Manual de Configuración y Uso

Ing. Edwin Estremadoyro Escobar

2018
 Ing° Edwin Estremadoyro Escobar
MICROSOFT PROJECT

INTRODUCCION
Microsoft Project (o MSP) es un software de administración de proyectos diseñado,
desarrollado y comercializado por Microsoft para asistir a administradores de proyectos
en el desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso,
administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo.

El software Microsoft Office Project en todas sus versiones (la versión 2016 es la más
reciente) es útil para la gestión de proyectos, aplicando procedimientos descritos en el
PMBOK (Project Management Body of Knowledge) del PMI (Project Management
Institute).

Lo primero que verá al abrir Project 2016 es un nuevo aspecto nítido. No se detenga
solo ahí. También verá que Project 2016 puede ayudarle a:

 Mostrar los datos del proyecto con un conjunto nuevo de informes personalizables.

 Hablar con el equipo sin salir de Project mediante las características de Lync

incorporadas.
 Trazar rutas de tareas para arreglar un diagrama de Gantt desordenado.

Microsoft Project 2016 está preparado para escalar posiciones. La flexibilidad y las
opciones que ofrece a particulares, equipos y empresas permiten administrar de
manera eficaz cualquier tipo de trabajo, desde las tareas más simples hasta los
proyectos y programas más complejos. Project 2016 incorpora estas nuevas funciones:

 Planificación, programación y ejecución correcta de trabajos importantes a través de

una experiencia de usuario simple e intuitiva;

 Mayor productividad mediante una herramienta sofisticada, pero simple, que

incorpora funciones para crear informes y potentes herramientas de colaboración;

 Selección de los proyectos pertinentes para optimizar los recursos insuficientes y

administrar los costes a través de un sistema de administración unificada de carteras
y productos;

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 Solución de administración de trabajo flexible y potente integrada en Microsoft
SharePoint 2016 que se adapta a las necesidades de la empresa y amplía su
capacidad.

INICIO MÁS FÁCIL

Los menús y las barras de herramientas se mantienen con respecto a la versión anterior,
agregando a los menús la Creación de Informes, por lo que resulta más fácil y con más
opciones para la creación de los mismos. Esta es la ficha Tarea de la cinta de Project:

Permite que un usuario pueda crear los proyectos con sus actividades, asignar recursos
y costos a fin de obtener la información necesaria y suficiente para el control y
seguimiento de cada proyecto.

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¿QUÉ ES UN PROYECTO?
Un proyecto es un emprendimiento temporáneo creado para realizar un producto o
servicio particular y con objetivos definidos.

Los proyectos para su ejecución necesitan de recursos, estos pueden ser el personal y el
equipamiento.

El esfuerzo es encargado a un equipo u organización, por lo que los proyectos tienden a

ser eventos planificados. El éxito de un proyecto depende de una preparación y
planificación previa.

La razón por la que se emprende un proyecto es crear un producto o servicio único.

Un proyecto se puede dividir en varias fases en función de su tipo. A su vez, estas fases
se subdividen en tareas.

Estas tareas con actividades que vienen determinadas porque poseen una fecha de
comienzo y otra de finalización. Las tareas pueden solaparse o enlazarse en función de
las necesidades del proyecto. Dentro de las tareas existen aquellas que tienen mayor
incidencia en el tiempo de duración del proyecto, son las tareas críticas y en caso de
retrasarse repercutirían directamente en la conclusión del proyecto.

Los recursos son el conjunto de personas, materiales y equipos necesarios para realizar
las tareas del proyecto. Microsoft Project 2016 diferencia los recursos principalmente
entre recursos materiales y recursos trabajos.

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PARTES CONSTITUTIVAS DE UN PROYECTO

Todo proyecto posee algún elemento de tiempo, algún componente financiero y
requiere una cantidad de trabajo a llevar a cabo en alguna área.

TIEMPO

Posiblemente el tiempo limitado es la delimitación con la que estaremos más

familiarizados en cualquier proyecto. Puede que no conozca el presupuesto del
proyecto o el ámbito de trabajo, pero lo que es seguro que conocerá la fecha límite
para la entrega del producto.

Un ejemplo de la delimitación del tiempo puede ser: necesitamos el software de

inventario implantado en la empresa dentro de dos meses.

COSTO

Cuando pensamos en costos pensamos solamente en el dinero, pero el costo de un

proyecto tiene un significado mucho más amplio. El costo son todos los productos
requeridos para llevar a cabo el proyecto, por ejemplo. Incluye las personas, el
equipamiento, materiales utilizados y todos los demás eventos y aspectos que requieran
dinero o la atención de alguien en un proyecto.

ÁMBITO

Se debe considerar dos aspectos: el ámbito del producto y el ámbito del proyecto.

El ámbito del producto describe la calidad, característica y funciones del producto de

manera detallada.

El ámbito del proyecto describe el trabajo requerido para lograr el objetivo, producto o
servicio, del proyecto con el ámbito previsto del producto.

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CRITERIOS GENERALES PARA EL DESARROLLO DE UN

PROYECTO
Todo proyecto debe tener las siguientes fases:

PLANEACIÓN:

Se inicia descomponiendo el proyecto en actividades distintas, después se determinan

las estimaciones de tiempo para cada actividad y se construye un diagrama de red
(flechas) donde cada una de las flechas representa alguna actividad. El diagrama de
flechas completo da una representación gráfica de las relaciones entre las actividades
del proyecto, la ventaja de esta etapa es que permite conocer con detalle diversas
actividades o fases del proyecto, y de esta manera se puede sugerir mejoras antes que
el proyecto se ejecute.

PROGRAMACIÓN:

Se construye un diagrama de tiempo donde se incluye los tiempos de iniciación y

terminación para cada actividad y la relación con el resto de actividades del proyecto, el
programa señala las actividades críticas es decir, aquellas que requerirán de una
atención especial, para las actividades no críticas el programa debe indicar los tiempos
de holgura que deben usarse cuando algunas actividades se demoran, ya que esto
permitirá el uso eficiente de recursos limitados.

CONTROL:

Es la fase final de un proyecto, donde se incluye el diagrama de flechas y la gráfica de

tiempo para hacer reportes periódicos de progreso. Los diagramas deben analizarse y si
es necesario determinar un nuevo programa para la parte restante del proyecto.

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ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
La Administración de Proyectos es la Planeación, Organización, Dirección y Control de
los recursos para lograr un objetivo a corto plazo.

También se dice que la Administración de Proyectos es un conjunto de técnicas,

destrezas, herramientas que permiten generar una secuencia ordenada de fases,
actividades y tareas que la experiencia y el sentido común consideran como buenos
para la realización de un proyecto.

La Administración de Proyectos ocurre cuando se da énfasis y una atención especial

para conducir actividades con el propósito de lograr un conjunto de metas.

Microsoft Project es una herramienta computacional que me permite administrar

proyectos.

La Administración de Proyectos está compuesta por las siguientes fases:

PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO Y CREACIÓN DE UNA PROGRAMACIÓN:

Es la fase más importante. Incluye la definición de las tareas y sus duraciones, el

establecimiento de relaciones entre tareas y, si se va a realizar el seguimiento del uso de
los recursos, la asignación de los mismos. Todas las fases posteriores se basan
directamente en la información que se les proporciona cuando se planifica el proyecto.

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ADAPTACIÓN A LOS CAMBIOS:

Esta fase es un proceso en constante desarrollo que comienza una vez que se halla
creado la planificación, y concluye cuando el proyecto está terminado. La
administración de un proyecto incluye el Seguimiento y ajuste de la programación para
que refleje los cambios que se hallan produciendo a lo largo del desarrollo del proyecto.

COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN DEL PROYECTO:

En esta fase se comunica la información del proyecto a los clientes, personal y a la

Administración. El usuario mantiene un control absoluto que le permite modificar el
aspecto y el contenido de los informes a fin de que muestren la información deseada en
un formato conveniente.

CREACIÓN DE LA PROGRAMACIÓN
Consiste en la lista de Tareas o Actividades que se llevarán a cabo y la cantidad de
tiempo o duración que se precisa para cada tarea. Este programa utiliza las tareas,
duraciones y demás información, como flechas y límites para construir la programación
y proporcionar un modelo realista del proyecto que se va a administrar.

MODELOS PARA ADMINISTRAR PROYECTOS

1. MÉTODO DE RUTA CRÍTICA (MRC)

El proceso de informatización de la Administración de Proyectos se inició en los años 50.

Dupont Corporation y Remington Rand en un esfuerzo por mejorar las técnicas de
programación de proyectos, desarrollaron un sistema de programación llamado Método
de Ruta Crítica, un modelo matemático que calculaba la duración total de un proyecto
basándose en la duración de cada tarea en particular y en sus dependencias que
identifica que tareas son críticas. Este modelo es el método de programación utilizado
en el software para la administración de proyectos actualmente incluido en Microsoft
Project.

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Durante los años 50, la marina de Estados Unidos, desarrolló el proyecto Misiles Polares,
un sistema de programación PERT (Programme Evaluation And Review Technique) que
utiliza probabilidades estadísticas para calcular las duraciones previstas. Hoy en día un
diagrama Pert (también llamado un Diagrama de Red) hace referencia a la
representación gráfica de las relaciones entre tareas.

El método de camino crítico, llamado también con la sigla PERT aplica principios de la
teoría de grafos. Esta teoría realiza el estudio de procesos, estructuras y sistemas
mediante gráficos. Se denomina gráfica o grafo a un conjunto de puntos llamados nodos
o vértices y a un conjunto de arcos o aristas que unen esos puntos. Los procesos o
proyectos a programar se representan mediante estas gráficas en donde cada tarea se
simboliza por un nodo o por un arco. Establecidos los tiempos que corresponden a cada
tarea, el método busca determinar la secuencia de arcos adyacentes (denominado
camino) que, yendo desde el principio al final del proyecto o proceso, tenga mayor
duración. Esto es denominado camino crítico e interesa conocerlo, pues condicionará la
duración total del proyecto; por ello, las tareas comprendidas en ese camino (tareas
críticas) deben ser controladas y en caso de desear acelerarlo habrá que comenzar por
ellas. Este método es utilizado en aquellos proyectos que tienen un comienzo y una
terminación, es decir, no son continuos y que representan cierta complejidad en la
interrelación de las tareas que los forman.

2. DIAGRAMA DE GANTT

Henry L. Gantt desarrolló un modo de representar gráficamente las actividades a lo

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largo de una escala de tiempo. La gráfica de Gantt cubre las distintas funciones de la
programación: asignación de recursos y la determinación de la secuencia y cronología. A
pesar de su sencillez constituye uno de los métodos de programación más completos y
sin duda el más usado. La gráfica se confecciona a dos escalas: en la horizontal se mide
el tiempo (en horas, días, semanas); en la vertical se ordenan los elementos que
intervienen en la programación: máquinas, hombres tareas, órdenes de trabajo. La
gráfica establece una relación cronológica entre cada elemento productor o tarea. Las
subdivisiones horizontales del espacio en el gráfico representan a la vez tres cosas:
transcurso de una unidad de tiempo, trabajo programado para este intervalo y trabajo
realizado efectivamente en este lapso. La inclusión simultánea de estos dos últimos
aspectos implica cotejar lo programado con lo realizado, es decir, controlar lo
programado.

Podrá utilizar el diagrama de Gantt de Microsoft Project para crear una programación,
así como, hacer el seguimiento e imprimir informes.

La administración de proyectos sirve para aprovechar de mejor manera los recursos

cuando están limitados en cantidad y/o tiempo de disponibilidad, también ayuda a
realizar acciones concisas y efectivas para obtener el máximo beneficio.

La administración de proyectos es una estrategia muy usada por empresas e

instituciones para alcanzar objetivos en un tiempo predeterminado. También puede
utilizarse para objetivos individuales

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CREAR UN PROYECTO NUEVO

Una vez que tenga instalado el programa, ingresar al MS Project y para crear un
proyecto se debe acceder y seleccionar el menú de la parte superior izquierda
denominado “Archivo” y en las opciones de la parte izquierda seleccionar “Nuevo”
y dar clic en la opción “Proyecto en blanco”.

Al crear el documento lo primero que se aprecia es que dicho documento se encuentra

dividido en dos regiones. En la región de la izquierda se puede observar una tabla al más
puro estilo del Excel, en la que se muestra la planificación del proyecto dividido en fases
y estas a sus vez en tareas (y sub-tareas si fuese necesario) especificando la duración
tanto en número de días como en periodo implicado. En la región de la derecha se
aprecia un gráfico que comprende la misma información de manera más visual para
facilitar la detección de anomalías y seguimiento de la planificación.

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Una vez creado se puede definir para el proyecto algunas propiedades, seleccionando
en el menú “Proyecto” y en la parte izquierda de la barra de herramientas “Información
del Proyecto”:

Para que se defina entre otros: La Fecha de Comienzo o Fin del Proyecto, el Calendario,
la Prioridad, etc.

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PARTES BASICAS DEL PROJECT

Debajo del menú tarea, se encuentra la “Barra de Herramientas” con las opciones
que normalmente se utilizan más, a continuación está la “Hoja de Tareas” donde se
crean y modifican las tareas o actividades de un proyecto con sus atributos; a la
derecha la “Gráfica de Gantt” y, por último en la parte inferior está la “Barra de
Estado”, que es donde se informa el estado de alguna actividad.

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CONCEPTOS BASICOS
TAREA:
Actividad planificada en un Proyecto para realizar determinada acción.
La organización de un proyecto se basa en el ordenamiento del mismo en base a un
listado de tareas a las que se les asigna duración y recursos.

RECURSO:
Persona, Material o Costo, que puede asignarse a una tarea, para la ejecución de la
misma o emplearse en ella.

DURACION:
Tiempo empleado o asignado para desarrollar una determinada tarea, se tienen los
siguientes prefijos:
m = Minutos
h = Horas
d = Días
s = Semanas
me ó ms = Meses

Equivalencias: Según las horas de trabajo establecidas; éstas pueden ser modificadas.

1 día = 8 horas
1 semana = 5 días = 40 horas
1 mes = 20 días = 160 horas

HOJA DE TAREAS:
Es la zona de ingreso y trabajo de las tareas o actividades para el proyecto, se tienen
los siguientes campos:

1. Indicadores: notas, calendarios, restricciones, etc. respecto a las tareas.

2. Modo de Tarea: manual o automática
3. Nombre de tarea: actividad a desarrollarse

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4. Duración: tiempo a emplearse en la tarea
5. Comienzo: fecha de inicio de la tarea
6. Fin: fecha de finalización de la tarea
7. Predecesoras: número de tarea anterior a la actual
8. Nombres de los recursos: quienes desarrollan o se emplean en las tareas

GRAFICA DE GANTT: Representación gráfica de la duración de una tarea.

Ejemplo: Ingresar las siguientes Tareas con sus respectivas duraciones:

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MANEJO DE TAREAS

- SELECCIONAR

o Tareas: clic y arrastrar (sobre las tareas)

o Toda la fila de la Tarea: clic sobre el número (arrastrar si desea más filas)

- AGREGAR : Insert
- ELIMINAR : Supr
- MODIFICAR : F2
- DESHACER : Ctrl + Z
- REHACER : Ctrl + Y
- MOVER : Ctrl + X ó arrastrar del borde

Nota: Seleccione la fila si desea eliminar toda la tarea

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INGRESO DE TAREAS
Para ingresar una tarea más comúnmente llamada en el ámbito de proyectos una
actividad, se debe ubicar en el área de trabajo y digitar el nombre de la tarea,
luego se puede completar la información, ya sea digitándola directamente en los
diferentes espacios que tiene la tarea, para las fechas pueden seleccionarse a mano
o presionando en la barra de herramientas la opción Auto programar.

INFORMACION DE TAREAS
Para ver el resto de información de la tarea, puede también dar doble click sobre
la tarea o presionar el botón Información, apareciendo una ventana adicional con
varios tabuladores, en el primero denominado “General” se tiene el nombre,
duración (si es solo estimativa marcar la casilla denominada “Estimada”, el
porcentaje completado (0% sin avance, 100% es terminada), la Prioridad de la tarea,
modo de programación (manual o automático), fechas en las que inicia y termina,
si se mostrará la escala de tiempo, si se oculta la barra y si es Resumida.

En todos los tabuladores en la parte inferior de la ventana se tiene: un botón de

Ayuda, uno para Aceptar los cambios y otro para Cancelar.

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En el siguiente tabulador denominado “Predecesoras”, se tendrá información

de que tarea antecede y el tipo de relación (si debe terminar la otra para esta
empezar, si empiezan iguales, si deben terminar iguales y con cuántos días de
diferencia.

El siguiente tabulador contiene la asignación de “Recursos”

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Luego está el tabulador denominado “Avanzado”, en el cuál se puede Delimitar la

tarea, indicando si hay una fecha límite para hacerla (dead line), el tipo de restricción y
una fecha de esta, qué calendario se utiliza, un código del EDT (Estructura de Desglose
de Trabajo), el método del valor acumulado, si es HITO (0 días, son tareas
referenciales).

A continuación está el de “Notas”, donde se puede incluir textos relacionados a la

tarea

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Por último, está el de “Campos Personalizados”, en el cuál se puede ingresar los datos
de campos que se deseen adicionar a las tareas:

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ESQUEMATIZAR TAREAS
Cuando una o más tareas son parte de una tarea o actividad mayor, estás deben estar
bajo la tarea padre, se las debe seleccionar (se ponen oscuras), en la barra de
herramientas se presiona el botón con la flecha verde hacia la derecha (Aplicar
sangría) para que se indente hacia la derecha. Anular sangría para quitar
La tarea de resumen totaliza información de duración de todos sus componentes.

PASOS:
Seleccionar las subtareas:

Aplicar la Sangría

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NOTA: Podemos reducir la tarea principal dando clic en el ícono
(Ubicado en el lado izquierdo de la tarea Resumen)

Ejercicio 1
Declare como Fecha de comienzo del Proyecto un día lunes, completar las tareas
faltantes y crear la siguiente estructura (realizar la Esquematización correspondiente
en el ejercicio), vincular las tareas según la Gráfica de Gantt visualizada:

NOTA: Vincular el Proyecto A con el Proyecto B (Dependencia de Fin-Comienzo) y

determinar las Estadísticas para obtener resultados finales:

Fecha Final : ……………………………………….

Duración : ……………………………………….

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Esquema Final:

Ejercicio Aplicativo
Se trata de preparar un Proyecto para una Reunión Anual de Accionistas. Las
características del proyecto se describen a continuación:

Fecha de Comienzo: 20 de febrero de 2017

Asunto del Proyecto: Informe Anual de 2017
Nota: Todas las tareas en forma automática

Lista de Tareas Inicial:

Nombre Duración
Programar fecha de la conferencia 1 día
Imprimir carta 2 días
Buscar Conferenciante 2 días
Preparar Carta 1 día
Preparar menú con empresa catering 3 días
Imprimir Menú 1 día
Celebración de la reunión 0 días

Modificación de la lista de tareas inicial:

 Insertar una nueva tarea "Reservar centro de conferencias”, duración 2 días, antes
de la tarea Imprimir Carta.
 Desplazar la tarea 3, "Imprimir Carta", detrás de la tarea 5, " Preparar Carta”
(arrastrar y colocar)
 Eliminar la tarea 7 “Imprimir Menú”.

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Esquematización de las Tareas del Proyecto:

Modificar el Proyecto Actual para incluir la siguiente lista de actividades:

Id Nombre Duración
1 Planificación preliminar 1 día
2 Programar fecha de la conferencia 2 días
3 Reservar centro de conferencias 1 día
4 Buscar conferenciante 3 días
5 Planificación preliminar completa 0 días
6 Carta de notificación 1 día
7 Ordenar lista de envío 1 hora
8 Preparar carta 1 día
9 Revisar carta 1 día
10 Aprobar carta 1 día
11 Imprimir carta 2 días
12 Enviar carta 0 días
13 Detalles de la reunión 1 día
14 Preparar menú con empresa catering 3 días
15 Preparar salas de reunión del comité 1 día
16 Preparar equipamiento necesario 2 días
17 Preparar programa 3 días
18 Imprimir programa 1 día
19 Celebración de la reunión 0 días

 Insertar una nueva tarea 1, Reunión de Accionistas, y luego aplicar sangría a las
tareas de la 2 a la 20.
 Esquematizar la lista de tareas en tres grupos:
 Sangría a las tareas de la 3 a la 6
 Sangría a las tareas de la 8 a la 13
 Sangría a las tareas de la 15 a la 19
 Ocultar las subtareas de la tarea de resumen 7, Carta de Notificación, y de la tarea
de resumen 14, detalles de la reunión.
 Mostrar el esquema completo
 Todas las tareas serán ejecutadas secuencialmente

Nota: Visualizar las Estadísticas y anotar sus respuestas.

Fecha Final: ………………………………………………..

Duración: …………………………………………………..

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DEPENDENCIAS ENTRE TAREAS

Permiten determinar en un proyecto, cual es la secuencia de ejecución entre las
tareas. Cuando se vinculan dichas tareas, se define una dependencia entre sus fechas
de comienzo y de fin.

TIPOS DE DEPENDENCIAS: se tienen 4 tipos:

 Fin a comienzo (FC): La tarea (2) no puede comenzar hasta que finalice la tarea (1).
La duración es la suma de ambas tareas

 Comienzo a comienzo (CC): La tarea (2) no puede comenzar hasta que no

comience la tarea (1). La duración es de la tarea más larga

 Fin a fin (FF): La tarea (2) no puede finalizar hasta que finalice la tarea (1). La
duración es de la tarea más larga

 Comienzo a fin (CF): La tarea (2) no puede finalizar hasta que comience la
tarea (1). La duración es la suma de ambas tareas

Nota:
Una tarea que deba empezar o terminar antes de que otra pueda
comenzar se denomina tarea predecesora. Una tarea que depende del
comienzo o del fin de una tarea precedente se denomina tarea sucesora.

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PASOS:
1) Seleccionar las tareas a vincular
2) Clic en el botón Vincular las tareas
3) Cambiar la dependencia según desea la programación

CAMBIAR UNA DEPENDENCIA DE TAREA

1. Haga doble clic en la línea de vínculo de las tareas que desee cambiar.
2. En la caja de dialogo buscar Tipo, y seleccione el vínculo entre tareas que desee.

Nota: también puede utilizar la columna “Predecesoras” en la hoja de tareas y colocar

el número de tarea predecesora y el prefijo respectivo, por ejemplo:
1CC (para que dos tareas comiencen a la vez)
2FF (para que finalicen simultáneamente)

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Ejercicio 2

1. Crear el ejercicio con Fecha de comienzo del Proyecto el 05/06/2017

2. Todas las tareas en forma automática
3. Crear las siguientes Tareas

Nombre
Nro Duración Predecesoras
Tarea

1 Tarea 1 1 Mes

2 Tarea 2 3 Sem Tarea 1

3 Tarea 3 2 días Finaliza con la Tarea 2

Tendrá su comienzo con la

4 Tarea 4 8 Sem
Tarea 1
Tendrá su inicio después de
5 Tarea 5 4 días
finalizar la Tarea 2
Tendrá su inicio después de
6 Tarea 6 9 Sem
finalizar la Tarea 4
Tendrá su inicio después de
7 Tarea 7 2 Meses
finalizar la Tarea 6

NOTA: Visualizar las Estadísticas y anotar sus respuestas.

Fecha Final : ……………………………………….

Duración : ……………………………………….

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RETARDO (Posposición)

Es el Adelanto o Retraso de una tarea con respecto a su predecesora

PASOS:
1. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea que desee y haga clic en
Información de la tarea.
2. Haga clic en la ficha Predecesoras.
3. En el campo Pos (posposición), escriba el tiempo de adelanto (Por ejemplo, sí una
tarea puede comenzar cuando su predecesora está finalizada a medias, puede
especificar una dependencia de fin a comienzo con un tiempo de adelanto de un 50%
para la tarea sucesora (-50%).
El tiempo de adelanto se escribe como un valor de posposición negativo. O el tiempo
de posposición (valor positivo) que desee, en forma de duración o de porcentaje de la
duración de la tarea predecesora.

O puede dar doble clic en la línea que une las tareas (dependencia) aparece la caja de
diálogo y escribir en Retardo

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Ejercicio 3

1. Fecha de comienzo del Proyecto: 03/07/2017

2. Calendario Estándar(por defecto)
3. Tareas Programadas Automáticamente
4. Lista de Tareas

Nombre
Nro Duración Predecesoras
Tarea
1 Tarea 1 1 Mes

Tendrá su Inicio 3 días después de

2 Tarea 2 3 Sem
Finalizar la Tarea 1

Tendrá su Fin de manera

3 Tarea 3 2 días
coincidente con el Fin de la Tarea 2

Tendrá su Comienzo 2 días después

4 Tarea 4 8 Sem
del Inicio de la Tarea 1

Tendrá su Inicio 2 días después de

5 Tarea 5 4 días Finalizar la Tarea 2 y 4 días después
de Finalizar la Tarea 3

Tendrá su inicio dos semanas antes

6 Tarea 6 9 Sem
de Finalizar la Tarea 4

Tendrá su inicio luego de Finalizar la

7 Tarea 7 2 Meses
Tarea 6

NOTA: Visualizar las Estadísticas y anotar sus respuestas.

Fecha Final : ……………………………………….

Duración : ……………………………………….

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PASOS PARA LA CONFIGURACION DE PROJECT

Microsoft Project 2016, viene con parámetros predeterminados en forma estándar, es

decir Hora de Comienzo: 9:00 am y Hora de Fin: 7:00 pm, Calendario de trabajo
Estándar de Lunes a Viernes, sin feriados ni días no laborables excepto sábado y
domingo. Por lo tanto, debemos adaptar el software a nuestro País y/o medio de
trabajo.
A continuación pasamos a describir los pasos a seguir para poder configurar de manera
correcta el software Project 2016 y así empezar la Administración de Proyectos:

1. Definir la “Hora de Comienzo” y “Hora de Fin” de trabajo en el Proyecto, La

Jornada Laboral (8 horas por día), la Semana Laboral (40 horas = 5 días
laborables), los Días por mes (20 días = 4 semanas) y la “Programación de las
nuevas tareas” (será Programada Automáticamente).

Menu Archivo – Opciones – Programación

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2. Crear el Calendario de Trabajo para el Proyecto

Crear el “Calendario 1” (será una copia del Estándar)

Definir las “Semanas Laborables” (Días y horas a trabajar)

NOTA: Puede ingresar por Opciones… si desea configurar el paso 1

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Seleccionar los Días Laborables y establecer las Horas de Trabajo:

Crear las Excepciones (seleccionar el (los) día (s) Feriados y/o los Días no Laborales
para el Proyecto y asignarles un nombre a cada uno de ellos), por ejemplo 24 y 25 de
marzo  Semana Santa

NOTA: Completar colocando el resto de FERIADOS (según el Calendario Actual)

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3. Asignar el Calendario al Proyecto y al Diagrama de Gantt (nos vamos a
“Información del Proyecto” y buscamos “Calendario”)

Para asignar al Diagrama de Gantt, se presiona doble clic sobre los feriados o en la
Cinta Vista, Escala Temporal – Periodo No Laborable

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4. Finalmente definir la “Fecha de Comienzo” o “Fecha de Fin” del Proyecto
(según sea la programación), esto se logra en “Información del Proyecto”.

Proceder al Ingreso de Tareas, Duraciones y Relacionar (Dependencias) entre las

Tareas, así como realizar la Esquematización correspondiente; según el ejemplo, se
puede obtener la siguiente vista:

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Ejercicio 4
Se pretende realizar un Proyecto de Apertura de una Cabina de Internet, para lo cual
se ha planteado los siguientes parámetros:
1. Fecha de comienzo del Proyecto: 06/03/2017
2. Calendario Cabina_Internet (Lunes a Viernes de 9:00 am a 1:00 pm y de 2:00
pm a 6:00 pm), colocar los feriados según Calendario actual.
3. Asignar el Calendario al Proyecto y a la Gráfica de Gantt
4. Tareas Programadas Automáticamente

Nro Nombre Tarea Duración Predecesoras

1 Cotización de Computadoras 1 sem

2 Cotización de Muebles 1 sem De manera paralela con la Tarea 1
3 Cotización de Locales 1 sem De manera paralela con la Tarea 1
2 días después de haber concluido
4 Análisis de los Costos 1 día
las Tareas 1, 2 y 3
5 Permisos Necesarios 1 sem Luego de haber finalizado la Tarea 6
2 días después de haber realizado la
6 Alquiler de Local 1 día
Tarea 4
7 Arreglar Local 2 días Luego de haber realizado la Tarea 6
8 Pintado del Local 2 días Luego de concluir la Tarea 7
Un día antes de haber finalizado la
9 Compra de Muebles 1 día
Tarea 8
10 Compra de Computadoras 1 día De manera paralela con la Tarea 9
11 Instalación de Equipos 2 días 1 día después de la Tarea 8
12 Buscar Personal para Cabina 1 sem 4 días antes de empezar la Tarea 11
Luego de haber concluido la Tarea
13 Capacitación de Personal 1 día
12
10 días antes de concluir con la
14 Publicidad 2 sem
Tarea 13
15 Apertura de Local Hito Luego de Finalizar las Tareas 11, 13 y
14

NOTA: Visualizar las Estadísticas y anotar sus respuestas.

Fecha Final : ……………………………………….

Duración : ……………………………………….

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TAREA CERO Y NUMERACION DE TAREAS

Muestra la Tarea 0 (cero) “Tarea de resumen del proyecto”, de todas las actividades
en la Hoja de tareas, donde se visualizará la Duración total y las fechas de Comienzo y
Fin de todo; solo se puede modificar el nombre de dicha tarea

Se podrá numerar todas las tareas del proyecto “Número de esquema”, en forma
esquemática, según las Sangrías que se hayan aplicado.

Se puede observar el siguiente cuadro:

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RUTA CRÍTICA (CAMINO CRÍTICO)

Entendiéndose así a las tareas que ponen el tiempo del proyecto, se puede seleccionar
el menú Vista y dentro de él, “Gantt de Seguimiento”, pasando a color rojo a dichas
tareas o trabajar en la vista “Diagrama de Red” o Aplicar el Filtro: Tareas Criticas

En estas tareas hay que concentrarse en la planificación para obtener el tiempo que
demorará el proyecto y en el seguimiento a fin de que no haya retrasos.
En caso de que no se visualice completo el diagrama se puede seleccionar en la
barra de herramientas sección Zoom la opción la lupa junto a Escala Temporal y allí
elegir Zoom, o a su vez dar clic en el botón derecho del mouse sobre las fechas en el
diagrama, apareciendo una ventana en la que se puede elegir el zoom:

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Pudiendo elegir 1 semana, 2 semanas, 1 mes, 3 meses, a la tarea seleccionada,

al proyecto completo o personalizado donde puede elegir el número de días
que se verá. En este caso pongamos 2 semanas:

Como se puede apreciar no se ven todas las actividades en el diagrama por lo que si
queremos ver la actividad 2.3 tendríamos que movernos con la barra de
desplazamiento inferior o nos ubicamos en la tarea, presionar botón derecho del
mouse y seleccionamos “Desplazarse a Tarea”

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 Ing° Edwin Estremadoyro Escobar
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Lo mismo puede hacerse con la opción Edición de la parte izquierda de la barra de
herramientas y opción “Desplazarse a Tarea”:

Moviéndose el Gantt a la tarea seleccionada

Si se quiere una visibilidad del proyecto es mejor seleccionar el zoom al proyecto

Entero como se estaba viendo en las imágenes anteriores.

ZOOM
Para modificar la Escala Temporal del Diagrama de Gantt

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AGREGAR CAMPOS A LAS TABLAS

1. Para Ocultar Columnas o atributos se debe seleccionar la columna presionar el

botón derecho del mouse y elegir “Ocultar Columna”

2. Para Insertar una Columna, lo que permite mostrar algún atributo de la tarea que
no esté visible, como por ejemplo si se quiere añadir la columna para el %
Completado ó la columna EDT junto a la fecha final se debe presionar botón
derecho del mouse y elegir “Insertar Columna” y nos aparece los atributos que se
pueden agregar.

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ESTRUCTURA DE DESCOMPOSICIÓN DEL TRABAJO (EDT)

Es un código que se le asigna a cada una de las tareas del proyecto con el fin de
identificarlas, es único para cada tarea creada, está conformado por:

Prefijo: puede ser cualquier texto inicial

Niveles: está conformado por:

Se define ingresando a:

Aquí defines el prefijo

de tu proyecto y los
niveles que se
mostrarán según las
sangrías que se
generaron en tus tareas
(Esquema Lógico)

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Para que se muestre esta información te vas al Diagrama de Gantt y presionas clic
derecho en la columna Nombre de Tarea y le dices Insertar Columna, buscas el
Nombre del campo EDT Aceptas y listo

Digitar o buscar el campo de nombre: EDT y aceptar o presionar Enter

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Se visualizaran los códigos para las tareas, según la esquematización realizada:

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RESTRICCIONES Y/O DELIMITACIONES

Restricción o limitación que establece el usuario o Microsoft Project en la fecha de

comienzo o de fin de una tarea. Por ejemplo, puede especificar que una tarea debe
comenzar en una fecha determinada o que no debe finalizar más tarde de una fecha
determinada.

CLASIFICACION:

- FLEXIBLES : Aproximadas de acuerdo a una fecha

- INFLEXIBLES : Exactas según la fecha establecida

TIPOS:

NOTA: los tipos por defecto son LAP (si se programa con la fecha de comienzo del
Proyecto) o LMTP (si se programa con la fecha de fin del Proyecto)

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PASOS:
1. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea que desee y de clic derecho, clic en
Información de la tarea (o presionar doble clic sobre la tarea).
2. Haga clic en la ficha Avanzado.
3. En el cuadro Tipo de restricción, haga clic para seleccionar el tipo y la Fecha.

FECHA LÍMITE
Avisa en la columna Indicadores si una tarea ha sobrepasado su fecha final establecida

En la Gráfica de Gantt se visualizará una flecha en color verde, indicando que se estableció una
fecha límite para dicha tarea. Para anular una Fecha Límite colocar NOD

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TAREAS PERIODICAS Y/O REPETITIVAS

Es una tarea que se ejecuta con cierto periodo o intervalo de repetición, puede
establecerse un Patrón como: diario, semanal, mensual o anualmente.

Por ejemplo: Reuniones, Inspecciones, Charlas, etc.

Se deberá ubicar en la tarea donde desee que aparezca y luego:

Configurar la caja de diálogo según la programación correspondiente:

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NOTAS:
1. Se puede eliminar total o parcialmente una tarea Periódica (Seleccione dicha tarea y
presione la tecla Supr)
2. Debe actualizar en forma manual dichas tareas (Terminar el: …nueva fecha...)
3. Puede cambiar el Patrón de Repetición
Doble clic sobre la Tarea Repetitiva y cambiar a Semanal (Martes y Jueves)

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Puede programarse en forma mensual:

DIVIDIR TAREAS
Microsoft Project inserta una división automática en la duración de la tarea
suspendiéndola de su trabajo como mínimo 1 día (dependiendo de la Escala Temporal
podría cambiar dicha duración).

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Clic en el diagrama de Gantt sobre la Tarea a dividir en la Fecha que se desee.

Se puede dividir una tarea varias veces:

NOTA: Arrastrar a la derecha para ampliar la duración de la división o a la izquierda

para volverla a unir.

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Ejercicio 5

Abrir un Proyecto nuevo y colocar los siguientes datos:

Fecha de comienzo: 05/06/2017

Calendario: Estándar
Tareas Programadas Automáticamente

Seguir las indicaciones del Docente para aplicar en la práctica.

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ACTUALIZAR PROYECTOS

Permite la actualización de las Tareas de un Proyecto ya creado o existente a una fecha

nueva establecida.

Se puede trabajar con una nueva fecha de comienzo o final del proyecto, para lo cual
se deberán quitar las Restricciones y actualizar las Tareas Periódicas (repetitivas) si
éstas existieran.

Se siguen los siguientes pasos (trabajar con el archivo: Actualizar Proyectos)

proporcionado por el docente:

1. Definir la fecha de comienzo o final del proyecto

 Fecha de comienzo : 20/03/2017
 Fecha de Fin : ?
Luego de Aceptar, podemos apreciar que la duración de extendió (1866 días) y
que las tareas repetitivas no se actualizaron por lo tanto deberán realizarse
manualmente.

2. Hallar la Fecha final del Proyecto utilizando las Estadísticas

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3. Actualizar la Tarea Periódica o Repetitiva con las fechas nuevas

NOTA: Una vez actualizado el Proyecto, tener en cuenta que si hay tareas periódicas
en tareas resúmenes, deberán trabajar con dichas fechas.

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HABILITAR DIAS DE TRABAJO EN EL CALENDARIO

Podemos habilitar días laborables ó no laborables en el periodo de tiempo para
trabajar por horas u horario completo en días que no son hábiles (por ejemplo sábados
o domingos).
1. Habilitar/Inhabilitar días en el Calendario

Declarar como feriado el 31 de marzo y luego dar clic en Detalles y programar su

horario según corresponda:

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Programar para el 1ro de Abril (seguir el mismo procedimiento anterior)

Utilizar el Patrón de Repetición para las Excepciones (desde el 8 de abril)

Colocar los demás feriados para el Calendario

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MANEJO DE CALENDARIOS
Podemos Copiar, Eliminar y Cambiar Nombre a los Calendarios existentes en los
proyectos con la finalidad de colocarlos en otros proyectos o en nuevos sin la
necesidad de volver a crearlos. Utilizar la plantilla [Link]

Se siguen los siguientes pasos:

1. Abrir el Proyecto (archivo) que contiene el Calendario
2. Ingresar al menú Archivo y elegir:

3. Elegir la Ficha Calendarios y manipular los calendarios según sus requerimientos:

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RECURSOS Y COSTOS
Para poder calcular la Inversión total a realizar en un Proyecto y determinar en base a
ello la viabilidad o factibilidad del mismo, debemos trabajar con Recursos y Costos los
cuales permitirán realizar dichos cálculos.

RECURSOS:
Son aquellos que se encargan y/o utilizan en la ejecución de las tareas del proyecto. Se
tienen los siguientes tipos:

- TRABAJO (utilizado generalmente para personas y/o equipos)

- MATERIAL (para los materiales a utilizar)
- COSTO (control de flujo de dinero)

COSTOS:
Pagos a realizar para los diferentes tipos de recursos, se tienen:

- TASA ESTANDAR (pago principal en las horas normales de trabajo, puede

estar en horas, semanas, meses, Ejm. 8/h, 2000/me)
- HORAS EXTRAS (pago en las horas extras de trabajo)
- COSTO USO (pago por usar el recurso en cada tarea que se le asigne)
- COSTOS FIJOS (pago único y exclusivo para las tareas)

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PASOS:
1. CREAR UNA LISTA DE RECURSOS: se ingresa al menú:
VISTA – HOJA DE RECURSOS

Existen diferentes columnas con los siguientes campos:

1. Indicadores
2. Nombre del recurso
3. Tipo
4. Etiqueta de Material
5. Iniciales
6. Grupo
7. Capacidad Máxima
8. Tasa Estándar
9. Tasa horas extra
10. Costo/Uso
11. Acumular
12. Calendario
13. Código

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2. ASIGNACION DE RECURSOS: se trabaja en:

a. VISTA – DIAGRAMA DE GANTT
b. ACTIVAR LA HOJA DE ASIGNACION DE RECURSOS

c. SELECCIONAR LA TAREA
d. ASIGNAR LOS RECURSOS CON SUS UNIDADES

NOTA: Puede elegir todos los recursos a utilizar junto a sus unidades y luego clic en
Aceptar. Las horas de Trabajo serán generadas automáticamente según los días
laborables.

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VER COSTOS Y HORAS DE TRABAJO

Los resultados finales que se calculen para un proyecto, deben ser extraídos de las
diferentes Vistas y Tablas.

1. TOTALES GENERALES

Proyecto – Información del Proyecto – ESTADÍSTICAS

Puede mostrar Comienzo, Fin, Duración, Trabajo y Costo (Actual, Previsto, Real y los
Restantes del Proyecto) para determinar si se ajustan al presupuesto global. Estos
costos se actualizan cada vez que Microsoft Project vuelve a calcular el proyecto.

2. PAGOS Y HORAS DE TRABAJO DE LOS RECURSOS

Vista – USO DE RECURSOS

Una vez asignadas las tasas a las tareas o los recursos, probablemente desee
comprobar el costo total de estas asignaciones para asegurarse de que se ajustan a sus
expectativas. Si el costo total de una tarea o un recurso no se ajusta al presupuesto,

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tendrá que examinar los costos de cada tarea individual y las asignaciones de tareas de
cada recurso para ver dónde pueden reducirse costos.

Agregar una columna con el campo COSTO a la vista elegida para visualizar el dato

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3. INVERSION Y HORAS DE TRABAJO EN LAS TAREAS

Vista – USO DE TAREAS

También deberá agregar una columna con el campo COSTO a la vista elegida para
visualizar el dato

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MATERIALES
Los Materiales pueden ser agregados en cualquier momento de la programación para
las tareas seleccionadas. Sin que afecte la duración de las tareas.

Pasos:
1. Ingresar a la Hoja de Recursos

2. Agregar el Recurso de tipo Material (la Etiqueta de Material y su Tasa Estándar)

3. Asignar el Recurso a la Tarea seleccionada

Indicar las unidades (cantidades), éstas pueden expresarse en porcentaje y/o unidad
Por ejemplo: 100% ó 1 (luego de aceptar aparecerá junto a la etiqueta)

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COSTOS
Los recursos de tipo Costo pueden ser agregados en cualquier momento de la
programación para las tareas seleccionadas. Asignando dinero en forma variada, por
ejemplo S/. 85 a una tarea, S/. 50 a otra y así sucesivamente, bajo el mismo concepto
por ejemplo Gastos.

Pasos:
1. Ingresar a la Hoja de Recursos

2. Agregar el Recurso de tipo Costo

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3. Asignar el Recurso a la Tarea seleccionada

Trabajar en la Vista – Diagrama de Gantt y presionar doble clic sobre la Tarea, elegir la
ficha Recursos, elegir el recurso de tipo costo y digitar la cantidad en la columna de
Costo

Al aceptar se visualizará el Recurso y su monto asignado en la Gráfica de Gantt

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COSTOS FIJOS

PASOS:
VISTA - DIAGRAMA DE GANTT
VISTA – TABLAS (COSTO)

Digitar el Costo Fijo para la tarea seleccionada

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SOBREASIGNACION DE RECURSOS

Cuando un determinado Recurso se encuentra sobre asignado (doble asignación de

tareas o trabajo en forma simultánea), se puede dar solución de las siguientes
maneras:

1. Reasignando el Trabajo a otro Recurso

2. Aumentar los Recursos (capacidad máxima)
3. Posponer las tareas (Posposición)

Pasos:

a. Identificar el Recurso sobre asignado (color rojo en la Hoja de Recursos)

b. Aplicar un filtro (Que utilizan el Recursos) a las Tareas
c. Dar la solución más acertada y correcta

Por lo tanto:

Para aplicar el Filtro que permita ver en que tareas tiene doble carga (Use la Vista
Diagrama de Gantt) e ingresar y elegir:

Seleccionar el Recurso de la lista desplegable

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Luego analice las tareas con sobreasignación y así poder dar una solución adecuada y
oportuna para evitar este percance.

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SEGUIMIENTO DEL PROYECTO

Consiste en el ingreso de datos reales tanto para las Tareas así como a todo el
Proyecto, una vez que esté aprobado y listo para ejecutarse. De tal manera que pueda
llevarse el control de avance y cuanto se está invirtiendo (cobrando) en las tareas o en
forma global para todo el Proyecto.

ACTUALIZACION DE TAREAS

Las tareas pueden ser actualizadas de varias maneras:

1. PORCENTAJE COMPLETADO (Según los porcentajes de avance)

2. DURACIÓN
a. Real
b. Restante
3. FECHAS
a. Comienzo
b. Fin

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LINEA DE BASE

Se tiene dos opciones al Establecer la Línea Base:

1. Línea de Base: Graba el Costo y las Horas de Trabajo (Línea base)

2. Plan Provisional: Graba Fechas de Comienzo y Final (Comienzo1/Fin1)

Al establecer una Línea base, se completa lo siguiente (Verificar en Tabla/Costo):

COSTO PREVISTO = COSTO TOTAL

NOTA: También podemos decir que consiste en establecer una Base Presupuestal para
poder hacer un seguimiento y comparación de los Costos Reales con los Costos
Presupuestados al momento de planificar el Proyecto.

PASOS (para la Línea base):

1. Para Establecer la Línea base ingresar a:

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2. Seleccione “Establecer línea de base” (Línea base) y clic en Aceptar

PASOS (para la Actualización de Tareas):

Según se decida actualizar las tareas por las diferentes formas vistas anteriormente, se
puede trabajar con:

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1. Porcentaje completado

2. Ingresando al menú Tarea

Podrá Ud. optar por cualquiera de las diferentes formas existentes para hacer una
actualización de la tarea seleccionada:

NOTA: Al cambiar una de ellas, puede Aceptar el ingreso y al volver a ingresar verá Ud.
que todos los demás campos han sido actualizadas.

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ACTUALIZAR EL PROYECTO

Se puede actualizar de dos maneras:

1. Por porcentaje completado

2. Sólo al 0% ó al 100%

PASOS (para la Actualización del Proyecto):

1. Definir la Fecha de actualización del Proyecto e ingresar a:

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2. Definir la Fecha de actualización del Proyecto (trabajar con la Fecha de Estado)

NOTA: Al actualizar el Proyecto a la fecha establecida, todas las tareas serán

completadas con los porcentajes de trabajo correspondientes.

LINEAS DE PROGRESO

Podemos indicar también que permite controlar el avance de ejecución y como se

estén actualizando las tareas, para determinar si las tareas están Retrasándose o están
correctas en su avance de ejecución.

Se puede controlar mediante 2 opciones y son:

 FECHA ACTUAL
 FECHA DE ESTADO

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PASOS (para activar las Líneas de Progreso):

1. Ingresar a: Proyecto – Información del Proyecto – Fecha de Estado

(Definir dicha fecha a la cual desea visualizar las líneas)

2. Activar las Líneas de Progreso (Clic der – Líneas de Progreso)

O ingresar también por:

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2. Activar la casilla de verificación Mostrar y escoger la opción a controlar:

Se visualizarán las líneas correspondientes:

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INFORMES

Podemos emitir diferentes tipos de informes para el Proyecto.

PASOS (para visualizar Informes):

1. Ingresar a: Crear un Informe

2. Elegir la opción según el informe que desee ver

A. Nuevo Informe

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B. Panel

Se visualiza por ejemplo:

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C. Recursos

D. Costos

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Se visualiza por ejemplo:

E. En curso

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Se visualiza por ejemplo:

Entre otros personalizados que se necesiten.

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3. Informes VISUALES. Clic en Crear un Informe – Informes Visuales

Para INFORMES EN EXCEL (Seleccionar Microsoft Excel)

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Ampliar la visualización en la Tabla Dinámica

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Se visualizará la Curva S (Acumulación de Horas y/o Trabajo Acumulado)

Informe del trabajo previsto

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Para INFORMES EN VISIO (Seleccionar Microsoft Visio)

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