SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA Versión: 02
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Fecha: 30/09/2013
Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral
Código: F004-P006-
GUÍA DE APRENDIZAJE
GFPI
GUÍA DE APRENDIZAJE Nº005
1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE
Programa de Formación: CONTABILIZACIÓN DE Código:133146
OPERACIONES COMERCIALES Y FINANCIERAS Versión: 1
Nombre del Proyecto: Código:544745
Ejecutar procesos de documentación y registros
contables en el departamento de Comercialización
en una organización del sector productivo de
Santander
Fase del proyecto: PLANEACION
Actividad (es) de Ambiente de MATERIALES DE
Aprendizaje:Alistar formación: FORMACIÓN
Actividad (es) del los instrumentos Aula de DEVOLUTIVO CONSUMIBLE
Proyecto:Analizar la para la realización Clase, sala (Herramienta - (unidades
descripción del PUC de del inventario de de equipo) empleadas
acuerdo a la actividad de la acuerdo con las informática. durante el
empresa. normas legales programa)
vigentes y políticas
institucionales.
Resultados de Aprendizaje: Competencia: Computador, Marcadores,
Preparar los instrumentos Inventariar los Video beam, expógrafos,
para la realización del materiales, equipos calculadora y lapiceros,
Institución
inventario de acuerdo con la y elementos, televisor. lápices,
Educativa
metodología. teniendo en cuenta borradores y
las políticas d la papel.
organización.
Actividad (es) del Proyecto: Actividad (es) de Ambiente de MATERIALES DE
Desarrollar actos Aprendizaje: formación: FORMACIÓN
comunicativos enfocados en Interpretar textos de Aula de DEVOLUTIVO CONSUMIBLE
los procesos de lecto- acuerdo a su Clase, sala (Herramienta - (unidades
escritura intencionalidad, de equipo) empleadas
estructura y informática. durante el
relaciones programa)
Resultados de aprendizaje Competencia: Computador, Marcadores,
Video beam, expógrafos,
1. Comprender frases y Comprender textos Institución televisor, lapiceros,
vocabulario habitual sobre en inglés en forma Educativa – diccionario lápices,
temas de interés personal escrita y auditiva. Sala de ingles / borradores y
y temas técnicos. Bilingüismo español papel.
2. Comprender la idea
principal en avisos y
mensajes breves, claros y
sencillos en inglés técnico
3. Leer textos muy breves y
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sencillos en inglés general
y técnico..
4. Encontrar información
específica y predecible en
escritos sencillos y
cotidianos
5. Encontrar vocabulario y
expresiones de inglés
técnico en anuncios,
folletos, páginas web, etc.
6. Comunicarse en tareas
sencillas y habituales que
requieren un intercambio
simple y directo de
información cotidiana y
técnica
7. Realizar intercambios
sociales y prácticos muy
breves, con un
vocabulario suficiente
para hacer una exposición
o mantener una
conversación sencilla
sobre temas técnicos.
Duración de la guía ( en horas): 35 HORAS
2. INTRODUCCIÓN
Estimado Aprendiz, en esta actividad de aprendizaje vamos abordar el tema de INVENTARIOS, estos han
existido desde tiempos inmemorables, pueblos de la antigüedad almacenaban grandes cantidades de
alimentos para satisfacer necesidades de la gente en épocas de sequía, los inventarios existen ya que son
una forma de evitar problemas por escasez. En una empresa industrial el objetivo de los inventarios es
proveer los materiales necesarios en el momento indicado, en una empresa comercial, el objetivo es
suministrar la mercancía de una manera oportuna al cliente. Además conocerá las prácticas que se deben
realizar para la preparación de los inventarios en cada empresa de acuerdo a su naturaleza, realizando de
manera didáctica el alistamiento de elementos necesarios para su realización.
En todas las empresas se hace necesario realizar inventarios para saber cuáles son sus bienes y derechos
reales y así determinar responsabilidades en su control y manejo, es por ello que se determinaran
instrumentos facilitadores que nos permiten dar resultados exactos en el manejo de los inventarios de
acuerdo a las necesidades de cada empresa.
Un reto más que debemos afrontar como aprendices SENA es el aprendizaje de una segunda lengua, en
este caso el inglés. Hablar el idioma Inglés es invaluable para el desarrollo empresarial y profesional. El
inglés es la lengua más hablada del planeta, además de ser la más utilizada en los asuntos internacionales,
es el idioma oficial para el comercio y los negocios interempresariales. En un mundo cada vez más
interconectado y globalizado, adquirir un conocimiento práctico de la lengua inglesa es primordial si desea
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integrarse y tener acceso a libros especializados, a la Internet, y a los materiales de enseñanza más
actualizados concebidos con una didáctica avanzada, propia sólo de los países más desarrollados.
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3. ESTRUCTURACION DIDACTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
3.1 Actividades de Reflexión inicial.
Esta actividad ha sido planteada con el propósito de ayudarle a identificar y comprender una forma
sencilla sobre el manejo de los inventarios, de acuerdo a las experiencias vividas en su hogar, la
cual aplicará mediante el siguiente caso sencillo de asimilar: cuando va al supermercado se hace
las siguientes preguntas ¿????
¿Hay existencia en su casa de los productos
que está adquiriendo?
¿Revisa detenidamente fecha de vencimiento
en el momento de adquirir los productos?
Compara precios, promociones de acuerdo a al
volumen que le ofrecen.
¿Cómo controla la existencia de sus
Inventarios en la empresa del HOGAR????
¿Cómo ubica los productos adquiridos en los
diferentes lugares de su casa?
¿Compra productos de acuerdo al dinero que
lleve o de acuerdo a las necesidades de su
hogar?
Con el fin de afianzar los planteamientos anteriores lo invito a realizar las actividades sugeridas a
continuación.
3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el
aprendizaje.
Apreciado Aprendiz, en la ocupación que desempeñará como Auxiliar de compras e inventarios
usted deberá conocer aspectos significativos que deben ser de su dominio, por ello es importante
que explore y desarrolle conceptos que se requieren para la comprensión de esta actividad de
aprendizaje, apoyándose en el glosario de términos y la bibliografía propuestos en esta guía; como
son:
¿Qué es inventario de activos?
¿Qué es una planilla?
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¿Que una tarjeta?
¿Qué es una hoja electrónica?
¿Qué formas de codificar los inventarios existen en Colombia?
¿Cómo se miden los inventarios de acuerdo a su longitud, área y volumen?
¿Cuáles métodos para la medición de existencias existen en la actualidad?
¿Cuáles son las técnicas de conteo de existencias más usadas en las empresas?
¿Cómo se realizan los ajustes y actualización de existencias?
¿Qué técnicas de verificación y control de inventarios existen para el alistamiento del
proceso de inventarios?
¿Cómo describe un lugar adecuado para realizar el inventario físico?
¿Qué formas de embalaje existen en nuestro medio?
¿Cuáles son los pasos básicos para la toma física de Inventarios?
¿Qué formato son necesarias para el inicio de toma física de inventarios?
¿Cuáles son los códigos para identificarlos Inventarios más usados y porqué?
¿Qué personas intervienen en el proceso de alistamiento de instrumentos necesarios para
realizar un inventario y cuáles son sus responsabilidades?
Por eso lo invito a que realice las actividades que se le propongan en esta guía de aprendizaje.
3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).
Es este momento es importante adquirir el dominio conceptual que se requiere, por esto su
instructor técnico o docente de área le orientara y expondrá todos los conceptos de conocimiento y
principio necesarios para completar su aprendizaje en esta fase; los cuales abarcan: Inventario de
activos, Programación de inventarios, Manejo de instrumentos para la elaboración de inventarios y
manejo de existencias, Instrumentos de registros: Planillas, tarjetas, hoja electrónica, Codificación
de inventarios, Unidades de medición: longitud, área, volumen, Medición de existencias, Técnicas
de conteo,Procedimiento para ajustar y actualizar existencias y Técnicas de verificación y control.
Después de la orientación de su Instructor o docente; para afianzar sus conceptos básicos y
consolidar el objeto de la ocupación que desarrollará al terminar el programa, le invito a que repase
el glosario de ésta guía, visualice el video “Cómo se realiza un inventario en el centro comercial
Guajardo: ttp://[Link]/watch?v=kA819Y8wxTw”; y analice los diferentes procesos de
alistamiento de los instrumentos necesarios para realizar el inventario.
Además desarrollarán un cuestionario de selección múltiple y preguntas de apareamiento, con el
fin de apropiarnos del conocimiento.
Teorización: Estos conocimientos podrá encontrarlos consultando el material bibliográfico
relacionado en la presente guía y páginas de internet citadas en la cibergrafía. El material de
apoyo del instructor (a) enviado a la plataforma blackboard.
[Link]/gestion/como-hacer-un-inventario,,[Link] , [Link],
[Link], [Link], [Link], [Link]
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[Link]
3.4 Actividades de transferencia del conocimiento.
Con el propósito de consolidar su aprendizaje, con la ayuda de su instructor o docente resuelva las
actividades que se relacionan a continuación:
Actividad 1:En esta actividad la cual será orientada por su docente o instructor y apoyado
nuevamente con el video: “Cómo se realiza un inventario en el centro comercial Guajardo:
ttp://[Link]/watch?v=kA819Y8wxTw” le enseñara a: Ubicar los materiales, equipos y
elementos, Establecer metodología y alistar los instrumentos para la realización del inventario,
Contar los materiales, equipos y elementos. Organizados por GAES cada grupo analizará el
listado de actividades que se propone basados en el video, con el direccionamiento del instructor o
docente, donde se elaboraran y organizaran los instrumentos básicos para la elaboración de un
inventario físico. Una vez finalizado esta actividad será socializado por cada grupo, sustentarán de
forma rápida los instrumentos que son necesarios para el alistamiento y realización del inventario
en el centro comercial Guajardo y cuál es la utilidad de este inventario como apoyo para tomar
decisiones.
Actividad 2: Cada aprendiz resolverá el Taller No. 1 propuesto en esta guía y entregará un informe
detallado donde presentarán de forma individual, cada una de las actividades necesarias para la
realización de un inventario en la empresa Guajardo indicando todos los procedimientos, funciones,
elementos y documentos necesarios para el alistamiento en un proceso de realización de un
inventario, de acuerdo con la normatividad vigente y las políticas de una empresa, la cual será
evaluada con una lista de verificación propuesta en la evaluación de esta guía.
Actividad 3:Para aplicar los conocimientos adquiridos, en nuestro proyecto formativo “Ejecutar
procesos de documentación y registros contables en el departamento de Comercialización en
unaorganización del sector productivo de Santander”, solicite a su empresa proyecto,copia de
algunos de los instrumentos utilizados para la realización del inventario de acuerdo con las normas
legales vigentes y políticas institucionales. Analícelos, verifique su aplicabilidad y en caso de no
existir haga un diseño para presentarlo a la empresa como opción para su uso.
Actividad 4:
Desarrollar los talleres propuestos para abordar el aprendizaje del inglés y sus respectivas
evidencias.
3.5 Actividades de evaluación.
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Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos
de Evaluación
Evidencia de Producto: *Prepara con anticipación Técnica de Evaluación
instrumentos para registrar el conteo Valoración del producto.
Elabore un informe teniendo de materiales, equipos y elementos
en cuenta procedimientos, de acuerdo con las políticas de la Instrumento de
funciones, elementos y organización. Evaluación:
documentos necesarios *Registra los datos del conteo de Lista de verificación.
para el alistamiento en un materiales de acuerdo con los
proceso de realización de instrumentos establecidos.
un inventario, de acuerdo * Realiza el inventario los materiales,
con la normatividad vigente equipos y elementos teniendo en
y las políticas de una cuenta clase, rotación y estado de
empresa. conservación.
*Analiza resultados de inventarios
para actualizar y ajustar existencias.
Evidencia de Plantea y responde pregunta Técnica de Evaluación:
conocimiento sobre sí mismo.
Observación sistémica
Estructura adecuadamente una
Realizar una breve
opinión sobre un tema conocido Instrumento de
presentación verbal
de su especialidad. Evaluación:
describiendo actividades
Pronuncia adecuadamente el
diarias y hábitos que realiza
vocabulario y modismos básicos Lista de chequeo
frecuentemente usando el
del idioma.
auxiliar do y does para
realizar preguntas según lo
indicado en el ambiente.
Interpreta un texto sencillo y
Evidencia de producto Técnica de Evaluación:
puede construir un mapa
conceptual basado en el mismo
Entregar por escrito un Valoración de producto
Escribe o presenta una
mapa mental en primera
descripción de sí mismo, su Instrumento de
persona, cuyo concepto
profesión y su entorno. Evaluación:
principal es Who am I?"
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Sostiene conversaciones con Lista de Verificación.
vocabulario básico y técnico
Evidencia de desempeño aprendido.
Representar un diálogo a Elabora resúmenes cortos sobre
través de un juego de roles textos sencillos, y con contenido
de acuerdo a parámetros técnico Técnica de Evaluación:
dados por su instructor de Observación sistémica
una situación simulada y
relacionada a su perfil Instrumento de
ocupacional o a su Evaluación:
programa de formación.
Lista de chequeo.
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4. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE
Materiales de
AMBIENTES DE
formación devolutivos: Materiales de formación
Talento Humano (Instructores) APRENDIZAJE
(Equipos/Herramientas (consumibles)
TIPIFICADOS
DUR )
ACTIVIDADES ACI ESCENARIO (Aula,
DEL ÓN Laboratorio, taller,
PROYECTO (Hor unidad productiva)y
as) Descripción Cantidad Descripción Cantidad Especialidad Cantidad elementos y condiciones
de seguridad industrial,
salud ocupacional y
medio ambiente
Realizar el * Marcador Contador Publico
1
alistamiento de borrable.
los instrumentos * Video * Borrador de
necesarios para beam Tablero,
la realización * Guía de * Papel tamaño
del inventario aprendizaje carta resma.
de acuerdo a las * Material de * Lapicero
normas legales apoyo Negro.*Grapad
35 1 1 AULA DE CLASE
vigentes y entregado ora, saca
políticas por el ganchos y*
institucionales instructor Tarjetas de Profesional en
(Plataforma kardex. Idiomas o
Desarrollar blackboard) * Planillas. Lenguas
actos * Hojas Modernas, con
comunicativos Electrónicas. conocimiento del
1
enfocados en * Diccionario idioma inglés
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los procesos de Ingles /
lecto-escritura Español
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5. GLOSARIO DE TERMINOS
Lo invito a que consulte el siguiente glosario.
AREA-. El área es una medida de extensión de una superficie, expresada en unidades de
medida denominadas unidades de superficie. Para superficies planas el concepto es más
intuitivo. Cualquier superficie plana de lados rectos, por ejemplo un polígono,
puede triangularse y se puede calcular su área como suma de las áreas de dichos triángulos.
Ocasionalmente se usa el término "área" como sinónimo de superficie, cuando no existe
confusión entre el concepto geométrico en sí mismo (superficie) y la magnitud métrica
asociada al concepto geométrico (área).
CONTEO DE INVENTARIOS.-Es asegurar en forma confiable que las existencias físicas
existentes en almacén sean iguales a las del sistema kardex físico.
CONTROL.-Se entiende como la función restrictiva de un sistema para mantener todos los
elementos dentro de los patrones deseados y evitar cualquier desvío.
El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con
magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el
ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización i no existe un
mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.
EXISTENCIAS.- Las existencias son todos aquellos materiales que una empresa tiene
depositados en sus almacenes y que cumplen una serie de funciones específicas dentro de la
gestión del aprovisionamiento. Las existencias también se denominan stock o inventarios; los
dos términos se pueden considerar como sinónimos.
HOJA ELECTRONICA.-La Hoja de Cálculo es un programa que nos permite trabajar y operar
en la máquina con datos alfanuméricos distribuidos en filas (que se referencian mediante un
número) y columnas (que se referencian a través de una letra), de manera que pueden
ejecutarse diversas operaciones aritméticas de todo tipo de complejidad, y también
grá[Link] operaciones se realizan generalmente a través de cálculos entre las celdas (que
son la intersección de una fila y una columna), las que pueden ser referenciadas en forma
relativa o absoluta.
INSTRUMENTOS.- Son herramientas necesarias para programar, proyectar, coordinar y
seleccionar.
INVENTARIO DE ACTIVOS.- Es el conjunto de bienes propiedad de una empresa que han sido
adquiridos con el ánimo de volverlos a vender en el mismo estado en que fueron comprados, o
para ser transformados en otro tipo de bienes y vendidos como tales. El propósito del inventario
es recopilar información relevante que describa de manera plena los activos de tal forma que al
realizar una consulta esta refleje la condición real del bien, de manera que permita la toma de
decisiones pertinentes al caso.
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INGRESO DE INVENTARIO AL SISTEMA.- Una vez contadas todas las existencias de la
bodega, se junta toda la información recogida en las hojas de inventario e introduce en el
ordenador.
LONGITUD.- Es la magnitud física que permite marcar la distancia que separa dos puntos en el
espacio, la cual se puede medir, de acuerdo con El Sistema Internacional, valiéndose de la
unidad metro.
MATERIA PRIMA.- Se conocen como materias primas a los materiales extraídos de la
naturaleza y que se transforman para elaborar bienes de consumo.
MERCANCIAS.- Una mercancía es todo "aquello que se puede vender o comprar", usualmente
el término se aplica a bienes o servicios. Es importante señalar que el concepto mercancía no se
refiere sólo a aquello que se entrega, sino también al momento en que se entrega y al lugar
donde se recibe.
PLANILLAS: La Planilla de Excel para Control de Inventario tiene una tab para cada método de
control de stock “Promedio Ponderado, Primero Entrado- Primero Salido, Último Entrado-Primero
Salido” y una tab comparativa de los resultados.
PROGRAMACIÓN-. Es la planeación que consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de
seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones
para realizarlo, y la determinación de tiempos y recursos necesarios para su realización.
PREPARACION DE LA BODEGA.- Es hacer el alistamiento de la bodega con la señalización
adecuada, espacios asignados y estantería necesaria para organizar y clasificar los productos. El
fin de esta tarea es facilitar la labor del personal, y reducir el nivel de accidentalidad y margen de
errores.
RECUENTO FISICO.- El recuento físico consiste en ir anotando en las hojas de inventario todas
las unidades que se encuentran en la bodega. Cuando es preciso elevar al personal para
acceder a las existencias, puede hacerse mediante montacargas elevadoras, siempre y cuando
estén dotadas de la jaula de seguridad correspondiente.
TARJETA DE KARDEX.- es un documento administrativo de control, el cual incluye datos
generales del bien o producto, existen muchos tipos de kardex pero como hablamos de
inventarios hablaremos de la tarjeta Kardex de inventario la cual, es una herramienta que le
permite tener reportes con información resumida acerca de las transacciones de inventario de la
compañía.
STOCKS.-Llamamos stocks o existencias de una empresa al conjunto de materiales y artículos
que se almacenan, tanto aquellos que son necesarios para el proceso productivo como los
destinados a la venta.
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Término de origen inglés que puede traducirse como existencias y que designa principalmente
las materias primas, productos semielaborados y terminados que las empresas tienen en sus
almacenes
TOMA DE MUESTRAS.- Consiste en seleccionar una serie de referencias representativas del
surtido y contar el número de existencias de cada una. Con esta labor se decide si el inventario
se ha realizado correctamente o no.
VOLUMEN.-Es la cantidad de espacio que ocupa un cuerpo. El volumen es una magnitud física
derivada. La unidad para medir volúmenes en el Sistema Internacional es el metro cúbico (m3)
que corresponde al espacio que hay en el interior de un cubo de 1 m de lado. Sin embargo, se
utilizan más sus submúltiplos, el decímetro cúbico (dm3) y el centímetro cúbico (cm3). Sus
equivalencias con el metro cúbico son:
1m3 = 1 000 dm3
1 m3 = 1 000 000 cm3
VERIFICACION.-Es la acción de verificar (comprobar o examinarla verdad de algo).
Laverificación suele ser el proceso que se realiza para revisar si una determinada cosa está
cumpliendo con los requisitos y normas previstos.
GLOSARIO DE TERMINOS EN INGLÉS
AREA – Area: The area is a measure of extension of a surface expressed in units of
measurement.
CONTEO DE INVENTARIOS – Inventory Count: It is making sure that the existing physical
warehouse stocks are equal to the physical kardex system.
CONTROL – Control: It is the restrictive function of a system to keep all the elements within the
desired patterns and prevent any diversion.
EXISTENCIAS – Stocks: Stocks are all materials that a company has deposited in their stores
and meet a number of specific functions within the supply management
HOJA ELECTRONICA – Spreadsheet: The Spreadsheet is a program that allows us to work
and operate the machine with alphanumeric data arranged in rows and columns.
INSTRUMENTOS – Instruments: They are tools required to schedule, plan, coordinate, and
select INVENTORY OF ASSETS.
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INGRESO DE INVENTARIO AL SISTEMA - Log Inventory System: Once you count once all
stocks of the warehouse, you gather all the information from the inventory sheets and transfer it to
the Log Inventory System in the computer.
LONGITUD – Length: is the physical magnitude that can mark the distance between two points
in space, which can be measured, according to the International System, using the “meter” unit.
MATERIA PRIMA - Raw Materials: they are materials extracted from nature that are transformed
to produce consumer goods.
MERCANCIAS – Goods (Merchandise): Merchandise is all "that you can sell or buy", the term
usually applies to goods or services.
PLANILLAS – Sheets (forms): The Excel Spreadsheet for Inventory Control has a tab for each
stock control method "Weighted Average, first-in-first-out-, Last Entered-first-out" and a
comparison of the results tab.
PROGRAMACIÓN – Programming: is the planning that sets the specific course of action to be
followed, establishing the principles that will guide you, the sequence of operations to perform it,
and the determination of time and resources required to complete it.
PREPARACION DE LA BODEGA – Warehouse Preparation:Is to organize the warehouse with
appropriate signaling, adequate space and necessary shelves to organize and classify products.
The purpose of this task is to facilitate the work of staff and reduce the accident rate.
RECUENTO FISICO - Physical Count: The physical count consists on writing down in the
inventory sheets in all the units and merchandise that are in the warehouse.
TARJETA DE KARDEX - Kardex Card: Is an administrative control document, which includes
general data of the “good” or product.
TOMA DE MUESTRAS– Sampling: Consists of selecting a set of representative references and
counting the number of stocks.
VOLUMEN – Volume:is the amount of 3-dimensional space an object occupies.
VERIFICACION – Verification: The verification process is usually performed to check whether a
certain thing is fulfilling the requirements and standards expected.
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6. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS
MEIGS, Robert F. Contabilidad, la base para decisiones comerciales. Bogotá, Mc GrawHill,
Cuarta edición. 2001. Tomo I. 378 p.
CORAL DELGADO, Lucy del Carmen. Contabilidad Universitaria. Bogotá, Mc GrawHill,
Cuarta edición. 2001. 284 p.
ALVAREZ REYES, Néstor. Curso básico de contabilidad. Bogotá, Mc GrawHill, Tercera
Código de Comercio
Decreto 2649 de 1993
Video Como se hace un [Link] [Link]
Cibergrafía:
[Link]
[Link]
[Link]
[Link]
[Link]
I
7. CONTROL DEL DOCUMENTO (ELABORADA POR)
Elaborado por: BettyCáceresLandazábal, Instructor De Contabilidad – SENA
Angie Ramírez, Instructora de Inglés - SENA
Asesoría Pedagógica: BettyÁngelaSarmiento,AsesoraPedagógicadel Centro de Servicios Empresariales y
Turísticos.
Revisada y aprobada por: EQUIPO EJECUTOR
Leonor Hernández - Andrea Ayala - Aurelio Arismendi - Germán Navas D. - Edison Mora - Betty
Cáceres - Marlene Bayona - Slendy Duran - Dilsa Ortega - Lilia Amanda Manrique - Astrid
Hernández, Evenide Quijano Bautista,
Fecha: Bucaramanga, 8 Abril de 2014
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