INSTITUTO PROFESIONAL SANTO TOMÁS

SEDE ANTOFAGASTA

“MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS DE

GESTIÓN ADMINISTRATIVA EN EL ÁREA DE
MANTENIMIENTO Y ADQUISICIÓN DEL LICEO
NEW HEAVEN HIGH SCHOOL”.

AUTOR: DANIELA ALEJANDRA SILVA ROJAS

PROFESORA GUÍA: PAULA CONTRERAS BARRAZA

ANTOFAGASTA, 24 JUNIO 2016

Nombre del Estudiante: Daniela Alejandra Silva Rojas
Carrera: Ingeniería en Administración y Finanzas
Nombre del Proyecto de Título: “Mejoramiento de los procesos de gestión
administrativa en el área de mantenimiento y adquisición del Liceo New Heaven High
School”.

Calificación Final
Comisión
Calificación Ponderación Ponderada
Calificadora
Cifras Palabras
Profesora Guía 50%
Profesora 50%
Informante
Calificación Final

Observaciones:

Nombre: Paula Contreras Barraza

Profesor Guía Profesor Informante 1

Nombre: Mauricio Vicencio Álvarez

Director de Escuela

Antofagasta, 24 de Junio de 2016

II
 DEDICATORIA

Todo este trabajo que representa esfuerzo, sacrificio, aprendizajes, satisfacción y felicidad
se lo dedico con todo mi corazón a:
A mi esposo Miguel por su paciencia, tolerancia, apoyo incondicional, comprensión y
cariño. Gracias por tus palabras de aliento, que me ayudaron muchas veces a levantarme
y por ser mi compañero de vida.

A mí amado hijo Daniel y a ti Cristóbal, por ser mi fuente de motivación e inspiración

para superarme cada día, ya que son ustedes los que me instan a diario a luchar para que
la vida nos depare un futuro mejor. Mi vida no sería nada sin ustedes, son los que me
hacen inmensamente feliz y plena. Gracias por existir.

A mis padres amados, hermanas y mi pequeño pajarito Jheremías, que siempre que
pudieron me ayudaron y apoyaron en los momentos difíciles, también son una parte
importante que me motiva a mejorar y superarme. Gracias por sus consejos, experiencias
y conocimientos.

A todos mis familiares, amigos, profesores y compañeros de trabajo que creyeron en mí,
y aportaron en este proyecto.

III
 AGRADECIMIENTOS

En primer lugar le agradezco infinitamente a Dios, por darme la vida, salud y bienestar
por darme la oportunidad de llegar a este momento, donde estoy culminando una de las
etapas más importantes de la vida, como lo es la formación profesional.

A mi esposo e hijo por confiar, por apoyarme, por creer en mí y por estar
incondicionalmente a mi lado, recorriendo este largo y difícil camino.

A mis padres por entregarme y transmitirme los valores de responsabilidad, superación,

esfuerzo, sacrificio y perseverancia. Por hacer de mí una mejor persona.

A mis hermanas por ser un ejemplo de profesionales, y por sus palabras y mensajes de
aliento que me orientaron en mi proceso educativo.

A mis compañeros de universidad que colaboraron y aportaron de alguna u otra manera,

en este largo y complicado proceso.

A mis profesores que guiaron mi camino, motivaron y me entregaron las herramientas

necesarias para finalizar mis estudios.

Al gerente general, supervisor y compañeros de práctica del Liceo New Heaven High
School, por hacer mis días más agradables y por aportar en la ejecución de este proyecto
investigativo.

Infinitas gracias Dios mío… por guiarme, acompañarme e iluminar mi camino.

IV
 INDICE GENERAL DEL TEXTO

Presentación del Proyecto de Título I

Hojas de Calificación II
Dedicatoria III
Agradecimientos IV
Índice general del texto V-VII
Índice de Figuras e Imágenes VIII-IX
Índice de Gráficos X
Índice de Tablas XI
Glosario XII
Resumen XIII

I. FUNDAMENTOS
I.1 Introducción 14
I.2 Objetivos del Proyecto 16
I.2.1 Objetivo General 16
I.2.2 Objetivos Específicos 16

II. DESARROLLO DEL PROYECTO DE TÍTULO

II.1 Descripción de la empresa 17
II.1.1 Reseña histórica 17
II.1.2 Principales Acontecimientos 19
II.1.3 Misión del Liceo NHHS 19
II.1.4 Visión del Liceo NHHS 20
II.1.5 Lema del Liceo NHHS 20
II.1.6 Fundamentación 20
II.1.7 Productos y servicios del Liceo NHHS 21
II.1.7.1 PEI 21
II.1.7.2 Declaración de principios 21
II.1.7.3 Perfil del estudiante 22
II.1.7.4 Perfil del educador 23
II.1.7.5 Perfil de padres y apoderados del liceo 23
II.1.7.6 Metas institucionales 24
II.1.7.6.1 Pedagógicas 24
II.1.7.6.2 Formación general 24
II.1.7.6.3 Administrativo 25
II.1.8 Organigrama del Liceo NHHS 26
II.2 Descripción de las tareas desarrolladas en la práctica profesional 31
II.2.1 Descriptor de cargo 31
II.2.2 Tareas administrativas generales 33
II.2.3 Tareas administrativas de planificación y coordinación 39

V
 II.2.4 Tareas administrativas de organización, creación y mejoramiento 39
II.2.5 Tareas de inspección y control 44
II.3 Planificación y metodología del proyecto 45
II.4 Descripción del desarrollo del proyecto 47
II.4.1 Marco teórico 47
II.4.1.1 Antecedentes históricos de la educación chilena 47
II.4.1.2 Caracterización del sistema educativo 49
II.4.1.3 Sostenedores Privados Subvencionados 49
II.4.1.4 Políticas Ministeriales 50
II.4.1.5 Administración educativa 51
II.4.1.6 Gestión del entorno 51
II.4.1.7 Organización educativa 52
II.4.1.8 Verificación de infraestructura según Mineduc 52
II.4.2 Análisis de la investigación explorativa 58
II.4.2.1 Ambientación laboral 58
II.4.2.2 Revisión visual de la bodega 58
II.4.2.3 Conocer la infraestructura y su funcionamiento 59
II.4.2.4 Conocer los distintos procesos de gestión existentes 60
II.4.2.5 Identificar las tareas de los maestros de mantención 61
II.4.2.6 Identificar las tareas de la EAM 61
II.4.2.7 Recopilación de material documental 62
II.4.3 Análisis de la investigación descriptiva 64
II.4.3.1 Entrevista a EAM 66
II.4.3.2 Tabulación y respuestas de entrevista 68
II.4.3.2.1 Resumen de identificación 68
II.4.3.2.1 Resumen de respuestas 68
II.4.3.3 Conclusión 69
II.4.3.4 Escoger personal a encuestar del área de mantención 69
II.4.3.5 Encuestas realizadas al área de aseo y mantención 70
II.4.3.6 Tabulación y respuestas de encuestas 75
II.4.3.6.1 Tablas de frecuencias 75
II.4.3.6.2 Gráficos circulares 77
II.4.3.6.2.1 Interpretación 77
II.4.3.6.2.2 Conclusión 79
II.4.3.6.3 Gráficos de barras 79
II.4.3.6.3.1 Interpretación 79
II.4.3.6.3.2 Conclusión 86
II.4.4 Procedimientos 86
II.4.4.1 Crear procesos de gestión administrativa 86
II.4.4.2 Aplicar procesos de gestión administrativa 87

VI
III. PRODUCTO FINAL
III.1 Presentación del problema 88
III.2 Solución del problema 90
III.2.1 Área de adquisición 91
III.2.1.1 Planillas de control administrativo de adquisiciones 91
III.2.1.2 Procesos de gestión administrativa de bodega 92
III.2.2 Área de mantención 101
III.2.2.1 Manual del área de mantención 101
III.2.2.2 Manual de uso de herramientas 109
III.2.3 Descriptor de cargo 117
III.2.4 Recomendaciones y sugerencias generales 124

IV. ASPECTOS COMPLEMENTARIOS

IV.1 Bibliografía 126

VII
 ÍNDICE DE FIGURAS E IMÁGENES

Figura Nº II-1: Alumnos Liceo NHHS 18

Figura Nº II-2: Insignia Liceo Particular Eben-Ezer II 19
Figura Nº II-3: Insignia Liceo NHHS 19
Figura Nº II-4: Frontis Liceo NHHS 25
Figura Nº II-5: Organigrama Liceo NHHS 26
Figura Nº II-6: Docentes Enseñanza Básica 30
Figura Nº II-7: Docentes Enseñanza Media 30
Figura Nº II-8: Libro de Control de Asistencia de Docentes 33
Figura Nº II-9: Contrato de Prestación de Servicios Educacionales 33
Figura Nº II-10: Software Institucional, sistema I-escuela 34
Figura Nº II-11: Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad 34
Figura Nº II-12: Documentación de Superintendencia de Educación 35
Figura Nº II-13: Sistema de Información General de Estudiantes 35
Figura Nº II-14: Liquidación de Sueldo 36
Figura Nº II-15: Requisición 36
Figura Nº II-16: Orden de Compra 37
Figura Nº II-17: Comprobante de Pago a Proveedores 37
Figura Nº II-18: Protocolo de Adquisiciones 38
Figura Nº II-19: Reuniones de Trabajo 39
Figura Nº II-20: Descriptor de Cargos 39
Figura Nº II-21: Planilla de Control de Labores de Maestros 40
Figura Nº II-22: Inventarios de Salas de Clases 40
Figura Nº II-23: Inventario de Materiales de Bodega 41
Figura Nº II-24: Planilla de Revisión de Funcionamiento del Edificio 41
Figura Nº II-25: Planilla de Revisión de Funcionamiento del Edificio 41
Figura Nº II-26: Planificación Horaria de Jornada Laboral de Nocheros 42
Figura Nº II-27: Planificación Horaria de Jornada Laboral de Porteras 42
Figura Nº II-28: Planilla de Carga Horaria de Docentes 43
Figura Nº II-29: Planilla de Cálculo de Horas Trabajadas 43
Figura Nº II-30: Planilla de Mantenimiento 44
Figura Nº II-31: Maestro realizando reparaciones 44
Figura Nº II-32: Carta Gantt 46
Figura Nº II-33: Planilla de Mantenimiento Mineduc 53
Figura Nº II-34: Planilla de Mantenimiento Mineduc 54
Figura Nº II-35: Planilla de Mantenimiento Mineduc 54
Figura Nº II-36: Planilla de Mantenimiento Mineduc 55
Figura Nº II-37: Planilla de Mantenimiento Mineduc 56
Figura Nº II-38: Planilla de Mantenimiento Mineduc 56
Figura Nº II-39: Planilla de Mantenimiento Mineduc 56

VIII
Figura Nº II-40: Maestro Investigando 57
Figura Nº II-41: Maestro revisando stock de bodega 58
Figura Nº II-42: Maestro revisando funcionamiento 59
Figura Nº II-43: Proceso de Gestión 60
Figura Nº II-44: Maestro con su Contrato 61
Figura Nº II-45: Trabajador con sus tareas diarias 62
Figura Nº II-46: Revisando el material documental 63
Figura Nº II-47: Cuestionario 65
Figura Nº II-48: Entrevista a Encargada 67
Figura Nº II-49: Encuesta a trabajadores 70
Figura Nº II-50: Completar Encuestas 74
Figura N° III-51: Planilla de Control de facturas 91
Figura N° III-52: Proceso de recepción de material de bodega 95
Figura N° III-53: Formulario de recepción de material de bodega 96
Figura N° III-54: Planilla de stock 97
Figura N° III-55: Proceso de salida de material de bodega 98
Figura N° III-56: Solicitud de material de bodega 99
Figura N° III-57: Salida de material de bodega 100
Figura N° III-58: Planilla de entrega de material 100
Figura N° III-59: Proceso de mantenimiento 103
Figura N° III-60: Planilla de verificación de funciones de infraestructura 104
Figura N° III-61: Planilla de revisiones preventivas 105
Figura N° III-62: Planilla de coordinación de tareas 106
Figura N° III-63: Formulario de solicitud de reparaciones 108
Figura N° III-64: Proceso de solicitud de herramientas 113
Figura N° III-65: Formulario de solicitud de herramientas 115
Figura N° III-66: Planilla de control de herramientas 116

IX
 ÍNDICE DE GRÁFICOS

Gráfico Nº II-1: Gráfico de Circular pregunta a), Encuesta NHHS 77

Gráfico Nº II-2: Gráfico de Circular pregunta b), Encuesta NHHS 77
Gráfico Nº II-3: Gráfico de Circular pregunta c), Encuesta NHHS 78
Gráfico Nº II-4: Gráfico de Circular pregunta d), Encuesta NHHS 78
Gráfico Nº II-5: Gráfico de Barra pregunta 1), Encuesta NHHS 79
Gráfico Nº II-6: Gráfico de Barra pregunta 2), Encuesta NHHS 80
Gráfico Nº II-7: Gráfico de Barra pregunta 3), Encuesta NHHS 80
Gráfico Nº II-8: Gráfico de Barra pregunta 4), Encuesta NHHS 81
Gráfico Nº II-9: Gráfico de Barra pregunta 5), Encuesta NHHS 81
Gráfico Nº II-10: Gráfico de Barra pregunta 6), Encuesta NHHS 82
Gráfico Nº II-11: Gráfico de Barra pregunta 7), Encuesta NHHS 82
Gráfico Nº II-12: Gráfico de Barra pregunta 8), Encuesta NHHS 83
Gráfico Nº II-13: Gráfico de Barra pregunta 9), Encuesta NHHS 83
Gráfico Nº II-14: Gráfico de Barra pregunta 10), Encuesta NHHS 84
Gráfico Nº II-15: Gráfico de Barra pregunta 11), Encuesta NHHS 84
Gráfico Nº II-16: Gráfico de Barra pregunta 12), Encuesta NHHS 85
Gráfico N° II-17: Gráfico de Barra pregunta 13), Encuesta NHHS 85

X
 ÍNDICE DE TABLAS

Tabla Nº II-1: Tabla de Frecuencia, pregunta a) de Encuesta NHHS 75

Tabla Nº II-2: Tabla de Frecuencia, pregunta b) de Encuesta NHHS 75
Tabla Nº II-3: Tabla de Frecuencia, pregunta c) de Encuesta NHHS 76
Tabla Nº II-4: Tabla de Frecuencia, pregunta d) de Encuesta NHHS 76

XI
 GLOSARIO

DEPROV: Departamentos Provinciales de Educación

EAM: Encargada de Adquisición y Mantención
I-secular: Software Institucional del Liceo New Heaven High School
MINEDUC: Ministerio de Educación
NHHS: New Heaven High School
PEI: Proyecto Educativo Institucional
SEREMIS: Secretarías Regionales Ministeriales
SIGE: Sistema de Información General de Estudiantes
USE: Unidad de Subvención Educacional

XII
 RESUMEN

El siguiente proyecto de título se basó en la práctica profesional realizada en el Liceo New

Heaven High School de la Ciudad de Antofagasta.

El departamento escogido para realizar la investigación, fue el área de mantenimiento y

adquisición, ya que al hacer un estudio rápido de las primeras observaciones, fue el que
presentaba falencias y deficiencias en su funcionamiento.

Para ello primero se realizó se realizó una planificación semanal que constaba de una etapa
explorativa, seguida de una fase investigativa para concluir con una etapa de aplicación
de procedimiento generados con el objetivo de plantear posibles mejoras y soluciones a
los problemas detectados, que causaban dificultad en el desempeño de los trabajadores y
por consiguiente en su óptimo funcionamiento.

Durante estas etapas se realizaron observaciones, entrevistas, encuestas y análisis de

procesos existentes con el propósito de encontrar y corroborar las deficiencias detectadas
en las primeras etapas de la investigación. Además se realizaron distintas tareas de apoyo
a otras áreas con el fin de dar cumplimiento a las tareas asignadas por la institución.

Con el objeto de dar mejoras a los distintos procesos de gestión administrativas que
presentaban problemas, se crearon diferentes informes, procesos, planillas y
recomendaciones para que el desempeño de estas áreas fuera más eficiente. Todo esto con
el apoyo y colaboración de los trabajadores del establecimiento educativo, tanto
superiores, como a cargo, que aportaron en forma entusiasmada para que lograra
identificar errores del desarrollo de sus labores como de los procesos que orientan sus
labores a diario, con el fin de mejorar las condiciones laborales y los procesos existen con
el fin de aportar al Liceo y así se caracterice por entregar un servicio de calidad y
excelencia educativa.

XIII
 I. FUNDAMENTOS

I.1 INTRODUCCIÓN

La siguiente investigación propuesta como Proyecto de Titulo Final de Carrera se realizó

en el Liceo New Heaven High School de Antofagasta.

Dicha institución es de carácter educacional, con 15 años de funcionamiento y trayectoria,

aportando con una educación de calidad, confesional cristiana a la comunidad
antofagastina. Partiendo con una matrícula de 360 alumnos de pre básica, enseñanza
básica y media; llegando hoy en día a contar con 2.136 alumnos matriculados en promedio
mensual.

Desde mediados del año 2012 comienzan a generarse cambios en la dirección de la

organización, en la cual se comenzó a contar con un Gerente General para dirigir la
administración del Liceo, cargo poco usual este tipo de instituciones. Que hasta hoy sigue
generando cambios desde el nombre del liceo, imagen corporativa, hasta los procesos
administrativos con el fin de mejorar y entregar un servicio de excelencia a la comunidad
educativa de la región.

El liceo New Heaven High School es el primero en contar con una piscina semi olímpica
para sus estudiantes, entre otros servicios que lo distinguen y lo hacen destacarse, pero
estos estos cambios y mejoras continuas siempre deben ser en forma paralela en sus
distintas áreas. Por lo cual siempre hay un interés en actualizarse y modernizarse acorde
con los tiempos y la globalización.

El proyecto surge con la idea de encontrar y detectar desajustes en el área operativa, para
ello la primera etapa del proyecto, ha consistido en una investigación explorativa
prestando especial atención al área operativa para lograr identificar las falencias que
debilitan el área de mantenimiento y adquisición de la organización, para mejorar el
funcionamiento de la infraestructura, los procesos de gestión y así los trabajadores puedan
lograr cumplir con sus funciones para lo cual fueron contratados.

En una segunda etapa del proyecto se realizó una investigación descriptiva para validar y
demostrar de manera precisa las falencias y problemas detectados y mencionados en la
primera etapa de la investigación.

En esta fase del proyecto, después de solicitar y analizar los procesos administrativos
existentes y usados, se buscó la interacción entre los procesos y los funcionarios
encargados de ellos, detectando falta de información, conocimientos y utilización de los
programas existentes.

14
A raíz de los problemas detectados inicialmente, se da la oportunidad de realizar tareas de
mejoras, aportando con la elaboración de nuevos procesos y cambios de los existentes,
incentivando su uso para disminuir a corto plazo algunas problemáticas presentes en el
funcionamiento de la institución.

Finalmente se realizan conclusiones de todo el proceso investigativo y se busca definir de

manera concreta si las observaciones realizadas de la organización fueron las correctas y
se ajustaban a la realidad del Liceo.

Y por otra parte demostrar que los cambios realizados fueron los correctos y que las
sugerencias de mejoras se ajustan a las necesidad de la Institución, es decir, siempre
orientados al objetivo de entregar un servicio de calidad y compromiso con la educación,
y como lo dice su lema “Entre el cerro y el mar, nuestra misión es educar con excelencia”.

15
I.2 OBJETIVOS DEL PROYECTO

I.2.1 Objetivo general:

Plantear una propuesta de modificación, mejoras y aplicación de procesos de gestión y

estructuras administrativos en el área de mantenimiento y adquisición del Liceo New
Heaven High School, para garantizar y proveer a la institución de los elementos necesarios
para un óptimo funcionamiento operativo de estos departamentos, y así lograr llevar a
cabo de manera eficaz y eficiente las tareas de reparación y mantenimiento de todo la
infraestructura, como de los procesos de gestión existentes, y también definir de manera
clara las tareas u obligaciones, responsabilidades y roles de cada uno de los empleados,
buscando entregar un servicio de excelencia a la comunidad educativa del organización.

I.2.2 Objetivos Específicos:

 Obtener información relevante sobre los sistemas de gestión administrativas

en el área de mantenimiento y adquisición con los que cuenta el Liceo New
Heaven High School de Antofagasta, que permitan obtener una mirada global
de las falencias que presenta esta área.

 Efectuar una investigación in situ para obtener datos de las labores que
desarrollan los trabajadores responsables del hermoseamiento, la mantención
y reparación de la infraestructura e instalaciones del edificio, de los equipos,
como también de su encargado.

 Definir las principales funciones y obligaciones del encargado de mantención

y adquisición como de los maestros a su cargo, a través, de la creación y
mejoramiento de los descriptores de cargo para que puedan desarrollar su
función con mayor precisión y eficiencia.

 Elaborar procedimientos de gestión administrativa para poder organizar, dirigir

y controlar el recurso humano y material necesario y apto para el cumplimiento
de las funciones, tareas y objetivos del área de mantención y adquisición, que
permitan un cambio a corto plazo de los problemas detectados durante esta
investigación

16
 II. DESARROLLO DEL PROYECTO DE TITULO

II.1 DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA

II.1.1 Reseña histórica

Los inicios del Liceo se remontan al año 1999, momento en que surge de parte de los
Apoderados y la Dirección del Colegio Eben-Ezer, una fuerte inquietud por la creación de
un Liceo que pudiera dar continuidad de estudios a los estudiantes que egresaban del
Colegio Eben-Ezer. Debido a que en esos años los alumnos tenían serios problemas para
ser aceptados en los liceos municipalizados y, cuando quedaban aceptados, les costaba
mucho adaptarse a las realidades de los grandes liceos de la ciudad. Especialmente por
sus altos niveles de beligerancia, fuertes consumos de alcohol y drogadicción.

Es así como en el mes de mayo del año 2000 se cuenta con el contrato de arriendo, de un
terreno de 4000 m2 que se ubicaba al norte del colegio y los recursos para comenzar la
primera etapa del liceo. Este mismo mes las primeras maquinarias empezaron a trabajar y
al 31 de Octubre ya se habían construidos 1000 m2 de construcción, cierres perimetrales,
multicanchas, mobiliario y equipamiento.

El Liceo Particular Eben-Ezer de Antofagasta, fue fundado el 01 de marzo del año 2001,
como un establecimiento educacional que impartirá enseñanza prebásica, educación
básica y educación media de carácter confesional cristiano. La sociedad sostenedora es
Sociedad Educacional Bethesda Limitada, su representante legal el profesor Luis Bernabé
Batías Díaz.

El liceo se ubica en calle Félix García Nº 820, sector Chimba Alto en la ciudad de
Antofagasta. Está reconocido por el Ministerio de Educación como colaborador de la
Función Educacional del Estado, mediante Resolución Exenta N° 0158 del 14 de marzo
de 2001; Atendiendo a estudiantes de educación pre básica, educación básica y educación
media científico humanista.

Al mes de marzo del año 2001 el Liceo ya estaba trabajando con una matrícula de 360
estudiantes. El personal de trabajo en su mayoría eran profesores de pre básica, educación
básica y educación media que provenían del Colegio Eben-Ezer. Comenzó a atender 2
kínder, 2 primeros básicos, 2 segundos básicos y 2 primeros medios, que en un 90% eran
del Colegio Eben-Ezer. Para no generar competencias insanas entre los estudiantes del
colegio y del liceo se optó por mantener los emblemas, promesas, e himnos y los
uniformes del colegio, hasta el nombre “Eben-Ezer”. Cada año se iban construyendo
nuevas dependencias para dar continuidad de estudios a los alumnos. Sólo el año 2006 se

17
obtuvo el título de propiedad definitivo del terreno, a esa altura se contaba con una
matrícula de 1600 estudiantes con enseñanza técnico profesional.
La demanda por matricular era tan grande que en algún momento se aumentó a cuatro
cursos por nivel desde Kínder hasta octavo año básico. Con la intensión de mejorar las
condiciones pedagógicas de entrada a la Enseñanza Básica se crearon cuatro prekínder,
con mucho éxito y la preferencia de los apoderados.

Hoy el liceo ha alcanzado la madurez en cobertura atendiendo a más de 2100 niños y sus
familias, impartiendo una sólida educación basada en principios y valores cristianos para
los estudiantes y familias. Han egresado varias generaciones de estudiantes,
convirtiéndose en profesionales, lo cual fue el gran sueño de la institución; muchos de
ellos, ya profesionales, están trabajando actualmente en la institución.

También se ha implementado una sólida infraestructura, recursos materiales y didácticos,

buscando siempre consolidar los equipos de trabajo. Ahora se busca reforzar y mejorar la
“Calidad de la Educación” que se imparte, especialmente el aspecto de los aprendizajes
esperados para cada subsector y nivel educacional, para lo cual se busca aunar las
voluntades y esfuerzo de estudiantes, padres, profesores, directivos, sociedad sostenedora,
asistentes de la educación etc.

Figura N° II-1 Alumnos Liceo NHHS

(Fuente: www.newheavenhs.cl)

18
II.1.2 Principales Acontecimientos

El 13 de agosto del año 2013 se incorpora a la institución como Gerente General el Sr.
Darío L. Paredes Díaz quien propone a la sociedad un proyecto de modernización
organizacional: incorporación de tecnología como software de gestión, mejores equipos
tecnológicos y sistema de pago de mensualidades por internet; importantes mejoramientos
de infraestructura en salas de clases, canchas, patios, pasillos, accesos, construcción de
una piscina semiolímpica la que incorpora ventaja competitiva a la organización y,
especialmente, la implementación de un sistema de monitoreo local y remoto digital en
términos de seguridad y prevención; implementación de protocolos y estandarización de
procesos de gestión, cuadros de mandos integrales y KPI, entre otros; mejoramiento de la
imagen corporativa, normas gráficas certificadas con su debido registro de propiedad
intelectual y la creación profesional de su himno institucional, música y letra.

A partir del 01 de Enero del año 2014, impulsado por su gerente, el Liceo Particular Eben-
Ezer II cambia de nombre a “New Heaven High School”, que en español significa “Liceo
Cielo Nuevo”, en busca de un sello e identificación propia.

A raíz que el nombre de Liceo Particular Eben-Ezer II sugiere similitud de nombre con el
Colegio Eben-Ezer de la misma ciudad, ubicado a metros de distancia, situación que
conlleva a confusión entre los vecinos, apoderados, medios de difusión y autoridades,
buscando además, con el cambio fortalecer el aprendizaje del idioma ingles de los
estudiantes y abrirles puertas al mundo como futuros profesionales bilingües.

Figura N° II-2: Insignia Liceo Particular Eben-Ezer II Figura N° II-3: Insignia Liceo NHHS
xxxxxxxx(Fuente: www.newheavenhs.cl ) (Fuente: www.newheavenhs.cl )

II.1.3 Misión de New Heaven High School:

Somos un establecimiento educacional confesional cristiano evangélico que imparte

enseñanza de calidad, donde estudiantes y jóvenes son el centro de la actividad de
formación con el apoyo de las familias quienes se suman a nuestra comunidad de
aprendizaje, aprendiendo a convivir, compartir y a desarrollar una serie de capacidades y
habilidades con el propósito de promover el respeto, la sana convivencia, el buen trato, la

19
solidaridad, el respeto a la diversidad y la promoción de una cultura de los deberes del
quehacer escolar, propio de nuestra institución.

II.1.4 Visión de New Heaven High School:

Ser una comunidad de aprendizaje valorada en la región y el país por su compromiso y

desempeño competente y reconocida por sus altos resultados académicos y desarrollo de
valores cristianos, donde se educa a una persona integral, tanto en su dimensión
académica, con todos los conocimientos, habilidades y competencias que los programas
de estudios nos exigen, impregnada de principios y valores cristianos, preparándolos para
vivir eternamente con Cristo.

II.1.5 Lema de New Heaven High School:

“Entre el cerro y el mar, nuestra misión es educar con excelencia”

II.1.6 Fundamentación

Para poder funcionar adecuadamente y como una manera de transitar hacia metas
definidas y claras en la comunidad educativa organizada se ofrece este Manual de
Convivencia basado en los siguientes aspectos: Por un lado, surge como un objetivo
pedagógico en la necesidad de facilitar la adquisición y aprehensión de hábitos, criterios,
habilidades, valores y actitudes en los y las estudiantes para una convivencia pro social y
constructiva, permitiéndoles alcanzar progresivos niveles de autonomía personal y moral
y, por otro, supone facilitar la organización del trabajo de toda la comunidad escolar,
imprescindible para que éste se lleve a cabo con eficiencia y justicia. La disciplina aparece,
entonces, como un medio de formación ético-moral y que puede ser abordada desde
diferentes perspectivas.

La unidad educativa debe entregar una formación al estudiante, entendiendo por ello el
desarrollo de los aspectos cognitivos, afectivos, volitivos, sicomotores y sociales del
individuo en su propio beneficio y del grupo, teniendo en cuenta que el planteamiento
disciplinario debe variar según la etapa de desarrollo de los personas para que sean asimilables
y, por consiguiente, posibilitar la internalización de normas y valores que tengan sentido para
la comunidad educativa.

La escuela, por tanto, debe poner al estudiante en el camino hacia esa búsqueda usando y
aplicando para ello el presente documento con criterio formativo, constituyéndose los
educadores en una de las instancias fundamentales en el proceso de educación, logrando un
real compromiso del estudiante a través de su participación activa conociendo y
comprendiendo las metas y objetivos educativos de estas normas.

20
II.1.7 Productos y servicios

II.1.7.1 PEI
El liceo “New Heaven High School”, a través de un cuerpo docente idóneamente
preparado, se propone impartir educación secular de calidad, impregnada de valores
cristianos, éticos y morales para la formación de personas íntegras y útiles a la sociedad,
entendiéndose esta utilidad como la realización vocacional del ser humano al servicio de
los demás.

La educación entregada fomenta el espíritu creativo, desarrollando competencias en los y

las estudiantes en un ambiente grato de interrelaciones, optimizando el proceso de
Enseñanza Aprendizaje insertos en la reforma educacional con Jornada Escolar Completa
Diurna, en cuyo sistema los y las estudiantes trabajan entre 38 y 42 horas.

En la formación valórica que se propone desarrollar, da especial importancia a la

presentación personal, hábitos de puntualidad, respeto hacia todos los estamentos del
liceo, y especialmente que los estudiantes aprendan a valorar la disciplina como condición
básica de todo trabajo escolar exitoso y, en el futuro, de su trabajo profesional en un
contexto de respeto al medio ambiente.

La institución entiende que uno de los mayores desafíos de la Reforma educativa es

enriquecer el currículum escolar y transformar las prácticas docentes para dar respuesta a
las necesidades educativas de todos los alumnos y alumnas, incluidos aquellos que por
diversas causas experimentan dificultades en su aprendizaje.

Con este propósito, la Educación Especial, entre otras propuestas de mejoramiento,

propicia el acceso, progreso y permanencia en la educación común de niños, niñas y
jóvenes con necesidades educativas especiales, derivadas de una discapacidad, a través de
Proyectos de Integración Escolar.

Es así que el Liceo asume esta noble tarea vista como una propuesta con claro potencial
de mejoramiento de la calidad y relevancia de las oportunidades y experiencias educativas
que se brindan al alumno o alumna con necesidades educativas especiales que se integra,
especialmente aquellas relacionadas como consecuencia de alteraciones en el mecanismo
efector o como consecuencia de alteraciones en el sistema nervioso, es decir, trastorno o
déficit motor.

II.1.7.2 Declaración de principios

Los principios constitucionales de nuestro país consagran: "la libertad de enseñanza, el

derecho a la educación y el derecho preferente de los padres para elegir el tipo de
educación que desean para sus hijos".

21
 Es por esto que el Liceo se funda inspirado en un concepto de hombre integral, es decir, es
una persona tripartita conformada por cuerpo, alma y espíritu de acuerdo a una concepción
bíblica y cristiana de la vida.

De lo anterior se desprende que cuando el liceo asume una educación integral de calidad
se ocupara de la formación de cada una de las dimensiones de la persona, preparándolas
para una vida "terrenal" exitosa en lo familiar, laboral, y especialmente al desarrollo de su
vocación. También se define de carácter confesional cristiano evangélico, lo cual no
significa que se hará proselitismo religioso o que sólo pueden incorporarse estudiantes,
docentes y asistentes de la educación que profesen la religión evangélica, sino muy por el
contrario, el Liceo está abierto a todo tipo de personas, cualquiera sea la religión que
profese. Más que religión se impartirá valores cristianos. Sin embargo, solamente
impartirá la religión evangélica. Además de la Bandera Nacional, serán emblemas la
Biblia y la Bandera Cristiana.

Del mismo modo, se incorpora la dimensión ecológica con lo cual se mejorará y

fortalecerá la dimensión ambiental en todos los niveles educativos del liceo considerando
su importancia en la sociedad., pretendiendo promover una cultura medio ambiental con
pedagogía y metodologías de impacto a la comunidad, orientadas a fomentar en las nuevas
generaciones de nuestros estudiantes la preocupación, comprensión y problemática por el
medio ambiente.

II.1.7.3 Perfil del estudiante

 Ama a Dios por sobre todo y a su prójimo como a sí mismo.

 Es protagonista de su propia formación pedagógica y valórica.
 Toma conciencia de la urgente necesidad de prestar atención a los problemas del medio
ambiente, participando en prevención y protección de su entorno.
 Logra una personalidad madura, equilibrada y autónoma de acuerdo a su edad.
 Desarrolla su capacidad intelectual, analítica, de coevaluación y autoevaluación.
 Asume con actitud crítica todo el proceso curricular, buscando a través de la ciencia y la
tecnología solución a los problemas que plantea la sociedad.
 Es capaz de expresar en forma clara y pertinente sus propias ideas, inquietudes y
aspiraciones, sin menoscabo de las de los demás.
 Reconoce sus errores y los enmienda en forma oportuna.
 Tiene mística y visión identificada con el Liceo y con su espíritu, que lo impulsa y motiva
a participar activamente.
 Representa con orgullo a su Liceo en actividades de la comunidad.
 Practica el deporte y la recreación utilizando en forma adecuada su tiempo libre.
 Se fija metas y lucha por alcanzarlas con perseverancia, tesón, esfuerzo y confianza en sus
capacidades.
 Mantiene una convivencia democrática y pluralista en su entorno social.

22
 Es emprendedor y esforzado a pesar de sus limitaciones socioeconómicas.
 Es disciplinado y se preocupa de su buena presentación personal.
 Es puntual y responsable en el cumplimiento de sus compromisos.

II.1.7.4 Perfil del educador

 Los profesores constituyen el fundamento de la labor del Liceo y tienen el deber de

comprometerse con los principios, valores, visión y misión del Liceo y de actuar en
congruencia con ellos para formar personas exitosas en la vida con valores, actitudes y
habilidades establecidas por esta Unidad Educativa.
 El docente educa por vocación, se realiza plenamente en esta tarea, se está actualizando
profesionalmente con actividades de perfeccionamiento.
 Participa en el Sistema de Soporte de Desempeño Docente (evaluación interna de
desempeño).
 Es un profesional visionario, creativo, con fe y esperanza en la educación como factor de
cambio y progreso social.
 Se adecua con facilidad a las exigencias que demandan el uso de las nuevas tecnologías
como herramientas metodológicas.
 Es leal al proyecto educativo y autoridades del liceo.
 Mantiene buena comunicación con los padres de familia y una especial dedicación por los
y las estudiantes que tiene a su cargo.
 Es un profesional que orienta y guía la formación de sus educandos.
 Es un profesional responsable en todo su quehacer.
 Mantiene buenas relaciones interpersonales con todos los integrantes de la Unidad
Educativa.
 Se compromete con el aprendizaje de todos sus estudiantes.
 Respeta y se da a respetar entre sus estudiantes, apoderados, docentes, docentes directivos
y asistentes de la educación.
 Toma conciencia de la urgente necesidad de prestar atención a los problemas del medio
ambiente, participando en prevención y protección de su entorno.

II.1.7.5 Perfil de padres y apoderados del liceo

El Liceo reconoce a la familia como el principal responsable de la educación de sus

hijos compartiendo esta noble tarea con los profesores y la Unidad Educativa. Por lo tanto,
se entiende a la familia, como fuente de vida, amor, y respeto brindando una formación
con profundo sentido de tolerancia para vivir en un ambiente de armonía y democracia:

 Supervisa, apoya, proyecta y promueva positivamente la labor del Liceo en su entorno

social.
 Mantiene constante comunicación con los docentes en forma oportuna, respetando los
horarios e instancias de diálogo, para colaborar y complementar la labor educativa.

23
 Supervisa y apoya el proceso educativo de sus hijos e hijas, apoyando la labor docente.
 Asume un compromiso con los principios y valores que sustenta el liceo.
 Participa activamente en la organización y ejecución de actividades programadas en el
Liceo de acuerdo a sus competencias.
 Demuestra confianza en el establecimiento educacional y en la acción que éste
desarrolla.
 Toma conciencia de la urgente necesidad de prestar atención a los problemas del medio
ambiente, participando en prevención y protección de su entorno.

II.1.7.6 Nuestras metas institucionales

II.1.7.6.1 En lo pedagógico

 Atender todos los sectores del aprendizaje con profesional docente idóneo.
 Cumplir con los Planes y Programas emanados del Ministerio de Educación en el 100%
de los Objetivos Fundamentales, Contenidos Mínimos Obligatorios y Objetivos
Fundamentales Transversales.
 Mantener como mínimo un 95% de aprobación de los y las estudiantes de enseñanza
básica y enseñanza media.
 Estar sobre la media nacional en las evaluaciones SIMCE.
 Lograr que el 90% de los estudiantes de cuarto año medio, rindan la prueba de ingreso a
la educación superior.
 Lograr que del total de estudiantes que rindan la P.S.U., un 80% obtenga el puntaje
mínimo de postulación.
 Lograr el 100% de participación y aprobación en Programa de Perfeccionamiento del
personal, para el cual se diseñen los cursos.
 Lograr la participación de todos los cursos en las muestras científica y tecnológica.
 Lograr que el 100% de los docentes participe en el Sistema de Soporte de Desempeño
Docente.
 Promover una cultura de cuidado y protección del medio ambiente.

II.1.7.6.2 En la formación general

 Disminuir los accidentes escolares respecto del año anterior.

 Lograr el buen funcionamiento de las academias extraescolares.
 Realizar muestras del quehacer escolar en folclor, artes, educación física, ciencias y
tecnología.
 Lograr que los(as) alumno(as) participen en campeonatos comunales en las siguientes
disciplinas: científicas, artísticas, deportivas y culturales.
 Promover la sana convivencia entre los integrantes de la comunidad educativa.

24
 II.1.7.6.3 En lo administrativo

 Obtener a lo menos un 95% de asistencia de los y las estudiantes a clases.

 Lograr en promedio un 85% de asistencia de los padres y apoderados a las reuniones
mensuales.
 Postular como Liceo a lo menos con 2 Proyectos en el año.
 Supervisar el trabajo de cada docente 2 veces por semestre.
 Mantener en 0% la deserción escolar en educación básica, y un 2% en educación media.
 Favorecer la participación de padres, apoderados y estudiantes a través del funcionamiento
regular de: Consejo de Profesores, Centro de Alumnos(as), y Centro de Padres y
Apoderados.

Figura N° II-4: Frontis Liceo NHHS

(Fuente: Elaboración personal. 2016)

25
II.1.8 Organigrama

El organigrama es aquella herramienta que nos permite una mirada general de la estructura
y la organización de la empresa, mostrando su nivel de complejidad y sofisticación. Cada
empresa dependiendo de sus productos o servicios, su participación en el mercado y el
rubro en el cual se encuentre, tendrá un organigrama diferente.

Para el Liceo New Heaven High School se creó un organigrama más completo para
describir y definir de mejor manera los distintos cargos y funciones de los trabajadores.

Figura N° II-5: Organigrama Liceo New Heaven High School

(Fuente: Archivo de Gerencia)

26
 Representante Legal- Sostenedor
Es el responsable y representa legalmente al establecimiento educacional ante el
Ministerio de Educación y, a su vez, delega esta responsabilidad en todos sus alcances al
Gerente General.

 Gerente General
Tiene como principal función vigilar y coordinar que la administración de los recursos
humanos, financieros y materiales sean administrados eficientemente y se encuentren en
estricto apego a la normatividad vigente y aplicable.

 Asesoría Jurídica
Tiene como responsabilidad brindar servicios de consulta y orientación en materias
jurídicas de interés del liceo, representarlos frente a terceros o instituciones públicas, así
como también asistirlos en aspectos legales.

 Contabilidad
Departamento Es el funcionario que tiene como responsabilidad llevar la contabilidad, de
acuerdo a la normativa vigente y realizar los controles y análisis financieros y/o
presupuestarios que se requiera.

 Remuneraciones y recaudación
Es el departamento que tiene como responsabilidad recopilar, clasificar, ordenar y
entregar a Recursos Humanos toda la información necesaria para el proceso y pago de las
remuneraciones del personal del colegio, indicando claramente situaciones acontecidas
durante el mes calendario y la fecha de cierre del proceso. A demás de aplicar y coordinar
el desarrollo de estrategias para la recaudación de los ingresos y ejecutar acciones
orientadas a incrementar la recaudación, desarrollando gestión de recaudación eficaz y
eficiente, llevando una valorización automática de las prestaciones a través de un sistema
informático propio que permite contar con una gestión transparente de la aplicación de
los aranceles.

 Adquisición
Departamento encargado de hacer evaluaciones de las necesidades, para comprar, reponer
y o reparar mobiliario, máquinas u otro elemento a objeto de proponer a la dirección del
colegio, la necesidad ya evaluada. Del mismo modo deberá verificar con la orden de
compra que los bienes adquiridos son los mismos solicitados, y dar conformidad a la
oficina central a objeto de iniciar el pago de la factura.

 Mantención
Es el profesional competente que tiene como responsabilidad proveer a la institución de
elementos necesarios para un óptimo funcionamiento, a través de mejoras, reparaciones
y mantenimiento de toda la infraestructura.

27
 Soporte Técnico de Informática
Es el funcionario que tiene como responsabilidad entregar soporte técnico y mantención
del equipamiento informático de cada una de las áreas del establecimiento educacional.

 Auxiliar
Es el funcionario que tiene como responsabilidad mantener el orden, higiene y el aseo de
todas las dependencias del Liceo, además de cuidar los lugares e implementos que se le
asignen.

 Seguridad o portería
Es el funcionario que tiene como responsabilidad controlar el ingreso y egreso del
personal, alumnos, apoderados y otros que requieran o hayan sido citados al
establecimiento, resguardando la tranquilidad y seguridad del liceo.

 Rectora
Es el docente que, como jefe del establecimiento educacional en el área técnico-
pedagógico, es el responsable de la dirección, organización y funcionamiento del mismo,
de acuerdo a las normas legales y reglamentarias vigentes.

 Secretaria
Es el Profesional encargado de gestionar, desarrollar y coordinar las actividades
administrativas del establecimiento educacional, llevando un completo control de los
archivos existentes en la organización e implementar los sistemas de Comunicaciones
internas y externas, colaborando así en forma óptima y eficiente.

 Director Académico
Es el docente responsable de asesorar al rector en la programación, organización,
supervisión y evaluación del desarrollo de las actividades curriculares.

 Orientador
Es el docente responsable de asesorar al Rector(a) y al Equipo de Gestión en la
programación, organización, supervisión y evaluación del desarrollo de las actividades
de orientación, ya sean éstas parte de un trabajo periódico o producto de los diagnósticos
que surjan.

 Evaluador
Es el funcionario que ha sido contratado para planificar, ejecutar y coordinar todo el
proceso de evaluación en la institución

28
 Coordinador Extraescolar
Es el docente responsable de asesorar al Rector(a) y al Equipo de Gestión en la
programación, organización, supervisión y evaluación del desarrollo de todas las
actividades deportivas, recreativas y extraescolares, ya sean éstas parte de un trabajo
periódico del establecimiento o producto de las contingencias que la actividad
extraescolar de la comuna lo amerite.

 Capellanía
La misión del departamento es evangelizar la tarea educativa a través de la vida litúrgica,
labor docente, la formación de valores, el servicio pastoral y desarrollo de proyectos de
apoyo escolar, con una acción pastoral integradora, participativa y ecuménica, que
estimule la fe en Jesucristo como Señor de la vida, para el desarrollo del bienestar
espiritual, la capacidad intelectual y el comportamiento ético, como práctica de la vida
cristiana en el trabajo educativo.

 Docentes
Son los funcionarios que han sido contratados para impartir clases en algún o algunos
niveles que tengan relación con su formación profesional.

 Inspectoría
Es el departamento que debe organizar, coordinar y supervisar el trabajo armónico y
eficiente del establecimiento educacional, velando porque las actividades de éste se
desarrollen en un ambiente seguro, de disciplina, bienestar y sana convivencia.

 Enfermería
Es el departamento que tiene como responsabilidad prestar los primeros auxilios a quien
haya sufrido un accidente en el establecimiento educacional.

 Odontólogo
Es el profesional encargado de la clínica dental del Liceo, que brinda atención a
los alumnos y funcionarios, para realizar un diagnóstico y tratamientos en quienes así lo
requieran, y de esta forma mejorar la calidad de vida.

 Psicóloga
Profesional responsable de favorecer el proceso de enseñanza aprendizaje, por medio del
desarrollo de las capacidades educativas a nivel personal, grupal, institucional y de la
comunidad social, tomando en consideración el contexto emocional, social, económico y
cultural de cada miembro de la comunidad educativa (estudiantes, padres y apoderados,
profesores, directivos, asistentes de la educación, etc.

29
 Psicopedagoga
Profesional cuya función es complementaria a la de otros profesionales del colegio, con
quienes colabora desde su perspectiva específica. La Psicopedagoga trabaja con
estudiantes con y sin dificultades de aprendizaje y es también, quien apoya a aquellos
estudiantes que no tiene buen rendimiento, potenciando sus habilidades y destrezas para
un óptimo desarrollo educacional.

Figura N° II-6: Docentes Enseñanza Básica

(Fuente: www.newheavenhs.cl)

Figura N° II-7: Docentes Enseñanza Media

(Fuente: www.newheavenhs.cl)

30
II.2 DESCRIPCIÓN DE LAS TAREAS DESARROLLADAS EN LA
PRÁCTICA PROFESIONAL

II.2.1 Descriptor de cargo

Antes de describir las tareas desarrollas durante el proceso de práctica, es necesario

conocer el descriptor de cargo del estudiante, diseñado por la institución educacional para
guiar las funciones y labores que se espera que desarrolle.

DESCRIPTOR DE CARGO DE ESTUDIANTE

EN PRACTICA PROFESIONAL

ÁREA: Administración
CALIDAD: Soporte y asistencia
JEFATURA SUPERIOR:
 Representante Legal
 Gerente General
 Gerente de Recursos Humanos
 Encargada de Adquisiciones y Mantención

1. OBJETIVO

El estudiante en práctica profesional deberá ser parte activa y de alta intervención en

planificar, organizar, dirigir, ejecutar y evaluar procesos administrativos, de nivel
operativo, aplicando conocimientos, habilidades y calores adquiridos durante su
formación profesional.

2. DESCRIPCIÓN

Soporte administrativo y asistencia en funciones de alta dirección de la organización,

asumiendo tareas de liderazgo y dirección en áreas de recursos humanos, participación
activa en equipos de trabajo de planificación, dirección y control, detectando falencias
operativas, de gestión y control proponiendo soluciones eficaces y eficientes. Además,
evaluar la eficacia y operatividad de herramientas tecnológicas proponiendo mejoras.
Asumir tareas de planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar la gestión de
adquisiciones y pagos a proveedores e integrar equipo jurídico en materias laborales y
normativa educacional vigente.

31
3. DECSRIPCIÓN FUNCIONAL
 Gestionar y controlar los recursos humanos para la empresa, necesarios y aptos
para las tareas operativas: selección de personal, evaluación de desempeño,
cumplimiento de responsabilidad contractual de los trabajadores, detectar
necesidades de capacitación laboral, entre otros.
 Participación activa en Comité Paritario, Comité de Seguridad y Comité Bipartito;
proponer capacitación laboral que apunten a mejorar el desempeño y las
competencias laborales de los trabajadores.
 Proponer mejoras al derecho a saber de los trabajadores de la organización.
 Liderar equipos de trabajo, enfrentando y manejando conflictos en forma asertiva,
equipos de trabajo en el área de recursos humanos, servicio, mantención,
adquisiciones y pago a proveedores.
 Soporte al departamento de recaudación y evaluación de gestión, protocolos y
herramientas tecnológicas.
 Utilizar capacidad analítica para la solución de problemas de organización,
dirección, coordinación y control en diferentes áreas de la organización,
presentando informes semanales de propuestas.
 Controlar los niveles de inventario.
 Proponer proyectos de inversión.
 Controlar los costos operacionales.
 Participación en el equipo jurídico de la organización proponiendo la normativa
jurídica apropiada en la toma de decisiones ante incumplimiento contractual
laboral.
 Controlar acciones de despido y finiquito del personal de acuerdo a la normativa
vigente.
 Creación y mejoramiento de descriptores de cargos.

4. PERFIL

 Estudiante en práctica profesional de Ingeniería de Ejecución en Administración,

Ingeniería en Administración Financiera, Ingeniería en Administración de
Recursos Humanos u otra ligada directamente.
 Visión de negocios.
 Orientación a resultados.
 Planificación estratégica.
 Liderazgo.
 Negociación.
 Comunicación efectiva a todo nivel.

32
II.2.2 Tareas administrativas generales:

 Registro y control del libro de asistencia de los docentes: Todos los días se debe
revisar y registrar la asistencia y atrasos de los docente, además calcular las horas
trabajadas por jornada, diaria ,semanal y mensual

Figura N° II-8: Libro de control de asistencia de docentes

(Fuente: Elaboración personal, 2016)

 Revisión y análisis de contratos de prestación de servicios educacionales y

mandato para fines especiales: Revisar la documentación presentada, para poder
registrar los datos en el contrato e informar que apoderados no han realizado este
trámite.

Figura N° II-9: Contrato de prestación de servicios educacionales

(Fuente: Departamento de Recaudación)

33
 Ingreso de datos de alumnos en software institucional I-escuela.

Figura N° II-10: Software Institucional, Sistema I-escuela

(Fuente: www.i-escuela.net)

 Revisar y aportar correcciones al Reglamento Interno.

Figura N° II-11: Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad

(Fuente: Archivo de Gerencia)

34
 Analizar, informar, tomar medidas y sugerencias de acción, ante un anuncio de
fiscalización de la superintendencia de Educación: Relacionadas al área de
mantenimiento y adquisición.

Figura N° II-12: Documentación de Superintendencia de Educación

(Fuente: Archivo de Gerencia)

 Revisión y comparación de matrículas vigentes entre sistema SIGE e I-escuela:

en caso de que los alumnos no se encuentren en alguno de los sistemas se debe
informar e ingresar sus datos.

Figura N° II-13: Sistema de Información General de Estudiantes

(Fuente: www.comunidadescolar.cl/sige.comunidad.html)

35
 Revisión y análisis aleatorio de liquidaciones de sueldo: revisar que los datos para
los cálculos sean los correspondientes al mes y no haya errores.

Figura N° II-14: Liquidación de Sueldo

(Fuente: Archivo de Departamento de RRHH)

 Revisión y control del proceso de adquisición:

Requisición: Revisar que se haya anexado a la documentación necesaria, que los
datos coincidan y que contenga toda la información.

Figura N° II-15: Requisición

(Fuente: Archivo Departamento de Adquisición)

36
 Orden de Compra: Revisar que los datos coincidan con los contenidos en la
requisición y que se complete toda la información faltante.

Figura N° II-16: Orden de Compra

(Fuente: Archivo Departamento de Adquisición)

 Comprobante de pago: Revisar que los datos coincidan con los contenidos en la
factura y que se complete toda la información faltante.

Figura N° II-17: Comprobante de Pago

(Fuente: Archivo Departamento de Adquisición)

37
 Protocolo de Adquisición

Todas las adquisiciones y recepción de material, equipamientos y otros que se requieran

de Sociedad Educacional Bethesda Ltda., para Liceo New Heaven High School, se
someterán al siguiente protocolo.

Figura N° II-18: Protocolo de Adquisición

(Fuente: Archivo Departamento de Adquisición)

38
II.2.3 Tareas administrativas de planificación y coordinación:
 Reunión con los funcionarios del área operativa para planificar, organizar y
coordinar las tareas que deben realizar a diario.
 Reuniones con equipo jurídico para analizar, revisar y corregir materias de tipo
laboral frente a dificultades que se presentan con los distintos trabajadores como:
Jornada laboral, contratos y cambios en la normativa educacional.
 Reuniones semanales con la Jefatura para revisar avances, hacer sugerencias y
controlar las tareas asignadas.
 Coordinar la entrega de suministros y herramientas al personal de mantenimiento
y aseo.

Figura N° II-19: Reuniones de trabajo

(Fuente: www.google.cl)

II.2.4 Tareas administrativas de organización, creación y mejoramiento:

 Crear y mejorar descriptores de cargos para los distintos funcionarios.

Figura N° II-20: Descriptor de Cargos

(Fuente: Elaboración personal, 2016)

39
 Crear planillas de control de las labores realizadas por los maestros para el
mejoramiento y reparación de la infraestructura de los edificios: los datos se
extraen de la supervisión diaria.

Figura N° II-21: Planilla de Control de labores de maestros

(Fuente: Elaboración personal, 2016)

 Crear inventarios del mobiliario de las salas de clases, como del material que se
mantiene en la bodega.


Figura N° II-22: Inventarios de salas de clases de enseñanza básica y media

(Fuente: Elaboración personal, 2016)

40
 Figura N° II-23: Inventario de Materiales de Bodega
(Fuente: Archivo de Departamento de Adquisición)

 Crear planillas de revisión del funcionamiento de la infraestructura del edificio.

Figura N° II-24: Planilla de Revisión de funcionamiento del Edificio

(Fuente: Elaboración personal, 2016)

Figura N° II-25: Planilla de Revisión de funcionamiento del Edificio

(Fuente: Elaboración personal, 2016)

41
 Elaborar horarios de jornada laboral de guardias (trabajadores nocheros): Siempre
ajustadas a las leyes laborales.

Figura N° II-26: Planificación Horaria de Jornada laboral Nocheros

(Fuente: Elaboración personal, 2016)

 Elaborar horarios de jornada laboral de porteras): Siempre ajustadas a las leyes

laborales.

Figura N° II-27: Planificación Horaria de Jornada laboral Porteras

(Fuente: Elaboración personal, 2016)

42
 Realizar planillas de carga horaria de los docentes): Siempre ajustadas a las leyes
laborales.

Figura N° II-28: Planilla de Carga Horaria de docentes

(Fuente: Elaboración personal, 2016)

Figura N° II-29: Planilla de cálculo de horas trabajadas

(Fuente: Elaboración personal, 2016)

43
II.2.5 Tareas de inspección y control:

 Revisión diaria del funcionamiento de las dependencias del liceo: Para ello se
utilizan las plantillas de elaboración personal.

Figura N° II-30: Planilla de Mantenimiento

(Fuente: Elaboración personal, 2016)

 Supervisión y revisión de las tareas realizadas por el personal operativo.

Figura N° II-31: Maestro realizando reparaciones

(Fuente: Elaboración personal, 2016)

44
II.3 PLANIFICACIÓN Y METODOLOGÍA DEL PROYECTO

Para realizar la planificación y metodología del proyecto describiré la manera en que se

decidió y llevo a cabo el tipo de investigación, donde el proceso da inicio con la búsqueda
de información, la recolección de datos, análisis y finalmente la interpretación de los datos
obtenidos.

El estudio de la situación administrativa y operativa del área en estudio del Liceo, me da

la posibilidad de presentar una serie de sugerencias que resultan apropiadas para la
solución de los conflictos que se detectaron.

Lo anterior me llevo a encontrar las fuentes necesarias de información para poder sustentar
las aseveraciones respecto a los cambios que se requieran para poder dar solución al
problema planteado más adelante, lo que se explicara de manera detallada en la
metodología de la investigación utilizada.

“La metodología representa la manera de organizar el proceso de la investigación, de

controlar los resultados y de presentar posibles soluciones al problema que nos llevara a
la toma de decisiones” (Zorrilla y Torres 1992).

En este proyecto, la metodología está orientada al Liceo New Heaven High School ya que,
para lograr una reestructuración en diferentes áreas administrativas, debemos detectar
primero los problemas o deficiencias que la afectan.

Esta investigación se comenzó como exploratoria, ya que la idea es analizar un problema

del cual no tenemos antecedentes o datos, es decir, contamos con cierto grado de
desconocimiento del tema al inicio, esta etapa nos permitirá que entremos en contacto con
la situación que presenta la institución, y posteriormente obtendremos los datos suficientes
para realizar una investigación a mayor profundidad.

Sin embargo es importante mencionar que la investigación no podrá terminar como

exploratoria, debido a que no nos arrojaría los resultados deseados, con ella solo
lograríamos identificar la problemática del liceo.

Posteriormente será de tipo descriptiva, “Aquella que busca especificar las propiedades,
características, y los perfiles importantes de personas, grupos, comunidades o cualquier
otro fenómeno que se someta a un análisis” (Danhke, 1989)

La investigación será descriptiva porque con ella podremos establecer las situaciones o
eventos, es decir, como se manifiestan determinados fenómenos o problemas que
observemos o detectemos en la etapa anterior, y así medirlos con la mayor precisión
posible.

45
46
II.4 DESCRIPCIÓN DEL DESARROLLO DEL PROYECTO

II.4.1 Marco teórico

El sistema de educación chileno

A continuación se presentan los antecedentes del actual sistema educacional chileno, y la
trayectoria que ha llevado a éste a su actual estado. El objeto de esta sección es mostrar el
funcionamiento del sector en Chile, las restricciones y dificultades generales que enfrenta
la Educación y los principales hitos que han marcado su historia reciente.

II.4.1.1 Antecedentes Históricos de la Educación Chilena

Hasta 1980 la administración del sistema escolar se encontraba totalmente centralizada en

el Ministerio de Educación. El Ministerio fijaba los planes y programas para todo el
sistema educativo, y administraba directamente las escuelas fiscales que representaban
cerca del 80% de la matrícula. Específicamente, el Ministerio designaba a los profesores
y Directivos Docentes, asignaba y pagaba los gastos y remuneraciones. En 1980 el sistema
experimentó una profunda reforma, descentralizándose la administración de las escuelas
del sistema público, trasladándolo a las Municipalidades. Se creó un subsidio estatal que
no distinguió si la educación era provista por escuelas privadas que no cobraran a los
alumnos y municipales, generándose así dos tipos de escuelas subvencionadas: escuelas
municipales, en que la administración está a cargo de la municipalidad en donde se ubique,
y escuelas particulares subvencionadas, dirigidas por privados. Ambas obtienen una
subvención por alumno y por su asistencia, con el objetivo de incentivar a las escuelas a
atraerlos y retenerlos. Sin embargo, permaneció en manos del MINEDUC toda la
responsabilidad relativa a contenidos curriculares y políticas educacionales,
configurándose, desde entonces, la llamada doble dependencia de la educación, señalada
en numerosos estudios junto a los efectos que ha traído en la administración del sistema
educativo, dada la descoordinación entre las partes, MINEDUC y Municipalidades.

A partir de 1982 y debido a la crisis económica, se llevaron a cabo diversas medidas que
afectaron el financiamiento de la educación, entre éstas el congelamiento de la Unidad
Tributaria Mensual (UTM), que es la base para el cálculo de la subvención educacional,
un descuento del 5% sobre el valor de la subvención y cambios en el sistema de
reajustabilidad de la UTM. Estas medidas alteraron significativamente los valores del
aporte fiscal hasta alcanzar niveles críticos, sin embargo, este modelo prevaleció hasta
fines del régimen militar, cuando se optó por cambiar la base de cálculo de la subvención,
reemplazando la UTM por la Unidad de Subvención Educacional (USE), modificando así
los factores específicos de cálculo de cada modalidad de enseñanza junto con establecer
un nuevo sistema de reajustabilidad automática de la USE (CENDA, 2001).

47
Las escuelas privadas que partieron siendo completamente gratuitas pudieron dejar de
serlo en 1988, cuando se habilitó la modalidad del financiamiento compartido, mediante
la Ley N° 18.768. Ello permite que las escuelas puedan cobrar a los alumnos sin perder el
derecho a la subvención, sino sólo reduciendo una parte de ésta, de manera de asegurar
que el aporte hecho por los apoderados sea siempre positivo. Esta modalidad de
financiamiento compartido comenzó a operar en 1993 y, a pesar de que en un principio
sólo se pensó para los establecimientos privados, se amplió también para los municipales,
aunque con importantes restricciones. El objetivo de esta reforma fue aumentar los
recursos en los establecimientos que optaran por esta modalidad, y al mismo tiempo se
produjera un ahorro fiscal que permitiese una mayor focalización del gasto.

En la década de 1990 se incrementó notablemente la cobertura, lo que significó un

aumento de alrededor de 535.000 alumnos de básica, media y párvulos. Dicho aumento
fue realizado mayoritariamente por las escuelas particulares subvencionadas, que
integraron un 55% del total de nuevos alumnos. Las escuelas municipales, por su parte,
sólo absorbieron un 31% de éstos. Consecuentemente, mientras en esa década se crearon
523 nuevas escuelas particulares subvencionadas y 310 particulares pagadas, el número
de escuelas municipales disminuyó en 31.

Otro cambio importante se da en 1991 con la promulgación del Estatuto Docente, el cual
se pensó con la intención de mejorar la situación de los profesores y a su vez, incentivar
el acceso de Docentes más calificados. Sin embargo, al imponer restricciones de despido,
negociaciones centralizadas y un sistema de salarios fijo que depende sólo de la
antigüedad, restringió las posibilidades de los Directores de administrar bien a sus
Docentes, incentivando la inamovilidad.

Entre los años 2000 y 2006 la migración al sistema particular subvencionado se exacerbó.
En ese período estas escuelas aumentaron la matrícula en 386.000 alumnos, mientras que
las escuelas municipales la redujeron en cerca de 186.000. Además, el número de escuelas
particulares subvencionadas creció en 746 y el de escuelas municipales disminuyó en 259.
De este modo, la realidad institucional en que se ha desenvuelto la educación chilena a lo
largo de los últimos 25 años responde en buena medida a lo que la literatura define como
un problema entre agente y múltiples principales, donde el gobierno central, a través del
Ministerio de Educación establece los lineamientos de una política educacional que en la
práctica se resuelve en las acciones de miles de escuelas que no tienen una relación de
dependencia directa respecto de aquel y el Municipio, que se encarga de la operación y
gestión de ellas. La pregunta clave es cómo asegura el gobierno (el principal) el logro de
ciertos objetivos y metas en materia educacional cuando las escuelas son administradas
por Municipios y Sostenedores privados (los agentes). Peor aún es el caso de la educación
pública, pues el problema podría considerarse como un problema de múltiples principales
y un agente, siendo los principales el MINEDUC y el mismo Municipio.

48
II.4.1.2 Caracterización del Sistema Educativo

En Chile, el sistema educativo se organiza en tres niveles de gestión: el Estado, los

Sostenedores y los Directores de establecimientos. El Estado, a través del MINEDUC,
administra el financiamiento, las políticas y programas en educación, además de los
contenidos curriculares. En el caso del financiamiento éste es traspasado a los
Sostenedores de los establecimientos vía subvención.

El MINEDUC está representado en las regiones y provincias a través de las Secretarías

Regionales Ministeriales y los Departamentos Provinciales de Educación. Las SEREMIS
ejecutan las políticas regionales y coordinan la labor de los servicios de su sector, de
acuerdo con las instrucciones del Intendente Regional y con las normas técnicas del
Ministro de Educación. Los Departamentos Provinciales, por otro lado, tienen la función
de orientar, asesorar y supervisar el cumplimiento de las normativas técnicas en las
comunas, y conforman un nivel intermedio entre la localidad y el nivel central.

Los Sostenedores educacionales, se encuentran en un nivel de administración intermedio

en el sistema y tienen ante el Estado la responsabilidad del funcionamiento y la
administración de las escuelas y liceos, además su figura jurídica les permite administrar
uno o más establecimientos educacionales. En el nivel más atómico, se encuentran los
Directores de los establecimientos, quienes dirigen cada colegio y liceo, y son
responsables de su adecuado funcionamiento y operación. De acuerdo al tipo de
administración los Sostenedores pueden clasificarse en cuatro tipos: municipales,
particulares subvencionados, de administración delegada y privados.

La educación particular subvencionada, es administrada por Sostenedores que

corresponden a personas naturales, jurídicas o bien a instituciones tanto religiosas como
de carácter laico. Dado que se rigen por el código del trabajo, presentan sistemas propios
de contratación, remuneración y evaluación de su personal.

II.4.1.3 Sostenedores Privados Subvencionados

El Sostenedor de estos establecimientos educacionales puede adquirir diversas formas;

desde Sociedades Anónimas y Limitadas que implican la posibilidad de lucro, hasta
Fundaciones y Corporaciones de carácter religioso o social sin fines de lucro. El principal
medio de financiamiento es el aporte estatal a través de la subvención escolar,
complementado con recursos de privados y la posibilidad de adherir al sistema de
financiamiento compartido en todos los niveles de enseñanza.

Entre 1990 y 2008 hubo un gran aumento de establecimientos educacionales en el país,

pasando de 9.811 a 11.905, creciendo principalmente el número de establecimientos del
sector particular subvencionado, los cuales totalizaron 5.262 al final de dicho periodo.

49
Mientras en el sector municipal, en el mismo periodo, se puede ver que el número de
establecimientos disminuyó en cerca de quinientos. De la misma forma, la marcada
diferencia en el número de establecimientos de ambos sectores, y el predominio del sector
municipal a inicios de los noventa se redujeron de manera importante, encontrándose en
2008 con una situación donde el 49% los establecimientos del sistema corresponden a
colegios municipales y un 44% a colegios particulares subvencionados.

Entre las principales diferencias del mundo público-municipal, con el ámbito privado
subvencionado, está el hecho de que las relaciones laborales entre el Sostenedor y los
Docentes son diferentes. En el caso del sector municipal, los profesores se rigen por el
Estatuto Docente, mientras en el sector particular la relación se rige por el Código del
Trabajo.

II.4.1.4 Políticas Ministeriales

Avanzada ya la segunda década del siglo XXI, el mundo entero reconoce en la educación
una pieza fundamental para alcanzar el desarrollo inclusivo y sustentable. Por ello,
asegurar una formación de calidad, capaz de ofrecer a todos los ciudadanos las
oportunidades para participar y desarrollarse plenamente en la sociedad, es un objetivo
fundamental de este gobierno.

En el mismo contexto, la misión del Mineduc, es velar por el permanente desarrollo y el

adecuado funcionamiento del sistema educacional en todos sus niveles y ámbitos,
garantizando que la educación de calidad sea un derecho efectivo para todos los niños,
niñas, jóvenes y adultos de Chile.

Para cumplir con estos desafíos, a partir del año 2014 el Mineduc lleva adelante un proceso
de Reforma Educacional que abarca todos los niveles de la enseñanza, y que aborda
transformaciones tanto en el orden estructural como en los ámbitos de la gestión educativa
y del quehacer propiamente pedagógico, con un foco especial en el fortalecimiento de la
educación pública como pilar del sistema educativo nacional. Este conjunto de cambios
se efectuará de manera gradual durante los próximos años, en un proceso de transición
que permitirá la adaptación de todos los actores del sistema.

Así, durante el período de gobierno, la acción del Mineduc se enmarca en cuatro grandes
ejes estratégicos como son la Reforma Educacional, el fortalecimiento permanente de la
calidad integral y la equidad, el desarrollo científico y tecnológico, y la cultura y
patrimonio.

50
 II.4.1.5 La Administración Educativa

La administración de la educación ha girado en torno a cambios y transformaciones que

se han dado a lo largo de la historia en instituciones educativas, en los ministerios de
educación y en otras instancias donde el administrador ha sido el encargado de dirigir,
orientar y conducir la institución educativa, a través de un "conjunto de teorías, técnicas,
principios y procedimientos aplicados al desarrollo del sistema educativo, a fin de lograr
un óptimo rendimiento en beneficio de la comunidad que sirve" (Alvarado 1998:18). Es
pertinente caracterizar la administración sobre la base de las definiciones presentadas por
muchos estudiosos en el intento de comprender la administración aplicada a la educación:

 La administración es un proceso social destinado a la creación, mantenimiento, estímulo,

control y unificación de las energías humanas y materiales, organizados formal e
informalmente, dentro de un sistema unificado, concebido para cumplir los objetivos
establecidos (Knezevich, citado Alvarado op. cit.:19 ).

 Como proceso de toma y ejecución de decisiones relacionadas a la adecuada combinación

de los elementos humanos, materiales, económicos y técnico-pedagógicos o académicos
requeridos para la efectiva organización y funcionamiento de un sistema educativo (OEA,
citado en ibid.).

 Como crear las condiciones físicas, sociales, culturales y económicas que faciliten y
ayuden en la tarea de investigar, enseñar y aprender que realizan investigaciones, maestros
y alumnos (Pinilla, citado en: ibid.).

II.4.1.6 Gestión del Entorno

La gestión del entorno, en el marco de los proyectos educativos institucionales, refiere a

los procesos de vinculación e interacción del establecimiento con actores que no
conforman la comunidad educativa, pero constituyen el entramado social, político,
cultural y tecnológico a nivel local, así como global.

La dimensión de gestión del entorno, se desagrega a través de cuatro categorías:

emplazamiento territorial, que describe los elementos en que se sitúa el establecimiento
desde los puntos de vista geográficos, socioeconómicos y culturales; expectativas, a modo
de reconocer la capacidad de recoger las demandas educativas de los actores que
conforman ese entramado que rodea al establecimiento; alianzas estratégicas, donde se
dimensionan las relaciones e interacciones con diversos organismos, públicos y privados
que conforman esa red social; vinculación con el contexto, pesquisa la integración en el

51
propio análisis o planeación de las dinámicas o problemáticas más globales en las que está
inserta la cultura de la institución.

II.4.1.7 Organización educativa

Todas las organizaciones tienen una estructura que las distingue o que debiera hacerlo. Lo
anterior tiene sentido en la educación chilena puesto que muchos establecimientos
públicos mantienen una estructura heredada de los tiempos en que todos pertenecían al
Estado.

Toda la estructura organizativa de la escuela o liceo, de nivel, de curso, etc., no tiene otro
sentido que favorecer la existencia y el desarrollo de los grupos o, mejor aún, de los
equipos de trabajo que, conectados entre sí, den lugar a una comunidad vertebrada en su
interior con toda la comunidad social.

La congruencia en los objetivos de un establecimiento educacional, especialmente,

respecto de la calidad de los procesos tanto de enseñanza-aprendizaje, como de la
administración general de la institución, el óptimo desempeño de sus trabajadores y el
buen rendimiento de sus alumnos, son algunas de las características con las cuales un
establecimiento propicia un servicio educacional de calidad.

II.4.1.8 Verificación condiciones de infraestructura según Mineduc

El Mineduc crea una herramienta de autodiagnóstico dirigida a los integrantes de la

comunidad educativa destinada a la orientación sobre condiciones de seguridad del
establecimiento educacional.

“Una mirada territorial de la seguridad escolar permite poner énfasis en el entorno en que
vive la población; las estrategias ajustadas y pertinentes a cada contexto le imprimen
sentido y mayores posibilidades de éxito. En este sentido, los establecimientos
educacionales tienen el desafío de transformarse en una instancia articuladora de los
recursos humanos y sociales en el ámbito local. En el territorio, el establecimiento
educacional es una institución relevante en el éxito de la estrategia de seguridad, pero no
la única; las redes de trabajo que se logren construir y las alianzas que se puedan
formalizar, contribuyen a desarrollar un sistema educativo que apunte, efectivamente, a la
educación integral”

La comunidad educativa, a través del Comité de Seguridad Escolar, en conjunto con las
redes de apoyo (por ejemplo con la colaboración del Comité Paritario y/o expertos de
mutualidades, Bomberos, Carabineros, Servicios de Salud, prevencionistas de riesgos de
municipios, entre otros), podrá verificar la condición de los indicadores que en este
documento se presentan, e incluir otros conforme a sus realidades de riesgos y de recursos.
52
Jardines Infantiles, escuelas y liceos deben considerar las condiciones de infraestructura
que otorgan mayor seguridad a los integrantes de la comunidad educativa, las cuales están
normadas por diferentes leyes y decretos. En este documento, se presenta un listado que
recoge algunas de ellas, así como también se recomiendan otras, con el propósito de
fortalecer la seguridad y favorecer el uso y la mantención de la infraestructura, a través
del conocimiento de algunas de estas normativas.

Las listas se han construido principalmente, en base a leyes y decretos del Ministerio de
Transportes y Telecomunicaciones, Ministerio de Salud, Ministerio de Vivienda y
Urbanismo y Ministerio de Educación. La selección de indicadores, así como las
recomendaciones han sido diseñadas por las instituciones que conforman la Comisión
Nacional de Seguridad Escolar.

1. ENTORNO Y TERRENO

NO
TEMA Condición SI NO
aplica

¿El establecimiento no está emplazado cerca de canalesabiertos, víasférreaso Obligatorio (1)

víasde alta velocidad?

¿El establecimiento no está emplazado a una dist ancia igual o inferior a 200 me- Obligatorio (1)
trosde localesque at enten contra la moral y lasbuenascostumbres?

¿El establecimiento no está emplazado a una dist ancia no inferior a 300 metrosde Obligatorio (1)
basurales, pantanoso industriaspeligrosasy/o contaminantes?

¿La zona de emplazamiento del establecimiento no tiene riesgo de derrumbes, Obligatorio (1)
avalanchas, inundacionesu otrassituacionesriesgosas?

¿El terreno del establecimiento no presenta elementosde riesgo como líneas Obligatorio (2)
de alta tensión, canalesabiertos, pozos abiertosy antenasde telefonía celular y
radiofrecuencia?

¿En el establecimiento existen cierresexterioresque permiten garantizar la priva- Obligatorio (2)

cidad y seguridad, y controlar el acceso?

¿El establecimiento no está emplazado a una dist ancia no inferior de 100 metros Obligatorio (3)
de lugaresde venta de tabaco?

(1) Decreto N° 548 de 1989.Minist erio de Educación. Artículo 4°.

(2) Decreto N°548 de 1989. Minist erio de Educación. Artículo 3°.
Figura
(3) Ley 19.419 Minist erio de Salud. Art.4º N° II-33: Planilla de Mantenimiento Mineduc

2. INSTALACIONES ELÉCTRICAS Y GAS

(Fuente: www.mineduc.cl)

NO
TEMA Condición SI NO
aplica

¿Lasinstalacioneseléctricasy de gasest án construidas, instaladas, protegidas Obligatorio (1)

y mantenidasde acuerdo a lasnormasest ablecidaspor la Superint endencia de
Electricidad y Combustibles?

¿En salascunasy jardinesinfantiles, losenchufesdonde permanecen o circulan Obligatorio (2)

niñosy niñas, están protegidosy ubicados a una altura mínima de 1,30 metroso
diferencial automático en su defecto?

(1) Decreto N° 594 de 2000, Minist erio de Salud. Art. 39º . Norma Chilena NCH 4/2003 r eglamenta instalaciones eléctricas y
Decreto Nº 66/2007 del Minist erio de Economía, Fomento y Reconstrucción reglamenta instalaciones int eriores y medidores
de gas. (www.sec.cl)
(2) Decreto Nº 289 de 1989. Minist erio de Salud. Art. 7º .

3. INSTALACIONES SANITARIAS

NO
TEMA Condición SI NO
aplica

¿Se mantienen losservicioshigiénicoscon susart efactosen buen estado de fun- Obligatorio (1)
cionamiento y de limpieza?
53
¿Losservicioshigiénicospara uso del personal docente y administrativo y del Obligatorio (2)
personal de servicio se encuentran en recintos separadosde losde uso de los
alumnos?
 Obligatorio (2)
cidad y seguridad, y controlar el acceso?

¿El establecimiento no está emplazado a una distancia no inferior de 100 metros Obligatorio (3)
de lugaresde venta de tabaco?

(1) Decreto N° 548 de 1989.Minist erio de Educación. Artículo 4°.

(2) Decreto N°548 de 1989. Minist erio de Educación. Artículo 3°.
(3) Ley 19.419 Minist erio de Salud. Art.4º

2. INSTALACIONES ELÉCTRICAS Y GAS

NO
TEMA Condición SI NO
aplica

¿Lasinstalacioneseléctricasy de gasest án construidas, instaladas, protegidas Obligatorio (1)

y mantenidasde acuerdo a lasnormasest ablecidaspor la Superintendencia de
Electricidad y Combustibles?

¿En salascunasy jardinesinfantiles, losenchufesdonde permanecen o circulan Obligatorio (2)

niñosy niñas, están protegidosy ubicados a una altura mínima de 1,30 metroso
diferencial automático en su defecto?

(1) Decreto N° 594 de 2000, Minist erio de Salud. Art. 39º . Norma Chilena NCH 4/2003 r eglamenta instalaciones eléctricas y
Decreto Nº 66/2007 del Minist erio de Economía, Fomento y Reconstrucción reglamenta instalaciones interiores y medidores
de gas. (www.sec.cl)
Figura N° II-34: Planilla de Mantenimiento Mineduc
(2) Decreto Nº 289 de 1989. Minist erio de Salud. Art. 7º .
(Fuente: www.mineduc.cl)
3. INSTALACIONES SANITARIAS

NO
TEMA Condición SI NO
aplica

¿Se mantienen losservicioshigiénicoscon susart efactosen buen estado de fun- Obligatorio (1)
cionamiento y de limpieza?

¿Losservicioshigiénicospara uso del personal docente y administrativo y del Obligatorio (2)

personal de servicio se encuentran en recintos separadosde losde uso de los
alumnos?

¿El establecimiento educacional, cuenta con un abastecimiento de agua potable Obligatorio (3)
en cantidad suficiente para la bebida y necesidadesbásicasde higiene y aseo per -
sonal y de calidad conforme con la reglamentación vigente?

(1) Decreto N° 289 de 1989, Ministerio de Salud. Art. 13º .

(2) Decreto Nº 289 de 1989. Minist erio de Salud. Art. 11º .
(3) Decreto Nº 289 de 1989. Minist erio de Salud. Art. 8º .

Figura N° II-35: Planilla de Mantenimiento Mineduc

(Fuente: www.mineduc.cl)

54
 NO
4. PLANTA FÍSICA
O
aplica
NO
TEMA Condición SI NO
aplica

¿Laedificación estáen buen estado de conservación? Obligatorio (1)

¿Laestructurade lospisosestáen buen estado? Obligatorio (1)
¿Laestructurade los cielosse encuentraen buen estado? Obligatorio (1)
¿Laestructurade latechumbre se encuentraen buen estado? Obligatorio (1)
¿Lascanaletasse encuentran limpias? Recomendación
¿En laeducación parvularia, losrevestimientosde murosy pisos, correspon- Obligatorio (1)
den amaterialesdonde se exceptúan el papel mural y lasalfombrasrespec-
tivamente?
¿Se cumple con laobligación de no cont ar con cantosvivosen lastermina- Obligatorio (2)
cionesde losrecintosde educación especial o diferencial?
Lasescuelasque atienden estudiantescon discapacidad físicay/o ceguera, Obligatorio (2)
lascirculaciones, puertasy servicioshigiénicos¿permiten el desplazamiento
expedito de personascon aparatosortopédicos, sillasde ruedasy otros?
Temperaturasmínimasde losrecintosde uso de losestudiantes, excepto
patios, servicioshigiénicos. Obligatorio (1)
- Ed. Parvularia, temperaturade 15° Cen zonas: andina, central interior del
río Maipo al sur, sur litoral, sur interior y sur extrema.
- Ed. Básicay Media, temperaturade 12° Cen zonas: andina, central interior
de losríosÑuble e Itataal Sur, sur litoral, sur interior y sur extrema.
- HogaresEstudiantiles, temperaturade 15° Cen laszonas: andina, central
interior del río Maipo al sur, sur litoral, sur interior y sur extrema.
¿Se ubicalasalade mudasy hábitoshigiénicosde SalaCunaen forma adya- Obligatorio (1)
NO
O
aplica cente y con comunicación directaalarespectivasalade actividadeso auna
distanciamenor a10 metros?
¿Se ubicalasalade hábitoshigiénicosdel Jardín Infantil, en formaadyacente Obligatorio (1)
y con comunicación directaalarespectivasalade actividades aunadist an-
ciamenor a30 metros?
¿Lascerradurasde laspuertasde lasalade mudasy de lasalade hábit os Obligatorio (1)
higiénicos, son de libre paso y sin seguros?
¿Laspuertasde lassalasde actividadesde Educación Parvularia cuentan con Obligatorio (1)
un sistemade sujeción, ubicado desde unaalturade 1,3 m. sobre el nivel de
piso terminado, que permitamantenerlasabiertasen situacionesde evacua-
ción y otras?
¿En salascunasubicadasen pisossuperioresal del terreno natural, cuentan Obligatorio (1)
con unavíade evacuación alternativaparacasosde emergenciaque conduz-
caaun áreade seguridad ubicadaen el nivel de terreno natural?
NO ¿Salasde actividades, salasde clases, t alleres, laboratoriosy bibliotecas, Obligatorio (3)
O
aplica cumplen con los estándares de volúmenes de aire y superficies por alumno?.
Por ejemplo: paralaEducación Básicay Media, lasuperficie de lasalade cla-
sesdebe ser de 1,10 m2/al, paraBásicaEspecial: 2,00 m2/al; el volumen de
aire paralaEducación Básica, Mediay BásicaEspecial debe ser de 3 m3 /al.
¿Lasuperficie total del patio exigidacumple con lanorma?Por ejemplo, para Obligatorio (4)
laEducación Básicay Media, lasuperficie t otal de patio sobre 60 estudian-
tesdebe ser de 2,50m2 /al.

(1) Decreto Nº 548 de 1989. Minist erio de Educación. Art.9º .

(2) Decreto Nº 548 de 1989. Minist erio de Educación. Art. 5º .
Figura
(3) Ordenanza General de urbanismo N° II-36:
y Construcciones OGUC.Planilla
Minist erio de Mantenimiento
de Vivienda. Art. 4.5.6. Mineduc
(4) Ordenanza General de urbanismo y Construcciones OGUC. Minist erio de Vivienda. Art. 4.5.7.
(Fuente: www.mineduc.cl)

55
Figura N° II-37: Planilla de Mantenimiento Mineduc
(Fuente: www.mineduc.cl)

Figura N° II-38: Planilla de Mantenimiento Mineduc

(Fuente: www.mineduc.cl)

Figura N° II-39: Planilla de Mantenimiento Mineduc

(Fuente: www.mineduc.cl)

56
La investigación comienza junto con las primeras labores de práctica, que fueron guiadas
por el Supervisor de práctica del Liceo NHHS quien me hizo un recorrido por las
instalaciones de la institución, espacio físico muy amplio que se divide en dos grandes
edificios, uno para enseñanza básica y otro de enseñanza media, los dos cuentan con tres
pisos, dotados de baños de varones, duchas varones, baños damas, duchas damas en el
primer y segundo piso, además de un baño para personas con capacidades diferentes,
también salas de pre básica, multicanchas y en pabellón de enseñanza media cuenta con
una piscina semi olímpica, y las diversas salas de directivos, docentes, multiusos, sala de
enfermería, dentista para ambos edificios, diversas oficinas administrativas y pequeño
museo de la guerra del pacifico. También cuentan con zonas de áreas verdes y finalmente
con bodegas.

Seguido de conocer en general al personal y posteriormente entrevistarme con mi

supervisora de labores, la encargada de mantenimiento y adquisición. Con ella realizamos
la primera inspección ocular del área en que me iba a desarrollar durante el tiempo de mi
práctica y reconocimiento del personal con el que iba a trabajar directamente. Después de
una pequeña instrucción comenzamos las labores mencionadas en un capitulo anterior.
El desarrollo de mis funciones se basaron en dos tipos de investigación: primero comencé
con la fase explorativa para terminar con la fase descriptiva.

A continuación explicare en profundidad cada etapa de mi investigación.

Figura N° II-40: Maestro investigando

(Fuente: Google imágenes)

57
II.4.2 Análisis de la investigación explorativa

En la fase de exploración y observación se procede a recopilar la máxima información

posible acerca del desarrollo administrativo del establecimiento educacional, para detectar
posibles causas que provoquen problemas, en el óptimo funcionamiento del área de
mantención y adquisición.

II.4.2.1 Ambientación Laboral

Este es el primer proceso que se realiza en toda empresa al comenzar una investigación,
en el proceso de práctica profesional, primero presentarse y luego entrevistarse con la
jefatura, supervisores, personal a cargo y compañeros de labores en general.
Después conocer de manera rápida las instalaciones y recibir indicaciones de las funciones
a desarrollar durante todo el periodo.

Este proceso fue muy rápido porque siempre hubo buena disposición y respeto por parte
de los funcionarios en apoyar mi periodo de trabajo en el establecimiento educacional.

II.4.2.2 Revisión visual de la bodega

Dentro de las primeras tareas indicadas, fue conocer la bodega, y se observó que estaba
muy desorganizada, no había distinción de que material pertenecía tanto al área de aseo y
como al área de mantenimiento. No se sabe la cantidad que hay de cada especie o no esta
separa por su tipo, uso y menos si alguna está dañada o en buen estado. Esta importante
información faltante la maneja la encargada de adquisición y mantención de acuerdo a la
experiencia en el cargo, es decir, a su criterio, a apreciación y memoria. Que a pesar de
manejar estos contenidos muy cercanos a la realidad, no tienen la precisión necesaria.

Figura N° II-41: Maestro revisando stock de bodega

(Fuente: Google imágenes)

58
II.4.2.3 Conocer la infraestructura y su funcionamiento

Al conocer las distintas instalaciones y sectores del liceo se pueden detectar distintas fallas
estructurales del tipo: desgaste de uso o fatiga de material, falta de mantenimiento y por
mal uso de las personas que utilizan las instalaciones. Esto se debe a la falta de revisión
estructurada y periódica y a la poca planificación, coordinación y organización para
realizar las reparaciones, restauraciones y mantenciones.

En respuesta a cualquier problema que se genere de manera cotidiana, no se cuenta con

protocolos de acción y no se sabe si se cuenta con los materiales primordiales y mínimos
que se requieren para solucionar las fallas, que muchas veces son repetitivas. Lo que
obliga al personal a improvisar con las soluciones o salir a comprar lo que se requiere para
dar una pronta solución. Frente a problemas reiterativos, que si bien estos son sin previo
aviso, la falta de información o estadísticas no permiten contar con información histórica
de fallas, desperfectos recurrentes para mantener stock mínimos de ciertos materiales
necesarios.

Figura N° II-42: Maestro revisando funcionamiento

(Fuente: Google imágenes)

59
II.4.2.4 Conocer los distintos procesos de gestión administrativa existentes

El departamento de mantenimiento no utiliza los procesos de gestión que posee, podemos

identificar la falta de coordinación en la distribución de las tareas que se le asignan al
personal de mantenimiento, ya que se designan a diario dependiendo del material con que
se cuenta, el cual es revisado en el momento o de acuerdo a las decisiones del encargado
que se basan en su experiencia y no en planificaciones. Si no hay disponibilidad o stock
de material necesario en las bodegas para realizar el trabajo, hay que asignar una nueva
tarea o esperar que ocurra algún desperfecto de improviso para generar labor a los
maestros.

Si el encargado se encuentra ocupado en alguna otra labor y/o en reuniones y los maestros
no tienen asignada alguna tarea, se generen tiempos de inactividad laboral. Que a su vez
entorpece la labor de funcionarios de otras áreas que son distraídos de sus funciones por
estos trabajadores, habiendo siempre algo que reparar y mejorar en los edificios y que a
la falta de procesos de gestión que orientan esas funciones no les permite ser más eficaz y
eficientes. Es evidente la necesidad de contar con inventarios, los cuales harían más
expedito y se podría planificar y coordinar de mejor manera las tareas y compras.

Si contaran procesos de control hacia los maestro, hacia el funcionamiento de la

infraestructura y en relación a las herramientas y material con el que se trabaja a diario,
todas las tareas y planificación serán más óptima para el buen funcionamiento de los
edificios.

Figura N° II-43: Procesos de Gestión

(Fuente: Google imágenes)

60
II.4.2.5 Identificar las tareas de los maestros de mantención

Al indagar y consultar a los maestros sobre sus funciones, se puede deducir que no tienen
la claridad y exactitud de las funciones que deben realizar y están dispuestos a realizar
cualquier tipo de reparación, hermoseamiento y mantenimiento sin estar seguros si están
cumpliendo o no con las tareas que deben realizar, y para las cuales fueron contratados.
Según lo observado los maestros muchas veces asumen responsabilidades y apoyan otras
áreas, que por atrasos de ellas, deben cooperar y tratar de solucionar.

A partir de información obtenida en entrevistas informales que se fueron dando en el

transcurso de los días, se me hace mención por parte de los trabajadores no saben cuáles
son sus funciones que deben cumplir de acuerdo a su contrato.

Ni siquiera se recuerdan si se les explico o dio alguna instrucción de cómo o que cosas
debían realizar.

Figura N° II-44 Maestro con su contrato

(Fuente: Google imágenes)

II.4.2.6 Identificar las tareas de la encargada de mantención y adquisición

El establecimiento educacional no cuenta con el personal suficiente para cubrir los cargos
de encargado de mantención y de adquisición, la responsabilidad de estas dos áreas recaen
en la misma funcionaria, la que además realiza labores de apoyo a otros departamentos de
la institución, es por esto que sus departamentos no se caracterizan por su óptimo
funcionamiento a pesar, del gran compromiso que genera con su puesto de trabajo.

Con el transcurso de los días y de observar y cooperar con las tareas, puedo inferir que
realiza funciones en diversas áreas, si bien es cierto ella está contratado para dos funciones
específicas, se le asignan responsabilidades cotidianas del área de recursos humanos,

61
como tramitar permisos, revisar libro y reloj de asistencia de los funcionarios, completar
y revisar contrato de prestación de servicios y solicitar la información y documentación
faltante, además de cooperar en periodos de alta demanda en el departamento de
recaudación, entre las más significativas y a las cuales se le debe asignar un importante
tiempo del día para su realización, que le restan atención a sus labores por las cuales fue
contratada.

Su multifuncionalidad en definitiva, no le permite desarrollarse de manera completa en un

área y tener los espacios suficientes para poder seguir los procesos administrativos de
principio a fin, solo logrando un desarrollo incompleto de sus funciones, lo que impide de
esta manera un desarrollo óptimo en estas áreas.

Figura N° II-45: Trabajador con sus tareas diarias

(Fuente: Google imágenes)

II.4.2.7 Recopilación de material documental

Al entrevistarme con la encargada de mantención y adquisición después de varios días de

labores de practica y de conocer de mejor manera las actividades y funcionamiento de las
dos área de estudio, me señala que a pesar de contar con algunos procesos de gestiones
institucionales, no estos se utilizan, por falta de tiempo y dedicación y que a pesar que
siente la necesidad de ellos, el tiempo no le alcanzaría para utilizarlos de la mejor manera.
Otro punto importante que destacar es que al solicitar los descriptores de cargo, me
informan que no cuentan con ellos, que están proceso de realizarlos y mejorar, y los que
poseen solo tienen relación con el personal relacionado en el funcionamiento del área
pedagógica del liceo.

62
Finalmente se puede observar que los procesos de gestión administrativas para el área de
adquisición están establecidos y que solo parte de ellos se llevan a cabo. Esto lo podemos
identificar en el protocolo de adquisición, es proceso solo es seguido en parte, es decir,
desde que un departamento solicita un requerimiento hasta finalizar con el pago de
proveedores, pero esta información no es vaciada a estadísticas de compra. Por lo que para
obtener información de compras, solo se puede buscar e indagar en las facturas o
documentos como orden de compra para obtener este tipo de información.

Figura N° II-46: Revisando el material documental

(Fuente: Google imágenes)

63
II.4.3 Análisis de la investigación descriptiva

A través del proceso de investigación descriptiva, se busca definir e identificar la

información necesaria para respaldar, corroborar y contrastar, si todas las observaciones
e identificación de problemas de la etapa explorativa son reales y tienen la influencia
necesaria para alejar a la institución de los objetivos por los cuales se trabaja a diario.

En esta etapa, se espera que el análisis pueda otorgar información valiosa para comprobar
de forma definitiva si las novedades detectadas durante la observación son correctas, ya
que solo de esta manera se puede proceder a encontrar, mejorar y diseñar una solución.
Para ello se analizara en profundidad y se busca establecer de manera concreta las causas
que generan los problemas detectados en la primera fase de la investigación.

Se comenzó por revisar si los protocolos y procesos diseñados por la institución

educacional, están siendo llevados y utilizados de manera eficiente, y si se encuentran
actualizados y aplicados de forma correcta, o son inadecuados en función a los objetivos
y las tareas que se realizan en forma diaria, lo que pueden evidenciar de forma clara las
falencias observadas durante el análisis explorativa. Para ello, se realizará una
investigación directa en los procesos de gestión y documentos existentes de las áreas de
mantención y adquisición.

Se puede dilucidar a simple vista, que se utiliza de buena forma y por los conductos
establecidos, el protocolo de adquisición y recepción de materiales, equipamiento y
servicios, pero a contar del momento que son ingresados a la bodega de la institución, ya
no se generan más procesos, a pesar de existir una planilla de stock, ésta no se utiliza, y
se encuentra está actualizada hasta principios del año 2014, por lo que el proceso pierde
un eslabón en este punto y ya no hay claridad de las variaciones de stock de material y
solo con la revisión diaria se puede obtener información de los materiales con que se
cuenta.

Para validar los puntos antes indicados es que hacemos hincapié en la multifuncionalidad
que ejecuta la EAM, y que es donde se genera el gran problema de su desempeño, no
existiendo ni generando esquemas de trabajo de mejoramiento, reparación,
hermoseamiento de todas las instalaciones de la organización, lo que conlleva a no
mantener una planificación y control de las labores que cumplen cada uno de los
trabajadores a su cargo, lo que en definitiva va en desmedro del eficiente funcionamiento
de las áreas, en toda la infraestructura del establecimiento.

Para visualizar y establecer de mejor manera las dificultades que presentan en particular
estas dos áreas, se generó una entrevista personal a la EAM y a su vez se escogió a

64
trabajadores del área de aseo y mantención para que realizaran una encuesta donde se
pudiese dilucidar y establecer determinadas falencias que se han observado en las labores
diarias de estos trabajadores.

En el siguiente punto se dará a conocer la entrevista confeccionada y focalizada en virtud

de detectar los motivos reales que causan problemas en el desempeño de la EAM, así
como también la encuesta diseñada para los trabajadores del área de aseo y mantención,
quienes se encuentran bajan la supervisión y fiscalización de ésta funcionaria.

Figura N° II-47: Cuestionario

(Fuente: Google imágenes)

65
 II.4.3.1 Entrevista a Encargada de Adquisición y Mantención

Entrevista Personal
Liceo “New Heaven High School”

I. Datos Generales
Nombre _______________________________ Edad ____________
Estado Civil __________________________ Sexo ____________
Nivel de escolaridad ____________________ Antigüedad ________

II. Preguntas Abiertas.

1. ¿Conoce usted la misión de la institución?

2. ¿Conoce usted la visión de la institución?

3. ¿Sabe usted si la institución cuenta con un organigrama?

4. ¿Cuál es su cargo?

5. Mencione las tareas que realiza

6. ¿Recibió capacitación alguna, previa a ocupar el cargo que ahora ostenta?

7. ¿Tiene usted una clara definición de los deberes y responsabilidades de su puesto?

8. ¿Cree usted que las actividades que realiza, están en función con el puesto que ocupa?

9. ¿Considera que cuenta con las herramientas necesarias para hacer su trabajo?

10. ¿Está usted bajo el mando de alguna persona?, ¿De quién?

11. ¿Tiene usted personas bajo su mando?

12. ¿Cuánta gente tiene usted bajo su mando?

66
13. ¿Cree usted estar capacitado para tener gente bajo su mando?

14. ¿El trabajo que realiza, es supervisado de manera periódica?, ¿De quién?

15. ¿Las instalaciones físicas de su área de trabajo son las adecuadas para desempeñar
correctamente su trabajo?

16. ¿Está usted a gusto con el trabajo que desempeña?

17. ¿Qué dificultades percibe a la hora de realizar su trabajo?

18. ¿Qué aspectos mejoraría o cambiaria de la institución?

Figura N° II-48: Entrevista a Encargada

(Fuente: Google imágenes)

67
II.4.3.2 Tabulación y respuestas de entrevista

Si bien la encargada de mantención y adquisición accedió sin problemas a contestar el

cuestionario, se observa un poco nerviosa y complicada con ciertas preguntas, que expresa
la incomodan, ya que la jefatura la pueden percibir como en una posición contraria y
crítica frente a la empresa. Pero a pesar de eso entiende que solo se busca encontrar
falencias que están provocando problemas en su área, para luego entregar posibles mejoras
al funcionamiento al departamento que dirige, como a su vez a la organización, por lo que
trata de contestar de la forma más clara y sincera posible.

II.4.3.2.1 Resumen de identificación:

La Encargada de Adquisición y Mantención, tiene 48 años, de sexo femenino, casada,

enseñanza media completa, con 3 años en el cargo, y 10 años trabajando en el
establecimiento educacional.

II.4.3.2.2 Resumen de respuestas recibidas a preguntas abiertas:

 No conoce la misión.
 No conoce la visión.
 Si conoce de organigramas, pero no tiene conocimiento si el liceo cuenta con uno
de ellos.
 El cargo es Encargada de Adquisición y Mantención.
 Dice tener funciones variadas:
- Realizar proceso de adquisición: recibir las solicitudes de las distintas áreas, con
las respectivas cotizaciones, realizar las requisiciones y solicitar revisión y
aprobación del Gerente General y luego del Representante Legal. Luego realiza la
orden de compra y solicita su revisión y aprobación para posteriormente de
realizada la compra, se efectúa la orden de pago.
- Recibe los productos, materiales y herramientas adquiridas por la institución.
- Revisa ambos edificios y luego asignar las tareas de reparación a los maestros.
- Entregar los materiales de aseo, mantención y reparación.
- Revisar el aseo y asignar tareas a las auxiliares.
- Tramitar los permisos, vacaciones y licencias medias de los funcionarios.
- Revisar control de libro y reloj de asistencia.
- Realizar compras.
- Organizar las reuniones de la jefatura u otras que le soliciten.
- Realizar contratos de prestación de servicios.
- Apoyo en recaudación.
- Supervisar el buen funcionamiento del liceo, y apoyar a otras tareas que puedan
surgir.
 No reconoce haber recibido alguna capacitación, ya que antes de trabajar en el
Liceo NHHS era apoderada y presidenta del Sub.centro de padres y apoderados,

68
 puesto que le permitió conocer de mejor manera el funcionamiento de la
organización como de su jefatura, además que antes del puesto que posee hoy en
día, trabajo de inspectora.
 Si bien no tiene claro o no sabe de forma específica sus responsabilidades, está
segura de que posee el conocimiento suficiente de su puesto, para asumirlo y
cumplirlo de la mejor manera posible.
 Si, cree que las actividades que realiza están en función de su puesto
 Si considera que tiene las herramientas para realizar su trabajo, aunque nunca es
suficiente con lo que se cuenta.
 Está al mando del Gerente General y del Representante Legal, quienes dice
trabajan directamente con ella y controlan su trabajo.
 Bajo su mande está el personal de aseo, las auxiliares, el personal de
mantenimiento, los maestros, y las encargadas de portería.
 Tiene a su mando 20 personas.
 Si se siente capacitada para tener gente bajo su mando, porque dice controlar y
dirigir de buena manera el trabajo de ellos y logra mantener un buen clima laboral
y de comunicación con su área.
 Mi trabajo no es supervisado de manera periódica.

II.4.3.3 Conclusión

Después de realizada y resumida la entrevista de la EAM, hay aspectos importantes que

ya dan una explicación a lo mencionaba en la etapa anterior respecto de los problemas que
presenta su área.

Podemos dejar en claro que no hay capacitación a la encargada, que no conoce la misión,
visión y organigrama del establecimiento educacional, que no está definido y por lo tanto
no conoce su descriptor de cargo.

Realiza labores de áreas a las cuales no corresponde su cargo y para lo cual fue contratada.
Su desempeño y funciones no son controlados o medidos por su jefatura o por procesos
de gestión. No realiza procesos de planificación, coordinación, dirección y control,
establecidos por la organización.

II.4.4 Escoger personal a encuestar del área de aseo y mantención

Primero se procedió a decidir a quién y a cuantos trabajadores se van a encuestar, para

ello se comenzó por tener la claridad en qué áreas se detectaron las mayores dificultades.
Por lo tanto se determinó que el trabajo se realizara con el personal del área de mantención
y aseo, de ambos sexos y edades distintas.

69
II.4.4.5 Encuestas realizadas a Maestros Mantención y Auxiliares de Aseo

Para corroborar el problema que identificamos respecto de la falta de claridad con las
funciones y tareas que deben realizar algunos trabajadores del departamento de aseo y
mantención, se les realizo una encuesta que mostraremos, analizaremos y explicaremos a
continuación, para ello se tomó como muestra a 10 trabajadores del establecimiento
educacional, los cuales se mostraron muy entusiasmados en participar en este proceso de
investigación con la idea de aportar y mejorar sus condiciones laborales.

Figura N° II-49: Encuesta a trabajadores

(Fuente: Google imágenes)

70
 Encuesta al personal de Aseo y Mantención

Encuesta
Liceo “New Heaven High School”

I. Datos Generales
Nombre _______________________________ Edad ____________
Estado Civil __________________________ Sexo ____________
Nivel de escolaridad ____________________ Antigüedad ________

II. Conocimiento general sobre la institución.

1. ¿Conoce usted la misión del Establecimiento Educacional?

-2 Nada
-1 Muy poco
0 No sé
1 Lo suficiente
2 Por completo

2. ¿Conoce usted la visión del Establecimiento Educacional?

-2 Nada
-1 Muy poco
0 No sé
1 Lo suficiente
2 Por completo

3. ¿Sabe usted si la institución cuenta con un organigrama?

-2 Nada
-1 Muy poco
0 No sé
1 Lo suficiente
2 Por completo

71
III. Información del puesto

4. ¿Recibió capacitación alguna previa a ocupar el cargo que ahora ostenta?

-2 Nada
-1 Muy poco
0 No sé
1 Lo suficiente
2 Por completo

5. ¿Tiene clara la definición de los deberes y responsabilidades de su puesto?

-2 Nada
-1 Muy poco
0 No sé
1 Lo suficiente
2 Por completo

6. ¿Cree usted que las actividades que realiza, están en función con el puesto que ocupa?

-2 Nada
-1 Muy poco
0 No sé
1 Lo suficiente
2 Por completo

7. ¿Considera que cuenta con las herramientas necesarias para hacer su trabajo?

-2 Nada
-1 Muy poco
0 No sé
1 Lo suficiente
2 Por completo

8. ¿Está usted bajo el mando de alguna persona?

Sí____ No____

72
 9. ¿El trabajo que realiza, es supervisado de manera periódica?

-2 Nada
-1 Muy poco
0 No sé
1 Lo suficiente
2 Por completo

IV. De las condiciones laborales

10. ¿Las instalaciones físicas de su área de trabajo son las adecuadas para desempeñar
correctamente su trabajo?

-2 Nada
-1 Muy poco
0 No sé
1 Lo suficiente
2 Por completo

11. ¿considera usted que su trabajo es monótono y aburrido?

-2 Nada
-1 Muy poco
0 No sé
1 Lo suficiente
2 Por completo

V. Información del puesto

12. ¿Considera indispensable la experiencia para desempeñar correctamente el trabajo que

usted realiza?

-2 Nada
-1 Muy poco
0 No sé
1 Lo suficiente
2 Por completo

73
13. ¿Está usted a gusto con el trabajo que desempeña?

-2 Nada
-1 Muy poco
0 No sé
1 Lo suficiente
2 Por completo

Figura N° II-50: Completar Encuestas

(Fuente: Google imágenes)

74
II.4.4.6 Tabulación y respuestas de encuestas

La interpretación de los datos se compone de tablas de frecuencias y gráficos circulares y

de barras. Por cada una de las preguntas que componen la encuesta de esta investigación,
corresponde una gráfica.

Los Datos generales están representados en Tablas de Frecuencia y gráficos circulares; y

para graficar las preguntas desde la nº1 hasta la nº13 se representan con barras, para poder
apreciar de manera clara e ilustrada los resultados obtenidos.
Se detalla cada una de las gráficas con una breve descripción de los resultados obtenidos.

II.4.4.6.1 Tablas de Frecuencias

I. Datos Generales

a.- Nivel de Escolaridad

Porcentaje
Respuestas Frecuencia Porcentaje2
2Acumulado2

Enseñanza Media Completa 4 40 40

Enseñanza Media Incompleta 6 60 100

Total 10 100

Figura N° II-1: Tabla de Frecuencia datos generales, Encuesta NHHS

(Fuente: Microsoft Excel, elaboración propia)

b.- Sexo
Porcentaje
Respuestas Frecuencia Porcentaje2
2Acumulado2

Femenino 8 80 80

Masculino 2 20 100

Total 10 100

Figura N° II-2: Tabla de Frecuencia datos generales, Encuesta NHHS

(Fuente: Microsoft Excel, elaboración propia)

75
 c.- Edad

Porcentaje
Respuestas Frecuencia Porcentaje2
2Acumulado2

de 20 a 35 años 2 20 20

más de 35 a 50 años 6 60 80

más de 50 años 2 20 100

Total 10 100

Figura N° II-3: Tabla de Frecuencia datos generales, Encuesta NHHS

(Fuente: Microsoft Excel, elaboración propia)

d.- Antigüedad Laboral

Porcentaje
Respuestas Frecuencia Porcentaje2
2Acumulado2

de 1 a 5 años 7 70 70

más de 5 años 3 30 100

Total 10 100

Figura N° II-4: Tabla de Frecuencia datos generales, Encuesta NHHS

(Fuente: Microsoft Excel, elaboración propia)

76
II.4.3.6.2 Gráficos Circulares

II.4.3.6.2.1 Interpretación

Nivel de Escolaridad

Enseñanza
Media Completa
40%
Enseñanza
Media
incompleta
60%

Figura N° II-1: Gráfico Circular de datos generales, Encuesta NHHS

(Fuente: Microsoft Excel, elaboración propia)

Con este gráfico podemos evidenciar que el nivel de escolaridad es muy bajo, con sólo el
40% de trabajadores encuestados que tienen la enseñanza media completa y el 60% de
que aún no ha terminado la escolaridad mínima, que hoy se está exigiendo en la mayoría
de las empresas para optar a un trabajo.

Sexo

Masculino
20%

Femenino
80%

Figura N° II-2: Gráfico Circular de datos generales, Encuesta NHHS

(Fuente: Microsoft Excel, elaboración propia)

La mayor cantidad porcentual de trabajadores encuestados del área de mantención y aseo,

es de sexo Femenino con un 80% y solo el 20% restante, es masculino.

77
 Edad
mas de 50 años de 20 a 35 años
20% 20%

mas de 35 hasta
50 años
60%

Figura N° II-3: Gráfico Circular de datos generales, Encuesta NHHS

(Fuente: Microsoft Excel, elaboración propia)

Más de la mitad de las personas encuestadas, su edad fluctúa en el segundo tramo de

entre 35 y 50 años con un 60%, y los tramos uno, de entre 20 y 35 años y el tercero de
más de 50 años representan cada uno, un 20%.

Antiguedad Laboral

mas de 5 años
30%

de 1 a 5 años
70%

Figura N° II-4: Gráfico Circular de datos generales, Encuesta NHHS

(Fuente: Microsoft Excel, elaboración propia)

De los encuestados el 70% de los funcionarios del establecimiento educacional tiene

menos de 5 años de antigüedad laboral y solo el 30% lleva más de 5 años trabajando en la
empresa.

78
II.4.3.6.2.2 Conclusión

En base a los dato obtenidos de los gráficos circulares realizados de la información general
de los trabajadores encuestados, podemos determinar lo siguiente: De los trabajadores
encuestados se estableció un porcentaje alto, se encuentra con su enseñanza media
incompleta, lo que no les permite optar a trabajos y cargos con mayor responsabilidad, lo
que a su vez se traduce en que desarrollan funciones sin saber si son las correctas.

Al referirnos al rango etario establecemos que son trabajadores entre 35 y 50 años, que
simplemente cumplen sus tareas en la medida que se las asignan, donde mayoritariamente
son mujeres y su antigüedad laboral promedia menos de 5 años.

II.4.3.7 Gráficos de barras

II.4.3.7.1 Interpretación

Conocimientos generales sobre la institución

 Pregunta Nº1

¿Conoce usted la misión del Establecimiento

Educacional?
8
6
4
2
0
Nada Muy poco No sé Lo suficiente Por completo

Figura N° II-1: Gráfico de Barras de pregunta 1, encuesta NHHS

(Fuente: Microsoft Excel, elaboración propia)

Del universo entrevistado, 6 trabajadores responden conocer “Nada” la misión del

establecimiento educacional, mientras 2 dicen conocer “Muy poco” y otros dos responden
“No sé”.

79
  Pregunta Nº2

¿Conoce usted la visión del Establecimiento

Educacional?
8
7
6
5
4
3
2
1
0
Nada Muy poco No sé Lo suficiente Por completo

Figura N° II-2: Gráfico de Barras de pregunta 2, encuesta NHHS

(Fuente: Microsoft Excel, elaboración propia)

Frente a la pregunta si conocen la visión del liceo NHHS, 7 trabajadores responden

“Nada” y los 3 restantes, marcan la respuesta “No sé”.

 Pregunta Nº3

¿Sabe usted si la Institución cuenta con un

Organigrama?
10

0
Nada Muy poco No sé Lo suficiente Por completo

Figura N° II-2: Gráfico de Barras de pregunta 3, encuesta NHHS

(Fuente: Microsoft Excel, elaboración propia)

De los encuestados, a la pregunta de saber si la Institución tiene organigrama, 8

trabajadores marcan la alternativa de saber “Nada” y 2 responden “No sé”.

80
Información del puesto

 Pregunta Nº4

¿Recibió capacitación alguna previa a ocupar el

cargo que ahora ostenta?
6

0
Nada Muy poco No sé Lo suficiente Por completo
Figura N° II-2: Gráfico de Barras de pregunta 4, encuesta NHHS
(Fuente: Microsoft Excel, elaboración propia)

A la pregunta de haber recibido capacitación, 5 trabajadores escogen la alternativa

“Nada”, es decir, no recibieron capacitación, 3 de ellos reconocen haber recibido “Muy
Poco” de capacitación, mientras 1 “No sabe” y otro “Lo suficiente” para ocupar el cargo.

 Pregunta Nº5

¿Tiene clara la definición de los deberes y

responsabilidades de su puesto?
6

0
Nada Muy poco No sé Lo suficiente Por completo
Figura N° II-2: Gráfico de Barras de pregunta 5, encuesta NHHS
(Fuente: Microsoft Excel, elaboración propia)

Solo 1 trabajador tiene clara su responsabilidad y deberes de su puesto, 4 “Lo suficiente”

como para poder desarrollarlo, 1 “No Sabe” y los otros 4 “Muy Poco”.

81
  Pregunta Nº6

¿Cree usted que las actividades que realiza, están en

función con el puesto que ocupa?
7

0
Nada Muy poco No sé Lo suficiente Por completo

Figura N° II-2: Gráfico de Barras de pregunta 6, encuesta NHHS

(Fuente: Microsoft Excel, elaboración propia)

Sólo 3 trabajadores consideran que las actividades que realizan están en función de su
puesto, 6 “Lo suficiente” y 1 “No sabe”

 Pregunta Nº7

¿Considera que cuenta con las herramientas

necesarias para hacer su trabajo?
8
7
6
5
4
3
2
1
0
Nada Muy poco No sé Lo suficiente Por completo

Figura N° II-2: Gráfico de Barras de pregunta 7, encuesta NHHS

(Fuente: Microsoft Excel, elaboración propia)

En esta pregunta solo 7 trabajadores consideran contar con “Lo suficiente” en cuanto se
refiere a herramientas para realizar su trabajo, 1 “No Sabe” y 2 coinciden “Muy poco”.

82
  Pregunta Nº8

¿Está usted bajo el mando de alguna persona?

12

10

0
Si No

Figura N° II-2: Gráfico de Barras de pregunta 8, encuesta NHHS

(Fuente: Microsoft Excel, elaboración propia)

La totalidad de los trabajadores, es decir, los 10 encuestados del área de mantención y

aseo están bajo el mando de alguna persona.

 Pregunta Nº9

¿El trabajo que realiza, es supervisado de manera

periódica?
6

0
Nada Muy poco No sé Lo suficiente Por completo

Figura N° II-2: Gráfico de Barras de pregunta 9, encuesta NHHS

(Fuente: Microsoft Excel, elaboración propia)

Solo 2 trabajadores creen que su trabajo es revisado “Por completo” en forma periódica,
5 consideran que es “Lo suficiente” y 3 lo perciben como “Muy poco”.

83
De las condiciones laborales

 Pregunta Nº10

¿Las instalaciones físicas de su área de trabajo son

las adecuadas para desempeñar correctamente su
trabajo?
9
8
7
6
5
4
3
2
1
0
Nada Muy poco No sé Lo suficiente Por completo

Figura N° II-2: Gráfico de Barras de pregunta 10, encuesta NHHS

(Fuente: Microsoft Excel, elaboración propia)

De los encuestados, solo 2 trabajadores consideran que “Por completo”, las instalaciones
físicas de su área de trabajo son las adecuadas y 8 funcionarios perciben que es “Lo
suficiente” para desempeñar correctamente sus labores.

 Pregunta Nº11

¿Considera usted que su trabajo es monótono y

aburrido ?
8
7
6
5
4
3
2
1
0
Nada Muy poco No sé Lo suficiente Por completo

Figura N° II-2: Gráfico de Barras de pregunta 11, encuesta NHHS

(Fuente: Microsoft Excel, elaboración propia)

Frente a la pregunta número 11, solo 7 trabajadores consideran que es “muy poco”
aburrido y monótono su trabajo, 2 “Nada” y 1 “Lo suficiente”.

84
Información del puesto

 Pregunta Nº12

¿Considera indispensable la experiencia para

desempeñar correctamente el trabajo que usted
realiza?
7
6
5
4
3
2
1
0
Nada Muy poco No sé Lo suficiente Por completo

Figura N° II-2: Gráfico de Barras de pregunta 12, encuesta NHHS

(Fuente: Microsoft Excel, elaboración propia)

En esta pregunta, 4 trabajadores no consideran indispensable la experiencia laboral, 2 la

consideran muy poco importante, 1 no sabe y 1 “Lo suficiente” para desempeñar de
manera correcta el trabajo que realiza.

 Pregunta Nº13

¿Está usted a gusto con el trabajo que

desempeña?
7
6
5
4
3
2
1
0
Nada Muy poco No sé Lo suficiente Por completo

Figura N° II-2: Gráfico de Barras de pregunta 13, encuesta NHHS

(Fuente: Microsoft Excel, elaboración propia)

El gráfico nos muestra que 1 trabajador está a gusto con el trabajo que desempeña “Por
completo”, 5 trabajadores “Lo suficiente”, 1 persona responde “No sé”, otros 2 están
“Muy poco” a gusto y solo 1 no está a gusto.

85
II.4.3.7.2 Conclusión

Podemos advertir que los trabajadores del área y mantención no manejan información
estratégica de la institución, ya sea porque es irrelevante para desempeñar sus cargos y
porque además el establecimiento educacional no genera las instancias para acercarlos a
estos objetivos institucionales.

Respecto a la información de sus puestos de trabajo, la mayoría concuerda en que no

recibieron capacitación previa a ocupar sus cargos, y solo la mitad considera tienen claro
sus deberes y responsabilidades. La mayoría creer contar con las herramientas necesarias
para ejecutar sus tareas y sienten que sus labores son supervisadas por el encargado.

En relación a las condiciones laborales podemos decir que consideran que las instalaciones
físicas son las adecuadas y sus tareas las desarrollan en agrado, ya que no son miradas con
monotonía a la hora de ejecutarlas.

Por último no consideran necesaria la experiencia laboral para ocupar los cargos que
ostentan, lo que se traduce a que trabajan suficientemente a gusto en la institución.

II.4.3 Procedimientos

II.4.3.1 Crear procesos de gestión administrativa de mejoramiento

Durante esta última etapa de la investigación, que se realiza según lo planificado en un

capítulo anterior, y que por otra parte ya se tiene claro los problemas que interfieren en
el desarrollo y función de las áreas estudiadas. Se comienza con una elaboración de
procesos de gestión administrativa para las áreas en las cuales se detectaron ciertos
problemas, y escogieron para investigar, analizar y mejorar, como lo son el Departamento
de Adquisición y Mantención, que se consideran hacer necesario una reevaluación a fin
de perfeccionar sus ejecuciones en mejora de los ya existentes para que se apliquen de
excelente manera y se vea reflejado significativamente. Y por otra parte sean soluciones
aplicables a corto plazo, para lograr un óptimo funcionamiento de éstas debilitadas áreas
del liceo New Heaven High School.

Es dable hacer presente que este proceso fue diseñado como una posible alternativa de
solución a una necesidad detectada en el proceso de investigación de práctica profesional.

86
II.4.3.2 Aplicar procesos de gestión administrativa de mejoramiento

Durante los últimos días de práctica profesional se comenzó con la instauración,

aplicación y utilización de las planillas creadas para realizar el mejoramiento de los
procesos administrativos.

87
 III. PRODUCTO FINAL

III.1 PRESENTACIÓN DEL PROBLEMA

De acuerdo a variedad de labores de prácticas descritas anteriormente, se determinó

trabajar y ahondar en las áreas de mantenimiento y adquisición. Áreas que son dirigidas
por la misma funcionaria y que se identifican como las más débiles, sobre todo la de
mantenimiento que presenta un mayor grado de falencias y abarca más personal y por
ende debe ser manejada de una manera más estructurada, basadas en los procesos
administrativos para generar óptimos resultados en su funcionamiento.

Pero sin dejar de lado un problema general, el significativo desconocimiento, por parte de
la mayoría del personal, de la misión, visión y organigrama del liceo, que son herramientas
estratégicas fundamentales, creadas para guiar y orientar el funcionamiento, las labores y
tareas de toda la institución.

Volviendo a las áreas escogidas para analizar, se logró detectar problemas de gestión de
procesos administrativo, que se traducen en:

La administración del área de mantenimiento y adquisición se encuentra de mala manera

estructurada, no cuentan con el sistema organizacional adecuado que le permita responder
a los problemas y necesidades de manera pronta y eficaz. Al ser la misma persona
responsable de las dos área antes mencionadas, sumándole tareas administrativas
relacionadas a otras como lo son Recursos Humanos y Remuneraciones, lo que no le
permite tener bien definidas sus tareas y obligaciones, y el tiempo necesario por ser
multifuncional le origina que exista una falta de responsabilidad ante cualquier problema
o adversidad, no por su falta de compromiso con las labores, sino a raíz del exceso de
tareas de distinto índole que debe cumplir.

Además por otra parte el no contar con inventarios, se hace imposible realizar un control
y coordinación de entrega de materiales y herramientas, desde la bodega a los empleados,
es por ello que no se logra un real control los materiales y herramientas para suplir las
necesidades diarias, debido a esto las compras y adquisiciones no son planificadas y
muchas veces improvisadas y desorganizadas y que en muchas ocasiones ciertos
materiales existen en stock, sin poder advertirlo. En definitiva eso conlleva a que se
retrasen las soluciones de las tareas y problemas que en un momento se presentan con
urgencia y afectando de igual manera en el desempeño de los trabajadores, generando
horas de inactividad laboral y horas muertas, baja productividad, desmotivación y por
sobre todas las cosas el carente y precario servicio entregado a la comunidad escolar.

88
Otro gran problema es que la inexistencia de descriptores de cargo que definen las tareas
a realizar, esta falta de información no permite que exista planificación y coordinación en
la asignación de tareas entre los empleados, así como supervisión y control de los
resultados de éstas, lo que en definitiva origina que las labores se realicen de manera
aislada, descoordinadas y muchas ocasiones se trabaje y utilice de mala forma las horas
hombre como el uso de material inadecuado. Sumándole el desconocimiento en algún
momento de las funciones por parte de algunos trabajadores, lo que finalmente lleva a un
desorden general, como lo es la falta de control de las labores y procesos que se deben
seguir para cumplir las metas, impidiendo de esta forma realizar mediciones o estadísticas
del área para realizar mejoras.

Otro factor importante a considerar es la falta de personal específico para cada área, lo
que provoca un exceso de carga laboral en ciertos funcionarios que no lo alcanzan a
cumplir con sus obligaciones por el hecho de ser multifuncional.

En general en las dos áreas, tanto adquisición como mantención, la falta de procesos
definidos para lograr los objetivos, impide un desempeño optimo, eficiente, eficaz y por
ende tienden a alejarse del objetivo primordial que persigue la institución.

Todas esta problemática se detectaron por medio de los procesos de análisis de

investigación explorativa, seguido del análisis de la investigación descriptiva.

Finalmente, teniendo en consideración el origen de los problemas, se está en condiciones

de efectuar una propuesta de mejora.

89
III.2 SOLUCIÓN DEL PROBLEMA

En este punto se proponen las posibles soluciones o alternativas de mejoramiento para los
problemas detallados en los capítulos anteriormente expuestos, los que darán a conocer
como conclusión de mi trabajo de investigación. Por otra parte planteo las sugerencias o
propuestas, que considero las más apropiadas y viables para el Liceo New Heaven High
School.

Estas propuestas de mejoras tienen como finalidad responder al objetivo general de esta
investigación, y que tiene directa relación a dar respuesta a los objetivos específicos
planteados.

Se considera primordial que este establecimiento educacional, que cuenta con un prestigio
adquirido en la ciudad de Antofagasta, realice cambios y mejoras importantes no solo en
su área pedagógica sino también en su área administrativa, como lo es específicamente en
el departamento de mantención y adquisición, ya que es de vital importancia que toda
organización en estos tiempos de ardua competencia y cambios de los mercados, cuenten
con estructuras sólidas en todas sus áreas y a su vez estén preparadas y dispuestas a
enfrentar cambios constantes que el mercado demanda.

En base a los resultados obtenidos en mi investigación, puedo respaldar la aseveración

realizada en el planteamiento del problema, que el liceo NHHS no cuenta con los procesos
de gestión administrativa adecuada en su área de adquisición y mantenimiento.

Considerando que la mejora continua es uno de los principios básicos de la gestión por
procesos. Una organización gestionada en base a sus procesos tiene una característica
fundamental en que al realizarse una mejora en ellos, se genera un resultado beneficioso
en cuanto a los objetivos.

Partiendo de la hipótesis adoptada que, los procesos de gestión administrativos, no son

perfectos y ni óptimos en su totalidad, por lo tanto, la organización puede mejorarse en
base a una mejora de sus procesos.

Existen requisitos fundamentales por los cuales debe regirse la institución, para lograr el
éxito al aplicar un plan de mejoramiento de los procesos:

 Apoyo de la alta dirección

 Compromiso a largo plazo
 Metodología disciplinada y unificada

90
Los beneficios principales que deseamos lograr en virtud de las mejoras de los procesos
en esta organización son los siguientes:

 Aumento de la eficiencia
 Aumento de la productividad
 Mejora del flujo de información
 Mejora la calidad
 Mejora la toma de decisiones

La selección de los procesos a corregir es una tarea clave para la obtención de buenos
resultados, por lo tanto, se debe comenzar con los que presentan problemas significativos
dentro de la organización, y en esta empresa son los siguientes:

III.2.1 Área adquisición

Si bien existen procesos en esta área, se sugiere mantener planillas de control de facturas
del área de adquisición, para lograr obtener bases de datos que logren entregar información
histórica y fundamental de compras, materiales y herramientas de uso habitual, entre otra
información, y a su vez para generar estadísticas que nos ayuden a controlar y medir las
necesidades, los gastos, áreas débiles y así mejorar otros procesos, como también para que
funcionen en forma cooperativa y conjunta todas las áreas de la organización.

III.2.1.1 Planillas de control administrativo de las adquisiciones

Control estadísticas de facturas de compras.

SOC. EDUCACIONAL BETHESDA LTDA

RUT 76.716.660-5
GIRO: EDUCACIÓN
FÉLIX GARCÍA N° 820, ANTOFAGASTA

FACTURAS
FECHA 17 6 2016 Mes JUNIO

Fecha Emis. Factura Nombre R.U.T Cantidad UM Descripcion Valor Unitario Total

TOTAL 0

Figura N° III-51: Planilla de Control de facturas

(Fuente: Elaboración propia, 2016)

91
 III.2.1.2 Procesos de gestión administrativa de bodega.

Para fortalecer la gestión administrativa y agilizar los procesos de trabajo he generado un

manual de normas y procedimientos de bodega, acorde a la actual estructura
administrativa del área de adquisición, quien maneja y dirige este departamento.

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE BODEGA

AÑO 2016

92
El presente manual ha sido diseñado con el fin de que los funcionarios y trabajadores
involucrados en el proceso, dispongan de las herramientas técnicas y metodológicas para
utilizarlas debidamente en su labor diaria y así obtener los mejores resultados.

Es responsabilidad del departamento de Adquisición garantizar la correcta

implementación de las normas, procedimientos y formas establecidas en el presente
manual.
Este manual está estructurado en dos secciones, primero se presentan las normas generales
y específicas, que regulan los procesos de bodegas, y en segundo lugar se describen los
procedimientos a seguir en los procesos.

El objetivo de este manual será conocido y aplicado por todos los funcionarios y
trabajadores del Liceo New Heaven High School.

NORMAS

Normas Generales:

 Establecer normas y procedimientos que aseguren el adecuado registro,

almacenamiento, entrega y otros movimientos del inventario. De su conservación,
seguridad, manejo y control.
 Efectuar control internos que verifiquen las existencias físicas de los bienes
almacenados, garantizando la toma física de los inventarios.
 Establecer mecanismos para determinar y asegurar niveles mínimos de
existencias.

Normas Específicas:

Recepción de bienes
 Las funciones de recepción, almacenamiento, despacho y registro deben ser
realizadas de forma ordenada de tal manera que el desarrollo de dichas actividades
sean fluidas, ordenadas y registradas en el formulario de Recepción de materias y
posteriormente en la planilla de control de inventario.
 El encargado de bodega al momento de recibir la mercadería, deberá proceder a
cotejar la factura de los productos a recepcionar contra la orden de compra.
 No se aceptara el pedido si al cotejar, se determina que está deteriorado, es de baja
calidad, o no corresponde al solicitado.
Almacenamiento
 Las existencias físicas deben ser almacenadas de manera ordenada y sistemática a
fin de facilitar su ubicación, despacho y el recuento selectivo.

93
 Los productos químicos deberán almacenarse en el área destinada exclusivamente
para estos, de tal modo de evitar riesgos de derrame, inflamado, contaminación,
etc., como lo son los de uso y mantención de la piscina.
 La papelería y otros productos que puedan ser dañados por agua o humedad, deben
ser colocados en estantes.
 El encargado de bodega debe tomar las medidas preventivas contra incendios,
robos u otros desastres que puedan afectar los artículos almacenados. Las que
deben ser aprobadas por gerencia.

Despacho
 Para el trámite de pedido de material y control, se debe recepcionar el formulario
de solicitud de material y posteriormente se registra en la Planilla de entrega de
material de bodega, con la debida anticipación según necesidades del área y del
tipo de material a fin de agilizar los pedidos.

Inventario
 Previo al inventario los materiales deben estar debidamente ordenados e
identificados, para facilitar el conteo de los mismos y no realizar despachos ni
recepciones durante este proceso.
 Se debe realizar una supervisión mensual de la bodega para identificar el estado
físico de los materiales que presenten daños, mermas o deterioro.

94
PROCEDIMIENTOS DE BODEGA
1.- Esquema de Procesos de gestión administrativa del área de adquisición.

Figura N° III-52: Proceso de recepción de material de bodega

(Fuente: Elaboración propia, 2016)

95
El proveedor hará entrega de los materiales al encargado de adquisición cotejando con la
factura o guía de despacho los productos a entregar contra la orden de compra. Si no hay
diferencias entre los documentos, se procede a recepcionar las mercaderías. Por el
contrario, si se detecta una diferencia o anomalía, se rechaza la recepción y se devuelven
las mercaderías al proveedor para su revisión y nueva entrega.

El encargado de bodega revisara y contara la mercadería verificando el buen estado, es

decir, calidad y vigencia y cumplimiento de los requerimientos. Además contara las
unidades y las cotejara contra la orden de compra y procederá a ingresarlas a un formulario
de recepción de material y luego actualizar el inventario.

RECEPCION DE MATERIAL EN BODEGA

FECHA: / /

N° ORDEN DE
N° FACTURA DESCRIPCION CANTIDAD OBSERVACIONES
COMPRA

ENTREGADO POR RECIBIDO POR

Firma Firma

Figura N° III-53: Formulario de recepción de material de bodega

(Fuente: Elaboración propia, 2016)

96
Planilla de stock e inventario de materiales de bodega

Figura N° III-54: Planilla de stock

(Fuente: Elaboración propia, 2016)

Paso siguiente es la decisión de entrega inmediata o almacenamiento según prioridad y

categoría.

En el almacenamiento se debe considerar y prever lo siguiente:

Que los estantes, casilleros, lugares y sitios destinados para almacenar artículos, estén
identificados de forma numérica y con nombre.

Que los artículos tengan un espacio de ubicación, de acuerdo a su volumen, tamaño, peso,
forma, fragilidad y toxicidad. Y los de mayor rotación estén ubicados en lugares
accesibles, en grupos homogéneos de fácil alcance; y los de lenta rotación en sitios que
no obstaculicen el acceso a los de rápida salida. Garantizar la libre movilidad al personal,
procurando el espacio apropiado para la recepción, despacho y pasillos

97
2.- Esquema de Procesos de gestión administrativa del área de adquisición.

SALIDA DE MATERIAL DE BODEGA

Figura N° III-55: Proceso de salida de material de bodega

(Fuente: Elaboración propia, 2016)

98
Los funcionarios, ya sea del área de mantención que detecten una necesidad de material o
cualquier otro trabajador que necesiten algún producto, deberá llenar la solicitud de
material de bodega, con firma y autorización del encargado mantención o adquisición y
entregarlo al encargado de bodega. Luego de recibida la solicitud, se revisa el stock
existente para disponerse a la entrega o para solicitar al área de adquisición mediante una
requisición.

Cuando se determine la existencia, se procederá a preparar la entrega conforme a las

cantidades solicitadas y autorizadas, adjuntando documento de salida de material y
posterior ingreso de la información a planilla de entrega de material.

SOLICITUD DE MATERIAL DE BODEGA

FECHA: / /

DATOS DEL SOLICITANTE

Nombre y Apellido:
Departamento:

DESCRIPCION CANTIDAD DESTINO FINAL OBSERVACIONES

Firma de Solicitante Firma Encargado de Bodega

V°B° DE

Figura N° III-56: Solicitud de material de bodega

(Fuente: Elaboración propia, 2016)

99
 SALIDA DE MATERIAL DE BODEGA

FECHA: / /

DESCRIPCION CANTIDAD OBSERVACIONES

ENTREGADO POR RECIBIDO POR

Firma Firma

Figura N° III-57: Salida de material de bodega

(Fuente: Elaboración propia, 2016)

PLANILLA DE ENTREGA DE MATERIAL

TRABAJO A TIPO DE
NOMBRE AREA FECHA CANTIDAD OBSERVACIONES
REALIZAR MATERIAL

AREA DE MANTENCION

Figura N° III-58: Planilla de entrega de material

(Fuente: Elaboración propia, 2016)

100
III.2.2 AREA MANTENCIÓN

III.2.2.1 Manual de Proceso de gestión administrativa del área de mantención,

hermoseamiento y reparación de la infraestructura.

Para fortalecer la gestión administrativa y agilizar los procesos de trabajo he generado un

manual de mantenimiento, hermoseamiento y reparación del Liceo NHHS, acorde a la
actual estructura administrativa del área de mantención.

MANUAL DE MANTENIEMIENTO, HERMOSEAMIENTO Y

REPARACION.

AÑO 2016

101
 Soc. Educacional Bethesda Ltda.
Félix García 820, Antofagasta

Resumen de Actividades del Proceso

Documentos
Proceso Preventivo Responsable
relacionados

Determinar las instalaciones susceptibles

de mantenimiento preventivo. Se realiza Planilla de
Encargado de
Planificación una planificación con todas las acciones a revisión de
llevar a cabo, los plazos pertinentes así Mantenimiento infraestructura
como responsable, según manual de
mantenimiento.
Planilla de
Se designa que trabajador va a realizar Encargado de coordinación
Organizar
dichas acciones, teniendo en cuenta el Mantenimiento de tareas y
tipo de problema. funciones

El o los maestros responsables llevan a Manual de

Ejecutar cabo las acciones planificadas según los Maestros
mantención
plazos y responsabilidades estimadas,
Planilla de
Controlar Se verifica que el mantenimiento sea el Encargado de control de
correcto y se da visto bueno o si es Mantenimiento tareas
necesario volver a repetir el proceso. realizadas
Documentos
Proceso Correctivo Responsable
relacionados
Cualquier persona del liceo NHHS puede Planilla de
Detección Encargado de
detectar una anomalía y comunicárselas a detección de
Anomalía Mantenimiento
los maestros o encargado de mantención. anomalía
El encargado de mantención priorizara la
importancia de la acción. Es posible que
sea una avería que debe solucionarse de Encargado de Manual de
Planificación
manera inmediata o que se derive al Mantenimiento mantención
proceso de planificación preventivo para
su reparación.
Planilla de
Organizar Se designa que trabajador va a realizar Encargado de coordinación
dichas acciones, teniendo en cuenta el Mantenimiento de tareas y
tipo de problema. funciones

El o los maestros responsables llevan a Manual de

Ejecutar cabo las acciones planificadas según los Maestros
mantención
plazos y responsabilidades estimadas,
Planilla de
Controlar Se verifica que el mantenimiento sea el Encargado de control de
correcto y se da visto bueno o si es Mantenimiento tareas
necesario volver a repetir el proceso. realizadas

102
Proceso de mantenimiento

Figura N° III-59: Proceso de mantenimiento

(Fuente: Elaboración propia, 2016)

103
Mantenimiento:
Las operaciones del programa de mantenimiento se inician con por conocer qué se va a
mantener, cómo se va a hacer y cuándo o cuál es la oportunidad más propicia para hacerlo,
por ello se realiza bajo el siguiente esquema de trabajo:

 El Diagnóstico preliminar: se elabora a partir de la situación actual de cada uno

de los componentes de la planta física, sus instalaciones y del mobiliario y equipo
que constituyen la infraestructura educativa del plantel educativo; esta acción que
se ejecuta a partir de las planillas de mantenimiento específicas para cada rubro
de la infraestructura, las cuales son listas de chequeo que detallan las
inspecciones, comprobaciones y actuaciones que se deben aplicar dentro de los
procesos de mantenimiento, así como la frecuencia con la que se ha de realizar a
la infraestructura, el diagnostico debe contemplar un registro exacto de los signos
de deterioro de cada componentes de la infraestructura para servir de base para
programar las actividades, preventivas y correctivas.

Planillas Correctivas de revisión de la infraestructura del liceo NHHS.

PLANILLAS DE VERIFICICACION DE FUNCIONES DE INFRAESTREUCTURA

FECHA: 25-04 AL 29-04

LUGAR SALA OFICINA PATIO ESCALERAS BAÑOS DESPERFECTO DESCRIPCION

Figura N° III-60: Planilla de verificación de funciones de infraestructura

(Fuente: Elaboración propia, 2016)

104
Planillas de revisión preventivas de la infraestructura del liceo NHHS.

PLANILLAS DE VERIFICICACION DE FUNCIONES DE INFRAESTREUCTURA

ENCARGADO REVISION: FECHA: 25-04 AL 29-04

ZONAS A REVISAR:

SISTEMA RECURSOS
LUGAR ILUMINACION VENTANAS VIDRIOS CORTINAS CERRADURAS PUERTAS PISO MOBILIARIO PIZARRON MUROS OTROS
ELECTRICO TECNOLOGICOS

Figura N° III-61: Planilla de revisiones preventivas

(Fuente: Elaboración propia, 2016)

 Clasificación del mantenimiento: a realizar, a partir del diagnóstico realizado se

determina el grado de urgencia en la intervención que requieren para su
conservación, reparación y mantenimiento de cada uno de los componentes de la
planta física, sus instalaciones y del mobiliario y equipo que constituyen la
infraestructura educativa; clasificando en el rubro mantenimiento correctivo a las
componentes de la infraestructura en los que se ha de corregir, atenuar o mitigar
el deterioro o maltrato por el uso y paso natural del tiempo; en mantenimiento
preventivo a las acciones tendientes a alargar la vida útil, conservar, cuidar,
preservar y mantener los componentes de la infraestructura previas a su deterioro,
en resguardo de daños a futuro mediato o inmediato. Y en rutinas de
mantenimiento programado, que constituyen acciones de prevención,
conservación, preservación y rehabilitación de las instalaciones universitarias.

 La Priorización: de trabajos se realiza conforme al registro de los signos de

deterioro y la clasificación del grado de deterioro que presentan los componentes
de la planta física, sus instalaciones y del mobiliario y equipo que constituyen la
infraestructura educativa; determinando en para cada tipo de mantenimiento a
realizar su grado de importancia y urgencia.
Prioridad 1: Correctivo, se debe realizar dentro de las 24 horas.
Prioridad 2: Correctivo, se debe realizar dentro de las 48 horas.
Prioridad 3: Correctivo, se debe realizar dentro de la semana.
Prioridad 4: Preventivo Mensual, trimestral o anual según necesidad.

105
  La Planificación del mantenimiento: comprende la elaboración de un programa
específicos para su operatividad, los cuales constituyen una evaluación de
mantenimiento e integrado por un conjunto interrelacionado y coordinado de
estrategias, metas y actividades concretas, que con los recursos necesarios
humanos, materiales, técnicos, financieros, entre otros, plenamente justificados,
nos permite alcanzar objetivos específicos del mantenimiento a una fecha; dichos
programas permiten contar con los recursos asignados bajo el modelo de
planeación, programación y presupuesto.

Planillas de clasificación, priorización y coordinación de tareas y funciones a realizar por

los maestros.

PLANILLA DE COORDINACION DE TAREAS Y FUNCIONES DE MAESTROS

ESTADO DE FECHA NIVEL DE INCIDENCIA EN

TRABAJO RESPONSABLE PRIORIDAD FECHA INICIO MATERIALES
AVANCE TERMINO LOGRO EL LOGRO

NIVEL DE LOGRO
1 INSUFICIENTE
2 SATISFACTORIO
3 EXCELENTE

NIVEL DE PRIORIDAD
1: Correctivo, se debe realizar dentro de las 24 horas.
2: Correctivo, se debe realizar dentro de las 48 horas.
3: Correctivo, se debe realizar dentro de la semana.
4: Preventivo Mensual, trimestral o anual según necesidad.

Figura N° III-62: Planilla de coordinación de tareas

(Fuente: Elaboración propia, 2016)

 El Aprovisionamiento de insumos: tiene por objeto facilitar las operaciones y

trabajos de mantenimiento y conservación y ahorrar tiempo y dinero, se
recomienda adoptar medidas previsoras como disponer de determinados stocks de
repuestos para posibles sustituciones o reposiciones y conservar los catálogos,
datos de materiales utilizados y documentación técnica final de las obras
ejecutadas.

 Calendarización: se determina cuándo se va a realizar el mantenimiento

estableciendo en el plan anual, mensual, semanal y diario, procurando que las
fechas señaladas y/o la magnitud de los trabajos a desarrollar no se contrapongan
con el calendario escolar, con el fin de evitar la afectación o suspensión temporal
de los servicios educativos.

106
  Ejecución de trabajos: las dependencias involucradas en el programa de
mantenimiento, en las que se especifican la clasificación del trabajo, los cambios,
reparaciones, adecuaciones, ajustes, rutinas de limpieza de equipos y/o las
emergencias que serán atendidas por el equipo; cada acción de mantenimiento
debe obedecer a una orden específica para su realización.

 El Seguimiento: consiste, en que una vez ejecutados los trabajos de

mantenimiento en las dependencias involucradas en el programa, se realizaran
visitas de control, recorriendo las áreas intervenidas para verificar que el trabajo
desarrollado corresponda al ordenado y calendarizado en el plan de
mantenimiento, así como la calidad de los materiales utilizados y sobre toda la
funcionalidad de los componentes de la planta física, sus instalaciones y del
mobiliario y equipo que constituyen la infraestructura educativa; que se hayan
intervenido; consignando los datos de sus observaciones en la correspondiente
bitácora de mantenimiento y elaborando un informe con el resultado de las
acciones de mantenimiento.

Planillas de calendarización, ejecución y control de tareas realizadas.

PLANILLA DE CONTROL DE TAREAS Y FUNCIONES DE MAESTROS

FECHA FECHA ESTADO DE NIVEL DE

TRABAJO RESPONSABLE OBSERVACIONES
INICIO TERMINO AVANCE LOGRO

NIVEL DE LOGRO
1 INSUFICIENTE
2 SATISFACTORIO
3 EXCELENTE

Figura N° III-62: Planilla de coordinación de tareas

(Fuente: Elaboración propia, 2016)

El grueso de las acciones institucionales, se enfocan en el mantenimiento preventivo ya

que permite para garantizar la prolongación de la vida de los componentes de la planta
física, sus instalaciones y del mobiliario y equipo que constituyen la infraestructura

107
educativa de cada plantel de nivel medio superior; para hacer más eficiente, segura y
confiable su operatividad y racionalizar el uso de los recursos.

Por lo que respecta al mantenimiento correctivo, este se deriva de situaciones de

emergencia, en la que hay necesidad de realizar el mantenimiento de forma inmediata y
ser ejecutado de forma continua hasta su completa finalización, porque se ha
comprometido la seguridad de alguno de los componentes de la planta física, sus
instalaciones y del mobiliario y equipo que constituyen la infraestructura del Liceo NHHS;
por averías que de no corregirse pueden ocasionar grandes daños o pérdidas irreparables
significan grandes pérdidas de dinero. El mantenimiento correctivo, se ocupa de corregir
las fallas, cuando estas se presentan, en respuesta a la petición de los usuarios por lo que
impide su apego al esquema del mantenimiento preventivo y obviamente la atención a
tiempo de cualquier signo de deterioro, para ello se debe realizar una solicitud de
reparación.

Solicitud de reparación o detección de anomalía del liceo NHHS.

SOLICITUD DE REPARACIONES

FECHA: / /

DATO DEL SOLICITANTE

Nombre y Apellido:
Departamento:

DESCRIPTOR DE LA REPARACION SOLICITADA:

Firma de Solicitante Firma Encargado de Mantencion

Figura N° III-63: Formulario de solicitud de reparaciones

(Fuente: Elaboración propia, 2016)

108
III.2.2.2 Procesos de gestión administrativa del área de mantención, uso de
herramientas.

De acuerdo a los protocolos generados para la organización se ha generado una planilla

de control y de solicitud para el uso de herramientas de mano, controladas por el área de
mantenimiento.
Para ello los maestros de mantención o cualquier personal del establecimiento educativo
que desee utilizar una herramienta deberán seguir el siguiente procedimiento.

MANUAL DE USO Y CUIDADO DE HERRAMIENTAS

AÑO 2016

109
Uso y cuidado de herramientas de mano

Recomendaciones para el manejo las herramientas con seguridad:

Usualmente no consideramos a las herramientas de mano como peligrosas, pero pueden

ocasionar lesiones y los peligros de seguridad provienen de su mal uso o mal
mantenimiento.

La seguridad en el uso de las herramientas de mano comienza con la selección de la

herramienta correcta para ejecutar la tarea deseada y el uso de la forma que se consideró
al diseñarla. Elija una herramienta que le permita mantener la muñeca recta, no doblada.
Antes de comenzar el trabajo, revise las herramientas para asegurar que no tengan
defectos. Reemplace las asas rajadas, astilladas o rotas, así como las cuchillas desgastadas
en herramientas de corte. Reemplace o repare las herramientas y/o cordones eléctricos
rotos. Mantenga las herramientas limpias, afiladas y en buenas condiciones de
funcionamiento. Cuando termine su trabajo, devuelva las herramientas a sus lugares de
almacenaje.

Al usar las herramientas, evite ejercer demasiada fuerza con las que no están diseñadas
para ello. Con las herramientas de corte, sujete firmemente el mango en la palma de la
mano y haga los cortes alejándose del cuerpo, nunca tirando de la herramienta hacia usted.
Lleve las herramientas filosas alejadas del cuerpo, nunca en un bolsillo. Mantenga las
herramientas filosas alejadas de los bordes de superficies y de lugares donde alguna
persona pueda entrar en contacto con la herramienta al pasar.

Las herramientas nunca se deben arrojar para entregarlas a otro trabajador ni de una
superficie o nivel a otro; se deben entregar con cuidado a la otra persona o colocarse
directamente sobre la superficie o el otro nivel. Si se trabaja sobre escaleras o andamios,
las herramientas se deben izar y bajar con un una cuerda o soporte. Nunca lleve las
herramientas de manera que le impidan usar las dos manos al subir o bajar una escalera o
estructura.

Use equipos de protección personal al usar ciertas herramientas. Use protectores para los
oídos al usar sierras, taladros u otras herramientas que hagan ruido. Si el trabajo involucra
acercarse a objetos puntiagudos o ramas, o si el trabajo puede crear objetos o polvo que
vuelen por el aire, protéjase los ojos con anteojos de seguridad gafas de seguridad con
resguardos laterales. Use guantes cuando sea necesario, asegurándose de que le ajusten
bien. Guantes demasiado apretados, grandes o voluminosos pueden causar fatiga en las
manos o lesiones.

110
Riesgos generales
 Golpes, cortes y pinchazos provocados por las propias herramientas.
 Lesiones oculares por proyección de partículas de objetos o herramientas.
 Golpes por caída de herramientas o materiales manipulados.
 Dolencias debidas a sobreesfuerzos y gestos violentos.
 Incendio o explosión (chispas en ambientes explosivos o inflamables).

Las causas genéricas asociadas a los riesgos descritos son las siguientes:
 Uso de herramientas en mal estado, de deficiente calidad o inadecuadas para la tarea.
 Utilización incorrecta, descuidada o inexperta, contraria a las condiciones de diseño.
 Herramientas mal conservadas o incorrectamente transportadas y almacenadas

Medidas preventivas
Con objeto de eliminar o reducir al mínimo los riesgos derivados del uso de herramientas
manuales, deben tenerse en cuenta una serie de criterios preventivos básicos que
contemplen las distintas fases implicadas:

a. Elección

Se hará uso de herramientas de buena calidad, con la dureza y firmeza necesaria. La

selección se llevará a cabo previo análisis del trabajo a realizar con el fin de a utilizar las
herramientas más acordes al uso previsto, teniendo en cuenta la función para la que fueron
diseñadas. También se deberá considerar su forma, peso y dimensiones para asegurar el
mejor ajuste y adaptación al trabajador.

b. Uso y conservación

 Antes de comenzar el trabajo, cada usuario verificará el buen estado de la herramienta,

inspeccionando cuidadosamente mangos, filos, acoplamientos y fijaciones en busca de
grietas, astillas, roturas, etc.
 Las herramientas se conservarán limpias y sin grasa, en condiciones apropiadas de uso,
comunicando los defectos observados al superior inmediato para proceder a su
reparación, ajuste o sustitución en caso necesario.
 Las mordazas, bocas y demás elementos de las herramientas ajustables no deberán
encontrarse gastadas, deformadas ni sueltas (llaves, alicates, etc.).
 Los mangos no deberán estar astillados o rajados. Deberán encontrarse perfectamente
acoplados y sólidamente fijados a la herramienta (mazas, destornilladores, etc.).
 Las herramientas de corte estarán correctamente afiladas, sin rebabas ni bordes romos.
Se deberá prestar atención al estado del dentado en limas y sierras metálicas.
 Siempre que sea necesario deberán emplearse equipos de protección individual
adecuados al riesgo existente en cada caso.

111
 Cuando exista riesgo de contacto eléctrico se hará uso de herramientas con mango de
protección aislante, y elementos anti chispa en ambientes inflamables. Nunca se
realizarán reparaciones en tensión. Toda instalación deberá considerarse bajo tensión,
mientras no se compruebe lo contrario con los equipos oportunos.

c. Almacenamiento y transporte

 Al finalizar el trabajo, las herramientas deberán ser oportunamente recogidas y

almacenadas. Asimismo, durante su uso deberán mantenerse controladas en todo
momento, especialmente en los descansos que, en su caso, puedan adoptarse.
 Las herramientas se conservarán adecuadamente ordenadas, tanto en su uso como en
su almacenamiento, procurando agruparlas en función de su tamaño y características.
De ser posible se deberá hacer uso de paneles, cajas o estantes, preferentemente con
soportes fijos donde cada herramienta tenga su lugar.
 En el almacenamiento se evitará depositar las herramientas en lugares húmedos o
expuestos a los agentes atmosféricos.
 Las herramientas punzantes o cortantes se mantendrán con la punta o el filo protegidos
durante su almacenamiento y transporte.
 En general, el transporte deberá llevarse a cabo en cajas, portaherramientas de cintura
o maletas portátiles oportunamente diseñadas, sin hacer uso de los bolsillos ni
improvisar.
 En los trabajos en altura se utilizarán cinturones especiales, bolsas o bandoleras para
su transporte de modo que sea posible el ascenso y descenso con las manos libres.
Durante su uso, las herramientas se dispondrán de modo que no puedan deslizarse y
causar daños.

112
Procesos de gestión administrativa del área de mantención, uso de herramientas.

SOLICITUD DE USO DE HERRAMIENTAS

Figura N° III-64: Proceso de solicitud de herramientas

(Fuente: Elaboración propia, 2016)

113
Los funcionarios, ya sean auxiliares o maestros del área de aseo y mantención o cualquier
otro trabajador del establecimiento educacional que desee utilizar alguna de las
herramientas de mano con las que cuenta departamento de mantención, deberá llenar la
solicitud de uso y entregarlo al encargado de mantención, para su aprobación y firma,
para luego entregar el documento al encargado de bodega de herramientas.

Luego de recibida la solicitud, por parte del encargado de bodega de herramientas, este se
revisa la planilla de herramientas para corroborar si está disponible para su uso.

Si la herramienta está en condiciones de ser utilizada, se genera la entrega, para la revisión

por parte del solicitante, y cuando ambos acepten las condiciones, se firma el documento
de Entrega de herramientas, o por el contrario si se detecta alguna anomalía se rechaza la
entrega, la cual debe ser especificada.

En la etapa siguiente se procederá a actualizar y completar la información en la planilla

de uso de herramientas.

114
 SOLICITUD DE USO DE HERRAMIENTAS

FECHA: / /

DATOS DEL SOLICITANTE

Nombre y Apellido:
Departamento:

DESCRIPCION CANTIDAD TRABAJO A REALIZAR OBSERVACIONES

MOTIVO DEL RECHAZO

Firma de Solicitante Firma Encargado de Bodega

V°B° DE

Figura N° III-65: Formulario de solicitud de herramientas

(Fuente: Elaboración propia, 2016)

115
Planillas de utilización de herramientas.

PLANILLA DE CONTROL DE HERRAMIENTAS

FECHA FECHA TRABAJO A

NOMBRE HORA HORA OBSERVACIONES
SOLICITUD DEVOLUCION REALIZAR

Figura N° III-66: Planilla de control de herramientas

(Fuente: Elaboración propia, 2016)

116
III.2.3 Descriptor de cargo

El desconocimiento de las funciones y responsabilidades me obliga a redefinir las

obligaciones y tareas de cada uno de los elementos que conforman la organización, al
igual que determinar nuevos perfiles para cada uno de los puestos de trabajo, para ello se
crea y presenta un informe con:

 Descriptores de cargo para todos los funcionarios del Liceo New Heaven High
School.

A continuación se mostrara una parte del informe generado para los descriptores de
cargos, solo los realizados para el personal del área estudiada, es decir, adquisición y
mantención.

DESCRIPTOR DE CARGOS Y FUNCIONES

AÑO 2016

117
Este descriptor pretende ser una guía que oriente la organización administrativa del Liceo
New Heaven High School, con el propósito de implementar estructuras organizativas
funcionales, con líneas claras de autoridad y toma decisiones oportunas, así mismo,
establecer la definición de funciones y tareas, de las diferentes unidades administrativas y
los requisitos de los puestos de trabajo, para la contratación de personal calificado e idóneo
capaz de asumir responsabilidades del puesto.

Este manual tiene como objetivo general, promover el ordenamiento y mejoramiento

interno, identificando las tareas inherentes a cada puesto y las exigencias o requisitos
mínimos que debe tener el recurso humano para establecer las necesidades de capacitación
que se requieren, y para contratar personal calificado e idóneo, capaz de asumir
responsabilidades con eficiencia y eficacia, de tal forma que permita una efectiva
prestación de servicios a la comunidad.

Su objetivo es identificar el perfil de cada uno de los puestos de las distintas unidades
organizacionales, indicando principalmente las tareas que les correspondan y las
exigencias que requiere la persona para que puedan desempeñarlos con la mayor
eficiencia. Además de facilitar y apoyar la formulación de políticas y la toma de decisiones
para el crecimiento y desarrollo organizacional, centrados en la importancia que tiene el
recurso humano, mediante la acertada contratación del personal idóneo y apropiado a las
necesidades específicas que tiene cada puesto de trabajo y a la correcta distribución de
funciones.

118
 DESCRIPTOR DE CARGO

A. IDENTIFICACION DEL CARGO

Cargo
Encargado de Mantención

Depende de
Gerente General

Supervisa a
Maestros de Mantención

B. OBJETIVOS DEL CARGO

Es el funcionario competente que tiene como responsabilidad ejecutar acciones

preventivas para evitar el deterioro progresivo de las instalaciones, considerando la
reparación, trabajos de hermoseamiento, tanto interior como exterior, para el óptimo
funcionamiento de todas las dependencias del establecimiento educacional.

C. FUNCIONES PRINCIPALES DEL CARGO

 Elaborar un Plan de Trabajo de las reparaciones y mantenciones del liceo NHHS.

 Desarrollar y gestionar las acciones pertinentes para desarrollar el Plan de
mantenimiento.
 Cuantificar y calcular materiales de trabajo y mano de obra para la ejecución de los
trabajos de mantención y reparación.
 Efectuar cotizaciones de materiales y/o contratación de servicios para la adjudicación
y ejecución de las obras encargadas a terceros.
 Efectuar labores de Inspector Técnico de las obras contratadas a terceros, entre otras,
supervisar y controlar el cabal cumplimiento de los servicios contratados.
 Visitas periódicas para evaluar el funcionamiento de:

 Instalaciones eléctricas
 Instalaciones sanitarias
 Instalaciones de gas
 Edificaciones y construcciones en general.
 Control de plagas

119
 Dar atención a los requerimientos de urgencia que son solicitados directamente por los
funcionarios del establecimiento, referidos fundamentalmente a: destape de
alcantarillado, reparación de filtraciones cubiertas o de instalaciones agua potable
(incluye descargas automáticas de SSHH), instalaciones sanitarias, cortes energía
eléctrica, etc.
 Colaborar en otras actividades y tareas de similar nivel a las descritas con el propósito
del cumplimiento del objetivo de su cargo.

OBSERVACIONES
Los deberes descritos se entienden como representativos del cargo y no deben
considerarse como descripción detallada de todas las funciones inherentes al mismo.

120
 DESCRIPTOR DE CARGO

A. IDENTIFICACION DEL CARGO

Cargo
Maestros de mantención y reparaciones

Depende de
Encargado de Mantención

Supervisa a

B. OBJETIVOS DEL CARGO

Es el funcionario competente que tiene como responsabilidad ejecutar acciones

preventivas para evitar el deterioro progresivo de las instalaciones, considerando la
reparación, trabajos de hermoseamiento, tanto interior como exterior, para el óptimo
funcionamiento de todas las dependencias del establecimiento educacional.

C. FUNCIONES PRINCIPALES DEL CARGO

 Ejecutar las reparaciones, restauraciones, e instalaciones que se le encomienden.

 Recepcionar el material requerido para la obra.
 Cautelar el buen uso de las maquinas, herramientas e insumos que le sean asignado.
 Poner en práctica el sistema de seguridad laboral.

OBSERVACIONES
Los deberes descritos se entienden como representativos del cargo y no deben
considerarse como descripción detallada de todas las funciones inherentes al mismo.

121
 DESCRIPTOR DE CARGO

A. IDENTIFICACION DEL CARGO

Cargo
Encargado de Adquisiciones

Depende de
Gerencia General

Supervisa a

B. OBJETIVOS DEL CARGO

Es el profesional competente que tiene como responsabilidad proveer a la institución de

elementos necesarios para un óptimo funcionamiento y apoyar en la sección de
mantenimiento.

C. FUNCIONES PRINCIPALES DEL CARGO

 Recibir los requerimientos de los diferentes estamentos, solicitar las cotizaciones,

validarlas ante la gerencia, generar y sacar el visto bueno de quien corresponda.
 Generar documento de Requisiciones, validarlas ante la gerencia, generar y sacar el
visto bueno de quien corresponda.
 Generar Órdenes de Compra según Requisiciones autorizadas y cotizaciones
aprobadas.
 Realizar las adquisiciones a proveedores.
 Recibir materiales, insumos, equipos u otros según facturas o boletas.
 Mantener el inventario al día, ingresando oportunamente las adquisiciones que
corresponden a inventario como de igual forma la salida.
 Generar Informe de Pago y documento de Comprobante de Pago a Proveedores.
 Validar el Informe y Comprobante de Pago ante la gerencia general.
 Solicitar a Tesorería el pago de las facturas o boletas según corresponda.
 Pagar a proveedores, registrar las facturas o boletas con sus respaldos de pago, y
devolver a Tesorería.
 Llevar control eficaz de los pagos.

OBSERVACIONES
Los deberes descritos se entienden como representativos del cargo y no deben
considerarse como descripción detallada de todas las funciones inherentes al mismo.

122
 DESCRIPTOR DE CARGO

A. IDENTIFICACION DEL CARGO

Cargo
Auxiliar de Servicios Menores

Depende de
Encargado de mantención

Supervisa a

B. OBJETIVOS DEL CARGO

Es el funcionario que tiene como responsabilidad mantener el orden, higiene y el aseo de

todas las dependencias del Liceo, además de cuidar los lugares e implementos que se le
asignen.

C. FUNCIONES PRINCIPALES DEL CARGO

 El (la) Auxiliar de Servicio deberá, inmediatamente iniciados los recreos, posicionarse

premunido de sus implementos de aseo, al lado afuera de las puertas de los baños, de
modo tal que le permita supervisar el uso de los baños por parte de los estudiantes,
cuidando de no invadir su privacidad, e informar inmediatamente al encargado(a) de
mantención de algún destrozo y su autor.
 Responsabilizarse de las dependencias que les hayan sido asignadas, cuidando que si
no están ocupadas permanezcan cerradas con llaves.
 Informar en el acto cualquier pérdida o robo en dependencias bajo su responsabilidad
 Ejecutar reparaciones en pinturas y otros trabajos menores que se le encomienden.
 Cuidar y responsabilizarse del uso y conservación de herramientas y máquinas que se
le hubieren asignado, reponiéndolas en caso de pérdidas.
 Ejecutar encargos debidamente visados por la rectoría o gerencia general del
establecimiento.
 Realizar labores de portería cuando se le solicite.

OBSERVACIONES
Los deberes descritos se entienden como representativos del cargo y no deben
considerarse como descripción detallada de todas las funciones inherentes al mismo.

123
III.2.3 Recomendaciones y sugerencias generales

Además todo lo anterior mencionado, donde se sugiere crear y mejorar los procesos
existentes en esas áreas, también es primordial generar instancias con el personal para
capacitarlos, motivarlos e introducirlos y hacerlos participe de los objetivos y estrategias
que persigue la institución, inculcándoles una verdadera cultura e identidad corporativa
para que se sientan identificados con estos objetivos institucionales.

Ya que el estudio nos muestra que la institución cuenta con una misión y visión, sin
embargo la mayoría de los empleados, desconocen ambas, por lo que habrá que mejorar
la comunicación y encontrar y proponer los espacios estratégicos donde puedan exhibirse
y puedan ser vista por el personal y quien visite la organización, como lo son las oficinas
de las áreas de:
 Gerencia
 Rectoría
 Recepción y Atención de apoderados

Otro punto importante es que la mayoría de los trabajadores del área administrativa, en
especial la encargada de adquisición y mantención, nuevamente, no conocen el
organigrama, si bien existe uno, no está a disposición del personal, ni de la comunidad
educativa, lo que no les permite identificar los puestos y niveles de mando claramente.

La falta de conocimiento de esta herramienta, origina en los trabajadores problemas con

la definición de tareas y responsabilidades, por lo tanto se sugiera poner a disposición
tanto del personal como de la comunidad educativa a través de la página web
www.newheavenhs.cl.

Se sugiere además la delimitación y separación de actividades relativas a cada puesto, se

propondrá la revisión y redefinición de las mismas, sobre todo de la encargada de
adquisición y mantenimiento, así como de los demás empleados, de este modo evitaremos
que se trabaje el doble.
Para ello se propone generar puesto de trabajos específicos para:

 Encargado de Mantención
 Encargado de Adquisición

Así mismo se propone capacitar a los empleados, ya que los resultados mostraron que un
número importante de empleados asegura no haber recibido capacitación previa a
desempeñar sus cargos.

De preparar y concientizar a los empleados sobre las necesidades de cambio que requiere
el establecimiento educativo, enfatizamos en que la capacitación juega un papel

124
importante en este objetivo, pues esta debe ser antes, y durante el desempeño de las
actividades normales, es decir, en forma periódica y debe ser percibida como una
inversión y no como un gasto. Esto acompañado de control y supervisión permanente.
Es importante que el Liceo cuente con una estructura bien diseñada, para que cada uno de
los empleados tenga perfectamente clara su función, y pueda desempeñarse de manera
eficiente.

En general los trabajadores se sienten a gusto en la institución y consideran que sus labores
se pueden mejorar, esto nos demuestra que el mejoramiento y los cambios deben ser lo
único constante en toda organización.

Es dable hacer presente que durante la última semana de practica laboral en el Liceo New
Heaven School, el gerente general, después de revisar, analizar y dar visto bueno a los
diseños de gestión creados para el mejoramiento las áreas de mantención y adquisición,
me autorizo y otorgo la posibilidad de implementar los procesos y plantillas presentadas.

Comenzando así la etapa de reestructuración de las áreas ya señaladas, explicando y

ensenando a los trabajadores, la forma adecuada de utilización y beneficios que
obtendrían, demostrando los funcionarios del establecimiento educacional su total apoyo
y disposición en la aplicación de dichos cambios.

Que, a pesar del poco tiempo de puesta en marcha de los nuevos procesos instaurados, se
pudo observar cambios significativos e inmediatos, en lo que refiere a orden,
planificación, coordinación de tareas y funciones, tanto para los trabajadores, como así
también para los procesos administrativos, a través del ingreso de datos como lo son: la
información de facturas, solicitudes, calendarización y la priorización de trabajos de
reparación y mantenimiento, así como también los ya realizados. Pero por mi parte, estos
cambios no alcanzaron a ser medidos en plenitud, a lo largo de todo el proceso que debían
seguir, por verse cumplido el proceso de práctica laboral en la organización.

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 IV. ASPECTOS COMPLEMENTARIOS

IV.1 BIBLIOGRAFIA

 AMAT, Joan María. "La dirección de empresas y la necesidad del control". En su:
El control de gestión: Una perspectiva de dirección. Barcelona, Ediciones Gestión
2000 S.A., 2003. pp. 21-48.
 BERTALANFFY, Ludwig Von. "Introducción". En su: Teoría general de los
sistemas. New York, George Braziller, 1968. Séptima Edición. pp. 1-29.
 DUFFUAA, Salih O. "Mantenimiento Preventivo, conceptos, modelos y análisis".
En su: Sistemas de mantenimiento: planeación y control. México D.F., Editorial
Limusa, 2000. pp. 75-118.
 Liceo New Heaven High School, sitio web www.newheavenhs.cl.
 Ministerio de educación de Chile, sitio web www.mineduc.cl.

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