< María Jiménez Rodríguez
Curso “Actividades de gestión administrativa”
2018/2019
“DETERMINAR CÓMO LLEVAR A CABO EL COTEJO DE
INFORMACIÓN DE ARCHIVO A DIGITAL”
Manuel ya está inmerso en el día a día de su nuevo trabajo en el archivo municipal de su
pueblo. Él sabe que de su buen hacer depende la información que van a recibir el resto de
vecinos del municipio. Su jefe le ha entregado hoy el acta de la sesión plenaria del viernes
pasado en formato papel, manuscrita por la secretaria del ayuntamiento, en la que se
aprobaron medidas para el consumo racional de agua en el municipio y los incrementos en
las tasas municipales de basura, alcantarillado y licencias de obras. Además, le ha enviado
un correo electrónico con un archivo adjunto en formato Word con el acta transcrita a
formato digital.
Manuel sabe que es una información relevante para los habitantes del municipio y, por
tanto, antes de subir el archivo a la web del ayuntamiento para su publicación decide cotejar
ambos documentos.
¿Podría indicar a Manuel el procedimiento a seguir para que este pudiese cotejar la
información de ambos documentos, evitando así errores que pudiesen resultar
contraproducentes para los intereses de sus convecinos?
Envíe la respuesta al tutor para su valoración.
Para el proceso de digitalización, podemos recurrir a empresas centradas
específicamente en aportar este servicio, o bien ser nosotros mismos los que lo realicemos.
Veamos a continuación unas recomendaciones para este traspaso del archivo documental a
formato digital:
1. Utilizar escáneres que puedan adecuarse a las dimensiones físicas de los
documentos originales, el tipo de soporte implicado (transparente o reflectante),
el nivel de los detalles, tonos y colores presentes en los documentos y el estado
físico de los documentos.
2. Examinar cuidadosamente si existe algún requisito para una manipulación
concreta o de conservación de los documentos originales antes de escanearlos.
3. Elegir una resolución que sea suficiente para capturar los más sutiles detalles
requeridos por el grupo de documentos originales que se van a escanear.
4. Compruebe que la resolución no limitará el uso que se pretende conseguir para las
imágenes y textos digitales. Establezca la resolución en el nivel elegido para todo
el grupo de documentos originales con el objetivo de evitar la revisión de
documento por documento.
5. Elegir una profundidad de bit que esté en consonancia con las características de
los documentos originales y con el nivel necesario para transferir el contenido
informativo: escaneo binario para documentos textuales que consistan en
imágenes en negro sobre papel blanco; escaneo en escala de grises (8 bits) para
documentos que contengan información significativa en escala de grises (incluidas
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2018/2019
las anotaciones a lápiz en el texto) y para materiales fotográficos; escaneo en color
para documentos que contengan información en color, especialmente cuando se
necesiten copias facsímiles de gran calidad.
6. Utilizar los procedimientos de optimización de las imágenes y los documentos
cuidadosamente siempre que este tipo de procesos se lleven a cabo.
7. Utilizar las técnicas de compresión normalizadas "sin pérdida" para los ficheros de
conservación y seguridad (maestros) y para los ficheros de acceso cuando sea
necesario.
8. Llevar a cabo cuidadosamente ensayos de acceso a los ficheros con el fin de
encontrar un equilibrio entre una calidad visual aceptable para el usuario y el
tamaño del fichero de modo que el ordenador pueda acceder al mismo en un
tiempo aceptable.
9. Para obtener un buen rendimiento de los equipos utilizados, investigue
cuidadosamente las declaraciones de los fabricantes acerca de las potencialidades
del sistema y confírmelas mediante pruebas y referencias.
10. Utilizar estándares para la evaluación de calidad de la imagen digital.
11. Desarrollar un programa continuo de control de calidad para verificar la
consistencia de la producción de los distintos técnicos durante el proceso del
escaneo.
