Por sus buenos deseos y en especial todos aquellos

que creyeron en mí y me brindaron su apoyo.

A LA UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA:

Por brindarme la oportunidad de desarrollarme como
profesional y haber sido con orgullo una estudiante
becada de tan prestigioso centro de estudios.

ÍNDICE
Págs.
INTRODUCCIÓN i-iii
 CAPÍTULO I
ORGANIZACIONES NO GUBERNAMENTALES (ONG`s)
1.1 Definición 1
1.2 Antecedentes 1
1.3 Importancia 3
1.4 Clasificación de las ONG’ s 3
1.4.1 Legal 4
1.4.2 Por su finalidad 4
1.4.3 Según su organización 4
1.4.4 De acuerdo a sus recursos económicos 5
1.5 Aspectos legales y fiscales 5
1.5.1 Aspectos legales 6 1.5.2
Aspectos fiscales 9

CAPÍTULO II
CONTROL INTERNO DE INGRESOS Y EGRESOS EN UNA ONG
2.1 Definición del control interno 13
2.2 Importancia 13
2.3 Objetivos del control interno 14
2.3.1 Establecer la seguridad y protección de los activos de la entidad 14
2.3.2 Promover la confiabilidad, oportunidad y veracidad de la información
financiera 14
2.3.3 Incrementar la eficiencia operativa 15
2.3.4 Cumplimiento de normas, leyes, políticas y procedimientos que
regulan las actividades de una entidad 15
2.4 Clasificación 15
2.4.1 Control interno administrativo 15
2.4.2 Control interno contable 15
2.5 Elementos del control interno 16
2.5.1 Ambiente o entorno de control 16
2.5.2 Sistema contable 17
2.5.3 Procedimientos de control 18
2.6 Métodos de evaluación y conocimiento 19
2.6.1 Cuestionarios 19
2.6.2 Diagramación 19
2.6.3 Narrativas 19
2.7 Control interno de ingresos y egresos 20
2.7.1 Control interno de ingresos 20
2.7.2 Control interno de egresos 21
2.7.3 Objetivos del control interno de ingresos y egresos 22
2.7.4 Elementos del control interno de ingresos y egresos 24

CAPÍTULO III
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO APLICABLE A LAS
ÁREAS DE INGRESOS Y EGRESOS

3.1 Definición y antecedentes de los manuales 27

3.2 Clasificación de los manuales administrativos 28
3.2.1 Por su alcance 28
3.2.2 Por su contenido 28
3.2.3 Por su función 29
3.3 Definición y características de un manual de procedimientos
de control interno de ingresos y egresos 29
3.3.1 Definición de un manual de procedimientos de control interno 30
3.3.2 Características 30
3.4 Importancia y objetivos 31
3.5 Contenido de un manual de procedimientos de control interno
de ingresos y egresos 33
3.6 El CPA en la elaboración de un manual de procedimientos de control
interno de ingresos y egresos 34
3.7 Fases del diseño de un manual de procedimientos de control interno
de ingresos y egresos 35
3.7.1 Fase de planeación 35
3.7.2 Fase de campo o investigación 37
3.7.3 Fase de integración y análisis 39
3.7.4 Fase de elaboración 40
3.7.5 Fase de presentación e implementación 43 3.7.6
Fase de seguimiento y actualización 44

CAPÍTULO IV
EL CPA EN EL DISEÑO DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
CONTROL INTERNO DE INGRESOS Y EGRESOS EN UNA ONG

(CASO PRÁCTICO)
4.1 Planeación del trabajo 45 Propuesta de servicios profesionales 48

Carta compromiso 50
Plan de trabajo 51
4.2 Ejecución del trabajo 53
Papeles de trabajo 54
4.3 Análisis e integración de resultados 88
Informe de debilidades del control interno 89
4.4 Propuesta de manual de procedimientos de control interno de
ingresos y egresos 95

CONCLUSIONES 163
RECOMENDACIONES 165
BIBLIOGRAFÍA 167
 INTRODUCCIÓN

El primer sector económico de la sociedad guatemalteca lo constituye el sector

público y el segundo el sector privado, pero derivado de la insatisfacción de las
necesidades primarias de la población, emerge el tercer sector conformado por las
organizaciones no gubernamentales. Dichas instituciones han surgido como
intermediarias del sector público y privado en el cumplimiento de programas
económicos, sociales, culturales, ambientales, etc.

Es importante resaltar el papel de las ONG´s en Guatemala, especialmente el de

ONG´s mayas, quienes están dirigidas a incentivar proyectos de desarrollo
comunitario rural, económico, social, fomento de la cultura maya, incorporación de
la mujer indígena a la sociedad, así como los campesinos e indígenas que sufrieron
en el conflicto armado, el cual tuvo una duración treinta y seis años en nuestro país.

Como cualquier entidad, la administración de una asociación maya ONG, es

responsable de la estructuración del control interno, que por su naturaleza no
lucrativa, está enfocada básicamente a los ingresos por donaciones y egresos para
llevar a cabo proyectos de desarrollo rural.

El control interno de ingresos y egresos en una asociación maya ONG, consiste en:
El plan organizacional conformados por métodos, políticas y procedimientos
adoptados para el correcto manejo, salvaguarda de los fondos recibidos por los
entes donantes como la veracidad y confiabilidad de la información financiera para
alcanzar la eficiencia operativa, a través de la racionalización de los recursos y el
cumplimiento de las políticas respecto a dichos ingresos y erogaciones efectuadas,
para la realización de los proyectos que promueven el desarrollo comunitario rural,
agrícola, económico y social de los indígenas y campesinos del país.
ii
Dicho control interno de ingresos y egresos debe formalizarse por escrito en un
documento que sea de observancia general conocido como manual de
procedimientos de control interno de ingresos y egresos, el cual constituye
instrumento que contiene la descripción de las operaciones con respecto a los
ingresos como egresos efectuados para la realización de sus objetivos, enfocados
al fomento de programas especiales para los indígenas y campesinos del área rural.

El manual incluye las unidades administrativas, puestos que intervienen en cada una
de las actividades precisando la responsabilidad que posee en un proceso
determinado. Adicionalmente ilustran cada uno de los procedimientos de ingresos
y egresos, por medio de diagramas y formatos o formularios autorizados.

Por consiguiente, se pretende demostrar la importancia de un manual de

procedimientos de ingresos y egresos en una asociación maya ONG, así como,
demostrar la participación de Contador Público y Auditor en la elaboración o diseño
de manuales administrativos, a través de realizar a cabalidad los procedimientos de
auditoria desde una planeación técnica, evaluación las operaciones hasta la
determinación de un diagnóstico, el cual presentará las debilidades del control
interno detectadas, así mismo, las recomendaciones y/o propuestas como es, un
manual de procedimientos que fortalezca el sistema de control interno.

El presente trabajo de investigación consta de cuatro capítulos. A continuación se hace

una breve descripción del contenido de cada uno ellos:

En el Capítulo I, se desarrollan definiciones, antecedentes, importancia, diversas

clasificaciones de las organizaciones no gubernamentales en Guatemala, así como
los aspectos legales y fiscales.

iii
Posteriormente, se describe en el Capítulo II las generalidades del control interno,
como: concepto, importancia, clasificación, objetivos, elementos y métodos de
evaluación. También incluye los objetivos del control interno enfocados a los
ingresos y egresos de la ONG objeto de estudio y las medidas para llevarlos acabo.

El Capítulo III se define el concepto, antecedentes y clasificación de los manuales.

También aborda definición, características, importancia, objetivos, contenido y las
fases del diseño de un manual de procedimientos de control interno de ingresos y
egresos.

El caso práctico de la presente investigación se desarrolla en el Capítulo IV, el cual

describe la participación del Contador Público y Auditor en el análisis y evaluación
de operaciones desde una planeación, ejecución o trabajo de campo hasta la
presentación del diagnóstico de debilidades de control interno como las
recomendaciones y diseño de una propuesta de manual de procedimientos de
control interno de ingresos y egresos, que ayuden al fortalecimiento del sistema del
control interno en una asociación maya, ONG.

Por último, se indica las conclusiones, las cuales contienen la comprobación de la

hipótesis planteada en el plan de investigación, así como las recomendaciones y
bibliografía utilizada para la elaboración de la presente investigación.

CAPÍTULO I
ORGANIZACIONES NO GUBERNAMENTALES (ONG's)

1.1 DEFINICIÓN
Las organizaciones no gubernamentales conocidas popularmente como ONG´s,
constituyen el tercer sector económico de la sociedad guatemalteca, ya que
funcionan como intermediarias entre el Estado y la sociedad, el cual figura como el
primer sector o sector público y el segundo el sector privado de dicha sociedad. Las
ONG´s se definen como instituciones de carácter no lucrativo, que promueven el
desarrollo económico, social cultural y ambiental de un país. Su financiamiento puede
ser nacional (sector público y privado) y/o extranjero (organismos internacionales).

Según la ley de ONG`s para el desarrollo Decreto 02-2003, en el artículo 2 describe

a las organizaciones no gubernamentales como: “organizaciones constituidas con
intereses culturales, educativos, deportivos, de asistencia o servicio social,
beneficencia, promoción y desarrollo económico y social; con patrimonio y
personalidad jurídica propia, no persiguen el lucro y por lo tanto se les prohíbe el
reparto de dividendos, excedentes o utilidades a favor de sus miembros” (28:2)

1.2 ANTECEDENTES
El aparecimiento de las primeras entidades no lucrativas en Guatemala; fue en 1524
durante la época colonial, al establecerse la Iglesia Católica, como la entidad
impulsadora en actividades de beneficencia social; además del nacimiento de los
partidos políticos. En 1794 fue creada la primera organización no gubernamental
orientada al desarrollo, llamada Amigos del País, según acuerdo con el rey de
España Carlos IV, con el objeto de mejorar las condiciones de vida de la población,
en ámbitos de comercio, industria, agricultura, etc.

Las ONG’s tuvieron auge en 1970 durante el gobierno de Manuel Arana Osorio, en los
conceptos de educación y organización popular como elementos de lucha por
 2
el cambio social. Las agencias europeas dirigieron su ayuda a proyectos de
comercio y promoción del cambio.

Dichas organizaciones incrementaron su potencial después del terremoto que

sacudió el país en febrero de 1976. Según datos proporcionados por la
Coordinadora de Organizaciones no Gubernamentales y Cooperativas
(CONGCOOP) en ese año fueron creadas 24 ONG’s, canalizando el apoyo
financiero de organismos internacionales enviado para solventar la crisis
guatemalteca, derivado de la corrupción en la administración de los recursos del
Estado. (9:06)

Sin embargo, muchas de estas ONG’s minimizaron su presencia durante el conflicto

armado que tuvo una duración de 36 años, el cual apareció debido a diversos
aspectos socioeconómicos, tales como: desigualdad social, concentración de
riquezas, falta de oportunidades e impunidad social y económica. En esa época, en
el país se manifestó una intensa violación a los derechos humanos, dando como
resultado el deterioro de las relaciones gobiernosociedad civil.

El papel de las ONG’s fue de portavoz en el proceso de paz, democratización y

desarrollo del país; con el fin de evitar que la guerra interna, siguiera cobrando más
víctimas, principalmente de la población indígena, ya que ésta era la más afectada.

A finales de la década de los noventa empezaron hacer negociaciones y fue hasta

1996 que se firmaron los acuerdos de paz; las ONG’s se recuperaron y aumentaron
sus proyectos, especialmente a los grupos indígenas patrocinados por las
donaciones de organizaciones internacionales.

En 1998 después de la tormenta tropical Micth, muchas ONG´s nuevamente

respaldaron al Estado en la reconstrucción del país. Siete años después Guatemala
fue azotada por el huracán Stan dejando a su paso millares de muertos y
damnificados; siendo uno de los desastres naturales más devastadores de la
historia guatemalteca. Sin embargo, las ONG’s reflejaron nuevamente su
 3
importancia, otorgando el apoyo financiero necesario para la restauración social y
económica del Estado. (9:12)

En el año 2002 el Foro de Coordinaciones de ONG´s publicó el Directorio de la

ONG´s legalmente constituidas en la ciudad de Guatemala, determinando un total
de 420 ONG´s. (2:1-364) En la actualidad, se encuentran funcionando en todo el
país aproximadamente 2,300 ONG`s de diversas finalidades.

1.3 IMPORTANCIA
En la Constitución de la República de Guatemala en artículo 2 establece que es
“deber del Estado garantizar a los habitantes del país la vida, la libertad, la justicia,
la seguridad, la paz y el desarrollo integral de la persona” (14:01). No obstante, las
diversas crisis económicas y sociales, que han enfrentado el país; ha imposibilitado
a los gobiernos la satisfacción de las necesidades de la población. Surgiendo así,
las organizaciones no gubernamentales como otra opción para propiciar la
búsqueda de soluciones ante la problemática nacional.

El sector de las ONG´s ha sido el aliado más cercano del sector público para
combatir la pobreza, ya que cubren todas las órdenes sociales, al llevar a cabo
incontables proyectos de desarrollo en los lugares más lejanos y recónditos del país,
siendo aun más eficientes que el Estado y sus dependencias.

Por tal razón, las ONG’s han jugado y jugarán un papel muy importante en la
sociedad guatemalteca; al hacerse presentes en las calamidades públicas y en los
conflictos armados, además en la cooperación de un desarrollo integral; siendo su
propósito primordial promover el bienestar de la nación.

1.4 CLASIFICACIÓN DE LAS ONG’ s

Existen diferentes clasificaciones entre las cuales se pueden mencionar:
 4

1.4.1 Legal
“De acuerdo a la ley de ONG`s para desarrollo Decreto 02-2003 se clasifican así:
Asociaciones
Fundaciones y ONG`s propiamente dichas.

Al agruparse estas organizaciones en una sola pueden ser consideradas como

federaciones o confederaciones”. (28:2)

1.4.2 Por su Finalidad

Estas entidades pueden dividirse en:
Culturales
Educativas
Deportivas
De servicio o asistencia social
Beneficencia
Promocionales
De desarrollo social y económico (9 :12)

1.4.3 Según su Organización

“Pueden ser consideradas como:
a) De Primer Nivel
Estas organizaciones gozan de personería jurídica y tienen la capacidad de
ejecutar y replicar proyectos en diferentes comunidades, municipios,
departamentos y regiones. Obtienen financiamiento para cubrir sus gastos
de funcionamiento e inversión de diferentes fuentes, incluyendo donaciones
nacionales e internacionales.

b) De Segundo Nivel
Constituyen agrupaciones de asociaciones y/o fundaciones (de primer nivel)
para concentrar su representación. Se les denomina coordinadoras,
consorcios o federaciones. Entre los consorcios o federaciones de ONG’s
 5
como por ejemplo: Asociaciones de Entidades de Desarrollo y de Servicio no
Gubernamental (ASINDES), Consejo de Instituciones de Desarrollo
(COINDES), Coordinación de ONG’s y Cooperativas (CONGCOOP),
Consejo de Organizaciones Maya de Guatemala (COMG), etc.

c) De Tercer Nivel
En 1992 se inicio el esfuerzo por conformar la única ONG de tercer nivel en
Guatemala conocida como Foro de Coordinaciones de Organizaciones no
Gubernamentales, integrado por los siguientes consorcios de ONG’s de
segundo nivel: ASINDES, COINDES, CONGCOOP, COMG, y Movimiento
Tzuk Kim Pop. “(9:12)

1.4.4 De Acuerdo a sus Recursos Económicos

Estas pueden ser:

a) Pequeñas
Son consideradas todas las organizaciones no gubernamentales que poseen
un presupuesto anual de 50 mil hasta 1 millón de quetzales.

b) Medianas
Se consideran todas las ONG’s con un rango presupuestario anual de 1.1 a
5.0 millones de quetzales.

c) Medianas-Grandes
Su presupuesto anual asciende de 5.1 a 10.0 millones de quetzales.

d) Grandes
Estas organizaciones poseen un presupuesto anual de 10.1 millones de
quetzales en adelante. (1:23)

1.5 ASPECTOS LEGALES Y FISCALES

 6
A continuación se presentará la normativa legal y fiscal aplicable a las
organizaciones no gubernamentales.

1.5.1 Aspectos Legales

Entre los principales aspectos legales se encuentran:

a) Constitución Política de la República de Guatemala (Reformada por

el Acuerdo Legislativo 18-93)

La formación de organizaciones no gubernamentales se fundamenta en el

artículo 34 Derecho de Asociación, el cual establece la libertad para
asociarse. Adicionalmente, el artículo 242 establece que: “el Estado está
obligado a formar un fondo de garantía para financiar programas de
desarrollo económico y social que llevan a cabo las ONG`s” (14:62).

Por lo tanto, las organizaciones no gubernamentales que reciben fondos del

Estado o colectas públicas, deberán ser fiscalizadas por la Contraloría
General de Cuentas de la Nación. Uno de los deberes sociales del Estado,
de acuerdo al artículo 66, es promover la protección de los grupos étnicos en
su forma de vida, tradiciones y organización social. Como un apoyo solidario
al Estado guatemalteco y para fortalecer estos grupos surgen las ONG’s
mayas.

b) Código Civil (Decreto 106)

Reconoce como personas jurídicas a las asociaciones no lucrativas, que
promuevan los intereses religiosos, sociales, culturales, políticos y
económicos, además estas entidades son responsables solidariamente de
los fondos que recauden.

c) Ley del Registro Nacional de las Personas (Decreto 90-2005 y sus

Reformas)
 7
El artículo 102 del Decreto 90-2005 Ley del Registro Nacional de Personas
reformado por el Decreto 31-2006 y posteriormente por el Decreto 01-2007,
indica que queda a cargo del Ministerio de Gobernación, a través del Registro
de Personas Jurídicas, la inscripción y registros de las personas jurídicas
reguladas en los artículos 438 al 440 del Código Civil, es decir, las
asociaciones sin finalidades lucrativas que se proponen promover, ejercer y
proteger sus intereses sindicales, políticos, económicos, religiosos, sociales,
culturales, profesionales o de cualquier otro orden.

d) Código de Trabajo (Decreto 1441)

Este código regula las relaciones laborales entre las ONG’s y sus empleados;
estableciendo los deberes y obligaciones de ambas partes.

Entre una de sus obligaciones está el garantizar el pago del salario mínimo,
actualmente esta contenido en el Acuerdo Gubernativo 624-2006, el cual
estipula que el salario mínimo para las actividades agrícolas será de Q.
1,337.40 y para las actividades no agrícolas de Q. 1,374.60, más la
bonificación incentivo de Q 250.00.

e) Ley Orgánica del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social

(Decreto 295)

Todos los habitantes de Guatemala que sean parte activa del proceso de
producción de artículos o servicios, están obligados a contribuir al
sostenimiento del régimen de Seguridad Social en proporción a sus ingresos
y tienen el derecho de recibir beneficios para sí mismos o para sus familiares
que dependan económicamente de ellos.

Los acuerdos 1118-2003 y 1123-2003 emitidos por la Junta Directiva del

IGSS, en uso de sus facultades por el artículo 183 numeral e) de la
Constitución Política de la República de Guatemala y artículo 19 inciso a) de
la Ley Orgánica del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social, indican que
todo patrono, persona individual o jurídica que ocupe tres o más
 8
trabajadores, está obligado a inscribirse en el Régimen de Seguridad Social
y esta obligado a descontar de la totalidad del salario que devenguen los
trabajadores, el porcentaje correspondiente a la cuota laboral y pagar la
cuota patronal, con el fin de entregar al Instituto dentro de los veinte primeros
días de cada mes la planilla de seguridad social con sus soportes respectivos
y las cuotas correspondientes al mes calendario anterior.
f) Ley de Organizaciones no Gubernamentales para el Desarrollo
(Decreto 02-2003)

Norma la constitución, funcionamiento y fiscalización de conformidad con la

Constitución Política de la República de Guatemala. Las ONG’s se formaran
a través de una escritura pública y deberán inscribirse en el registro
correspondiente. Los requisitos indispensables para su constitución son los
siguientes:

“Comparecencia de por lo menos siete personas individuales o

jurídicas civilmente capaces.

Podrán contar entre sus asociados hasta un 25% de extranjeros

siempre que estos sean residentes en el país, de conformidad con la
ley en materia.

Elección de una junta directiva

Que reúnan los siguientes requerimientos los estatutos debidamente
aprobados por asamblea general:

• Denominación, objeto, naturaleza, domicilio, plazo y fines de las

ONG.

• Los requisitos de ingreso, derechos y obligaciones de los

miembros.

• Integración, sesiones, convocatoria, resoluciones, quórum y

atribuciones de la asamblea general.

• Integración, elección, toma de posesión y duración de cargos,

resoluciones y atribuciones de los miembros de la junta directiva.
 9
• Integración, destino y fiscalización del patrimonio y régimen
económico.

• Faltas, sanciones, procedimiento y recursos.

• Quórum de aprobación y resolución de las modificaciones de los
estatutos.

• Causas y procedimientos de la disolución y liquidación.

• Disposiciones finales”. (28:3)

Una ONG se disolverá cuando:

“No lleva acabo los fines establecidos en los estatutos.
Por decisión de la asamblea general por el 60% de votos entre sus
asociados.

Existen una disposión legal o resolución de un tribunal competente”.

(28:6).

1.5.2 Aspectos Fiscales

Seguidamente se observará la normativa tributaria aplicable a las ONG`s:

a) Ley del Impuesto sobre la Renta (Decreto 18-04)

De acuerdo al artículo 6 literal c) se consideran rentas exentas las percibidas
por las asociaciones o fundaciones de carácter no lucrativo, legalmente
autorizadas e inscritas como exentas ante la Superintendencia de
Administración Tributaria, siempre que sus ingresos y patrimonio provengan
de donaciones o cuotas ordinarias y extraordinarias, que se utilicen para los
fines de su creación y en ningún caso distribuyan utilidades o bienes entre
sus integrantes.

Las ONG’s están obligadas a llevar contabilidad completa, al inscribirse como

exentas, autorizar recibos, facturas y facturas especiales, habilitar los libros
de inventario, diario, mayor y estados financieros ante la Superintendencia
de Administración Tributaria.
 10

Por consiguiente, se consideran deducibles para los entes donantes, las

aportaciones respaldadas por recibos autorizados y que dichas aportaciones
no excedan al 5% de renta neta o a Q 500,000.00 anuales .

Al llevar contabilidad completa las ONG’s según artículos 13, 14 y 15 de la

Ley de ONG’s para el Desarrollo, deberán llevarla en forma organizada de
acuerdo al sistema de partida doble, ya sea con el método de lo devengado
o por percibido de conformidad con el artículo 47 de la Ley del ISR, y
cualquier cambio de método debe ser con previa autorización de la
Superintendencia de Administración Tributaria.

Aunque las ONG’s son entidades exentas del ISR, deben presentar sus
declaraciones juradas anuales dentro de los tres primeros meses
calendarios, acompañándose de los anexos correspondientes según el
artículo 54.

Otras de las obligaciones de las organizaciones no gubernamentales según

artículo 63, es ejercer como agentes retenedores antes los empleados en
relación de dependencia. Además deberán retener y pagar el impuesto de
las personas que están sujetas de acuerdo a los artículos 44, 44 “a”, 45 y en
el caso de emitir facturas especiales según el artículo 31 de la ley.

b) Ley del Impuesto al Valor Agregado (Decreto 27-92)

Según el artículo 7, indica que se encuentran exentos los aportes y
donaciones a las asociaciones, fundaciones, instituciones educativas,
culturales, de servicio social y religiosas no lucrativas constituidas legalmente
y registradas ante la Superintendencia de Administración Tributaria, como
tales. Así mismo, se encuentran exentos los servicios que prestan este tipo
de entidades. No obstante, el artículo 9 de su reglamento establece que
deben pagar el impuesto en la adquisición de bienes y servicios que utilicen
para el desarrollo de sus actividades.
 11
Además, las organizaciones no gubernamentales están obligadas a reportar
el total de facturas especiales emitidas y cancelar el IVA retenido dentro del
mes calendario siguiente.

c) Ley del Impuesto Extraordinario y Temporal de Apoyo a los

Acuerdos de Paz (Decreto 19-04)

Como su nombre lo indica es de carácter extraordinario y temporal a partir

del 01 de julio del 2004 al 31 de diciembre del 2007, afecta las actividades
mercantiles o agropecuarias que se lleven acabo dentro del territorio
nacional. Por consiguiente, las ONG`s se encuentran exentas de acuerdo al
artículo 4 literal e), el cual establece que las asociaciones, fundaciones,
cooperativas, federaciones, confederaciones, centros educativos,
deportivos, sindicalistas, profesionales, religiosas, etc. que no persigan el
lucro están exentas de pagar dicho impuesto.

d) Ley del Impuesto de Timbres Fiscales y de Papel Sellado Especial

para Protocolos (Decreto 37-92)

Las organizaciones no gubernamentales se encuentran exentas de este

impuesto, según articulo 10 numeral 4, donde establece como exentas a las
asociaciones y fundaciones o instituciones de asistencia pública, social,
económica de carácter no lucrativo.

e) Ley del Impuesto sobre Productos Financieros (Decreto 44-2000)

Actualmente, las ONG´s no se consideran como personas exentas de este
impuesto. Dichas organizaciones están afectas a la retención del 10% que
obtengan sobre los intereses bancarios que perciban.

f) Ley del Impuesto Único sobre Inmuebles (Decreto 15-98)

Las ONG´s propietarias de bienes inmuebles estarán afectas a este
impuesto, dependiendo del valor y ubicación del inmueble, cancelándolo de
manera trimestral a las municipalidades correspondientes.
 12

g) Código Tributario (Decreto 29-2001)

Establece las obligaciones y derechos de los contribuyentes, adicionalmente,
enmarca el régimen sancionatorio y los procesos legales en materia
tributaria.

Algunas de las infracciones en los deberes formales que pueden cometer las
ONG’s son:

Omisión de las inscripciones ante la Superintendencia de

Administración Tributaria.
Adquirir bienes o servicios sin exigir la
documentación correspondiente.
No llevar al día los libros y registros contables.
Omitir retenciones del ISR e IVA en caso de las facturas especiales.
Emitir recibos o facturas especiales no autorizados por la
Superintendencia de Administración Tributaria.

No presentar las declaraciones del IVA e ISR correspondientes en

período estipulado.

No notificar del cambio de domicilio fiscal ante la Superintendencia de

Administración Tributaria.

h) Ley de Disposiciones Legales para el Fortalecimiento de la

Administración Tributaria (Decreto 20-2006)

Las organizaciones no gubernamentales a pesar de no encontrarse incluidas

dentro los agentes de retención del Impuesto al Valor Agregado que
menciona el Decreto 20-2006 en sus artículos 1, 2, 3 y 5; pueden ser
designados como tales, ya que el artículo 6 de dicho decreto indica que la
Superintendencia de Administración Tributaria podrá designar como agentes
de retención, a las personas individuales o jurídicas que estime pertinente.
 CAPÍTULO II
CONTROL INTERNO DE INGRESOS Y EGRESOS EN
UNA ONG
Previo a desarrollar el control interno de ingresos y egresos de una ONG es
necesario conocer los aspectos generales del control interno, los cuales se definen
a continuación:

2.1 DEFINICIÓN DEL CONTROL INTERNO

En 1949 el comité sobre procedimientos de trabajo (Comité on Working Procedures)
del American Institute of Certified Public Accountants (AICPA), publicó una amplia
definición sobre el control interno (internal control), el cual comprende “el plan de la
organización y todos los métodos y medidas coordinadas que se adoptan en un
negocio para salvaguardar sus activos, verificar la confiabilidad de sus datos
contables, promover la eficiencia operacional y fomentar la adherencia a las
políticas prescritas.” (10:11)

Arthur R. Holmes define al control interno como una función y responsabilidad de la

administración, que tiene por objeto salvaguardar y preservar los bienes de las
entidades, evitar desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la seguridad de que
no contrae obligaciones sin autorización.

El control interno constituye una de las fases primordiales de la administración, ya

que su estructuración parte desde la planeación y organización de las entidades. Es
un conjunto de métodos, técnicas y procedimientos encaminados a la obtención de
información financiera confiable y oportuna, a la eficiencia de las operaciones,
cumplimiento de los objetivos y resguardo del patrimonio de una institución.

2.2 IMPORTANCIA
Cada vez existe un mayor reconocimiento sobre la importancia del control interno
en una entidad, ya que no va en búsqueda de la exactitud de las operaciones, sino
 14
en la transmisión de una seguridad razonable y expectativa de la mejora continua
para llevar a cabo sus metas. Éste nace y crece dentro del ámbito de la
organización, por lo tanto, es responsabilidad de la administración de las entidades
su implementación y supervisión.

Por medio de un adecuado sistema de control interno, la organización puede medir

la eficacia operacional y el grado de cumplimiento de sus objetivos. Además
constituye la base fundamental donde descansa la confiabilidad del sistema
contable.

Con el establecimiento del sistema de control interno se ha facilitado a las

autoridades la evaluación y supervisión de los planes, presupuestos y programas
que determinarán el rumbo de la institución hacia su misión, visión y fines.

El papel fundamental del control interno es suministrar la información a la

administración sobre el manejo operativo y financiero eficiente para la correcta toma
de decisiones en una entidad.

2.3 OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO

Los objetivos del control interno son los siguientes:

2.3.1 Establecer la Seguridad y Protección de los Activos de la Entidad

Se refiere al papel de la administración en la protección y manejo adecuado de los
recursos financieros, bienes muebles e inmuebles. Con la implementación del
control interno se puede supervisar y evaluar la utilización, protección, custodia y
resguardo correcto de aquellos bienes que permitan valorar su óptimo
aprovechamiento. (11:107)

2.3.2 Promover la Confiabilidad, Oportunidad y Veracidad de la Información

Financiera.
 15
Este objetivo se encuentra íntimamente relacionado con el anterior, ya que para
proteger adecuadamente los bienes de la entidad, es necesario verificar que los
activos estén correctamente registrados y cuantificados. A través de la información
financiera confiable, veraz y oportuna se obtiene una base adecuada, para la toma
decisiones en una entidad. (11:108)
2.3.3 Incrementar la Eficiencia Operativa
Consiste en contribuir en la mejor realización de las operaciones de una entidad,
adoptando una ideología de mejora continúa en la efectividad y eficiencia en cada
una de las unidades administrativas, departamentos, secciones, áreas, etc.

Además para lograr una eficiencia operacional es necesario, que la administración

implemente métodos, técnicas y procedimientos que permitan desarrollar
apropiadamente las actividades y funciones de la institución. (11:108)

2.3.4 Cumplimiento de Normas, Leyes, Políticas y Procedimientos que

Regulan las Actividades de una Entidad

Se refiere a la supervisión del cumplimiento de normas, reglamentos, políticas y

procedimientos que establece la administración para la correcta realización de
actividades de una entidad. (11:108-109)

2.4 CLASIFICACIÓN
“Según la definición establecida por AICPA, el control interno se divide en :

2.4.1 Control Interno Administrativo

Constituye el plan de la organización, los procedimientos y registros relacionados
con los procesos de decisión que se refieren a la autorización de las transacciones
por parte de la administración, con la responsabilidad directa del logro de sus
objetivos. En otras palabras, busca promover la eficiencia operativa en las
diferentes transacciones enfocadas al cumplimiento de sus objetivos, como un
punto de partida para el establecimiento del control interno contable de las
transacciones.
 16

2.4.2 Control Interno Contable

Abarca el plan de la organización de los procedimientos y registros relacionados
con la salvaguarda de los activos y con la confiabilidad de los estados financieros,
diseñados para proveer la seguridad razonable de la información contable. Su
objetivo primordial es la verificación de la confiabilidad y veracidad de los registros
contables para la toma de decisiones”. (10:13)
2.5 ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO
La estructura de control interno de una entidad consiste en el conjunto de políticas
y procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable al llevar
a cabo los objetivos de una entidad. Según la Norma de Auditoría Generalmente
Aceptada (NAGA 14) avaladas por el Instituto Guatemalteco de Contadores
Públicos y Auditores (IGCPA) establece como elementos del control interno los
siguientes:

2.5.1 Ambiente o Entorno de Control

Constituye la actitud global, conciencia y acciones de los directores y administración
respecto al sistema de control interno y su importancia en la entidad. Este elemento
se encuentra relacionado con el control administrativo de una entidad, constituido
por los siguientes factores:

a) Filosofía de la Administración
Constituye las acciones de la dirección, orientadas al cumplimiento de las
actividades operativas y financieras.

b) Estructura Organizativa
Establece los departamentos, secciones, áreas o unidades administrativas
que conforman la entidad; además la asignación de la responsabilidad y
autoridad, las cuales deben graficarse en un organigrama para su ilustración.

c) Métodos para Asignar la Autoridad y Responsabilidad

 17
Deben quedar asentadas por escrito en un manual administrativo de puestos
y funciones, la descripción de cada uno de los cargos especificando sus
atribuciones y delimitando sus responsabilidades.

d) Métodos de Control Administrativo

La dirección de la entidad supervisará la efectividad de sus actividades a
través de presupuestos, información interna o por medio de la dirección de
auditoría interna, como un soporte para la administración.
e) Políticas y Prácticas del Personal
Determinaran el control de la calidad e integración de los empleados de una
institución. Por medio de la regularización de normas y políticas, las cuales
tomará en cuenta el personal, para la realización de las operaciones y llevar
a cabo sus objetivos.

f) Influencias Externas
Además de los factores mencionados anteriormente, existen factores
externos que las entidades deberán acatar en el cumplimiento de la
legislación vigente, para la realización de sus actividades. Por ejemplo:

nuevas reformas a las leyes fiscales.

2.5.2 Sistema Contable

“Consiste en los métodos y registros establecidos para identificar, reunir, analizar,
clasificar, registrar e informar las operaciones de una entidad, así como mantener
el control de los activos y pasivos. Un sistema contable adecuado, toma en cuenta
el establecimiento de métodos y registros que:

Identifican y registran todas las transacciones.

Describen en forma oportuna todas las transacciones con suficiente
detalle, permitiendo la clasificación adecuada de las mismas en los estados
financieros.

Registran el adecuado valor de las operaciones en los estados financieros.

 18
Determinan el período en que las transacciones ocurren, para registrarlas
en el período contable correspondiente.

Presentan adecuadamente las operaciones y revelaciones

correspondientes en los estados financieros”. (30:84)

Los principales métodos contables son:

Método de lo Devengado: Se registran las

transacciones
independientemente que se hayan obtenido los ingresos o efectuado los
gastos.
Método de lo Percibido: Las transacciones se registran solamente en el
momento que se realicen las erogaciones o se obtengan los ingresos.

2.5.3 Procedimientos de Control

El tercer elemento del control interno que se encuentra intrínsicamente relacionado
con el ambiente de control y sistema contable. Estos procedimientos pueden ser:

a) Procedimientos de Autorización
El objetivo primordial es asegurarse de que las transacciones sean
autorizadas por el personal administrativo asignado.

b) Segregación de Funciones
Abarca la asignación de responsabilidades respecto a una transacción. El fin
de la segregación es prevenir y detectar los errores o posibles irregularidades
en la realización de actividades. Establecen que la persona que realiza una
transacción no puede registrar y mucho menos mantener la custodia de un
activo.

c) Documentos y Registros
 19
Todos los documentos proporcionaran la evidencia física de las diversas
transacciones que llevan a cabo una entidad. Los documentos deberán estar
prenumerados para mantener el control y fijar responsabilidad. Estos deben
estar debidamente registrados a través de resúmenes diarios de la
documentación de una entidad.

d) Controles de Acceso
Son indispensables para la protección y custodia de los activos de una
institución. Establecen las medidas de seguridad para salvaguardar de los
bienes, registros contables y formas preimpresas.

e) Verificación Interna
Constituyen los procedimientos de verificación aritmética de los registros y
documentos, que se efectúan diariamente. También la comparación de
activos existentes con saldos de cuentas contables y conciliación de los
saldos con registros auxiliares que se realizan periódicamente.

2.6 MÉTODOS DE EVALUACIÓN Y CONOCIMIENTO

“Son los métodos que se utilizan en forma individual o combinada para conocer el
funcionamiento del sistema de control interno, así como las debilidades que
presenta una organización”. (29:26) Dentro de estos se pueden mencionar:

2.6.1 Cuestionarios
Consiste en la evaluación por medio de una serie de preguntas preestablecidas
respecto al control interno de una entidad. Se realiza a través de una entrevista con
el personal clave que realiza una o varias funciones. El cuestionario reduce la
posibilidad de ignorar algún aspecto importante, además es fácil de llenar y utilizar.
(8:148)
 20
2.6.2 Diagramación
Conocido también como diagramas de flujos o flujogramas, en ellos se visualiza el
control interno de una unidad administrativa o departamento, por medio de la
esquematización de un diagrama que utiliza símbolos estándar, entrelazados por
líneas y anotaciones que revelan el origen, desarrollo y fin de los procedimientos
empleados. (8:148)

2.6.3 Narrativas
Este método consta de comentarios escritos o descripciones de las distintas
funciones, procedimientos y políticas de una entidad; adquirida a través de una
entrevista con el personal clave. Como se mencionó anteriormente, estos métodos
pueden combinarse y realizar un método mixto que contenga la utilización de
cuestionarios, como guías para una entrevista que permita abstraer la información,
y transcribirla en una narrativa y posteriormente graficar los procesos, con el fin de
establecer una ilustración y facilitar la evaluación del sistema de control interno de
una organización. (8:154)

2.7 CONTROL INTERNO DE INGRESOS Y EGRESOS

Para el caso de la asociación maya, ONG objeto de estudio de la presente
investigación, cuyos antecedentes y organización se desarrollan en el capítulo IV,
sus principales transacciones en el manejo de sus recursos son las siguientes:

Los ingresos que constituyen todos los valores monetarios de sus

actividades habituales.

Los egresos o erogaciones en las adquisiciones de bienes y/o servicios

necesarios para llevar a cabo las actividades.

Debido a la importancia de las entradas y salidas monetarias en que incurre dicha

entidad, la administración como función primordial deberá diseñar e implementar un
sistema de control interno de ingresos y egresos acorde a la magnitud de sus
operaciones.
 21

2.7.1 Control Interno de Ingresos

Está conformado por el conjunto de métodos, políticas y procedimientos adoptados
para el correcto manejo y salvaguarda de los fondos recibidos por los entes
donantes. Además de la verificación de la efectividad de las operaciones enfocados
al cumplimiento de las leyes vigentes, políticas y objetivos propuestos.

Los tipos de ingresos que puede captar son:

a) Donaciones en Efectivo
Constituidas por las aportaciones monetarias que proporcionan los entes
donantes, para la realización de diversos proyectos.

b) Intereses Bancarios
Corresponden a los intereses percibidos sobre los depósitos de las
donaciones en efectivo en instituciones bancarias, los cuales son reinvertidos
en los proyectos que fomentan el desarrollo comunitario rural, agrícola,
económico y social del pueblo indígena y campesino.

2.7.2 Control Interno de Egresos

Constituye el conjunto de métodos, políticas y procedimientos dirigidos a la
racionalización de los recursos y el cumplimiento de las políticas respecto a las
erogaciones efectuadas, para la realización de los proyectos que promueven el
desarrollo comunitario rural, agrícola, económico y social de los indígenas y
campesinos del país.

Entre las principales erogaciones que realizan se encuentran:

a) Pago de Nóminas a Empleados

Remuneraciones al personal administrativo y de campo encargado de la
realización y promoción de talleres, para el fortalecimiento de la comunidad
rural en el interior del país.
 22

b) Adquisición de Activos
Constituyen la inversión para llevar a cabo las actividades programadas,
estableciéndose las herramientas del trabajo necesarias. Por ejemplo:
vehículos, inmuebles, equipo de cómputo, mobiliario y equipo.

b) Viáticos por Movilización

Conformados por las erogaciones de hospedaje, alimentación y transporte
de los promotores al interior de la república para realizar capacitaciones,
promociones y talleres.

c) Gastos por Talleres o Eventos Específicos

Son los egresos dirigidos directamente al cumplimiento de los programas de
cada uno de los proyectos definidos, como por ejemplo: agrícola, legalización
de tierras, participación de la mujer indígena en la sociedad, incidencia
política, comunicación y formación del pueblo maya.

d) Suministros
Constituidos por todos los útiles y enseres de oficina, víveres, productos
agrícolas y material didáctico, necesario para la realización de los proyectos.

e) Servicios de Terceros
Conformados por los honorarios pagados por asesorías y auditorías
solicitadas por los entes donantes que requieren informes, para verificar la
utilización de los recursos y cumplimiento de los objetivos propuestos.
También los pagos por servicios de agua, energía eléctrica, teléfono así
como alquiler de inmuebles, propaganda, entre otros.

2.7.3 Objetivos del Control Interno de Ingresos y Egresos

El control interno de ingresos y egresos establece los siguientes objetivos:

a) Protección y Salvaguarda de los Activos

 23
A continuación se detallan las medidas de protección establecidas para el
manejo de recursos:

Documentos prenumerados con el objeto de controlar el flujo de las

donaciones recibidas, por medio de la emisión de recibos autorizados
por la Superintendencia de Administración Tributaria.

Realizar depósitos íntegros e intactos de los fondos proporcionados por

los entes donantes.

Manejo de cuentas separadas por proyectos, a nombre de la ONG para

tener un mejor control de los desembolsos que se efectúen a nombre de
un proyecto determinado.

Utilización de tarjeta de responsabilidad y/o kardex, para los empleados

que tienen a su cargo, víveres, suministros, productos agrícolas, el
mobiliario y equipo, vehículos, equipo de cómputo, etc.

Servicio de vigilancia para prevenir el hurto de los bienes, a través del

control de acceso y custodia.
Mantenimiento preventivo para la conservación y buen funcionamiento de
los bienes.

Contratar pólizas de seguros para la protección de los bienes susceptibles

a la destrucción total, robos, etc.

Custodia de los documentos que soporten las erogaciones.

Custodia de los formatos preenumerados como los cheques vouchers
en blanco y/o chequeras.

Registro de firmas autorizadas para un mejor control de las erogaciones

monetarias por medio de firmas mancomunadas con el objetivo de una
verificación interna y evitar cualquier malversación de fondos. (12:27-32)

b) Promover la Obtención de Información Confiable, Veraz y Oportuna

 24
Este objetivo tiene relevancia en la toma correcta de las decisiones, por lo
tanto, debe llevar a cabo lo siguiente:

Comparación de los saldos contables, registros auxiliares contra las

existencias físicas de los bienes muebles e inmuebles.

La correcta contabilización de los ingresos y egresos a través de la

utilización de manuales contables y segregación de funciones.

Conciliación de la información analítica contra la condensada, por medio

de las revisiones constantes de las integraciones de los ingresos y
egresos.

Cotejar la documentación física como respaldo de las erogaciones contra

los saldos registrados, con el fin de determinar la veracidad de las
transacciones.

Comparación de información real con la proyectada por medio del control

presupuestal, con el objetivo de analizar las variaciones y que las mismas
se encuentren entre el margen permitido. (12:33-37)

c) Incrementar la Eficiencia en las Operaciones

Para un adecuado control y manejo de los recursos y alcanzar la eficiencia
operativa debe llevarse a cabo los siguientes aspectos:

Definición de la estructura organizacional, para promover la eficiencia

operativa del personal que realiza las actividades por medio de la
capacitación constante.

Segregación de funciones para lograr dividir responsabilidades con

respecto a la realización de las actividades.

Proporcionar manuales de puestos y funciones para establecer y definir las

atribuciones de los empleados.
 25
Implementar manuales de procedimientos, con el objeto de unificar las
operaciones y los registros de los ingresos como egresos.

Proveer al personal las herramientas tecnológicas necesarias para el

adecuado procesamiento de los ingresos y egresos (12:37-40)

d) Cumplimiento de Normas, Leyes, Políticas y Procedimientos

Administrativos

Con respecto a los rubros de ingresos y egresos se deberán establecer

políticas enfocadas a la realización de los objetivos de la entidad, además de
determinar los procedimientos que el personal debe tomar en cuenta al llevar
a cabo cada una de las actividades. Todas las políticas, procedimientos y
manejo de los registros contables deberán hacerse constar por escrito.

2.7.4 Elementos del Control Interno de Ingresos y Egresos

Los elementos del control interno enfocados a los ingresos y egresos como parte
de la estructuración de un sistema adecuado son:

a) Ambiente de Control
El ambiente de control de la entidad para administración de sus recursos
establece lo siguiente:

Definir una estructura organizativa acorde a sus necesidades y

clasificación como una entidad mediana de carácter no lucrativo.
Las políticas de la administración enfocadas al control de los recursos en
cumplimiento de sus objetivos y leyes aplicables.

Las funciones y responsabilidades del personal con respecto al manejo de

los fondos.

Los métodos de control administrativo aplicables para el área ingresos y

egresos, como lo es el control presupuestario, que facilita a la
administración tener un mejor control de los diversos proyectos.
 26
b) Sistema Contable
El sistema contable de una organización no gubernamental, constituye el
conjunto de métodos y procedimientos utilizados para identificar, reunir,
analizar, clasificar, registrar e informar las operaciones de la entidad; sus
componentes son: manuales contables, perfil de puestos del departamento
contable, como programas contables. Una aplicación o programa contable
en una ONG esta formada por módulo financiero, módulo de cuentas por
pagar-compras, módulo de cuentas por cobrar, módulo inventario de activos,
módulo de nóminas y tesorería. El resultado de la interrelación de los
componentes de un sistema contable es la generación de la información
financiera, la cual se presenta a continuación:

Estado de Ingresos y Egresos: Contempla los ingresos monetarios

contra las erogaciones realizadas dentro de un determinado período,
estableciendo los excedentes que serán reinvertidos en los proyectos
aprobados.

Estado de Activos, Pasivo y Patrimonio o Balance General:

Contiene la situación financiera de la entidad desglosando los bienes,
derechos y obligaciones, constituyendo su patrimonio.

Estado de Flujo de Efectivo: Establece los movimientos del efectivo y sus

equivalentes, derivando el flujo de operaciones, inversiones y
financiamiento.

Notas a los Estados Financieros: Constituyen información adicional e

importante sobre la información financiera e integración de cuentas,
como políticas contables la entidad.

Además de los estados financieros antes mencionados, también se

contemplan otros registros contables y financieros adicionales para la
 27
correcta contabilización de sus operaciones, tanto para egresos como para
ingresos. Entre las principales se encuentran:

Libros de inventarios, diario, mayor y balances de saldos.

Registro auxiliares de entrada y salida de efectivo, como: Libro
bancos y registro de caja chica.

Presupuestos autorizados de cada uno de los proyectos.

Integraciones de cuentas de resultado y de balance.

c) Procedimientos de Control
Se refiere a los procedimientos de autorización, segregación de funciones,
documentación, custodia y verificación interna enfocados a los rubros de
ingresos y egresos, previamente descritos en las medidas para el
cumplimiento de los objetivos del control interno de ingresos y egresos.
 CAPÍTULO III
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO APLICABLE A LAS
AREAS DE INGRESOS Y EGRESOS

3.1 DEFINICIÓN Y ANTECEDENTES DE LOS MANUALES

Los manuales administrativos son un conjunto de instrumentos de comunicación
que contienen en forma ordenada y sistemática la información sobre la historia,
objetivos, políticas, estructura, funciones, especificaciones de puestos,
procedimientos de una entidad o unidad administrativa, que son trasmitidos al
personal y sirven para normar su actuación y cumplimiento de sus metas.

Existe la teoría que los primeros manuales surgieron conjuntamente con la cultura
humana, que ha dejado constancia por medio de las imágenes que ilustran el tipo
de cultura, la religión que practicaban, lugares propicios para la caza y pesca o bien
sucesos importantes, quedando plasmados en grabados de piedra, utensilios y
pieles.

Pero fue durante la segunda guerra mundial que los manuales tuvieron auge, como
resultado de la escasez y urgencia de un personal adiestrado, por lo tanto, surgió la
necesidad de la implementación de documentos escritos que narraban las
estrategias de guerra y las operaciones respectivas dependiendo del puesto que
ejercía. Con la utilización de los manuales se resolvían problemas de
adiestramiento, así como facilitar la supervisión al unificar la realización de las
tareas. (13:40)

Los manuales administrativos como herramientas básicas para la dirección de una

entidad, se han desarrollado por la necesidad de los dueños, socios y
administradores de informar a sus empleados la historia, crecimientos, logros, etc.,
para contribuir así a la compresión e involucrarlos y hacerlos sentir que forman parte
 29
de la organización, con el objeto de que desempeñen sus actividades
adecuadamente para el bienestar de la misma.

3.2 CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

Los manuales administrativos se pueden clasificar en:

3.2.1 Por su Alcance

Éstos pueden ser:
a) Manuales Generales
Documentos que contienen la información global de una organización,
atendiendo a su estructura, funcionamiento y personal.

b) Manuales Específicos
Concentran la información particular de una unidad administrativa, área,
puesto, equipos, técnicas o a una combinación de ellos. (4:352)

3.2.2 Por su Contenido

“Los manuales se clasifican así:
a) Manuales de Organización
Documentos que exponen detalladamente los antecedentes, estructura
organizativa, objetivos, funciones, legislación, niveles jerárquicos, grados de
autoridad y responsabilidad, de cada una de las unidades administrativas,
secciones, departamentos o áreas que conforman la institución.

b) Manuales de Procedimientos
Constituye un instrumento técnico que incorpora información sobre la
sucesión cronológica de las operaciones, concatenadas entre si, que realiza
una unidad administrativa de acuerdo a su función y objetivos trazados.
También conocido como manual de operaciones y de prácticas. Presentan
procedimientos precisos, para lograr uniformidad de las actividades
 30
realizadas por el personal de trabajo que desempeñen responsabilidades
específicas.

c) Manuales de Funciones y Puestos

Documento que identifica las labores, relaciones, funciones y
responsabilidades asignadas a los cada uno de los perfiles de puestos de
una entidad”. (4:353)

3.2.3 Por su Función

Los manuales pueden ser:
a) Manuales de Ventas
Contemplan la información específica sobre la función y estrategia de las
ventas de una empresa. Tales como: descripción y precios de productos y/o
servicios.

b) Manuales de Producción
Coordina, unifica críticas y sistematiza lineamientos del control de la calidad
sobre la fabricación de productos e inspección del personal involucrado en
cada una de las fases productivas.

c) Manuales de Sistemas
Constituye una herramienta de apoyo en el funcionamiento óptimo de
sistemas administrativos computacionales de una entidad.

d) Manuales de Finanzas
Son documentos que respaldan el manejo y distribución de los recursos
económicos de una organización, respecto a las áreas responsables de la
captación, aplicación, conservación y control. (4:354-355)
 31
3.3 DEFINICIÓN Y CARACTERÍSTICAS DE UN MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO DE INGRESOS Y EGRESOS

Antes de establecer una definición de un manual de procedimientos de control

interno de ingresos y egresos, debe comprenderse las diferencias entre actividad,
procedimiento, política, proceso y sistema. Una actividad es una tarea que realiza
un empleado determinado dentro de un procedimiento. Un procedimiento es la
sucesión cronológica y secuencial de las operaciones o actividades concatenadas
entre sí, que se constituyen en una sección o unidad administrativa. Una política es
una guía básica para la toma de decisiones en la realización de un procedimiento
determinado. Un proceso constituye el conjunto de procedimientos relacionados
entre sí, por ejemplo: El proceso de pago, que parte desde el procedimiento de
recepción de facturas hasta el procedimiento de emisión del cheque y entrega.
Mientras que un sistema es el conjunto de procesos concatenados hacia un fin
determinado. Por ejemplo: sistema de control interno. (7:127)

3.3.1 Definición de Manual de Procedimientos de Control Interno

Un manual de procedimientos de control interno de ingresos y egresos representa
un instrumento esencial en toda entidad u organización, el cual consiste en la
descripción de las operaciones en forma ordenada y sistemática sobre las diferentes
transacciones de ingresos y gastos que llevan a cabo las áreas que conforman la
institución para alcanzar los objetivos trazados, así mismo, ayuda al fortalecimiento
del sistema de control interno de dicha entidad. Además ilustran cada uno de los
procedimientos referentes a los ingresos y egresos, por medio de diagramas y
formatos o formularios autorizados que se utilizan.

3.3.2 Características
“Las principales características de un manual de procedimientos de control interno
de ingresos y egresos, son las siguientes:

a) Flexibles
Porque se adaptan al desarrollo de la entidad, permitiendo modificaciones de
acuerdo a las necesidades de la administración en bienestar de la misma.
 32

b) Coherentes
Los procedimientos de los rubros de ingresos y egresos, tendrán un orden
lógico y secuencial para que atiendan a un mismo objetivo.

c) Útiles y Oportunos
Sirve de guía básica para los empleados en la realización de sus labores en
el momento oportuno.

d) Claros y Concisos
Es redactado en un lenguaje comprensible para los usuarios, detallando cada
una de las actividades concisamente.

e) Completos
Considera los elementos materiales y humanos, así como la dirección hacia
las metas propuestas.

f) Uniformidad
Estandariza las actividades a través de la estructuración de los
procedimientos”. (6:313)

3.4 IMPORTANCIA Y OBJETIVOS

Los manuales de procedimiento de control interno de ingresos y egresos,
independientemente de servir como medios de consulta, se utilizan también como
medios de comunicación oportuna de todos los cambios o modificaciones de las
rutinas laborales, que se generen con el crecimiento de una organización.

Por lo tanto, un manual de procedimientos de control interno apoya al fortalecimiento

del sistema de control interno y auxilia en la inducción al puesto, adiestramiento y
capacitación del personal nuevo, ya que describe en forma detallada las
actividades, ubicación y requerimientos.
 33

Con un manual de procedimientos de control interno en las áreas de ingresos y

egresos, se alcanzan los siguientes beneficios:

a) Mejoramiento de la Eficiencia
Al realizarse un manual de procedimientos de control interno de ingresos y
egresos, proporcionará la información y antecedentes necesarios que
consignen la efectividad de las tareas, en el mejoramiento continuo de las
mismas. (7:363)

b) Adiestramiento
El personal nuevo realizará sus actividades en menor tiempo y por
consiguiente, el menor costo posible al suplementar las técnicas de
enseñanza y lograr la uniformidad de las operaciones. (7:363)

c) Guía de Trabajo a Ejecutar

Tanto el personal operativo como directivo necesitan a diario consultar
ciertos procedimientos que se realizan en la entidad sobre los ingresos que
perciben y los egresos que efectúan. (7:364)

.
d) Revisión Constante de Políticas y Procedimientos
Un manual de procedimientos de control interno facilitará la actualización en
el mejoramiento de sus operaciones, a través de la revisión y supervisión de
los procedimientos y políticas acorde a sus necesidades. (7:364)

e) Facilitación de la Evaluación de la Auditoria

Al obtener un sistema de control interno adecuadamente estructurado con la
ayuda de un manual de procedimientos de control interno de ingresos y
egresos, facilitará la evaluación del control interno por auditoría interna y/o
auditoría externa. (7:364)
 34
“Los manuales de procedimientos de control interno aplicables a las áreas de
ingresos y egresos, en su calidad de instrumentos administrativos persiguen los
siguientes objetivos:

Compilar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones.

Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo, con el objeto
de evitar las alteraciones arbitrarias.

Determinar en forma sencilla las responsabilidades de cada una de las

áreas o unidades administrativas.

Facilitar las labores de la auditoría en la evaluación del control interno.

Aumentar la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer,
cómo y cuándo hacerlo.

Ayudar en la coordinación del trabajo y evitar duplicidad en las

operaciones.”. (7:126)

3.5 CONTENIDO DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL

INTERNO DE INGRESOS Y EGRESOS

El contenido de un manual de procedimientos de control interno de ingresos y

egresos está conformado de la siguiente información:

a) Portada o carátula de identificación

b) Índice del contenido de manual
c) Introducción
d) Objetivos Generales
e) Procedimientos, los cuales contendrán lo siguientes componentes:
• Objetivos
• Alcance
• Políticas de Control
• Glosario
• Descripción y diagrama de procedimiento
 35
• Formatos (6:407)

En la etapa de diseño se desarrollará cada uno de los componentes del manual. A

continuación se presenta un esquema que ejemplifica la estructura y contenido de
un manual de procedimientos de control interno de ingresos y egresos.

3.6 EL CPA EN LA ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE

CONTROL INTERNO DE INGRESOS Y EGRESOS
 36
Por muchos años el Contador Público y Auditor se ha visualizado como la persona
que únicamente establece una opinión sobre la razonabilidad de los estados
financieros, pero sin duda, la carrera de Contaduría Pública y Auditoría permite el
desarrollo en diversos ámbitos profesionales, tales como: tributarios, financieros,
administrativos, etc.

Por lo tanto, el diseño de este tipo de manual puede ser uno de los servicios
adicionales, desde el punto de vista externo que prestan los Contadores Públicos y
Auditores como consultores administrativos. La consultoría administrativa es
considerada como un trabajo profesional, por medio del cual se proporciona el
asesoramiento técnico a la administración de una entidad, independientemente de
su naturaleza, como un especialista administrativo ajeno a la misma.
El Contador Público y Auditor puede llegar a ser considerado un valioso consultor
administrativo en planear, organizar, dirigir y controlar las operaciones de una
institución, por lo que está debidamente capacitado y tiene la experiencia para
elaborar cualquier tipo de manual administrativo, ya que se ha desempeñado en
las áreas financieras, tributarias y administrativas, tanto en entidades privadas,
gubernamentales, así como entidades no lucrativas y por su experiencia en la
evaluación del control interno; que lo convierte en el profesional idóneo en la
elaboración de un manual de procedimientos de control interno de ingresos y
egresos en una organización no gubernamental.

Es importante definir el papel del CPA como consultor administrativo al participar en

la elaboración de un manual. Se establece la participación en su diseño, llevando a
cabalidad los procedimientos de auditoria para la detección de debilidades de
control interno.

Así mismo, se pretende dar a conocer con la presente investigación la participación

del Contador Público y Auditor en el diseño de manuales que se acoplen a las
necesidades de las entidades y dejar atrás esa imagen, que a gobernado el
pensamiento de muchas personas que desconocen la diversidad del campo laboral,
en que se encuentra inmersa esta profesión.
 37

3.7 FASES DEL DISEÑO DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE

CONTROL INTERNO DE INGRESOS Y EGRESOS

Para llevar a cabo un manual de procedimientos de control interno de ingresos y

egresos en una asociación maya ONG, será necesario que el Contador Público y
Auditor conozca y lleve a cabo las fases que comprende el diseño del mismo.

Éstas se describen a continuación:

3.7.1 Fase de Planeación

Consiste definir el objeto de estudio y fijar las bases para realizar una investigación
preliminar, que proporcione los elementos necesarios para formular un plan de
trabajo, que permita al CPA identificar, estructurar y evaluar los procedimientos que
serán necesarios para la construcción de un manual de procedimientos de control
interno de ingresos y egresos. Esta fase esta compuesta por las siguientes etapas:

3.7.1.1 Estudio o Visita Preliminar

Considerado como un paso indispensable para el CPA, ya que puede conocer en
forma global e integra las áreas o unidades administrativas que conforman la
entidad objeto de estudio, así como las funciones y actividades que desempeñan
cada una de ellas. Con base a este estudio se define las estrategias de captación
de la información, identificando las fuentes de información, las actividades a realizar,
instrumentos requeridos para el trabajo, magnitud y alcance del diseño. (7:129)

3.7.1.2 Definición del Objetivo del Estudio

Durante el estudio preliminar, el CPA precisará con claridad los procedimientos que
contendrá el manual, así como las debilidades del control interno inmersas en el
objeto de estudio.

3.7.1.3 Formulación del Inventario de Procedimientos

Al determinar los procedimientos objeto de estudio, el CPA debe formular un
inventario o listado general de los procedimientos de trabajo y las áreas
 38
responsables de su cumplimiento. Para facilitar el análisis de cada uno; es
recomendable realizar un listado de los procedimientos en grupos, tales como:
procedimientos para la captación de ingresos y procedimientos de los egresos
efectuados. Con el fin de obtener un orden sistemático y secuencial de las
operaciones.

3.7.1.4 Elaboración del Plan de Trabajo

Una vez visualizadas las unidades administrativas, establecido las posibles fuentes
de información y determinado el inventario de los procedimientos; el CPA realizará
un plan de trabajo para el diseño del manual de procedimientos de control interno
de ingresos y egresos. Este servirá de guía para el desarrollo del trabajo a realizar.
Con el plan de trabajo se pretende demostrar con quién, cómo y cuándo se deben
llevar a cabo las diferentes actividades coordinadas para la captación de
información. Así mismo, se elaboran las herramientas que se utilizarán para la
obtención de dicha información.

El plan de trabajo contiene la siguiente información:

Objetivos y alcance
Procedimientos a levantar
Áreas responsables
Instrumentos de trabajo (Cuestionarios)
Calendarización de captación y elaboración de los procedimientos,
así como el grado de avance Estimación de tiempos.

3.7.2 Fase de Campo o Investigación

Consiste en conocer y captar la información específica y verdaderamente útil para
el manual, en el período estipulado en el plan de trabajo, la cual contempla la
siguiente etapa:

3.7.2.1 Recopilación de la Información

 39
Es obtener una descripción detallada y razonable del desarrollo de las actividades
que integran un procedimiento. En esta etapa el CPA debe permanecer atento, para
percibir cualquier información que pueda captar y sea de gran utilidad en el diseño
de un manual de procedimientos de control interno de ingresos y egresos y
desechar aquella información que considera innecesaria.

Las fuentes de información que el CPA, puede consultar para la recopilación de

información son: (7:130)

a) Archivos de la Institución
Considerados como los bancos de información documental oficial de la
entidad. La técnica que utiliza el CPA para sustraer este tipo de información
es la investigación documental, ya que permite la selección y análisis de
todos aquellos escritos que tenga datos de interés, relacionados con el
manual. Para ello, se estudian los documentos por ejemplo: reglamentos
internos, escritura pública, presupuestos, convenios, libro de actas, leyes,
circulares internas, etc.

b) Mecanismos de Información
Son los recursos o sistemas computacionales que permiten el acceso a la
información interna de la entidad.

c) Directivos y Empleados
Para sustraer mayor información competente y suficiente, es recomendable
acudir directamente con los funcionarios que manejan la información valiosa,
por estar al frente de la entidad.

También las opiniones de los empleados, puesto que ellos son quienes
realizan las tareas rutinarias. Para captar este tipo de información se
aplicarán ciertas técnicas como:
 40
Entrevista
Consiste en celebrar reuniones individuales o grupales con los
directivos y/o empleados, orientadas a obtener una información
general. (4:371)

Cuestionarios
Sirven para obtener la información deseada; constituidos por una serie
de preguntas escritas, secuenciales y separadas por cada uno de los
procedimientos objeto de estudio. Con los cuestionarios se pretende
ahorrar tiempo y recursos. Sin embargo, la calidad de la información
recopilada dependerá de su estructuración y forma de presentación,
las cuales se llevan a cabo en la fase de planeación, donde se
elaborarán los cuestionarios por cada uno de los procedimientos.
(4:371)

d) Observación en el Área de Trabajo

Como complemento de la información recopilada, el CPA utilizará la
observación directa en las áreas o unidades administrativas, donde
visualizará cómo se llevan a cabo en realidad algunos procedimientos.

3.7.3 Fase de Integración y Análisis

Consiste en la clasificación de la información recopilada, para ser analizada y
posteriormente utilizada en el diseño del manual de procedimientos de control
interno. Se encuentra dividida en las siguientes etapas:

3.7.3.1 Clasificación de la Información

Una vez recopilada la información de las áreas involucradas en el procedimiento
objeto de estudio, el CPA clasificará toda aquella información general de la
asociación, como: reglamentos internos, leyes, escritura constitutiva, donde se
establecen los objetivos y políticas generales.
 41

3.7.3.2 Análisis de la Información

Cuando se clasifica debidamente la información, el CPA procederá a efectuar un
examen crítico de cada uno de los procedimientos, que consisten en diferenciar
entre lo que se debe hacer y lo que se hace. Al realizar un análisis de los
procedimientos se pretende conocer su naturaleza, características y
comportamiento. Para ello, debe plantearse las siguientes interrogantes:

¿Las operaciones que integran un procedimiento xx sigue un orden

lógico?

¿El procedimiento es lo más sencillo y claro?

¿Es posible eliminar las demoras?
¿La información que proporciona, es la necesaria y se obtienen con
oportunidad?

¿Permite cumplir los objetivos, con el mínimo costo posible?

¿Reúne los requisitos de control interno? (6:403)

3.7.3.3 Diagnóstico de la Información

Es el resultado del análisis de los procedimientos actuales, lo que constituye
también la identificación de las irregularidades o debilidades de dichos
procedimientos, el diagnóstico comprende:

La revisión del análisis de los procedimientos actuales

Determinar las deficiencias como sus soluciones efectivas, para
contrarrestar dichas deficiencias.

Presenta la modificación o cambio fundamental de los procedimientos

actuales para el logro de los objetivos propuestos por la entidad.

3.7.4 Fase de Elaboración

 42
Se elaboran los procedimientos de acuerdo al diagnostico determinando. En esta
fase se establece la elaboración de cada uno de los componentes mencionados con
anterioridad: (6:406-430)

3.7.4.1 Carátula y Encabezado

La carátula es la cubierta de presentación e identificación del manual. Además cada
procedimiento ilustrará el encabezado, el cual debe contener como mínimo:

Logotipo y nombre de la asociación.

Denominación del procedimiento
Fecha de su elaboración y actualización
Número de versión
Clave o código del procedimiento
Números de páginas

Adicionalmente, en el pie de página se coloca el nombre y firmas de las personas

responsables de su elaboración, revisión y autorización.

3.7.4.2 Estructuración de la Introducción

El CPA establece un resumen de los antecedentes de la entidad y los objetivos del
manual de procedimientos, determinando lo que se pretende alcanzar con su
implementación. La redacción de la introducción debe ser concisa y clara.
3.7.4.3 Elaboración del Índice
Constituye la estructura del manual de procedimientos y se realiza como guía para
el usuario. Presenta los códigos y nombre de los procedimientos, así como los
números de páginas en donde se puede localizar cada procedimiento.

3.7.4.4 Elaboración de los Objetivos y Alcance de los Procedimientos

Con base a la información recopilada se establecen los objetivos de cada uno de
los procedimientos; contiene la explicación del propósito, que es lo que se pretende
alcanzar con la realización de un procedimiento determinado. Los objetivos son
 43
redactados en forma clara, concisa y directa. Inician con un verbo en tiempo
infinitivo. El alcance consiste en establecer el inicio de una actividad hasta el final
del procedimiento.

3.7.4.5 Elaboración de las Políticas

Se redactan políticas de control que circunscriban el marco general de la actuación
del personal en cada uno de los procedimientos establecidos y deberán ser lo
suficientemente explicitas para evitar confusión en la realización de las actividades.

3.7.4.6 Determinación de los Puntos o Actividades de Control Interno

Consiste en detallar los controles indispensables para llevar a cabo un
procedimiento adecuadamente. El CPA detalla los puntos de control interno en cada
uno de los procedimientos, con la finalidad que se realicen correctamente y prever
posibles riesgos.

3.7.4.7 Elaboración del Glosario de Términos

En la creación y redacción de un procedimiento se utilizan términos específicos en
la descripción, los cuales pueden ser extensos y/o agobiantes para el lector del
manual. Por lo tanto, es recomendable que se detallen los términos o abreviaturas
antes de la presentación del procedimiento y/o diagrama, con el fin que el usuario
entienda adecuadamente cada uno de los pasos estructurados.

3.7.4.8 Diseño de los Procedimientos

Se deberá redactar el procedimiento con el objeto de describir las actividades que
intervienen en el mismo. Para ello, debe realizar los siguientes lineamientos:

Se deberá delimitar el área o unidad encargada de la ejecución de cada

una de las actividades.
 44
Enumerar las distintas actividades que intervienen en el procedimiento
en orden cronológico, precisando en qué consiste, quiénes participan para
llevarlo a cabo, cómo deben ejecutarlo, dónde, cuándo y para qué.

La narración de las actividades deberá comenzar con verbo en presente

y la redacción será mediante frases sencillas. (6:317)

3.7.4.9 Diagramación de los Procedimientos

Posterior a la redacción del procedimiento se prosigue a realizar la diagramación o
flujogramación del mismo, con el objeto de facilitar el entendimiento del lector del
manual de procedimientos. El CPA, realizará el flujograma dependiendo de su
criterio, entre los principales tipos de diagramas se encuentran:

Formato Vertical: Consiste en la secuencia de las operaciones de arriba

hacia a bajo.

Formato Horizontal: El flujo o secuencia de las operaciones es de

izquierda a derecha. (7:100)

La simbología de los flujogramas constituye una guía esencial para utilizar las
formas que representan determinada acción, con el objeto de unificar los diagramas.
Además, la secuencia de las actividades son graficadas con símbolos unidos por
líneas. Dependiendo del criterio del CPA, se establecerá la simbología que crea
conveniente utilizar. Es recomendable presentar dentro del manual de
procedimientos de control interno de ingresos y egresos, la simbología a utilizar,
para facilitar la lectura y entendimiento del lector con la ilustración de las
operaciones.

3.7.4.10 Formatos o Formularios Autorizados

Los formatos constituyen un instrumento de reproducción impreso, en el cual se
materializa el resultado de una operación. Además, las formas son medios de
soporte e información de que se ha realizado un procedimiento determinado.
 45

Por lo tanto, el CPA en la elaboración de un manual de procedimientos de control

interno de ingresos y egresos, anexará los formatos autorizados al final de cada
procedimiento.

Todo formato contendrá la siguiente estructura estándar:

Logotipo de la asociación
Título o nombre de la forma
Fecha
Clave o número de la forma
Contenido o información
Nombre de quién la elaboró, revisó y autorizó. (4:252)

3.7.5 Fase de Presentación e Implementación

Al finalizar la elaboración del manual de procedimientos de control interno de
ingresos y egresos, el CPA lo presentará a la administración para su revisión,
análisis y aprobación; posteriormente a la junta directiva para su autorización. En el
caso de que existan algunas discrepancias, se realizan las modificaciones
solicitadas por la administración o junta directiva y nuevamente se presentara para
su aprobación y autorización.

Posteriormente, la administración es la responsable de su reproducción

determinando los lineamientos de presentación del manual a los empleados en
reuniones o conferencias. La administración se encargará de su distribución a los
directivos y los empleados, a través de la impresión de los ejemplares necesarios.

Por lo tanto, la implementación del manual representa un momento crucial, ya que

se pone a prueba las propuestas y recomendaciones realizadas con anterioridad,
con el objeto primordial de coordinar las acciones, agilizar el trabajo y lograr una
eficiencia operativa. (4:380)
 46

3.7.6 Fase de Seguimiento y Actualización

El CPA no solamente diseña el manual, ya que debe darle seguimiento durante su
implementación, con el fin de observar sí se esta acoplando a las necesidades de
la ONG. De lo contrario, modificará las operaciones innecesarias o implementará
un nuevo procedimiento.

La revisión periódica y actualización del manual es responsabilidad de la

administración para la realización de sus objetivos. (4:384)
47
 CAPÍTULO IV
EL CPA EN EL DISEÑO DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
CONTROL INTERNO DE INGRESOS Y EGRESOS EN UNA ONG

(CASO PRÁCTICO)

La Junta Directiva de la Asociación Maya Uayeb, ONG contrata con previa

autorización de la Asamblea General de Asociados, los servicios profesionales de
un Contador Público y Auditor independiente para la evaluación y análisis de las
operaciones de ingresos y egresos, con el fin de establecer las posibles debilidades
del control interno, para que se les presenten las recomendaciones pertinentes y el
diseño de propuestas para corregir las deficiencias detectadas, con el propósito de
que la Asociación cumpla con sus finalidades y objetivos.

4.1 PLANEACIÓN DEL TRABAJO

La Asociación Maya Uayeb, ONG fue constituida el 15 de junio del 2003, como una
entidad maya, social, cultural, agropecuaria, educativa, defensora de los derechos
humanos, democrática, no lucrativa, no religiosa con patrimonio propio. El domicilio
se establece en la ciudad capital. Su financiamiento es a través de fondos de
entidades privadas y organismos internacionales.

Los objetivos de la Asociación Maya Uayeb, ONG son los siguientes:

Ser una asociación sin fines de lucro.

Promover políticas de desarrollo de carácter social, económico, cultural y
de ambiente.

Colaborar en el mejoramiento de las condiciones de vida de las

comunidades indígenas y campesinos pobres, esencialmente en
educación y salud.

Obtener insumos para beneficiar la actividad agrícola de sus asociados y

todas aquellas comunidades cubiertas por la asociación.
 49
Promover los derechos mayas en las regiones del país, como aporte a la
justicia, la democratización y al cumplimiento de los acuerdos de paz.
Gestionar los recursos económicos ante organismos estatales, privados
nacionales e internacionales para el desarrollo comunitario, asistencia
técnica y capacitación agrícola.

A continuación se presenta la estructura organizativa de la Asociación:

ORGANIGRAMA DE LA ASOCIACIÓN MAYA UAYEB, ONG

ASAMBLEA
GENERAL

JUNTA DIRECTIVA

ADMINISTRACIÓN
Asistente de
Compras

Departamento de
Departamento de Departamento
Coordinación de
Contabilidad Jurídico
Proyectos

Contador Abogado y
Coordinador
General Notario

Asistentes Asistente Promotores por

Secretaria
Contables Jurídico Regiones

Los órganos que constituyen dicha entidad, definen las siguientes funciones:

a) Asamblea General
Está integrada por los asociados activos, que conforman la asociación, para
llevar acabo diversos proyectos. Entre sus principales funciones se
encuentran:

Elegir a la junta directiva cada dos años.

50
Conocer y resolver los informes de actividades realizadas, estados
financieros, planes de trabajo y presupuestos aprobados que le
presente la junta directiva.

Conocer y analizar los informes presentados por las auditorias externas.

b) Junta Directiva
Esta integrada por el presidente, secretario, tesorero y vocales, entre sus
principales funciones se encuentran:

Aprobar los proyectos y presupuestos.

Cumplir y hacer cumplir los estatutos y reglamentos de la asociación.
Nombrar al administrador de la asociación.
Supervisar la administración del patrimonio de la asociación.
Autorizar los gastos de funcionamiento de la entidad.
Supervisar los planes de trabajo, presupuesto, informes de actividades
realizadas y estados financieros.

Disponer de todo lo que concierne a la contratación, funciones y régimen

del personal que conforma la asociación.

Colaborar con las auditorias externas que se practican anualmente.

c) Departamento de Contabilidad
Ente encargado de procesar la información contable y financiera de la
entidad, así como de la aplicación de los controles necesarios para
sistematizar las diversas actividades de la asociación.

d) Departamento Jurídico
Su principal función es el asesoramiento legal para las diversas actividades
que realiza la asociación para el bienestar de la comunidad indígena y
campesina.

e) Departamento de Coordinación de Proyectos

 51
Esta encargado de la coordinación y realización de los diversos proyectos
de la asociación por regiones. Existe un coordinador que tienen a su cargo
un grupo de promotores, los cuales promueven los proyectos en varias
regiones.

ELJA ODETH RAMÍREZ ESCOBAR

CONTADOR PÚBLICO Y AUDITOR
00 CALLE 14-07, ZONA 1 * TELÉFONO: 5833-8877 * GUATEMALA, C.A.

PROPUESTA DE SERVICIOS PROFESIONALES

I. OBJETIVOS DEL TRABAJO

Se realizará una revisión y análisis de las operaciones (ingresos y egresos) de la

Asociación Maya Uayeb ONG, por el período del 1 de enero al 31 de
diciembre de 2006, con el objeto de establecer y definir un sistema de control
interno y procedimientos administrativos adecuados. Así como, presentar las
recomendaciones y un diseño propuesta de manual de procedimientos de
control interno, para corregir las deficiencias detectadas.

II. PROCEDIMIENTOS

A continuación se enumeran algunos de los procedimientos específicos para realizar

la revisión:

- Revisión y evaluación del sistema de control interno y los procedimientos

administrativos.

- Revisión de los ingresos recibidos de las entidades donantes.

- Revisión de los cheques emitidos durante cada mes, así como examinar la
documentación que soportan los mismos.

- Examen de conciliaciones bancarias.

- Verificar el cumplimiento de disposiciones fiscales, legales, contractuales y

laborales.

- Se efectuarán sugerencias y propuestas para mejorar el sistema de control

interno.
 52

- Cualquier otro análisis y pruebas que se considere necesarias realizar de

acuerdo a las circunstancias.

III. VISITAS

El trabajo descrito se llevará a cabo aproximadamente en tres semanas.

IV. INFORMES

Como resultado del trabajo realizado, se presentará un informe que contendrá las
observaciones y/o debilidades de control interno encontradas, así como las
recomendaciones y diseño de propuesta de un manual de procedimientos de
control interno para corregir las debilidades.

V. HONORARIOS

Los Honorarios incluyen el IVA y serán los siguientes:

Revisión de operaciones ingresos y egresos, como diseño de propuesta Q

14,400.00. Forma de pago: 50% al iniciar el trabajo y 50% al terminar el
mismo.

Elja Odeth Ramírez Escobar

Contador Público y Auditor
No. Colegiado: XXX
 53

ELJA ODETH RAMÍREZ ESCOBAR

CONTADOR PÚBLICO Y AUDITOR
00 CALLE 14-07, ZONA 1 * TELÉFONO: 5833-8877 * GUATEMALA, C.A.

CARTA COMPROMISO

Junta Directiva
Asociación Maya Uayeb, ONG
0 Avenida 6-40, Zona 1

Guatemala, 11 de diciembre de 2006

Estimados señores:

La presente tiene por objeto confirmar la contratación sobre la evaluación y análisis de las
operaciones de las áreas de ingresos y egresos de la Asociación Maya Uayeb, ONG al 31
de diciembre de 2006. Dicha evaluación se realizará de acuerdo con Normas de Auditoria
Generalmente Aceptadas.

Como resultado de la evaluación de las operaciones de ingresos y egresos se entregará un

informe que contendrá las debilidades detectadas, así como, las recomendaciones y diseño
de una propuesta de un manual de procedimientos de control interno.

La responsabilidad de los registros contables y controles internos adecuados como

salvaguarda de los activos recae en la administración de la Asociación.

Se estiman tres semanas para el desarrollo del trabajo y los honorarios ascienden a la
cantidad de Q 14,400.00, los cuales deben cancelarse en dos cuotas del 50%, una al iniciar
el trabajo y la restante al culminar.

De conformidad con lo antecedente y respecto a nuestra interpretación de la propuesta de

servicios profesionales, solicito la confirmación y aceptación del mismo.

Quedo a sus órdenes para las aclaraciones que fueran necesarias.

Atentamente,

Elja Odeth Ramírez Escobar Contador Público y Auditor

 54
No. Colegiado: XXX FIRMA DE ACEPTADO:

Pedro Sinay Chub

Presidente de la Junta Directiva

PLANEACIÓN

Asociación Maya Uayeb, ONG Planeación

General
31-12-2006

I. ENFOQUE GLOBAL

He sido contratado por la Asociación Maya Uayeb, ONG para realizar la evaluación y análisis
de las operaciones de las áreas de ingresos y egresos de dicha entidad, al 31 de diciembre
de 2006.

Nuestra responsabilidad en materia de informes se centró en la emisión de un informe que

relacione las deficiencias de control interno encontradas durante la realización de nuestro
trabajo, así como presentación de las recomendaciones y diseño de propuesta de un manual
de procedimientos de control interno, para la corrección de las debilidades encontradas.

II. GENERALIDADES Y OPERACIONES

La Asociación Maya Uayeb, ONG es una entidad creada el 15 de junio de 2003 bajo los
lineamientos exigidos por la legislación guatemalteca. Constituida sin fines de lucro con
interés agrícolas, educativos, culturales, defensora de los derechos humanos que promueve
el mejoramiento de las condiciones de vida de los indígenas guatemaltecos pobres al interior
de la República.

III. FECHAS CLAVE

Inicio del trabajo 26/12/2006

Terminación del trabajo de campo 13/01/2007
Entrega de informe y diseño de propuesta 19/01/2007

IV. EXPECTATIVAS DEL CLIENTE

La expectativa del cliente, además de un informe de la evaluación del control interno de
ingresos y egresos es, que se detecten errores o desviaciones que pudieran afectar el
ambiente de control existente y obtener una propuesta para corregir las debilidades
detectadas.

V. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
La empresa está estructurada de la siguiente forma:
 55
Gerencia General
Departamento Jurídico
Departamento Contable
Departamento de Coordinación de Proyectos

VI. PERSONAL CLAVE

Los principales funcionarios y empleados de la empresa se detallan a continuación:
Administrador Ricardo Ixcoy
Contador General Tomás Batz
Abogado y Notario Lic. Emilio López
Coordinador de Proyecto Daniel Hub

VII. TRABAJO A REALIZAR

Para realizar la evaluación de las operaciones de ingresos y egresos, el examen se realizará
de acuerdo a NAGA´s, y se efectuarán las siguientes pruebas de cumplimiento:

INGRESOS
1. Evaluación del control interno a través de narrativas y cuestionarios.
2. Cotejo y verificación de procedimientos de control.
3. Examen documental (recibos de caja).

EGRESOS
1. Examen documental (cheques y comprobantes de soporte).
2. Evaluación del control interno a través de narrativas y cuestionarios.
3. Cotejo y verificación de procedimientos de control.

VIII. PERSONAL ASIGNADO

Auditor: Licda. Elja Ramírez Escobar
Asistentes: Elmer Ramírez
Daniel López

IX. ESTIMACIÓN DE TIEMPO Y HONORARIOS

Se ha estimado un tiempo de trabajo de tres semanas, bajo la siguiente estimación:

Personal Tiempo Costo Hrs. Honorarios

Hrs.
Auditor 24 Q 200.00 Q 4800.00
Asistentes 96 Q 100.00 Q 9600.00
 56
Total 120 Q 14400.00

4.2 EJECUCIÓN DEL TRABAJO

Al definirse el plan de trabajo, se procede a evaluar las operaciones de ingresos y
egresos de la Asociación; utilizando los métodos de conocimiento y evaluación del
control interno (narrativas y cuestionarios), así como se efectúan las pruebas de
cumplimiento para establecer la eficiencia de las operaciones. A continuación se
presentan los papeles de trabajo como evidencia de la ejecución del trabajo de
campo:

PAPELES DE TRABAJO
Asociación Maya Uayeb, ONG
INDICE DE PAPELES DE TRABAJO 31-12-2006
REF. DESCRIPCIÓN
PCI Plan de Trabajo
DB Cédula centralizadora de debilidades de control interno
Control de Ingresos
CI-01 Narrativas de aportes y donaciones en efectivo
CI-02 Cuestionario de control interno de aportes y donaciones en
efectivo
CI-03 Pruebas de control de aportes y donaciones en efectivo
CI-04 Cédula de debilidades de control de aportes y donaciones en
efectivo
Control de Egresos
CE-CH-01 Narrativa de emisión de cheques
CE-CH-02 Cuestionario de emisión de cheques
 57
CE-CH-03 Pruebas de control de emisión de cheques
CE-CH-04 Cédula de debilidades de emisión de cheques
CE-CC-01 Narrativa de caja chica
CE-CC-02 Cuestionario de caja chica
CE-CC-03 Pruebas de control de caja chica
CE-CC-04 Cédula de debilidades de caja chica
CE-NL-01 Narrativa de nóminas y liquidación a empleados
CE-NL-02 Cuestionario de nóminas y liquidación a empleados
CE-NL-03 Pruebas de control de nóminas y liquidación a empleados
CE-NL-04 Cédula de debilidades de nóminas y liquidación a empleados
CE-LV-01 Narrativa de control y liquidación de viáticos
CE-LV-02 Cuestionario de control y liquidación de viáticos
CE-LV-03 Pruebas de control y liquidación de viáticos
CE-LV-04 Cédula de debilidades de control y liquidación de viáticos
CE-CO-01 Narrativa de compras de bienes y servicios
CE-CO-02 Cuestionario de compra de bienes y servicios
CE-CO-03 Pruebas de adquisición de bienes
CE-CO-04 Cédula de debilidades de compra de bienes y servicios

Asociación Maya Uayeb, ONG INDICE

DE MARCAS
31-12-2006

MARCA DESCRIPCIÓN
Monto depositado correctamente
Monto no depositado en forma intacta
Sumado
Cotejado con estado de cuenta del mes
Cotejado con estado de cuenta del mes anterior

Conforme con mayor auxiliar

Verificación de registro contable
Calculo verificado
Sin autorización
 58
Examinado Físicamente
 XX Viene de cédula o papel de trabajo
XX XX Va de una cédula a otra

PLAN DE TRABAJO

Asociación Maya Uayeb, ONG

Plan de trabajo 31-12- PT: PCI Fecha
2006 Hecho por DL/ER 08-12-06
Revisado
por ERE 10-12-06

I. OBJETIVO
Evaluar y obtener un entendimiento suficiente sobre las operaciones de las áreas de ingresos
y egresos de la Asociación Uayeb, ONG relacionando las actividades del presente programa.

II. ALCANCE
Se evaluarán los procedimientos y controles que la Asociación realice para la recepción y
control de los ingresos que percibe a través de donaciones y aportaciones. Así como, los
egresos por concepto de adquisición de bienes y servicio, nóminas y gastos varios. Y si estos
se encuentran debidamente autorizados y respaldados con la documentación respectiva.

III. TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICOS

 59
Se utilizarán las siguientes técnicas para evaluar los procedimientos de ingresos y egresos,
los cuales se detallan en la calendarización respectiva.
Verificación de ingresos examinando documentación de soporte, control, resguardo y registro
contable.

Verificación de desembolsos, examinando documentación de soporte y que los egresos se

encuentren debidamente autorizados por el personal competente.

Obtención de nómina de sueldos y verificación contra archivos de personal que contengan

contratos de trabajo, montos de sueldos, período de contratación y las retenciones de ley.

Elaboración de narrativas y utilización de cuestionarios de control interno de ingresos y

egresos.

IV. CALENDARIZACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS A EVALUAR

Se evaluarán los siguientes procedimientos de ingresos y egresos de la Asociación:
Procedimiento Responsable Fecha Ref.
Control de Ingresos
1. Aportaciones y donaciones en efectivo ER 26-12-06 DB 1/3
Control de Egresos
1. Emisión de cheques DL 28-12-06 DB 1/3
2. Caja chica ER 02-01-07 DB 2/3
3. Nómina y liquidación de empleados DL 07-01-07 DB 2/3
4. Control y liquidación de viáticos DL 08-01-07 DB 3/3
5. Compras de bienes y servicios ER 09-01-07 DB 3/3

Asistentes Elmer Ramírez/ Iniciales ER

Daniel López / Iniciales DL

Asociación Maya Uayeb, ONG

Cédula Centralizadora de Debilidades de Control PT: DB 1/3 Fecha
Interno Ingresos y Egresos de Efectivo 31-12-
2006 Hecho por DL/ER 28-12-06

Revisado

por ERE 13-01-06

Procedimiento Debilidad Referencia

Control de Ingresos
 60
CI – 01
1. Aportes y Donaciones CI – 02
en Efectivo CI - 04
1.1 La asociación no cuenta con manuales
← PCI de procedimientos para el manejo y
control de las donaciones en efectivo.
CI-02
1.2 Los ingresos percibidos por concepto CI – 03 1/3
de aportaciones y donaciones no se
CI-04
depositan en forma intacta y oportuna.

1.3 No se realizan cortes de caja.

CI – 02/ CI-04

1.4 No se elaboran informes de

CI – 02
disponibilidad de fondos.
CI -04

1.5 No existe una adecuada segregación

de funciones, ya que la misma
persona que recibe las aportaciones y CI – 01
donaciones es la misma que deposita CI - 04
y registra contablemente.

1.6 Las conciliaciones bancarias no

indican la fecha ni firma de realizado,
revisado y autorizado.
Control de Egresos
CI-03 2/3
1. Emisión de Cheques 1.1 La Asociación no cuenta con manuales CI -04
← PCI de procedimientos para la emisión de
cheques.

1.2 Se observaron cheques emitidos sin el

CE-CH-01
sello de “NO NEGOCIABLE”, sin
CE-CH-02
documentación de soporte completa, CE-CH-04
sin firma de elaborado, revisado y
autorizado, con documentación de CE-CH-02
soporte no anulada con el sello de CE-CH-03
PAGADO CON CHEQUE No. CE-CH-04

Asociación Maya Uayeb, ONG

PT: DB 2/3 Fecha

Hecho por DL/ER 28-12-06

Revisado por ERE 13-01-06

Cédula Centralizadora de Debilidades de Control Interno de
Ingresos y Egresos de Efectivo
 61
31-12-2006

Procedimiento Debilidad Referencia

1.3 Falta de segregación de funciones CE-CH-01

entre la persona que entrega los CE-CH-02
cheques emitidos y la custodia los CE-CH-04
cheques no reclamados, así como de
la persona que emite los cheques y
que custodia los cheques en blanco.

1.4 Se emiten cheques al portador.

CE-CH-02
1.5 No se observó la documentación de CE-CH-03
soporte de la emisión de un cheque CE-CH-04
por Q. 50,000.00 en concepto de
traslado de fondos al Proyecto CE-CH-03
Agrícola. CE-CH-04

2.1 La Asociación no cuenta con manuales

2. Egresos Caja Chica
de procedimientos para el manejo de
← PCI fondos de caja chica.

2.2 Se observó un vale no autorizado.

CE-CC-01
CE-CC-02
CE-CC-04
2.3 Se observó que se realizan cambios de
cheques personales con los fondos de CE-CC-02
caja chica. CE-CC-03

2.4 No se realizan arqueos de caja. CE-CC-02

3. Nóminas y CE-CC-03
Liquidación a CE-CC-04
Empleados 3.1 La Asociación no cuenta con manuales
de procedimientos para la elaboración
← PCI de nóminas y liquidación a CE-CC-01
empleados. CE-CC-02

3.2 Se observaron contratos de trabajo no

CE-NL-01
certificados y avalados por el
CE-NL-02
Ministerio de Trabajo.
CE-NL-04
 62

CE-NL-02
CE-NL-03 2/3
CE-NL-04

Asociación Maya Uayeb, ONG

PT: DB 3/3 Fecha

Hecho por DL/ER 28-12-06

Revisado por ERE 13-01-06

Cédula Centralizadora de Debilidades de Control Interno de
Ingresos y Egresos de Efectivo
31-12-2006
 63
Procedimiento Debilidad Referencia
CE-NL-02
3.3 Expedientes sin evidencia de CE-NL-03 2/3
aumentos salariales. CE-NL-04

3.4 No se realizan retenciones del ISR a CE-NL-02

los empleados afectos. CE-NL-03 1/3
CE-NL-04
3.5 No existe evidencia de quién elabora,
revisa y autoriza la nómina. CE-NL-02
CE-NL-03 1/3
CE-NL-04
3.6 En los expedientes de los empleados
dados de baja, no se localizó el CE-NL-02
finiquito en donde se firma de haber CE-NL-03 3/3
recibido conforme las prestaciones CE-CH-03
laborales. CE-NL-04

3.7 No se cuenta con un reglamento de

interno de trabajo. CE-NL-01
CE-NL-02
4. Control y Liquidación 4.1 La Asociación no cuenta con CE-NL-04
de Viáticos procedimientos formales para el
← PCI control y liquidación de viáticos. CE-LV-01
CE-LV-02
4.2 No se tiene un control sobre la CE-LV-04
antigüedad de los anticipos
pendientes de liquidar.
5. Compra de Bienes y CE-LV-02
Servicios 5.1 La Asociación no cuenta con CE-LV-03
procedimientos formales para el
← PCI proceso de compras de bienes y
CE-LV-04

adquisición de servicios.
CE-CO-02
CE-CO-04
5.2 No se elaboran tarjetas de
responsabilidad de los bienes
adquiridos de la Asociación y
adjudicados a los empleados.

CE-CO-01
5.3 Se extravío una computadora portátil
CE-CO-02
valorada en Q. 15,000.00. CE-CO-03
CE-CO-04

CE-CO-02
CE-CO-03
CE-CO-04
 64
Asociación Maya Uayeb, ONG PT: CI-01 Fecha

Narrativa de Aportes y Donaciones en Hecho por ER 26-12-06

Efectivo Revisado
31-12-2006 por
ERE 28-12-06
INTRODUCCIÓN: Se realizó una entrevista el día 26 de diciembre de 2006 a las 9:00
horas, con el Sr. Tomás Batz contador general de la Asociación, quien proporcionó la
siguiente información:

REF: DB 1/3 1.1-1.6 INCIO DEL PROCESO

1. Recepción de fondos: Los fondos que percibe la Asociación son exclusivamente

de donaciones y aportes de entidades donantes privadas y organismos
internacionales. La recepción de los fondos es por medio de transferencias,
cheques y efectivo.

2. Elaboración y Entrega de Recibo de Caja: Al recibir notificación de los fondos

recibidos por los entes donantes a través de transferencia, el Administrador
verifica el acreditamiento en la banca remota para solicitar al asistente contable
la elaboración y entrega del recibo de caja.

3. Registro y Depósito de Fondos Recibidos: Los ingresos por concepto de

efectivo y cheque son recibidos por un asistente contable, quien es el encargado
de la elaboración y entrega del recibo de caja, así como de realizar los depósitos
correspondientes y el registro contable. [CI – 03 1/3]

4. Validación de Acreditamiento a Cuenta Bancaria: El contador general verifica

únicamente el registro contable de los ingresos percibidos en la aplicación
contable como disponibilidad de fondos a través de la banca remota. [CI – 03 1/3]

5. Resguardo de la Documentación: Se custodia y se archivan las boletas de

depósitos certificadas, estados de cuentas bancarias y se adjunta
correlativamente con los recibos de caja emitidos. Los recibos de caja utilizados
incorrectamente se invalidan con la palabra ANULADO y se archivan según su
correlativo.

6. Manuales de Procedimientos: No existen manuales de procedimientos para el

manejo y control de efectivo recibido en la Asociación. [CI-01  CI-04]

FIN DEL PROCESO

OBSERVACIONES: Actualmente no se realizan cortes de caja e informe de

disponibilidad de fondos que evidencia la validación del acreditamiento. Tampoco se
cuenta con manuales de procedimientos que orienten al personal en la elaboración de
sus actividades. No existe segregación de funciones porque el auxiliar contable que
recibe el efectivo es la persona que deposita y realiza el registro contable.
REF: CI-01  CI-04
 65

Asociación Uxlajuj´e, ONG PT: CI-02 Fecha

Cuestionario de Control Interno Hecho por DL/ER 26-12-06

Aportaciones y Donaciones en Efectivo Revisado
31-12-2006 por
ERE 28-12-06
Respuesta
No. DESCRIPCIÓN OBSERVACIONES Ref.
Si NO N/A
REF:← DB 1/3 1.1
1. ¿Existen en la entidad procedimientos
documentados y formalizados para los
ingresos de efectivo?

¿Se emiten recibos de caja

2. prenumerados y autorizados por la
SAT?

3. ¿Se conservan en área protegida y

con acceso restringido los recibos
utilizados y por utilizar?
4. ¿Todos los cheques que se reciben se
endosan a la cuenta respectiva en
forma inmediata con la leyenda “Para
Abono a Cuenta”?

6. ¿Se elabora un reporte de

disponibilidad de fondos y corte de caja
diariamente?

7. ¿Se depositan en forma integra, intacta

y oportuna los fondos que se reciben de
los entes donantes?

8. ¿Se archivan adecuadamente los

documentos de soporte de los ingresos x
recibidos?

9. ¿Se manejan cuentas bancarias por

x
separado y por proyectos?
 66
10. ¿Se realizan conciliaciones bancarias
x
mensualmente?
 61

Asociación Maya Uayeb, ONG CONTROL INTERNO DE INGRESOS PT: CI-03 1/3
PRUEBA DE CONTROL DE INGRESOS Hecho ER
Al 31/12/06 por
Fecha 26/12/2006
Conclusión: Se observaron depósitos que no fueron realizados en forma intacta y oportuna. Hecho ERE
por
Fecha 26/12/2006
 69

PT: CI-03 2/3

Hecho DL
Asociación Maya Uayeb, ONG
por
PRUEBA DE CUMPLIMIENTO CONCILIACIONES BANCARIAS
Al 31/12/06 Fecha 10/01/2007
Revisado ERE
Por
REF. <--- DB 1/3 1.6
Cuenta Mes Saldo según Atributos Evaluados Fecha 13/01/2007
BANCO Banco A B C D E
Industrial 121-22550-000Diciembre 75,500.00 OK OK OK OK X --> CI
-04
Cuscatlán 402-000-001Noviembre 50,000.00 OK OK OK OK X --> CI
-04
Inmobiliario 502-00-12-12Noviembre 45,000.00 OK OK OK OK X
--> CI -04
Continental 10-100-100-12Diciembre 60,000.00 OK OK OK OK X
--> CI -04
Agromercantil 75-001-112-0Diciembre 100,000.00 OK OK OK OK X
--> CI -04
330,500.00
A: Saldo contable conciliado adecuadamente
B: Cheques en circulación vigentes y cobrados en el
siguiente mes
C: Depósitos confirmados en el estado de cuenta del
mes siguiente D: Verificación de ajustes por intereses y
comisiones bancarias
E: Evidencia de firma y fecha de elaborado, revisado y REF: CI-03 2/3 -->CI-04
autorizado. Punto 7

Atributo Cumplido: OK
Atributo No Cumplido: X
Sumado
Conciliación Verificada Físicamente

Conclusión: Todas las conciliaciones revisadas no poseen evidencia de elaboración, revisión

y autorización.
70
71
 72
Asociación Maya Uayeb, ONG
PT: CI-04 Fecha

Hecho por ER 26-12-06

Revisado
por ERE 28-12-06
Debilidades de Control Interno de Ingresos
Aportes y Donaciones en Efectivo
31-12-2006

Al analizar las respuestas obtenidas en el cuestionario y las narrativas Referencia

de ingresos de efectivo y los resultados obtenidos en las pruebas
realizadas, pueden observarse las siguientes debilidades:

 CI – 01
1. La Asociación no cuenta con procedimientos formales sobre los DB 1/3 1.1
ingresos percibidos de donaciones y/o aportaciones.

 CI – 03 1/3
2. De acuerdo a la muestra seleccionada no se depositaron en
forma intacta los ingresos recibidos de los días 25/11/2006 y
03/12/2006, ya que se recibió en efectivo y se depositó en
cheques. DB 1/3 1.2

 CI – 03 1/3
3. De acuerdo a la muestra seleccionada no se depositaron de
manera oportuna los ingresos de los días 30/11/2006 y
18/12/2006, ya que ingresaron a la cuenta bancaria el
08/11/2006 y 23/12/2006 respectivamente. DB 1/3 1.2

CI-02
4. No se realizan cortes de caja diariamente.

5. No se elaboran informes de disponibilidad de fondos. DB 1/3 1.3

CI-01
6. No existe una adecuada segregación de funciones, ya que el DB 1/3 1.4
auxiliar contable que recibe las donaciones y aportes, también
realiza los depósitos y el registro contable. DB 1/3 1.5

 CI – 03 2/3
7. Las conciliaciones bancarias no indican la fecha ni firma de
realizado, revisado y autorizado.

DB 1/3 1.6
 73

REF: CI-04  DB 1/3

Asociación Maya Uayeb, ONG PT: CE–CH-01 Fecha

Narrativa de Egresos Hecho por ER 28-12-06

Emisión de Cheques Revisado
31-12-2006 por
ERE 29-12-06
INTRODUCCIÓN: Se realizó una entrevista el día 28 de diciembre de 2006 a las 10:00 horas,
con el Sr. Rogelio Caal encargado de emisión de cheques, quien nos proporcionó la siguiente
información:
 74
REF:  DB 1/3 y 2/3 1.1 -1.5 INICIO DEL PROCESO
1. Recepción y Verificación de Documentación: Al recibir la documentación autorizada
para la emisión de cheques (boletas de pago de nómina, solicitudes de autorización de pago,
solicitudes y órdenes de compra, reintegro de caja, solicitud de viáticos, y facturas) el
encargado emisión procede a realizar la verificación de autorización de pago.

2. Emisión de Cheques: Únicamente se emiten cheques con documentación correcta, de

lo contrario se procede a realizar la devolución de la misma. Cuando se elaboran los cheques
se coloca el sello de “NO NEGOCIABLE” [CE-CH-03], además se anula con la palabra
“PAGADO CON CHEQUE No.” la documentación de soporte. [CE-CH-03]. Al terminar la
emisión de los cheques solicitados se elabora un listado, el cual contiene número de cheque
vouchers, beneficiario, fecha de emisión y monto. Posteriormente, se coloca firma y fecha
de elaborado en los cheques vouchers y se traslada al contador general para la revisión y
aprobación de cheques.

3. Revisión de Cheques: El contador general revisa cada uno de los cheques emitidos, así
como, la documentación de soporte verificando el monto, fecha, beneficiario y listado de
cheques, posteriormente, firma y coloca fecha de revisado en los cheques vouchers emitidos.
[CE-CH-03]

4. Aprobación y Autorización de Cheques: Se trasladan a la administración los cheques

vouchers verificados con la documentación de soporte para su visto bueno. El administrador
coloca firma y fecha de aprobado. Los días miércoles que se reúne la Junta Directiva se
solicita al Presidente y Tesorero de la Junta, la autorización del pago al firmar los cheques
vouchers.

5. Entrega de Cheques Autorizados: Todos los cheques vouchers autorizados se

entregan a la secretaria del departamento contable para efectuar la entrega de los mismos,
el día viernes de 14:00 a 16:00 horas. Para el caso de entrega de cheques a empleados no
existe un horario o día específico para efectuar la misma. La secretaria es responsable de
solicitar la firma y fecha de recibido por parte del beneficiario.

6. Resguardo de Cheques Pagados y No Reclamados: La secretaria custodia los

cheques no reclamados en un archivador y entrega los cheques pagados al Asistente
Contable encargado de la emisión del cheque, quien custodia los cheques en blanco.

7. Manuales de Procedimientos: No existen manuales de procedimientos para la emisión

de cheques. [CE-CH-01  CE-CH-04]
FIN DEL PROCESO
OBSERVACIÓN: No existe adecuado resguardo de los cheques en blanco y de los cheques no
reclamados, tampoco existe una adecuada segregación de funciones entre la persona que
custodia y entrega los cheques emitidos, así como entre la persona que custodia los cheques
en blanco y los emite. REF: CE-CH-01  CE-CH-04

Asociación Maya Uayeb, ONG

Cuestionario de Control Interno PT: CE-CH-02 Fecha
Emisión de Cheques Hecho por DL/ER 28-12-2006
 75
31-12-2006 Revisado por
ERE 30-12-2006
Respuesta
No. DESCRIPCIÓN OBSERVACIONES Ref.
Si NO N/A

¿Se encuentran prenumerados todos

1. los cheques? x

¿Se mutilan todos los cheques

2. x
anulados?

¿Existe custodia en el resguardo de

3. x
cheques en blanco?
REF:← DB 2/3 1.4
¿Está prohibido firmar cheques en Emiten cheques
CE-CH-04
4. blanco y emitir cheques al portador? x al portador.
Punto 2

REF:← DB 1/3 1.2

¿Todo cheque emitido se sella con la CE-CH-04
5. x
palabra “No Negociable? Punto 2
REF:← DB 2/3 1.3
¿Es independiente el personal que
emite cheques, registra entrega y
6. custodia los cheques en blanco como x CE-CH-04
no reclamados? REF:← DB 1/3 1.2 Punto 3

¿Se anula toda la documentación de

soporte de los cheques emitidos con
7. el sello PAGADO CON CHEQUE x CE-CH-04
No?
Punto 2
REF:← DB 1/3 1.2
¿Se emiten cheques con la
documentación de soporte completa,
es decir, solicitud, cotización, orden CE-CH-04
8. x
de compra autorizada?
Punto 2

REF:← DB 1/3 1.1

¿Existen procedimientos
9. documentados y formalizados para la x CE-CH-04
emisión de cheques? Punto 1
 67

Asociación Maya Uayeb, ONG

CONTROL INTERNO DE EGRESOS
EMISI ÓN DE CHEQUES
Al 31/12/06

REF: <-- DB 1/3 1.2 y DB 2/3 1.4 - 1.5

PT: CE-CH-03
Hecho por ER
Fecha 28/12/2006
Fecha ERE
Fecha 29/12/2006

Documento Atributos Evaluados

Cheque No. Banco Beneficiario Concepto Fecha Cheque Fecha Monto Q A B C D E F G H I

120001 Cuscatlán AL PORTADOR Compra de Enseres 13/09/2006 01/09/2006 500.00 OK OK N/A X OK X OK X N/A
120002 Cuscatlán Álvaro Guzmán Liquidación Laboral 15/09/2006 ------------------ 2,500.00 OK OK OK X N/A X OK X N/A
401200 Agro Proyecto Agrícola Transferencia de Fondos ------------------ 50,000.00 OK OK X X N/A X OK X N/A
20/10/2006
401204 Agro Thelma Ixcoy Pago de sueldo 30/10/2006 30/09/2006 3,000.00 OK OK OK OK N/A X OK X N/A
401220 Agro TELGUA Pago de Servicios 15/11/2006 30/09/2006 2,000.00 OK OK OK OK OK X OK X N/A
5390 Industrial Ada Escobar Alquiler Oficina 01/12/2006 30/11/2006 5,000.00 OK OK X OK OK OK OK X N/A

5391 Industrial Brenda Ramírez Viáticos por movilización 01/12/2006 01/12/2006 2,500.00 OK OK X OK N/A X OK X N/A
5400 Industrial Lic. Diego López Asesorías Tributarias 12/12/2006 30/11/2006 8,000.00 OK OK OK OK OK OK OK X OK

5410 Industrial El Arco S.A Compra de Suministros 15/12/2006 01/12/2006 2,000.00 OK OK X OK OK OK OK X OK

5420 Industrial Bion Smart S.A Compra de Laptop 28/12/2006 28/12/2006 10,000.00 OK OK X OK OK OK OK X OK
5421 Industrial Patricia Xitumul Reintegro Caja Chica 20/12/2006 20/12/2006 700.00 OK OK OK OK OK OK OK X N/A
780 G&T Los Cuatitos, S. A. Papelería y útiles 12/12/2006 08/12/2006 1,200.00 OK OK X OK OK X OK X N/A

A: Cheque a nombre del beneficiario

B: Cheque autorizado
C: Cheque con sello de NO NEGOCIABLE
D: Documentación de soporte completa
E: Cumplimiento de requisitos fiscales
F: Evidencia de Elaboración, Revisión y Autorización Cheque Voucher
G: Cálculo aritmético correcto
H: Documentación de Soporte con Sello PAGADO CON CHEQUE No. REF: CE-CH-03 --> CE-CH-04 Punto 2,5 y 6
I: Se efectúo retención de impuesto.
OK Atributo Cumplido
X Atributo No Cumplido
Cheque Verficado Físicamente
Transferencia no Autorizada

CONCLUSIÓN: Se pudo observar que de la muestra obtenida, existen cheques que carecen de lo siguiente: Sello de NO NEGOCIABLE; documentación

de soporte completa, firma de elaborado, revisado y autorizado; documentación de soporte anulada con el sello de PAGADO CON CHEQUE No. Adicionalmente, se
observó que el cheque 120001 fue emitido al portador.
78

Asociación Maya Uayeb, ONG PT: CE- Fecha

CH-04
Debilidades de Control Interno de Hecho DL 28-12-
Egresos por 06
Emisión de Cheques Revisado 29-12-
31-12-2006 por ERE 06

Al analizar las respuestas obtenidas en el cuestionario y Referencia

las narrativas de emisión de cheques y los resultados
obtenidos en las pruebas realizadas, pueden observarse
las siguientes debilidades:

CE-CH-01
1. La Asociación no cuenta con procedimientos formales DB 1/3 1.1
para la emisión de cheques.

CE-CH-03 DB 1/3 1.2

2. De acuerdo a la muestra seleccionada de cheques
emitidos se observó lo siguiente:
a) Cheques sin el sello de “NO NEGOCIABLE”
b) Cheques sin documentación de soporte
completa
c) Cheques sin firma de elaborado, revisado y
autorizado
d) Documentación de soporte no anulada
con el sello de “PAGADO CON CHEQUE DB 2/3 1.3
No.”
CE-CH-01
3. Falta de segregación de funciones entre la persona
que entrega y custodia los cheques no reclamados.
DB 2/3 1.3
4. Falta de segregación de funciones entre la persona
que emite cheques y la custodia de los cheques en
blanco.
DB 2/3 1.4
CE-CH-03
5. Se observó que el cheque No. 120001 por Q. 500.00
fue emitido al portador.

6. No se observó documentación que soportara la DB 2/3 1.5

autorización de la emisión del cheque No. 01200 por
Q. 50,000.00 en concepto de traslado de fondos al
Proyecto Agrícola.
 79
REF: CE-CH-03 DB 1/3

Asociación Maya Uayeb, ONG PT: CE-CC-01 Fecha

Narrativa de Egresos Hecho por ER 02-01-07

Caja Chica 31-12- Revisado
por
2006 ERE 03-01-07
INTRODUCCIÓN: Se realizó una entrevista el día 2 enero de 2007 a las 11:00 horas,
con la Sra. Patricia Xitumul, secretaria del departamento contable y encargada del
fondo de caja chica, quien nos proporcionó la siguiente información:
 80
REF:  DB 2/3 2.1- 2.4 INICIO DEL PROCESO

1. Solicitud de Fondos Caja Chica: El fondo de caja chica asciende a la cantidad

de Q. 1,000.00 y se realizan desembolsos por un máximo de Q 300.00,
únicamente se entregan fondos al personal si presentan un vale de caja chica
autorizado por el administrador de la Asociación.

2. Entrega de Fondos Solicitados: La secretara al recibir el vale verifica que

este autorizado antes de proceder a la entrega de los fondos solicitados, si es
correcto entrega los fondos y resguarda el vale en su caja para su respectiva
liquidación, si el vale no esta autorizado lo rechaza. [CE-CC-03]

3. Recepción y Verificación de Comprobantes: Cuando el personal entrega los

comprobantes del desembolso efectuado, la secretaria verifica si estos
cumplen con los requisitos fiscales. Posteriormente, se coloca a los
comprobantes recibidos la palabra PAGADO CON CAJA CHICA y se
resguardan en la caja. [CE-CC-03]

4. Elaboración de Formato de Reintegro de Fondo de Caja Chica: Al agotarse

el 70% del fondo, la secretaria solicita el reintegro de caja chica colocando
fecha, número de documento, concepto del desembolso, cuenta contable y
monto total menos fondo de caja chica, obteniendo los gastos a rembolsar; por
último firma de elaborado y traslada al contador general para su revisión.

5. Revisión de Comprobantes de Caja Chica: Cada vez que se requiera el

reintegro de caja chica, el contador general es responsable de verificar los
comprobantes del mismo. Al finalizar dicha revisión, el contador general firma
de autorizado el reintegro y solicita la emisión del cheque correspondiente. [CE-
CC-03]

6. Recepción y Reintegro de Fondos: El encargado de emisión de cheques

elabora cheque voucher por el reintegro de caja chica y traslada a la secretaria
para el cobro respectivo.

7. Manuales de Procedimientos: No existen manuales de procedimientos para

la manejo de fondos de caja chica. [ CE-CC-01 CE-CC-02]

FIN DEL PROCESO

OBSERVACIÓN: Actualmente, el departamento contable no efectúa arqueos al fondo

de caja chica. REF: CE-CC-01  CE-CC-04

Asociación Maya Uayeb, ONG PT: CE-CC-02 Fecha

Cuestionario de Control Interno de Egresos Hecho por ER 02-01-07

Caja Chica Revisado
31-12-2006 por
ERE 03-01-07
No. DESCRIPCIÓN Respuesta OBSERVACIONES Ref.
 81
Si NO N/A
1. ¿Existe un fondo fijo de caja Asciende a
x
chica? Q 1,000.00

2. ¿Existe monto máximo para Monto máximo

x
desembolsos de caja chica? Q 300.00
REF:← DB 2/3 2.4
3. ¿Se realizan arqueos de caja a los CE-CC-04
empleados que custodian dicho x Punto 4

fondo?

4. ¿Están amparados por

comprobantes los desembolsos de x
caja chica?
REF:← DB 2/3 2.3
5. ¿Está prohibido usar los fondos de CE-CC-04
caja para cambiar por efectivo x Punto 3

cheques de empleados?

6. ¿Los comprobantes de caja chica

son invalidados con el sello de x
“Pagado con Caja Chica”?
REF:← DB 2/3 2.2
7. ¿Se emiten vales de caja chica CE-CC-04
x Punto 2
autorizados?

8. ¿Se reintegra el fondo de caja Al agotarse el

x
periódicamente? 70% del fondo

9. ¿Al agotarse el fondo se llena un

x
formato de reintegro de fondos?

10. ¿Se revisan los reintegros de caja

chica previo autorización de x
emisión de cheque?
REF:← DB 2/3 2.1
11. ¿Existen procedimientos CE-CC-04
Punto 1
documentados y formalizados para x
el manejo del fondo de caja chica?
 82

PT: CE-CC-03
Asociación Maya Uayeb, ONG
ARQUEO DE CAJA CHIC A Hecho por ER
Al 31/12/0 6 Fecha 02/01/2007
Rev. por ERE
Fecha 03/01/2007
REF: <-- DB 2/3 2.2 y 2.3
Monto Asignado: Q1,000.00
Responsable: Patricia Xitumul
Cantidad Descripción Sub-Total Q Contado Q Diferencia
Billetes
5 Billetes 20 100.00
2 Billetes 50 100.00
3 Billetes 300.00 500.00
100
Monedas
10 De Q 1.00 10.00
8 De Q 0.50 4.00
20 De Q 0.25 5.00
10 De Q 0.10 1.00 20.00
Total Efectivo 520.00
Documentos
Fecha Descripción
No.
26/12/2006 Carlos Caal/ Cambio Cheque G&T 150.00 --> CE-CC-
Cheq 320 04
Factura 10A 28/12/2006 Operadora de Tiendas S.A/ 100.00
Enseres
Factura 300 29/12/2006 Unitienda S.A/ Enseres 20.00
Vale caja 02/01/2007 Carlos Caal/ Gastos Varios 100.00 --> CE-CC-
04
Vale caja 03/01/2007 Diego Puac/ Gastos Varios 110.00 480.00
Total Fondo 1000.00

REF: CE-CC-03 --> CE-CC-04 punto 2 y 3

Conclusión:
Se hace constar que fueron arqueados los fondos de caja chica en presencia del encargado de caja y
devueltos íntegramente.

Patricia Xitumul Elmer Ramírez

Encargado de Caja Chica Asistente de Auditoría
 83

Se observó vale sin firma de autorización del Administrador y cambio de cheques personales.

Verificado físicamente

Asociación Maya Uayeb, ONG PT: CE-CC-04 Fecha

Debilidades de Control Interno de Egresos Hecho por ER 02-01-07

Caja Chica 31-12-
Revisado por
2006 ERE 03-01-07

Referencia

Al analizar las respuestas obtenidas en el cuestionario y las

narrativas del manejo de fondos de caja chica y de los resultados
obtenidos en las pruebas realizadas, pueden observarse las
siguientes debilidades:

CE –CC- 01
 84
DB 2/3 2.1
1. La Asociación no cuenta con procedimientos formales para
el manejo del fondo de caja chica.

CE –CC- 03

2. De acuerdo al arqueo de caja chica realizado se observó la DB 2/3 2.2

existencia de un vale de caja chica no autorizado a nombre
de Carlos Caal por la cantidad de Q 100.00.

CE –CC- 03

3. De acuerdo al arqueo de caja chica realizado se observó un DB 2/3 2.3

cheque personal del Banco G&T del Sr. Carlos Caal por la
cantidad de Q 150.00.

CE-CC-01

4. El departamento contable no efectúa arqueos de caja

sorpresivos, con el objeto de validar el adecuado manejo del
fondo de caja chica.
DB 2/3 2.4

REF: CE-CH-03 DB 2/3

Asociación Maya Uayeb, ONG

PT: CE-NL-01 ½ Fecha

Hecho por DL 07-01-07

Revisado por ERE 08-01-07
Narrativa de Egresos
Nóminas y Liquidación de Empleados 31-12-2006
INTRODUCCIÓN: Se realizó una entrevista el día 7 enero de 2007 a las 13:00 horas, con
el Sr. Carlos Tunchez encargado de nóminas, quien nos proporcionó la siguiente
información:
REF:← DB 2/3 y DB 3/3 3.1-3.7 INICIO DEL PROCESO NOMINAS
 85
1. Elaboración de Nómina de Empleados: Elabora nómina (sueldo, bonificación,
incrementos, descuentos laborales) y boletas de pago a empleados con cinco días
de anticipación a la fecha de pago. Posteriormente, entrega al contador general
para efectuar la revisión pertinente.

2. Revisión y Aprobación de Nómina: El contador general verifica que todos

empleados contenidos en la nómina se encuentren contratados legalmente por la
Asociación, previo trasladarla a la administración, colocando su firma y la fecha en
que la revisó. El administrador autoriza el pago de la nómina a través de firma y
fecha de aprobación. [CE-NL-03 1/3]

3. Registro y Cancelación de Sueldos a Empleados: Se traslada la nómina

autorizada al encargado de emisión de cheques adjuntado las boletas de pago,
también se solicita el cheque para el pago de las cuotas laborales y patronales de
acuerdo a la nómina autorizada. Emitidos los cheques la secretaria entrega los
mismos solicitando a cada empleado firma de recibido en el cheque y la boleta de
pago.

4. Resguardo de Nómina: Al cancelar los sueldos en la fecha convenida, el

encargado de emisión de cheques entrega nómina de empleados al encargado de
nóminas para archivarla correlativamente. [CE-NL-03 2/3]

5. Pago de Cuotas Patronales y Laborales: El encargado de nóminas es el

responsable de realizar el pago de las cuotas patronales y laborales en los primeros
veinte días calendario de cada mes.

6. Manuales de Procedimientos: No existen manuales de procedimientos para la

pago de nóminas y liquidación de empleados. [CE-NL-01  CE-NL-02]

INICIO DEL PROCESO DE LIQUIDACIÓN A EMPLEADOS

1. Validación de Renuncia o Despido Justificado: El administrador recibe la carta

de renuncia o elabora carta de despido justificado, solicita al asistente contable
efectuar los cálculos de las prestaciones laborales del empleado. No se tiene la
política de indemnización universal, por lo tanto, se paga la indemnización
solamente en aquellos casos que sean injustificados. Las demás prestaciones
laborales de ley siempre se pagan.

Asociación Maya Uayeb, ONG

Narrativa de Egresos
Control y Liquidación de Viáticos
31-12-2006
 86
2. Elaboración de Finiquito: Al determinar los PT: CE-NL-01 2/2 Fecha
cálculos respectivos traslada hoja de cálculo
de prestaciones laborales al departamento Hecho por DL 07-01-07
jurídico para la elaboración del finiquito Revisado por ERE 08-01-07
correspondiente y posteriormente entregar el
mismo para registrar como cuenta por pagar. [CE-NL-03 3/3]

3. Cancelación de Prestaciones: En la fecha convenida, el asistente contable solicita

emisión de cheque para cancelar la obligación respectiva. Posteriormente, la
secretaria entrega cheque al ex-empleado de la Asociación y solicita firma de
recibido conforme en el cheque y en el finiquito.

4. Exclusión de Archivo de Empleados Vigentes: El asistente contable encargado

de nóminas recibe el finiquito con la firma de aceptación y adjunta al expediente
laboral, posteriormente coloca dicho expediente en el archivo de expedientes
laborales no vigentes. [CE-NL-03 3/3]

FIN DEL PROCESO

Se observó que la Asociación no posee un reglamento interno de trabajo y de acuerdo
con el artículo 58 del Código de Trabajo, toda entidad que tenga más de diez empleados
esta obligada a presentar dicho reglamento al Ministerio de Trabajo para su aprobación.
REF: CE-NL-01  CE-NL-04

Asociación Maya Uayeb, ONG PT: CE-NL-02 Fecha

Cuestionarios de Control Interno Hecho por DL 07-01-07

Nóminas y Liquidación de Empleados Revisado
31-12-2006 por ERE 08-01-07
No. DESCRIPCIÓN Respuesta OBSERVACIONES Ref.
 87
Si NO N/A
REF:  DB 2/3 3.1 al 3.7
1. ¿Se cuenta con un Libro de
Salarios autorizado? x

2. ¿Se mantiene actualizado el libro de

x
salarios?
3. ¿Los contratos de trabajo CE-NL-04
se encuentran Punto 2
x
debidamente autorizados por
el Ministerio de Trabajo?
4. ¿Se cuentan con políticas de
reclutamiento y contratación x
definidas?
¿Las deducciones, modificaciones
de salarios y CE-NL-04
5. x
despidos se encuentran Punto 2
debidamente autorizados?
6. ¿Existe aprobación y autorización de CE-NL-04
x Punto 3
nómina?
7. ¿Se emiten cheques de nómina
debidamente autorizados y firmado x
para cada empleado?
8. ¿Cada vez que exista despido de CE-NL-04
personal, se emite un finiquito como Punto 4
x
constancia del pago de la liquidación
laboral?
9. ¿Existe verificación de nómina con
el objeto detectar empleados no x
existentes?
10. ¿Es independiente el personal que
registra las transacciones de x
nóminas de que prepara, paga y
verifica la misma?
11. ¿Se realizan retenciones a los CE-NL-04
empleados afectos del ISR? x Punto 2

12. ¿Existen procedimientos CE-NL-04

documentados y formalizados para Punto 1
x
nóminas y liquidación
de empleados?
13. ¿La institución cuenta con un CE-NL-04
x Punto 5
reglamento interno de trabajo?
 88
PT: CE-NL-03 1/3
Asociación Maya Uayeb, ONG Hecho por DL
PRUEBA DE CUMPLIMIENTO NÓMINA Fecha 07/01/2007
Al 31/12/06 Revisado ERE
por
Fecha 08/01/2007
REF: <-- DB 2/3 3.5
Atributos
Evaluados
Monto
Nóminas Total A B C D E F G
H --> CE-NL-04
Mes X X X OK OK OK OK OK --> CE-NL-04
Septiembre 10,000.00 --> CE-NL-04
Mes Octubre X X X OK OK OK OK OK --> CE-NL-04
11,000.00
Mes X X X OK OK OK OK OK A: Nómina con fecha y firma de
Noviembre elaborado
8,000.00
B: Nómina con fecha y firma de
Mes Diciembre X X X OK OK OK OK OK
revisado

8,000.00 C: Nómina con fecha y firma de

autorizado
D: Cálculos de nómina correctos REF: CE-NL-03 1/3 --> CE-NL-04 punto 3
E: Actualización de Libro de Salarios

H: Descuentos cuotas laborales y patronales correctos

Atributo Cumplido: OK

Atributo No Cumplido: X

Nóminas revisada físicamente

Conclusión: Adicional a los atributos no cumplidos, se observó que las nóminas mensuales no poseen
evidencia
de quien y cuando fueron elaboradas, revisadas y
autorizadas.
 89

Asociación Maya Uayeb, ONG PT: CE-NL-03

PRUEBA DE CUMPLIMIENTO EXPEDIENTES LABORALES 2/3
Hecho por DL
Al 31/12/06 Fecha 07 /01/ 07
Revisado por ERE
Fecha 08 /01/ 07
<-- DB 2/3 3.2 y DB 3/3 3.3 y 3.4

Contrato Fecha de Nombre del Vigencia Atributos Evaluados

No. Ingreso Empleado del
A B C D E F
Puesto Monto Q Contrato
X
AU-
002 16/06/2003 Ricardo Ixcoy Administrador 8000.00 Indefinido OK OK OK OK OK
16/06/2003 Tomás Batz Contador 5000.00 Indefinido OK OK OK OK X X
AU- General
005
AU- 16/06/2003 Patricia Xitumul Secretaria 2500.00 Indefinido OK OK OK OK X N/A
006
AU- 16/06/2003 Amparo Tzul Promotor 2000.00 Indefinido OK OK OK OK OK N/A
009
AU- 14/05/2005 Daniel Pérez Promotor 2000.00 Indefinido OK OK OK OK OK N/A
0010
AU- 14/05/2005 Sofía Caal Promotor 2000.00 Indefinido OK OK OK OK OK N/A
0011
14/05/2005 Carlos Tunchez Asistente 3000.00 Indefinido OK OK OK OK OK N/A
AU- Contable
0013
AU- 19/09/2006 Patricio Sinay Promotor 2000.00 Indefinido X OK OK OK OK N/A
0016
AU- 19/09/2006 Darío Puac Promotor 2000.00 Indefinido X OK OK OK OK N/A
0020
AU- 19/09/2006 Pedro Culujay Promotor 2000.00 Indefinido X OK OK OK OK N/A
0021

A: Contrato de trabajo certificado por el Ministerio de Trabajo

B: Curriculum y solicitud de empleo
C: Presentación de antecedentes penales y policíacos REF: CE-NL-03 2/3 --> CE-NL-04 punto 2
D: Verificación de referencias laborales y recomendación
E: Monto salarial del expediente laboral coincide con nómina de empleados
F: Copia de las Declaraciones Juradas de ISR al
personal afecto
Atributo Cumplido: OK
Atributo No
Cumplido: X
 90
Conclusión: Se observó que existen contratos de trabajo sin certificación del Ministerio del Trabajo como
aumentos salariares sin documentación de soporte y actualmente no efectúan retenciones del ISR a empleados
afectos.

PT: CE-NL-03
3/3
Asociación Maya Uayeb, ONG
PRUEBA DE CUMPLIMIENTO LIQUIDACIÓN A EMPLEADOS Hecho por DL
Al 31/12/06 Fecha 07/01/2007
Revisado ERE
por
REF: <--DB 3/3 3.6 Fecha 08/01/2007

-->CE-NL-04

A: Expediente excluido del archivo de empleados vigentes

B: Cálculo de Prestaciones Laborales correctos
 Expediente Fecha Atributos
Cheque No. Terminación Evaluados
No. Nombre A B C D E F G H
A-26 01/09/2006 Álvaro Guzmán OK OK X X OK OK OK OK
91
420002
A-33 25/10/2006 Thelma Zapon OK OK OK OK OK OK OK OK C: Finiquito con
20030 firma de recibido
del exempleado
A-35 25/10/2006 Brenda Tunic OK OK OK OK OK OK OK OK REF: CE-NL-03 3/3
400500 --> CE-NL-04
A-50 30/11/2006 Rigoberto OK OK OK OK OK OK OK OK punto 4
20056 Menchú D: Cheque con
copia de Carta de
Renuncia o
Despido Justificado
y Hoja de Cálculo
E: Monto del cheque correcto
H: Cheque con documentación de liquidación correcta

Atributo Cumplido: OK

Atributo No Cumplido: X

Nóminas revisada físicamente

Conclusión: Se observó que no existe copia del finiquito, hoja de cálculo y carta de renuncia adjunta
al cheque de pago, como el expediente no vigente.

Asociación Maya Uayeb, ONG PT: CE-NL-04 Fecha

Debilidades de Control Interno de Egresos Hecho por DL 07-01-07

Nóminas y Liquidación a Empleados Revisado por
ERE 08-01-07
31-12-2006

Al analizar las respuestas obtenidas en el cuestionario y las Referencia

narrativas de nóminas y liquidación a empleados y los resultados
 92
obtenidos en las pruebas realizadas, pueden observarse las
siguientes debilidades:

CE –NL- 01
1. La Asociación no cuenta con procedimientos formales para

el proceso de nóminas y liquidación a empleados. DB 2/3 3.1

CE –NL-03 2/3

2. De acuerdo a la muestra seleccionada de expedientes DB 2/3 3.2
laborales vigentes, se observó lo siguiente: DB 3/3 3.3
DB 3/3 3.4
a) Contratos de trabajo (AU-16, AU-20 y AU-21) con
fecha de inicio de relación laboral 19/09/2006, sin
sello de certificación del Ministerio de Trabajo.
b) Expedientes que no contienen memorando de
aumento salarial.
c) No se realizan retenciones de ISR al personal afecto.

CE –NL-03 3/3

3. De acuerdo a la muestra seleccionada de las nóminas
laborales, se constató que no contienen evidencia de firma y
fecha de elaborado, revisado y autorizado.
DB 3/3 3.5

4. De acuerdo a la muestra seleccionada de expedientes

laborales no vigentes como cheques emitidos por concepto
de liquidación laboral, se observó que el expediente A-26 con
cheque de pago 420002, no posee copia de finiquito laboral,
hoja de cálculo y la carta de renuncia correspondiente. DB 3/3 3.6

CE –NL- 01
5. La Asociación no cuenta con un reglamento interno de
trabajo, que regule las normas de conducta de su personal
así como las obligaciones patronales.

DB 3/3 3.7

REF: CE-NL-04  DB 2/3 – DB 3/3

 93
Asociación Maya Uayeb, ONG
Narrativa de Egresos PT: CE-LV-01 Fecha
Control y Liquidación de Viáticos Hecho por DL 08-01-07
31-12-2006 Revisado por
ERE 09-01-07
INTRODUCCIÓN: Se realizó una entrevista el día 8 enero de 2007 a las 9:00 horas,
con el Sr. Carlos Tunchez encargado de nóminas, quien nos proporcionó la siguiente
información:
REF: DB 3/3 4.1-4.2 INCIO DEL PROCESO

1. Solicitud y Autorización de Viáticos: De acuerdo con el plan de trabajo de

coordinación de proyectos, se realiza una solicitud de viáticos. Posteriormente,
el administrador autoriza dicha solicitud para la emisión y cancelación de los
viáticos por concepto de movilización de los talleres de la Asociación en el
interior de la República de Guatemala.

2. Elaboración y Liquidación de Viáticos: El Promotor es el responsable de

efectuar la liquidación de viáticos y en determinar si existió o no un excedente
del monto recibido. Los viáticos son de carácter reembolsable, por lo que se debe
depositar el monto sobrante en la cuenta bancaria del proyecto respectivo.

3. Revisión y Aprobación de Liquidación de Viáticos: El asistente contable

encargado de nóminas verifica los comprobantes contra la liquidación
presentada. Posteriormente, traslada al contador general y al administrador para
colocar firma y fecha de revisión y aprobación.[CE-LV-03]

4. Registro de Gastos Efectuados: Al ser aprobada la liquidación de viáticos, el

asistente contable procede a registrar los egresos respectivos en la aplicación
contable de la Asociación. Posteriormente, el contador general valida a través
de la jornalización el registro correspondiente.

5. Resguardo de la Información: El asistente contable adjunta al cheque pagado

de solicitud de viáticos la liquidación correspondiente, así como, la
documentación de soporte.[CE-LV-03]

6. Manuales de Procedimientos: No existen manuales de procedimientos para el

control y liquidación de viáticos. [CE-LV-01CE-LV-04]

FIN DEL PROCESO

OBSERVACIÓN: No existe un periodo establecido para efectuar las liquidaciones de

viáticos. REF: CE-VL-01  CE-VL-04

Asociación Maya Uayeb, ONG

Cuestionarios de Control de Egresos PT: CE-LV-02 Fecha
Control y Liquidación de Viáticos Hecho por DL/ER 08-01-07
31-12-2006 Revisado
por ERE 09-01-07
 94

Respuesta
No. DESCRIPCIÓN OBSERVACIONES Ref.
Si NO N/A
REF:← DB 3/3 4.2
1. ¿Existen políticas sobre la CE-LV-04
liquidación de viáticos por x Punto 2
movilización de empleados?

2. ¿Existe segregación de funciones

entre la persona que elabora solicitud x
de viáticos, revisa, autoriza y
registra?

3. ¿Se utilizan formatos para la solicitud

x
de viáticos y liquidación?

4. ¿Existe verificación de los gastos y

que estos se encuentren x
respaldados por documentos
fiscales?

5. ¿Cuándo existe remanente a favor

de un empleado se le paga por medio x
de cheque?

6. ¿Cuándo existe un remanente a

favor de la Asociación es depositado x
por el promotor?
REF:← DB 3/3 4.2
7. ¿Existen manuales de CE-LV-04
procedimientos para el control y x Punto 1
liquidación de viáticos?

Asociación Maya Uayeb, ON G

PRUEBA DE CONTROL Y LIQUIDACIÓN DE VIÁTICOS
Al 31/12/06
 PT: CE-LV-03
95 Hecho DL
por
Fecha 08/01/2007
REF: <--DB 3/3 4.2 Revisado ERE
Por
Fecha 09/01/2007

Fecha Liquidación Atributos Evaluados

--> CE-LV-
Cheque Cheque Monto Fecha Monto A B C D
04
No. Beneficiario Q. Q
Julio Arriaza 13/09/2006 01/10/2006 OK OK OK X
450.00 450.00
--> CE-LV-
40502 04
Juana Polanco 01/10/2006 --------------- OK N/A N/A N/A
40601 600.00 --- -
Santiago 15/10/2006 20/10/2006 OK OK OK X
40609 Juárez 500.00 500.00
Andrés Palot 03/11/2006 30/09/2005 OK OK OK X
40615 800.00 800.00
Herbert 16/11/2006 --------------- OK N/A N/A N/A
40625 Mencos 750.00 --- -
Pedro 08/12/2005 15/12/2006 OK OK OK X
40635 Martìnez 650.00 650.00
A: Solicitud de viáticos firmada de revisado y
autorizada B: Liquidación de viáticos
firmada de revisado y autorizada C:
Documentación legal que soporte la
liquidación.
D: Documentación de soporte anulada con sello de PAGADO CON CHEQUE No.

Atributo Cumplido: OK REF: CE-LV-03 -->CE-LV-04 punto 2

Atributo No Cumplido: X
Cotejado físicamente

Conclusión: Se observó que no se tiene un control de los viáticos que se

encuentran pendientes de liquidar, ya que no se cuenta con una política que indique el
tiempo máximo para su liquidación después de concluidas las actividades.
Adicionalmente, se observó que no se anula la documentación de soporte de la liquidación el
sello de PAGADO CON CHEQUE No. [DB 3/3 Punto 4]
 96

Asociación Maya Uayeb, ONG PT: CE-LV-04 Fecha

Debilidades de Control Interno de Egresos Hecho por DL 07-01-07

Control y Liquidación de Viáticos Revisado por
ERE 08-01-07
31-12-2006

Al analizar las respuestas obtenidas en el cuestionario y las Referencia

narrativas de control y liquidación de viáticos y los resultados
obtenidos en las pruebas realizadas, pueden observarse las
siguientes debilidades:

CE –LV- 01
1. La Asociación no cuenta con procedimientos formales para DB 3/3 4.1
el control y liquidación de viáticos.

CE –LV-03
2. De acuerdo a la muestra seleccionada de liquidaciones de DB 3/3 4.2
viáticos se observó que no se tiene un control adecuado
sobre el tiempo de liquidación, ya que se observaron
anticipos por viáticos sin liquidar mayores a un mes.

REF: CE-VL-04  DB 3/3

 97

Asociación Maya Uayeb, ONG PT: CE-CO-01 Fecha

Narrativa de Egresos Hecho por ER 09-01-07

Compras de Bienes y Servicios Revisado
31-12-2006 por
ERE 10-01-07
INTRODUCCIÓN: Se realizó entrevista el 9 enero de 2007 a las 16:00 horas, con el Sr.
Mario Menchú encargado de compras, quien proporcionó la siguiente información:
 98
REF: DB 3/3 INICIO DEL PROCESO
1. Requisición y Solicitud de Compras: Toda requisición de compras de bienes debe
ser autorizada por la administración. Previo a la elaboración de la orden de compra
deben realizarse tres cotizaciones, para seleccionar la mejor opción en cuanto a
cantidad y precio. [CE-CH-03]

2. Elaboración y Autorización de Orden de Compra: El encargado de compras

elabora la orden de compra de acuerdo a la mejor cotización y solicita autorización
al administrador.

3. Recepción de Activos o Suministros: Al autorizar la orden de compra, encargado

de compras entrega la misma al proveedor, para iniciar la compra de suministros y/o
activos. Posteriormente, se reciben los activos y suministros adquiridos; el encargado
de compras es responsable de verificar la orden de compra, factura y activos
recibidos. [CE-CO-03] [CE-CH-03]

4. Elaboración de Contraseña de Pago: La secretaria elabora y entrega contraseña

de pago al proveedor por los bienes adquiridos y verificados por el encargado de
compras. [CE-CO-03]

5. Cancelación de Factura: La secretaria entrega copias de la contraseña de pago,

cotizaciones, solicitud y orden de compra al encargado de cuentas por pagar, para
realizar la retención del ISR de acuerdo al régimen fiscal del proveedor (cuando
aplique) y realizar el registro contable de la obligación contraída, posteriormente,
solicita cheque al encargado de emisión a través una solicitud de autorización de
pago para la cancelación de obligación. La secretaria es responsable de la entrega
del cheque al proveedor de acuerdo al horario establecido.

6. Registro y Codificación del Activo Fijo: En caso de adquisición de activos fijos,

estos se codifican para obtener un control adecuado de los mismos. Posteriormente,
encargado de compras entrega el bien al empleado responsable de su custodia, sin
embargo, no se realizan tarjetas de responsabilidad.

7. Control de Suministros: En el caso de suministros o materiales, el encargado de

compras entrega los materiales a las áreas solicitantes, a través de un control de
suministros y elabora tarjetas de kardex.

8. Recepción de Facturas de Servicios: En las facturas por concepto de servicios

adquiridos (agua, luz, teléfono) no se elabora contraseña de pago. Además se
efectúan las retenciones de impuestos correspondientes (cuando aplica) previo a
solicitar la cancelación respectiva. [CE-CH-03]
FIN DEL PROCESO
OBSERVACIÓN: Actualmente no se elaboran tarjetas de responsabilidad que evidencien la
adjudicación, responsabilidad y custodia de los activos fijos adquiridos.
REF: CE-CO-01  CE-CO-04

Asociación Maya Uayeb, ONG PT: CE-CO-02 Fecha

Cuestionario de Control Interno Hecho por ER 09-01-07

Compras Bienes y Servicios Revisado
31-12-2006 por
ERE 10-01-07
 99
Respuesta
No. DESCRIPCIÓN OBSERVACIONES Ref.
Si NO N/A
1. ¿Se emiten formatos preimpresos y
numerados de solicitudes, x
requisiciones, orden de compra?

2. ¿Se solicitan como mínimo tres

x
copias de cotizaciones?

3. ¿Aprueba la Junta Directiva todas

las compras de activos fijos y x
desembolsos?

4. ¿Se aseguran que los suministros y

activos adquiridos por la Asociación x
sean entregados antes de realizar el
pago respectivo?

5. ¿Se asegura la administración que

los activos fijos adquiridos sean x
codificados adecuadamente?
REF: DB 3/3 5.2
¿Existen tarjetas de responsabilidad
6. de todos y cada uno de los activos x CE-CO-04
Punto 2
fijos adquiridos?
7. ¿Existe una segregación
de
funciones para el registro y archivo x
de facturas pendientes de cancelar?

8. ¿Toda solicitud y orden de compra

x
las autoriza el administrador?
9. ¿Se encuentran asegurados los
vehículos de cualquier x
contingencia?
11. ¿Los impuestos por concepto de
retenciones se cancelan x
oportunamente?
REF: DB 3/3 5.1
12. ¿Existen procedimientos
documentados y formalizados para x
Compra de bienes y servicios? CE-CO-04
Punto 1
 100
REF: DB 3/3 5.3
13. ¿Existe resguardo adecuado de
bienes de la Asociación? x CE-CO-04
Punto 2

PT: CE-CO-03
Asociación Maya Uayeb, ONG
PRUEBA DE EGRESOS ADQUISICIONES DE ACTIVOS FIJO S Hecho ER
Al 31/12/06 por
Fecha 09/01/2007
Rev. ERE
REF: <--DB 3/3 5.2 y 5.3
por
Fecha 10/01/2007
Fecha de Atributos
Cantidad Adquisición Evaluados
Descripción ValorQ A B C D E F -->CE-CO-
Computadora Portátil HP Pavilon, 04
Memoria de
RAM 512, Disco Dura 1GB Procesador -->CE-CO-04 --
02/02/2006
1 Pentium 15000.00 OK X X N/A OK OK
>CE-CO-04
Pick up doble cabina marca Toyota
Modelo
1 2006 color metálico, Placa P-741155 03/03/2006 200000.00 OK X OK OK OK OK
Pick up doble cabina marca Mitsubishi
Modelo -->CE-CO-
04
1 2000 color negro, Placa P-851212 25/10/2006 120000.00 OK X OK OK OK OK
Computadora Portátil DELL, Memoria
de A: Activo fijo
RAM 512, Disco Dura 1GB Procesador codificado
1 Pentium 28/12/2005 10000.00 OK X OK N/A X OK B: Se registro el
activo en tarjetas de
responsabilidad
C: Activo fijo se encuentra en el inventario
D: Vehículos asegurados contra cualquier contingencia
E: Verificación de existencia documentación de soporte (factura original, cotizaciones, orden de compra, contraseña,
solicitud de pago y cheque) F: Activo a nombre de la Asociación
REF: CE-CO-C3 --> CE-CO-04 punto 2
Atributo Cumplido: OK
Atributo No Cumplido: X Conclusión: No se elaboran tarjetas de responsabilidad por los
bienes adquiridos para utilización de la Asociación. Además observamos que la computadora
portátil adquirida el 02/02/06 se extravío. Verificado físicamente
 101

Asociación Maya Uayeb, ONG PT: CI-04 Fecha

Debilidades de Control Interno de Egresos Hecho por ER 09-01-07

Compra Bienes y Servicios Revisado
31-12-2006 por ERE 10-01-07

Al analizar las respuestas obtenidas en el cuestionario y las Referencia

narrativas de compra de bienes y servicios y los resultados
obtenidos en las pruebas realizadas, pueden observarse las
siguientes debilidades:

CE –CO- 02
1. La Asociación no cuenta con procedimientos formales para

el proceso de compras de bienes y adquisición de DB 3/3 5.1

servicios.

CE –CO- 03
2. De acuerdo a la muestra seleccionada de adquisiciones de DB 3/3 5.2
activos fijos, se observó lo siguiente:
DB 3/3 5.3

a) La Asociación no elabora tarjetas de

responsabilidades sobre los bienes adquiridos y
adjudicados a los empleados.

b) Extravío de una computadora Portátil HP Pavilon,

adquirida el 02-02-06 y valorada en Q 15,000.00

REF: CE-CO-04  DB 3/3

 102

4.3 ANALISIS E INTEGRACIÓN DE RESULTADOS

Después de recopilada la información necesaria sobre la eficiencia de las

operaciones de ingresos y egresos de la Asociación y determinadas las deficiencias
del control interno, se procede a presentar el diagnóstico de la evaluación realizada,
colocando los hallazgos o deficiencias detectadas, las consecuencias y
recomendaciones o propuestas para mejorar las operaciones. A continuación se
presenta el informe de debilidades de control interno, discutido con la Administración
de la Asociación Maya, ONG.

ELJA ODETH RAMÍREZ ESCOBAR

CONTADOR PÚBLICO Y AUDITOR
00 CALLE 14-07, ZONA 1 * TELEFONO: 5833-8877 * GUATEMALA, C.A.

INFORME DE DEBILIDADES

Junta Directiva
Asociación Maya Uayeb, ONG
0 Avenida 6-40, Zona 1
 103

Guatemala, 19 de enero de 2007

Estimados señores:

Durante el estudio y evaluación de las operaciones de ingresos y egresos de la

Asociación Maya Uayeb, ONG al 31 de diciembre del 2006, se observaron aspectos
importantes sobre las debilidades del diseño y operación del control interno, los
cuales necesitan de acciones correctivas, como mejorar los controles establecidos;
por lo que se incluyen en el presente informe las medidas pertinentes:

1. Falta de Manuales de Procedimientos [DB 1/3 - 1.1]

No existen manuales de procedimientos de control interno que indiquen las

responsabilidades y funciones de los empleados, con respecto a transacciones de
ingresos y egresos.

Efecto:
Operaciones inadecuadas y no autorizadas, derivado de la inexistencia de un
documento que proporcione información sobre las operaciones y funciones de los
empleados existentes y de nuevo ingreso.

Recomendación:
Implementar manuales de procedimientos administrativos y contables que
incrementen la eficiencia de las operaciones, obteniendo así información financiera
veraz, confiable y oportuna para la toma de decisiones.

2. Fondos No Depositados en Forma Intacta y Oportuna [DB 1/3 1.2 al 1.4]

Los ingresos de la Asociación no se depositan de manera intacta y oportuna (a más

tardar el siguiente día hábil de su recepción).

Efecto:
Utilización de fondos de la Institución para fines personales.
 104
Recomendación:
Definir controles detectivos para validar el manejo adecuado de los fondos de la
Asociación, a través de cortes de caja diarios, así como la elaboración de informes
de disponibilidad de fondos, los cuales no se realizan actualmente.

3. Falta de Segregación de Funciones [DB 1/3 1.5, DB 2/3 1.3]

Inadecuada segregación de funciones en el manejo de efectivo; en la emisión y

custodia de cheques en blanco; y en la entrega y custodia de los cheques no
reclamados.

Efecto:
Exposición de la Asociación a fraudes internos por parte del personal.

Recomendación:
Evitar asignar al personal responsabilidades en donde tengan el control de una actividad
desde el principio hasta el final para evitar conflicto de intereses.

4. Conciliaciones Bancarias sin Evidencia de Elaboración, Revisión y

Autorización [DB 1/3 1.6]

Las conciliaciones bancarias de la Asociación no contienen evidencia de la fecha y firma

de elaboración, revisión y autorización por parte del personal responsable.

Efecto:
La falta de supervisión y control de los saldos bancarios.

Recomendación:
Que las personas que elaboren, revisen y autoricen las conciliaciones bancarias
dejen evidencia de su labor, con el fin de identificar a los responsables en el caso
que se presente información incorrecta.

5. Deficiencias en la Emisión de Cheques [DB 1/3 1.2, DB 2/3 1.4]

Se observaron las siguientes deficiencias en cheques emitidos:

a) Sin sello de NO NEGOCIABLE
b) Sin documentación de soporte completa
 105
c) Sin firma de elaborado, revisado y autorizado
d) Documentación de soporte no anulada con el sello de PAGADO CON CHEQUE No.
e) Se observó un cheque al portador

Efecto:
De las deficiencias anteriores se pueden originar los siguientes efectos:
a) Que los cheques puedan ser cambiados por personas distintas a sus beneficiarios.
b) Falta de soporte de los registros contables.
c) No se deja evidencia de los responsables en las actividades de la emisión de cheques.
d) Utilización de la documentación para fines fraudulentos y/o duplicidad de pagos.
e) Susceptibilidad de transferencia de fondos a beneficiarios no autorizados.

Recomendación:
Implementación de un procedimiento de emisión de cheques donde existan políticas y
operaciones definidas.

6. Transferencia de Fondos Entre Proyectos No Autorizadas [DB 2/3 1.5]

Se observó una transferencia de fondos sin la evidencia documental de la autorización del

ente donante, lo cual contraviene los convenios establecidos.

Efecto:
Suspensión del financiamiento de parte de los entes donantes por incumplimiento a
los convenidos establecidos.

Recomendación:
No realizar transferencias de fondos sin contar con la documentación autorizada por
parte de los entes donantes.

7. Deficiencias en el Manejo de Fondos de Caja Chica [DB 2/3 2.2 al 2.4]

Del manejo de los fondos de caja chica se observaron las siguientes deficiencias:
a) Vales no autorizados por parte de la administración
b) Canje de cheques personales con los fondos de caja chica
c) No se realizan arqueos de caja chica al encargado del fondo

Efectos:
Utilización de los fondos de la Asociación para fines personales.

Recomendación:
 106
Que se reinstruya al personal para el adecuado manejo de los fondos de la caja chica y
que el contador general realice arqueos sorpresivos.

8. Contingencias Laborales [DB 2/3 3.2 , DB 3/3 3.7]

Al verificarse los aspectos laborales de la institución se observaron las siguientes deficiencias:

a) Contratos de trabajo sin certificación y autorización del Ministerio de Trabajo.
b) Actualmente la Asociación, no posee un reglamento interno de trabajo.

Efecto:
Contingencias laborales por incumplimiento a las estipulaciones de la legislación laboral.

Recomendación:
Las recomendaciones a los efectos de las deficiencias arriba mencionadas son:

a) Que se envíen dichos contratos al Ministerio de Trabajo. Además enviar los

contratos del personal de nuevo ingreso de manera oportuna, para evitar
sanciones por parte del Ministerio de Trabajo.

b) Establecer un reglamento interno de trabajo y que este sea enviado al

Ministerio de Trabajo para su validación. Así mismo, colocar dicho
reglamento en un lugar visible, para conocimiento del personal.

9. Nóminas de Empleados sin Evidencia de Elaboración, Revisión y

Autorización [DB 3/3 3.5]

Las nóminas de la Asociación no contienen firma y fecha de elaborado, revisado y autorizado

por el personal responsable.

Efecto:
Falta de validación de nómina y susceptibilidad de colaboradores no existentes en la
Asociación.

Recomendación:
Se debe dejar evidencia documental de cada una de las responsabilidades del
personal, con el propósito de validar de que no se incluyan personas que no laboran
para la Asociación.

10. Deficiencias en Expedientes Laborales [DB 3/3 3.3, 3.4 y 3.6]

En los expedientes laborales revisados se observaron las siguientes deficiencias:

 107
a) Falta del documento de autorización de aumento salarial
b) No se realizan retenciones del ISR a empleados afectos
c) Falta de finiquito laboral firmado por empleados dados de baja

Efecto:
Los efectos de las deficiencias anteriores son:
a) Aumentos no autorizados
b) Reparos y multas de parte de la SAT
c) Continencias laborales por falta de evidencia en el pago de prestación laborales en
caso de reclamos por parte de ex-empleados.

Recomendación:
Las recomendaciones a los efectos de las deficiencias arriba mencionadas son:
a) Se debe dejar constancia escrita de los aumentos salariales en los expedientes de los
empleados.
b) Cumplir con lo establecido en la ley del ISR en lo aplicable al régimen de asalariados.
c) Que al momento de pagar las prestaciones laborales se constate que efectivamente
los ex–empleados firmen el finiquito correspondiente.

11. No Existen Políticas Sobre el Período de Liquidación de Viáticos [DB 3/3 4.2]

No existe un control de la antigüedad de los anticipos por viáticos que se encuentran

pendientes de liquidar.

Efecto:
Gastos no reportados oportunamente al departamento contable, así como, apropiación de
fondos de la Asociación por la falta de liquidación.

Recomendación:
Definir políticas y procedimientos que garanticen la correcta liquidación y control de
viáticos.

12. Falta de Control de Activos Fijos [DB 3/3 5.2 y 5.3]

Al verificarse los activos fijos, se observaron las siguientes deficiencias:

a) No existen tarjetas de responsabilidad

b) Pérdida de una computadora portátil
 108
Efecto:
Que los bienes de la Asociación sea susceptibles de robo, pérdida o daños por mala
utilización.

Recomendación:
Implementar la práctica de elaboración de tarjetas de responsabilidad por cada
empleado, con el propósito de trasladar las responsabilidades de la custodia y
adecuada utilización de los activos asignados.

De acuerdo a la evaluación de las operaciones de ingresos y egresos, se diagnostica

que las deficiencias encontradas son consecuencia principal de la falta de
implementación de un manual de procedimientos de control interno, que oriente al
personal existente y de nuevo ingreso de la Asociación, en la correcta ejecución de
sus operaciones. Y cumpliendo con el compromiso adquirido, adjunto un manual de
procedimientos de control interno de ingresos y egresos en calidad de propuesta
para su análisis y aprobación posterior.

Atentamente,

Elja Odeth Ramírez Escobar

Contador Público y Auditor
No. Colegiado: XXX
 109

4.4 PROPUESTA DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO DE

INGRESOS Y EGRESOS

De acuerdo al informe de debilidades presentado a la Junta Directiva, se evidenció

la existencia de deficiencias de control interno, basado en que no se cuenta con una
adecuada separación de funciones y como parte del compromiso adquirido se
presenta a continuación el organigrama y funciones básicas propuestas para el
departamento contable, así mismo el manual de procedimientos de control interno
de ingresos y egresos que ayudará a la disminución de las debilidades existentes
como lograr una adecuada segregación de funciones.

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD ASOCIACIÓN MAYA UAYEB, ONG

CONTADOR
GENERAL

SECRETARIA

ASISTENTE ASISTENTE ASISTENTE ASISTENTE

#1 #2 #3 #4

Contador  Validaciones de registros contables

General  Revisión de documentación, presupuestos e informes
 Custodia de formas en blanco
 Resguardo de los cheques no reclamados
 Verificación de libros contables
 Elaboración de informe de disponibilidad de fondos
Asistente # 1  Recepción de donaciones y/o aportaciones
 Cuadre de caja
 Inventarios suministros y materiales
Asistente # 2  Emisión de cheques
 Archivo contable
 Control de activos fijos
Asistente # 3  Nóminas de empleados
 110
 Liquidación a empleados
 Control de viáticos
 Elaboración de conciliaciones bancarias
Asistente # 4  Registro de las operaciones y manejo de las cuentas por
pagar
 Pago de impuestos
Secretaria  Manejo del fondo de caja chica
Contadora  Recepción de facturas y emisión de contraseña de pago
 Pago de cheques
 ASOCIACIÓN MAYA UAYEB, ONG

PROPUESTA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
INTERNO DE INGRESOS Y EGRESOS

2007

ASOCIACIÓN MAYA UAYEB, ONG

Manual de Procedimientos de Control FECHAS

Interno de Ingresos y Egresos Creación: 02 02 07
Modificación
ÍNDICE
Versión No. 1. 0

Código No. Nombre Del Procedimiento Página No.

 112

MPI-001 Control de Donaciones y Aportaciones 1

MPE-001 Emisión, Autorización y Pago de Cheques 7
MPE-002 Utilización y Reintegro de Caja Chica 13
MPE-003 Pago de Nómina a Empleados 17
MPE-004 Liquidación a Empleados 22
MPE-005 Control y Liquidación de Viáticos 26
MPE-006 Control de Compras 33
MPE-007 Gastos Diversos 40
MPE-008 Pago de Cuotas Laborales y Patronales 44
MPE-009 Pago de Impuestos Retenidos 48
MPE-010 Transferencia de Fondos 54
MPE-011 Conciliaciones Bancarias 58

ASOCIACIÓN MAYA UAYEB, ONG

Manual de Procedimientos de Control FECHAS

Interno de Ingresos y Egresos Creación: 03 02 07
Modificación
INTRODUCCIÓN
Versión No. 1. 0

El manual contiene los procedimientos de acuerdo a la magnitud de las operaciones

que realiza el personal de la Asociación Maya Uayeb, ONG, estos son divididos en
procedimientos de ingresos y egresos.

El propósito de la elaboración de dicho manual de procedimientos de control interno

de ingresos y egresos, es trasmitir por un medio escrito el sistema de control interno
 113
de la asociación maya, ONG, para que los empleados de la misma unifiquen
criterios y realicen las actividades dirigidas al cumplimiento de sus objetivos.
Además servirá de guía para la capacitación de personal nuevo.

Cada uno de los procedimientos de ingresos y egresos está compuesto así:

Objetivo, que establece y justifica la elaboración de dicho procedimiento.
Alcance, contiene una breve descripción del inicio hasta finalización del
procedimiento.

Políticas, determinadas por la administración en el desarrollo de cada

procedimiento.

Puntos de control, que sobresalen en diagrama de flujo y que son relevantes.

Glosario de términos significado de siglas o palabras inmersas en la
redacción del procedimiento.
Diagrama de flujo, representa la diagramación de serie de pasos
consecutivos que integran dicho procedimiento.
Formatos, se refieren en el procedimiento correspondiente y se anexo al final
del mismo.

Por último los procedimientos cobrarán vigencia a partir de la publicación y/o

presentación del manual y los cuales se actualizarán anualmente

ASOCIACIÓN MAYA UAYEB, ONG

Manual de Procedimientos de Control FECHAS

Interno de Ingresos y Egresos Creación: 03 02 07
Modificación
OBJETIVOS GENERALES
Versión No. 1. 0

El presente manual esta diseñado para facilitar la función administrativa de los

empleados de la Asociación Maya Uayeb, ONG, como incrementar la eficiencia
 114

operativa, obtener información financiera y operativa veraz, confiable y oportuna.

El manual de procedimientos de control interno de ingresos y egresos también
tiene como objetivos los siguientes:

1. Documentar los procedimientos administrativos de tal manera, que proporcione

una guía para su ejecución.

2. Facilitar el entrenamiento del personal nuevo.

3. Proporcionar el respaldo necesario para futuras revisiones por parte de
auditorias externas.

4. Plasmar las políticas o lineamientos básicos para ejecución de sus actividades

y recursos para el funcionamiento de los proyectos que administre la Asociación.
A continuación se establecen los principales lineamientos para su actuación:

Todos bienes pertenecen exclusivamente a la Asociación y no podrán ser

utilizados para intereses personales.

Toda la documentación financiera y operativa es de carácter confidencial y

debe ser resguardada por el departamento de contabilidad.

Las formas en blanco deben ser custodiadas por el contador general de la

Asociación.

Los ingresos percibidos deben depositarse íntegramente a más tardar al

siguiente el día hábil.

Deberán efectuarse diariamente corte de caja por los ingresos percibidos.

No se cambiaran cheques personales.
Se utilizan únicamente formatos internos preimpresos y autorizados.
Todos egresos deben ser autorizados por la Junta Directiva.
ASOCIACIÓN MAYA UAYEB, ONG

Manual de Procedimientos de Control FECHAS

Interno de Ingresos y Egresos Creación: 03 02 07
Modificación
OBJETIVOS GENERALES
Versión No. 1. 0
 115
Por ningún motivo se aceptarán facturas que no contengan régimen fiscal de
los proveedores.

A todo empleado de la Asociación, deberá extenderse una tarjeta de

responsabilidad.

Los empleados deben ser contratados formalmente y de acuerdo a la ley.

Las obligaciones de la asociación deben ser canceladas oportunamente.
No deberán haber préstamos personales de los ingresos percibidos.
Los viáticos por movilización y otros gastos, deberán ser comprobables y
reembolsables. En casos justificables y autorizados por el administrador se
emitirá factura especial, por todos aquellos gastos que no se pueda obtener
factura, por cualquier circunstancia.

Todos los cheques emitidos deben contener el sello de NO NEGOCIABLE.

Es responsabilidad del departamento de contabilidad velar que todo registro
contable se encuentre debidamente documentado.

Las donaciones serán recibidas a través de cheques, efectivo y transferencias

bancarias. Los cheques deberán emitirse a nombre de Asociación Maya
Uayeb, ONG.

De acuerdo a los convenios establecidos, los entes donantes se encuentran

facultados para revisar y evaluar el cumplimiento de los objetivos, a través
de efectuar auditorias sobre los fondos entregados a la Asociación.
 116

ASOCIACIÓN MAYA UAYEB, ONG

Manual de Procedimientos de Control FECHAS

Interno de Ingresos y Egresos Creación: 03 02 07
Modificación
SIMBOLOGÍA
Versión No. 1. 0
 117

ASOCIACIÓN MAYA, ONG

CÓDIGO
Manual de Procedimientos de Control INGRESOS Fecha de
MPI-001
Interno Creación: 03 02 07
Procedimiento: Modificación

ELABORADO POR: REVISADO POR: AUTORIZADO POR:

(03-03-07) Analista (12-03-07) Administrador (01-04-07)Presidente de J.D
 118

CONTROL DE DONACIONES Y APORTACIONES Versión No. 1. 0 No. Hojas

1-61

I. OBJETIVO

Establecer un procedimiento adecuado para el manejo de las donaciones en

efectivo que percibe la asociación.

II. ALCANCE
El presente procedimiento comprende la recepción del efectivo aportado por el
ente donante a la asociación hasta la disponibilidad de los fondos para la
ejecución de determinado proyecto.

III. POLÍTICAS DE CONTROL

 Los fondos serán utilizados exclusivamente para llevar a cabo cada uno de
los proyectos establecidos por la asociación, aprobados por el ente donante.

 Se prohíbe a los funcionarios y empleados de la asociación hacer uso de los

bienes de la misma para fines propios.

 Toda donación en efectivo se deposita en la cuenta del proyecto

correspondiente.

 Extender recibos de caja prenumerados, impresos y autorizados por la SAT,

para registrar el ingreso percibido por cada una de las donaciones.

 En caso de tachones, manchas errores u omisiones, debe anularse

colocando la palabra ANULADO en los recibos y copias respectivas;
archivándolas correlativamente.

ELABORADO POR: REVISADO POR: AUTORIZADO POR:

(03-03-07) Analista (12-03-07) Administrador (01-04-07)Presidente de J.D
 119

ASOCIACIÓN MAYA, ONG

CÓDIGO
Manual de Procedimientos de Control INGRESOS Fecha de
MPI-001
Interno Creación: 03 02 07
Procedimiento: Modificación No. Hojas
CONTROL DE DONACIONES Y APORTACIONES 2-61
Versión No. 1. 0

 La persona responsable del manejo de los talonarios de recibos de caja,

deberá llenarlos a máquina, especificando el motivo, origen, ente donante,
nit, fecha y cantidad recibida, así como firma de recibido.

 El resguardo de los talonarios de los recibos en blanco estará a cargo del

contador general.

 El endoso de los cheques a depositar serán a nombre de la asociación y al

número de cuenta bancaria del proyecto correspondiente, estampándose al
reverso el sello “UNICAMENTE PARA DESPOSITAR EN LA CTA. NO.000-
000-0000 DE ASOCIACIÓN MAYA UAYEB, ONG.”

 Es responsabilidad directa del asistente contable depositar las donaciones

intactas e íntegramente a más tardar al día hábil siguiente de la recepción
del cheque.

IV. PUNTOS DE CONTROL

 Asistente de contable efectúa diariamente hoja de ingresos y cortes de caja
de las donaciones y/ aportaciones recibidas.

 Contador general, previo a realizar el depósito correspondiente verifica el

corte de caja y hoja de ingresos diarios.

V. GLOSARIO
 SAT: Superintendencia de Administración Tributaria.

ELABORADO POR: REVISADO POR: AUTORIZADO POR:

(03-03-07) Analista (12-03-07) Administrador (01-04-07)Presidente de J.D
 120

 Convenio: Acuerdo libre y voluntario de dos o más personas para crear,

modificar o dar por terminados derechos y obligaciones entre las partes.
ASOCIACIÓN MAYA, ONG
CÓDIGO
Manual de Procedimientos de Control INGRESOS Fecha de
MPI-001
Interno Creación: 03 02 07
Procedimiento: Modificación No. Hojas
CONTROL DE DONACIONES Y APORTACIONES 3-61
Versión No. 1. 0

 Donación en efectivo: Constituyen las aportaciones monetarias que

percibe la asociación de parte de los entes donantes.

 Recibo de caja: Es un documento mediante el cual una persona o entidad

acredita haber recibido de otra, una determinada suma de dinero en efectivo
y sirve de comprobante de pago.

 Banca Remota: Conexión a través de Internet a la banca para la

visualización e impresión de movimientos o estados de cuenta de cada uno
de los proyectos.

ELABORADO POR: REVISADO POR: AUTORIZADO POR:

(03-03-07) Analista (12-03-07) Administrador (01-04-07)Presidente de J.D
 121

ASOCIACIÓN MAYA UAYEB, ONG

CÓDIGO
Manual de Procedimientos de Control INGRESOS Fecha de
MPI-001
Interno Creación: 03 02 07
Procedimiento: Modificación No. Hojas
CONTROL DE DONACIONES Y APORTACIONES 4-61
Versión No. 1. 0
122
 123

ASOCIACIÓN MAYA UAYEB, ONG

CÓDIGO
Manual de Procedimientos de Control INGRESOS Fecha de
MPI-001
Interno Creación: 10 02 07
Procedimiento: Modificación No. Hojas
CONTROL DE DONACIONES Y APORTACIONES 5-61
Versión No. 1. 0
 124
Anexo 1

Anexo 11
Asociación Maya Uayeb, ONG
0 Avenida 6-40, Zona 1
Tel. 23221881

HOJA DE INGRESOS DIARIOS

Periodo: Del________ al ____________

Fecha de APORTANTE / DONANTE DOCUMENTO DE INGRESO

Recepción Nombre Recibo No. Efec /Cheq./Transf. Banco MONTO Q OBSERVACIONES

TOTAL DE INGRESOS
Depósito Banco:___________________ _Cantidad a Depositar Q_______________
Boleta No.________________________ _Fecha:___________________________________

Firma de Elaborado Firma de Revisado

ASOCIACIÓN MAYA UAYEB, ONG

CÓDIGO
Manual de Procedimientos de Control INGRESOS Fecha de
MPI-001
Interno Creación: 10 02 07
Procedimiento: Modificación No. Hojas
CONTROL DE DONACIONES Y APORTACIONES 6-61
Versión No. 1. 0
 125
Asociación Maya Uayeb, ONG
0 Avenida 6-40, Zona 1
Tel.23221881

CORTE DIARIO DE CAJA

I. Efectivo
Monedas/ Billetes Cantidad Denominación Total

II. Cheques
Nombre No. Cheque Banco Valor Q.

III. Depósitos y/o Transferencias

Descripción No. Banco Valor Q.

Q
TOTAL RECIBIDO Q

TOTAL IMPORTE RECIBIDO

Del Al Total Recib.

Total Recibido Q
(-) Depósito y/o Transferencia
Total a Depositar

( F ). ( F ).
Elaborado Vo. Bo.

ANEXO 18

Asociación Maya Uayeb, ONG

0 Avenida 6-40, Zona 1
Tel.23221881

INFORME DIARIO DE DISPONIBILIDAD DE FONDOS

AL:__________________________

SALDO DEL DÍA ANTERIOR Q

MOVIMIENTO DE CUENTAS BANCARIAS

Movimiento
No. Proyecto No. Cuenta Banco Debito Crédito Saldo

SALDO TOTAL DEL DÍA Q

( F)____________________ ( F)____________________

ELABORADO POR: Vo.Bo:

ANEXO 19

ASOCIACIÓN MAYA, ONG

CÓDIGO
Manual de Procedimientos de Control EGRESOS Fecha de
MPE-001
Interno Creación: 03 02 07
Procedimiento: Modificación
 126
EMISIÓN, AUTORIZACIÓN Y ENTREGA DE CHEQUES Versión No. 1. 0 No. Hojas
7-61

I. OBJETIVO
Definir el procedimiento adecuado de la emisión de cheques, para la adquisición
de bienes y servicios, pago de nóminas, viáticos, pago de impuestos y otros
gastos; que sean necesarios para el cumplimiento de los objetivos de los
proyectos.

II. ALCANCE
El presente procedimiento comprende desde la solicitud de emisión del cheque
hasta su entrega como resguardo de los cheques no reclamados

III. POLÍTICAS DE CONTROL

 El contador general es responsable de la custodia de los cheques en blanco,
dentro de una caja fuerte.

 Se emiten cheques de la cuenta bancaria del proyecto respectivo y por

erogaciones mayores de Q 300.00 en adelante.

 No se emiten cheques al PORTADOR y post-fechados.

 Por ningún motivo se firman cheques en blanco.
 Los cheques se emiten con la palabra NO NEGOCIABLE.
 Los cheques anulados con sus respectivas copias, se sellan con la palabra
ANULADO, se mutilan y archiva correlativamente.

 El asistente contable no emite cheques que no cumplan con los siguientes

requisitos:

• Para viáticos: Solicitud de viáticos autorizada

• Para alquileres, primas de seguros de activos fijos, gastos de luz, agua,
teléfono, honorarios profesionales y otros gastos se requiere: Solicitud y
autorización de pago adjuntando las facturas respectivas.
 127

ELABORADO POR: REVISADO POR: AUTORIZADO POR:

(03-03-07) Analista (12-03-07) Administrador (01-04-07)Presidente de J.D
ASOCIACIÓN MAYA UAYEB, ONG
CÓDIGO
Manual de Procedimientos de Control EGRESOS Fecha de
MPE-001
Interno Creación: 10 02 07
Procedimiento: Modificación No. Hojas
EMISIÓN, AUTORIZACIÓN Y ENTREGA DE CHEQUES 8-61
Versión No. 1. 0

• Pago de sueldo y liquidaciones laborales se requieren: Nómina de sueldos

autorizada y boletas de pago; finiquito y hoja de cálculo.

• Para reintegro de fondo de caja chica: Formato de reintegro de caja chica

autorizado como documentación de soporte.

 Pago de impuestos y cuotas del IGSS: Solicitud y autorización de pago,

formularios, planilla del IGSS y recibos correspondientes.

 Para compra de activos y suministros: Solicitud de compra, cotización

seleccionada y orden de compra autorizada.

 Se cuenta con firmas mancomunadas en las cuentas bancarias de cada uno

de los proyectos. Las personas facultadas para la autorización de cheques
serán únicamente presidente y tesorero de la junta directiva.

 En caso, de la sustitución o cambio de los miembros de la junta directiva, debe

notificarse a las instituciones bancarias, el cambio de firmas autorizadas.

 Se han seleccionado los días miércoles para que se reúna la junta directiva y
proceda a firmar los cheques emitidos.

 Los cheques vouchers deben contener evidencia de fecha y firma de

elaboración, revisión, autorización y recibido conforme.

 El día y horario de pago a los beneficiarios determinado por la administración

es el día viernes de 2:00 a 4:00 p.m.

 Los cheques pagados se archivan correlativamente, con sus respectivos

documentos de soporte y separados de acuerdo a la fecha de emisión.
 128
 Los comprobantes que constituyan la documentación de soporte de la
erogación efectuada por medio de cheque, deben estar a nombre de la
asociación y reunir los requisitos fiscales.

ELABORADO POR: REVISADO POR: AUTORIZADO POR:

(03-03-07) Analista (12-03-07) Administrador (01-04-07)Presidente de J.D
ASOCIACIÓN MAYA UAYEB, ONG
CÓDIGO
Manual de Procedimientos de Control EGRESOS Fecha de
MPE-001
Interno Creación: 10 02 07
Procedimiento: Modificación No. Hojas
EMISIÓN, AUTORIZACIÓN Y ENTREGA DE CHEQUES 9-61
Versión No. 1. 0

 Además se invalida la documentación con la palabra PAGADO CON CHEQUE

NO. en el momento de la emisión de los cheques respectivos.

 Se anula todo cheque emitido que no haya sido entregado al beneficiario y se

encuentre dentro de la prescripción legal.

 En el caso, de robo o extravío de cheques, el administrador debe notificar al

banco, para que no realice el pago respectivo.

IV. PUNTOS DE CONTROL

El asistente contable será responsable de velar el cumplimiento de los siguientes
puntos de control:

 Revisar que la documentación este completa y autorizada por los funcionarios

correspondientes.

 Sellar todos los cheques con la palabra NO NEGOCIABLE como medida de

seguridad y que no sea transferible a otro beneficiario.

 Sellar inmediatamente con la palabra ANULADO los cheques que por

equivocación sean elaborados incorrectamente.

 Sellar la documentación de soporte de los cheques emitidos con la palabra

PAGADO CON CHEQUE NO. para que dicha información no sea

procesada nuevamente, evitando actividades fraudulentas.

 129

V. GLOSARIO

 Emisión: Consiste en producir y colocar en circulación títulos de crédito o

valores en el Sistema Bancario Nacional.

ELABORADO POR:
REVISADO POR: AUTORIZADO POR:
(03-03-07) Analista (12-03-07) Administrador (01-04-07)Presidente de J.D
ASOCIACIÓN MAYA UAYEB, ONG
CÓDIGO
Manual de Procedimientos de Control EGRESOS Fecha de
MPE-001
Interno Creación: 10 02 07
Procedimiento: Modificación No. Hojas
EMISIÓN, AUTORIZACIÓN Y ENTREGA DE CHEQUES 10-61
Versión No. 1. 0
 130

ASOCIACIÓN MAYA UAYEB, ONG

CÓDIGO
Manual de Procedimientos de Control EGRESOS Fecha de
MPE-001
Interno Creación: 10 02 07
Procedimiento: Modificación No. Hojas
EMISIÓN, AUTORIZACIÓN Y ENTREGA DE CHEQUES 11-61
Versión No. 1. 0
 131

ASOCIACIÓN MAYA UAYEB, ONG

CÓDIGO
Manual de Procedimientos de Control EGRESOS Fecha de
MPE-001
Interno Creación: 10 02 07
Procedimiento: Modificación No. Hojas
EMISIÓN, AUTORIZACIÓN Y ENTREGA DE CHEQUES 12-61
Versión No. 1. 0
 132

Anexo 3

ASOCIACIÓN MAYA UAYEB, ONG

CÓDIGO
Manual de Procedimientos de Control EGRESOS Fecha de
MPE-
Interno Creación: 12 02 07 002
Procedimiento: Modificación No. Hojas

UTILIZACIÓN Y REINTEGRO DE CAJA CHICA 13-61

Versión No. 1. 0

I. OBJETIVO
Garantizar la correcta utilización y reintegro del fondo de caja chica de la
asociación, para los desembolsos menores.

II. ALCANCE
 133

El procedimiento inicia con la solicitud del empleado autorizado para realizar un

gasto, entrega del monto requerido, recepción de documentos y finaliza con el
reintegro del fondo de caja chica.

III. POLÍTICAS DE CONTROL

 El fondo autorizado para caja chica es de Q 1,000.00
 El limite máximo para desembolso del fondo es de Q300.00  La custodia del
fondo esta a cargo de la secretaria de la Asociación.

 Se prohíbe cambiar cheques personales.

 Todos los comprobantes que integran el fondo deben ser revisados y
autorizados por el contador general.

 Los reintegros del fondo de caja chica se realizan una vez agotado el 70%
dicho fondo y de acuerdo al formato establecido.

 Los cheques por reintegro del fondo se harán a nombre del encargado del
fondo de caja chica.

 La documentación de soporte debe contener los siguientes requisitos fiscales:

Nombre completo, NIT de la asociación y fecha del documento.

 El cheque de reintegro del fondo se extiende únicamente por la cantidad de

documentos correctos.

 Los comprobantes que integran el formato de reintegro de caja chica deben

ser archivados en orden cronológico adjuntado al vouchers y se

ELABORADO POR: REVISADO POR: AUTORIZADO POR:

(03-03-07) Analista (15-03-07) Administrador (01-04-07)Presidente de J.D
ASOCIACIÓN MAYA UAYEB, ONG
CÓDIGO
Manual de Procedimientos de Control INGRESOS Fecha de
MPE-
Interno Creación: 12 02 07 002
Procedimiento: Modificación No. Hojas

UTILIZACIÓN Y REINTEGRO DE CAJA CHICA 14-61

Versión No. 1. 0
 134
invalidan con el sello de PAGADO CON CAJA CHICA.
 Únicamente se aceptan vales de caja de chica autorizados por el
administrador.

 Los vales de caja chica deben liquidarse, con un máximo de 3 días siguientes
a la fecha de emisión.

 Los faltantes de caja chica serán responsabilidad del encargado de la misma.

Y los sobrantes serán depositados en las cuentas bancarias a nombre de la
asociación.

 Es responsabilidad del contador general realizar arqueos periódicos sobre el

manejo del fondo de caja chica.

IV. PUNTOS DE CONTROL

 El contador general revisa los reintegros de caja chica para validar la correcta
utilización de los fondos.

 El administrador autoriza los desembolsos del fondo de caja chica.

V. GLOSARIO
 Fondo de caja chica: Es el fondo y cuenta asignada para realizar gastos
menores en beneficio de la asociación.

 Vale de caja chica: Documento que contiene una promesa escrita en el cual
una persona se obliga al reintegro en comprobantes o efectivo, de la suma
proporcionada.

ELABORADO POR: REVISADO POR: AUTORIZADO POR:

(03-03-07) Analista (15-03-07) Administrador (01-04-07)Presidente de J.D
 116

ASOCIACIÓN MAYA UAYEB, ONG

 136

Manual de Procedimientos de Control EGRESOS Fecha de CÓDIGO

Interno Creación: 12 02 07 MPE-
002
Procedimiento: Modificación No. Hojas

UTILIZACIÓN Y REINTEGRO DE CAJA CHICA 15-61

Versión No. 1. 0

ELABORADO POR: REVISADO POR: AUTORIZADO POR:

(03-03-07) Analista (17-03-07) Administrador (01-04-07) Presidente de J.D
 117

ASOCIACIÓN MAYA UAYEB, ONG

CÓDIGO
Manual de Procedimientos de Control INGRESOS Fecha de
MPE-
Interno Creación: 12 02 07 002
Procedimiento: Modificación No. Hojas

UTILIZACIÓN Y REINTEGRO DE CAJA CHICA 16-61

Versión No. 1. 0
 138

Anexo 4

Anexo 5

ASOCIACIÓN MAYA UAYEB, ONG

CÓDIGO
Manual de Procedimientos de Control EGRESOS Fecha de

ELABORADO POR: REVISADO POR: AUTORIZADO POR:

(03-03-07) Analista (17-03-07) Administrador (01-04-07) Presidente de J.D
 Interno Creación: 17 02 07 MPE-
003
Procedimiento: Modificación No. Hojas
17-61
PAGO DE NÓMINAS A EMPLEADOS Versión No. 1. 0

I. OBJETIVO
Establecer un procedimiento adecuado para el control del pago de los sueldos
a empleados de la asociación.

II. ALCANCE
Este procedimiento comprende desde la elaboración de la nómina de sueldos
hasta el pago al empleado de la asociación como resguardo de la nómina.

III. POLÍTICAS DE CONTROL

 Se elabora la nómina con cinco días de anticipación a la fecha de pago.
 Es responsabilidad del asistente contable encargado de nóminas actualizar
el libro de salarios, posteriormente a la autorización de nómina mensual.

 Se debe entregar la nómina de sueldos autorizada al asistente contable

encargado de la emisión de cheques, con tres días anticipados al pago de
empleados.

 Se remunera al empleado de acuerdo a las leyes vigentes.

 La nómina de sueldos debe contener la firma y fecha de elaborado, revisado
y autorizado.

 Previo a la entrega del cheque el empleado debe firmar boleta de pago.

 Los cheques de sueldo se entregan personalmente, sin embargo por
enfermedad o por casos fortuitos, se entregará a un familiar del empleado
que presente constancias médicas u otras constancias, adicionalmente una
carta de solicitud firmada por el empleado y administrador.

 El área jurídica es la encargada del trámite de contratos laborales y

validación de los mismos en el Ministerio de Trabajo.
 140

ASOCIACIÓN MAYA UAYEB, ONG

CÓDIGO
Manual de Procedimientos de Control EGRESOS Fecha de
MPE-
Interno Creación: 17 02 07 003
Procedimiento: Modificación No. Hojas
18-61
PAGO DE NÓMINAS A EMPLEADOS Versión No. 1. 0

 Toda disminución o incremento de sueldo por cambio de puesto debe ser

autorizado por el administrador y presidente de la junta directiva.

 Es responsabilidad del asistente contable encargado de nómina exigir a los

empleados que devenguen más de Q 36,000.00 anuales, las declaraciones
juradas proyectadas y definitivas ante el patrono, para realizar las
retenciones del ISR como reintegro del mismo.

 Por ningún motivo se otorgarán préstamos a los empleados de la

asociación, únicamente anticipo sobre sueldo.

 Los anticipos de sueldos deben ser autorizados por el administrador y el

presidente de la junta directiva.

 El monto máximo de los anticipo de sueldo a empleados es del 50% de

sueldo y solamente se autoriza dos anticipos al año.

IV. PUNTOS DE CONTROL

 El contador general verifica la nomina elaborada, para evitar cualquier
defraudación a la asociación.

 Administrador autoriza nómina de sueldos y por lo tanto del pago de los

empleados de la asociación.

V. GLOSARIO
 Nómina de Sueldos: Listado general de los trabajadores de una

ELABORADO POR: REVISADO POR: AUTORIZADO POR:

(03-03-07) Analista (17-03-07) Administrador (01-04-07) Presidente de J.D
 141

institución, en el cual se asientan los sueldos, deducciones y valores netos

de los mismos; la nómina es utilizada para efectuar los pagos periódicos
(semanales, quincenales o mensuales) a los trabajadores por concepto de
ASOCIACIÓN MAYA UAYEB, ONG
CÓDIGO
Manual de Procedimientos de Control INGRESOS Fecha de
MPE-
Interno Creación: 12 02 07 003
Procedimiento: Modificación No. Hojas
19-61
PAGO DE NÓMINAS A EMPLEADOS Versión No. 1. 0

sueldos y salarios.

 Libro de salarios: Libro autorizado por el Ministerio de Trabajo, para

registro de las nóminas y pagos de los empleados de acuerdo a las
disposiciones legales.
 142

ASOCIACIÓN MAYA UAYEB, ONG

CÓDIGO
Manual de Procedimientos de Control EGRESOS Fecha de
MPE-
Interno Creación: 17 02 07 003
Procedimiento: Modificación No. Hojas
20-61
PAGO DE NÓMINAS A EMPLEADOS Versión No. 1. 0

ELABORADO POR: REVISADO POR: AUTORIZADO POR:

(03-03-07) Analista (17-03-07) Administrador (01-04-07) Presidente de J.D
143
 144

ELABORADO POR: REVISADO POR: AUTORIZADO POR:

(03-03-07) Analista (17-03-07) Administrador (01-04-07) Presidente de J.D
 145

ASOCIACIÓN MAYA UAYEB, ONG

CÓDIGO
Manual de Procedimientos de Control INGRESOS Fecha de
MPE-
Interno Creación: 17 02 07 003
Procedimiento: Modificación No. Hojas
21-61
PAGO DE NÓMINAS A EMPLEADOS Versión No. 1. 0

Anexo 6

Anexo 7
 146

ASOCIACIÓN MAYA UAYEB, ONG

CÓDIGO
Manual de Procedimientos de Control EGRESOS Fecha de
MPE-
Interno Creación: 18 02 07 004
Procedimiento: Modificación No. Hojas
22-61
LIQUIDACIÓN DE EMPLEADOS Versión No. 1. 0

I. OBJETIVO
Determinar un procedimiento para la terminación del contrato de trabajo de los
empleados de la asociación.

II. ALCANCE
Este procedimiento inicia con la preparación y cálculo de las prestaciones
laborales a pagar hasta la cancelación de la liquidación y expediente laboral.

III. POLÍTICAS DE CONTROL

 El área jurídica es responsable de la elaboración de finiquitos para la
liquidación de los empleados de la asociación.

 Si el contrato de trabajo concluye por razón de despido injustificado por

causa justa que faculten al empleado, para dar por terminada la relación
laboral, se deberá cancelar el 100% de sus prestaciones laborales de
acuerdo a las leyes establecidas (Bono 14, Aguinaldo, Vacaciones e
Indemnización).

 Cuando el empleado de por terminado su relación laboral sin causa justa o

atendiendo a su voluntad dando el aviso correspondiente o cuando el
contrato de trabajo termine por causas justas que faculten a la asociación,
ésta cancelará el 100% de sus prestaciones laborales a excepción de la
indemnización.

 El administrador será el único funcionario autorizado para realizar el despido

por medio de un memorando laboral.
 147

 Asistente contable encargado de nóminas debe cerrar los expedientes

laborales de los empleados despedidos y excluirlos de la nómina
correspondiente.

ELABORADO POR: REVISADO POR: AUTORIZADO POR:

(03-03-07) Analista (18-03-07) Administrador (01-04-07) Presidente de J.D
ASOCIACIÓN MAYA UAYEB, ONG
CÓDIGO
Manual de Procedimientos de Control INGRESOS Fecha de
MPE-
Interno Creación: 18 02 07 004
Procedimiento: Modificación No. Hojas
23-61
LIQUIDACIÒN DE EMPLEADOS Versión No. 1. 0

IV. PUNTOS DE CONTROL

 El contador general revisa en cada nómina mensual, que el personal de
asociación esté vigente, con la finalidad de verificar que no se incluyan
empleados, que ya fueron retirados o que no existan en la asociación.

V. GLOSARIO
 Indemnización: Resarcimiento económico al empleado por haber
laborado durante un tiempo determinado en la asociación.

 Expediente laboral: Archivo que contiene información general del

empleado como: curriculum vitae, solicitud de empleo, pruebas, resultado
de la entrevista, cartas de recomendación, antecedentes penales y
policíacos, contrato laboral, memorandos informativos de aumentos,
disminución, adjudicación de cargos, suspensiones o constancias del IGSS.

 Finiquito: Documento formal en el cual la asociación liquida al empleado.

 148

ELABORADO POR: REVISADO POR: AUTORIZADO POR:

(03-03-07) Analista (18-03-07) Administrador (01-04-07) Presidente de J.D
ASOCIACIÓN MAYA UAYEB, ONG
CÓDIGO
Manual de Procedimientos de Control EGRESOS Fecha de
MPE-
Interno Creación: 18 02 07 004
Procedimiento: Modificación No. Hojas
24-61
LIQUIDACIÓN DE EMPLEADOS Versión No. 1. 0
 149

ASOCIACIÓN MAYA UAYEB, ONG

CÓDIGO
Manual de Procedimientos de Control EGRESOS Fecha de
MPE-
Interno Creación: 18 02 07 004
Procedimiento: Modificación No. Hojas
25-61
LIQUIDACIÓN DE EMPLEADOS Versión No. 1. 0
150
 151

ASOCIACIÓN MAYA UAYEB, ONG

CÓDIGO
Manual de Procedimientos de Control EGRESOS Fecha de
MPE-
Interno Creación: 20 02 07 005
Procedimiento: Modificación No. Hojas
26-61
CONTROL Y LIQUIDACIÓN DE VIÁTICOS Versión No. 1. 0

I. OBJETIVO
Garantizar un adecuado control y manejo de los viáticos entregados a los
promotores que llevan acabo cada uno de los talleres, seminarios y actividades
de la asociación.

II. ALCANCE
El presente procedimiento inicia con la presentación de la solicitud de viáticos,
aprobación y finaliza con la liquidación de viáticos del promotor.

III. POLÍTICAS DE CONTROL

 La asociación apoyará económicamente los gastos de alimentación,
transportes, hospedaje y combustible para los promotores de las diversas
regiones, así como desembolsos de carácter organizativo para llevar a cabo
los objetivos de la misma.

 Se extenderán viáticos solamente para realizar talleres de legalización de

tierras, desarrollo de la mujer indígena y otras actividades que fomente el
desarrollo rural de los campesinos indígenas.

 El coordinador debe revisar las solicitudes de viáticos de los promotores a

su cargo, conforme al plan de trabajo y presupuesto autorizado.

 Se aceptan solamente solicitudes de viáticos autorizados por el

administrador.

 Los viáticos se solicitarán en la primera semana de mes correspondiente.

ELABORADO POR: AUTORIZADO POR:

(03-03-07) Analista (01-04-07) Presidente de J.D
 152

 Los viáticos deben liquidarse 72 horas después de haberse terminado la

actividad programada, de lo contrario se descontará del sueldo del
promotor.

REVISADO POR:
(19-03-07) Administrador
ASOCIACIÓN MAYA UAYEB, ONG
CÓDIGO
Manual de Procedimientos de Control EGRESOS Fecha de
MPE-
Interno Creación: 20 02 07 005
Procedimiento: Modificación No. Hojas
27-61
CONTROL Y LIQUIDACIÓN DE VIÁTICOS Versión No. 1. 0

 La documentación de soporte de las liquidaciones de viáticos deben

contener los requisitos fiscales tales como: Nombre completo, Nit de la
asociación y fecha del documento.

 Es responsabilidad de los promotores velar por el cumplimiento de la

anterior política, en caso contrario dicha documentación se excluirá de la
liquidación de viáticos.

 Cuando exista un monto a favor del promotor debe realizarse la devolución

correspondiente, en caso contrario promotor deberá presentar boleta de
depósito certificada del monto acreditado en la cuenta bancaria del proyecto
respectivo.

 Los viáticos autorizados para personal de la Asociación es:

Viáticos Personal Junta Directiva

Alimentación Q 30.00 Q 60.00
Hospedaje Q 120.00 Q 200.00
Transporte Q 100.00 Q 150.00

ELABORADO POR: AUTORIZADO POR:

(03-03-07) Analista (01-04-07) Presidente de J.D
 153

 Todos los gastos deberán ser comprobados a través de los comprobantes

y de la liquidación viáticos respectivos.

 En el caso de documentos no autorizados por la SAT, debe emitirse factura

especial.

IV. PUNTOS DE CONTROL

 El administrador autoriza los viáticos de los promotores, de acuerdo al plan
de trabajo y presupuesto autorizado.

REVISADO POR:
(19-03-07) Administrador
ASOCIACIÓN MAYA UAYEB, ONG
CÓDIGO
Manual de Procedimientos de Control INGRESOS Fecha de
MPE-
Interno Creación: 19 02 07 005
Procedimiento: Modificación No. Hojas
28-61
CONTROL Y LIQUIDACIÓN DE VIÁTICOS Versión No. 1. 0

 El asistente contable encargado de nóminas verifica liquidación de viáticos

y la documentación soporte.

V. GLOSARIO
 Promotor: Persona encargada de promover la participación de los
campesinos rurales e indígenas en los diversos proyectos de la asociación,
como talleres de agricultura, de legalización de tierras etc.

 Viáticos: Subvención de dinero o fondo para la realización de un trabajo en

el interior del país.

ELABORADO POR: AUTORIZADO POR:

(03-03-07) Analista (01-04-07) Presidente de J.D
 154

 Solicitud de viáticos: Documento que elabora el promotor con los costos

necesarios para realizar el trabajo correspondiente.

 Liquidación de viáticos: Documento que representa las erogaciones

reales de los trabajos efectuados por los promotores con la respectiva
documentación de soporte.

 Factura especial: Documento fiscal que se emite cuando no se obtiene un

documento legalmente autorizado por la SAT.

REVISADO POR:
(18-03-07) Administrador

ELABORADO POR: AUTORIZADO POR:

(03-03-07) Analista (01-04-07) Presidente de J.D
 155

ASOCIACIÓN MAYA UAYEB, ONG

CÓDIGO
Manual de Procedimientos de Control EGRESOS Fecha de
MPE-
Interno Creación: 20 02 07 005
Procedimiento: Modificación No. Hojas
29-61
CONTROL Y LIQUIDACIÓN DE VIÁTICOS Versión No. 1. 0
 ASOCIACIÓN MAYA UAYEB, ONG
CÓDIGO
Manual de Procedimientos de Control EGRESOS Fecha de
MPE-
Interno Creación: 20 02 07 005
Procedimiento: Modificación No. Hojas
30-61
CONTROL Y LIQUIDACIÓN DE VIÁTICOS Versión No. 1. 0

132
 157

ASOCIACIÓN MAYA UAYEB, ONG

CÓDIGO
Manual de Procedimientos de Control EGRESOS Fecha de
MPE-
Interno Creación: 21 02 07 005
Procedimiento: Modificación No. Hojas
31-61
CONTROL Y LIQUIDACIÓN DE VIÁTICOS Versión No. 1. 0

Anexo 8

Anexo 9
 ASOCIACIÓN MAYA UAYEB, ONG
CÓDIGO
Manual de Procedimientos de Control EGRESOS Fecha de
MPE-
Interno Creación: 20 02 07 005
Procedimiento: Modificación No. Hojas
32-61
CONTROL Y LIQUIDACIÓN DE VIÁTICOS Versión No. 1. 0

Anexo 10
159
 160

ASOCIACIÓN MAYA UAYEB, ONG

CÓDIGO
Manual de Procedimientos de Control EGRESOS Fecha de
MPE-
Interno Creación: 21 02 07 006
Procedimiento: Modificación No. Hojas
33-61
CONTROL DE COMPRAS Versión No. 1. 0

I. OBJETIVO
Establecer un procedimiento sobre el control de la adquisición de los suministros
de oficina y/o activos fijos para el funcionamiento de la asociación.

II. ALCANCE
Este procedimiento inicia con la solicitud de compras hasta la entrega de los
suministros de oficina y/o activos fijos al personal de la asociación, para llevar a
cabo los diversos proyectos comunitarios rurales.

III. POLÍTICAS DE CONTROL

 Las requisiciones de suministros y/o activos fijos deben estar debidamente
firmadas por el encargado de área.

 Las solicitudes de compras se elaboran mensualmente por el encargado de

compras, después de recolectar las requisiciones de cada área, además dicha
solicitud debe ser autorizada por el administrador.

 Las solicitudes de compras se reciben el primer día hábil del mes

correspondiente.

 Las órdenes de compras deben ser autorizadas por la administración.

 Deben solicitarse tres cotizaciones como mínimo y seleccionarse la mejor
opción en cuanto a calidad y precio.

 El encargado de compras es responsable del control de los suministros

adquiridos y consumidos.

 Las requisiciones, solicitudes, órdenes de compra y contraseñas de pago de

utilizarse en formatos prenumerados e impresos. Cuando sean inutilizadas
deben sellararse con la palabra ANULADO y se archivaran correlativamente.
 161

ELABORADO REVISADO POR:

POR:
AUTORIZADO POR:
(03-03-07) Analista (22-03-07) Administrador (01-07-07) Presidente de J.D.

ASOCIACIÓN MAYA UAYEB, ONG

CÓDIGO
Manual de Procedimientos de Control EGRESOS Fecha de
MPE-
Interno Creación: 20 02 07 006
Procedimiento: Modificación No. Hojas
34-61
CONTROL DE COMPRAS Versión No. 1. 0

 No se adquirirán activos fijos que no se encuentren presupuestados y

autorizados por el entre donante.

 Todo activo fijo adquirido debe estar a nombre de la asociación, además

codificarse e inventariarse.

 Al trasladar el activo fijo adquirido al personal encargado de su custodia debe

elaborarse tarjeta de responsabilidad.

 Los vehículos adquiridos por la asociación deben asegurarse contra todo

riesgo.

IV. PUNTOS DE CONTROL

 Administrador autoriza la orden de compra de suministros y/o activos fijos de
acuerdo a la selección de la mejor cotización en cuanto a precio y calidad.

 El asistente contable es responsable de codificar y elaborar tarjeta de

responsabilidad en el momento que sea entregado el activo fijo adquirido.

V. GLOSARIO
 Suministros: Constituyen los útiles, papelería, enseres de oficina, material
didáctico para talleres, víveres, productos agrícolas etc., necesarios para llevar
a cabo los objetivos de la asociación.
 162

 Activo fijo: Constituyen todos los activos muebles e inmuebles de una

entidad, como por ejemplo: vehículos, inmuebles, mobiliario, equipo de
cómputo, etc.

 Orden de compra: Documento que formaliza la compra de los activos

fijos, suministros de oficina que requiera la asociación.

ELABORADO REVISADO POR:

POR: AUTORIZADO POR:
(03-03-07) Analista (22-03-07) Administrador (01-07-07) Presidente de J.D.
 163

ASOCIACIÓN MAYA UAYEB, ONG

 164
Manual de Procedimientos de Control EGRESOS Fecha de CÓDIGO
Interno Creación: 21 02 07 MPE-
006
Procedimiento: Modificación No. Hojas
35-61
CONTROL DE COMPRAS Versión No. 1. 0
 165

ASOCIACIÓN MAYA UAYEB, ONG

CÓDIGO
Manual de Procedimientos de Control EGRESOS Fecha de
MPE-
Interno Creación: 21 02 07 006
Procedimiento: Modificación No. Hojas
36-61
CONTROL DE COMPRAS Versión No. 1. 0
 166

ASOCIACIÓN MAYA UAYEB, ONG

CÓDIGO
Manual de Procedimientos de Control EGRESOS Fecha de
MPE-
Interno Creación: 21 02 07 006
Procedimiento: Modificación
 167
CONTROL DE COMPRAS Versión No. 1. 0 No. Hojas
37-61

ASOCIACIÓN MAYA UAYEB, ONG

CÓDIGO
Manual de Procedimientos de Control EGRESOS Fecha de
 168
Interno Creación: 25 02 07 MPE-
006
Procedimiento: Modificación No. Hojas
38-61
CONTROL DE COMPRAS Versión No. 1. 0

ASOCIACIÓN MAYA UAYEB, ONG

 169
Manual de Procedimientos de Control INGRESOS Fecha de CÓDIGO
Interno Creación: 25 02 07 MPE-
006
Procedimiento: Modificación No. Hojas
39-61
CONTROL DE COMPRAS Versión No. 1. 0

Anexo 2
 170

ASOCIACIÓN MAYA UAYEB, ONG

CÓDIGO
Manual de Procedimientos de Control EGRESOS Fecha de
MPE-
Interno Creación: 25 02 07 007
Procedimiento: Modificación No. Hojas
40-61
GASTOS VARIOS Versión No. 1. 0

I. OBJETIVO
Desarrollar un procedimiento para realizar el pago de los servicios esenciales
de agua, luz, teléfono, alquiler, pólizas de seguros, propaganda y honorarios
profesionales de la asociación entre otros gastos.

II. ALCANCE
El presente procedimiento inicia con la recepción de las facturas de agua, luz,
teléfono, alquiler, prima de seguros, propaganda y honorarios profesionales
hasta el pago correspondiente.

III. POLÍTICAS DE CONTROL

 Los honorarios profesionales y pólizas de seguro para bienes muebles e
inmuebles, deben ser autorizados por el ente donante.

 Se utilizarán formatos de solicitudes de pago prenumerados e impresos.

 La solicitud de pago debe ser autorizada por el administrador.
 Los comprobantes deben cumplir con lo requerimientos fiscales (Nombre
completo, NIT de la asociación y fecha del documento).

 Dependiendo del régimen fiscal de las entidades se deben aplicar las

retenciones correspondientes.

IV. PUNTOS DE CONTROL

 Administrador autoriza la cancelación de gastos diversos por medio de la
solicitud de pago respectiva.
 171
 El Asistente contable encargado de cuentas por pagar verifica los
comprobantes y elabora las retenciones de ISR, cuando correspondan previo
al pago de las erogaciones.

ELABORADO POR: REVISADO POR: AUTORIZADO POR:

(03-03-07) Analista (24-03-07) Administrador (01-04-07) Presidente de J.D

ASOCIACIÓN MAYA UAYEB, ONG

CÓDIGO
Manual de Procedimientos de Control EGRESOS Fecha de
MPE-
Interno Creación: 25 02 07 007
Procedimiento: Modificación No. Hojas
41-61
GASTOS VARIOS Versión No. 1. 0

V. GLOSARIO
 Arrendamiento: Acuerdo en el que el arrendante conviene con el arrendatario
(Asociación Maya) en percibir una suma única de dinero o en pagos por
cederle los derechos de usufructo de un inmueble o mueble, durante un
período de tiempo determinado.

 Honorarios profesionales: Servicios prestados a la asociación, como

auditoria externas, consultorías administrativas y de informática.

 Prima de seguros: Cuotas o pagos de la póliza de seguros contra robos y

otros riesgos para bienes muebles e inmuebles de la asociación.
 172

ELABORADO POR: REVISADO POR: AUTORIZADO POR:

(03-03-07) Analista (24-03-07) Administrador (01-04-07) Presidente de J.D
ASOCIACIÓN MAYA UAYEB, ONG
CÓDIGO
Manual de Procedimientos de Control EGRESOS Fecha de
MPE-
Interno Creación: 25 02 07 007
Procedimiento: Modificación No. Hojas
42-61
GASTOS DIVERSOS Versión No. 1. 0
 173

ASOCIACIÓN MAYA UAYEB, ONG

CÓDIGO
Manual de Procedimientos de Control EGRESOS Fecha de
MPE-
Interno Creación: 25 02 07 007
Procedimiento: Modificación No. Hojas
43.-61
GASTOS DIVERSOS Versión No. 1. 0
 174

Anexo 16

ASOCIACIÓN MAYA UAYEB, ONG

CÓDIGO
Manual de Procedimientos de Control EGRESOS Fecha de
MPE-
Interno Creación: 26 02 07 008
Procedimiento: Modificación No. Hojas
PAGO DE CUOTAS LABORALES Y PATRONALES 44-61
Versión No. 1. 0

I. OBJETIVO
 175
Definir un procedimiento para controlar el pago de las cuotas laborales y
patronales de la asociación al Instituto Guatemalteco de Seguridad Social.

II. ALCANCE
Comprende desde que el encargado de nómina determina las cuotas patronales
y laborales a pagar hasta la cancelación respectiva.

III. POLÍTICAS
 Las cuotas laborales y patronales se cancelan al Instituto Guatemalteco de
Seguridad Social en los primeros 20 días del mes inmediato siguiente.

 Se debe adquirir un cheque de caja en los bancos de sistema a nombre del

Instituto Guatemalteco de Seguridad Social, para cancelar dichas cuotas.

 Es responsabilidad del asistente contable encargado de nómina entregar

planilla y recibo de IGSS antes de vencimiento del pago.

IV. PUNTOS DE CONTROL

• Contador general revisa cálculo de las cuotas patronales y laborales de
acuerdo a los porcentajes establecidos, así como su cancelación para evitar
sanciones y multas.

ELABORADO POR: REVISADO POR: AUTORIZADO POR:

(03-03-07) Analista (25-03-07) Administrador (01-04-07) Presidente de J.D

ASOCIACIÓN MAYA UAYEB, ONG

CÓDIGO
Manual de Procedimientos de Control EGRESOS Fecha de
 176
Interno Creación: 26 02 07 MPE-
008
Procedimiento: Modificación No. Hojas
PAGO DE CUOTAS LABORALES Y PATRONALES 49-61
Versión No. 1. 0

V. GLOSARIO

 IGSS: Instituto Guatemalteco De Seguridad Social

 INTECAP: Instituto Técnico De Capacitación

 IRTRA: Instituto de Recreación par los Trabajadores de la Empresa

Privada de Guatemala.

 Cuota patronal: Cuota que paga el patrono al IGSS de acuerdo al porcentaje

legal.

 Cuota laboral: Cuota que paga el empleado al IGSS de acuerdo al

porcentaje legal.

 Cheque de caja: También conocido como Cheque de Gerencia, según el

Código de Comercio Decreto 2-70 lo reconoce como un título de crédito de
carácter no transferible, por lo tanto no serán negociables y mucho menos
emitidos al portador, este documento garantiza al beneficiario los fondos
monetarios contenidos en el mismo.
 177

ELABORADO POR: REVISADO POR: AUTORIZADO POR:

(03-03-07) Analista (25-03-07) Administrador (01-04-07) Presidente de J.D
ASOCIACIÓN MAYA UAYEB, ONG
CÓDIGO
Manual de Procedimientos de Control EGRESOS Fecha de
MPE-
Interno Creación: 26 02 07 008
Procedimiento: Modificación No. Hojas
PAGO DE CUOTAS LABORALES Y PATRONALES 46-61
Versión No. 1. 0
178
 179

ASOCIACIÓN MAYA UAYEB, ONG

CÓDIGO
Manual de Procedimientos de Control EGRESOS Fecha de
MPE-
Interno Creación: 26 02 07 008
Procedimiento: Modificación

ANEXO 22

ANEXO 23
 180
PAGO DE CUOTAS LABORALES Y PATRONALES Versión No. 1. 0 No. Hojas
47-61

ASOCIACIÓN MAYA UAYEB, ONG

CÓDIGO
Manual de Procedimientos de Control EGRESOS Fecha de
MPE-
Interno Creación: 27 02 07 009
Procedimiento: Modificación No. Hojas
48-61
PAGO DE IMPUESTOS RETENIDOS Versión No. 1. 0

I. OBJETIVO
Garantizar los controles idóneos para el pago de impuestos de IVA e ISR por
facturas especiales, así como retenciones del ISR a empleados y personas
individuales y jurídicas de acuerdo al régimen en que se encuentren inscritos
ante la SAT.

II. ALCANCE
El presente procedimiento inicia con la determinación de monto de impuestos
retenidos y finaliza con el pago respectivo a la SAT.

III. POLÍTICAS DE CONTROL

 La asociación debe realizar retenciones del ISR e IVA cuando:
• A los empleados que devenguen más de Q 36,000.00 anuales y resulten
afectos al pago del ISR.

• Por la emisión de facturas especiales

• Personas jurídicas o individuales estén inscritas bajo el régimen de
retención.

 El pago y declaración de los impuestos se hará a través de BANCASAT y con

los formularios autorizados.

 Los impuestos del IVA e ISR de facturas especiales y retenciones se cancelan

de acuerdo a los días estipulados en el calendario tributario publicado por la
SAT.
 181
 Como patrono, la asociación maya se encuentra obligada a solicitar a cada
empleado las declaraciones juradas anuales proyectadas y definitivas ante el
patrono, para establecer si está afecto a retenciones mensuales del ISR.

 Los porcentajes legales de retención son los siguientes.

ELABORADO POR: REVISADO POR: AUTORIZADO POR:

(03-03-07) Analista (25-03-07) Administrador (01-04-07) Presidente de J.D

ASOCIACIÓN MAYA UAYEB, ONG

CÓDIGO
Manual de Procedimientos de Control EGRESOS Fecha de
MPE-
Interno Creación: 26 02 07 009
Procedimiento: Modificación No. Hojas
49-61
PAGO DE IMPUESTOS RETENIDOS Versión No. 1. 0

• Para empleados de la asociación, de acuerdo a lo estipulados en el artículo

43 de la ley del ISR.

• Para facturas especiales del IVA 12% sobre la base imponible e ISR sobre
la renta presunta por servicios 20% y bienes el 10%, el porcentaje del ISR
es 31%.

• Para el régimen de retención es del 5% sobre sus ingresos netos y para no

domiciliados el 10% cuando sea pago de sueldos, comisiones y/o
prestaciones; y el 31% cuando se trate de honorarios profesionales,
asesoramientos científicos, técnicos y financieros.

IV. PUNTOS DE CONTROL

 El contador general revisa periódicamente el pago de los impuestos retenidos
por la asociación para evitar contingencias fiscales.

V. GLOSARIO

 ISR: Impuesto sobre la Renta

 IVA: Impuesto al Valor Agregado
 182
 SAT: Superintendencia de Administración Tributaria
 BANCASAT: Es un sistema de declaración y pago de impuestos que opera
en Internet a través de los bancos autorizados por la SAT. Reduce costos y
ofrece mayor confidencialidad en los trámites fiscales. Además, el banco y la
SAT confirman al contribuyente a través de una notificación por e-mail la
presentación y pago de su declaración.

ELABORADO POR: REVISADO POR: AUTORIZADO POR:

(03-03-07) Analista (25-03-07) Administrador (01-04-07) Presidente de J.D
ASOCIACIÓN MAYA UAYEB, ONG
CÓDIGO
Manual de Procedimientos de Control EGRESOS Fecha de
MPE-
Interno Creación: 27 02 07 009
Procedimiento: Modificación No. Hojas
50-61
PAGO DE IMPUESTOS RETENIDOS Versión No. 1. 0
183
 184

ASOCIACIÓN MAYA UAYEB, ONG

CÓDIGO
Manual de Procedimientos de Control EGRESOS Fecha de
MPE-
Interno Creación: 02 03 07 009
Procedimiento: Modificación

ANEXOS 24
 185
PAGO DE IMPUESTOS RETENIDOS Versión No. 1. 0 No. Hojas
51-61

ASOCIACIÓN MAYA UAYEB, ONG

CÓDIGO
Manual de Procedimientos de Control EGRESOS Fecha de
MPE-
Interno Creación: 02 03 07 009
Procedimiento: Modificación No. Hojas
53-61
PAGO DE IMPUESTOS RETENIDOS Versión No. 1. 0
 186

ASOCIACIÓN MAYA UAYEB, ONG

CÓDIGO
Manual de Procedimientos de Control EGRESOS Fecha de
MPE-
Interno Creación: 02 03 07 009
Procedimiento: Modificación No. Hojas
53-61
PAGO DE IMPUESTOS RETENIDOS Versión No. 1. 0
 187

ASOCIACIÓN MAYA UAYEB, ONG

CÓDIGO
Manual de Procedimientos de Control EGRESOS Fecha de
MPE-010
Interno Creación: 02 03 07
Procedimiento: Modificación No. Hojas
54-61
TRANSFERENCIA DE FONDOS Versión No. 1. 0
 188
I. OBJETIVO
Determinar un procedimiento adecuado para el control y manejo de las
transferencias de fondos autorizadas entre proyectos de la asociación.

II. ALCANCE
Este procedimiento inicia con la necesidad de cumplir los objetivos de un
proyecto de la asociación por medio de las transacciones autorizadas por los
entes donantes hasta la recepción de la transferencia en el proyecto específico.

III. POLÍTICAS DE CONTROL

 Solamente se realizan transferencias de fondos entre proyectos financiados
por un mismo ente donante. Únicamente en estos casos:

• Cuando el ente donante autoriza la transferencia.

• Cuando el ente donante tuviera algún atraso en el envío de fondos.
 El convenio firmado entre la asociación y ente donante estipula la
autorización de transferencias de fondos entre proyectos financiados por el
mismo.

 Están prohibidas las transferencias de fondos entre proyectos de diversos

entes donantes.

 Las transferencias de fondos deben ser solicitada por el administrador y

presidente de la junta directiva de la asociación y para tener validez será
autorizada por el ente donante.

ELABORADO POR: REVISADO POR: AUTORIZADO POR:

(03-03-07) Analista (25-03-07) Administrador (01-04-07) Presidente de J.D
 189
ASOCIACIÓN MAYA UAYEB, ONG
CÓDIGO
Manual de Procedimientos de Control EGRESOS Fecha de
MPE-010
Interno Creación: 02 03 07
Procedimiento: Modificación No. Hojas
55-61
TRANSFERENCIA DE FONDOS Versión No. 1. 0

IV. PUNTOS DE CONTROL

 Contador general revisa carta de solicitud autorizada, por el ente donante,
previo al traslado de fondos y contabilización, con el objeto de prevenir el
incorrecto manejo de recursos financieros de la asociación.

V. GLOSARIO

 Transferencia de Fondos: Consiste en trasladar fondos monetarios de una

cuenta monetaria a otra.
 190

ELABORADO POR: REVISADO POR: AUTORIZADO POR:

(03-03-07) Analista (25-03-07) Administrador (01-04-07) Presidente de J.D

ASOCIACIÓN MAYA UAYEB, ONG

CÓDIGO
Manual de Procedimientos de Control EGRESOS Fecha de
MPE-010
Interno Creación: 02 03 07
Procedimiento: Modificación No. Hojas
56-61
TRANSFERENCIA DE FONDOS Versión No. 1. 0
 191

ASOCIACIÓN MAYA UAYEB, ONG

CÓDIGO
Manual de Procedimientos de Control EGRESOS Fecha de
MPE-010
Interno Creación: 02 03 07
Procedimiento: Modificación No. Hojas
57-61
TRANSFERENCIA DE FONDOS Versión No. 1. 0
 192

Asociación Maya Uayeb, ONG

0 Avenida 6-40, Zona 1
Tel.23221881

INFORME DIARIO DE DISPONIBILIDAD DE FONDOS

AL:__________________________

SALDO DEL DÍA ANTERIOR Q

MOVIMIENTO DE CUENTAS BANCARIAS

Movimiento
No. Proyecto No. Cuenta Banco Debito Crédito Saldo

SALDO TOTAL DEL DÍA Q

(F)____________________ ( F)____________________

ELABORADO POR: Vo.Bo:

ANEXO 19

ASOCIACIÓN MAYA UAYEB, ONG

CÓDIGO
Manual de Procedimientos de Control EGRESOS Fecha de
MPE-011
Interno Creación: 03 03 07
Procedimiento: Modificación No. Hojas
58-61
CONCILIACIONES BANCARIAS Versión No. 1. 0
 193

I. OBJETIVO
Establecer un adecuado procedimiento para la elaboración de las conciliaciones
bancarias, que permitan determinar la razonabilidad de las diferencias que
resulten entre el saldo contable y de los bancos.

II. ALCANCE
El presente procedimiento inicia cuando el asistente contable solicita al contador
general la información necesaria para elaborar las conciliaciones bancarias y
finaliza con el archivo de dichas conciliaciones.

III. POLÍTICAS DE CONTROL

 Las conciliaciones bancarias se elaborarán a más tardar 10 días después de
realizado el cierre mensual.

 Las conciliaciones bancarias autorizadas, estados de cuenta, cheques

pagados por el banco, notas de crédito y débitos estarán en custodia del
contador general.

 Las conciliaciones bancarias deben contener impreso las firmas y fechas de

elaboración, revisión y autorización.

 La revisión y autorización de las conciliaciones bancarias es responsabilidad

del contador general y administrador.

 Se anulan y ajustan los cheques en circulación, cuyo plazo de cobro se

encuentre prescripto.

 Las conciliaciones bancarias se elaborarán en base de un formulario

prediseñado.

 Los ajustes que surjan en las conciliaciones, debe ser validados por el
contador general

ELABORADO POR: REVISADO POR: AUTORIZADO POR:

(03-03-07) Analista (31-03-07) Administrador (01-04-07) Presidente de J.D
 194

ASOCIACIÓN MAYA UAYEB, ONG

CÓDIGO
Manual de Procedimientos de Control EGRESOS Fecha de
MPE-011
Interno Creación: 28 02 07
Procedimiento: Modificación No. Hojas
59-61
CONCILIACIONES BANCARIAS Versión No. 1. 0

 Las conciliaciones bancarias revisadas y aprobadas deben archivarse

ordenadamente y se adjuntará el estado de cuenta y cheques devueltos por la
institución bancaria.

IV. PUNTOS DE CONTROL

 El contador general revisa las conciliaciones bancarias elaboradas por el
asistente contable con el fin de analizar las diferencias entre el saldo contable
y de los bancos.

 El administrador autoriza conciliación bancaria posterior a la revisión del

contador general.

V. GLOSARIO
 Conciliación bancaria: Resultado de comparar las transacciones
operadas por la institución bancaria y las registradas en la contabilidad de la
asociación.

 Nota de débito: Documento emitido por el banco para indicarle el titular que
se ha cargado a su cuenta un valor determinado por concepto de manejo de
cuenta, cobro de chequeras, etc.

 Depósitos en tránsito: Constituye todos los depósitos pendientes de

ingresar a la cuenta bancaria.

 Cheque en circulación: Constituye todos los cheques pagados que no

han sido cobrados por el beneficiario.
 195

ELABORADO POR: REVISADO POR: AUTORIZADO POR:

(03-03-07) Analista (31-03-07) Administrador (01-04-07) Presidente de J.D

ASOCIACIÓN MAYA UAYEB, ONG

CÓDIGO
Manual de Procedimientos de Control EGRESOS Fecha de
MPE-011
Interno Creación: 03 03 07
 196
Procedimiento: Modificación No. Hojas
60-61
CONCILIACIONES BANCARIAS Versión No. 1. 0

ASOCIACIÓN MAYA UAYEB, ONG

CÓDIGO
Manual de Procedimientos de Control EGRESOS Fecha de
MPE-011
Interno Creación: 03 03 07
Procedimiento: Modificación No. Hojas
61-61
CONCILIACIONES BANCARIAS Versión No. 1. 0
 197
ANEXO 17

CONCLUSIONES

1. El papel de las organizaciones no gubernamentales es de gran importancia,

ya que éstas han surgido como intermediarias, sufragando las necesidades
de ciertos sectores de la población guatemalteca, derivado que el Estado no
cumple a cabalidad sus obligaciones establecidas en la Constitución Política
de la República de Guatemala.
 198

2. El control de interno de cualquier entidad, independientemente de su

naturaleza lucrativa o no lucrativa, deberá definir cada uno de los
procedimientos que llevará a cabo, para el logro de sus objetivos en un
manual de procedimientos de control interno.

3. Las organizaciones no gubernamentales, deben incorporar un sistema de

control interno dirigido a sus principales actividades, tales como: ingresos y
egresos. Con el objetivo fundamental de proporcionar la seguridad razonable
de su información financiera.

4. En respuesta a la hipótesis planteada en el plan de investigación sobre la

inexistencia de manuales de procedimientos de control interno en una
asociación maya, ONG; la cual debilita en forma considerable el sistema de
control interno y se confirma a través de la presente investigación que la
elaboración e implementación de un manual de procedimientos de control
interno de ingresos y egresos contribuye al fortalecimientos del control interno
alcanzado así: La eficiencia operativa en las actividades, por ser una guía o
herramientas para llevarlas acabo; obteniendo información oportuna,
confiable y veraz logrando así la confianza de los entes donantes, captando
más donaciones para financiar sus proyectos beneficiando así al pueblo
indígena agrícola campesino; además, el resguardo de los bienes de la
asociación enfocados a la maximización de sus recursos y cumplimiento de
sus objetivos, reglamentos, políticas y disposiciones legales. También se
comprobó que un manual de procedimientos facilita al Contador Público y
Auditor el conocimiento y evolución del control interno de cualquier entidad.

5. La participación de Contador Público y Auditor en el diseño o elaboración de

un manual de procedimientos de control interno de ingresos y egresos, implica
llevar a cabalidad cada uno de los procedimientos de auditoria, desde la
planeación del trabajo hasta la determinación de un diagnóstico sobre la
 199
eficiencia de las operaciones de una entidad y recomendar los controles o
medidas necesarias, que ayuden a mitigar los riesgos y debilidades
existentes.

6. La participación de Contador Público y Auditor también radica en proponer

procedimientos idóneos, para incrementar la eficiencia operativa fortaleciendo
el sistema de control interno de una entidad en las áreas de ingresos y
egresos.

RECOMENDACIONES
1. Que el sector público, privado y los organismos internacionales incrementen
el apoyo económico a las ONG´s mayas que promueven proyectos dirigidos
a fomentar el desarrollo comunitario rural, agrícola, cultural, la defensa de la
cultura maya, e incorporar a los indígenas y campesinos a una sociedad
guatemalteca multilingüe.
 200
2. La administración de cualquier entidad debe estructurar un sistema de control
interno de acuerdo a su naturaleza y magnitud de sus operaciones; dirigido al
cumplimiento de los objetivos, misión y visión de dicha entidad.

3. La administración de una asociación maya, ONG debe diseñar un sistema de

control interno de ingresos y egresos, para la racionalización de recursos en
el cumplimiento de sus objetivos y proyectos específicos, enfocados a ciertos
sectores marginados de la sociedad guatemalteca.

4. La administración de una asociación maya, ONG, una vez diseñado el manual

de procedimientos de control interno de ingresos y egresos, debe
implementarlo inmediatamente, con el propósito de proporcionar al personal
una guía para el desarrollo y uniformidad de las actividades; además de
constituirse como una herramienta de capacitación para el personal nuevo y
para facilitar la evaluación de las auditorias externas solicitadas por los entes
donantes, disminuyendo el costos de las mismas. Así mismo, es
responsabilidad de la administración la actualización cada año del manual.

5. El Contador Público que preste los servicios profesionales sobre la evaluación

y análisis de procesos, previo a establecer las recomendaciones y/o
propuestas necesarias, deberá realizar una planeación técnica del trabajo que
permita definir los procedimientos de auditoria, para analizar las operaciones
y determinar las debilidades de control de una entidad.
6. Que la Escuela de Auditoria fortalezca las áreas de Auditoria Operativa y el
curso de Organización y Sistematización Contable, ya que en la actualidad se
han debilitado y se evidencia con la presente investigación, la importancia de
fortalecer el conocimiento del Contador Público y Auditor en el análisis y
evaluación de procesos administrativos, y la definición de propuestas que
beneficien a las entidades al incrementar la eficiencia operativa y fortalecer el
sistema de control interno en las áreas de ingresos y egresos.
 201

BIBLIOGRAFÍA

1. Carrera Guerra, Maribel CARACTERÍSTICAS DEL SECTOR ONG EN

GUATEMALA. Foro de Coordinaciones de ONG`s de Guatemala. 2002.

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Diseño y Estructura. México D.F. Primera Edición. Editorial McGraw-Hill.
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Un Enfoque Competitivo. México D.F. Primera Edición.

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6. Gómez Ceja, Guillermo. PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE

EMPRESAS. México D.F. Octava Edición. Editorial McGraw-Hill. 2004.
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8. Kell G. Walter/ Boynton C. William. AUDITORIA MODERNA. México.

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9. Lix, Beatriz/ Paz, Verónica. MUCHAS SON CUESTIONADAS PERO LAS

ONG`s IMPULSAN A LAS COMUNIDADES Y APOYAN EL DESARROLLO/
ONG`s SURGEN DE LA CRISIS. Periódico Siglo XXI. Guatemala, 29 de julio
del 2006. Pág. 12

10. Mansilla B. Samuel/ Cante S. Sandra. AUDITORIA DEL CONTROL

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11. Muñoz Razo, Carlos. AUDITORÍA EN SISTEMAS

COMPUTACIONALES. México. Primera Edición. Editorial Pearson
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TRIBUTARIOS DE ONG´S. Guatemala. 2005.

16. Congreso de la República de Guatemala. Decreto 106. CÓDIGO CIVIL.

1996.
 203

17. Congreso de la República de Guatemala. Decreto 1441. CÓDIGO DE

TRABAJO. 2006.

18. Congreso de la República de Guatemala. Decreto 29-2001. CÓDIGO

TRIBUTARIO. 1996.

19. Congreso de la República de Guatemala. Decreto 20-2006.

DISPOSICIONES LEGALES PARA EL FORTALECIMIENTO DE LA
ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA.

20. Congreso de la República de Guatemala. Decreto 27-92. LEY DEL

IMPUESTO AL VALOR AGREGADO. 2002.

21. Congreso de la República de Guatemala. Decreto 19-04. LEY DEL

IMPUESTO EXTRAORDINARIO Y TEMPORAL DE APOYO A LOS
ACUERDOS DE PAZ. 2004.

22. Congreso de la República de Guatemala. Decreto 18-04. LEY DEL

IMPUESTO SOBRE LA RENTA. 2005.

23. Congreso de la República de Guatemala. Decreto 44-2000. LEY DEL

IMPUESTO SOBRE PRODUCTOS FINANCIEROS. 2002.

24. Congreso de la República de Guatemala. Decreto 37-92. LEY DEL

IMPUESTO DE TIMBRES FISCALES Y DE PAPEL SELLADO ESPECIAL
PARA PROTOCOLOS. 1996.

25. Congreso de la República de Guatemala. Decreto 15-98. LEY DEL

IMPUESTO ÚNICO SOBRE INMUEBLES.
 204

26. Congreso de la República de Guatemala. Decreto 37-92. LEY DEL

REGISTRO NACIONAL DE LAS PERSONAS. Decreto 90-2005.

27. Congreso de la República de Guatemala. Decreto 295. LEY ORGÁNICA

DEL INSTITUTO GUATEMALTECO DE SEGURIDAD SOCIAL.
28. Congreso de la República de Guatemala. Decreto 02-2003. LEY DE
ORGANIZACIONES NO GUBERNAMENTALES PARA EL
DESARROLLO. 2005.

29. Instituto Guatemalteco de Contadores Públicos y Auditores. GUÍAS DE

AUDITORÍA INTERNA. 2002.

30. Instituto Guatemalteco de Contadores Públicos y Auditores. NORMAS DE

AUDITORÍA. 2002.