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COMPRAS Y MANEJO DE INVENTARIOS

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 1 ETAPA 5

GESTION DE LA INFORMACIÓN DE LOS INVENTARIOS

Presentado por:
Yeimmy Andrea Baquero Agudelo
Lizeth Tatiana Sánchez Niño
Judy Esperanza Sierra López

Profesor:
Leonardo Bravo

Fundación universitaria Unipanamericana

Bogotá D.C
2018

TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION……………………………………………………………….....................3
OBJETIVOS……………………………………………………………………......................4
Objetivo General……………………………………………………………........……….......4
Objetivos Específicos…………………………………………………………………............4

ACTIVIDAD…………………………………………………………………………………5
1. Elementos relacionados con el manejo de la información……………………….….……. 5
Control de inventarios-Métodos............................……………………………………………5

SISTEMAS...........................................................……………………………………………6
Sistemas de información.......................................……………………………………………6
Tabla 1 Recopilación de información de recursos……………………………………………7

2. Tipo de información y acceso……………………………………………………………...8

Tabla 2 Perfil de acceso a la información de inventarios…………………………………….8

3. Sistematización de la información………………………………………………………... 9
Tabla 3 Control de la información de acuerdo a los insumos…………………………...........9

CONCLUSIONES…………………………………………………………………………...11
ENLACES BIBLIOGRAFICOS….......…………………………………………………..…12

INTRODUCCION

Para empezar, abarcaremos la importancia que se tiene en el manejo de los inventarios para
cualquier organización, siendo este unos complementos para el funcionamiento de la misma.
Es primordial tener un buen sistema de manejo de inventario puesto que en el encontramos la
información que proporciona y maneja la empresa, para saber qué cantidades de ciertos
productos tenemos de existencia y cuales producen más o menos rotación, para así analizar la
información y proceder a la toma de decisiones.
Cuando manejamos un sistema que nos otorgue la información de todas las entradas y salidas
de productos vamos a encontrar con facilidad la información de manera organizada,
completa.
Así sabemos que compras se pueden realizar a los diferentes proveedores, optimizando
recursos, y entablar estrategias con los mismos para reemplazar productos o mercancías que
están con baja rotación.

OBJETIVOS

Objetivo General
Dar a conocer la importancia de la gestión de la información de los inventarios donde la
empresa se involucre y reconozca que este proceso es necesario para determinar las políticas
de manejo de los inventarios logrando reducir al mínimo posible los niveles de existencias y
asegurar la disponibilidad de productos terminados, productos en curso, insumos, materias
primas y todos aquellos elementos que hacen parte de los inventarios en el momento que sean
necesarios.

Objetivos Específicos
• Identificar los elementos relacionados con el manejo de la información para llevar a
cabo la sistematización de los inventarios.
• Reconocer las políticas para el acceso a la información de los inventarios de una
compañía.
• Establecer según los perfiles de las personas que tendrán acceso a la información los
usos que se le darán a la información conforme a las políticas establecidas.
• Analizar las características de los inventarios para realizar el registro adecuado en la
sistematización de la empresa.

ACTIVIDAD
1. Elementos relacionados con el manejo de la información:
Recopile información sobre los recursos tecnológicos, físicos y humanos disponibles para
llevar a cabo la sistematización de la información de inventarios y elabore un listado de
ellos (recuerde que al sistematizar no hablamos sólo de un programa especializado en
movimiento de materiales, puede ser una herramienta básica como una hoja de cálculo).

CONTROL DE INVENTARIOS –METODOS

Las funciones de control de inventarios pueden apreciarse desde dos puntos de vista: Control
Operativo y Control Contable.
El control operativo aconseja mantener las existencias a un nivel apropiado, tanto en términos
cuantitativos como cualitativos, de donde es lógico pensar que el control empieza a ejercerse
con antelación a las operaciones mimas, debido a que, si compra si ningún criterio, nunca se
podrá controlar el nivel de los inventarios. A este control pre-operativo es que se conoce
como Control Preventivo.
El control preventivo se refiere, a que se compra realmente lo que se necesita, evitando
acumulación excesiva.
La auditoría, el análisis de inventario y control contable, permiten conocer la eficiencia del
control preventivo y señala puntos débiles que merecen una acción correctiva. No hay que
olvidar que los registros y la técnica del control contable se utilizan como herramientas
valiosas en el control preventivo.
Algunas técnicas son las siguientes:
• Fijación de existencias máximas y mínimas
• Índices de Rotación
• Aplicación del criterio especialmente cuando las especulaciones entran en juego
• Control Presupuestal.
Para una compañía comercial, el inventario comprende todas las mercancías de su propiedad,
que se tiene para la venta en el ciclo regular comercial.
El Inventario final de un año es también el inventario inicial del próximo año. Por tanto, un
error de inventario de fin de año afecta el estado de resultados de los dos años consecutivos.
Por ejemplo, una sobreestimación del inventario final causara una sobreestimación del
ingreso neto de este año y una subestimación compensatoria del ingreso neto del año
siguiente.

El inventario significa la suma de aquellos artículos tangibles de propiedad personal los

cuales están disponibles para la venta en una operación ordinaria comercial y están en un
proceso de producción para tales ventas. Así como estarán disponibles para el consumo
corriente en la producción de bienes y servicios disponibles para la venta.

SISTEMAS
Un sistema es un conjunto de partes o elementos organizados y relacionados que interactúan
entre sí para lograr un objetivo. Los sistemas reciben (entrada) datos, energía o materia del
ambiente y proveen (salida) información, energía o materia.
Un sistema puede ser físico o concreto (una computadora, un televisor, un humano) o puede
ser abstracto o conceptual (un software).
Cada sistema existe dentro de otro más grande, por lo tanto, un sistema puede estar formado
por subsistemas y partes, y a la vez puede ser parte de un supersistema.
Los sistemas tienen límites o fronteras, que los diferencian del ambiente. Ese límite puede ser
físico (el gabinete de una computadora) o conceptual. Si hay algún intercambio entre el
sistema y el ambiente a través de ese límite, el sistema es abierto, de lo contrario, el sistema
es cerrado.
El ambiente es el medio en externo que envuelve física o conceptualmente a un sistema. El
sistema tiene interacción con el ambiente, del cual recibe entradas y al cual se le devuelven
salidas. El ambiente también puede ser una amenaza para el sistema.
Un grupo de elementos no constituye un sistema si no hay una relación e interacción, que de
la idea de un "todo" con un propósito (ver holismo y sinergia).
En informática existen gran cantidad de sistemas:
• Sistema operativo.
• Sistema experto.
• Sistema informático.
• Aplicación o software.
• Computadora.

SISTEMAS DE INFORMACION
Un sistema de información se puede definir como un conjunto de funciones, componentes o
elementos que interactúan entre sí con la finalidad de apoyar la toma de decisiones,
coordinación, análisis de problema, visualización de aspectos complejos y el control de una
organización.

Recopilando la información se encontró que para poder llevar a cabo la sistematización del
inventario es necesario listar algunos elementos que se necesitan para desarrollar este
proceso, encontramos las siguientes:

TABLA 1 RECOPILACION DE INFORMACION DE RECURSOS

RECOPILACION DE INFORMACION DE RECURSOS

RECURSOS RECURSOS FISICOS RECURSOS HUMANO

TECNOLOGICOS
Computadores Infraestructura Personal de administrativo
Tablet Escritorios personal de bodega
Impresoras Sillas proveedores
Calculadoras Resmas de Papel Capacitaciones
Internet Tinta para impresora Entrenamiento
USB Dotación Personal de Ventas
CD Manual de Funciones del
Sistema
Bodega-Estantes

Estos a su vez permiten adquirir, ampliar, precisar y comunicar conocimientos con el fin de
resolver una necesidad de la empresa.

2. Tipo de información y acceso: Listar quiénes pueden tener acceso al sistema de

información de inventarios en la empresa y de qué forma. Organícela en la siguiente
tabla:

La responsabilidad de los inventarios afectas a varias áreas de las compañías y cada una de
ellas ejerce cierto grado de control sobre los productos, a medida que cada uno de ellos se
mueven a través de los distintos procesos de inventarios.

TABLA 2 PERFIL DE ACCESO A INFORMACIÓN DE INVENTARIOS

CARGO del Personal con Tipo de información al que Uso que se le dará a la
acceso a información de acceden información
inventarios
Jefe de Compras Inventario de producto por Consulta cantidades,
secciones, Ordenes de proveedores, verificación de
compras, verificación de precios para evitar pedir
códigos. innecesariamente y
cantidades de más.
Verificación entrega
oportuna de las solicitudes.
Jefe de Bodega Realizar pedidos de Consulta cantidades, precios
productos conforme a las y registro de entradas y
solicitudes de cada área salidas. Ingreso y salida
física de los inventarios
Contabilidad Facturación, Notas Crédito, Consulta, Conciliaciones de
Devoluciones, pagos inventarios, ajustes
contables
Jefe de producción Cantidades, almacenaje Consulta para control de
producción para determinar
tipos y cantidades de
materiales que se requieren
Importaciones Compras con proveedores Consulta para solicitudes de
materiales e insumos del
exterior
Gerente Administrativo Revisión de procesos Consulta para control y
seguimiento de los procesos
Gestor de calidad Existencias, almacenaje, Auditorías internas y
clasificación externas
Jefe de Ventas Disponibilidad de Producto Consulta existencias precios
en el almacén para las ventas para negociación,
presupuestos y pronósticos
de ventas.

3. Sistematización de la información: Ingrese a las páginas de proveedores de insumos

para fabricar calzado recopile y organice información sobre precios, ubicación del
proveedor, características de los insumos, ofertas y sistematícela en Excel y determine
cómo se llevaría el control de esta información de acuerdo a las características de los
insumos.
Organice la información recopilada en la tabla sugerida:

TABLA 3 CONTROL DE INFORMACION DE ACUERDO A LOS INSUMOS

REFERENCIA ARTICULO COSTO PROVEEDORES UBICACIÓN

UNITARI DEL
O PROVEEDOR
ES
SD2010 SANDALIA $ 50.000 INCA CRA 20 N.º 22-
48
ZP1512 ZAPATILL $120.000 INCA CRA 20 N.º 22-
A 48
TN1412 TENNIS $80.000 CROYDON CRA 59 A N.º
45 A SUR 99
BT1110 BOTAS $100.000 BRAHMA CRA 71 D N.º
6-94
CL2023 COLEGIAL $90.000 CROYDON CRA 59 A N.º
45 A SUR 99
TN2018 TACONES $150.000 CAPRINO CRA 41 B N.º
9-65
PT1111 PANTUFLA $65.000 CAPRINO CRA 41 B N.º
S 9-65
IPS123 PIEL $5.000 PIELES S.A CALLE 27 #
SINTETICA 51G-15
IS0456 SUELAS $250 MAX INSUMOS CARRERA 27
# 15F-36 S
IC2312 CARNAZA $1000 HUESOS DE CALLE 78BIS
CARNAZA # 59A- 44 S
ICC0123 CAJAS DE $200 CARTON CARRERA 23
CARTON BOGOTA # 64-07
IH0989 HORMAS $80 MAX INSUMOS CALLE 27 #
55F- 12
IEL9890 ENDURECE $2500 CALZADO CALLE 17
RDOR ATLAS #68B- 68
LIQUIDO
IL2635 LACAS $2900 CALZADO CALLE 17
ATLAS #68B- 68
IH345 HILO $2.000
IT64736 TINTA $800 CALZADO CALLE 17


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ATLAS #68B- 68
IT634729 THINER $790 CALZADO CALLE 17
ATLAS #68B- 68
IH2431 HEBILLAS $400 APT EL CALLE 10BIS
VENADO S.A # 19-25
IA65367 ADORNOS $500 ADORNOS/PCA CALLE 15 #
LZADO 22H- 45
IE2765 ELASTICOS $680 CINTATEX S.A CALLE 6 # 50-
180
IE870 ETIQUETA $90 MUEBLIMAQUI CARRERA 22
S NAS LTDA # 19- 15
IM76535 MARCADO $120 MACANGURO CARRERA
RES 24G #18- 43
IC5434 CARTON $75 CARTON CARERRA 23
BOBOTA #64-07
IC453 CUCHILLA $200 MUEBLIMAQUI CARRERA 22
S NAS LTDA #V19- 15
IP9838 PEGAMENT $500 CALZADO CALLE 17 ·
O ATLAS 68B -68
IL5443 LIJAS $150 MACANGURO CARRERA
24G #18- 43
IM7534 MOLDES $1800 MAX INSUMOS CALLE 27 #
55F -12
IP980 PLANTILL $300 MAX INSUMOS CALLE 27 #
AS 55F - 12
IP9892 PEDRERIA $100 ADORNOS/PCA CALLE 15 #
LZADO 22H- 45

IC879 CORDONES $200 CINTATEX S.A CALLE 6 # 50-

180
IT8764 TELAS $1.500 CINTATEX S.A CALLE 6 # 50-
180
IP8634 PINTURA $2.000 CALZADO CALLE 27 #
ATLAS 55F- 12
ICF345 CONTRAFU $50 MUEBLIMAQUI CARRERA 22
ERTE NAS LTDA # 19- 15

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CONCLUSIONES

Como sabemos y lo hemos visto los inventarios han existido desde tiempos inmemorables.
Pueblos de la antigüedad almacenaban grandes cantidades de alimentos para satisfacer las
necesidades de las personas. Los inventarios existen porque son una forma de evitar
problemas por escasez. En una empresa, el objetivo de los inventarios es proveer los
materiales necesarios en el momento indicado.
Se mantienen inventarios por dos razones principales: por razones de economía y por razones
de seguridad. Económicamente, existirán ahorros al fabricar o comprar en cantidades
superiores, tanto en el trámite de pedidos, procesamiento y manejo, así como ahorros por
volumen. Por otro lado, los inventarios de seguridad prevén fluctuaciones en la demanda o
entrega, protegiendo a la empresa de elevados costos por faltantes.
El problema de los inventarios es que su nivel no debe ser tan alto que represente un costo
extremo al tener paralizado un capital que podría emplearse con provecho, de igual forma,
demasiado poco provocaría que la empresa produzca sobre pedido, situación igualmente
desfavorable puesto que debe satisfacer de inmediato las demandas de los clientes. La
empresa debe determinar el nivel apropiado de inventarios que equilibra estos dos extremos.

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ENLACES BIBLIOGRAFICOS

• Gestión de la información de inventarios

[Link]
[Link]

• Gestión de inventarios video

[Link]

• Gestión de inventarios video

[Link]

• Comprende la importancia del buen manejo de inventarios

[Link]
inventarios/

• Control de inventarios- métodos

[Link]
inversiones/[Link]