DESCRIPCIÓN DE RESPONSABILIDADES

Y COMPETENCIAS

Elaboró Isabel Moreno – Juan Pablo Villa

Validó Juan Pablo Hoyos
Día 22 Mes abril Año 2019

I. IDENTIFICACIÓN Y UBICACIÓN DEL CARGO

Nombre del GERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
cargo
Gerencia General
Jefe inmediato Asamblea de accionista
Jefe mediato No aplica
Organigrama

Asamblea de
accionista

Gerente Administrativo y
Financiero

II. DESCRIPCION DE CARGO

Responsabilidad principal del Cargo:
Administrar los procesos relacionados con el recurso humano y el recurso financiero de
SOLUGISTIK S.A.S, a través de la dirección y control de los procesos administrativos de las
diferentes áreas de apoyo tales como gestión humana (incluye nómina), contabilidad,
control interno y sistemas con el fin de garantizar el soporte oportuno y eficiente a la
gestión dentro de la compañia.
Responsabilidades específicas:
Liderar los procesos de soporte administrativo, a través de la satisfacción de las
1 necesidades generadas por las áreas a cargo para responder de manera eficiente
con los recursos físicos, de personal y financieros requeridos.
Controlar la ejecución de las tareas realizadas por los jefes de cada area en procesos
de apoyo, a través de reuniones para generar responsabilidades y compromisos, dar
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cumplimiento a las metas trazadas y el plan de mejoramiento continuo establecido
por SOLUGISTIK SAS
Revisar la documentación de los procesos, procedimientos, indicadores, objetivos y
metas de cada área, al igual que el Manual de Gestión, realizando recomendaciones
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y los ajustes necesarios según la norma para que estos sean implementados en la
empresa.
Realizar seguimiento y control a la implementación de los procesos, por medio de
5 verificaciones aleatorias y la participación en los planes de acción, para que se
cumplan según los estándares establecidos.
Apoyar los comités primarios de cada uno de los jefes de procesos por medio de la
6 asistencia a las reuniones programadas con el fin de conocer el cumplimiento de
cada meta, el estado de las no conformidades y determinar la efectividad del sistema
7 Construir la estructura organizacional de la empresa definiendo las responsabilidades
principales y específicas para cada cargo, al igual que la definición de los formatos
para realizar las evaluaciones, con el fin de asignar las funciones necesarias para el
Cargo: Director Administrativo y financiero
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correcto funcionamiento de la empresa.

Realizar seguimiento junto con la dirección general, a los resultados de las
evaluaciones y a los planes de desarrollo (según corresponda), mediante el análisis
8 del cuadro de resultados y la definición de las cartas de información de la
calificación, con el fin de identificar fortalezas y debilidades del personal,
necesidades de capacitación y mejoras en el desempeño
Controlar el gasto administrativo generado en la empresa, por medio de la revisión y
9 comparación de los datos históricos, con los gastos actuales en compañía de la
gerencia general, para poder establecer planes de reducción de gastos.
Velar por la actualización y negociación de los seguros adquiridos tanto la póliza
10 todo riesgo montaje como la de responsabilidad civil, con el fin de asegurar la
protección de las obras, de la oficina principal y de las personas.
Elaborar conjuntamente con los directores de cada área los presupuestos, verificar y
hacer seguimiento a los mismos cada año, en el mes de Noviembre, por medio de
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análisis financieros y las proyecciones económicas con el fin de cumplir con el
presupuesto general de la empresa.
Proponer a la dirección General políticas y lineamientos del área administrativa y
13 financiera a través de las oportunidades de mejoramiento internas, para ser
aprobados y llevarlos a su ejecución.
Establecer las sanciones disciplinarias requeridas frente a los incumplimientos al
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Reglamento Interno de trabajo y las políticas de la empresa
Proponer a la Gerencia General el cambio de personal, en los casos que se requiera,
15 con el fin de construir un equipo de trabajo de alto nivel, basado en la confianza y la
responsabilidad profesional que permita la eficiencia en los procesos
Asistir a las juntas cuando sea citado con el fin de presentar los informes que se
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requieran del área administrativa
Apoyar el Sistema de Gestión Integral mediante el cumplimiento de los
procedimientos del proceso de planeación y revisión gerencial y de los que tenga
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relación con su cargo, con el fin de garantizar la operatividad del SGI y las
certificaciones.
Resultados esperados en el desempeño del cargo:
1 Los procesos de soporte administrativo son liderados
2 Las diferentes áreas reciben el apoyo administrativo requerido.
3 Los recursos físicos, de personal y financieros son administrados de manera eficiente
4 Los jefes administrativos conocen sus responsabilidades y compromisos.
El área administrativa cumple con las metas trazadas y el plan de mejoramiento
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continuo.
6 El sistema de gestión integral es coordinado y controlado
La documentación del sistema de gestión es revisada y se realizan las
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recomendaciones necesarias para que se ajuste a la norma
Los planes de acción permiten hacer seguimiento y control a la implementación de
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los procesos
Los comités primarios permiten conocer el cumplimiento de cada meta, el estado de
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las no conformidades y la eficacia del sistema de gestión
10 La estructura organizacional de la empresa está definida
11 Las responsabilidades principales y específicas están definidas para cada cargo
12 Los formatos para realizar las evaluaciones para cada cargo están establecidos
Los resultados de las evaluaciones del personal son analizados y permiten identificar
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mejoras en el desempeño
Cargo: Director Administrativo y financiero
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14 El gasto administrativo es controlado y reducido.

15 Los seguros de la empresa están actualizados y tiene el cubrimiento suficiente.
17 Los presupuestos para cada área son elaborados y verificados
La dirección General recibe propuestas y lineamientos del área administrativa para el
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mejoramiento
Los incumplimientos al Reglamento Interno de trabajo y las políticas de la empresa
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generan sanciones disciplinarias
La dirección General recibe propuestas de cambio de personal en los casos que se
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requiera
21 La junta recibe los informes que requiere del área administrativa
Los procedimientos del proceso de planeación y revisión gerencial, y los demás con
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los que tenga relación se cumplen

III. COMPETENCIAS TECNICAS Y COMPORTAMENTALES

Educación Especificaciones
No bachiller
Bachiller
Técnico
Tecnológico
Profesional X Administración de empresas, ingeniería
Profesional especialista X
Profesional subespecialista
Experiencia
Mínimo 2-3 años de experiencia.
Conocimientos específicos del cargo
Ingles básico
Manejar Office
Conocimiento en normas tributarias, legales, fiscales y laborales.
Administración del recurso humano
Conocimientos de lectura de balances, PyG, y reportes financieros en general.
Conocimiento en sistemas de RUC, ISO 14001, ISO 9001 y OHSAS 18001
Conocimientos en Salud, Seguridad y Ambiente
Programas ambientales
Inspecciones de seguridad
Manejo de extintores
Uso de EPP
Observación al comportamiento
Uso y abuso de sustancias psicoactivas, alcohol y drogas
Síndrome del túnel carpiano
Uso eficiente de los recursos naturales
Higiene postural
Autocuidado
Alimentación saludable
Orden y aseo
Ley 1010 acoso laboral
Gestión del riesgo psicosocial

Cargo: Director Administrativo y financiero

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Responsabilidad civil

IV. RESPONDE POR:

Materiales: Equipos de oficina
Dinero: Presupuesto de la empresa, bancos y la caja menor
Información Confidencial: Estados financieros, información propia del cliente y de la
empresa
Personal a cargo: asistente de recursos humanos, tesorería y facturación, contabilidad,
jefe de sistemas, jefe de control interno, asistente de control y análisis de rentabilidad.

V. CONDICIONES DE TRABAJO, MEDIO AMBIENTE Y RIESGOS.

Factores de riesgo:
 Carga dinámica, adopción de posturas, posición estática sentado y de pie
 Pisos irregulares
 Energía estática – contacto con equipos energizados, corriente eléctrica
 Caída de objetos
 Ergonómicos
 Estrés laboral
Aspectos e impactos ambientales: Exposición A:
 Generación de residuos
 Consumo de agua
 Consumo de papel
 Consumo de energía eléctrica

Condiciones de salud a tener en cuenta para declarar aptitud para el cargo:

 Tener capacidad auditiva normal
 Condición visual en buen estado de visibilidad
 Capacidad Pulmonar
 Sin secuelas funcionales (osteomuscular) que limiten la realización del oficio.

VI. COMPETENCIAS DEL CARGO

1. Comprensión estratégica del negocio
2. Pensamiento analítico
3. Desarrollo de personas
4. Gestión administrativa
5. Responsabilidad profesional
6. Trabajo en equipo

VII. RESPONSABILIDADES EN SALUD, SEGURIDAD Y AMBIENTE:

Establecer y promover las políticas de Salud, Seguridad y Ambiente en la compañía,
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que determine el horizonte buscando el mejoramiento continuo.
Responsabilizar a todos los niveles jerárquicos de la organización sobre la salud y la
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seguridad de todos los trabajadores y el compromiso con el sistema de gestión.
Facilitar los recursos para lograr el desarrollo de las actividades, objetivos y metas
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establecidas en el cronograma de Salud, Seguridad y Ambiente
4 Cumplir las normas y reglamentos de SSA
Cargo: Director Administrativo y financiero
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Y COMPETENCIAS

5 Informar toda condición peligrosa o prácticas inseguras

6 Cuidar la salud, la seguridad y la integridad del personal o visitantes a cargo.
Asistir a las capacitaciones programadas y facilitar el tiempo para capacitación de los
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trabajadores a su cargo
8 Usar, mantener, cuidar los elementos de protección personal
Verificar el uso de los elementos de protección personal e implementos de seguridad
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necesarios y requeridos para la ejecución de las actividades.
10 Someterse a la evaluación médica pre-ingreso y periódica
Tomar acciones preventivas y correctivas con pro actividad cada vez que se detecten
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condiciones inseguras o actos inseguros realizados por el personal
12 Reportar oportunamente los accidentes y casi accidentes de trabajo y ambiental
Apoyar la investigación de accidentes de trabajo o ambientales cuando es requerido
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por el jefe de salud, seguridad y ambiente
14 Hacer seguimiento al cumplimiento de la matriz legal
15 Cumplir las actividades del cronograma de SSA
16 Realizar inspecciones de SSA en obras
17 Hacer seguimiento al cumplimiento de acciones de SSA
18 Apoyar y ejecutar el programa para la disposición final de residuos
19 Procurar el ahorro de la energía, el agua y el papel.
Gestionar y proveer los recursos humanos, financieros, habilidades y destrezas
6 especializadas, infraestructura y tecnología que se requieren para la eficaz
implementación y control del Sistema de Gestión Integral.

IX. AUTORIDADES EN SALUD, SEGURIDAD Y AMBIENTE:

1 Suspender un trabajo si observa una condición o acto inseguro
2 Generar observaciones escritas por incumplimiento a normas de SSA

Cargo: Director Administrativo y financiero

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