SOPORTES CONTABLES
Los soportes contables son los documentos que sirven de base para registrar las
operaciones comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un
especial cuidado en el momento de elaborarlos. Todas las operaciones
económicas que realizan las empresas deben ser registradas en los libros de
contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos registros sean justificables
deben soportarse con los documentos pertinentes para cada una de ellas, es por
ello que a continuación se presentan los principales papeles comerciales y títulos
valores que pueden ser utilizados en el ciclo contable, su definición y sus
principales características.
Todos los soportes contables deben contener la siguiente información general:
Nombre o razón social de la empresa que lo emite. Nombre, número y fecha del
comprobante. Descripción del contenido del documento. Firmas de los
responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes.
RECIBO DE CAJA O COMPROBANTE DE INGRESOS:
El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en
efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias
se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante
diario de contabilidad. El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de
caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido.
Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de
una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el
soporte es la factura.
RECIBO DE CONSIGNACIÓN BANCARIA:
Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes
para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con
el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad
de la empresa que consigna.
FACTURA DE VENTA:
La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos
generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos
comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de
pago. Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del
comprador, factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se
elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al
comprobante diario de la contabilidad. La factura se debe expedir con los
siguientes requisitos: Estar denominada expresamente como factura de venta.
(Pre impreso). Numeración en orden consecutivo. (Pre impreso). Apellidos y
nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio. (Pre
impreso). Apellidos y nombre o razón social del adquiriente de los bienes o
servicios. Fecha de expedición. Descripción específica o genérica de los artículos
vendidos o servicios prestados. El nombre o razón social y NIT del impresor de la
factura. (Pre impreso). Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las
ventas.
CHEQUE:
Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada "girador", ordena a un
banco llamado "girado" que pague una determinada suma de dinero a la orden de
un tercero llamado "beneficiario".
COMPROBANTE DE PAGO O EGRESO:
Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de
contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por
medio de un cheque. Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el
original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el
archivo consecutivo. Para mayor control en el comprobante de pago queda copia
del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario. Los soportes contables
deben asentarse en forma ordenada y resumida, expresando claramente las
transacciones que diariamente se realizan en una empresa.
NOTA DÉBITO:
Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus
clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de
facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus
obligaciones.
NOTA CRÉDITO:
Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la
factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las
mercancías, para su contabilización se utiliza un comprobante llamado nota
crédito. Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el
cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante
diario de contabilidad.
LETRA DE CAMBIO:
Este documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que
da una persona llamada "girador" a otra llamada "girado", para que pague a la
orden o al portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada.
En el comercio se utiliza la letra de cambio como garantía de pago en compras y
ventas a crédito. El vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se
denominan letras por cobrar; el comprador acepta las letras a sus proveedores y
se llaman letras por pagar.
PAGARÉ:
Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad
de dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar los
créditos bancarios.
RECIBO DE CAJA MENOR:
El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por
cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un
fondo denominado caja menor.
NOTA DE CONTABILIDAD:
Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no
tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de corrección, ajustes
y cierre.
POLITECNICO MAYOR
ASIGNATURA:
CONTABILIDAD
SOPORTES CONTABLES
DEFINICION Y QUE SON
PRESENTA:
ANDREA RODRIGUEZ B.
DOCENTE:
DANIEL ALBERTO ALZATE
MEDELLIN, 28 DE SEPTIEMBRE DE 2019
