1 ACCESS

Programa que permite la administración, creación consulta y revisión

de bases de datos ofrece un entorno integrado destinado
especialmente a creación de bases de datos. Access 2013 es una de las
aplicaciones que vienen incluidas en la suite Microsoft Office. Maneja
varios tipos de datos (texto numéricos fechas etc.) de manera flexible
Access puede además importar y exportar datos de Word Excel y otras
bases de datos.

2. COMPONENTES DE LA VENTANA DE
ACCESS:
Access 2013 dispone de varias herramientas que permiten la
administración de la información, la siguiente imagen señala los
componentes de la interfaz en la parte izquierda más importantes:
Al ingresar ACCESS 2013 también dispone de la pantalla de inicio. A la
izquierda, la barra que muestra las bases de datos recientes. Abajo se
encuentra la opción Abrir otros archivos. También se observa el avatar
asociado a la cuenta de Microsoft. Además está el cuadro de búsqueda
de plantillas y abajo estas las opciones de búsqueda sugeridas.
La siguiente imagen señala los componentes de la parte derecha de la
interfaz de Access 2013 más importantes.

3. COMPONENTES MÁS UTILIZADOS:

La interfaz de Access 2013 presenta varias herramientas que se activan
conforme se generan los objetos específicos ejemplo una tabla cada
una de las pestañas disponibles permiten trabajar sobre uno de los
objetos definidos. Al crear una base de datos se muestra la cinta de
opciones con 4 pestañas básicas que permiten organizar la
información.

3.1 PESTAÑA ARCHIVO:

Permite realizar diferentes operaciones sobre las bases de datos, si no
tiene una base datos, si no tiene una base de datos activa algunas de
sus opciones permanecen bloqueadas.
 3.2 PESTAÑA CREAR:
Permite crear los objetos de la base datos tablas consultas formularios
e informes y macros. En el grupo plantillas esta la opción Elementos de
la aplicación que permite crear algunos objetos con plantillas
predefinidos ejemplo, formulario de lista. La siguiente imagen señala
sus grupos.

3.3 PESTAÑA INICIO:

Permite acceder a las distintas vistas de los objetos también puede
utilizar las herramientas comunes de búsqueda formatea el texto
ordenación y filtrado de datos. Además contiene el grupo registros
para realizar operaciones con una varia filas de una tabla, consulta o
formulario. La siguiente imagen señala sus grupos.

3.4 PESTAÑA DATOS EXTERNOS:

Permite importar y exportar objetos de la base de datos, el grupo
recopilar datos permite vincular datos del correo electrónico de una
tabla con Outlook y gestionar las respuestas. La siguiente imagen
señala sus grupos.

3.5 PESTAÑA HERRAMIENTAS DE LA BASE

DE DATOS:
Dispone de opciones generales para la administración y gestión de la
base de datos permite compactar reparar programar códigos y
macros. La opción de complementos permite agregar nuevas
funcionalidades a la aplicación. La siguiente imagen señala sus grupos.

3.6 PANEL DE NAVEGACION

Permite ver con facilidad y tener acceso a todos los objetos de base de
datos ejecutar informes o escribir los datos directamente en las tablas
se muestra a la izquierda de los objetos del espacio de trabajo en
cualquier base de datos en uso.
 4. FUNDAMENTOS:
4.1 BASE DE DATOS:
Es un conjunto de información almacenada de forma organizada y
clasificada para realizar consultas sobre la misma y obtener datos
específicos.

4.2 TABLAS:
Es una la unidad básica de una base de datos. La información de una
base de datos está organizada es forma tabular. Cada una de las
tablas contiene datos acerca de alguna entidad de información
ejemplo proveedores. Las tablas guardan información en registros que
corresponden a las filas y campos que corresponden a las columnas que
definen los nombres y tipos de datos que compone la tabla. Cada una
de las columnas representa una característica de los datos. Cada fila
son instancias conocidas como registros.
Es importante que cuando se defina los nombres de la bases de datos,
tablas, campos, o cualquier otro elemento de la base de datos, no
utilice espacios, tildes, ni caracteres especiales a excepción del guion
bajo.

4.3 MODELO RELACIONAL

Es un modelo de diseño de base de datos es fácil de asimilar y permite
almacenar los datos manteniendo la coherencia de ellos este modelo se
basa en las siguientes reglas básicas.
 La información se clasifica en tablas.
 Las tablas están conformados por filas y registros
 Las filas no pueden repartirse, no pueden haber dos registros
que tengan los datos de sus columnas iguales.
 Es necesario que un campo de la tabla que contenga datos que
no se repiten, este campo recibe el nombre de campo clave.
 Un campo clave nunca puede estar vacío.
5. CREAR BASE DE DATOS DE PLANTILLA
 Una plantilla de Access es un archivo que crea una aplicación de
bases de datos completa.
La base de datos está preparada para utilizarse y contiene las
tablas formularios e informes consultas, macros y relaciones que
necesita para empezar a trabajar. Debido a que las plantillas están
diseñadas como soluciones de base de datos completas permiten
utilizarse directamente después de crear una base de datos
utilizando una plantilla puede personalizarla para adaptarla a sus
necesidades.

6. DISEÑO DE TABLAS:
Una base de datos está compuesta por una o varias tablas y por lo
objetos vinculados a estas consultas formularios o informes. Una
tabla tiene por objetos vinculados. Los campos tienen diferentes
tipos de datos como texto, números fechas hipervínculos. La
siguiente imagen muestra los elementos de una tabla:
 Registro: contiene datos específicos, como la información de un
determinado producto.
 Campo: Contiene los datos sobre una característica especifica
de la tabla, ejemplo apellido.
 Valor del campo: es el o los valores de los campos: ejemplos:
computeach, S.A. o [email protected]

6.1 VISTA DE HOJAS DE 1 ACCESS

2. COMPONENTES DE LA VENTANA DE ACCESS:
3. COMPONENTES MÁS UTILIZADOS:
3.1 PESTAÑA ARCHIVO:
3.2 PESTAÑA CREAR:
3.3 PESTAÑA INICIO:
 3.4 PESTAÑA DATOS EXTERNOS:
3.5 PESTAÑA HERRAMIENTAS DE LA BASE DE
DATOS:
3.6 PANEL DE NAVEGACION
4. FUNDAMENTOS:
4.1 BASE DE DATOS:
4.2 TABLAS:
4.3 MODELO RELACIONAL
6. DISEÑO DE TABLAS:
6
DATOS:
Esta vista perite ver el contenido de la tabla y administrar el diseño
de la tabla para realizar operaciones como agregar un campo,
modificar el nombre de campo o eliminarlo. Al crear una base de
datos y se ingresa a Access, se crea automáticamente una tabla que
se muestra en Vista hoja de datos, despliega los daros en una
cuadricula formada por filas y columnas. Las columnas representan
los campos que tiene la tabla, y las filas representan los registros de
datos que son guardados en la tabla. Un campo también puede
imponer límites en el tamaño o la longitud de los datos, ejemplo: En
algunos campos de texto se puede escribir un máximo de 256
caracteres. Las siguientes imágenes señalan kis grupos de las
pestañas que se activan al crear una tabla.
 Pestaña Campos: Permite cambiar la vista, agregar y eliminar
campos, modificar propiedades de formato, la opción Validación
sirve para agregar reglas y mensajes de validación de un campo.
 Pestaña Tabla: Permit6e ver las propiedades de la tabla,
agregar reglas de validación al eliminar, insertar, actualiza, y
crear macro con nombre, el grupo Relaciones permite crear y ver
las relaciones de las tablas de la base de datos.

6.1.1 Modificar tipo de datos de campo:

Cuando se agrega un campo especificando datos en la vista Hoja de
datos, Access asigna un nombre genérico al campo
automáticamente y del siguiente modo: asigna el nombre al campo
1 al primer campo nuevo se utiliza de manera predeterminado
como su etiqueta en todas la ubicaciones en las que el campo más
utilizado. Cada uno de los campos que se crean en una tabla puede
ser modificada de nombre, eliminando, definido el tamaño de
almacenamiento, el tipo de datos que utilizara y otras propiedades
de un campo.
6.2 Vista diseño:
Permite crear campos y configurar el diseño de la tabla. Cada
campo tiene sus propias propiedades ejemplo: se determina la clase
de datos que pueda guardar en ese campo si el tipo de dato
guardado en un campo es texto podrá ingresar caracteres de texto o
numéricos. Pero si el tipo de dato es número solo puede aguardar
datos numéricos. Además. Puede definir otras características del
campo, como el tamaño máximo de un valor de campo como el
tamaño máximo de un valor de campo o el formato. La siguiente
imagen es un ejemplo y señala sus partes.
Con la vista de diseño puede crear la estructura de la tabla, lo que
permite.
 Los campos y tipos de datos que van a guardar la informacion
de la tabla.
  La descripción de uso de los campos de modo de
documentación.
 La clave principal, que identificara cada uno de los registros
de forma única.
 Las propiedades de los campos.
Al utilizar la vista diseño se activa la pestaña herramientas de tabla,
diseño que permite cambiar de vista, definir una clave principal
insertar, modificar y eliminar campos con todos sus datos mostrar,
propiedades e índices, crear macros y mostrar las relaciones y
dependencias entre los objetos. La siguiente imagen señala sus grupos.

6.3 Tipos de datos

Al diseñar una tabla debe tener en cuenta los tipos de campos que se
van a definir. Debe seleccionar un tipo de datos. El tipo de datos de
texto cortó es una opción popular, ya que permite escribir casi
cualquier carácter (letra símbolo o número) Pero una mejor selección
de tipos de datos puede ayudar a aprovechar las ventajas de las
características de Access (como la validación de datos y funciones) y
mejora la precisión y la informacion que está guardando. La siguiente
tabla proporciona informacion general sobre los tipos de datos
disponibles en bases de datos de escritorio. De Access
Tipo de datos Uso Tamaño
Texto corto (“Texto”) Datos alfanuméricos (nombres, títulos, Hasta 255
etc.) caracteres
Texto largo (“Memo”) Grandes cantidades de datos Hasta 1
alfanuméricos: oraciones y párrafos. gigabyte
Numero Datos numéricos 1, 2, 3, 4, 8 o 16
Bytes
Fecha y hora Fechas y horas 8 Bytes
Moneda Datos monetarios, almacenados con 4 8 Bytes
posiciones decimales de precisión.
Auto numeración Valor único generado por cada registro 4 Bytes (16
nuevo. Bytes para el
Id. De
replicación)
Si/no Datos booleanos (verdadero/falso); el 1 byte
valor numérico cero (0) para Falso y -1
para verdadero.
Objeto OLE Imágenes, graficos u otros objetos de Hasta unos 2
ActiveX desde otra aplicación basada en GB
Windows
Hipervínculo Una dirección de vinculo a un documento Hasta 8192
o archivo de internet, en una intranet en
una red local (LAN) o en el equipo local
Datos adjuntos Puede adjuntar archivos, imágenes Hasta unos 2
documentos, hoja de cálculo o graficos; GB
cada campo de datos adjuntos puede
contener una cantidad ilimitada de datos
adjuntos por registro, hasta el límite de
almacenamiento del tamaño de un
archivo de base de datos.
Calculando Pude crear una expresión que utilice Depende del
datos de uno o más campos. Puede tipo de datos
designar resultados diferentes tipos de de la
datos de la expresión. Tenga en cuenta propiedad tipo
que el tipo de datos calculando no está resultado. El
disponible en formato de archivo de resultado de
Microsoft Access tipo de datos
de texto corto
puede tener
hasta 243
caracteres de
texto largo
número, Si/no
y la fecha y
hora debe
coincidir con
sus respectivos
tipos de datos
Asistente para La entrada del asistente para búsquedas Depende del
búsqueda en la columna de tipo de datos a la vista tipo de datos
Diseño no es realmente un tipo de datos. del campo de
Al elegir esta entrada, inicie el asistente búsqueda.
para ayudarle a definir un campo de
búsqueda simple o complejo.
 6.4 Clave principal:
Es un campo (o conjunto de campos) que presente valores únicos de la
tabla. Estos valores Pueden ser utilizados para hacer referencia a
registros completos, ya que cada registro completo, Ya que cada
registro tiene un valor distinto para la clave. Una tabla solo puede
tener una clave principal. Una clave principal- Una clave principal
correcta debe tener las siguientes características:
 Identifica equivocadamente cada fila
 Nunca debe estar vacía ni ser nula (siempre debe contener un
valor)
 Los valores que contiene no suelen cambiar (lo ideal es que
cambien)
El tipo de datos Autonumeración permite generar una clave principal,
porque genera un valor automáticamente cuando cada cuando cada
registro se guarda por primera vez. Lo tanto, es este tipo de datos
reúne las características de una clave principal correcta.
En algunos casos, es necesario utilizar dos o más campos de clave
principal de una tabla ejemplo: una tabla Detalle de pedidos que
contiene productos de pedidos tendrían dos campos en su clave
principal: código de pedido y código de producto. Cuando una clave
principal está formada por más de un campo de denomina Clave
compuesta.

6.5 propiedades de campos:

propiedad descripción
Tamaño de Permite determinar el número máximo de caracteres que se
campo puedan ingresar en el campo. Para los campos texto corto por
defecto es 255 caracteres y valor máximo de 244
formato Permite personalizar la forma de representar los datos en la
pantalla o en un informe. Se puede establecer para todos los
tipos de datos excepto el objeto OLE, Datos adjunto e
hipervínculo.
Mascara de Permite facilitar la entrada de datos y controlar los valores
entrada que los usuarios pueden ingresar. Ejemplo: mascara de entrada
para el campo de número de teléfono que muestre
exactamente como escribir el número.
requerido Permite forzar el ingreso obligatoriamente a determinado
campo para activarlo, debe asignar a esta propiedad el valor
Si, en caso contrario el valor será, No, se puede utilizar esta
propiedad para todos los tipos de datos excepto el objeto OLE
y el auto numeración.
Indexado Permite definir un índice de un solo campo. Los índices hacen
que las consultas basadas en los campos indexados sean más
rápidas, también aceleran las operaciones de ordenación y
agrupación.
Valor Es el valor que se almacena automáticamente en el campo si
predeterminado no se escribe ningún valor. Se suele emplear cuando se sabe
que un determinado campo va a tener la mayoría de las veces
el mismo valor, se utiliza esta propiedad para indicar o
especificar cuál va a ser el valor y así que se ingrese
automáticamente en el campo a la hora de escribir los datos.
Regla de Esta propiedad permite verificar la entrada de datos segu8n el
validación criterio que se especifique. Se debe escribir el criterio que debe
cumplir el deber escrito en el campo para que sea ingresado
correctamente.
Texto de En esta propiedad permite definir el texto que queremos que
validación nos aparezca en pantalla, si introducimos en un campo de
valor que no cumple la regla especificada en la propiedad
anterior.
Al definir un tipo de dato para un determinado campo, se muestran en
la sección propiedades de campo, varias propiedades que permiten
especificar o personalizar el ingreso de valores para ese campo, para
ello dispone de una serie de propiedades generales, la siguiente tabla
muestra las propiedades más comunes.
 6.6 relaciones:
Las relaciones entre la tabla implican que tienen que tener un campo
común entre ellas y uno de los campos debe ser la clave primaria en
una de las dos tablas. El campo puede llamase de diferente forma en
cada una de las tablas, pero debe ser el mismo tipo. LA relación entre
talas permite que consulten campos de varias tablas a la vez y
completarlos para obtener una información más detallada.
6.6.1 Tipos de relaciones:
Una relación de tala permite coincidir los datos de los campos claves (a
menudo un campo con el mismo nombre en ambas tablas). En la
mayoría de los casos, estos campos coincidentes son la clave principal
de una tabla, que proporciona un identificador único para cada
registro y una clave externa de la otra tabla. Existen tres tipos de
relaciones de tablas en Access.
 Una relación uno o varios: La base de datos de ejemplo es teléfonos
que incluye las tablas los contactos y mensajes. Un contacto puede
enviar a cualquier número de mensajes por cada contacto
representado en la tabla mensajes. Por lo tanto la relación entre la
tabla de contactos puede haber representado muchos mensajes en
una relación de uno o varios. Para representar una relación de uno
o varios en Access, tome la clave principal del lado uno de relación
agréguela como campo o campos adicionales a la tabla en el lado
varios de la relación ejemplo: agregaría el campo código de la tabla
de contactos a la tabla de mensajes y lo denominaría código o
campos adicionales a la tabla en lado de varios de la relación
ejemplo agregaría el campo código de la tabla de contacto correcto
de cada mensaje.
 Una relación varios a varios: centrémonos ahora en la relación entre
una tabla contactos y una de mensajes. Un solo mensaje puede
contener varios contactos por otra parte, un único mensajes puede
aparecer muchos mensajes por tanto cada registro de la tabla de
mensajes puede haber varios registros en la tabla de contactos.
Además por cada registro de la tabla de contactos puede haber
 varios registros en la tabla de contactos además las relaciones de
varios a varios existentes en la tabla debe insertar la clave principal
de cada uno de la relación de varios a varios que se define mediante
la creación de dos relaciones de uno a varios con la tabla de
mensajes a varios mensajes y cada mensaje puede aparecer en
muchos contactos.
 Una relación uno a uno: En una relación uno a uno, cada registro de
la primera tabla solo puede tener u registro coincidente en la
segunda tabla y viceversa. Esta relación no es común por que la
mayor parte de las veces la información relacionada de este modo
se almacena en la misma tabla. Puede usar la relación uno a uno
para dividir una tabla con muchos campos para, aislar parte de la
tabla por razones de seguridad o para almacenar información que
solo se aplica a un subconjunto de la tabla principal. Cuando
identifique esta relación, ambas deben compartir un campo común.
7. administrar registros:
Toda base de datos necesita disponer de una o varias formas de
permitir al usuario manipular su información, las operaciones básicas
a utilizar son:
 Agregar registros
 Modificar la información existente
 Eliminar los registros
 Consultar datos de las tablas

7.1 Agregar registros:

Este procedimiento permite agregar registros a las tablas, puede
ingresar nuevos registros a la tabla de dos formas.
 Manual de uno a uno
 Importar un archivo que tenga un grupo de registros.

7.1.1 Agregar manualmente:

Es el procedimiento más sencillo a utilizar, puede agregar utilizando la
vista hoja de datos, lo que implica que se deben respetar las reglas o
propiedades definidas en el diseño. Al activar la tabla trabajar en esta
vista se observa marcado con un asterisco la última fila vacía en la que
se puede agregar el nuevo registro. La siguiente imagen se muestra
como un ejemplo:

 Verifique que los valores están completos, como el número que

corresponde al campo Código.
 No se pueden insertar filas nuevas dentro de la tabla, los
registros siempre se agregan al final de la tabla.
 Puede utilizar la combinación de teclas Ctrl + para agregar un
nuevo registro.

7.1.2 Importa registros

Este procedimiento se realiza con un archivo en que se tiene
almacenado os registros a utilizar. El archivo puede tener todos los
campos de la tabla o más, es aconsejable que coincidan en formato
como en el orden, de lo contrario la importación generará errores. La
importación permite generar las tres operaciones siguientes:
 Crear una nueva tabla con los registros: La estructura se
diseña durante el proceso y se podrá elegir el tipo de ampo y
el campo clave pero no las propiedades.
 Anexar los datos a una tabla ya existente: para realizar esta
operación es necesario mucha atención en que coincidan el
orden y el formato de los campos con la tabla que se van
agregando los nuevos registros.
 Vincular los datos: Permite crear una vinculación dinámica
con el archivo de forma que cuando se realizan cambios en
archivo se realizan cambios en la tabla asociada en la base
de datos.
8. Consultas
Es una selección de datos de una o varias tablas combinadas, permite
obtener la información almacenada en la base de daros. Una consulta
se compone de tres partes fundamentales:
  Los campos que se necesitan consultar.
 Las tablas donde se encuentran esos campos.
 La condiciones que se necesitan para la selección.

Para generar una consulta dispone de dos formas:

1. Asistente para consultas: Presenta una serie de pasos guiados
para realizar el diseño de forma similar a la creación de tablas.
2. Diseño de consultas: Permite la creación de consultas utilizando
la vista Diseño de forma similar a la creación de tablas.
Hay cinco operaciones para generar distintos tipos de consultas:
1. Seleccionar: Es la consulta más sencilla y común, permite ver los
datos que se cumplen con criterios de forma que cada vez que se
ejecute la consulta se recopila la información.
2. Crear tabla: Esta consulta permite generar una nueva tabla
utilizando para ello los datos seleccionados.
3. Anexar: Esta consulta permite pegar los registros a una tabla ya
creada.
4. Actualizar y Eliminar: Esta consulta permite realizar una
modificación o eliminación de registros.
5. Generar: Permite realizar consultas de referencia cruzada.
9. Formularios
Un formulario permite visualizar y manipular registros de una o varias
tablas, los formularios son los expositores de una tienda, que hacen que
sea más fácil al ver u obtener los artículos que se buscan. El diseño de
los formularios es importante, dado que son objetos con los que los
usuarios agregan, editan o visualizan los datos almacenados en la base
de datos. El grupo Formularios presenta varias formas para su
generación.
 Formulario: Permite crear de forma automática un formulario
de columnas utilizando una tabla o consulta que se tiene en uso o
del panel de exploración.
  Diseño de formularios: Permite editar y genera un formulario de
forma manual.
 Formulario en blanco: Permite crear un nuevo formulario vacío y
mostrarlo en modo presentación para agregarle objetos que lo
componen.
 Asistente para formularios: Permite seleccionar de forma guiada
los distintos parámetros para generar un formulario predefinido.
 Navegación: Permite crear formularios especiales de navegación
entre registros del formulario.
 Más formularios: Utilizando tablas o consultas genera
formularios más específicos pero de forma automática y
predefinida.
La siguiente imagen señala las opciones disponibles:

10. INFORMES
Un informe permite visualizar los datos seleccionados de las tablas o
consultas de la base de datos, este herramienta no permite modificar
la información, es la forma como se puede imprimir el contenido. Los
informes constituyen un modo de ver, formatear y resumir la
información contenida en la base de datos de Microsoft Access.
Ejemplo: Crear un sencillo informe de números de teléfono de todos los
contactos. El grupo informes presenta las siguientes opciones:
 Informe: Permite crear un informe automático de la tabla o
consulta seleccionada del panel de navegación.
 Diseño de informes: Permite generar un informe utilizando la
vista Diseño, para insertar elementos que componen el mismo.
 Informe en blanco: Permite generar un informe vacío y en modo
presentación, además puede agregar los controles que crea
necesarios.
 Asistente de informes: Permite crear un formulario guiado por un
asistente utilizando los campos seleccionados.
 Etiquetas: Permite crear etiquetas utilizando datos
seleccionados.